A toda persona le llega una hora del día en que se pregunta cómo puede mantener su productividad, a pesar de todas las distracciones del mundo. Estamos seguros de que, si estuviera en tus manos, detendrías el tiempo para cumplir con tus tareas y objetivos sin los cambios de último minuto o las situaciones que entorpecen la rutina.

Por suerte podemos aprender de la experiencia ajena. Así que nos dimos a la tarea de poner bajo la lupa los hábitos de varias personas que pueden demostrar con su carrera que para ser más productivo no se necesitan súper poderes, sino una súper disciplina que se puede convertir en parte de tu vida, especialmente si estás a punto de iniciar un nuevo trabajo.

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La verdad es que nadie quiere sentirse estresado. Nadie quiere enfrentar distracciones todos los días. Sin embargo, lo hacemos y terminamos sintiéndonos abrumados.

Pero ¿qué hacen las personas con más éxito del mundo? Esa es la pregunta exacta que nos proponemos responder con la lista siguiente.

1. Toman descansos frecuentes para recuperar la energía

Investigaciones confirman que los descansos breves mejoran notablemente la concentración y la productividad. ¿Por qué?

El reloj biológico funciona de dos formas:

  • Ritmos circadianos
  • Ritmos ultradianos

Los ritmos circadianos, que se desarrollan en periodos de 24 horas, consisten en la liberación natural de melatonina y regulan el momento en que estamos llenos de energía o exhaustos. A continuación, te compartimos cómo funcionan:

Cómo ser más productivo, respeta tus ritmos

Imagen de SportLife

Los ritmos ultradianos, que se desarrollan en periodos de 90 minutos, son los altibajos de energía que experimentamos durante el día.

Por ejemplo, podemos estar concentrados durante 90 minutos, pero una vez transcurrido ese plazo, nos sentiremos un poco cansados y necesitaremos recargar la energía. Ese es el efecto de los ritmos ultradianos, que funcionan de la siguiente manera:

El ritmo ultradiano, clave para la productividad

Las personas muy productivas comprenden que administrar su energía es tan importante como administrar su tiempo.

La técnica pomodoro es una manera eficaz de comenzar a poner esto en práctica: divides tu tiempo en intervalos (pomodoros) de 25 minutos de trabajo seguidos por 5 minutos de descanso. Cuando transcurren cuatro pomodoros, puedes tomar más tiempo antes de empezar de nuevo.

2. Tienen un propósito

Una cita famosa de Steve Jobs dice: «Si hoy fuera el último día de mi vida, ¿me gustaría hacer lo que voy a hacer hoy?». Si transcurrían demasiados días en los que la respuesta era negativa, modificaba su estilo de vida hasta lograr una respuesta afirmativa constante (lo que, con el tiempo, le permitió crear una empresa con un valor de 702.000 millones de USD). Esto obligó a Jobs a definir objetivos a largo plazo y a mantenerse motivado.

Quien ha descubierto cómo ser muy productivo piensa en el final de su vida. Define cómo quiere que le recuerden, el legado que desea dejar, o lo que las personas dirán en su funeral.

Es decir, trabajan a la inversa para lograr esos objetivos.

Esto se relaciona con las teorías psicológicas y los modelos de motivación. Si tenemos un propósito es más probable que hagamos un esfuerzo adicional. Por ende, todo comienza con la definición de nuestro propósito. ¿Cuál es el tuyo?

3. Crean una lista de tareas pendientes la noche anterior (y dividen las tareas principales en pasos)

Por ejemplo, supongamos que la tarea más importante es terminar una presentación de 10 diapositivas. Alguien que sabe cómo ser más productivo crearía pasos para esa tarea la noche anterior, como te mostramos a continuación:

  • 9:00-10:00: diseñar la presentación
  • 10:00-11:30: escribir el texto para la presentación
  • 11:30-12:30: crear todas las imágenes para la presentación
  • 12:30: almorzar con Rosa

Al crear pasos con horarios, te ves en la obligación de cumplir con la Ley de Parkinson. Esto significa básicamente que si algo debe terminarse en 1 minuto, solo llevará 1 minuto hacerlo, no más.

4. Evitan las distracciones internas

Es fácil planificar los días, pero siempre existen distracciones que pueden dividirse por su origen:

  1. Distracciones provenientes de ti, o internas
  2. Distracciones provenientes de otros, o externas

Muchas veces, las mayores distracciones son internas. Piensas en algo y luego lo buscas en Google. Revisas Facebook, Twitter u otro sitio web. O empiezas a darte una vuelta en otras aplicaciones adictivas que tienes en tu teléfono. 

¿Cómo podrías eliminar todas esas distracciones internas? Quizá estos consejos te ayuden a disminuirlas:

  • Descarga aplicaciones de bloqueo de otros sitios web, como StayFocusd, para que limites el tiempo que pasas en ciertos lugares, como Facebook.
  • Desconecta el wifi mientras te concentras en las tareas más importantes.
  • Ubica las aplicaciones que te distraen más en la última página de tu teléfono.
  • Aíslate con un equipo portátil con carga completa, y luego inicia una carrera contra la duración de la batería para ver quién termina primero: la energía del dispositivo o tú con tu tarea.

Estos consejos reducirán drásticamente las distracciones. Ahora, ¿qué sucede con las distracciones provenientes de otros? Te hablamos de ello en el siguiente hábito.

5. Tienen una lista de tareas pendientes separada para las distracciones externas

¿Cómo se mantienen concentrados los que saben cómo ser productivos en medio de los emails, llamadas telefónicas, mensajes de chat, mensajes de texto y solicitudes de otras personas? Tienen una lista de tareas pendientes separada para las distracciones diarias.

Por ejemplo, si un compañero de trabajo te pide que revises las diapositivas de su presentación de ventas, puedes responder así: 

«Hola, Gustavo, no hay problema, con gusto te ayudaré. Tengo una fecha límite muy ajustada en este momento, ¿podría llamarte más tarde?».

El 90 % de las veces, la respuesta será «Sí, ¡perfecto!».

Así, esta solicitud se registra en una lista separada de tareas pendientes, que se completa después de la tarea más importante del día. Para ser más productivo, es importante no permitir que las distracciones diarias te aparten de tus objetivos a largo plazo.

Una herramienta útil para definir estas distracciones es la Matriz Eisenhower, que ayuda a distinguir las tareas importantes de las urgentes. Básicamente luce así: 

Matriz Eisenhower para gestionar tareas

Para definir tu Matriz Eisenhower, comienza definiendo qué tareas son importantes para ti. ¿Cuáles no lo son? ¿Cuáles son las distracciones frecuentes? Escríbelas:

  1. Las tareas que tienen el mayor impacto en mi trayectoria profesional son ______________.
  2. Las tareas que hago a menudo, pero no benefician realmente mi crecimiento profesional a largo plazo son _________.
  3. Mis distracciones diarias más comunes son _____________.

Luego determina cómo puedes externalizar o delegar las tareas que tienen el menor impacto.

6. Optimizan su correo electrónico con herramientas inteligentes

Alguien lo tenía que decir: el correo electrónico es un problema. Es la versión moderna del mito griego de Sísifo: no importa que te propongas tener una bandeja de entrada en ceros, siempre entran mensajes nuevos. 

El trabajo en lotes de correos electrónicos, es decir, el enfoque sistemático de verificar el correo electrónico en ciertos bloques de tiempo durante el día ayuda a mantener el correo electrónico bajo control. No obstante, si recibes cientos de correos por día, considera lo siguiente:

SaneBox es usado por personas de gran éxito en diversos sectores, por ejemplo, Hiten Shah (CEO de KissMetrics), Tony Robins (personalidad de los medios de comunicación) y Amy Hubbard (directora de casting de El Hobbit).

Unroll.me es otra herramienta muy útil que te permite cancelar la suscripción a varias listas de correo electrónico a la vez.

Por último, aprender los atajos de correo electrónico te puede ahorrar hasta 60 horas al año. Existen atajos de correo electrónico para GmailOutlook y Apple Mail.

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7. Incorporan hábitos saludables en su rutina diaria

Brian Balfour, próspero emprendedor e inversionista, considera que el cerebro es un músculo, al que también debe mantenerse en forma con alimentos saludables, fortalecer con ejercicio y descanso para recuperarse. 

Investigaciones de la Sociedad Argentina de Neurología demuestran que el ejercicio permite que el cerebro esté alerta y atento y pueda concentrarse mejor. Es combustible para el cerebro, y lo mismo ocurre con lo que comemos: según el tipo de alimento, será la reacción que nuestro cuerpo y cerebro experimentarán al digerirlo. Come un abundante plato de pastas y te sentirás muy somnoliento después de almorzar. Come una ensalada y llenarás tu cuerpo de ricos nutrientes que te brindarán más energía.

Los almuerzos poco saludables (por ejemplo, una hamburguesa con aros de cebolla) provocan un aumento brusco de los niveles de azúcar en la sangre, que da lugar a un incremento rápido de la insulina, lo cual nos hace sentir somnolientos. Y como seguro ya sabes, es imposible concentrarse cuando se siente somnolencia después de almorzar.

8. Son rápidas en la computadora

Las personas más productivas son muy rápidas en la computadora. A continuación, te mostramos algunas formas de lograrlo:

  1. Aumenta la velocidad del mouse: dado que usamos el mouse todos los días, ¿por qué no acelerar aún más la navegación del equipo?
  2. Aprende atajos de teclado: atajos de teclado para Google Chrome, Evernote, email, Google Docs, navegación en Mac, navegación en Windows... la lista es interminable. Los atajos ahorran muchísimo tiempo.
  3. Usa herramientas para encontrar aplicaciones rápidamente: una de las herramientas gratuitas favoritas del emprendedor Noah Kagan es Alfred (para Mac). Esta herramienta ayuda a encontrar rápidamente los programas que necesitamos abrir.
  4. Aumenta la velocidad de escritura en el teclado: al teclear más rápido, terminarás el trabajo más rápido. Si escribes menos de 80 palabras por minuto (haz una prueba gratis de velocidad de tecleado) enfócate en aumentar tu velocidad.
  5. Usa dos monitores: esta configuración puede aumentar tu productividad al olvidarte de tener que pasar de una tarea o un documento a otro.

Estas son solo algunas maneras de aumentar la velocidad de tu vida diaria cuando estás frente a la computadora.

9. Tienen una mentalidad de crecimiento

Según Carol Dweck, psicóloga e investigadora, hay dos mentalidades posibles:

  1. Mentalidad fija
  2. Mentalidad de crecimiento

Una mentalidad fija supone que nuestra personalidad y nuestras habilidades y cualidades son innatas.

Es lo que hace que las personas digan «No soy muy sociable» o «Nunca fui bueno para las pruebas». Aceptan la derrota y consideran que sus aptitudes y habilidades son un conjunto predeterminado y no modificable que se les ha otorgado. Buscan la aprobación de los demás y consideran el fracaso como punto final.

Por otra parte, una mentalidad de crecimiento piensa que todas las habilidades y cualidades se pueden aprender. Si redactar no es tu fuerte, puedes aprender a ser un mejor redactor. Si eres un pésimo vendedor, puedes tomar cursos para mejorar tus técnicas.

Las personas con mentalidad de crecimiento prosperan ante los desafíos y consideran el fracaso como un reto del cual es posible aprender.

Piensa por un momento en las personas que conoces con estas dos mentalidades. ¿Quién se rinde fácilmente y admite la derrota? ¿Quién se esfuerza siempre por aprender algo nuevo? Lo que es más importante: ¿cuál de los dos eres tú?

10. Externalizan las tareas mecánicas

Alguien que tiene el secreto sobre cómo ser más productivo se enfoca únicamente en aquello en lo que se especializa y delega a otros el resto.

¿Necesitas hacer algo de lo siguiente?

  • Completar datos de manera mecánica en una hoja de cálculo: obtén un asistente virtual por hora o proyecto en Octhopus o Workana para que te ayude.
  • Lavar la ropa, limpiar el dormitorio y fregar el piso del baño: usa un servicio como Limpia Tu Casa para externalizar las tareas domésticas.
  • Hacer las compras: usa los servicios de compra en línea de los supermercados o de repartidores para que te entreguen los artículos en la puerta de tu casa.

Las personas muy productivas no piensan que es un servicio costoso ni que les conviene ahorrar el dinero y hacerlo ellas mismas. En cambio, consideran su salario como si se pagara por horas. Dividen lo que ganan al día por cada hora de trabajo, y determinan cuántas horas tendrían que usar en la limpieza. Al final, podría resultar mejor pagarle a alguien más una parte de ese sueldo equivalente, en vez de perder tiempo (y dinero) en la faena.

11. Meditan

Algunas de las personas más respetadas del mundo practican la meditación, por ejemplo:

  • Oprah Winfrey, empresaria y presentadora
  • Mark Benioff, CEO de Salesforce
  • Sheryl Sandberg, COO de Facebook
  • Arnold Schwarzenegger, actor y político
  • Tim Ferriss, emprendedor y autor
  • Zoe Saldaña, actriz
  • Martin Scorsese, director de cine

Mediante una imagen por resonancia magnética funcional, los científicos pueden visualizar la diferencia en el cerebro antes y después de la meditación. Sin entrar en detalles técnicos, la meditación permite que el cerebro se desacelere y deje de procesar información tan rápido, según ha puesto en evidencia uno de tantos estudios al respecto.

Calma el lóbulo frontal (o la corteza prefrontal), donde tienen su origen la lógica y la creatividad. Esto aumenta la concentración, reduce la ansiedad, incrementa la creatividad y la compasión, mejora la memoria y disminuye el estrés.

Las ventajas de la meditación son infinitas, motivo por el cual muchas personas que saben cómo ser más productivas confían plenamente en esta práctica.

12. Dicen que no (amablemente)

Estamos programados psicológicamente para ayudar a la gente. Incluso hay una parte del cerebro, llamado giro supramarginal derecho, que desencadena las respuestas empáticas. Es por ello que decir «no» es sorprendentemente difícil.

Necesitamos una lista de las cosas que no debemos hacer y que no beneficiarán nuestra trayectoria profesional. Para que decir «no» resulte más fácil, prueba con las plantillas para decir no. Te compartimos un ejemplo de ellas, creadas por Mark Suster, inversionista de riesgo y padrino inversor de Silicon Valley:

Hola, [nombre],

Gracias por escribirme, me alegro de tener novedades de usted (o de conocerlo) por correo electrónico.

Afortunadamente, [mi empresa] ha comenzado a tener más actividades desde hace unos meses. Por otro lado, esto significa que no tengo tanto tiempo como solía para celebrar reuniones.

Espero que lo comprenda. En este momento debo cumplir ciertos objetivos sumamente ambiciosos que ha establecido la junta directiva. No obstante, intento asistir a algunos eventos sociales de tecnología, así que espero que podamos charlar en alguna de esas ocasiones.

—Mark.

Quieres ayudar. Aun así, para ser productiva o productivo, debes aprender a negarte de vez en cuando y a enfocarte en tus objetivos.

13. Son agradecidas

Otro hábito de quien ya averiguó cómo ser más productivo es ser una persona agradecida por lo que tiene. Estas prestigiosas instituciones han demostrado que la gratitud aumenta la productividad y mejora el estado de salud de las personas:

  • En su curso sobre felicidad (uno que además se imparte ya de manera gratuita en línea), Yale indica que llevar un diario de gratitud dará como resultado un aumento del estado de alerta, el entusiasmo, la determinación, la atención y la energía.
  • Algunos estudios de Harvard señalan que la gratitud mejora la salud y fortalece las relaciones.
  • La Clínica Mayo menciona que la gratitud mejora el sistema inmunitario, a la vez que reduce la ansiedad y la depresión.

Ser agradecidos por lo que tenemos es una de las maneras más rápidas de aumentar no solo la productividad, sino también la calidad de vida.

14. Evitan la fatiga que ocasiona la toma de decisiones

Al hablar de la fatiga por la toma de decisiones, nos referimos al deterioro de la calidad de las elecciones que experimenta una persona después de una larga sesión dedicada a eso. Puede dar lugar a iniciativas irracionales y discernimientos equivocados. Por ejemplo, los jueces toman decisiones menos favorables en las últimas horas del día.

Desde Zuckerberg hasta Jobs, los líderes evitan la fatiga por la toma de decisiones eliminando las que son triviales: usan la misma sudadera o el mismo jersey de cuello alto negro todos los días.

El expresidente Obama era conocido por sus «memorandos de decisiones», en los cuales se incluían tres casillas de comprobación en la parte inferior de los documentos que requerían su atención. Para indicar a su personal cómo proceder, marcaba «De acuerdo», «En desacuerdo» o «Para analizar».

15. Duermen bien

Si bien podría parecer contraintuitivo, ya hemos visto que el descanso es una de las mejores formas de elevara la productividad. Una mente despejada y que ha acumulado energía será mucho más efectiva para terminar sus tareas rápida y correctamente.

Pero no solo el descanso diurno es importante, sino el descanso por las noches. Dormir bien es fundamental para asegurarse de que estaremos en la mejor condición mental y física posible, así como para pensar de modo correcto y lograr una buena concentración.

Pero ¿qué significa dormir bien? Sería un error pensar que dormir más significa dormir bien. Por el contrario, al dormir más horas de las necesarias para el cuerpo puedes afectar tu salud física y generar efectos negativos en tu bienestar emocional.

Expertos sugieren que la calidad del sueño depende en gran medida de las actividades que llevamos a cabo despiertos, por lo que siempre debemos procurar llevar una vida libre de estrés y emociones desgastantes, especialmente antes de dormir.

Agenda tus alarmas para acostarte como mínimo 7 horas antes de que tengas que levantarte para asegurarte de que, al menos, dormirás 6 horas. Este tiempo es el mínimo sugerido al día para ser realmente productivos.

16. Prevén y gestionan su tiempo

La buena gestión del tiempo es una habilidad imprescindible. Si no tenemos claridad en nuestras agendas y calendarios lo más seguro es que perdamos de vista los pendientes, agotemos nuestros tiempos de entrega y nos veamos saturados en ciertos momentos.

Es cierto que muchas veces es imposible terminar de ajustar horarios y reuniones, pero será mucho más sencillo si aprendes a identificar tendencias, riesgos y eventualidades.

El mejor método de prevención es agendar espacios libres en tu agenda antes de que alguien más lo haga. Si tienes un calendario saturado pero con algunas horas libres, resérvalo para pendientes desde el principio de tu mes y úsalo como último recurso para reunirte con un cliente o hacer una llamada.

Si al final no ocupas ese tiempo, puedes aprovecharlo para adelantar trabajo, hacer tareas domésticas o descansar.

17. Hacen un uso responsable de las tecnologías

Las tecnologías digitales han llegado para hacer mucho más sencillas cientos de tareas y son un excelente recurso para aumentar la productividad. Por ejemplo, existen software de ventas, sistemas de medición de estándares y herramientas de automatización que pueden hacer de tu trabajo una tarea más simple, al mismo tiempo que elevan tu capacidad de trabajo. Sin duda, estas herramientas de productividad deben formar parte de tu día a día. 

Sin embargo, hay otras que, cuando no son utilizadas de forma responsable, pueden producir un alto nivel de exigencia y burnout.

Por ello, la desconexión y el uso consciente de tecnologías digitales es fundamental para aprovecharlas al máximo, en lugar de que se vuelvan contraproducentes.

Algunas estrategias para hacer un uso responsable de ellas son:

  • Compra un reloj inteligente. Estos gadgets son excelentes para mantenerte actualizado en los mensajes, correos y avisos que recibes, pero te da la libertad de filtrar lo que es importante para ti.
  • Establece un horario propio de desconexión. Los teléfonos inteligentes suelen integrar funciones de descanso o de concentración para evitar interrupciones o que nuevamente volvamos al trabajo.
  • Bloquea las pestañas/notificaciones del navegador en segundo plano cuando necesites concentrarte en una tarea.
  • Utiliza tu reproductor de música para escuchar sonidos ambientales en lugar de música pop o rock.
  • Prueba las opciones de reducción de luz en tus dispositivos. Esto te permitirá pasar más tiempo frente a la pantalla sin causar fatiga visual y evitar molestias que interrumpan tu trabajo.

18. Evitan el sedentarismo

Ya vimos que la activación física tiene efectos positivos físicos y psicoemocional, pero es importante reconocer que no todas las personas tienen el tiempo, espacio o ánimo para practicar algún deporte o ejercitarse en casa. 

Lo importante es evitar a toda costa el sedentarismo. Si bien es cierto que hay personas que trabajan mejor con un horario fijo en el mismo lugar, lo cierto es que moverse y laborar en diferentes espacios eleva la capacidad de adaptación, inclusión tecnológica y, de paso, la activación física.

Si está dentro de tus posibilidades, trabaja desde una cafetería, un parque o en una oficina compartida para darle dinamismo a tu trabajo, potenciar tu creatividad y mantenerte mentalmente estimulado.

19. No dejan para mañana lo que pueden hacer hoy

Esta idea puede sonar como un cliché, pero nunca está de más reforzarla debido a que solemos ignorarla en lo cotidiano. Ya sea porque estamos muy concentrados en una tarea, porque no estamos de humor o porque queremos descansar, tendemos a dejar pequeños pendientes que, al acumularse, se convierten en una avalancha de trabajo.

Como hemos revisado, las personas productivas saben gestionar su tiempo. Esto significa que deben ser capaces de prever que una tarea no realizada en lo inmediato puede complicar su calendario en el futuro.

Una regla que puedes aplicar es que si sabes que completar una tarea te llevará menos de dos minutos y es necesaria en el día o la semana, la hagas de inmediato. Algunas de estas actividades son:

  • Firmar un documento digital
  • Confirmar una cita
  • Actualizar un programa
  • Solicitar insumos de oficina
  • Corregir un contrato

20. Equilibran las tareas profesionales y las del hogar

Una verdad que solemos olvidar en nuestro día a día es que el trabajo solamente es una parte de nuestra vida. La familia, los amigos y nuestros proyectos personales son otras de las esferas que tienen la misma o incluso una mayor importancia. Lo cierto es que todos estos factores son interdependientes. 

Si te va mal en el trabajo, es probable que tengas problema con tus relaciones sociales. Si un evento personal te afecta emocionalmente, lo más seguro es que verás disminuida tu productividad. Por ello es tan importante mantener un equilibrio entre todas estas esferas. Algunos estudios sugieren, además, que el acompañamiento psicológico puede elevar la productividad. Al invertir en tu salud, también lo haces en tu bienestar profesional y económico.

Esto también aplica para cuestiones administrativas y del día a día. Algunos consejos para equilibrar tu vida personal y profesional son:

  • Prepara lotes de comida una vez a la semana y guárdalos para no tener que cocinar a diario.
  • Busca esquemas de trabajo a distancia o híbridos que te permitan dedicar menos tiempo al transporte.
  • Personaliza tu espacio de trabajo o hazlo más cálido (por ejemplo, puedes tener una planta en tu escritorio o sentarte cerca de una ventana).

Tal vez parezcan pequeños logros por separado, pero si incorporas algunos de estos consejos a tu flujo de trabajo cada semana, podrías sorprenderte del efecto que tienen en tu velocidad y tu eficacia. Además, si utilizas un software como Sales Hub, que te permite organizar cada interacción con tus clientes sin dolores de cabeza, lograrás hacer más en menos tiempo.

cómo manejar las distracciones y hacer que tu equipo sea más productivo en su día a día.

 Guía Productividad

Publicado originalmente el 08 de noviembre de 2022, actualizado el 20 de enero de 2023

Topics:

Productividad