Qué es benchmarking y cómo mejora la gestión empresarial

En un mercado tan acelerado como en el que nos encontramos, todas y cada una de las empresas trabajan para obtener una ventaja. Para esta competencia, el tiempo es esencial. Así que si deseas que tu organización avance en todas las formas posibles a partir de este momento, necesitas un estudio de benchmarking. 

Una evaluación comparativa puede ser una gran opción si buscas maneras de acelerar el rendimiento de tu compañía. Este tipo de estudio es muy útil para mejorar tus procesos al contrastarlos con aquellas organizaciones que están consiguiendo grandes resultados.

En este artículo, te explico todo lo que necesitas saber acerca del benchmarking: cuáles son sus características, beneficios y cómo ponerlo en práctica como parte de tus estrategias de marketing, ventas o atención al cliente. De igual manera, abordo algunos ejemplos para que logres visualizar de mejor forma sus etapas y funcionamiento.

La idea detrás de este concepto es tomar las prácticas más destacables de otras compañías y adaptarlas a tu ámbito de trabajo para mejorar tus servicios. Por ello, no es preciso que las comparaciones tengan que relacionar empresas semejantes (de la misma industria, modelo de negocio, mercado en el que operan), ya que en distintos sectores puedes encontrar las soluciones perfectas para optimizar tu rendimiento y productividad.

Esta metodología puede aplicarse a cualquier proceso, enfoque, función o producto de una corporación, porque consigue evaluar tanto la calidad como el tiempo, coste, efectividad y la satisfacción de los clientes por igual.

1. Tiene fines objetivos

El benchmarking se distingue por su enfoque objetivo, que se fundamenta en reglas lógicas y razonamientos sólidos. Esta característica implica que cada paso del proceso se basa en datos tangibles y medibles, en lugar de suposiciones o opiniones subjetivas.

Para que el benchmarking sea efectivo, es crucial identificar claramente los objetivos y criterios de comparación. Esto implica definir métricas específicas y relevantes que permitan evaluar el rendimiento de manera precisa.

Además, la objetividad en el benchmarking implica que las decisiones tomadas a partir de los resultados obtenidos sean fundamentadas y orientadas hacia la mejora continua. Esta característica garantiza que las acciones tomadas estén respaldadas por evidencia sólida y contribuyan a alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

2. Analiza las tendencias

El benchmarking no solo se limita a comparar el desempeño actual de una organización con el de sus competidores o referentes de la industria, sino que también se centra en comprender y adaptarse a las tendencias emergentes del mercado.

Esto implica monitorear de cerca los cambios en las preferencias de los consumidores, las tecnologías en evolución, las prácticas empresariales innovadoras y otros factores relevantes. Al analizar las tendencias, las organizaciones pueden anticipar cambios en el entorno empresarial y ajustar sus estrategias y procesos de manera proactiva.

Esta capacidad de adaptación es fundamental para mantener la relevancia y la competitividad a largo plazo en un mercado en constante cambio.

3. Está orientado a buenas prácticas

El benchmarking se integra dentro de un programa de mejora continua, donde se busca identificar y adoptar las mejores prácticas de la industria. Esto implica no solo compararse con los líderes del mercado, sino también buscar retroalimentación tanto interna como externa para optimizar los procesos existentes y descubrir nuevas oportunidades de desarrollo.

Al centrarse en las buenas prácticas, las organizaciones pueden identificar áreas de mejora y establecer estándares más altos de rendimiento. Además, este enfoque fomenta una cultura organizacional orientada hacia la excelencia y el aprendizaje constante, donde la innovación y la mejora son valores fundamentales.

El benchmarking orientado a buenas prácticas impulsa la eficiencia operativa, la calidad del producto y la satisfacción del cliente, contribuyendo así al éxito a largo plazo de la organización.

4. Es un proceso continuo

El benchmarking destaca por su naturaleza continua, lo que significa que no es simplemente un ejercicio aislado, sino más bien un proceso integrado y en evolución dentro de las actividades regulares de la empresa. Este enfoque continuo permite a las organizaciones mantenerse al día con los cambios en el entorno empresarial y ajustar sus prácticas en consecuencia.

Al incorporar el benchmarking en las operaciones diarias, las empresas pueden identificar oportunidades de mejora de manera constante y adaptarse a las demandas del mercado en tiempo real. Sin embargo, es importante destacar que la continuidad del proceso de benchmarking requiere un compromiso a largo plazo por parte de la organización y una estructura adecuada para la recopilación y análisis de datos.

Cuando se implementa de manera consistente, el benchmarking continuo proporciona una ventaja competitiva sostenible al permitir que las empresas mejoren continuamente su desempeño y mantengan su posición en el mercado.

5. Requiere la participación de toda la empresa

La implementación efectiva del benchmarking implica la participación activa y colaborativa de todas las áreas de una organización. Esto se debe a que el benchmarking no se limita a un departamento o equipo específico, sino que afecta a toda la empresa y requiere la contribución de múltiples partes interesadas.

La participación de toda la empresa garantiza que se recopilen datos completos y representativos, que se comparta conocimiento y experiencia en toda la organización, y que se generen ideas creativas para la mejora. Además, esta colaboración fomenta un sentido de propiedad compartida sobre los resultados del benchmarking y promueve una cultura de trabajo en equipo y colaboración.

Cuando cada miembro de la organización se compromete con el proceso de benchmarking, la empresa puede aprovechar plenamente los beneficios de esta técnica y traducirlos en un éxito empresarial significativo.

1. Realizar una evaluación comparativa

El benchmarking es una herramienta estratégica que va más allá del simple análisis de la competencia. Se trata de un proceso detallado que permite a las organizaciones identificar y adoptar las mejores prácticas de la industria, tanto dentro como fuera de su sector.

Al realizar una evaluación comparativa, las empresas pueden detectar ejemplos de buenas prácticas en los procesos de otras organizaciones y adaptarlos para mejorar su propio desempeño. Esta característica es fundamental porque no solo se trata de imitar lo que hacen otros, sino de comprender en profundidad las técnicas y procedimientos que llevan al éxito y adaptarlos de manera efectiva a la realidad y necesidades específicas de la empresa.

El benchmarking permite a las empresas no solo mantenerse al día con las mejores prácticas de la industria, sino también superarlas y establecer nuevos estándares de excelencia.

2. Mejorar la productividad de tu empresa

Uno de los principales beneficios del benchmarking es su capacidad para fomentar la optimización de los procesos de trabajo y aumentar la productividad de las organizaciones. Al identificar y analizar las fortalezas y debilidades tanto internas como externas, las empresas pueden identificar áreas de mejora que ofrecen oportunidades para ajustar y mejorar sus procedimientos.

Al hacerlo, se elimina el desperdicio, se reducen los tiempos de inactividad y se optimizan los recursos, lo que resulta en una mayor eficiencia y productividad en toda la organización. Además, al implementar las mejores prácticas identificadas a través del benchmarking, las empresas pueden lograr mejoras significativas en su desempeño operativo y posicionarse como líderes en su industria.

3. Reducir el riesgo empresarial

El benchmarking también desempeña un papel crucial en la gestión del riesgo empresarial al fomentar la eficiencia y proteger la marca de la organización. Al identificar y adoptar las mejores prácticas de la industria, las empresas pueden mejorar sus procesos operativos y reducir la probabilidad de incidentes y errores.

Además, al comprender mejor el entorno competitivo y las tendencias del mercado, las organizaciones pueden anticipar y mitigar los riesgos potenciales, lo que les permite tomar decisiones más informadas y estratégicas. En última instancia, al incentivar la eficiencia y la mejora continua, el benchmarking ayuda a las empresas a fortalecer su posición en el mercado y a protegerse contra los riesgos empresariales.

4. Obtener una ventaja competitiva

Identificar oportunidades para diferenciarse de la competencia es uno de los aspectos más importantes del benchmarking. Al analizar la oferta y las estrategias de la competencia, las empresas pueden comprender mejor cómo posicionarse en el mercado y destacar sus productos y servicios.

Al conocer el valor único que ofrecen, las organizaciones pueden desarrollar estrategias de marketing y ventas más efectivas que resalten sus puntos fuertes y atraigan a los clientes adecuados. Además, al adoptar las mejores prácticas identificadas a través del benchmarking, las empresas pueden mejorar su eficiencia operativa y ofrecer productos y servicios de mayor calidad, lo que les permite diferenciarse de la competencia y obtener una ventaja competitiva sostenible.

5. Fomentar la innovación en la empresa

La innovación es fundamental para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo de una empresa, y el benchmarking puede desempeñar un papel crucial en su fomento. Al analizar las prácticas y estrategias de otras organizaciones, las empresas pueden identificar nuevas ideas y enfoques que pueden inspirar la innovación interna.

Al adoptar las mejores prácticas identificadas a través del benchmarking y adaptarlas a sus propias necesidades y circunstancias, las empresas pueden mejorar continuamente sus procesos y productos, lo que les permite mantenerse a la vanguardia de la industria y satisfacer las cambiantes demandas del mercado.

Así pues, al fomentar la innovación, el benchmarking ayuda a las empresas a diferenciarse de la competencia y a mantener su relevancia y éxito a largo plazo.

Objetivos del benchmarking 

El benchmarking supone un constante aprendizaje y mejoramiento de tu empresa. Esto implica conocer las mejores prácticas empresariales y aplicarlas en tus actividades, meta que se logra a través del trabajo en conjunto de las diferentes áreas de tu organización, entre otros propósitos que puntualizo a continuación:

• Hacer eficientes los procesos de tu empresa gracias a su mejoramiento. Esto hará cada componente más rentable.
• Incrementar la calidad de tu compañía de manera interna y externa, es decir, que tanto los trabajadores como los clientes deben percibir estos cambios.
• Ayudarte a ser una referencia dentro del mercado al aplicar las mejores prácticas de la industria. Esto la posicionará a la vanguardia de tu sector.

El ámbito empresarial cambia de manera constante. Por ello, para mantener a tu negocio como un líder en la industria, se requiere definir objetivos bien claros que te den la oportunidad de adaptarte a las tendencias y comportamientos con antelación.

Marketing

¿En qué momentos una empresa debe generar una estrategia de benchmarking?

1. Al reconocer áreas de mejora o desempeño inferior.

2. Ante cambios en el mercado, competencia o tecnología.

3. Como parte de la revisión regular de estrategias empresariales.

Ventajas y desventajas del benchmarking 

El benchmarking agrega eficiencia a las operaciones de tu empresa y amplía tu conocimiento sobre su funcionamiento. Si buscas mejorar tu productividad y obtener resultados prácticos, entonces esta práctica es perfecta para ti. Aquí te cuento más beneficios para que te convenzas de ello.

Ventajas del benchmarking

1. Crea un cambio de paradigmas

Nada es más sobresaliente que demostrar que es posible mejorar los procesos internos de una empresa. Es común que las organizaciones se aferren a la misma forma de trabajo, a pesar de que ya no obtengan buenos resultados. La negación al cambio puede perjudicar y generar círculos viciosos que, con el paso del tiempo, repercutirán en su desempeño.

2. Promueve la cultura de la evolución

Una empresa que no evoluciona tiene un futuro incierto. Una cultura de cambio forja un sistema de valores empresariales que permite sobrellevar la transformación y entender por qué es necesaria. Además, mantiene a las organizaciones en un aprendizaje continuo. Esto favorece el crecimiento en beneficio de su productividad.

3. Analiza la competencia

Que una empresa sepa en qué sitio se encuentra frente a sus competidores, es muy  importante. Un excelente beneficio de esta metodología es que les proporciona a las compañías una visión clara de su posición en el mercado, en específico dentro de su sector o industria.

4. Genera una cultura de cooperación

Además, esta práctica modifica la percepción que existe sobre la competencia, puesto que la convierte en una oportunidad de aprendizaje, no solo de rivalidad. Gracias a una cultura de cooperación, es posible adoptar modelos y procesos que pueden funcionar para varios negocios.

5. Es una práctica económica eficiente

Si bien puede implicar una buena inversión de tiempo, este método no representa grandes gastos para las empresas. Si se cumplen en orden todos sus requerimientos, es un proceso bastante sencillo de realizar.

6. Ayuda a motivar a los empleados

Enfocar los esfuerzos para la optimización de una organización motiva a los empleados a alcanzar un nuevo nivel de madurez, respecto a la productividad en su área y al buen aprovechamiento de su tiempo.

El consejo de Brian Halligan | Co-fundador de HubSpot

Benchmarking es analizar la estrategia de los competidores y tomar lo que es bueno en la estrategia de tu organización.

Desventajas del benchmarking

Sin embargo, existen aspectos que pueden convertir esta técnica en una práctica algo compleja. Tal es el caso de las siguientes dificultades:

1. Representa ciertos gastos inevitables

De manera general, este método es económico. Sin embargo, podría exigir una inversión forzosa al momento de hacer cambios internos. Por ejemplo, si se encontró un sistema digital o inteligente para incrementar la productividad, tu organización tendría que adoptar esta solución si lo que busca es obtener buenos resultados.

2. Pone en riesgo la identidad empresarial

Es importante fijar límites a la hora de implementar las prácticas de otras empresas. De lo contrario, podría resultar más una copia que una adaptación. Si bien la idea es mejorar procesos, estos siempre deben corresponder a la cultura e imagen de tu negocio. 

1. Benchmarking interno

Esta clase de benchmarking no se enfoca en observar a tus competidores ni a otras industrias, sino está centrada en comparar el trabajo de los distintos departamentos o áreas que conforman tu organización. Para ponerlo más claro, te lo ejemplifico de la siguiente manera:

Si te encuentras preocupado por los resultados del área de marketing y por otro lado, estás muy satisfecho con los logros del departamento de ventas, entonces lo mejor es pensar qué es lo que tiene cada área que enseñarle a la otra. Aunque cada división (marketing y comercial) tenga actividades diversas, pueden unirse de alguna manera para maximizar su éxito.

Por tanto, esta técnica es idónea para hallar puntos en común entre los equipos y enumerar los puntos fuertes y débiles de cada uno para encontrar oportunidades de mejora.

2. Benchmarking competitivo

Esta metodología es una de las más conocidas en el ámbito empresarial y sirve para conocer la posición que tiene una empresa respecto a la competencia. Es perfecta para determinar y profundizar procesos, estrategias y técnicas que sirvan para alcanzar objetivos comerciales.

Además, permite detectar a tiempo posibles fallas y ajustarlas a los resultados que se esperan, así como observar el funcionamiento de nuevas tecnologías o métodos de trabajo innovadores en otras organizaciones.

Para implementarla, se requieren pruebas de comparación y el análisis de las ventajas y desventajas del trabajo de los competidores directos. Gracias a esto, se pueden evaluar productos, servicios y procesos similares que sean casos de éxito, lo que es útil si se busca ubicar un nuevo artículo en el mercado. Algunas formas de recopilar esta información son:

• Directa: con antiguos empleados, proveedores y clientes (suele ser una investigación más limitada).
• Indirecta: a través de vías indirectas como internet, publicaciones, catálogos, estudios de productos, entre otros.
• Cooperativa: a partir del intercambio de información entre las empresas competidoras.

3. Benchmarking funcional

Este tipo de metodología no implica únicamente observar cómo trabaja tu competencia, sino ampliar tu margen de búsqueda. Esto incluye a tus competidores indirectos y a otras organizaciones que no disputan ningún lugar contigo en el mercado. Para conseguirlo, es importante encontrar corporaciones que sean excepcionales dentro de tu sector.

Pregúntate: ¿qué es lo que esas organizaciones de segmentos variados están haciendo para conseguir tan buenos resultados?

Lo importante es que detectes estrategias efectivas y de larga duración. Cualquier compañía, que cumpla en un 100 % sus objetivos tiene algo para enseñarte.

4. Benchmarking genérico

Es parecido al funcional, ya que se concentra en el análisis de las operaciones de los comercios. La diferencia es que está enfocada en comparar los logros de tu organización con lo mejor que exista en la industria, como funciones o procesos afines. Esto significa ver las similitudes entre departamentos equiparables de las corporaciones de un mismo sector, lo que tiene como propósito adecuar los sistemas y las actividades de una organización.

1. Planificar

En esta etapa, se trata de responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué es lo que deberíamos comparar?
• ¿Frente a quién deberíamos compararnos?

Puede parecer sencillo. No obstante, aquí es donde radica el inicio y el éxito de todo un proceso de benchmarking, ya que requiere de un análisis detallado que sirva para identificar las principales fallas en los procesos de un negocio, así como determinar cómo pueden repararse gracias al estudio de una muestra interna o externa.

2. Hacer

Esta segunda fase se limita a contestar lo siguiente: ¿cuál es la información que debemos recolectar? Una vez se identifiquen las empresas que más se acercan a los modelos de negocio previstos, es vital saber cuáles son los datos que se estudiarán de esas organizaciones seleccionadas.

3. Controlar

Aquí es preciso analizar la información reunida, con el objetivo de hallar las recomendaciones e identificar las mejores prácticas para replicarlas. Los dos aspectos más importantes a determinar son:

• Brechas de desempeño entre las compañías.
• Facilitadores para el mejoramiento de procesos.

Después de aterrizar esta información, debe servir para reconocer las prácticas que aventajan a otras corporaciones para que sea sencillo implementarlas en tu negocio.

4. Actuar

La etapa final se trata de la adaptación, mejoramiento e implementación de los facilitadores identificados. El propósito de este método siempre será introducir los cambios más adecuados, con el propósito de aumentar el desempeño de una empresa y mejorar su productividad.

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¿Por qué es importante una estrategia de benchmarking?

1. Porque permite identificar qué están haciendo bien otras empresas en el mismo sector o en áreas similares.

2. Porque proporciona una base para establecer metas realistas y alcanzables para mejorar el desempeño.

3. Porque ayuda a mantenerse al día con las tendencias del mercado y a diferenciarse de la competencia al adoptar prácticas exitosas.

A continuación, te enseñaré 10 pasos a seguir para que desarrolles estas etapas en tu compañía.

1. Planifica el proceso de benchmarking

El primer paso es determinar las acciones a evaluar y comparar para alcanzar tus objetivos. También es necesario definir en cuáles empresas enfocarse (o áreas, en caso de que sea análisis interno) y los métodos de recopilación de datos e información. Un buen planteamiento de este tipo de proyecto responde a las siguientes preguntas:

• ¿Qué quiero medir?
• ¿A quién voy a medir?
• ¿Cómo voy a medirlo?

2. Determina las metas y objetivos del proceso

Los tipos de metas que puede plantearse una empresa son:

• Metas a corto plazo con mejoras puntuales.
• Metas de igualdad con los procesos de la otra área o empresa.
• Metas de liderazgo o de perfeccionamiento de los procesos encontrados.

Estas tienen que sustentarse en objetivos concretos, los cuales puedan medirse al final del proceso. Gracias a ello, se obtendrá un cuadro realista de cómo se reflejaría un cambio en tu organización.

3. Identifica las áreas de la empresa que deberían mejorar

Un buen estudio comparativo debe tener una razón de ser, la cual tiene que relacionarse con el área que buscas mejorar. Luego de identificarla, plantea qué tipo de benchmarking seguirás (competitivo, funcional, interno o genérico). Este paso es vital para saber qué implicará tu comparativa.

4. Crea un equipo de trabajo

Lo siguiente es conformar un equipo de trabajo que sea el responsable de la organización y orquesta de todas las etapas de este proyecto. Contar con miembros comprometidos beneficiará a la objetividad de sus resultados. Para garantizar su éxito, te brindo estas recomendaciones:

• Determinen un sentido estratégico: establezcan cuáles son las mejores cualidades y competencias que tienen como compañía, hasta dónde llegan sus capacidades y cuáles procesos les han funcionado.

• Apliquen alguna herramienta de análisis de la calidad: evalúen y documenten todo el proceso. De lo contrario, podría perjudicar el estudio y a sus resultados.

5. Elige los instrumentos y herramientas para realizar el benchmarking

Existen soluciones idóneas para problemas relacionados con la calidad de este proceso. Estas se contrastan con métodos estadísticos como muestreos de encuestas, aceptación de hipótesis, diseño de experimentos, análisis multivariados, entre otros. A continuación, te comparto algunas de ellas:

• Diagrama causa-efecto: identifica causas posibles de un efecto o problema y clasifica las ideas en categorías útiles. Es perfecto para trazar el origen de una situación y sus causas.
• Diagrama de flujo: muestra la secuencia de posibilidades que existen para un proceso. Indica actividades, puntos de decisión, ramificaciones, rutas paralelas y origen. Resulta útil para entender y estimar el precio de un procedimiento.
• Hojas de verificación o chequeo: sirven como una lista de comprobación a la hora de recoger datos, pues organizan hechos de manera sencilla para no perder de vista los datos más importantes.
• Diagrama de Pareto: es un gráfico de barras verticales que sirve para observar las pocas fuentes responsables de los problemas más recurrentes. Suele utilizarse para organizar por categorías de frecuencias o consecuencias.
• Histogramas: es una alternativa del anterior que se emplea para describir la tendencia central, dispersión y forma de una distribución estadística.
• Diagramas o gráfico de control: funciona para ver si un proceso es estable o tiene un comportamiento predecible. Refleja los valores máximos y mínimos permitidos. Busca mantener la estabilidad natural de un proceso eficaz.
• Diagramas de dispersión o diagramas de correlación: se representan por pares ordenados (X, Y) para explicar un cambio en la variable dependiente (Y), en relación con un cambio observado en la variable independiente (X).
• Selección de asociados: implica que tú y tu organización se acerquen con empresas que tengan una mentalidad positiva hacia la cooperación para crear un grupo de interés de calidad.

Realiza todas las preguntas que necesites, pues de ello dependerá un buen análisis que garantice los resultados esperados. Tu objetivo es lograr identificar el sentido empresarial, las competencias clave y capacidades de tu competencia.

6. Recolecta los datos

Establece de qué forma recolectarás tus datos. Puedes utilizar cuestionarios telefónicos, correo electrónico o entrevistas personales. Considera cuál es el nivel de contacto que permite cada medio, tal vez algunas preguntas solo puedan hacerse en persona, por ejemplo.

Otra recomendación es que tú y tu equipo visiten las instalaciones de las empresas de su interés para tener una perspectiva más clara de sus procedimientos y analizar sus conductas. Los objetivos primarios de esta labor son:

• Recolectar datos internos de los procesos.
• Conseguir una cooperación integral con las empresas elegidas.
• Planificar y organizar la recolección de datos.
• Desarrollar un cuestionario final que sea apto para todos los canales de comunicación establecidos.
• Seguir y vigilar la recolección de datos.
• Observar y aclarar todo el proceso de recolección.
• Revisar la información obtenida con todo el equipo.

Recuerda además responder las preguntas: ¿cómo hacemos nuestros procesos? y ¿cómo lo hacen otras empresas? Asegúrate de que toda la información recabada esté completa y sea clara.

7. Analiza los resultados

Es tiempo de proyectar los resultados. Esto requiere un profundo análisis de los datos recolectados que sirva para detectar causas fundamentales y los facilitadores del desarrollo de tu negocio, es decir, aquellos que resulten ideales para tu empresa. Es fundamental que examines cada buena práctica para comprobar que resultará provechosa para ti.

Comiencen a representar los datos identificados de forma gráfica y verifiquen si existen brechas de desempeño. Algo importante es que todas las observaciones se realicen con objetividad, pues, de lo contrario, el resultado sería poco justo o funcional para tu compañía.

Una vez que obtengan los datos precisos, tendrán que comparar el desempeño actual frente al proyectado. De esta manera, identificarán dónde están las brechas internas y, por tanto, sus causas.

8. Estudia la viabilidad de los facilitadores

Por último, deben evaluar la viabilidad de los facilitadores finales. A partir de esto, se obtendrá lo más destacado en las prácticas de negocio y se confirmará si sus procesos son mejores a los de tu negocio o si exceden la satisfacción o expectativas.

Para identificar los más sobresalientes y que mejor se ajustan a las características de tu empresa, puedes considerar lo siguiente:

• Determina de qué manera cada facilitador ayudaría a las prácticas internas de tu empresa.
• Úsalos para crear tus propios objetivos de mejora.
• Clasifícalos en función de su potencial para solucionar las brechas detectadas en tu empresa.
• Resalta aquellas prácticas que coincidan con tu cultura organizacional.
• Precisa cuáles se ajustan mejor a la situación actual de tu empresa en materia de recursos, costes o aspectos organizacionales.
• Identifica los que afecten de manera más directa a los niveles de satisfacción de los usuarios.

9. Implementa los cambios en las áreas correspondientes

Implementa las mejoras que seleccionaste, al aplicar todo el conocimiento aprendido durante este estudio. Puedes hacerlo de la siguiente manera:

• Selecciona los proyectos de mejora.
• Establece las metas de mejora.
• Desarrolla, aprueba y ejecuta los planes de acción.

Es importante que tengas metas y objetivos concretos para ir tras los resultados esperados. Además, cerciorarte de que tu equipo de trabajo esté motivado y tome los cambios de la mejor manera. Recuerda no exigirle de más a tu empresa, pues la transformación es progresiva. Cualquier tecnología, sistema o método innovador debe integrarse sinérgicamente para que las modificaciones ocurran de forma ordenada. Si es necesario, elige a alguien se encargue de administrar estas labores

Al finalizar este procedimiento, algo que le dará significado es el reconocimiento y la premiación de los miembros que hicieron posibles los cambios. Esto hace que las personas se sientan valoradas y las invita a formar parte de otros estudios en el futuro.

10. Realiza un informe del proceso de benchmarking

Como paso adicional, haz un seguimiento de las mejoras. Elabora un informe con toda la información del procedimiento. Esto será de gran utilidad para proyectos posteriores que tengan el mismo o un propósito similar.

Grandes empresas han hecho estudios de benchmarking para conseguir mejores resultados. Te comparto algunos ejemplos para que conozcas casos reales de transformación y mejora.

1. Starbucks: ejemplo de benchmarking funcional

Imagen vía Emprendedores

Empresa estudiada: Toyota.

Mejoramiento: tiempo de preparación de los cafés.

La famosa cadena de cafeterías Starbucks decidió emprender un estudio de benchmarking de una empresa que no pertenecía a su industria, pero tenía un protocolo de fabricación excepcional que le ayudaría a mejorar los tiempos de elaboración de sus alimentos. Gracias a esto, la corporación estadounidense notó que, debido a la disposición de sus cocinas, se retrasaban las entregas de los pedidos.

Por tanto, la empresa realizó un plan de mejoramiento que priorizó un nuevo diseño del espacio de trabajo de sus sucursales. Si bien podría parecer un cambio sencillo, logró restar 8 segundos a un proceso que les llevaba 45 segundos.

2. Cosméticos Tacoronte: ejemplo de benchmarking competitivo

Imagen vía Cosméticos Tacoronte 

Empresa estudiada: Chiqui Chic.

Mejoramiento: servicio al cliente, procedimientos y distribución.

La transformación en esta empresa resultó en una nueva ubicación de los productos en para hacerlos más visibles, lo que implicó la remodelación de su tienda para dar una imagen que fuera más atractiva para los clientes y motivara la compra. Esto a su vez favorecería la diversificación de su oferta, lo que le permitiría mantenerse en tendencia. También estudiaron la atención al cliente, a fin de generar más ventas.

3. Mahou San Miguel: ejemplo de benchmarking competitivo

Imagen vía Manutención y almacenaje

Empresa estudiada: 20 empresas de gran consumo en España.

Mejoramiento: logística y distribución.

La cervecera española Mahou logró posicionarse como la mejor empresa en logística y distribución por la evaluación Benchmarking Supply Chain en 2019, al examinar sus estrategias en contraste con las principales 20 compañías de Gran Consumo en España para determinar quién lideraba el sector de bebidas.

En este estudio, se identificaron los puntos fuertes y los ámbitos de mejora de los principales proveedores a nivel nacional en los procesos «From Order to Cash». Como resultado, Mahou logró llevarse este reconocimiento gracias a su nivel de servicio, tiempo de entregas y calidad de las cervezas, además de su capacidad de planificación y redacción de incidencias.

4. McDonald's: ejemplo de benchmarking interno

Imagen vía Graphext

Empresa estudiada: McDonald’s España.

Mejoramiento: impulsar las ventas.

El equipo de McDonald’s buscaba datos más detallados sobre los perfiles de sus consumidores asiduos en España. Para ello, acudió a Graphext para obtener una comparación visual entre tiendas con perfiles parecidos, en un mapeo de colores. A través de este examen, recopilaron millones de datos sobre transacciones de ventas para conocer el rendimiento de sus tiendas, de acuerdo a la forma en que las personas eligen sus alimentos en diferentes regiones del país.

5. Xerox: ejemplo de benchmarking funcional

Imagen vía Xerox

Empresa estudiada: Fuji-Xerox.

Mejoramiento: reducir costes.

Xerox fue la primera compañía en la historia en utilizar benchmarking cuando empresas como Minolta Ricoh o Canon ofrecían precios más económicos, incluso menores a los costes de fabricación. En este panorama, la organización se centró en las mejores prácticas de su afiliada japonesa Fuji-Xerox para analizar métodos, procesos, materiales y productos, lo que dio luz de un gran retraso en cada una de esas áreas. Xerox marcó nuevos objetivos y redujo su número de proveedores de 5000 a solo 400. También creó un proceso de certificación de proveedores, con el que les ofrecía capacitación o les decía explícitamente dónde debían mejorar para continuar dentro de su equipo de colaboradores. 

6. Marriott: ejemplo de benchmarking funcional

Imagen vía Marriott

Empresa estudiada: hospitales norteamericanos.

Mejoramiento: agilizar procesos de registro y llegada de los huéspedes.

Para mejorar la atención al cliente, la cadena estadounidense de hoteles Marriott (con presencia en más de 70 países y con más de 3400 establecimientos), implementó este método para mejorar la atención a sus huéspedes. Para ello, analizó los procedimientos de los hospitales para atender urgencias con mayor rapidez. Los resultados de este análisis llevaron a esta organización a mejorar los tiempos de recepción de sus clientes y posicionarse como un referente de la industria. 

7. Southwest Airlines: ejemplo de benchmarking funcional

Imagen vía Performance Magazine

Empresa estudiada: equipos de NASCAR.

Mejoramiento: mejorar el tiempo de respuesta del aeropuerto.

Southwest Airlines logró diseñar un modelo exitoso en la industria de las aerolíneas, se considera referencia para todo el mundo. Esta organización se comparó con otras aerolíneas, pero las evaluaciones arrojaron que tenían un buen desempeño. Entonces, con el fin de tener una mejor idea de cómo podrían elevar su propio desempeño, analizó a los equipos de alto rendimiento en el área de gestión de tiempo de la NASCAR. De ese proyecto, aprendió que el desempeño de cada empleado era único, pues tenía bien definidas sus asignaciones propias, debido a su gran enfoque hacia el trabajo en equipo.

De esta forma, Southwest Airlines pudo implementar estos elementos en una estrategia que optimizó su tiempo de respuesta, lo que los condujo a un éxito rotundo.

El benchmarking es esa revisión que le haces con regularidad a tu auto para garantizar que todo se encuentre en orden. Se trata del bienestar de tu empresa, por eso, procura que tus estrategias de marketing, ventas o de atención procesos sean suficientes para favorecer el crecimiento que esperas y opta por tomar mejores decisiones empresariales para que siempre dirijas a tu organización al éxito.

👉🏻Más allá de conocer porqué son importantes las interacciones con los clientes debemos de preguntarnos el ''para qué'' son útiles dentro de tu compañía. Por eso te damos algunos consejos para mejorar la gestión de las interacciones. Lee más aquí: https://t.co/Zsi79KNIm1 pic.twitter.com/8T8ZllmDf8

— HubSpot Español (@HubSpotEspanol) October 13, 2022

Cómo usar la plantilla para hacer benchmarking de HubSpot

Ya sea por medio de una investigación de escritorio o mediante cuestionarios y entrevistas, debes obtener la información necesaria para tener la mejor perspectiva posible dentro de tu benchmarking, y poder usarla en esta plantilla gratuita de HubSpot. Así que procura cumplir con los siguientes aspectos fundamentales para conseguir el éxito:

• Recolecta datos internos de los procesos
• Consigue una cooperación de las
• empresas elegidas
• Planifica y organiza la recolección de datos
• Desarrolla un cuestionario para todos los
• casos
• Observa el proceso de recolección
• Revisa la información obtenida con tu equipo

De esta manera podrás tener éxito mediante el diseño de la estrategia de benchmarking con esta plantilla HubSpot totalmente gratuita.

Preguntas frecuentes sobre benchmarking

Estas son algunas de las preguntas que nuestros usuarios se hacen con mayor frecuencia sobre benchmarking en nuestra comunidad HubSpot:

En resumen, el benchmarking es una herramienta poderosa que permite a las empresas compararse con sus competidores y referentes del sector para identificar oportunidades de mejora y establecer metas más ambiciosas. Al adoptar un enfoque basado en la información y el análisis de las mejores prácticas, las organizaciones pueden impulsar la innovación, optimizar sus procesos y tomar decisiones más informadas para lograr un rendimiento empresarial superior.

Integrar el benchmarking de manera sistemática en la gestión empresarial es fundamental para fomentar la excelencia operativa y mantener la competitividad en un mercado dinámico y en constante evolución. ¡Apuesta por el benchmarking como una estrategia clave para el crecimiento y el éxito sostenible de tu empresa!