¿Alguna vez te has preguntado cómo en las empresas podemos preveer futuras ventas con precisión y tomar decisiones estratégicas con confianza? Eso es gracias a que hacemos una excelente tarea al crear proyecciones de ventas.
Estas proyecciones nos permiten anticipar el futuro, tomar decisiones informadas y planificar estratégicamente. En este artículo, te mostraré métodos prácticos y herramientas para realizar proyecciones de ventas utilizando la popular hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Todo esto requiere una multitud de esfuerzos perfectamente coordinados que pueden lograrse con la ayuda de un pronóstico de ventas.
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- Por qué es importante hacer una proyección de ventas
- Métodos para hacer una proyección de ventas
- Cuándo hacer un pronóstico de ventas rápido
- Cómo hacer una proyección de ventas en Excel con datos históricos
- Ejemplos de proyección de ventas en Excel
- Cómo hacer una proyección de ventas sin datos históricos
- Hacer proyección de ventas rápido y fácil
Recuerda que puedes utilizar un software de ventas para ayudarte con tus proyecciones al tener información valiosa sobre tu negocio.
Por qué es importante hacer una proyección de ventas
Comprender la importancia del pronóstico de ventas es como tener una brújula en medio de un océano empresarial en constante cambio. Es la herramienta que guía a las empresas hacia aguas más seguras y prósperas. Desde la planificación estratégica hasta la toma de decisiones informada y la gestión eficiente de recursos, el pronóstico de ventas es el faro que ilumina el camino hacia el éxito comercial.
Sin él, las empresas navegan a ciegas, expuestas a los caprichos del mercado. Entender por qué es tan crucial hacer un pronóstico de ventas es fundamental para cualquier negocio que aspire a alcanzar sus metas y mantenerse a flote en un mundo empresarial competitivo y dinámico.
Además, con la ayuda de herramientas de inteligencia artificial (IA), puedes mejorar aún más la precisión de tus pronósticos. Estas herramientas utilizan algoritmos avanzados para analizar datos históricos, tendencias del mercado y otros factores relevantes, lo que te permite generar pronósticos más precisos y detallados
El consejo de Camilo Clavijo, Vicepresidente de ventas en HubSpot LATAM
Al evaluar regularmente nuestras proyecciones de ventas, podemos identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento, lo que nos permite mantenernos competitivos y en constante evolución en el mercado.
Métodos para hacer una proyección de ventas
En el mundo empresarial existen diferentes técnicas para realizarlo, que se dividen a su vez en dos categorías. En la primera, están los métodos cualitativos, que se basan en criterios y datos no numéricos, como pueden ser las tendencias del mercado o la experiencia profesional. Algunos ejemplos son el método Delphi y la identificación de series de mercado.
En la segunda categoría están los métodos cuantitativos que se basan estrictamente en los datos numéricos y reales para realizar un pronóstico de ventas. Incluyen las cifras de la empresa, el análisis informativos y comparaciones entre periodos propios y de otras compañías.
| Método de proyección | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Juicio de expertos | Cualitativo | Se basa en la experiencia y conocimientos de expertos en la industria para estimar las ventas futuras. |
| Identificación de series de tiempo | Cualitativo | Analiza patrones históricos de ventas para predecir el comportamiento futuro, utilizando técnicas como el análisis de tendencias y estacionalidad. |
| Opinión del equipo de ventas | Cualitativo | Recopila información de los representantes de ventas sobre sus expectativas y percepciones del mercado para generar pronósticos. |
| Método Delphi | Cualitativo | Consiste en recopilar opiniones de expertos de manera anónima y realizar múltiples rondas de preguntas y revisiones hasta alcanzar un consenso. |
| Realización de pruebas de mercado | Cualitativo | Implica la introducción controlada de un producto o servicio en el mercado para evaluar la respuesta de los consumidores y proyectar las ventas futuras. |
| Regresión lineal simple | Cuantitativo | Utiliza datos históricos de ventas y otra variable independiente para predecir las ventas futuras mediante una relación lineal entre las variables. |
| Run Rate | Cuantitativo | Proyecta las ventas futuras calculando el promedio de las ventas recientes y extrapolarlo para el período futuro, asumiendo que el patrón continuará. |
| Tasa de crecimiento medio | Cuantitativo | Estima las ventas futuras calculando el crecimiento promedio de las ventas históricas y aplicándolo al período futuro. |
| Pronóstico por etapa y oportunidad | Cuantitativo | Seguimiento y estimación de las ventas en cada etapa del embudo de ventas, evaluando la probabilidad de cierre y el valor de las oportunidades. |
| Pronóstico por longitud del ciclo de ventas | Cuantitativo | Considera la duración histórica de los ciclos de ventas para predecir el momento y el valor de las ventas futuras. |
| Suavizamiento exponencial | Cuantitativo | Utiliza promedios ponderados de las ventas pasadas para predecir las ventas futuras, otorgando más peso a los datos más recientes mediante un factor de suavizado exponencial. |
Cuándo hacer un pronóstico de ventas rápido
Cada método se utiliza dependiendo de la precisión que se desee obtener y, por supuesto, de las condiciones en las que se encuentra nuestra empresa al momento de efectuarlo. A continuación te mostraré cuándo hacer una proyección de ventas en Excel con el método Run Rate.
- Demanda estable. Cuando las cantidades de ventas de una empresa no se diferencian mucho entre un periodo y otro; es decir, se mantiene un rango de transacciones constante. Este no se ve afectado por las tendencias del mercado o por periodos estacionales del año, cuando por lo regular el número de ventas aumenta o disminuye considerablemente.
- Inmediatez. Si una empresa dispone de poco tiempo para realizar su previsión de una manera más avanzada; además de que quizá no tenga las herramientas o conocimientos necesarios para llevarla a cabo. En esta situación, se recomienda el uso de un pronóstico rápido.
- Recién apertura. Uno de los retos a los que se enfrentan los nuevos emprendimientos es que no tienen un vasto historial de ventas del cual puedan analizar diferentes periodos para realizar su pronóstico. En virtud de que no cuentan con muchas referencias, es necesario que usen un método fácil.
- Amplio crecimiento en poco tiempo. Otras de las situaciones por las cuales es recomendable un pronóstico rápido es cuando una empresa tiene un crecimiento drástico en periodos cortos, es decir, obtiene más ganancias en menos tiempo.
Ahora, si tu negocio no cumple con al menos tres de estas cuatro condiciones o buscas opciones más especializadas, es recomendable que uses herramientas de pronóstico de ventas avanzadas y eficientes que te permitan obtener resultados óptimos.
En HubSpot contamos con el Software de forecasting que te brinda previsiones comerciales exhaustivas, gracias a que lleva un registro de todas las operaciones de tu equipo de ventas y atención al cliente.
Incluso con la plataforma puedes personalizar tu pronóstico y elegir diferentes métodos, ya que el programa se encarga de arrojar los análisis de manera automática y verificar tu pipeline de ventas. Además, te ayudará a hacer comparaciones entre pronósticos y metas, optimizar el proceso de venta y crear mejores estrategias comerciales. La plataforma tiene un uso muy fácil e intuitivo.
A continuación te mostraré cómo hacer una proyección de ventas en Excel con el método Run Rate.
Cómo hacer una proyección de ventas en Excel con datos históricos
- Obtener las cifras de periodos anteriores.
- Sumar las ventas de periodos anteriores.
- Extraer el promedio de ventas anteriores.
- Sumar los pronósticos de ventas faltantes.
- Realizar el pronóstico de ventas anual.
- Obtener el error de pronóstico.
1. Obtener las cifras de periodos anteriores
Usaré el método Run Rate aplicado en una empresa de champú para niños que tiene una meta, para este año, de 20.000 €. De ese modo, la previsión de ventas ayudará a estimar qué tan viable es este objetivo, de acuerdo con los productos vendidos hasta el momento. Supondré que han transcurrido cinco meses desde que empezó el año, así que agregaré las cifras correspondientes a las ventas de cada mes en la hoja de cálculo. Verás las siguientes columnas y apartados:
- Periodo: es el mes del cual estimaremos.
- Demanda: son las transacciones realizadas durante determinado mes.
- Promedio: es la cantidad media en lo que va del año.
- Pronósticos: es la cantidad de ventas mensuales que se prevé.
- Total: corresponde a las sumas de las columnas de «Demanda» y «Pronóstico», respectivamente.
- Venta Anual: resulta de la suma de los totales de «Demanda» y «Pronóstico».
2. Sumar las ventas de periodos anteriores
Una vez que obtuve la cantidad de las ventas de los primeros cinco meses, obtendré el total con una operación de suma en Excel. En la casilla que corresponde al «Total» de la columna «Demanda», agrego el signo de «=»; luego, SUMA, abro paréntesis, selecciono las cinco casillas de dicha columna, cierro paréntesis —=SUMA(B2:B6)— y hago clic en «Enter». La operación dará como resultado: 6627 €.
3. Extraer el promedio de ventas anteriores
En la casilla «Promedio», hago una división entre el total de «Demanda» que recién obtuve en el punto anterior y lo divido entre cinco, que es el número de meses como antecedente para la previsión de ventas de la empresa —=B14/5—. Al oprimir «Enter», la hoja de cálculo da la cantidad de 1525,40 €.
4. Sumar los pronósticos de ventas faltantes
Ahora sé que el promedio mensual es de 1525,40 €. Pongo esta cantidad en cada uno de los meses restantes (junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre) en la columna «Pronóstico».
Luego, obtengo el total del pronóstico. Utilizo la función SUMA de la hoja de cálculo: abro paréntesis, selecciono las celdas de la columna «Pronóstico», cierro paréntesis —=SUMA(C7:C13)— y presiono «Enter». El resultado es 10.667,80 €.
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5. Realizar el pronóstico de ventas anual
Selecciono la casilla «Venta anual». Sumo el total de la columna «Demanda» y el total de la columna «Pronóstico» —=B14+C14—, pulso la tecla «Enter» y ¡listo! En este ejemplo hay como resultado una previsión de 18.304,80 €.
6. Obtener error de pronóstico
Por último, determinaré si la meta de la empresa está cerca o lejos de cumplirse. Para ello, restaré la «venta anual» del «objetivo» (en este ejemplo he elegido la cantidad de 20.000 €). Obtengo como resultado -1695,20 €, lo cual señala el valor de ventas que nos falta para lograr lo que nos propusimos, en caso de que el pronóstico se aproxime a los resultados calculados.
Esta cifra indica que la empresa debe trabajar para obtener mejores resultados y alcanzar la meta de la empresa para este año. En este ejemplo sería necesario que los dirigentes de la empresa de champú de niños planeen y ejecuten estrategias adecuadas para generar más operaciones en los siete meses que les quedan.
Si no hay una demanda estable, es probable que la previsión sea más imprecisa. Si buscas resultados más puntuales recuerda que hay herramientas, como la aplicación forecasting de HubSpot, que te facilitará esta tarea o considera ampliar tus capacidades utilizando un software de gestión de leads y actividades de ventas.
Estas herramientas están diseñadas para optimizar tus esfuerzos de ventas al proporcionarte una visión más completa y automatizada de tus datos. Con funcionalidades como seguimiento de leads, automatización de tareas y análisis avanzado, podrás llevar tus proyecciones de ventas al siguiente nivel y tomar decisiones más informadas para impulsar el crecimiento de tu negocio
Ejemplos de proyección de ventas en Excel
1. Proyección de ventas utilizando la función pronóstico para un restaurante
En este ejemplo utilizaremos la función de pronóstico de Excel para realizar una proyección de un restaurante para el año 2024.
Su sintaxis es la siguiente: PRONOSTICO(x, conocido_y, conocido_x) en donde el año 2024 será el equivalente a X y nuestros datos conocidos serán los años y las ventas. Realiza lo siguiente:
Ingresa tus datos en una hoja de cálculo. En este caso estoy utilizando las ventas de los últimos 5 años y mi intención es predecir las del siguiente año.
A continuación, haz clic sobre la celda que contiene el número X para crear la referencia. En este caso será 2024 pues es el valor a partir del cual se desea realizar el pronóstico. Agrega punto y coma para continuar. Así generamos la siguiente fórmula =PRONOSTICO(A7;B2:B6;A2:A6)
Selecciona el rango de celdas de la columna de ventas. Para ello, solo tienes que hacer clic sobre la celda que contiene el primer valor y arrastrar el mouse hacia el último dato. Para este ejemplo será B3:B11. Inserta punto y coma para ir hacia el siguiente argumento.
En conocido_x, selecciona el valor de datos en la columna de año, para completar la fórmula.
Una vez realizado esto, solo bastará con darle «Enter» a la fórmula y Excel te dará el resultado.
2. Proyección de ventas de inmobiliaria con el método de suavizamiento exponencial
En este ejemplo se realizará la proyección de ventas en Excel utilizando la herramienta de suavizamiento exponencial de una inmobiliaria, para predecir las del mes 13. Para ello añadiré los datos en dos columnas.
En el menú superior dirígete a la pestaña de «Datos» y luego en la esquina superior derecha da clic en «Análisis de datos».
Al hacer clic en la pestaña de «Análisis de datos», verás un recuadro con todas las herramientas de análisis y selecciona la función «Suavizamiento exponencial». Te aparecerá que completes el siguiente recuadro con los valores a considerar.
Bastará con hacer clic en «Aceptar» para generar un gráfico con las predicciones quedando como sigue:
Para obtener el pronóstico del mes 13, haz clic en la parte de abajo a la derecha del valor pronosticado para el mes 12, y arrastra hacia abajo.
3. Ejemplo de proyección de ventas de una empresa fintech
Aquí usaré la función de promedio. Esta fórmula sirve para obtener un complemento para las predicciones. En este ejemplo vamos a analizar el promedio de colocación de créditos durante un lapso de tiempo de 8 meses.
Lo primero que tenemos que hacer es ir a nuestra hoja de cálculo y hacer el vaciado de datos:
Solo bastará con aplicar la siguiente fórmula para que Excel haga lo suyo, siguiendo la siguiente sintaxis:
Bastará con dar «Enter», para obtener el resultado.
Esta función también permite analizar los datos de forma no consecutiva y es bastante práctica para incluirla dentro de las proyecciones, pues da un parámetro sobre lo que el área comercial está realizando y si el resultado conviene o no para la empresa.
Con estos ejemplos podrás hacer una proyección de ventas mensual en Excel o en cualquier periodo que establezcas.
Cómo hacer una proyección de ventas sin datos históricos
Muchas veces, puede no haber datos históricos del negocio, sobre todo cuando se trata de una empresa nueva. Si no cuentas con toda la información, puedes hacerlo de esta forma:
1. Crea una lista de lo que vendes
Tener enlistado este rubro te permitirá contar con la base de datos a partir de la cual podrás realizar tu pronóstico de ventas.
Una vez enlistados los productos, realiza una estimación de cuánto se venderá en determinado periodo, por ejemplo un mes, un trimestre o un año. Determínalo con la ayuda de una revisión de la intención de compra o mediante la opinión de tus consumidores.
2. Especifica el precio de cada producto
Especifica el precio unitario y multiplica el número de artículos vendidos o que proyectas vender por su costo. De esta manera, estarás generando cifras para posteriores proyecciones.
Organiza tus datos en la columna A, coloca las fechas previstas, y en la columna B, deja espacio para las estimaciones.
3. Usa las fórmulas para estimar ventas
Puedes utilizar la función TENDENCIA: en la celda B2, escribe la fórmula =TENDENCIA(B2:Bn, A2:An, A2) donde «n» es el número de datos que tengas. Esto asume que tus fechas están en la columna A y las ventas (o valores relevantes) en la columna B.
Esta fórmula predice el próximo valor basándose en la tendencia de los datos existentes.
4. Ajusta la fórmula según sea necesario
Puedes ajustar la fórmula dependiendo de tu conocimiento del negocio y cualquier otro factor que pueda afectar las ventas. Por ejemplo, puedes multiplicar el resultado de la fórmula por un factor estacional si hay patrones de esta clase en tus operaciones.
Si hay eventos especiales, promociones u otros factores que puedan afectar la cantidad de transacciones, agrégalos a tu hoja de cálculo y ajusta las estimaciones en consecuencia.
A medida que obtienes datos reales, compáralos con tus estimaciones y ajusta tus fórmulas según sea necesario para mejorar la precisión.
Hacer proyección de ventas rápido y fácil
Hacer pronósticos de ventas puede ser una tarea abrumadora, pero con una herramienta para realizar pronósticos o previsiones de ventas como el Forecast de HubSpot, simplificarás este proceso y optimizarás tus operaciones comerciales. Esta potente solución te permite realizar un seguimiento del progreso de tus metas y tomar decisiones informadas para impulsar el crecimiento de tu negocio.
¡Y listo! Ahora ya conoces todo lo necesario para crear un pronóstico de ventas rápido para tu organización.
Preguntas frecuentes sobre proyecciones de ventas
Por qué es importante hacer proyecciones de ventas para una empresa
Las proyecciones de ventas son fundamentales para planificar estratégicamente el futuro de tu empresa. Te permiten anticipar la demanda del mercado, asignar recursos de manera eficiente y establecer metas realistas para el crecimiento y la rentabilidad.
Qué herramientas se pueden utilizar para hacer proyecciones de ventas
Puedes utilizar diversas herramientas, desde software especializado en análisis de datos como el Forecast de HubSpot hasta simples hojas de cálculo como Excel. Además, existen plataformas de gestión empresarial que integran funciones de pronóstico de ventas, facilitando el proceso y proporcionando resultados más precisos.
¿Cómo puedo mejorar la precisión de mis proyecciones de ventas?
Para mejorar la precisión de tus proyecciones de ventas, es importante recopilar y analizar datos históricos de ventas, tener en cuenta factores externos que puedan afectar la demanda, como tendencias del mercado o cambios en la competencia, y utilizar métodos de pronóstico adecuados a tu industria y tipo de negocio. Además, es crucial revisar y ajustar regularmente tus proyecciones en función de los resultados reales y las condiciones del mercado.
