Diagrama de PERT: qué es, cómo hacerlo y ejemplos

Aunque son muchos los elementos que llevan a estrategias exitosas en tu empresa, hay dos factores clave que impulsarán tu proyecto hacia el éxito: una buena comunicación y una buena planificación.

En este artículo nos enfocaremos en la planificación, que contempla las habilidades organizativas, el compromiso del equipo y la previsión. Una herramienta fundamental para tu estrategia de planificación de proyectos sin duda puede ser el diagrama de PERT.

Por eso, para que puedas sacarle el mejor provecho, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el diagrama de PERT.

PERT significa «técnica de evaluación y revisión programática», por sus siglas en inglés, así que se trata de un diagrama de calendario.

¿Para qué sirve el diagrama de PERT?

El diagrama de PERT es una herramienta que sirve para visualizar los eventos relacionados con un proyecto, cuál es su duración y cómo se vinculan unos con otros. Así, podrás tomar decisiones efectivas sobre cuáles eventos deben suceder antes y cuáles dependen de los primeros; además, contarás con un panorama preciso para distribuir tus recursos de la mejor manera y reducir los márgenes de error.

Componentes del diagrama PERT

Es importante que conozcas los elementos que pueden componer el diagrama y los tiempos establecidos que tendrás. Empezamos contándote sobre los tiempos.

1. Tiempo optimista: aquí es cuando todo está de acuerdo con tu plan. Cuando una tarea se termina dentro del periodo programado o antes, se denomina tiempo optimista.
2. Tiempo pesimista: es todo lo contrario al anterior. En pocas palabras, este es el tiempo máximo que debe utilizarse para terminar una tarea.
3. Tiempo más probable: es la mejor estimación que puedes proporcionar para realizar el trabajo. Se aplica si consideras que no encontrarás ningún problema en el camino.
4. Tiempo esperado: este término se refiere a la estimación realista del tiempo que puedes consumir. Este es el caso si tienes presentes los problemas que encontrarás en el camino.

Características de una plantilla de gráfico PERT

Si bien no existe un diseño obligatorio, estos son las características más comunes de un gráfico PERT típico:

Nodos numerados

Son los cuadros numerados que algunas personas encargadas de proyectos eligen dibujar como círculos. Cada nodo representa un evento o un hito en el proyecto y la finalización de una etapa o una serie de tareas necesarias para que avance.

Flechas direccionales (o concurrentes)

Las flechas en un gráfico PERT representan las tareas o actividades que deben completarse antes de que el equipo pueda pasar al siguiente evento o fase del proyecto.

La tarea entre los nodos 1 y 2 (que identifica los segmento de mercado) es una flecha direccional o simultánea en la maqueta anterior. Esto indica que la tarea debe completarse en la secuencia indicada. Se usan flechas direccionales para programar actividades que se desprenden de la principal (conocidas como dependencias).

Flechas divergentes

Estas son las flechas que representan las tareas en las que un equipo puede trabajar simultáneamente o en cualquier secuencia que elijan, porque no tienen dependencias.

Ventajas y desventajas del diagrama de PERT

Como herramienta de gestión de proyectos, el diagrama PERT ofrece algunas ventajas y desventajas. Te las presentamos a continuación para que hagas un balance y tomes la mejor decisión.

Ventajas del diagrama PERT

1. Ofrece un análisis de actividad: permite que el o la gerente de proyecto vea información sobre la probable finalización de un proyecto a tiempo, además de las actividades y eventos, ya sea de forma independiente o en combinación.
2. Facilita la coordinación de departamentos: un diagrama PERT mejora la planificación y la toma de decisiones al integrar y presentar datos de varios departamentos. La recopilación de datos cualitativos y cuantitativos de múltiples fuentes ayuda a coordinar las actividades del proyecto y fortalece la comunicación entre los departamentos.
3. Brinda un análisis hipotético: las actividades del proyecto en un diagrama de PERT están secuenciadas en una red, bajo un conjunto de reglas que especifican rutas críticas y subcríticas. La ruta crítica es la secuencia más larga de actividades y eventos (hitos) en el proyecto, y permite que exista un análisis hipotético con las posibilidades e incertidumbres relacionadas con las actividades del proyecto.
4. Permite evaluar el tiempo y recursos utilizados: un diagrama PERT te permite, como gerente, evaluar el tiempo y los recursos necesarios para administrar tu proyecto. Esta evaluación incluye la capacidad de rastrear los activos requeridos durante cualquier etapa de producción en el curso del mismo.
5. Refuerza el compromiso: el análisis PERT incorpora datos e información de varios departamentos. Esta combinación de información fomenta la responsabilidad de cada departamento e identifica todas las partes responsables en la organización. 
6. Optimiza el rendimiento empresarial: mejora la comunicación durante el proyecto y permite a una empresa comprometerse con proyectos relevantes para su posicionamiento estratégico.
7. Permite tomar decisiones más eficientes: con análisis hipotéticos, comprender las posibilidades relativas con el flujo de recursos e hitos del proyecto facilitará que te dirijas hacia la ruta más eficiente y útil.
8. Facilita la reorganización de tareas no críticas: es fácil ver cuánto se pueden retrasar las tareas no críticas sin afectar la fecha de finalización.

Desventajas del programa PERT

1. No es exacto: el uso del diagrama PERT es muy subjetivo, y su éxito depende de la experiencia de la dirección. Estos gráficos pueden incluir datos poco fiables o estimaciones poco razonables de costo o tiempo por la misma razón. 
2. No contempla la situación financiera real: los diagramas se centran en los plazos, y es posible que no comuniquen completamente la posición financiera de un proyecto. 
3. Utiliza más recursos: el registro y recopilación de la información necesitan tiempo y recursos adicionales. Se requiere una revisión continua de la información proporcionada, así como el posicionamiento prospectivo del proyecto, para que un gráfico PERT sea valioso.
4. Requiere de exactitud en números: las duraciones todavía se basan en estimaciones. Si hay un mal trabajo con los números, este método no será más preciso que el método de la ruta crítica.
5. Necesita una gran inversión de tiempo: los diagramas pueden llevar mucho tiempo, y ser difíciles de crear y actualizar.
6. No es muy claro: muchas veces resulta confusa su interpretación por las partes interesadas.

Diferencias del diagrama PERT con el diagrama CPM

A veces, hay una confusión entre el diagrama de PERT y el diagrama CPM o de la ruta crítica. Para que eso no te suceda, te dejamos varias diferencias a continuación:

• Mientras que el diagrama PERT es una técnica basada en eventos, el diagrama de la ruta crítica se basa en actividades.
• El diagrama PERT es un modelo de probabilidad, mientras que el CPM es determinista.
• El diagrama PERT es apropiado para la estimación del tiempo de alta precisión. El diagrama de la ruta crítica es apropiado para una estimación de tiempo razonable.
• El diagrama PERT se centra principalmente en el tiempo, ya que es más importante cumplir los objetivos de duración o estimar el porcentaje de finalización. El diagrama CPM se centra principalmente en la compensación del costo del tiempo; minimizar el costo es más importante.

Dicho de una forma más sencilla, la diferencia principal entre PERT y CPM radica en que el PERT se usa principalmente cuando se busca definir con precisión el tiempo requerido para ciertos eventos involucrados; el de la ruta crítica, cuando se busca optimizar el uso de los recursos. De cualquier manera, ambos son métodos que puedes utilizar de forma complementaria para tener una mejor gestión de tus proyectos.

Como es casi seguro que tu proyecto se beneficiará al usar este diagrama, te damos los pasos para crear con éxito un diagrama de PERT.

1. Enumera los hitos

Los hitos o entregables son como los puntos de control en un videojuego de carreras y cada giro, desviación o línea recta son las tareas que realizas para completar esos puntos de control.

Para crear un gráfico PERT debes conocer todos los hitos principales que tendrá que lograr tu equipo y las tareas que harán que eso suceda. Enumera estos hitos y sus tareas individuales.

Por ejemplo, podrías tener cinco hitos en tu programa: A, B, C, D y E.

2. Identifica la secuencia

Una vez que has enumerado todos tus hitos y tareas necesarias para completar tu proyecto, es momento de poner las tareas en la secuencia correcta para su finalización.

Al establecer la secuencia y orden de tareas, asegúrate de señalar quiénes dependen de cada tarea. Por ejemplo, es posible que tu hito C dependa de A y B, y que D y E dependan a su vez de C.

3. Determina los criterios de tiempo

Este es el paso más técnico del proceso de creación del diagrama PERT. Si ya te has familiarizado con el método de ruta crítica, sabrás que hay tres criterios de tiempo específicos que debes determinar para cada tarea:

• Fecha u hora de inicio más temprana: se refiere a la hora más temprana posible en la que se puede comenzar una tarea en tu proyecto. Para determinar la fecha u hora de inicio más temprana debes comprender todas las dependencias de tus tareas por dentro y por fuera.
• Fecha u hora de finalización más temprana: marca la hora más temprana posible en la que esperas terminar una tarea en particular. Esto se determina sumando todos los tiempos de los pasos dependientes anteriores, incluida la duración del paso en particular que estás intentando medir.
• Tiempo para completar: es la duración del tiempo que planeas invertir para completar cada tarea individual.

Una vez que hayas determinado estos tres criterios y hayas enumerado la secuencia de tus tareas, podrás crear tu gráfico PERT.

4. Elabora tu diagrama PERT

Puedes crear un gráfico PERT dibujando uno por tu cuenta o generando uno con los software que te mencionaremos más adelante. La construcción visual de un gráfico PERT no está vinculada a un diseño en particular. El diagrama es más una función que un estilo visual de representar la estructura de un proyecto.

Crea tu diagrama PERT de la manera que tenga más sentido para ti, pero asegúrate de incluir toda la información que reuniste en los pasos anteriores para construirlo.

5. Complementa el diagrama PERT con una ruta crítica

Ahora que has creado tu diagrama con toda la información relevante, puedes usar este gráfico para identificar la ruta crítica de tu proyecto. Tu ruta crítica es la identificación de los pasos más importantes y necesarios que te ayudarán a determinar la duración mínima de tu proyecto.

Como ya has visto, la ruta crítica determina las tareas específicas a realizar para que sucedan tus eventos o hitos. También establece las fechas de inicio y término, así como la holgura total o tiempo de demora aceptable. Conoce los pasos de la ruta crítica a fondo en este contenido.

3 herramientas online para la creación del diagrama de PERT

Ahora que conoces lo básico, pasemos a ver algunas herramientas que te ayudarán a crear tus diagramas.

1. LucidChart

Imagen de LucidChart

Se trata de una plataforma específicamente creada para elaborar diagramas de PERT; el servicio combina diagramas y visualización de datos con una integración profesional llena de innovación.

Si necesitas salir del apuro o harás un diagrama por primera ocasión, la herramienta cuenta con una versión gratuita que te permite editar 3 diagramas. Sus opciones de pago van desde los 11,93 USD y para la versión corporativa es necesario contactar a algún representante de LucidChart. El registro es gratuito.

2. Cacoo

Imagen de Cacoo

Es una herramienta que promete una buena usabilidad  y permite la edición de varios usuarios a la vez. Puedes recibir opiniones en cada paso y, poco a poco, observar cómo tus ideas y las de tu equipo cobran vida. También te permite escoger entre una amplia gama de plantillas.

La plataforma tiene una prueba gratis de su servicio por 14 días y sus opciones de pago pueden ser mensuales o anuales y van de los 5 USD por usuario.

3. Creatly

Imagen de Creatly

Con este software puedes escoger de entre más de 1000 plantillas. Todos los involucrados en el proyecto tienen posibilidad de colaborar en tiempo real y te permite dar seguimiento, enviar y recibir notificaciones (además de tener integraciones con otras plataformas).

En la versión gratuita puedes crear hasta 3 documentos y sus versiones de pago van desde los 4 USD. Si requieres la versión Enterprise para grandes empresas, ofrece precios personalizados y es necesario contactar a un asistente.

6 ejemplos de diagrama de PERT

Por último, te dejamos algunos ejemplos de diagramas para que tengas mayor claridad de cómo podría verse el tuyo.

1. Ejemplo de diagrama de PERT para el lanzamiento de un producto o servicio

En este ejemplo, verás lo que se necesita para un lanzamiento de producto, desde la reunión de generación de ideas hasta el negocio en marcha, pasando por el diseño de la tienda online.

2. Ejemplo de diagrama de PERT para preparar una propuesta de proyecto

Mira en este ejemplo cómo se puede organizar una propuesta de la mano de análisis cualitativos y cuantitativos.

3. Ejemplo de diagrama de PERT para llevar a cabo una tarea con plantilla de avances

En este caso, verás cómo se construirá un proyecto de marketing y, a la vez, su integración con un proyecto alterno.

4. Ejemplo de diagrama de PERT de hacer una web

Este diagrama PERT contiene los pasos que contempla una agencia para crear una web. Planifica que cada hito tenga un periodo fijo más holgura de 7 días.

5. Ejemplo de diagrama de PERT para una empresa nueva

En el ejemplo siguiente, se contempla un negocio nuevo desde su ideación y registro hasta su puesta en marcha de esfuerzos de ventas y marketing.

6. Ejemplo de diagrama PERT para una estrategia de red social

A continuación, encontrarás un ejemplo de cómo se darán los primeros pasos de una estrategia en LinkedIn para una empresa mediana.

Ahora ya sabes cómo aplicar este diagrama a tu negocio. Elige la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tu equipo.

Recuerda que es un proceso de trabajo integrado y creado por todas las partes involucradas. Cada uno de tus colaboradores es responsable de que el objetivo por el cual elaboraste tu diagrama se consiga.