A nivel mundial, se mandan o reciben más de 2630 millones de correos electrónicos cada día y aunque es una herramienta fundamental para comunicarse podría convertirse en un punto en el que se pierda o se cometan errores. Por eso es importante saber gestionar todo lo relacionado con el email y, en este sentido, entender cómo usar el CC y el CCO es clave para cualquier actividad.
Índice de contenidos
- ¿Qué significa CC en un correo electrónico?
- Funciones de CC al responder un correo
- Ejemplo de CC en correo electrónico
- ¿Qué significa CCO en un correo electrónico?
- Funciones de CCO al responder un correo
- Ejemplo de CCO en correo electrónico
- Qué es responder a todos
- Cuándo utilizar responder a todos en un correo
- Ejemplo de Responder a todos en correo electrónico
- Entonces, ¿cuál es la diferencia entre CC, CCO y Responder a todos?
Cuántos correos electrónicos envías en tu empresa? Seguramente muchos, pero en varias situaciones necesitas que más de una persona reciba tu mensaje, enviar un mail a cada persona sería una pérdida de tiempo, por eso puedes agregar varios contactos con la función CC (con copia) y CCO (con copia oculta).
Ahora te preguntarás cuándo usar las opciones CC o CCO. En este artículo veremos la importancia de conocer cómo manejar estos campos en tu email, además de cuándo utilizar de manera correcta las opciones Responder o Responder a todos, con la finalidad de que tu respuesta sea adecuada y no molestes al resto de los destinatarios.
¿Qué significa CC en un correo electrónico?
CC significa «con copia». El resto de los destinatarios de la cadena podrá ver las direcciones de correo electrónico que figuren en el campo CC. Si utilizas Responder a todos, te aseguras de que todos los destinatarios copiados reciban los siguientes correos electrónicos de la cadena.
Funciones de CC al responder un correo
La principal función de CC al enviar un correo electrónico es que todos los contactos que se incluyen en este campo reciben una copia del mensaje. Ten en cuenta que ese mensaje es público, así que todos pueden ver quiénes son los contactos que lo recibieron.
Es recomendable utilizar CC o «Responder a todos» cuando tu respuesta debe afectar la toma de decisiones de tus compañeros o si es necesario que los demás destinatarios estén al tanto de todas las comunicaciones.
Cuando respondes a todos quiere decir que los contactos de CC verán tu respuesta, por lo tanto debes utilizar esta opción si en verdad todas esas personas de alguna manera están relacionadas con lo que estás respondiendo.
CC es una excelente opción de envío y respuesta al interior de una organización para la comunicación con varios compañeros o cuando un asunto implica a varias áreas de la compañía. También puedes usarlo cuando generas un mensaje o un aviso que muchos deben ver; por ejemplo, para tus proveedores. Por lo general, no se recomienda para el trato con clientes, porque bien sabes que cada uno necesita una atención personalizada.
Ejemplo de CC en correo electrónico
De: rh@logisticat.com
Para: rene@logisticat.com
CC: raul@logisticat.com sandra@logisticat.com renata@logisticat.com
Asunto: Nuevo proceso de horas extra
Buenas tardes a todos. Les adjunto el documento con el nuevo proceso para aplicar las horas extras que lleven a cabo en el área de almacén.
Gracias. Cualquier duda revisarlo con Miranda.
Atte
Armando Hertz, director de RRHH.
En el ejemplo vemos un mail interno que manda el director de recursos humanos para el personal de un área específica, en este caso el de «Almacén». El objetivo es informar a todo el equipo de unos cambios en el proceso para aplicar las horas extras.
El que envía el mail no lo hace para toda la compañía porque era un asunto específico de un departamento y puedes notar que en el receptor principal agrega a René, que es el director de almacén, respetando su jerarquía, y en CC al resto del equipo porque es necesario que todos ellos conozcan este comunicado.
¿Qué significa CCO en un correo electrónico?
CCO, con copia oculta, es la opción para enviar la copia de un correo electrónico a un destinatario, pero que su dirección de email permanece oculta. Esto evita que reciba futuros correos electrónicos de la cadena o que los demás contactos vean que recibió dicho mensaje.
Funciones de CCO al responder un correo
La función de CCO en un correo electrónico es mantener ocultos uno o más contactos para que los destinatarios incluidos en el campo principal o en CC no sepan ni vean que recibió dicho mensaje.
Por lo tanto, los contactos en CCO no recibirán respuesta en una cadena de mail. Se utiliza cuando quieres agregar a una persona que necesita saber que mandaste el mensaje, pero que no tiene que ver con la toma de decisiones de lo que se está tratando en ese correo electrónico.
También es una opción cuando quieres agregar a personas de mando, supervisión o directo para que estén enteradas de que un grupo de personas ya recibió la comunicación.
Ejemplo de CCO en correo electrónico
Si un colega te presenta otro representante de ventas por correo electrónico, no deberías usar «Responder a todos», ya que esto lo incluirá en el resto de las comunicaciones que mantengas con el representante que quería ponerte en contacto.
Sin embargo, tampoco es recomendable eliminar a tu colega de la cadena sin previo aviso. Si lo haces, este no sabrá si te pusiste en contacto con el representante de ventas o incluso si recibiste su correo electrónico.
Es el momento ideal para pasar a tu colega a CCO y enviar una respuesta como la siguiente:
Re: Marcos < > Carmen
Hola Marcos,
¡Gracias por presentarnos, Adrián! (ahora en CCO)
Marcos, es un placer conocerte. Estaré encantada de ayudarte a... [resto del correo electrónico]
De esta manera, tu colega sabrá que respondiste y no tendrá que preguntarse si te pusiste en contacto con el representante de ventas. Asimismo, evitarás que recibas correos electrónicos innecesarios en el futuro.
¿Qué ocurre si tú eres quien responde a un mensaje que tiene CC o CCO?
Cuando recibes un mail que contenga contactos tanto en CC como en CCO y le das responder, el contacto al que le estarás dando respuesta es el destinatario principal, es decir, el campo que dice «Para» y únicamente él lo recibirá.
Si le das responder a todos, tanto el destinatario principal como todos los contactos en CC recibirán tu respuesta.
En ambos casos, los contactos en CCO no recibirán tu respuesta.
¿Qué es «Responder a todos»?
Responder a todos es la opción correcta cuando debes responder a todos los integrantes de la cadena. Ya sea que se encuentren en el campo «Para» o «CC», el resto de los destinatarios recibirá el correo electrónico si utilizaste esta opción.
Considera que la opción «Responder» permite que solo un destinatario reciba tu correo electrónico, ya sea el remitente original de la cadena o el que envió el último mensaje al que estás respondiendo.
Si eres el destinatario principal del correo electrónico, pero solo una persona necesita saber que respondiste, o si sabes que el resto de los destinatarios no espera recibir tu respuesta, utiliza la opción «Responder».
Por ejemplo, si el CEO de tu organización anuncia que la empresa superó ampliamente los objetivos trimestrales, no hay necesidad de utilizar el «Responder a todos» felicitando al equipo. Si tienes una pregunta o un comentario para el CEO, respóndele directamente a él o envíale un correo electrónico nuevo.
Cuándo utilizar «Responder a todos» en un correo
Si tu respuesta afecta al menos al 70 % de los integrantes de la cadena, si el resto de los destinatarios espera recibir tu respuesta o si es necesario que permanezca en la cadena, utiliza «Responder a todos».
Esta opción es útil, por ejemplo, cuando se trata de un correo electrónico dirigido a profesionales que colaboran en un proyecto. Todos podrán tener acceso a la misma información y estar al tanto de los comentarios y actualizaciones en tiempo real.
Ejemplo de Responder a todos en correo electrónico
Asunto: Prospectos del mes convertidos
Para: amador@terminal.com
CC: vendedor1@terminal.com, vendedor2@terminal.com, vendedor3@terminal.com
Estimado Amador, te mando las cifras de los prospectos que se convirtieron en este mes y la relación de cada área para que tu equipo de ventas pueda verificar los datos.
Saludos, Rogelio de Marketing.
En este caso, nos ubicamos en la posición del líder de ventas que está recibiendo datos por parte del área de Marketing. Amador puede hacer clic en «Responder a todos» para dar gracias por la información y compartir algún dato que todo su equipo de ventas debe saber:
Respuesta:
rogelio@termial.com, vendedor1@terminal.com, vendedor2@terminal.com, vendedor3@terminal.com
Gracias Rogelio. Confirmo recepción y verifico con el equipo en la junta que tenemos mañana a las 13:00 h.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre CC, CCO y «Responder a todos»?
Las opciones CC y CCO te permiten usarlas en el envío de mails y considerarlas al momento de responder. Para distinguirlo es fácil, solamente tienes que pensar quiénes deben recibir un mensaje. Si es para muchos contacto aparte del destinatario principal usa el CC que es público, es decir, ellos podrán ver a quién más lo enviaste y les das la posibilidad de que continúen con la cadena.
En tanto, CCO solamente úsalo cuando los contactos no estén relacionados directamente con la cadena y no es necesario hacerlos partícipes de las respuestas, sino para que estén informados.
Mientras que «Responder a todos» es una opción solamente de respuesta, no de envío, y esta opción se vincula totalmente a CC porque la respuesta que hagas llegará a todos ellos, pero no a los incluidos en CCO.
Ten en cuenta que los contactos en CCO sí pueden ver a todos a los que fue enviado ese correo electrónico y podrán responder al destinatario principal o a todos los de CC, si así lo desean.
Como podrás observar, conocer estos aspectos sobre el correo electrónico te ayudará a ahorrar tiempo, responder más rápido e identificar cuándo es la opción más apropiada.
¡Espero que estos ejemplos te hayan sido útiles!
