¿Tardas 30 segundos más en hacer clic en Responder a todos? ¿Te produce escalofríos cuando te agregan a una cadena de correo electrónico en la que no deberían haberte incluido? ¿Lloras de felicidad cuando alguien usa la opción CCO de manera correcta?

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Si respondiste de manera afirmativa a estas preguntas, sabes que es muy importante utilizar de manera correcta las opciones Responder, Responder a todos, CC y CCO.

En este artículo, analizaremos situaciones comunes e intentaremos responder la pregunta del siglo: ¿Cómo respondo un correo electrónico de manera correcta para no molestar al resto de los destinatarios?

Cuándo utilizar Responder, Responder a todos, CC y CCO

Cuándo utilizar Responder vs. Responder a todos

La opción Responder permite que solo un destinario reciba tu correo electrónico, ya sea el remitente original de la cadena o el que envió el último mensaje al que estás respondiendo.

Responder a todos es la opción correcta cuando debes responder a todos los integrantes de la cadena. Ya sea que se encuentren en el campo Para o CC, el resto de los destinatarios recibirá el correo electrónico si utilizaste esta opción.

Considera lo siguiente al momento de decidir entre Responder y Responder a todos:

Si eres el destinatario principal del correo electrónico, pero solo una persona necesita saber que respondiste, o si sabes que el resto de los destinatarios no espera recibir tu respuesta, utiliza la opción Responder.

Si tu respuesta afecta a al menos el 70% de los integrantes de la cadena, si el resto de los destinatarios espera recibir tu respuesta o si es necesario que permanezca en la cadena, utiliza Responder a todos.

Si un mánager envía un correo electrónico a todo el departamento comunicando el ascenso de un compañero de trabajo, envía tus felicitaciones directamente a tu colega.

Si el CEO anuncia que la empresa superó ampliamente los objetivos trimestrales, no hay necesidad de Responder a todos felicitando al equipo.Si tienes una pregunta o un comentario para el CEO, respóndele directamente a él o envíale un correo electrónico nuevo.

La opción Responder a todos es útil cuando se trata de un correo electrónico dirigido a profesionales que colaboran en un proyecto. Todos podrán tener acceso a la misma información y estar al tanto de los comentarios y actualizaciones en tiempo real.

Si el resto de los destinatarios de un correo electrónico podría tener preguntas similares a las tuyas o el mánager solicita comentarios de todo el grupo, lo más adecuado sería utilizar Responder a todos.

Sin embargo, si tu jefe envía un correo electrónico avisando que deberá retirarse antes para ir al médico, evita utilizar Responder a todos para pedir referencias a tus compañeros de trabajo sobre médicos en la zona.Para eso existe Google.

Cuándo utilizar CC vs. CCO

Utiliza CC o Responder a todos si tu respuesta afectará la toma de decisiones de tus compañeros o si es necesario que el resto de los destinatarios esté al tanto de todas las comunicaciones.

Si un colega te presenta otro representante de ventas por correo electrónico, no deberías usar Responder a todos, ya que esto lo incluirá en el resto de las comunicaciones que mantengas con el representante con el que quería ponerte en contacto.

Sin embargo, tampoco es recomendable eliminar a tu colega de la cadena sin previo aviso. Si lo haces, este no sabrá si te pusiste en contacto con el representante de ventas o incluso si recibiste su correo electrónico.

Es el momento ideal para pasar a tu colega a CCO y enviar una respuesta como la siguiente:

Re: Marcos < > Carmen

Hola Marcos,

¡Gracias por presentarnos, Adrián! (ahora en CCO)

Marcos, es un placer conocerte. Estaré encantada de ayudarte a... [resto del correo electrónico]

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De esta manera, tu colega sabrá que respondiste y no tendrá que preguntarse si te pusiste en contacto con el representante de ventas. Asimismo, evitarás que reciba correos electrónicos innecesarios en el futuro.

Pasemos a otra situación hipotética.

  • Recibes un correo electrónico en el que se presenta a un nuevo miembro de tu equipo. ¿Le respondes solo a él o a todos los integrantes?
  • Tu equipo está planificando un evento. ¿Envías tus comentarios al organizador o a todos los involucrados?
  • ¿O qué tal si tienes una pregunta específica y solo un destinatario de la cadena puede responderla?

Estas situaciones son más confusas. Por esta razón, creamos este sencillo diagrama de flujo para ayudarte a decidir cuándo utilizar Responder, Responder a todos, CC o CCO.

Evita ser el blanco de un meme sobre Responder a todos. A modo de recordatorio:

reply-all-meme-compressor.jpgSource: Quick Meme

Todos hemos sido víctimas y victimarios... asegurémonos de respetar las normas de convivencia en línea utilizando las opciones de respuesta de manera adecuada. (Infografía en inglés).

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Publicado originalmente en marzo 14 2019, actualizado marzo 14 2019

Topics:

Estrategias de Ventas