Cómo crear tu firma de correo electrónico (+ generador de firmas)

En 2023, aproximadamente 4030 millones de personas utilizaron el correo electrónico, y se enviaron más de 300.000 millones de mensajes diarios. ¡Así que la competencia por captar la atención es feroz! Cada correo que envías representa una oportunidad valiosa para destacar y dejar una impresión duradera. Sin embargo, si tu firma de correo electrónico se limita a tu nombre y datos de contacto básicos, estás perdiendo una herramienta crucial para conectar y atraer a tus destinatarios de manera efectiva.  

Muchos cometen el error de llenar sus firmas con demasiados enlaces e información, convirtiéndolas en spam, lo que puede resultar contraproducente. La clave está en encontrar un equilibrio perfecto entre profesionalismo y promoción sin exagerar.

¿Qué elementos componen una firma de correo electrónico eficaz y atractiva? Es por eso que hoy te traigo algunos consejos prácticos y ejemplos destacados para ayudarte a crear una firma que realmente resuene con tu audiencia.

También pueden incluirse llamadas a la acción, animaciones y otros elementos que las destaquen de entre otras firmas electrónicas, y que promuevan acciones que interesan a quien envía los correos, como agendar citas, cerrar negocios u ofrecer contenidos y materiales valiosos. Te presento los elementos básicos que debes tener en cuenta para crear este recurso de forma perfecta.

“El email marketing es como un primer beso: si no es bueno, probablemente no haya una segunda oportunidad”.

Dela Quist

Experto en email marketing

Qué debe llevar una firma de correo electrónico

1. Nombre completo y cargo del remitente

Cualquier firma deberá incluir el nombre completo de quien escribe y el cargo que ocupa en la empresa o negocio. Si se trata de un profesional freelance o autónomo, hay que agregar la actividad principal (por ejemplo: diseñadora web, consultor en U/X, redactor, editora, etc.).

Añadir una foto personal también se agradece, especialmente cuando es la primera vez que se establece contacto, porque da confianza ver el rostro de quien escribe desde el inicio.

2. Branding de la empresa o diseño personalizado

Si quien escribe pertenece a una empresa, la firma del correo electrónico tiene que identificarlo como tal. Esto es, debe utilizar los colores, logos, tipografías, lema y otros elementos del manual de uso de marca. Así es más fácil que el destinatario no desestime el correo y lo atienda, porque podrá confiar en que quien le escribe tiene intenciones profesionales legítimas.

Para quien se encuentre en situación de autónomo, conviene también agregar detalles en el diseño que sean acordes a su actividad y personalidad.

3. Datos de contacto directo actualizados

Es importante añadir los datos actualizados de contacto directo, incluyendo las extensiones, para asegurar una comunicación inmediata si surge la posibilidad de una llamada telefónica o una cita presencial. Verifica que no haya errores en los dígitos para que no pierdas ninguna oportunidad.

4. Enlaces a redes sociales, sitio web o blog

En las firmas de correo electrónico pueden incluirse enlaces que lleven a sitios web, perfiles de redes sociales o blogs oficiales. Con ellos les permites a tus contactos conocer más de tu oferta y experiencia.

1. Coloca tu nombre, cargo e información de contacto secundaria

Colocar tu nombre completo es lo primero. A continuación debes indicar tu cargo (la función que cumples en alguna empresa, escuela o una organización) y dónde pueden comunicarse contigo.

Si eres un profesional independiente incluso puedes crear tu propio logotipo.

La información de contacto secundaria también es relevante. Es posible que no desees incluir tu número de teléfono personal, pero podrías aprovechar esta oportunidad para promocionar tu sitio web personal; esta es una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación con la gente.

Ejemplo de firma de correo con datos esenciales

Esta firma de correo electrónico coincide con los tres elementos descritos anteriormente: el nombre va acompañado de su puesto de trabajo en la empresa. También incluye otros datos de contacto y el sitio web de la compañía para que sus destinatarios tengan otro medio para obtener más información.

2. Mantén los colores simples y consistentes

La imagen de marca es más efectiva cuando es consistente y eso debe verse en tu firma de correo electrónico. Agregar color a tu firma es un buen toque que te ayudará a destacar del resto del mensaje. Si usas colores, asegúrate de utilizar uno o dos, además del texto en negro.

Ejemplo de uso del color en una firma de correo

En este ejemplo hay un correo institucional de una persona que trabaja para una firma bancaria que se apega por completo al diseño y los colores de marca.

3. Utiliza el diseño para destacar

Un buen diseño consiste en presentar tu información de una manera atractiva. Debido a que tu firma de correo electrónico es una lista de información deberás apoyarte en colores, formas y espacios para dirigir los ojos de los lectores hacia lo más importante.

Ejemplo de diseño de firma de correo

Usar un diseño atrevido o fuera de lo común suele ser una buena idea. En cuanto a las imágenes para firma de correo electrónico, puedes emplear alguna fotografía para mostrar quién eres (asegúrate de que esta imagen sea lo más profesional posible, sin dejar de plasmar tu personalidad). Un estudio reciente encontró que incluir una foto en la firma del correo tiene una tasa de respuesta de 24 % más en comparación con una firma sin foto. 

Si vas a utilizar el logotipo de tu empresa u otros elementos como ilustraciones o figuras, corrobora que todo esté presentado de forma armónica para evitar la saturación. Los formatos ideales para las imágenes en tu firma de correo electrónico son el formato PNG o JPEG, pues tienen mayor compatibilidad. 

4. Incluye una llamada a la acción (y actualízala regularmente)

Una de las cosas más inteligentes que puedes hacer en tu firma de correo electrónico es incluir una llamada a la acción o call to action. Los mejores CTA de firma de correo electrónico son simples, actualizados, poco agresivos y en línea con tu estilo de correo electrónico; esto hace que parezcan más como un post-script y menos como un argumento de venta. Elige un CTA que se alinee con uno de tus objetivos comerciales actuales y ponlo al día cuando esos objetivos cambien.

Ejemplo de CTA en una firma de correo

Este es un gran ejemplo de cómo una firma de correo electrónico puede incluir un CTA para lograr una acción por parte del lector. En esta ocasión, el remitente hace una invitación directa y sencilla: donar a la organización que dirige. 

5. Incluye iconos que se vinculen con tus perfiles sociales

Tu presencia en las redes sociales es una parte importante de tu marca personal porque te ayuda a ganar seguidores y muestra a las personas los temas que te importan, pues dice mucho de una persona aquello que publica.

Por eso es una buena idea incluir enlaces a tus páginas de redes sociales en tu firma de correo electrónico. 

Los iconos son fáciles de reconocer para las personas, además de que se destacan del resto del texto. Si tienes presencia en diversos sitios de redes sociales, concéntrate en las cuentas más importantes para hacer crecer tu negocio o construir tu marca personal. Lo mejor es no excederse, ya que cuatro iconos son funcionales y evitan que tu firma luzca saturada.

Asegúrate de mantener tus perfiles actualizados y verifica que estos tengan contenido interesante y relevante. Si no has tuiteado en varios meses, es recomendable que dejes Twitter fuera.

Ejemplo de iconos de redes sociales en una firma de correo

Mira el siguiente ejemplo, realizado con el Generador gratuito de firma de correo electrónico de HubSpot.

6. Haz enlaces rastreables

Para averiguar si los enlaces en tu firma realmente atraen clics y tienen un impacto, lo mejor es que los hagas rastreables. Sigue estas instrucciones para crear fácilmente un enlace de seguimiento que te ayude a rastrear el tráfico que generan. Puedes cambiar el formato de tu firma o la redacción para ver qué opciones generan más clics.

7. Divide los espacios con líneas

Hay formas de ajustar una gran cantidad de texto en un área reducida, sin comprometer el diseño.

Emplear líneas para dividir en secciones o apartados es útil para presentar diferentes tipos de información como tu nombre, datos de contacto, tu cargo, tu logotipo o cualquier llamada a la acción.

Ejemplo del uso de líneas para dividir información en firma de correo

Usar líneas es una excelente manera de separar la información y distribuir el espacio. Recuerda ser coherente con el resto del diseño, como en este ejemplo minimalista:

8. Permite que la gente reserve una cita desde tu firma

Si envías correos electrónicos a colegas y clientes para programar reuniones puedes facilitar esta acción incluyendo un enlace para agendar citas directamente en tu calendario desde tu firma de correo electrónico. Existen varias herramientas que te permiten esta funcionalidad. 

Una de ellas es el Software de HubSpot para agendar reuniones. Si eres cliente de HubSpot Sales, puedes compartir tu enlace con cualquier persona y dejar que elija entre los horarios disponibles. Si lo deseas, HubSpot CRM puede crear automáticamente un nuevo registro de contacto para reservar una reunión, si aún no existe.

Otra herramienta para reuniones es Calendly, que cuenta con una versión básica gratuita que te permite integrar tu calendarios de Google y Office 365. Otra herramienta de reserva con un precio accesible al mes es YouCanBookMe.

Ejemplo de firma de correo con reserva de citas

En este ejemplo puedes apreciar que el botón para acceder al calendario online es muy vistoso; justamente para motivar a las personas a reservar.

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9. Incluye el prefijo internacional en tu número de contacto

Si trabajas con personas de todo el mundo, no olvides el prefijo internacional o código de área de tu país en tu número de teléfono. Muchas personas pasan por alto este detalle, pero es realmente útil para tus colegas y clientes internacionales.

Ejemplo de una firma de correo con código de teléfono internacional

Te presento este ejemplo de un corporativo con sedes en varios países. Tener el código internacional en su firma de correo electrónico posibilita que las personas de otras naciones puedan comunicarse fácilmente por teléfono, si así lo requieren.

10. Optimiza tu diseño para dispositivos móviles

La mayoría de los informes sobre las tasas de apertura de correo electrónicos concluyen en que los dispositivos móviles son los responsables de 42 % de todas las aperturas. Los usuarios más jóvenes son los que más utilizan estos medios para revisar sus correos electrónicos. Por ello deberás tener en mente a los usuarios de dispositivos móviles cuando escribas correos electrónicos, incluida tu firma.

Una forma importante de hacer que tu firma de correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles es diseñar la escala para que sea fácil de leer y hacer clic. Hay dos medidas importantes que debes tomar en cuenta:

• Píxeles: el tamaño ideal para una firma de correo electrónico en tabletas o smartphones, que tienen pantallas más pequeñas, es de 320 x 600 píxeles. En el caso de las computadoras de escritorio o portátiles, la medida es de 700 x 300 píxeles.
• KB: si envías más de 30 correos al día lo mejor es que cuides muy bien el tamaño en KB, para evitar ocupar mucho espacio en tu almacenamiento. Procura que tu firma tenga un peso de menos de 50 KB.
• Ejemplo de firma de correo optimizada para dispositivos móviles

Asegúrate de que tu texto, enlaces y botones sean claramente visibles en pantallas pequeñas y verifica que la gente pueda tocarlos con los dedos.  

En el ejemplo siguiente observa el espacio entre los diferentes elementos en los que se puede hacer clic, estos espacios evitan que los usuarios pulsen accidentalmente el icono de Facebook cuando en realidad tenían la intención de ir a Twitter.

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Marketing

¿Por qué debería implementar una firma de correo electrónico?

1. Una firma bien diseñada proyectará una imagen profesional y aumentará la confianza en tus comunicaciones.

2. Reforzarás tu marca, incluyendo promociones o enlaces relevantes, y conviertiendo cada correo en una oportunidad de marketing.

3. Proporcionará información de contacto clara y accesible, facilitando la comunicación y la resolución rápida de las consultas.

Beneficios de implementar una firma de correo electrónico

En un mundo donde la comunicación empresarial se realiza predominantemente a través del correo electrónico, contar con una firma de correo bien diseñada se ha convertido en una necesidad más que en una opción. Las firmas de correo electrónico no solo añaden un toque profesional a tus mensajes, sino que también pueden ofrecer una serie de beneficios significativos para ti y tu organización.

Por lo tanto, estos son algunos de los principales beneficios de implementar una firma de correo electrónico efectiva que debes conocer y que hoy, de la mano de HubSpot, quiero compartirte.

1. Profesionalismo y credibilidad

Una firma de correo electrónico bien estructurada y profesional genera una impresión positiva y aumenta la credibilidad de quien envía el mensaje. Esto es crucial tanto en comunicaciones internas como externas. Los correos con firmas bien diseñadas reflejan una imagen de profesionalismo, lo que puede influir favorablemente en las percepciones de clientes, socios y colegas.

2. Branding y reconocimiento

Las firmas de correo electrónico son una excelente oportunidad para reforzar la marca de tu empresa. Incluir el logotipo, los colores corporativos y los lemas en tu firma de correo ayuda a construir y mantener la identidad de tu marca. Esto no solo hace que tu comunicación sea más reconocible, sino que también asegura que tu marca esté siempre presente en las mentes de tus destinatarios.

3. Marketing y promociones

Tu firma de correo electrónico puede servir como una herramienta de marketing eficaz. Puedes incluir enlaces a tus últimas ofertas, promociones o contenidos de blog. Esto convierte cada correo que envías en una oportunidad para promocionar tus productos o servicios. Es una forma sutil pero efectiva de mantener a tus contactos informados sobre las novedades de tu empresa sin ser intrusivo.

4. Redes sociales y tráfico web

Incluir enlaces a tus perfiles de redes sociales en tu firma de correo electrónico puede ayudar a aumentar tu presencia en estas plataformas. Esto facilita a los destinatarios la conexión contigo en diferentes canales, lo que puede conducir a un mayor engagement y tráfico orgánico hacia tus perfiles de redes sociales. Asimismo, puedes añadir un enlace a tu sitio web, aumentando así las visitas y potencialmente, las conversiones.

5. Contactabilidad y accesibilidad

Una firma de correo electrónico completa y detallada facilita a los destinatarios ponerse en contacto contigo. Incluir información como tu número de teléfono, dirección física y otros métodos de contacto asegura que las personas puedan comunicarse contigo de la manera que les resulte más conveniente. Esto mejora la accesibilidad y puede acelerar los procesos de comunicación y resolución de problemas.

6. Consistencia y estándares corporativos

Implementar firmas de correo electrónico estandarizadas en toda la empresa asegura que todos los empleados presenten una imagen coherente y profesional. Esto es particularmente importante en empresas grandes donde la consistencia en la comunicación puede impactar significativamente la percepción de la marca. Un formato de firma uniforme ayuda a mantener la coherencia y profesionalismo en todas las interacciones por correo electrónico.

7. Legalidad y cumplimiento

En muchos países, es un requisito legal incluir cierta información en los correos electrónicos empresariales, como detalles de contacto y avisos legales. Una firma de correo bien diseñada puede asegurar que se cumplan estos requisitos, ayudando a tu empresa a evitar posibles problemas legales y multas.

8. Facilita el networking

Las firmas de correo electrónico también facilitan el networking. Al incluir enlaces a tu perfil de LinkedIn o a otros perfiles profesionales, invitas a tus contactos a conectar contigo en otras plataformas. Esto puede abrir puertas a nuevas oportunidades de negocio, colaboraciones y crecimiento profesional.

9. Impacto ambiental

Una firma de correo electrónico puede incluir un recordatorio amigable sobre la importancia de no imprimir correos innecesariamente. Este pequeño gesto puede fomentar prácticas más sostenibles dentro y fuera de tu organización, contribuyendo a una mayor conciencia ambiental.

10. Analítica y seguimiento

Al usar enlaces rastreables en tu firma de correo, puedes obtener datos valiosos sobre cuántas personas están interactuando con tu firma. Esto te permite medir la efectividad de tus campañas de marketing y ajustar tus estrategias en consecuencia. Las firmas de correo electrónico, por lo tanto, no solo son una herramienta de comunicación, sino también una fuente de datos útil para el análisis y la mejora continua.

Implementar una firma de correo electrónico profesional y bien diseñada ofrece numerosos beneficios que van más allá de la simple estética. Desde reforzar tu marca y aumentar la credibilidad, hasta facilitar el contacto y promover el marketing, una firma de correo electrónico efectiva puede transformar la manera en que te comunicas y cómo te perciben los demás. Aprovecha esta herramienta poderosa para maximizar cada correo que envías y disfrutar de todos los beneficios que puede ofrecer.

Ejemplos de firmas de correo electrónico atractivas

Y si necesitas un poco más de inspiración para crear una firma de correo electrónico única y que plasme tu profesionalidad, experiencia y personalidad, te comparto unos ejemplos de referencia.

1. Firma de correo electrónica con colores degradados

La combinación de dos o tres colores y los degradados pueden ser una gran idea para tu firma de correo electrónico.

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2. Con colores de alto contraste

¿Te sientes un poco más atrevido? Los colores contrastantes son una excelente opción si quieres salir de lo común. Este tipo de combinaciones son ideales para diseñadores, ilustradores, moda, arquitectura, cómic o gente relacionada con el arte.

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3. Firma de email minimalista

Menos es más y esta firma de correo electrónico lo comprueba. Observa cómo una buena jerarquización de la información y un color sólido y simple como el negro pueden lucir muy bien.

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4. Firma con fotografía a color

¿Quieres que tu foto se lleve toda la atención? ¡Ponla a color! Procura que el resto de la información esté en un color sólido para evitar una saturación.

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5. Firma de correo electrónico con elementos simples

Si vas a usar elementos gráficos en tu firma de correo electrónico, procura limitarte a 1 o 2 para evitar un diseño desorganizado.

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6. Con enlace a evento

Aprovecha tu firma de correo electrónico para interesar a tus contactos en el próximo evento que tu empresa organiza. Incluye un enlace que les dé oportunidad de registrarse y conocer más sobre las actividades; así puedes generar más interés.

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7. Con mensaje de temporada

También puedes enviar mensajes que hagan referencia a una celebración importante para tus contactos. Es una forma de presentarte de manera más cálida y humana, incluso con quienes recién comienza una relación de trabajo por este medio.

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8. Firma electrónica con banner de promoción

Los call to action en las firmas electrónicas son una gran manera de recordarles a tus destinatarios que tu empresa o negocio tiene precios especiales u ofertas que quizá no conozcan. Puedes agregar un banner con un enlace que lleve directamente a la página destino o tienda en línea, para que no pierdan tracción buscando el link. 

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9. Firma con actualizaciones de Instagram

Si tu perfil de Instagram muestra tu trabajo, productos y casos de éxito, considera agregarlo en tu firma. De esa manera abres la posibilidad de sumar seguidores a la plataforma, que se enamoren de tu contenido y luego acudan a él para realizar compras o negocios.

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10. Con enlace a blog oficial

Añadir un enlace a tu blog o a la publicación más reciente es otra manera de asegurarte de que quienes reciben un correo se conviertan en lectores y se suscriban a él.

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11. Con descarga de app

Consigue más descargas a tu app incluyéndola en tu firma, sobre todo si estás en el periodo de lanzamiento o acaba de actualizarse. Tu firma electrónica puede ser parte de tu estrategia de email marketing.

12. Firma de email con banner para agendar cita

Haz de tus mensajes de correo electrónico el inicio de una relación profesional fructífera. Incluye botones para que las personas agenden citas contigo. De esa forma no pierden tiempo si tienen preguntas o si genuinamente despertaste su interés. 

13. Con enlace a sitio web

Si tienes un sitio web que desees que tus contactos exploren, entonces no dudes en incorporarlo a tu firma de correo electrónico. Esta puede ser una excelente táctica para que las personas conozcan tu oferta, antes de entablar una conversación contigo. 

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14. Firma corporativa moderna

Los vectores y los tonos azules son la combinación perfecta para crear una firma de correo corporativa, pero con un toque moderno. Esto puede reflejar una visión innovadora y disposición a asumir nuevos retos, pero también indica responsabilidad y compromiso. Sí, así de importante es este recurso.

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15. Firma de correo en tonos oscuros

El negro siempre es una elección muy segura, pues representa elegancia y sofisticación. Sin embargo, puedes añadir un poco de frescura combinándolo con otros colores más audaces como el amarillo o el verde, siempre y cuando esto vaya de acuerdo con la imagen de tu empresa. En caso de que así sea, lograrás una firma de correo muy profesional y con personalidad.

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16. Firma de email con código QR

Los códigos QR se han convertido en un recurso muy usado en los últimos tiempos, y cuando se trata de aprovechar el espacio y la oportunidad, pueden ser una gran añadidura a tu firma de correo, pues te permite enlazar a tus contactos con algún sitio o contenido específico. 

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17. Firma con oferta incluida

Como ya te lo he presentado en otros ejemplos, tu firma de correo puede ser un excelente espacio para atraer clientes y cerrar ventas. Por ejemplo, si cuentas con una promoción atractiva, puedes incluirla como banner debajo de tus datos. 

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Cómo agregar o cambiar tu firma de correo en Gmail y Outlook (Hotmail)

Añadir tu firma a tu cuenta de correo suele ser muy sencillo, aunque el proceso varía según el proveedor de correo que utilices. A continuación te diré cómo hacerlo en los servidores más populares: Gmail y Outlook (Hotmail).

1. Gmail

1. Abre tu cuenta de Gmail.

2. En la esquina superior derecha haz clic en el engranaje y luego en la opción «Configuración».

3. En la sección «Firma», agrega el texto que quieras en el cuadro. Puedes añadir una imagen y cambiar el estilo del texto según tu criterio. Si lo deseas, para ahorrar tiempo puedes diseñar tu firma de Gmail previamente con una herramienta gratuita como la de HubSpot.

4. En la parte inferior haz clic en «Guardar cambios».

2. Outlook (Hotmail)

1. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft (Hotmail/Outlook).  

2. Selecciona el icono en forma de engranaje y elige la opción «Ver toda la configuración de Outlook».  

3. Una vez en esa ventana ve a «Correo» > «Redactar y responder» > «Firma de correo». En este apartado podrás escribir la firma que desees o agregar una imagen. Para ahorrar tiempo y mejorar tu diseño, puedes crear previamente tu firma de Outlook con apoyo de herramientas gratuitas como el generador de firmas de HubSpot.

4. Guarda los cambios ¡y listo!

Finalmente, asegúrate de que tu firma se vea tan bien. Puedes probarla con varios contactos.

Toma en cuenta que, por ejemplo, Microsoft Outlook no reconoce imágenes de fondo, así que evita usarlas. Otros proveedores de correo electrónicos no cargan imágenes en absoluto; así que verifica las posibilidades de tu cuenta.

3. HubSpot

Crear una firma de email con la ayuda del Generador de Firmas de correo de HubSpot es muy sencillo. A continuación, te incluyo un video explicativo y un paso a paso con los detalles para que puedas conseguir tu firma profesional rápidamente:

Paso a paso para crear tu firma de correo

En primer lugar, debes acceder al generador de firmas de correo gratuito de HubSpot. 

Solo tienes que completar un formulario de información general, que incluye todos tus datos personales y luego te permite agregar enlaces a tus redes sociales a través de otro formulario.

Una vez añadida esta información, personaliza el estilo de tu firma de correo electrónico eligiendo un tema, fuentes y los colores de tu preferencia. Los dos últimos formularios sirven para agregar un texto o imagen de las certificaciones de HubSpot Academy que has completado. Incluir tus certificaciones puede otorgar gran credibilidad y mayor experiencia a tu nombre y compañía.

Una vez que hayas completado todos los formularios y te encante el resultado, puedes usar tu nueva firma de correo electrónico en cualquier proveedor de correo electrónico, incluidos Gmail, Outlook (Hotmail) y Yahoo! Mail.

Clientes de HubSpot: puedes obtener una vista previa de cómo se ven tus mensajes en más de 30 servidores de correo directamente en el Software de email marketing de HubSpot, así como también una vista previa de cómo lucirán tus correos en cualquier dispositivo, incluyendo ordenadores de escritorio, tabletas o smartphones.

Como puedes ver, en unos cuantos pasos tendrás disponible tu propia firma con un diseño increíble y ameno, que interesará a tus posibles clientes o empleadores.

Preguntas frecuentes sobre firma de correo electrónico

Estas son algunas de las preguntas que nuestros usuarios se hacen con mayor frecuencia sobre firma de correo electrónico: