El empleado de oficina promedio envía 40 correos electrónicos por día. Esto significa que tiene 40 oportunidades para promocionarse a sí mismo y a su empresa en estos mensajes que manda diariamente.

Mucha gente trata sus firmas de correo electrónico como algo insignificante, lo que se convierte en una verdadera oportunidad perdida. Esas firmas son la ocasión perfecta para que dejes claro quién eres, facilites a las personas que se comuniquen contigo y les brindes un lugar al cual ir para obtener más información, ya sea sobre ti, tu negocio o acerca de lo que estás trabajando.

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Si solo estás poniendo tu nombre y un punto o dos de información de contacto en tu firma, no estás aprovechando al máximo la ocasión de conectarte e interactuar con las personas a las que envías un correo electrónico. Aunque tampoco es buena idea exagerar; saturar tu firma de enlaces e información es simplemente spam y autopromocional.

Entonces, ¿cómo se ve una gran firma de correo electrónico? Aquí hay algunos consejos para crear firmas que son útiles y profesionales, incluidos algunos excelentes ejemplos.

También pueden incluirse llamadas a la acción, animaciones y otros elementos que las destaquen de entre otras firmas electrónicas, promoviendo acciones que interesan a quien envía los correos, como agendar citas, cerrar negocios u ofrecer contenidos y materiales valiosos. 

Antes que nada, te recomendamos usar el Generador de firma de correo electrónico de HubSpot para crear tu propia plantilla de firma de correo electrónico profesional y agregarla fácilmente a cada cliente al que envíes un mensaje:

Generador gratuito de firma de correo electrónico de HubSpot

Solo tienes que completar un formulario de información general, que incluye todos tus datos personales y luego te permite agregar enlaces a tus redes sociales a través de otro formulario.

Una vez agregada esta información, personaliza el estilo de tu firma de correo electrónico eligiendo un tema, fuentes y los colores de tu preferencia. Los dos últimos formularios sirven para añadir un texto o imagen de las certificaciones de HubSpot Academy que has completado. Incluir tus certificaciones puede añadir gran credibilidad y mayor experiencia a tu nombre y compañía.

Una vez que hayas completado todos los formularios y te encante el resultado, puedes usar tu nueva firma de correo electrónico en cualquier proveedor de correo electrónico, incluidos Gmail, Outlook (Hotmail) y Yahoo! Mail.

Ahora sí, conozcamos qué debes tener en cuenta para crear una firma de correo electrónico perfecta.

Qué debe llevar una firma de correo electrónico

Los elementos básicos que toda forma de correo electrónico debe tener son:

1. Nombre completo y cargo del remitente

Ya que su principal función es ser una firma, esta deberá incluir el nombre completo de quien escribe y el cargo que ocupa en la empresa o negocio. Si se trata de un profesional freelance o autónomo, hay que agregar la actividad principal (por ejemplo: diseñadora web, consultor en U/X, redactor, editora, etc.).

Sumar una foto personal también se agradece, especialmente cuando es la primera vez que se establece contacto, porque da confianza ver el rostro de quien escribe desde el inicio.

2. Branding de la empresa o diseño personalizado

Si quien escribe pertenece a una empresa, la firma del correo electrónico tiene que identificarle como tal. Esto es, debe utilizar los colores de su diseño de marca, algunos de los distintivos, tipografías, lema y aquellos elementos que se mencionan en su manual de uso de marca. Así es más fácil que el destinatario no desestime el correo y lo atienda, porque podrá confiar en que quien le escribe tiene intenciones profesionales legítimas.

Para quien se encuentre en situación de autónomo, conviene también agregar detalles en el diseño que vayan acorde a su actividad y personalidad.

3. Datos de contacto directos y actualizados

Cuando se añaden los datos de contacto del remitente, es importante que sean los directos, incluyendo las extensiones, para asegurar una comunicación directa si se abre la posibilidad de una llamada telefónica o una cita presencial.

Por otro lado, es común que haya cambios en los números, direcciones y enlaces a páginas. Te recomendamos que todo eso esté actualizado en tu firma de correo para evitar confusiones o perder oportunidades de trabajo por un error en el teléfono.

4. Enlaces a redes sociales, sitio web o blog

Las firmas de correo electrónico permiten que se incluyan enlaces que lleven a sitios web, perfiles de redes sociales o blogs oficiales. Con ellos les permites a tus contactos conocer más de tu oferta y experiencia, así que aprovecha la oportunidad de incluirlos.

1. Enfatiza tu nombre, cargo e información de contacto secundaria

Como puedes suponer, tu nombre es lo primero. A continuación de él debes indicar tu cargo y dónde pueden comunicarse contigo.

Tu puesto podría significar el título de tu trabajo, empresa, escuela o una organización similar que consideres importante para tus destinatarios. Con el tiempo tu nombre deberá ser tu propio identificador, por supuesto, pero el uso de una marca más popular, e incluso tu propio logotipo, garantiza que llame la atención de tus lectores y que tomen tu mensaje más en serio.

La información de contacto secundaria también es relevante. Es posible que no desees incluir tu número de teléfono personal, pero podrías aprovechar esta oportunidad para promocionar tu sitio web personal; es una forma pasiva de abrir las líneas de comunicación con la gente.

Ejemplo de firma de correo con datos esenciales

Aquí hay una firma de correo electrónico de muestra que coincide con los tres elementos descritos anteriormente: el nombre y apellido de José van acompañados de su puesto de trabajo en la empresa. También promueve el sitio web de la compañía para que sus destinatarios tengan otro medio para contactarlo y obtener más información.

Ejemplo de firma de correo con datos completos

2. Mantén los colores simples y consistentes

La marca es más efectiva cuando es consistente y eso incluye tu firma de correo electrónico. Agregar color a tu firma es un buen toque que te ayudará a destacar del resto de tu mensaje. Si eliges usar color, asegúrate de utilizar uno o dos además del texto en negro.

Ejemplo de uso del color en una firma de correo

Emplea detalles sutiles para que coincidan con tu logotipo o marca, como en la firma de correo electrónico a continuación. Observa cómo los diferentes tipos de azules hacen un buen contraste. 

Ejemplo de firma de correo con uso adecuado del color

3. Utiliza la jerarquía de diseño

Un buen diseño consiste en presentar tu información de una manera fácil de digerir. Debido a que tu firma de correo electrónico es más una lista de información que una historia convincente, seguramente querrás utilizar la jerarquía para dirigir los ojos de los lectores hacia lo que deberían leer primero.

Ejemplo de diseño de firma de correo

Usar un diseño completamente fuera de lo común es una buena idea. En cuanto a las imágenes para firma de correo electrónico, puedes hacer uso de alguna fotografía de perfil para que muestres un poco más de tu persona. Asegúrate de que esta imagen sea lo más profesional posible, sin dejar de plasmar tu personalidad. De esta manera le darás un toque único a tu firma.

Si vas a ocupar el logotipo de tu empresa u otros elementos como tipografías o vectores, corrobora que todo esté bien jerarquizado para evitar la saturación. Los formatos ideales para las imágenes en tu firma de correo electrónico son el formato PNG o JPEG, pues tienen mayor compatibilidad. 

Ejemplo de firma de correo de diseño con formas

4. Incluye un call to action (y actualízalo regularmente)

Una de las cosas más inteligentes que puedes hacer en tu firma de correo electrónico es incluir una llamada a la acción o call to action (CTA, por sus siglas en inglés). Los mejores CTA de firma de correo electrónico son simples, actualizados, no agresivos y en línea con tu estilo de correo electrónico, lo que hace que parezcan más como un post-script y menos como un argumento de venta. Elige un CTA que se alinee con uno de tus objetivos comerciales actuales y ponlo al día cuando esos objetivos cambien.

Ejemplo de CTA en una firma de correo

Este es un gran ejemplo de cómo una firma de correo electrónico puede incluir un CTA para lograr una acción por parte del lector. En esta ocasión, el remitente hace una invitación directa y sencilla: donar a la organización que dirige. 

Ejemplo de firma de correo de diseño con CTA

5. Incluye íconos en los que se pueda hacer clic y que se vinculen con tus perfiles sociales

Tu presencia en las redes sociales es una parte importante de tu marca personal porque te ayuda a ganar seguidores en tu espacio y muestra a las personas lo que te importa. Puedes contar mucho sobre una persona por lo que publica y cómo se retrata.

Por eso es una buena idea incluir enlaces a tus páginas de redes sociales en tu firma de correo electrónico. No solo refuerzan tu marca personal, sino que también ayudan a las personas a encontrar nuevas formas de contactarte y seguirte.

¿Algo aún mejor? Puedes atraer tráfico a tu contenido en línea si incluyes enlaces a ese contenido en las redes sociales. Entonces, si agregas íconos sociales en tu firma, asegúrate de mantener tus perfiles actualizados y repletos de contenido interesante y relevante. En otras palabras, si no has tuiteado en seis meses, es posible que desees dejar Twitter fuera.

¿Por qué usar íconos de redes sociales en lugar de simplemente enlaces de texto? Los íconos son más fáciles de reconocer para las personas, además de que se destacan del resto del texto incluido. Una recomendación importante, según el portal Xink: lo mejor es no excederse, ya que cuatro íconos son funcionales y evitan que tu firma luzca saturada.  

Si tienes mucha presencia en diversos sitios de redes sociales, concéntrate en las cuentas más importantes para hacer crecer tu negocio o construir tu marca personal. Si incluyes muchos íconos de redes sociales, al menos intenta reducir el resto del contenido si es posible, para que tu diseño no se vea atiborrado.

Ejemplo de íconos de redes sociales en una firma de correo

Mira cómo puedes hacerlo en el siguiente ejemplo, realizado con el Generador gratuito de firma de correo electrónico de HubSpot.

Ejemplo de firma de correo con iconos de redes sociales

6. Haz enlaces rastreables

Muy bien, pusiste algunos enlaces en tu firma de correo electrónico, incluidos tu CTA y tus íconos de redes sociales, pero ¿alguien está haciendo clic en ellos?

Para averiguar si los enlaces en tu firma realmente atraen clics y tienen un impacto, lo mejor es que los hagas rastreables. Esta acción es la misma que harías con cualquier otro enlace en tus correos electrónicos.

Sigue estas instrucciones para crear fácilmente un enlace de seguimiento que te ayude a atribuir a tu firma de correo electrónico el tráfico a tu sitio web. Regularmente, puedes cambiar el formato de tu firma o la redacción dentro de ella para ver qué genera más clics.

7. Usa divisores espaciales

Si deseas dar mucha información, hay formas de ajustar una gran cantidad de texto en un área reducida sin comprometer el diseño.

Esto es útil para dividir diferentes tipos de información como tu nombre y datos de contacto, tu logotipo, cualquier llamada a la acción que tengas o incluso un cargo de responsabilidad.

Ejemplo del uso de divisores en firma de correo

El uso de divisores de espacio dentro de tu diseño, como en el ejemplo a continuación, es una excelente manera de hacerlo. También puedes usar divisores de glifos, que es el símbolo de barra vertical (es decir, |).

Ejemplo de firma de correo de diseño con formas

8. Permite que la gente reserve tiempo en tu calendario directamente desde tu firma

Si te encuentras enviando correos electrónicos de ida y vuelta con colegas y clientes que desean programar reuniones contigo, facilita esta acción al incluir un enlace para reservarlas en tu calendario directamente desde tu firma de correo electrónico.

Ejemplo de firma de correo con reserva de citas

Existen muchas herramientas que ayudarán a las personas a reservar citas. Una de ellas es HubSpot con el Software gratuito para agendar reuniones.

Si eres cliente de HubSpot Sales, puedes compartir tu enlace de reunión personalizada con cualquier persona con la que desees reservar una reunión y dejar que elija entre los horarios disponibles. Si lo deseas, puedes hacerlo para que HubSpot CRM cree automáticamente un nuevo registro de contacto para cualquiera que reserve una reunión si aún no existe.

Otra herramienta para reuniones es Calendly, que es gratuita en su plan Basic y te permite integrar tu calendarios de Google y Office 365. YouCanBookMe es otra herramienta de reserva que tiene un precio muy accesible por calendario por mes.

En este ejemplo puedes apreciar que la opción para agendar una cita es muy vistoso; esto facilita a las personas hacerlo sin complicaciones.

Ejemplo de firma de correo con generador de citas

Imagen vía CodeTwo

9. Incluye un prefijo internacional en tu número de contacto

Si trabajas con personas de todo el mundo, no olvides el prefijo del código de tu país cuando incluyas tu número de teléfono. Muchas personas pasan por alto esto si no están acostumbradas a marcar prefijos internacionales, pero es realmente útil para tus colegas y clientes internacionales.

Ejemplo de una firma de correo con código de teléfono internacional

Aquí hay un ejemplo de una ejecutiva de un corporativo con sedes en otros países. Tener el código de país en su firma de correo electrónico posibilita que las personas de otros países puedan comunicarse con ella por teléfono.

Ejemplo de firma de correo con código telefónico internacional

10. Haz tu diseño apto para dispositivos móviles

La mayoría de los informes sobre las tasas de apertura de correo electrónicos concluyen en que los dispositivos móviles son los responsables de al menos un 50 % de todas las aperturas. Además, los usuarios más jóvenes son los que más utilizan estos medios para revisar sus correos electrónicos.

Debido a que más personas leen el correo electrónico en dispositivos móviles, deberás mantener a los usuarios móviles en la mente cuando escribes correos electrónicos, incluida tu firma.

Una forma importante de hacer que tu firma de correo electrónico sea compatible con dispositivos móviles es diseñarla para que sea fácil de leer y puedan hacer clic. Aquí es donde la escala se vuelve realmente importante.

Asegúrate de que tu texto sea lo suficientemente grande como para leerlo en pantallas móviles pequeñas. Recuerda también que tus enlaces y botones sean lo suficientemente grandes y espaciados como para que la gente los toque con los dedos.  

De igual forma, no olvides cuidar el tamaño en el que crees tu firma de correo electrónico. Hay dos medidas importantes que debes asegurar:

Pixeles

El tamaño de pixeles determina visualmente qué tan grande es tu firma y si es posible ajustarla a pantallas móviles. El tamaño ideal para una firma de correo electrónico en tabletas o smartphones, que tienen pantallas más pequeñas, es de 320 x 600 píxeles. En el caso de las computadoras de escritorio o portátiles, la medida es de 700 x 300 píxeles.

KB

Si envías más de 30 correos al día lo mejor es que cuides muy bien el tamaño en KB, para evitar ocupar mucho espacio en tu almacenamiento. Procura que tu firma tenga un peso de menos de 50 KB.

Ejemplo de firma de correo optimizada para dispositivos móviles

Revisa el ejemplo a continuación y observa cuánto espacio hay entre los diferentes elementos en los que se pueden hacer clic, como los íconos de redes sociales. Estos son excelentes para tocar con el dedo en una pantalla móvil y evitan que los usuarios pulsen accidentalmente el ícono de Facebook cuando en realidad tenían la intención de ir a Twitter.

Ejemplo de firma de correo optimizada para dispositivos móviles

Imagen de Canva

12 ejemplos de firmas de correo electrónico atractivas

Y si necesitas un poco más de inspiración para crear una firma de correo electrónico única y que plasme completamente tu profesionalidad, experiencia y personalidad, te compartimos unos cuantos ejemplos que puedes tomar como referencia.

1. Firma de correo electrónica con colores degradados

La combinación de dos o tres colores puede ser una gran idea para tu firma de correo electrónico. Los degradados se prestan a cualquier tipo de diseño que más te guste.

Ejemplo de firma de correo en colores degradados

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2. Firma de correo electrónico con colores eléctricos

¿Te sientes un poco más atrevido? Los colores más llamativos combinados con sólidos son una excelente opción si quieres salirte de lo común. Este tipo de firmas son ideales para diseñadores o ilustradores.

Ejemplo de firma de correo llamativa

Fuente

3. Firma de correo electrónico minimalista

Menos es más y esta firma de correo electrónico lo comprueba. Tan solo mira cómo una buena estructura y jerarquización de información y elementos pueden lucir tan bien acompañadas con un color sólido y simple como lo es el negro.

Ejemplo de firma de correo minimalista

Fuente

4. Firma de correo electrónico con fotografía a color

¿Quieres que la atención la gane tu foto de perfil? ¡Ponla a color! El resto de tu información tendrá que estar en un color sólido para evitar una posible saturación.

Ejemplo de firma de correo colorida

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5. Firma de correo electrónico con elementos simples

Si vas a usar elementos gráficos en tu firma de correo electrónico, procura limitarte a 1 o 2 para evitar un diseño desorganizado.

Ejemplo de firma de correo simple

Fuente

6. Firma de correo electrónico con enlace a evento

Aprovecha tu firma de correo electrónico para interesar a tus contactos en el próximo evento que tu empresa organiza. Incluye un enlace que les dé oportunidad de registrarse y conocer más sobre las actividades; así puedes generar más interés.

Ejemplo de una firma de correo electrónico con enlace para registro a evento

Fuente

7. Firma electrónica con mensaje de temporada

También puedes enviar mensajes de felicitaciones o que hagan referencia a una celebración importante para tus contactos. Es una forma de presentarte de manera más cálida y humana, incluso con quienes comienzas una relación de trabajo por este medio.

Ejemplo de una firma de correo electrónico con mensaje de temporada

Fuente

8. Firma electrónica con banner de promoción

Los call to action en las firmas electrónicas son una gran manera de recordarles a tus destinatarios que tu empresa o negocio tiene precios especiales u ofertas que quizá todavía no conozcan. Puedes agregar un banner que lo anuncie con un enlace que lleve directamente a la página destino o tienda en línea para que no pierdan tracción buscando el link o, peor, dejándolo para otro día. 

Ejemplo de una firma de correo electrónico con banner de promoción

Fuente

9. Firma electrónica con actualizaciones de Instagram

Si tu perfil de Instagram es digno de presumirse, sobre todo si es el espacio donde mejor se muestra tu trabajo, productos y casos de éxito, considera agregarlo en tu firma. De esa manera abres la posibilidad de sumar seguidores a la plataforma, que se enamoren de tu contenido y luego acudan a él para realizar compras o negocios.

Ejemplo de una firma de correo electrónico con feed de Instagram

Fuente

10. Firma electrónica con enlace a blog oficial

Esta es otra manera de asegurarte de que toda tu comunicación comparte lo más reciente de las publicaciones de tu blog. Si no se enteran por las redes sociales, tu sitio web o lo que tu audiencia comenta, tu firma electrónica es otro canal que invita a más lectores, aunque no estén inscritos a tu boletín.

Ejemplo de una firma de correo electrónico con enlace a blog oficial

Fuente

11. Firma electrónica con descarga de app

Consigue más descargas a tu app incluyéndola en tu firma, sobre todo si acaba de actualizarse o estás en periodo de lanzamiento. Tu firma electrónica puede ser parte de tu estrategia de marketing, no lo olvides.

Ejemplo de una firma de correo electrónico con banner para descarga de app

12. Firma electrónica con banner para agendar cita

Finalmente, haz de tus mensajes de correo electrónico el inicio de una relación profesional fructífera. Incluye botones para que las personas agenden citas contigo, una vez que han leído toda la información que les compartiste. De esa forma no pierden tiempo en caso de que tengan preguntas o hayas despertado genuinamente su interés. 

Ejemplo de una firma de correo electrónico con botones para agendar cita

Cómo agregar o cambiar tu firma de correo en Gmail y Outlook (Hotmail)

Según sea el proveedor de correo que utilices, las indicaciones pueden ser diferentes. Sin embargo, en cualquiera de los casos, suele ser muy fácil hacerlo. En esta ocasión te diremos cómo cambiar la firma de correo electrónico en los servidores más populares: Gmail y Outlook (Hotmail).

Cómo agregar o cambiar una firma de correo electrónico en Gmail

1. Abre tu cuenta de Gmail.

2. En la esquina superior derecha haz clic en el engranaje y luego en la opción «Configuración».

Cómo cambiar firma de correo en Gmail

3. En la sección «Firma», agrega el texto que quieras en el cuadro. Puedes añadir una imagen o cambiar el estilo del texto para dar formato a tus mensajes. De igual manera, puedes incluir una imagen que hayas desarrollado previamente en algún generador de firmas para correo electrónico.

Editar firma de correo en Gmail

4. En la parte inferior haz clic en «Guardar cambios».

Cómo agregar o cambiar una firma de correo electrónico en Outlook (Hotmail)

1. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft (Hotmail/Outlook).  

2. Selecciona el ícono en forma de engranaje y elige la opción «Ver toda la configuración de Outlook».  

Cómo cambiar firma de correo en Outlook

3. Una vez en esa ventana ve a «Correo» > «Redactar y responder» > «Firma de correo». En este apartado podrás escribir la firma que desees o agregar una imagen creada por algún generador.

Cómo cambiar firma de correo en Outlook desde la configuración

4. Guarda los cambios ¡y listo!

Finalmente, como con cualquier parte de un correo electrónico, asegúrate de que tu firma se vea tan bien como lo consideres. Lo puedes hacer probándola con varios clientes de correo electrónico. Microsoft Outlook no reconoce imágenes de fondo, por ejemplo, así que evita usarlas. Otros proveedores de correo electrónicos no cargan imágenes por defecto en absoluto.

Clientes de HubSpot: puedes obtener una vista previa de cómo se ven tus mensajes en más de 30 servidores de correo directamente en el Software de email marketing de HubSpot, así como también una vista previa de cómo lucirán tus correos en cualquier dispositivo, incluyendo computadoras de escritorio, tabletas o smartphones.

Accede al Generador gratuito de firmas para correo electrónico que HubSpot te ofrece. En unos cuantos pasos, tendrás disponible tu propia firma de un diseño increíble y ameno, que interesará a tus posibles clientes o empleadores.

Herramienta Firmas Email

 Firma Correo Electrónico

Publicado originalmente el 12 de enero de 2022, actualizado el 12 de enero de 2022

Topics:

Email Marketing