Iniciar cualquier proyecto no es fácil y menos si no se cuenta con una guía que indique por dónde empezar. Imagina que te asignen una tarea y no te den ninguna instrucción: sería difícil saber qué hacer o cómo quieren que se cumpla, ¿verdad? No obstante, esto se soluciona si se desarrolla un brief.
Hacer un brief es importante para ofrecer un panorama concreto de lo que se quiere hacer, cómo y en qué contexto. Adicionalmente, recibir un buen brief ayuda a que un equipo o una persona realice el proyecto de la mejor forma.
El briefing se conoce más en el ámbito de las áreas creativas como diseño, comunicación, marketing y publicidad, aunque realmente se puede hacer un brief para cualquier área y todo tipo de tareas. A continuación, verás qué es un brief, para qué sirve y algunos tipos de brief.
Qué es un brief
El brief o briefing es un documento claro y conciso que guía a una persona o grupo de personas para realizar un proyecto o tarea determinada, con el cual se tiene un panorama completo de qué es lo que se busca, cómo se hará, en qué tiempo y en qué contexto en particular.
El brief va más allá de una serie de instrucciones; es una herramienta que ofrece una visión, antecedentes, el momento actual y datos que ayuden a entender lo que se requiere hacer y el porqué de hacerlo. También es un documento estratégico que debe tener objetivos muy claros para desarrollar las acciones necesarias a fin de cumplirlos.
Su origen se remonta al entorno militar, ya que el brief era una instrucción rápida, pero sumamente entendible, de lo que debía hacer un soldado o grupo militar ante una situación específica.
Para qué sirve el briefing
El briefing es como un faro en altamar que guía a una embarcación por el mejor camino. Sirve para brindar un panorama que vaya de lo general a lo específico; además es referencial porque pone en perspectiva dónde se está. Sirve para dar orden y estructura, lo cual permite la planificación de ideas y tareas. Es proactivo, porque contempla una serie de acciones necesarias para llevar a cabo un proyecto.
El brief ayuda a una área, un equipo o una persona a trabajar de forma esquematizada y estratégica, con un enfoque que delinee un camino a seguir para evitar distracciones, malinterpretaciones o confusiones.
Una de las funciones principales de este documento es ser un puente entre dos entidades o entre empresas y proveedores (por ejemplo, entre una marca y el equipo de marketing), facilitando así la comunicación, el intercambio de ideas y el trazo de un camino con el fin de que se entiendan los objetivos del proyecto. En este sentido ayuda a contextualizar sobre qué es la empresa o marca, cómo quiere transmitir su mensaje y qué ha hecho, lo cual es fundamental para que los integrantes de un equipo tengan la perspectiva correcta.
Ventajas de un brief
- Claridad en los objetivos y expectativas del proyecto, facilitando el trabajo del equipo.
- Alineación en las partes interesadas, incluyendo al cliente, equipo creativo y otros colaboradores, en torno a un objetivo común y una visión compartida.
- Eficiencia en la optimización del tiempo y los recursos.
- Facilidad en la toma de decisiones.
Desventajas
- Rigidez, un brief demasiado detallado puede limitar la creatividad y la innovación al dejar poco espacio para la experimentación y la exploración de nuevas ideas.
- Mala comunicación, si el brief no se comprende correctamente pueden existir errores en la ejecución del proyecto.
- Limitaciones de tiempo, el tiempo necesario para elaborar un brief completo y detallado puede retrasar el inicio del proyecto.
- Dependencia, perder la capacidad de pensar de forma independiente o tomar decisiones creativas por sí mismos.
En qué se diferencian un brief y un plan de proyectos
El brief se centra en la visión general y la dirección creativa del proyecto, el plan de proyectos se centra en la planificación detallada y la gestión de todas las actividades necesarias para completar el proyecto de manera exitosa.
Brief |
Plan de proyectos |
| El brief se utiliza para comunicar los objetivos, requisitos y expectativas del cliente al equipo creativo. | El plan de proyectos se utiliza para organizar y gestionar todas las actividades necesarias para completar un proyecto. |
| Suele incluir información sobre el cliente, el público objetivo, los objetivos del proyecto, los mensajes clave, los requisitos técnicos, el alcance del proyecto. | Incluye detalles sobre la estructura del equipo, los recursos necesarios, el cronograma, el presupuesto, los hitos del proyecto, los riesgos identificados y los métodos de seguimiento y control. |
| Se centra en la visión general y en la dirección creativa del proyecto. | Se centra en la planificación y ejecución detallada del proyecto, desde el inicio hasta la finalización. |
Pilares fundamentales de un brief exitoso
Las características de un brief bien elaborado proporcionan una guía clara y completa para el desarrollo y ejecución exitosa de un proyecto. Un brief que aborde las características fundamentales, no solo facilita la comprensión y alineación entre todas las partes interesadas, sino que también ayuda a optimizar el tiempo, los recursos y los esfuerzos, conduciendo a resultados positivos y significativos.
Características fundamentales
- Identificación clara del problema o necesidad.
- Objetivos específicos y medibles.
- Definición del público objetivo.
- Beneficios claros y tangibles.
- Estrategia de comunicación.
6 tipos de brief
1. Brief publicitario
El brief publicitario sirve para presentar la información sobre un proyecto de publicidad. Se compone de varios elementos que proporcionan datos al equipo antes de llevar a cabo una campaña publicitaria, lo que permite tener una mejor organización y flujo de trabajo. En este documento se definen los aspectos generales de la campaña como los objetivos, el mercado hacia el cual se dirige (target), el presupuesto y el concepto.
2. Brief de diseño
El brief de diseño es el documento que se entrega al diseñador para solicitarle un trabajo de diseño. En este se enumera toda la información importante de un proyecto a nivel gráfico, por lo que contempla la voz de marca, el espectro de colores, los elementos visuales que se deben utilizar, etcétera.
3. Brief de marketing
Te preguntarás qué es el brief de marketing y si este es el mismo que el de publicidad. Aunque son similares, el brief de marketing se centra en la atracción y conversión de leads, mientras que el de publicidad trata sobre campañas.
Este tipo de brief ayuda a las marcas a comunicar el significado de sus productos y servicios; se trata, por lo tanto, de una carta de presentación de las marcas hacia un público. Este documento contiene un diseño visual que representa los valores de la marca e información sobre su identidad y los propósitos, con el objetivo de generar interés.
4. Brief de negocio
El brief de negocio contiene información sobre una organización específica, desde la idea y concepto hasta la financiación de la misma. Tiene como finalidad mostrar el alcance del negocio para adquirir inversionistas o conseguir patrocinadores.
5. Brief de proyecto
¿Entonces qué es el brief de proyecto? Se podría decir en general que todos los tipos de brief son de proyecto, pero este se refiere a un documento que se realiza para un proyecto específico en un área en particular; por ejemplo, si se requieren actualizar los procesos de reclutamiento se podría hacer un brief de este proyecto para el área de recursos humanos.
Este documento deberá contener, por igual, los elementos que pongan en contexto lo que se busca, cómo se quiere hacer y los pasos para conseguirlo.
6. Brief creativo
Aunque el brief creativo se relaciona con el brief de diseño, en realidad no son lo mismo. El brief creativo hay que entenderlo como el documento que será el puente entre una marca y un equipo creativo para generar un concepto alrededor de dicha marca, que será el eje rector para toda la comunicación que se realice.
El consejo de Juan Molano, Senior Marketing Manager en HubSpot LATAM
Un brief bien elaborado es el cimiento sobre el cual se construyen estrategias sólidas y duraderas.
Elementos de un brief
Existen tres bloques de elementos que debe contener un buen brief para que cumpla con su cometido: referenciales, que ofrecen un marco y perspectiva; operativos, relacionados con la acción y los pasos a seguir; y determinantes, que especificarán las acciones.
Elementos referenciales de un brief
- Descripción: de forma breve se tiene que describir en qué consiste el proyecto, qué implica, lo que se busca y delinear algunos requisitos. Cuanto más conciso y directo seas, mejor será el inicio de tu brief. Trata de no abarcar detalles poco relevantes. Cuida que tu redacción sea simple y clara para evitar confusiones; además, es importante que describas un único proyecto.
- Antecedentes: brinda toda la información que tengas a la mano y que contribuya a entender el proyecto, tales como campañas anteriores, materiales realizados en otra ocasión, etc. Pon mucha atención y no cedas a la tentación de agregar datos y datos que no te sean de utilidad, porque podrías hacer difícil la tarea de perfilar la empresa y la situación.
- Contexto: aquí se establece un marco contextual para ubicar a la marca, cómo se comunica y la situación actual en la que se mueve. Este punto no solamente tiene que ver con la empresa, el proyecto o la marca, sino con lo que se vive socialmente, las tendencias o estilos de vida del momento.
- Mandatorios: son aquellos puntos que configuran el perfil de la marca y de la audiencia a la cual se quiere llegar; por ejemplo, voz de marca, target, buyer persona, etc.
Elementos operativos de un brief
- Objetivos: un buen brief debe tener objetivos SMART para tener una guía clara de lo que se busca.
- Estrategias: para cumplir dichos objetivos hay que establecer las estrategias más adecuadas; es decir, saber qué se tiene que hacer y cómo llevarlo a cabo.
- KPI: aquí va la información que servirá para medir y evaluar qué tan buenos resultados están dando esas estrategias. Hay que establecer indicadores que sirvan de parámetro y ayuden a verificar en términos cuantificables si todo va en orden.
- Cronograma: este elemento se refiere a la información ordenada y planificada de quién será responsable de hacer ciertas tareas específicas y en qué tiempo se harán.
Elementos determinantes de un brief
- Restricciones: es posible que el cliente, la empresa o el líder de un proyecto establezca ciertos aspectos que quiere evitar. Estas instrucciones se convierten en un elemento fundamental que puede cambiar el rumbo de lo que se realizará. Por ejemplo, en una campaña publicitaria una marca podría pedir que no quiere utilizar ciertos términos en su comunicación o que se relacione con un movimiento político.
- Presupuesto: se pueden tener grandes ideas y planear un sinfín de acciones; pero, si el presupuesto es limitado, tal vez haya algunos aspectos que se deberán eliminar. En cambio, si hay un presupuesto holgado, entonces hay que aprovecharlo al máximo.
- Entregables: el brief indica qué se quiere hacer y debe tener un resultado que se verá materializado en algo; esto es lo que se considera un entregable. Puede ser un documento, una serie de campañas, los procesos, un diseño, un concepto creativo o un anuncio, entre otros.
- Tiempos: aquí se establecen los plazos en los que todo lo anterior debe cumplirse, así que es un elemento que determinará la forma de trabajar.
Ten en cuenta todos estos elementos para esquematizar un brief eficiente. En seguida, verás cómo hacer un brief en 5 pasos que te facilitarán la construcción de este documento respondiendo a una lógica bien estructurada.
Cómo hacer un brief
1. Ten claro el perfil de la empresa
Este primer punto debe responder quién es la entidad a la cual se le trabajará, así que utiliza toda la información que sirva para tener noción de qué es, qué hace, cómo se comunica, cuál es su interacción y su personalidad.
2. Verifica el contexto
No pierdas de vista el contexto en el que se enmarca el proyecto; en este punto respondes dónde está o dónde se mueve la empresa o marca. Aquí debes considerar los elementos referenciales antes descritos.
Esto implica investigar sus características demográficas, comportamientos en línea y necesidades. Segmentar la audiencia en grupos específicos y crear buyer personas ayuda a personalizar el enfoque y los mensajes. Además, practicar la empatía y ponerse en el lugar de la audiencia ayuda a crear contenido relevante y atractivo.
3. Observa cuál es tu audiencia
En este paso analiza, define y considera todo lo que tenga que ver con el público o audiencia en la que tendrá influencia o impacto el proyecto. Debes responder a quién te diriges e integrar toda la información que te ayude para conocerlo.
Esto implica investigar sus características demográficas, comportamientos en línea y necesidades. Segmentar la audiencia en grupos específicos y crear buyer personas ayuda a personalizar el enfoque y los mensajes. Además, practicar la empatía y ponerse en el lugar de la audiencia ayuda a crear contenido relevante y atractivo.
<<Descarga aquí tu guía gratuita para crear un buyer persona>>
4. Identifica un dolor y una solución
Esta parte debe responder al «porqué» del proyecto y «qué quiero hacer», así que debes integrar todos los elementos operativos antes mencionados. Es clave identificar una necesidad específica, un reto, un problema o algo que quieres mejorar, es decir, un «dolor» para determinar cuáles serán los pasos que conducirán hacia la solución.
5. Analiza los recursos con los que cuentas
Es importante que sepas cuáles son los recursos que tienes para llevar a cabo el proyecto. Estos pueden ser materiales, monetarios, temporales, tecnológicos y humanos, para que determines cuál será el rumbo y las acciones que te lleven a lograr los objetivos.
El briefing es una herramienta fundamental. Si consideras estos elementos y los pasos para su construcción te será más fácil desarrollar tus propios briefs creativos o interpretarlos, si es el caso.
Asegúrate de estructurar el documento de forma explicativa, pero siempre buscando la brevedad y contundencia. Es recomendable que cuando termines un brief lo leas en voz alta o lo des a algún conocido para que lo lea; si te puede explicar claramente de qué se trata, qué se quiere hacer, a quién va dirigido, cómo se hará y qué se busca conseguir, sabrás que tienes un brief eficiente en las manos.
El consejo de Juan Molano, Senior Marketing Manager en HubSpot LATAM
Un brief completo y detallado es la brújula que guía cada paso en una estrategia efectiva.
Cómo utilizar tu plantilla gratuita de brief
A continuación, te mostraremos los pasos a seguir para que descargues tu plantilla gratuita para crear un brief creativo inspirador:
Das clic en el botón naranja que dice "descargar gratis ahora".
Se te abrirá un formulario el cual debes llenar con todos tus datos y corroborar que esté correctos.
Una vez llenado el formulario, deslizas hacia abajo y le das en el botón "descargar".
En ese momento estás listo para hacer uso de la plantilla, le das clic en "descargar plantilla" e inmediatamente se te abrirá el archivo.
Es momento de usar tu plantilla y de responder cada una de las preguntas planteadas en el brief, en los slide 1 y 2, que te ayudan a orientar tu proyecto de forma clara y concisa.
Por último planea la fecha de lanzamiento, con las líneas del tiempo y las validaciones. Y esta listo tu brief de contenidos.
Preguntas frecuentes de los usuarios sobre el briefing
Qué es lo más importante del brief
Lo más importante del brief es proporcionar una comprensión clara y completa del objetivo del proyecto, así como de las expectativas y requisitos específicos del cliente. Debe incluir información detallada sobre el producto, servicio o cliente, el mercado objetivo, los mensajes clave que se desean comunicar, los plazos, el presupuesto y cualquier otra consideración relevante.
Qué es el briefing y por qué es importante participar de este proceso
El briefing es un documento que proporciona detalles esenciales sobre un proyecto, campaña o tarea específica. Es importante participar en este proceso porque permite al equipo creativo comprender completamente las necesidades y expectativas del cliente, así como los objetivos y restricciones del proyecto.
¿Cuándo se utiliza la palabra brief?
La palabra "brief" se usa para referirse tanto al documento en sí como al proceso de proporcionar esa información inicial para guiar el trabajo creativo.
