Gestión de proyectos: qué es, fases y metodologías

Cuando tu empresa decide desarrollar un proyecto necesita invertir recursos humanos y financieros para llegar a la meta.

Es por eso que requiere la capacidad de organización, planificación, coordinación y gestión de un equipo dedicado y, por supuesto, alguien que lo dirija.

Para que conozcas cómo se realiza esta actividad, te presentamos una guía con la que podrás saber del tema y, si te interesa, investigues más para que te conviertas en un gestor de proyectos que conduzca a las empresas a alcanzar sus objetivos.

Su fin será que dichas rutas de trabajo resulten productivas para que las metas y objetivos planteados al principio se cumplan.

Y para que la gestión de proyectos funcione es necesario seguir algunas etapas clave que permitirán que el trabajo fluya de la forma más eficiente. Te las compartimos para que las conozcas.

1. Análisis de la viabilidad del proyecto

Gracias a este primer paso podrás entender los alcances, los retos y la posibilidad de la realización del plan de proyecto. Aquí es cuando debes analizar los tiempos, el capital humano y el coste necesarios para alcanzar el objetivo planteado. También deben considerarse otros aspectos, como el tipo de herramienta que se utilizará para el seguimiento (por ejemplo, un software), el alcance que se desea tener con el proyecto y, por supuesto, qué tan factible es cumplir con plazos, aprovechar el financiamiento y presentar un buen resultado.

La importancia de esta etapa consiste en que podrás determinar la viabilidad del proyecto. Si después del análisis te das cuenta de que no encuentras un equilibrio positivo de todos los elementos contemplados para el proyecto, entonces no deberías realizarlo tal cual está. No solo porque sería riesgoso, sino porque podría traducirse en un fracaso para la empresa y un desperdicio de tiempo y dinero.

2. Planificación de tareas y asignación de responsables

Una vez que la viabilidad está confirmada, es momento de comenzar con la planificación del proyecto. En este punto se deberán definir todas y cada una de las tareas que deben realizarse a lo largo del proyecto, quiénes las llevarán a cabo, cuántos equipos se necesitarán, cuáles serán sus calendarios para cumplir con las fases y los resultados que se entregarán.

Al mismo tiempo, se deben describir puntualmente los recursos financieros que se invertirán, indicando de manera transparente la manera en que se administrarán y quién se encargará de hacerlo.

Una vez que se haya llegado a una planificación acordada por todos los involucrados en la estrategia, se debe convertir en un documento que esté al alcance de los equipos y colaboradores, como un PMBOK, para que puedan consultarlo. Cuanto más a la mano tengan la información, más sencillo será que todos comprendan su rol y cumplan con los objetivos.

3. Ejecución de las actividades

Toda la planificación comienza a realizarse en esta etapa. Se le da un seguimiento a las tareas conforme se van completando, y se realiza un registro de los obstáculos encontrados, la manera en que se superaron y los objetivos que se alcanzaron.

Al mismo tiempo, es importante mantener un entorno de trabajo adecuado, en el que los equipos se desarrollen con las herramientas necesarias, con una dirección que entienda sus necesidades y que provea una buena guía.

4. Rendimiento y control del proyecto

Los gerentes de los equipos y el director del proyecto compartirán impresiones del desarrollo del trabajo hecho en tiempo real, a medida que se lleva a cabo. Gracias al seguimiento realizado en la etapa anterior, se podrá comprobar si se cumplen los objetivos como se planificaron y si es necesario hacer modificaciones.

Con base en los datos recabados se puede hacer la gestión del seguimiento de las tareas planeadas, la gestión de entregables, la generación de incidencias y los reportes que muestren la evolución del proyecto; estos deben entregarse a los directores.

5. Cierre y análisis de resultados

La etapa final es en la que no solo se da el banderazo al proyecto, sino que se comprueba si la gestión fue correcta y las oportunidades de las que podemos aprender para dar inicio al siguiente.

Lo importante es que se cuente con todo el material necesario para analizar los resultados y aprender de los errores: cuáles decisiones no fueron favorables, en dónde se invirtieron más recursos de los necesarios y si las expectativas iniciales fueron tan realistas como demuestra la culminación del proyecto.

Recuerda que es muy valioso que se haga una copia de seguridad del proyecto para futuras referencias.

En resumen, estas son las etapas:

Las principales metodologías de gestión de proyectos

Una metodología de gestión de proyectos es un enfoque sistemático para planificar, implementar y controlar proyectos. Es esencial para garantizar que los proyectos se completen dentro del plazo y presupuesto previstos y que se alcancen los objetivos establecidos. A continuación, te explicamos algunas de las mejores:

Scrum

Este modelo de gestión de proyectos nació en los años 80 del siglo pasado. Fue nombrado así por Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi cuando analizaron la forma en que algunas empresas de esa época, como Canon y Fuji, desarrollaban sus productos nuevos. Scrum es un avance en formación que utilizan los jugadores de rugby y ahora es una manera de organizar equipos que deben trabajar rápido en el desarrollo de software, principalmente. Se le conoce como el marco de trabajo Scrum.

Las tareas se organizan en periodos cortos, entre una semana hasta un mes, para que las entregas sean más ágiles. Antes de cada asignación de tarea se entregan las especificaciones y cada cierto tiempo los equipos se reúnen en juntas en las que se comparten dudas para clarificar procesos.

Ventajas:

• Enfocada en la entrega temprana y frecuente de software funcional.
• Flexibilidad para adaptarse a los cambios en el proceso y los requisitos del proyecto.
• Mejora la satisfacción del cliente al entregar un software funcional que cumple con sus necesidades.
• Permite una mayor transparencia y visibilidad del progreso del proyecto por medio de reuniones diarias y revisiones periódicas.

Desventajas:

• Puede haber una falta de documentación detallada, lo que puede dificultar el seguimiento del progreso del proyecto.
• Precisa una mayor cantidad de tiempo y esfuerzo para la planificación y coordinación del equipo.
• Dificulta predecir el costo y el plazo del proyecto debido a su naturaleza iterativa e incremental.
• Requiere un alto nivel de compromiso y colaboración del equipo, lo que puede ser difícil de mantener en equipos grandes o distribuidos en distintos puntos geográficos.

Lean

Lean se basa en la idea de hacer más con menos. Aunque surgió en Toyota, su uso se ha ido extendiendo a distintos sectores, debido a que ha sido una buena opción para aquellos que no quieren desperdiciar recursos al incluir la valoración de los clientes en el proceso del proyecto.

Ventajas:

• Centrada en la eficiencia y la reducción de costes.
• Elimina actividades innecesarias y mejora continuamente el proceso de producción.
• Se enfoca en el valor para el cliente, lo que aumenta la satisfacción de este.

Desventajas:

• No es adecuada para proyectos que requieren un alto nivel de flexibilidad.
• Puede ser difícil implementar en organizaciones con procesos establecidos y arraigados.
• Requiere un cambio en la mentalidad y la cultura de la organización para adoptarla.

Gantt

Creado a inicios del siglo XX, el diagrama de Gantt demuestra que las buenas ideas superan la prueba del tiempo. Fue concebido por Henry Laurence Gantt y consiste en un apoyo visual que permite organizar las actividades en barras para tener a simple vista cuáles tareas se desarrollan en determinadas fechas, quiénes son los responsables y la relación que existen entre ellas para un seguimiento adecuado.  

Inspírate para crear tus propios diagramas de Gantt con esta selección de ejemplos.

Ventajas:

• Ofrecen una visión integral de un proyecto y sus tareas relacionadas.
• Permiten integrar el trabajo de diversos equipos y crear esquemas específicos de cada uno de forma adicional.

Desventajas:

• Pueden volverse confusos y difíciles de interpretar.
• Requieren que analices las actividades a profundidad y los componentes de cada una de ellas.

Agile

Agile es una de las metodologías más conocidas. Es más una manera de realizar la gestión de proyectos que una herramienta, como lo son otros softwares, así que puede implementarse en distintas industrias. Se concentra en promover el trabajo en un equipo saludable y ágil, que deje atrás el uso del papeleo, esté abierto a los cambios y también involucre al cliente en la toma de decisiones.

Esta metodología es conocida, además, por contar con un sucinto manifiesto de 12 principios.

Ventajas:

• Ayuda a la colaboración y la comunicación.
• Permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad a los cambios en el proceso y los requisitos.
• Enfocado en la entrega temprana de valor para el cliente.

Desventajas:

• Requiere una mayor cantidad de comunicación y colaboración para garantizar el éxito del proyecto.
• Puede ser difícil predecir los costos y el plazo del proyecto debido a su naturaleza iterativa e incremental.
• Puede haber una falta de documentación detallada, lo que puede dificultar el seguimiento del progreso del proyecto.

Waterfall

También conocido como «modelo en cascada», es el método más tradicional y se basa en las cinco fases esenciales en la gestión de proyectos que ya te mencionamos. Las de esta metodología son: ingeniería de ideas, diseño de sistema, implementación, prueba y validación, y mantenimiento.

Ventajas:

• Estructura clara y fácil de seguir.
• Adecuado para proyectos con requisitos estables y bien definidos.
• Permite una evaluación temprana del costo y el plazo del proyecto.

Desventajas:

• No es adecuado para proyectos complejos o que requieren flexibilidad en el proceso.
• Puede ser difícil realizar cambios en las fases posteriores del proyecto.

Kanban

Este modelo también nació en Toyota, en 1940, y es de los más sencillos de utilizar, ya que se concibió como un simple tablero (aunque ya existe software para utilizarlo), en el que se identifican tareas por códigos de color y que pueden moverse a lo largo de las etapas indicadas. De esa manera todos saben cómo va el avance del proyecto y quién está a cargo.

Ventajas:

• Mayor flexibilidad y adaptabilidad para manejar cambios en el proceso y en los requisitos del proyecto.
• Permite la visualización clara del flujo de trabajo y la posibilidad de detectar cuellos de botella en el proceso de producción.
• Se centra en la entrega continua de pequeñas mejoras y en la reducción del tiempo de entrega del proyecto.
• Mayor transparencia y visibilidad del progreso del proyecto.
• Permite un mayor control del flujo de trabajo y la capacidad de priorizar tareas y proyectos.

Desventajas:

• No proporciona una estructura de roles y responsabilidades clara, lo que puede dificultar la definición de las tareas del equipo y la comunicación.
• Requiere una mayor dependencia de la autoorganización del equipo.
• Puede ser difícil predecir el costo y el plazo del proyecto debido a la naturaleza flexible de la metodología.

Six Sigma

Fue creado para reducir los errores al mínimo y se basa en modelos estadísticos para evitarlos y eliminarlos en poco tiempo. Fue iniciado en Motorola en los años 80 del siglo XX, y confía en los números para que los proceso sean tan eficientes y productivos como sea posible, previniendo así errores en los productos.

Ventajas:

• Enfocada en la mejora continua de la calidad del producto y la reducción de los defectos.
• Se basa en datos y análisis estadísticos para tomar decisiones informadas.
• Permite una mayor eficiencia y eficacia en los procesos de producción.
• Se centra en las necesidades y expectativas del cliente, lo que conduce a una mayor satisfacción del cliente.
• Motiva la cultura de mejora continua en la organización.

Desventajas:

• Puede ser costosa y llevar mucho tiempo para implementarse.
• Requiere una formación y capacitación especializada para desarrollar correctamente la metodología.
• Puede ser complicado implementarla en organizaciones con una cultura resistente al cambio.

Programación extrema

Surgió a finales de los años noventa del siglo XX y consiste en una técnica con ciclo de vida corta y enfocada en el cliente, cuyo objetivo es la mejora de la calidad de un producto. La idea central es que se pueda crear un producto que cumpla solo con lo que el cliente pide; al ser tan sencillo en sus soluciones también es posible modificarlo en caso de que se pidan futuras adecuaciones.

Ventajas:

• Se enfoca en la entrega continua de software funcional y en la satisfacción del cliente.
• Fomenta la colaboración cercana entre el equipo de desarrollo y el cliente para corroborar que se cumplan las necesidades del cliente.
• Se basa en pruebas continuas y en el desarrollo iterativo para asegurarse de que el software funcione correctamente desde el principio.
• Permite la adaptación rápida a cambios en los requisitos del proyecto.
• Fomenta la mejora continua del proceso y la calidad del software.

Desventajas:

• Requiere una gran cantidad de comunicación y colaboración entre el equipo de desarrollo y el cliente, lo que puede ser difícil de lograr en algunos entornos.
• Puede ser complicada de implementar en proyectos o equipos más grandes.
• Puede ser difícil de seguir para los desarrolladores más acostumbrados a una metodología de desarrollo más tradicional.

PRINCE2

Su nombre completo es Proyectos en Ambientes Controlados. Fue creado en el Reino Unido y está enfocado en el producto. Se puede utilizar en proyectos de cualquier tamaño e industria, ya que este método separa los niveles de gestión para que puedan trabajar en distintos proyectos. La metodología tiene una lista de siete principios que deben cumplirse para que el proyecto se considere PRINCE2.

Ventajas:

• Proporciona un enfoque estructurado para la gestión de proyectos, lo que ayuda a garantizar que se entregue dentro del presupuesto, plazo y calidad previstos.
• Se basa en las mejores prácticas de la industria y se utiliza ampliamente en todo el mundo, por lo que es fácilmente reconocible y aceptado.
• Brinda un enfoque flexible y adaptable que se puede personalizar para adaptarse a las necesidades del proyecto y de la organización.
• Proporciona una visión clara y precisa del progreso del proyecto y del nivel de riesgo asociado.
• Fomenta la colaboración entre los miembros del equipo y las partes interesadas para lograr los objetivos del proyecto.

Desventajas:

• Requiere una formación y capacitación especializada para implementar correctamente la metodología.
• Puede ser demasiado burocrático y exigente en términos de documentación, lo que llega a ralentizar el proceso de gestión del proyecto.
• Es difícil de implementar en organizaciones más pequeñas o en proyectos más pequeños debido a su enfoque estructurado.
• Puede requerir una inversión significativa de tiempo y recursos para desarrollarlo correctamente.

PERT

PERT son las siglas en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos. Fue creada en 1957 por el Departamento de Defensa de Estados Unidos, en plena Guerra Fría. Su finalidad es utilizar un modelo estadístico para analizar el tiempo que llevará completar las tareas de un proceso, pues su intención es saber exactamente la duración de un proyecto. Ayuda a clasificar tareas según su prioridad y a crear cronogramas para seguirles el paso.

Ventajas:

• Proporciona una planificación detallada y sistemática del proyecto, lo que ayuda a garantizar que se complete en el plazo previsto.
• Permite a los gerentes de proyectos identificar los puntos críticos y priorizar las tareas y recursos necesarios para completarlos.
• Brinda una visión clara del progreso del proyecto y del nivel de riesgo asociado.
• Permite a los gerentes de proyectos evaluar y ajustar el plan del proyecto en función del progreso real.

Desventajas:

• Su precisión depende en gran medida de la calidad y precisión de los datos de entrada.
• Puede ser difícil de utilizar para proyectos pequeños o menos complejos, ya que requiere una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo para configurarse.
• Puede ser inflexible en algunos casos, lo que puede dificultar la adaptación a los cambios en el proyecto.

Adaptive Project Framework

El principio de esta metodología es olvidarnos del modelo lineal de la gestión de proyectos, cuya desventaja reside en que no siempre es tan flexible como las situaciones lo piden. El marco de proyecto flexible, como se le conoce en español, permite gestionar los cambios a medida que se presentan, pues no todos los elementos esenciales podrán definirse al inicio de cualquier proyecto.

Ventajas:

• Es muy flexible y puede adaptarse fácilmente a los cambios en el proyecto, lo que permite a los equipos responder rápidamente a las necesidades y requisitos cambiantes.
• Fomenta la colaboración y la comunicación constante entre los miembros del equipo, lo que puede mejorar la calidad del producto final y aumentar la satisfacción del cliente.
• Es ideal para proyectos que tienen requisitos y objetivos ambiguos o inciertos, ya que se enfoca en el descubrimiento y la iteración constantes para lograr una solución adecuada.
• Es muy eficaz para proyectos que involucran tecnología emergente o innovación, ya que permite a los equipos experimentar y explorar nuevas soluciones sin restricciones excesivas.
• Puede ser muy útil para los equipos que trabajan en entornos altamente dinámicos, ya que brinda la oportunidad a los equipos de responder rápidamente a los cambios y tomar decisiones basadas en la información más actualizada.

Desventajas:

• Puede ser difícil de seguir si el equipo no está altamente motivado o no tiene las habilidades necesarias para trabajar en un entorno altamente colaborativo.
• Requiere un alto nivel de compromiso y participación por parte del cliente o el propietario del proyecto.
• A veces es menos adecuado para proyectos con requisitos altamente definidos o donde se espera que el alcance y el presupuesto se mantengan estables durante todo el proyecto.
• Puede ser menos efectivo para proyectos donde la calidad del producto final es crítica y no se puede comprometer en ninguna circunstancia.
• Es más difícil de gestionar y controlar que los enfoques de gestión de proyectos tradicionales, debido a la naturaleza cambiante del proyecto.

Toca el turno para hablar de lo más importante: la creación de un plan para la gestión de un proyecto. Lee los siguientes consejos para que el tuyo sea lo más eficiente, ejecutable y realista posible.

Cómo crear un plan de gestión de proyecto

Es probable que quien esté más interesado en el plan del proyecto sea el cliente. Y se entiende perfectamente, pues le importa saber cómo se manejarán sus recursos y en cuánto tiempo tendrá el producto deseado. Aun así, los que nos hemos desempeñado en la gestión de un proyecto sabemos que un plan no es garantía de nada: siempre hay imprevistos y aprendemos a vivir con ellos y resolverlos.

De cualquier manera, esto no quiere decir que el plan tenga que olvidarse o que no deba tenerse en cuenta. Más bien hay que pensar en uno que permita flexibilidad, en caso de sorpresas, y que a la vez sea transparente en lo más delicado: la repartición de tareas, el dinero y el alcance de objetivos.

1. Empieza por lo general

Mira desde arriba todo el proceso del proyecto y tradúcelo en un esquema. No te enfoques todavía en indicar quién hará qué cosa, sino que primero debes dividir los procesos en piezas grandes de rompecabezas, para que tengas una vista general de cómo se desenvolverá.

2. Planifica lo que sabes

Según la información que ya reuniste y las certidumbres que tienes en la mano, haz una línea de tiempo de lo que podrá ocurrir en el desarrollo del proyecto: cuándo llegan ciertos materiales, cuánto tiempo tarda cierto proveedor, cuánto cuesta rentar un equipo, etc. Si no tienes toda la información, no te comprometas con esa parte y permítele a tu equipo tener un poco de incertidumbre para esas tareas de las que no tienes seguridad.

3. Comparte el plan con tu equipo

Esta es una buena manera de construir un proyecto con los pies en la tierra. Si los involucrados en su construcción te pueden decir qué es factible y de qué manera, será más sencillo aterrizar las metas y objetivos que presentarás al cliente. Pídeles un esfuerzo a tus equipos, pero tampoco des expectativas irreales.

4. Grafica todo el proceso a detalle

Si ya pudiste discutirlo con tu equipo, es momento de desmenuzarlo todo para describir cada tarea y sus distintas actividades; quiénes se encargarán de cumplirlas y quiénes van a supervisar; cuánto tiempo tomará hacerlas (da oportunidad de que haya espacio para los imprevistos, no lo olvides), etc.

5. Comparte el plan con el cliente

Cuando ya hayas establecido lo que tu equipo puede hacer, explícale al cliente lo que puede esperar. Seguro te pedirá ajustes, pero ya tienes una base desde la cual empezar, y sabes hasta dónde puedes llegar sin pedir milagros a nadie. Recuerda que debes ser muy claro con tus capacidades, los costes y los tiempos. Las ambigüedades pueden ser tus enemigos en caso de que haya que ajustarlos.

6. Da a conocer el plan final y los objetivos con los involucrados

La comunicación es clave en el desarrollo de un proyecto, así que asegúrate de que todos tengan acceso a él. Pero no solo lo compartas en un documento y listo: crea un tablero en el que sea posible ver el avance día a día. Cuanto más complejo es un proyecto, más útil es tener una referencia visual que muestre cómo evoluciona todo.

7. Sé un poco pesimista: piensa en el plan B o el C

Es importante adelantarte un poco a lo que puede salir mal, desde un clima desfavorable hasta la pérdida de un proveedor. Ten segundas y terceras opciones a la mano en caso de que tus «número uno» no puedan cumplir sus compromisos. Gestor de proyectos prevenido vale por dos.

8. Utiliza una herramienta que permita comunicarte con tus equipos

Tener una comunicación oportuna puede establecer la diferencia entre el éxito y el desastre. No se trata de abrir otro chat de WhatsApp, sino de conseguir una herramienta que ayude a registrar actualizaciones, compartir archivos, enviar mensajes o alertas y también palomear tareas cumplidas. Slack, Basecamp, Trello son algunas de las opciones que ofrecen una solución para equipos.

Conoce nuestra lista completa de herramientas de gestión de proyectos para que escojas la que más te convenga.

9. No bajes la guardia

Cuando se trata de los procesos de un proyecto es importante que la supervisión no se relaje. No se trata de vigilar a tus equipos con un asomo de desconfianza, sino que todos estén presentes para los demás: cada quien tendrá sus tareas, pero al final integran un solo equipo. Es importante estar disponible si es necesario hacer ajustes, modificar por completo una etapa o simplemente encontrar el archivo correcto.

10. Asegúrate de cubrir lo importante

No importa lo que suceda, tu plan debe responder a lo siguiente para que esté completo:

• Metas e indicadores 
• Los equipos y sus tareas
• Recursos financieros y de trabajo
• Objetivos y entregas de cada etapa del proceso
• Cronograma desglosado y programa
• Plan de comunicación (periodicidad de las juntas de seguimiento, actualizaciones para el cliente, etc.)

Antes de terminar, hablaremos de algunas normas que sirven para tener una correcta gestión y supervisión de proyectos, con normas avaladas en todo el mundo para asegurar calidad y seguridad.

5 formas de analizar y vigilar un proyecto

Norma ISO 21500: Orientación sobre la gestión de proyectos

Está orientada a los altos directivos y patrocinadores de proyectos, a los que dirigirán los proyectos y los integrantes de todos los equipos involucrados, así como también a los que redactarán las normatividades.

Se enfoca en la descripción de conceptos y procesos de la gestión de proyectos, la relación que hay entre la dirección y la ejecución, el ciclo de vida del proyecto, así como las buenas prácticas. Esta norma no otorga una certificación, pero se complementa con otras.

Norma ISO 10006: Directrices para la gestión de la calidad en proyectos 

Está dirigida a un amplio público y su objetivo es perfilar «los principios y prácticas de gestión de la calidad, cuya implementación es importante para el logro de los objetivos de la calidad en los proyectos», sin importar su tamaño u objetivo. 

Se enfoca en la gestión de la calidad, la responsabilidad de la dirección, el análisis y la mejora de los proyectos, así como el aprovechamiento de los recursos necesarios en todos los procesos.

Norma ISO 10007: Directrices para la gestión de la configuración

Relacionada también con la calidad de los proyectos, esta norma habla de la configuración, es decir, sobre el diseño, realización, verificación, operación y soporte de un producto o servicio. De esta manera, se establecen ciertas normas para que se considere que sea de calidad y cumpla con las especificaciones necesarias con la finalidad de que el proyecto sea comercializado y utilizado.

Norma ISO 31000: Gestión de riesgos

Para cualquier organización, sin importar su tamaño, estas directrices son importantes. Se actualizaron en 2018 y ayudan a la probabilidad de alcanzar los objetivos al identificar oportunidades y amenazas, directas o colaterales, que pueden poner en riesgo un negocio. 

Norma ISO 31010: Técnicas para la gestión de riesgos

Complementaria a la norma anterior, esta ofrece una serie de opciones para lidiar con riesgos dentro de la organización, que además permiten que cualquier proyecto pueda realizarse de la mejor manera. Se explica cómo aplicar cada técnica y contribuye a crear una mejor planificación, ejecución, verificación y validación de procesos útiles para el gestor de proyectos.

Se recomienda ampliar el beneficio con la norma ISO 073, que ofrece un vocabulario básico sobre la gestión de riesgos.

Comienza en la gestión de proyectos con el paso derecho: aprende cómo delegar funciones con la matriz RACI y conoce las habilidades para ser un gestor de proyectos digitales.