Cuando tu empresa decide hacer un proyecto necesita invertir recursos humanos y financieros para llegar a la meta.

Es por eso que necesita la capacidad de organización, planificación, coordinación y gestión de un equipo dedicado y, por supuesto, alguien que lo dirija.

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Para que conozcas cómo se realiza esta actividad, te presentamos una guía con la que podrás saber del tema y, si te interesa, investigues más para que te conviertas en un gestor de proyectos que conduzca a las empresas a alcanzar sus objetivos.

Su fin será que dichas rutas de trabajo resulten productivas para que las metas y objetivos planteados al principio se cumplan.

Y para que la gestión de proyectos funcione es necesario seguir algunas etapas clave que permitirán que el trabajo fluya de la forma más eficiente. Te las compartimos para que las conozcas.

Las 5 fases esenciales de la gestión de proyectos

Mencionaremos cinco fases que consideramos esenciales, pero pensamos que la que aparece a continuación es la más importante, por eso la hemos enumerado como la etapa 0:

0. Análisis de la viabilidad del proyecto

Gracias a este primer paso podrás entender los alcances, retos y la posibilidad de la realización de un proyecto. Aquí es cuando debes analizar los tiempos, el capital humano y el coste que se necesitan para alcanzar el objetivo planteado. También deben considerarse otros aspectos, como el tipo de herramienta que se utilizará para el seguimiento (por ejemplo, un software), el alcance que se desea tener con el proyecto y, por supuesto, qué tan factible es cumplir con plazos, aprovechar el financiamiento y presentar un buen resultado.

La importancia de esta etapa consiste en que podrías determinar la viabilidad del proyecto. Si después del análisis te das cuenta de que no encuentras un balance positivo de todos los elementos a considerar para el proyecto, entonces no deberías realizarlo tal cual está. No solo porque sería riesgoso, sino porque podría traducirse en un fracaso para la empresa, un desperdicio de tiempo y dinero.

1. Planificación del proyecto

Una vez que la viabilidad está confirmada, es momento de comenzar con la planificación del proyecto. En este punto se deberán definir todas y cada una de las tareas que deben realizarse a lo largo del proyecto, quiénes las llevarán a cabo, cuántos equipos se necesitarán, cuáles serán sus calendarios para cumplir con las fases y los resultados que se entregarán.

Al mismo tiempo, se debe tener una descripción puntual de los recursos financieros que se invertirán, indicando de manera transparente la manera en que se administrarán y quién se encargará de hacerlo.

Una vez que se haya llegado a una planificación acordada por todos los involucrados en su estrategia, se debe convertir en un documento que esté al alcance de los equipos y colaboradores para que puedan consultarlo. Cuanto más a la mano tengan la información, más sencillo será que todos comprendan su rol y cumplan con los objetivos.

2. Ejecución del proyecto

Toda la planificación comienza a realizarse en esta etapa. Se le da un seguimiento a las tareas conforme se van completando, y se realiza un registro de los obstáculos encontrados, la manera en que se superaron y los objetivos que se alcanzaron.

Al mismo tiempo, es importante mantener un entorno de trabajo adecuado, en el que los equipos se desarrollen con las herramientas necesarias, con una dirección que entienda sus necesidades y que provea una buena guía.

3. Rendimiento y control del proyecto

Los gerentes de los equipos y el director del proyecto compartirán impresiones del desarrollo del trabajo hecho en tiempo real, a medida que se lleva a cabo. Gracias al seguimiento realizado en la etapa anterior, se podrá comprobar si se cumplen los objetivos como se planificaron y si es necesario hacer modificaciones.

Gracias los datos recabados se puede hacer la gestión del seguimiento de las tareas planeadas, la gestión de entregables, generación de incidencias y reportes que muestren la evolución del proyecto que se entregarán a directores.

4. Cierre del proyecto

La etapa final es en la que no solo se da el banderazo al proyecto, sino que se comprueba si la gestión fue correcta y las oportunidades de las que podemos aprender para el siguiente.

Lo importante es que se cuente con todo el material necesario para analizar los resultados y aprender de los errores: cuáles decisiones no fueron favorables, en dónde se invirtieron más recursos de los necesarios y si las expectativas iniciales fueron tan realistas como demuestra la culminación del proyecto.

Recuerda que es muy valioso que se haga una copia de seguridad del proyecto para futuras referencias.

¿Sabes qué tipo de gestor quieres ser? Aunque cada persona es un mundo, te mencionaremos algunos que te ayudarán a comprender cuál podrías ser tú.

Tipos de gestores de proyectos que existen

3 tipos de gestores de acuerdo con el proyecto

Gestor de proyectos de tecnología informática

Quien tiene este puesto está al frente de la coordinación, planeación y delegación de responsabilidades en aquellos proyectos que deben cumplir con las metas de tecnología informática de una empresa. Por ejemplo, aquellas relacionadas con la instalación de hardware, gestión de datos, mejoras del sistema y desarrollo de software.

En virtud de que la tecnología avanza de manera constante, el gestor de proyectos de tecnología informática estará al pendiente de los cambios y actualizaciones que se necesitan en una empresa, y coordinará a su equipo para no quedarse atrás.

Gestor de proyectos técnicos

A diferencia del tipo que acabamos de mencionar, este tipo de gestor puede encargarse de un proyecto completo o solo la parte técnica de uno. Tiene habilidades para supervisar una iniciativa relacionada con tecnología, pero no necesariamente de manera de exclusiva. Aporta un punto de vista más técnico a la realización de tareas, alcance de metas y cumplimiento de tiempos. 

Gestor de proyectos digitales

El tipo de proyectos en los que se relaciona este gestor vive en el internet. Se encarga desde la concepción hasta la ejecución, pasando por el presupuesto y recursos en general. Normalmente se involucran en redes sociales, videojuegos, publicidad, aplicaciones móviles, desarrollo de contenido y sitios web. Su trabajo termina cuando se asegura de que el producto puede transmitirse, consultarse o utilizarse en línea sin problemas.

Tipos de gestores de acuerdo con su personalidad

Por otro lado, la Harvard Business Review menciona otros cuatro, que clasifica según el tipo de oportunidades de crecimiento que buscan y sus lógicas de comunicación. No tienen que ver con algo técnico, sino más bien con su personalidad.

Profeta

Busca oportunidades en áreas complicadas, fuera de los límites estratégicos que ya existen. Así que congrega a un equipo que lo sigue en su nuevo proyecto en el que confían, a pesar de no tener bases estadísticas o casos de estudio para asegurar el éxito. Ya que es bastante riesgoso, es posible que en alguna ocasión tenga el papel de «falso profeta» al descubrirse el error en sus cálculos. Pero si lo logra... trasciende.

Jugador

A diferencia del profeta, el jugador se mueve dentro de los límites de la estrategia, es decir, siguiendo las reglas, pero sin manera de predecir el éxito del proyecto. Buscará equipos que también gusten de las apuestas en su carrera.

Experto

Este tipo se sale de los límites estratégicos, pero tiene casos que apoyan que los cambios que propone serán exitosos. Es necesario que sus equipos hagan caso de sus conocimientos; al fin y al cabo es el experto, aunque esa sea la tarea más complicada: convencer a los demás de que un cambio en el paradigma es necesario.

Ejecutor

Finalmente, este es el que va por la segura, dentro de las reglas del juego. Reconoce oportunidades que serán casos de éxito bien respaldados por otros ejemplos y estadísticas, y no arriesgará el trabajo al salirse de las estrategias existentes.

Las funciones del director de proyecto

La persona que ocupa el puesto de la dirección de un proyecto es quien se encarga de que todos en sus equipos conozcan sus roles y cumplan con las tareas. Entiende en qué consisten los distintos procesos del proyecto, así que sabe las herramientas que deben estar al alcance de los colaboradores y es capaz de resolver problemas que se presenten.

Esto es lo que principalmente se espera de un director de proyectos:

  • Definir la estrategia antes de arrancar el proyecto: planificación, tareas y presupuesto.
  • Conseguir la aprobación del presupuesto o los inversores y patrocinadores necesarios.
  • Definir los indicadores y objetivos.
  • Definir las prioridades.
  • Gestionar los equipos.
  • Resolver problemas.
  • Supervisar las tareas y las metas alcanzadas.
  • Realizar ajustes a los recursos o las operaciones para evitar desperdicio de tiempo y dinero.
  • Servir de contacto entre los equipos y el cliente o directores de la empresa.
  • Hacer una evaluación del desempeño en todos los niveles, para comprobar si se cumplieron todos los objetivos en tiempo y forma.
  • Hacer una relación de aprendizajes y oportunidades encontradas a lo largo del proyecto.

Ahora que te hemos dibujado un panorama de las etapas clave de la gestión de un proyecto y cómo puedes ser un gestor, queremos compartirte algunos tipos de gestión que existen. Muchas metodologías se han ido creando a lo largo del tiempo y seguro una de estas se adaptará a las metas que esperas alcanzar.

Las principales metodologías de gestión de proyectos

Scrum

Este modelo de gestión de proyectos nació en los años 80 del siglo pasado. Fue nombrado por Ikujiro Nonaka y Takeuchi cuando analizaron la forma en que algunas empresas de esa época, como Canon y Fuji, desarrollaban sus productos nuevos. Scrum es un avance en formación que utilizan los jugadores de rugby y ahora es una manera de organizar equipos que deben trabajar rápido en el desarrollo de software, principalmente. Se le conoce como el marco de trabajo Scrum.

Las tareas se organizan en periodos cortos, entre una semana hasta un mes, para que las entregas sean más ágiles. Antes de cada asignación de tarea se entregan las especificaciones y cada cierto tiempo los equipos se reúnen en juntas en las que se comparten dudas para clarificar procesos.

Lean

Esta metodología se basa en la idea de hacer más con menos. Aunque surgió en Toyota, su uso se ha ido extendiendo a distintos sectores, pues ha sido una buena opción para los que no quieren desperdiciar recursos al incluir la valoración de los clientes en el proceso del proyecto.

Gantt

Creado a inicios del siglo XX, el diagrama de Gantt demuestra que las buenas ideas superan la prueba del tiempo. Fue concebido por Henry Laurence Gantt y consiste en un apoyo visual que permite organizar las actividades en barras para tener a simple golpe cuáles tareas se desarrollan en determinadas fechas, quiénes son los responsables y la relación que existen entre ellas para un seguimiento adecuado.  

Inspírate para crear tus propios diagramas de Gantt con esta selección de ejemplos.

Agile

Agile es una de las metodologías más conocidas. Es más una manera de realizar la gestión de proyectos que una herramienta, como lo son otros softwares, así que puede aplicarse a distintas industrias. Se concentra en promover un trabajo en equipo saludable y ágil, que deje atrás el uso del papeleo, esté abierto a los cambios y también involucre al cliente en la toma de decisiones.

Esta metodología es conocida, además, por contar con un sucinto manifiesto de 12 principios.

Waterfall

También conocido como «modelo en cascada», es el más tradicional y se basa en las cinco fases esenciales en la gestión de proyectos que ya te mencionamos. Las de esta metodología son: ingeniería de ideas, diseño de sistema, implementación, prueba y validación, y mantenimiento.

Kanban

Este modelo también nació en Toyota en 1940, y es de los más sencillos de utilizar, ya que nació como un simple tablero (aunque ya existe software para utilizarlo), en el que se identifican tareas por códigos de color y que pueden moverse a lo largo de las etapas indicadas. De esa manera todos saben cómo va el avance del proyecto y quién está a cargo.

Six Sigma

Fue creado para reducir los errores al mínimo y se basa en modelos estadísticos para evitarlos y eliminarlos en poco tiempo. Fue iniciado en Motorola en los años 80 del siglo XX, y confía en los números para que los proceso sean tan eficientes y productivos como sea posible, evitando así errores en los productos.

Programación extrema

Surgió a finales de los años noventa del siglo XX y consiste en una técnica con ciclo de vida corta, enfocada en el cliente y que tiene como objetivo la mejora de la calidad de un producto. La idea central es que se pueda crear un producto que cumpla solo con lo que el cliente pide, pero que es tan sencillo en sus soluciones que también es posible modificarlo en caso de que se pidan futuras adecuaciones.

PRINCE2

Su nombre completo es Proyectos en Ambientes Controlados. Fue creado en el Reino Unido y está enfocado en el producto. Se puede utilizar en proyectos de cualquier tamaño e industria, ya que este método separa los niveles de gestión para que puedan trabajar en distintos proyectos. La metodología tiene una lista de siete principios que deben cumplirse para que el proyecto se considere PRINCE2.

PERT

PERT son las siglas en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos. Fue creada en 1957 por el Departamento de Defensa de Estados Unidos, en plena Guerra Fría. Su finalidad es utilizar un modelo estadístico para analizar el tiempo que llevará completar las tareas de un proceso, pues su intención es saber exactamente la duración de un proyecto. Ayuda a clasificar tareas según su prioridad y a crear cronogramas para seguirles el paso.

Adaptive Project Framework

El principio de esta metodología es olvidarnos del modelo lineal de la gestión de proyectos, cuya desventaja reside en que no siempre es tan flexible como las situaciones lo piden. El marco de proyecto flexible, como se le conoce en español, permite gestionar los cambios a medida que se presentan, pues no todos los elementos necesarios podrán ser definidos al inicio de cualquier proyecto.

Toca el turno para hablar de lo más importante: la creación de un plan para la gestión de un proyecto. Lee los siguientes consejos para que el tuyo sea lo más eficiente, ejecutable y realista posible.

¿Cómo crear un plan de gestión de proyecto?

Es probable que quien esté más interesado en el plan del proyecto sea el cliente. Y se entiende perfectamente, pues le importa saber cómo se manejarán sus recursos y en cuánto tiempo tendrá el producto deseado. Sin embargo, los que nos hemos desempeñado en la gestión de un proyecto sabemos que un plan no es garantía de nada: siempre hay imprevistos y aprendemos a vivir con ellos y resolverlos.

De cualquier manera, esto no quiere decir que el plan tenga que olvidarse o que no deba tomarse en cuenta. Más bien hay que pensar en uno que permita flexibilidad, en caso de sorpresas, y que a la vez sea transparente en lo más delicado: la repartición de tareas, el dinero y el alcance de objetivos.

1. Empieza por lo general

Mira desde arriba todo el proceso del proyecto y tradúcelo a un esquema. No te enfoques todavía en indicar quién hará qué cosa, sino que primero debes dividir los procesos en piezas grandes de rompecabezas, para que tengas una vista general de cómo se desenvolverá.

2. Planifica lo que sabes

Según la información que ya reuniste y las certidumbres que tienes en la mano, haz una línea de tiempo de lo que podrá ocurrir en el desarrollo del proyecto: cuándo llegan ciertos materiales, cuánto tiempo tarda cierto proveedor, cuánto cuesta rentar un equipo, etc. Si no tienes toda la información, no te comprometas con esa parte y permítele a tu equipo tener un poco de incertidumbre para esas tareas de las que no tienes seguridad.

3. Comparte el plan con tu equipo

Esta es una buena manera de construir un proyecto con los pies en la tierra. Si los involucrados en su construcción te pueden decir qué es factible y de qué manera, será más sencillo aterrizar las metas y objetivos que presentarás al cliente. Pídeles un esfuerzo a tus equipos, pero tampoco des expectativas irreales.

4. Grafica todo el proceso a detalle

Si ya pudiste discutirlo con tu equipo, es momento de desmenuzarlo todo para describir cada tarea y sus distintas actividades; quiénes se encargarán de cumplirlas y quiénes van a supervisar; cuánto tiempo tomará hacerlas (da oportunidad de que haya espacio para los imprevistos, no lo olvides), etc.

5. Comparte el plan con el cliente

Cuando ya hayas establecido lo que tu equipo puede hacer, cuéntale al cliente lo que puede esperar. Seguro te pedirá ajustes, sin embargo ya tienes una base en la cual empezar, y sabes hasta dónde puedes llegar sin pedir milagros a nadie. Recuerda que debes ser muy claro con tus capacidades, los costes y los tiempos. Las ambigüedades pueden ser tus enemigos en caso de que haya que ajustarlos.

6. Comparte el plan final y los objetivos con los involucrados

La comunicación es clave en el desarrollo de un proyecto, así que asegúrate de que todos tengan acceso a él. Pero no solo lo compartas en un documento y listo: crea un tablero en el que sea posible ver el avance día a día. Cuanto más complejo es un proyecto, más ayuda tener una referencia visual que muestre cómo evoluciona todo.

7. Sé un poco pesimista: piensa en el plan B o el C

Es importante adelantarte un poco a lo que puede salir mal, desde un clima desfavorable hasta la pérdida de un proveedor. Ten segundas y terceras opciones a la mano en caso de que tus «número uno» no puedan cumplir sus compromisos. Gestor de proyectos prevenido vale por dos.

8. Utiliza una herramienta que permita comunicarte con tus equipos

Tener una comunicación oportuna puede ser la diferencia entre el éxito y el desastre. No se trata de abrir otro chat de WhatsApp, sino de conseguir una herramienta que ayude a registrar actualizaciones, compartir archivos, enviar mensajes o alertas y también palomear tareas cumplidas. Slack, Basecamp, Trello son algunas de las opciones que ofrecen una solución para equipos.

Conoce nuestra lista completa de herramientas de gestión de proyectos para que escojas la que más te convenga.

9. No bajes la guardia

Cuando se trata de los procesos de un proyecto es importante que la supervisión no se relaje. No se trata de vigilar a tus equipos con un asomo de desconfianza, sino que todos estén presentes para el resto: cada quien tendrá sus tareas, pero al final integran un solo equipo. Es importante estar disponible si es necesario hacer ajustes, modificar por completo una etapa o simplemente encontrar el archivo correcto.

10. Asegúrate de cubrir lo importante

No importa lo que suceda, tu plan debe responder a lo siguiente para que esté completo:

  • Metas e indicadores 
  • Los equipos y sus tareas
  • Recursos financieros y de trabajo
  • Objetivos y entregas de cada etapa del proceso
  • Cronograma desglosado y programa
  • Plan de comunicación (periodicidad de las juntas de seguimiento, actualizaciones para el cliente, etc.)

Antes de terminar, hablaremos de algunas normas que sirven para la correcta gestión y supervisión de proyectos, con normas avaladas alrededor del mundo para asegurar calidad y seguridad.

5 formas de analizar y vigilar un proyecto

Norma ISO 21500: Orientación sobre la gestión de proyectos

Está orientada a los altos directivos y patrocinadores de proyectos, a los que dirigirán los proyectos y los integrantes de todos los equipos involucrados, así como también a los que redactarán las normatividades.

Se enfoca en la descripción de conceptos y procesos de la gestión de proyectos, la relación que hay entre la dirección y la ejecución, el ciclo de vida del proyecto, así como las buenas prácticas. Esta norma no otorga una certificación, pero se complementa con otras.

Norma ISO 10006: Directrices para la gestión de la calidad en proyectos 

Está dirigida a un amplio público y su objetivo es perfilar «los principios y prácticas de gestión de la calidad, cuya implementación es importante para el logro de los objetivos de la calidad en los proyectos», sin importar su tamaño u objetivo. 

Se enfoca en la gestión de la calidad, la responsabilidad de la dirección, el análisis y la mejora de los proyectos, así como el aprovechamiento de los recursos necesarios en todos los procesos.

Norma ISO 10007: Directrices para la gestión de la configuración

Relacionada también con la calidad de los proyectos, esta norma habla de la configuración, es decir, sobre el diseño, realización, verificación, operación y soporte de un producto o servicio. De esta manera, se establecen ciertas normas para que se considere que sea de calidad y cumpla con las especificaciones necesarias para que el proyecto sea comercializado y utilizado.

Norma ISO 31000: Gestión de riesgos

Para cualquier organización, sin importar su tamaño, estas directrices son importantes. Se actualizaron en 2018 y ayudan a la probabilidad de alcanzar los objetivos al identificar oportunidades y amenazas, directas o colaterales, que pueden poner en riesgo a un negocio. 

Norma ISO 31010: Técnicas para la gestión de riesgos

Complementaria a la norma anterior, esta ofrece una serie de opciones para lidiar con riesgos dentro de la organización, que además permiten que cualquier proyecto pueda realizarse de la mejor manera. Se explica cómo aplicar cada técnica y contribuye a crear una mejor planificación, ejecución, verificación y validación de procesos útiles para el gestor de proyectos.

Se recomienda ampliar el beneficio con la norma ISO 073, que ofrece un vocabulario básico sobre la gestión de riesgos.

Comienza en la gestión de proyectos con el paso derecho: aprende cómo delegar funciones con la matriz RACI y conoce las habilidades que necesitas desarrollar para ser un gestor de diez.

Cómo gestionar proyectos profesionales de manera eficaz

 Gestión Proyectos

Publicado originalmente el 02 de diciembre de 2020, actualizado el 22 de julio de 2021

Topics:

Gestión de proyectos