Casi siempre pensamos en el trabajo en equipo como una serie de relevos o de pasos a seguir en una línea de producción. No obstante, hay formas más creativas de enfrentar las tareas del día a día en una empresa. Observa el melé o scrum, una de las jugadas más relevantes en el rugby:

Cuando los teóricos y estrategas organizacionales Ikujiro Nonaka y Hirotaka Takeuchi analizaron la forma en que las empresas tecnológicas japonesas hacen equipo, encontraron un marco de trabajo semejante al que viste en ese video. 

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Así, en lugar de crear una serie de pasos inconexos al crear un producto, estas compañías daban más peso a la colaboración y a la creatividad en un medio ágil.

Aquí conocerás todo acerca de este marco de trabajo, popularmente conocido como «metodología Scrum», y cómo implementarlo con éxito en tus equipos. 

Nonaka y Takeuchi, en su célebre artículo The New New Product Development Gameafirman que:

«En el acelerado y competitivo mundo del desarrollo de nuevos productos comerciales, la velocidad y la flexibilidad son esenciales. Las empresas van dándose cuenta de que el antiguo enfoque secuencial no será suficiente. En cambio, las compañías ahora utilizan un método integral: así como en el rugby, la pelota se pasa entre el equipo, que avanza como una unidad sobre el campo».

Si tienes un proyecto singular, que requiera una visión novedosa, o simplemente quieres hacer que tu agencia o empresa aborde un nuevo método de trabajo, revisa lo que la metodología Scrum tiene para ti.

Características de la metodología Scrum

Reconoce la metodología Scrum por estas 6 características:

1. Inestabilidad

La mayoría de los métodos prefiere eliminar la incertidumbre. Por su parte, la metodología Scrum simplemente señala el lugar adonde se quiere llegar, sin establecer un proceso rígido. Así da más libertad creativa y fomenta las respuestas novedosas.

2. Organización autónoma de los equipos

Imagina que un proyecto actúa como una startup. En vez de traer demasiada información preconcebida, el equipo de desarrollo hace tabla rasa y encuentra su propia forma de operar. 

Los autores hacen énfasis en ciertos valores, como la autonomía, la trascendencia y la influencia cruzada. Así, cada equipo puede autodeterminar la manera en que trabaja y establecer sus propias metas, que cada vez son más complejas y llevarán al «gran descubrimiento». Tendrán asimismo la ventaja de contar con especialistas de áreas diferentes, que contagien con su conocimiento y experiencia a otras áreas y, a su vez, también sean influidos por otros.

3. Fases de desarrollo simultáneas

Cada proyecto tiene una fecha límite de presentación ante el cliente, pero también las áreas tienen sus propios tiempos establecidos. Mientras que el área de producción podrá tener márgenes cortos, es probable que los diseñadores dispongan de lapsos mayores. Aun así, el proyecto deberá tener su propio pulso, que se sincronizará, disminuirá o aumentará conforme pase el tiempo. 

En una forma de trabajo tradicional, hay marcas de tiempo fijas y controles de calidad que reducen el riesgo; mientras que en un enfoque Scrum deberás asumir un margen de riesgo más amplio, mientras que la integración y el debate entre varios puntos de vista darán lugar a respuestas extraordinarias.

4. Aprendizaje múltiple

Una de las ventajas clave es que un equipo dinámico podrá resolver las dificultades con flexibilidad. Es necesario que sus miembros estén inmersos en la investigación de su entorno, con lo que podrán responder ante los cambios en el mercado.

Este entorno potencia el aprendizaje individual, así como el grupal, en un sistema multinivel: el aporte de cada miembro puede darse en direcciones que no habían sido previstas, mientras que el grupo debe mantener un interés alto en fortalecer sus conocimientos teóricos y prácticos, y así alentar al descubrimiento.

5. Control sutil

En vez de pensar en controles de calidad demasiado estructurados, un proyecto Scrum incluirá puntos de revisión que ayudarán a reducir la ambigüedad y las tensiones, así como proveer estabilidad. En otras palabras, un proceso creativo no debe convertirse en un ambiente caótico, y lo lograrás si:

  • Dispones del talento adecuado, y esto no solo significa que debes añadir a las personas competentes, sino que deberás contar con los parámetros de evaluación de la personalidad correctos y así equilibrar los caracteres de tu equipo. El complemento de una persona tradicional y reservada será alguien con más arrojo y capacidad comunicativa, por ejemplo.
  • Haces que los especialistas recuerden al cliente, así que logras que los especialistas, como los informáticos o ingenieros, siempre volteen a ver a lo que ocurre del lado del cliente. Y todos saben que los clientes son el centro del negocio.
  • Estimulas a tu equipo por medio de recompensas de acuerdo con su desempeño.
  • Mantienes un ambiente de trabajo abierto, en tanto que propicias la participación de todos los involucrados, por medio de sus opiniones en cuanto a la idea general de los proyectos y su ejecución.
  • Gestionas los conflictos, no solo en las etapas críticas, sino durante todo el proceso. 
  • Sabes que ocurrirán errores y los toleras. Un proceso novedoso siempre involucrará llegar a caminos sin salida o a resultados por debajo de las expectativas. La clave es que corrijas esos errores a tiempo. 
  • Das un margen de libertad a cada productor, pues les dices cuál es el problema y las herramientas con las que pueden trabajar, pero sin que establezcas un procedimiento demasiado específico. Así, haces que cada grupo se organice de forma autónoma. Cierto famoso cofundador de Apple dijo que: «No tiene sentido contratar a personas inteligentes para decirles qué hacer. Nosotros contratamos a personas inteligentes para que nos digan qué hacer».

6. Transmisión organizacional del aprendizaje

Tras implementar la metodología Scrum en unas cuantas áreas de tu empresa, verás que toda la organización se contagiará del conocimiento adquirido. Scrum puede convertirse en una forma de trabajo general, sobre todo cuando se aprovechan los hallazgos de un proyecto anterior (aunque fuese fallido), para superar retos actuales.

Además, en un proyecto podrás encontrar a ciertos individuos inusualmente capaces, como mencionó un ejecutivo de Honda a Takeuchi y Nonaka, y trasplantarlos hacia otros proyectos clave, donde implementarán la metodología dentro de un nuevo grupo de personas.

Las ventajas y desventajas de la metodología Scrum

Algunas de las ventajas de la metodología Scrum son que:

  • Permite crear productos listos para salir al mercado en un tiempo menor.
  • Ofrece el marco necesario para cambiar de rumbo o de enfoque cuando un proyecto así lo necesite.
  • Ayuda a comunicarse de manera interna, al mantener reuniones diarias que ayudan a retroalimentar el proceso y encontrar los errores.
  • Es un medio para evaluar el rendimiento individual y de equipo, así como para propiciar su mejora.
  • Da visibilidad a cada parte del desarrollo del proyecto, con entregas y discusión continuas.
  • Fomenta la revisión por parte del cliente, y sus necesidades pueden ser gestionadas de manera rápida.

Las desventajas de la metodología Scrum son que:

  • Si los objetivos no están definidos correctamente, habrá ambigüedades en todo el proceso.
  • Si el cliente tiene demandas nuevas en partes avanzadas del proceso, puede estancarse todo el proyecto, por lo que es necesario establecer fechas límite.
  • Si no hay confianza en el equipo, los controles excesivos disminuirán el rendimiento y desvirtuarán el propósito de este marco de trabajo.
  • Dado que es una forma de trabajo exigente, es necesario contar con miembros de gran experiencia o capacidad. De lo contrario, el proyecto puede fallar. 

Los roles dentro de la metodología Scrum

Dentro del marco de trabajo Scrum existen 4 roles básicos:

  • Propietario de producto (product owner): es una sola persona, quien determina las prioridades del proyecto. Representa a la empresa o a los usuarios.
  • Equipo de desarrollo: es el grupo de trabajo que llevará a la realidad el producto que necesita el propietario.
  • Facilitador de proyectos (Scrum master): gestiona las dinámicas del equipo de trabajo y le ayuda a llegar a la consecución de su objetivo.
  • Interesados (stakeholders): son quienes tienen algún interés en el producto y observan su desarrollo, ya sea como clientes, patrocinadores, directivos de la compañía u otros actores externos.

 

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Las 3 fases de la metodología Scrum

1. Preparación para el juego

Es el momento en que se establecen una visión y la planificación, conforme a los objetivos específicos del proyecto. Deberás crear un esquema inicial para el trabajo, sin olvidar que cambiará conforme avanza la ejecución. 

2. Juego

El sprint es el momento clave dentro del juego de la metodología, así como esprintar es lo básico del scrum en el rugby. Cada sprint puede durar desde 1 hasta 6 semanas, aunque lo recomendable es que sea menor a un mes.

Consiste en el desarrollo, ya sea partiendo de una etapa anterior o de otro proyecto, o de un producto o sistema desde cero. Requiere procesos de terminación intermedios, gracias a los cuales se pueda validar o corregir el avance.

3. Posjuego

Una vez que el producto está terminado es necesario entregar toda la documentación que avale el proceso de trabajo y llevar a cabo las pruebas finales.

Más adelante verás cómo establecer estas fases, paso a paso, en tu empresa.

Los artefactos de la metodología Scrum

En Scrum, los artefactos son documentos breves que permiten conocer el progreso del proyecto. Los más relevantes son:

  1. Visión de producto: es una descripción breve acerca de las necesidades del propietario del producto, que a su vez funciona para fijar objetivos. Debe ser fácil de recordar por todos los miembros del equipo.
  2. Pila de producto: son todos los requerimientos que transmite el propietario de producto, y que cambiarán conforme a sus necesidades, a las condiciones del mercado y a la tecnología disponible, entre otros aspectos.
  3. Meta del sprint: ayuda a enfocar lo que se hará en cada sprint, y puede ser fijada por el equipo de trabajo en compañía del propietario del producto.
  4. Definición de «listo» o «realizado»: cuando una etapa del proyecto o el producto son anunciados como «entregados» por parte del equipo, es necesario saber cuáles serán los criterios para su aprobación. Suelen requerir pruebas, la aprobación del propietario de producto y que la documentación relativa a la producción esté completa, entre otros controles de calidad.
  5. Incremento: es el avance de las partes utilizables de producto tras cada sprint.
  6. Gráfico de avance: es el avance visto desde el proceso de trabajo, que incluye la disminución de la pila de producto. Si una pila comenzó con 10 requerimientos, el proyecto será completado de manera progresiva hasta llegar a cero.

 

Cómo implementar la metodología Scrum en 6 pasos

1. Establece quiénes desempeñarán los roles

Determina quién será el propietario de producto, que deberá saber exactamente cuáles son las necesidades a cubrir. También tendrá en cuenta cuáles son los recursos de los que se dispone y cuáles son los objetivos a alcanzar. 

Tras esto, señala cómo conformarás los equipos. Dado que se trata de un proceso de alto rendimiento, suele tratarse de grupos pequeños, de 3 a 7 integrantes. Después, establece quién será el Scrum master, quien debe tener facilidad para allanar el camino para el equipo. Es necesario que sea alguien experimentado en el manejo de equipos, y que sepa cómo eliminar los conflictos en la dinámica de grupo.

También deberás mantener una comunicación constante con las partes interesadas o stakeholders, con el fin de que aporten su visión externa.

2. Conoce la visión y la pila de producto

El propietario de producto deberá aportar la visión del producto y la pila con los requerimientos. Eso ayudará a todos los actores a decidir cuáles serán las metas globales dentro de cada sprint.

Una vez que sepan cuáles son las necesidades que debe cubrir el producto, el equipo tendrá la oportunidad de autogestionarse de acuerdo con ciertas metas de corto plazo. Así, podrá delinear las tareas diarias que le ayudarán a desarrollar el producto.

3. Prepárate para el juego

Haz que entre todos determinen los criterios de «listo» o «realizado». Si están creando una campaña de marketing digital, por ejemplo, es probable que los criterios para la aprobación de cada entregable sea la aprobación interna y el «sí» por parte del propietario de producto. 

Mantén una reunión de planificación para el primer sprint, donde se delinee una forma de trabajo general. 

4. ¡Juega!

Si estás en medio de una campaña digital, cada sprint podría estar enfocado en la creación de una serie de productos.

Mantén una reunión diaria, conocida como Scrum diario, para saber cuál fue el avance del día anterior, qué es lo que cada quien hará en ese día y cuáles son las dificultades que el equipo tiene. La intervención del Scrum master será ideal para mantener enfocado al grupo. Esta exposición no debe durar más de 15 minutos, y lo más recomendable es que sea una reunión cara a cara, de carácter informal.

Es importante que se mantenga la autonomía del equipo de trabajo, pues eso es lo que hará la diferencia para tener los mejores hallazgos y mantener un programa verdaderamente Scrum.

Conforme avancen en cada tarea, podrán llenar un gráfico que haga visible lo que queda por hacer, y lo que han completado.

5. Evalúa el desempeño

Tras cada sprint deberás evaluar el desempeño, tanto del producto como de la forma de trabajo. Utiliza algunas pruebas totales del producto para conocer su diseño, su usabilidad u otras características esenciales. El propietario del producto y las partes interesadas deberán dar el visto bueno acerca del avance. 

En cuanto a la dinámica de grupo, el Scrum master aportará consejos puntuales para eliminar las fricciones e, incluso, podrá fungir como un asesor que guíe a cada miembro para tener nuevos descubrimientos.

Una vez que completen todos los sprints y el producto esté terminado, deberán aplicar los criterios de «listo» o «terminado» que hayan asentado en primer lugar. En marketing, se suelen utilizar documentos de revisión, aprobación, publicación y difusión.

6. Implementa el aprendizaje y a los actores en otros proyectos

Una vez que el producto está listo y aprobado, prepárate para tus proyectos venideros por medio de las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles fueron los sprints más productivos? ¿Por qué?
  • ¿Cómo se dieron los mejores hallazgos por parte del equipo? ¿Cuál fue la clave de los éxitos?
  • ¿Cuáles fueron los errores? ¿Cuál fue su causa?
  • ¿Cuáles fueron los aspectos que progresaron? ¿Cuál fue la clave de la mejora?

Analiza cuáles fueron los miembros más destacados del proyecto y no dudes en llevarlos a otras áreas de tu empresa como actores clave o facilitadores. Una buena opción es darles capacitación como Scrum masters o Agile coaches para aprovechar su talento. 

 

Ejemplos del uso de la metodología Scrum

1. Uhuru Network

La agencia Uhuru Network, partner de HubSpot que ha trabajo con marcas como H&M, Macy’s y Fossil, utiliza el marco de trabajo Scrum como parte de sus proyectos. Jerarquiza cada una de las tareas en diferentes horizontes, de la manera siguiente:

Imagen de Uhuru Network

Cada historia puede ser desarrollada en un solo sprint. En caso de que se requiera más de uno, entonces se trata de una épica, que contendrá varias piezas. Dan a cada sprint una duración aproximada de 1 a 2 semanas, donde se asignan las tareas a cada miembro, en una distribución que tiene en cuenta la complejidad y duración de cada asignación. Así, Uhuru asegura el cumplimiento de sus objetivos en cada proyecto y da estabilidad presupuestaria a sus clientes. 

2. Kaarten Carrousel

Christiaan Verwijs, ingeniero de software y asesor organizacional, ayudó a la agencia Kaarten Carrousel para utilizar el marco de trabajo Scrum. Así lograron pasar de tener a un puñado de creativos y especialistas en marketing aislados a crear un equipo de trabajo real. Hicieron dos equipos y asignaron a un Scrum master para cada uno. Dado que cada equipo tendría sprints distintos, intentaron sincronizarlos tanto como fuera posible para mantener un pulso semanal de trabajo.

Con ayuda de un gráfico de avance virtual, revisaban la pila de productos sin importar dónde se encontraban.

Imagen de Christiaan Verwijs

Al usar Scrum, la agencia transformó su manera de trabajar, e incluso cambiaron el espacio físico para lograr que los equipos estuvieran en mejor comunicación y más libertad. 

 

5 herramientas para implementar la metodología Scrum en tu empresa 

Si ya estás listo para pasar a la implementación, estas 5 herramientas Scrum te serán útiles. 

Nota: recuerda que estas herramientas deben ayudarte a hacer un control sutil del proyecto, y no a hacer una planificación rígida que vaya en contra del espíritu de Scrum. 

1. KanbanFlow

Si quieres disponer de un gráfico de avance o burndown, KanbanFlow es la opción más utilizada. Además de que su versión gratuita es potente, en su plan de pago de 5 dólares por usuario dispondrás de informes detallados con el historial de revisiones, tiempo estimado y reportes por asignación.

2. Yodiz Management Tool

Yodiz Management Tool es una plataforma creada especialmente para Scrum y otros marcos de trabajo ágiles. Cuenta con una opción gratuita, disponible para 3 usuarios, además de planes de 3 y 5 dólares mensuales por usuario, que incluyen la integración con otros productos como Slack y Dropbox.

Te permitirá crear tus sprints de forma detallada, con lo que cada miembro del equipo sabrá cuáles son sus funciones.

3. Clarizen

Clarizen es la plataforma que te permitirá tener una mejor visualización del avance en un producto. Muestra la pila de producto de manera gráfica, de tal manera que todos podrán tener el panorama claro, así como las tareas que deben realizar diariamente.

Clarizen Go cuenta con una prueba gratuita de 30 días, tras la cual un asesor te ayudará a encontrar un plan hecho a la medida de tu empresa. 

4. Apa

Apa es una herramienta gratuita de uso sencillo, con la que podrás seleccionar y mover las tareas, planificar cada día en unos cuantos pasos y obtener estadísticas del proyecto al instante. También contarás con reportes que incluyen las actividades y los tiempos utilizados. 

5. Task Card Creator

Task Card Creator es una herramienta Scrum gratuita que te ayudará a asignar tareas conectadas a un archivo central. Es la opción más sencilla, pero es ideal para aterrizar las ideas tras tus reuniones diarias.

 

Ahora que conociste la metodología Scrum, estamos seguros de que querrás comenzar cuanto antes. ¡Haz que el rendimiento de tu organización llegue a su punto máximo con estos consejos!

 

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Publicado originalmente en febrero 6 2020, actualizado noviembre 24 2020

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