Casi siempre pensamos en el trabajo en equipo como una serie de relevos o pasos a seguir en una línea de producción. No obstante, hay formas más creativas de enfrentar las tareas del día a día en una empresa. Por ejemplo, el melé o scrum, una de las jugadas más relevantes en el rugby.

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Video de Telemedellín

Cuando los teóricos y estrategas organizacionales Ikujiro Nonaka y Hirotaka Takeuchi analizaron la forma en que las empresas tecnológicas japonesas hacen equipo, encontraron un marco de trabajo semejante al que viste en este video.

De esta forma, al crear un producto estas compañías daban más peso a la colaboración y a la creatividad en un medio ágil, en lugar de crear una serie de pasos inconexos. 

En este artículo conocerás todo acerca de este marco de trabajo popularmente conocido como «metodología Scrum». Además te diremos cómo implementarlo con éxito en tus equipos. 

Nonaka y Takeuchi, en su célebre artículo The New New Product Development Game, afirman que:

«En el acelerado y competitivo mundo del desarrollo de nuevos productos comerciales, la velocidad y la flexibilidad son esenciales. Las empresas van dándose cuenta de que el antiguo enfoque secuencial no será suficiente. En cambio, las compañías ahora utilizan un método integral, así como en el rugby, la pelota se pasa entre el equipo que avanza como una unidad sobre el campo de juego».

Si tienes un proyecto singular que requiera una visión novedosa o simplemente quieres hacer que tu agencia o empresa aborde un nuevo método de trabajo, la metodología Scrum tal vez es para ti. 

¿Cómo funciona la metodología Scrum?

La metodología Scrum se puede aplicar a todo tipo de trabajo en equipo, ya que ayuda a administrar y estructurar los proyectos de manera eficaz. Como en el juego de rugby, esta metodología para las empresas funciona juntando las cabezas de los miembros de un equipo para administrar el trabajo. 

La manera en que funciona la metodología Scrum es muy sencilla: una vez que se han creado los equipos se reparten el trabajo en una lista de pequeños entregables con un orden de prioridad; los tiempos de entrega se dividen en ciclos conocidos como sprints, que por lo regular representan una semana. 

Todos los integrantes colaboran en función de sus conocimientos individuales y el trabajo se optimiza a través de diferentes reuniones que se tienen al término de cada sprint. 

El objetivo principal de la metodología Scrum es involucrarse con los clientes, el mercado y la tecnología a través de pequeñas acciones que ayuden a aumentar la productividad y la calidad de los productos y, sobre todo, lograr un mayor impacto comercial. 

Características de la metodología Scrum

Reconoce la metodología Scrum por estas 6 características: 

1. Inestabilidad

La mayoría de los métodos prefieren eliminar la incertidumbre; en cambio, la metodología Scrum señala el lugar a donde se quiere llegar sin establecer un proceso rígido, con lo que da más libertad creativa y fomenta las respuestas más novedosas.

2. Organización autónoma de los equipos 

Imagina que un proyecto actúa como una startup y en lugar de traer demasiada información preconcebida, el equipo de desarrollo encuentra su propia forma de operar. 

Los autores hacen énfasis en ciertos valores como la autonomía, la trascendencia y la influencia cruzada. Así cada equipo puede autodeterminar la manera en que trabaja y establece sus propias metas, que cada vez son más complejas y llevarán al «gran descubrimiento». Además tendrán la ventaja de contar con especialistas de diferentes áreas que contagien con su conocimiento y experiencia a otras áreas y que, a su vez, sean influidos por otros. 

3. Fases de desarrollo simultáneas

Cada proyecto tiene una fecha límite de presentación ante el cliente, pero también las áreas tienen sus propios tiempos establecidos. Mientras que el área de producción podrá tener márgenes cortos, es probable que los diseñadores dispongan de lapsos mayores. Aun así, el proyecto deberá tener su propio pulso que se sincronizará, disminuirá o aumentará conforme pase el tiempo. 

En una forma de trabajo tradicional, hay marcas de tiempo fijas y controles de calidad que reducen el riesgo; mientras que en un enfoque Scrum deberás asumir un margen de riesgo más amplio, ya que la integración y el debate entre varios puntos de vista darán lugar a respuestas extraordinarias. 

4. Aprendizaje múltiple

Una de las ventajas clave es que un equipo dinámico podrá resolver las dificultades con flexibilidad. Es necesario que sus miembros estén inmersos en la investigación de su entorno, con lo que podrán responder ante los cambios en el mercado.

Este entorno potencia el aprendizaje individual y grupal ya que es un sistema multinivel. Esto quiere decir que el aporte de cada miembro puede darse en direcciones que no habían sido previstas, mientras que el grupo debe mantener un interés alto en fortalecer sus conocimientos teóricos y prácticos y así alentar al descubrimiento. 

5. Control sutil

En lugar de pensar en controles de calidad demasiado estructurados, un proyecto Scrum incluirá puntos de inversión que ayudarán a reducir la ambigüedad y las tensiones, así como proveer estabilidad. En otras palabras, un proceso creativo no debe convertirse en un ambiente caótico y lo lograrás si:

  • Dispones del talento adecuado. Esto no solo significa que debes añadir a las personas competentes, sino que deberás contar con los parámetros de evaluación de la personalidad correctos y así equilibrar los caracteres de tu equipo. Por ejemplo, el complemento de una persona tradicional reservada será alguien con más arrojo y capacidad comunicativa. 
  • Haces que los especialistas recuerden al cliente. Todos saben que los clientes son el centro de negocio así que logras que los especialistas como los informáticos o ingenieros, volteen a ver lo que ocurre del lado del cliente.
  • Estimulas a tu equipo por medio de recompensas de acuerdo con su desempeño. 
  • Mantienes un ambiente de trabajo abierto, al mismo tiempo que propicias la participación de todos los involucrados por medio de sus opiniones en cuanto a la idea general de los proyectos y su ejecución. 
  • Gestionas los conflictos, no solo en las etapas críticas sino durante todo el proceso. 
  • Sabes que ocurrirán errores y los toleras. Un proceso novedoso siempre involucrará llegar a caminos sin salida o a resultados por debajo de las expectativas. La clave es que corrijas esos errores a tiempo.
  • Das un margen de libertad a cada productor, les informas el problema y les das las herramientas con las que pueden trabajar pero sin establecer un procedimiento específico; así logras que cada grupo se organice de forma autónoma. Cierto famoso cofundador de Apple dijo que: «No tiene sentido contratar a personas inteligentes para decirles qué hacer, nosotros contratamos a personas inteligentes para que nos digan qué hacer».

6. Transmisión organizacional del aprendizaje

Tras implementar la metodología Scrum en unas cuantas áreas de tu empresa, verás que toda la organización se contagiará del conocimiento adquirido. Scrum puede convertirse en una forma de trabajo general, sobre todo cuando se aprovechan los hallazgos de un proyecto anterior (aunque fuese fallido) para superar retos actuales.

Además, en un proyecto podrás encontrar ciertos individuos inusualmente capaces, como mencionó un ejecutivo de Honda a Takeuchi y Nonaka, y transplantarlos en otros proyectos clave donde implementarán la metodología dentro de un nuevo grupo de personas.

Los roles dentro de la metodología Scrum

Dentro del marco de trabajo Scrum existen 4 roles básicos:

  • Propietario del producto (Product owner). Se trata de la persona que determina las prioridades del proyecto y representa a la empresa o los usuarios.
  • Equipo de desarrollo. Es el grupo de trabajo que llevará a la realidad el producto que necesita el propietario. 
  • Facilitador de proyectos (Scrup master). Es la persona que gestiona dinámicas del equipo de trabajo y ayuda a llegar a la consecución del objetivo. 
  • Interesados (Stakeholders). Son aquellos que tienen algún interés en el producto y observan su desarrollo, ya sea como clientes, patrocinadores, directivos de la compañía u otros actores externos. 

Las 3 fases de la metodologia Scrum

Fases de la metodología scrum

1. Preparación para el juego

Es el momento en que se establecen la visión y la planificación conforme a los objetivos específicos del proyecto. Deberás crear un esquema inicial para el trabajo sin olvidar que cambiará conforme avanza la ejecución.

2. Juego

El sprint es el momento clave dentro del juego de la metodología, así como esprintar es lo básico del scrum en el rugby. Cada sprint puede durar desde 1 hasta 6 semanas, aunque lo recomendable es que sea menor a un mes.

Consiste en el desarrollo que parte de una etapa anterior o de otro proyecto, y también de un producto o sistema desde cero. Requiere procesos de terminación intermedios, gracias a los cuales se pueda validar o corregir el avance. 

3. Post-juego

Una vez que el producto está terminado, es necesario entregar toda la documentación que avale el proceso de trabajo y llevar a cabo las pruebas finales. 

Más adelante en este artículo te enseñaremos cómo establecer estas fases paso a paso para tu empresa.

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Los artefactos de la metodología Scrum

En Scrum, los artefactos son documentos breves que permiten conocer el progreso del proyecto. Los más relevantes son:

  1. Visión de producto. Es una descripción breve acerca de las necesidades del propietario del producto, que a su vez funciona para fijar objetivos. Debe ser fácil de recordar por todos los miembros del equipo.
  2. Pila de producto. Son todos los requerimientos que transmite el propietario del producto y que cambiarán conforme a sus necesidades, a las condiciones del mercado y a la tecnología disponible, entre otros aspectos.
  3. Meta del sprint. Ayuda a enfocar lo que se hará en cada sprint y puede ser fijada por el equipo de trabajo en compañía con el propietario del producto. 
  4. Definición de «listo» o «realizado». Cuando una etapa del proyecto o el producto son anunciados como «entregados» por parte del equipo, es necesario saber cuáles serán los criterios para su aprobación. Suelen requerir pruebas, la aprobación del propietario del producto y que la documentación relativa a la producción esté completa, entre otros controles de calidad. 
  5. Incremento. Es el avance de las partes utilizables del producto tras cada sprint.
  6. Gráfico de avance. Es el avance visto desde el proceso de trabajo, que incluye la disminución de la pila de producto. Si una pila comenzó con 10 requerimientos, el proyecto será completado de manera progresiva hasta llegar a cero. 

Las ventajas y desventajas de la metodología Scrum

Ventajas de la metodología Scrum

  • Permite crear productos listos para salir al mercado en un tiempo menor.
  • Ofrece el marco necesario para cambiar de rumbo o de enfoque cuando un proyecto así lo necesita.
  • Ayuda a comunicarse de manera interna al mantener reuniones diarias que ayudan a retroalimentar el proceso y encontrar los errores.
  • Es un medio para evaluar el rendimiento individual y del equipo, así como para propiciar su mejora.
  • Fomenta la revisión por parte del cliente y sus necesidades pueden ser gestionadas de manera rápida.

Desventajas de la metodología Scrum

  • Si los objetivos no están definidos correctamente, habrá ambigüedad en todo el proceso.
  • Si el cliente tiene demandas nuevas en partes avanzadas del proceso, puede estancarse todo el proyecto, por lo que es necesario establecer fechas límite.
  • Si no hay confianza en el equipo, los controles excesivos disminuirán el rendimiento y desvirtuarán el propósito de este marco de trabajo. 
  • Debido a que es una forma de trabajo exigente, es necesario contar con miembros de gran experiencia o capacidad; de lo contrario, el proyecto puede fallar.

Ventajas y desventajas de la metodología Scrum

1. Establece quiénes desempeñarán los roles

Determina quién será el propietario del producto, que deberá saber exactamente cuáles son las necesidades a cubrir. También tendrá en cuenta cuáles son los recursos de los que se dispone y cuáles son los objetivos a alcanzar.

Tras esto, señala cómo conformarás los equipos. Dado que se trata de un proceso de alto rendimiento, suele tratarse de grupos pequeños de 3 a 7 integrantes. Después, establece quién será el Scrum master, quien debe tener facilidad para allanar el camino para el equipo. Es necesario que sea alguien experimentado en el manejo de equipos, y que sepa cómo eliminar los conflictos en la dinámica de grupo.

También deberás mantener una comunicación constante con las partes interesadas o stakeholders, con el fin de que aporten su visión externa. 

2. Conoce la visión de la pila de producto

El propietario del producto deberá aportar la visión del producto y la pila con los requerimientos. Eso ayudará a todos los actores a decidir cuáles serán las metas globales dentro de cada sprint.

Una vez que sepan cuáles son las necesidades que debe cubrir el producto, el equipo tendrá la oportunidad de autogestionarse de acuerdo con ciertas metas de corto plazo. Así, podrá delinear las tareas diarias que le ayudarán a desarrollar el producto. 

3. Prepárate para el juego

Haz que entre todos determinen los criterios de «listo» o «realizado». Por ejemplo, si están creando una campaña de marketing digital, es probable que los criterios para la aprobación de cada entregable sea la aprobación interna y el «sí» por parte del propietario del producto. 

Mantén una reunión de planificación para el primer sprint, donde se delinee una forma de trabajo general. 

4. ¡Juega!

Si estás en medio de una campaña digital, cada sprint podría estar enfocado en la creación de una serie de productos. 

Mantén una reunión diaria, conocida como Scrum diario, para saber cuál fue el avance del día anterior, qué es lo que cada quien hará en ese día y cuáles son las dificultades que el equipo tiene. La intervención del Scrum master será ideal para mantener enfocado al grupo. Esta exposición no debe durar más de 15 minutos, y lo más recomendable es que sea una reunión cara a cara de carácter informal. 

Es importante que se mantenga la autonomía del equipo de trabajo, pues eso es lo que hará la diferencia para tener los mejores hallazgos y mantener un programa verdaderamente Scrum. 

Conforme vaya avanzando cada tarea, podrán llenar un gráfico que haga visible lo que queda por hacer y lo que ya han completado.

5. Evalúa el desempeño

Tras cada sprint deberás evaluar el desempeño, tanto del producto como de la forma de trabajo. Utiliza algunas pruebas totales del producto para conocer su diseño, su usabilidad u otras características esenciales. El propietario del producto y las partes interesadas deberán dar el visto bueno acerca del avance.

En cuanto a la dinámica de grupo, el Scrum master aportará consejos puntuales para eliminar las fricciones e incluso podrá fungir como un asesor que guíe a cada miembro para tener nuevos descubrimientos. 

Una vez que completen todos los sprints y el producto esté terminado, deberán aplicar los criterios de «listo» o «terminado» que hayan asentado en primer lugar. En marketing, suelen utilizarse documentos de revisión, aprobación, publicación y difusión.

6. Implementa el aprendizaje y a los actores en otros proyectos

Una vez que el producto está listo y aprobado, prepárate para tus proyectos venideros por medio de las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles fueron los sprints más productivos? ¿Por qué?
  • ¿Cómo se dieron los mejores hallazgos por parte del equipo? ¿Cuál fue la clave de los éxitos?
  • ¿Cuáles fueron los errores? ¿Cuál fue su causa?
  • ¿Cuáles fueron los aspectos que progresaron? ¿Cuál fue la clave de la mejora?

Analiza cuáles fueron los miembros más destacados del proyecto y no dudes en llevarlos a otras áreas de tu empresa como actores clave o facilitadores. Una buena opción es darles capacitación como Scrum masters o Agile Coaches para aprovechar su talento. 

Ejemplos del uso de la metodología Scrum

1. Uhuru Network

La agencia Uhuru Network, partner de HubSpot que ha trabajado con marcas como H&M, Macy’s y Fossil, utiliza el marco de trabajo Scrum como parte de sus proyectos. Jerarquiza cada una de las tareas en diferentes horizontes de la siguiente manera:

Ejemplo de metodología scrum de Uhuru

Imagen de Uhuru Network

Cada historia puede ser desarrollada en un solo sprint. En caso de que se requiera más de uno, entonces se trata de una épica que contendrá varias piezas. Dan a cada sprint una duración aproximada de 1 a 2 semanas, donde se asignan las tareas a cada miembro; la distribución tiene en cuenta la complejidad y duración de cada asignación. Así, Uhuru asegura el cumplimiento de sus objetivos en cada proyecto y da estabilidad presupuestaria a sus clientes.

2. Kaarten Carrousel

Christiaan Verwijs, ingeniero de software y asesor organizacional, ayudó a la agencia Kaarter Carrousel a utilizar la metodología de trabajo Scrum. Así lograron pasar de tener a un puñado de creativos y especialistas en marketing aislados a crear un equipo de trabajo real. Hicieron dos equipos y asignaron a un Scrum master para cada uno. En virtud de que cada equipo tendría sprints distintos, intentaron sincronizarlos tanto como fuera posible para mantener un pulso semanal de trabajo. 

Con ayuda de un gráfico de avance virtual, revisaban la pila de productos sin importar dónde se encontraban. 

Ejemplo del uso de la metodología scrum en una agencia

Imagen de Christiaan Verwijs

Al usar Scrum, la agencia transformó su manera de trabajar, e incluso cambiaron el espacio físico para lograr que los equipos estuvieran en mejor comunicación y más libertad.

5 herramientas para implementar la metodología Scrum en tu empresa

Si ya estás listo para pasar a la implementación, estas 5 herramientas Scrum te serán muy útiles. 

Nota: recuerda que estas herramientas deben ayudarte a hacer un control sutil del proyecto, y no hacer a una planificación rígida que vaya en contra del espíritu de Scrum. 

1. KanbanFlow

Herramientas scrum: KanbanFlow

Imagen de KanbanFlow

Si quieres disponer de un gráfico de avance o burndown, KanbanFlow es la opción más utilizada. Además de que su versión gratuita es potente, en su plan de pago de 5 USD por usuario dispondrás de informes detallados con el historial de revisiones del tiempo estimado y reportes por asignación. 

2. Yodiz Management Tool

Herramientas scrum: Yodiz

Imagen de Yodiz Management Tool

Yodiz Management Tool es una plataforma creada especialmente para Scrum y otros marcos de trabajo ágiles. Cuenta con una opción gratuita disponible para 3 usuarios, además de planes de 3 y 5 USD mensuales por usuario, que incluyen la integración con otros productos como Slack y Dropbox.

Te permitirá crear tus sprints de forma detallada, con lo que cada miembro del equipo sabrá cuáles son sus funciones. 

3. Clarizen

Herramientas scrum: Clarizen

Imagen de Clarizen

Clarizen es la plataforma que te permitirá tener una mejor visualización del avance en un producto. Muestra la pila de producto de manera gráfica, de tal manera que todos podrán tener el panorama claro, así como las tareas que deben realizar diariamente. 

Clarizen Go cuenta con una prueba gratuita de 30 días, tras la cual un asesor te ayudará a encontrar un plan hecho a la medida de tu empresa.

4. Apa

Herramientas scrum: Apa

Imagen de Apa

Apa es una herramienta de desarrollo sencillo con la que podrás seleccionar y mover las tareas, planificar cada día en unos cuantos pasos y obtener estadísticas del proyecto al instante. También contarás con reportes que incluyen las actividades y los tiempos utilizados. Su precio es de 9 USD por mes por usuario y ofrece una versión de prueba. 

5. Task Card Creator

Herramientas scrum: Task Card Creator

Imagen de Task Card Creator

Task Card Creator es una herramienta Scrum gratuita que te ayudará a asignar tareas conectadas a un archivo central. Es la opción más sencilla, pero es ideal para aterrizar las ideas tras tus reuniones diarias. 

Ahora que conociste la metodología Scrum, estamos seguros de que querrás comenzar cuanto antes. ¡Haz que el rendimiento de tu organización llegue a su punto máximo con estos consejos!

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Publicado originalmente el 25 de febrero de 2021, actualizado el 25 de febrero de 2021

Topics:

Gestión de proyectos