PMBOK: qué es, para qué sirve, fases y herramientas

Una de las preguntas que persiguen a quienes se dedican a gestionar proyectos es: ¿existe una sola fórmula para siempre hacerlo bien? Ahí es cuando se involucra todo sobre PMBOK.

¿Ya tenemos tu interés? Sigue leyendo.

El PMI nació hace 50 años cuando un grupo de gestores se reunieron para compartir conocimiento sobre sus actividades, siempre buscando encontrar mejores estrategias para que un proyecto se llevara a cabo de forma eficiente.

A partir de los años 80 del siglo pasado se comenzó a publicar el PMBOK, aunque al principio apenas era un artículo de divulgación, que con el paso del tiempo se alimentó de la experiencia valiosa de gestores profesionales, hasta que tomó la forma del manual que se conoce actualmente.

Como manual, el PMBOK inició en 1996 y para este año se espera la edición número siete (en agosto estará disponible la traducción al español), porque como toda buena guía, está sujeta a revisiones y mejoras, según las necesidades, tecnologías e innovaciones lo piden.

Existe una certificación para los gestores de proyecto que tengan interés en actualizarse, y algunas empresas ofrecen cursos para prepararte para el examen. Así que no necesitamos resaltar la importancia que tiene el PMBOK, ya que es todo un referente en el mundo de la gestión de proyectos.

¿Para qué sirve el PMBOK?

Más que una metodología, lo que comparte el PMBOK son buenas prácticas y lineamientos que permiten dar buen seguimiento a los proyectos y a sus etapas, durante toda la vida que tengan, gracias a la experiencia de los profesionales que ya han comprobaron su eficacia.

Ayuda tanto a las personas que se inician en el área de gestión de proyectos, ya que explica los procesos clave con miras a que se adapten a la metodología que cada gestor decida; y también funciona para los más experimentados, pues cada nueva edición de la guía incorpora innovaciones que responden a las herramientas y necesidades más actuales.

La edición más reciente, que ya se compartió en inglés desde la página de PMI, es más corta que las anteriores y se dirige más a la creación de valor en los negocios a través de proyectos, así que más allá de los entregables, lo que importa son los resultados que se alcanzan con ellos.

5 fases de un proyecto de acuerdo a PMBOK

Algunos comparan su aproximación hacia la gestión de proyectos al de la cascada, con ciertos ajustes.

Podríamos decir entonces que hay cinco fases, o cinco grupos, según esta guía:

1. Iniciación

Aquí es cuando nace un proyecto. Es el proceso durante el cual se define en qué consistirá y se expone la justificación de manera clara a la empresa y los interesados. Se aprueba una vez que la viabilidad y el valor del plan se consideran pertinentes, generalmente a través del análisis de dos documentos:

• Documento de caso de negocio, en donde se explican los posibles beneficios financieros y de valor.
• Estudio de factibilidad, que habla de las metas del proyecto, cronograma y costos que ayuden a determinar si el plan debe llevarse a cabo.

2. Planificación

La finalidad del plan de proyecto es que los equipos tengan una dirección para conseguir los resultados finales. En este, se habla con detalle sobre cómo conseguir recursos humanos, materiales y financiación; también presenta acciones para prevenir posibles escenarios negativos, y lo que debe hacerse para que el proyecto finalice en el tiempo acordado, dentro del presupuesto.

3. Ejecución

El proyecto se implementa. Los involucrados se reúnen para explicar responsabilidades, objetivos y la forma en que la compleción de una tarea repercute en los demás. De esta manera todas las personas entienden la importancia del trabajo de cada quien y sabe a quién dirigirse en caso de obstáculos que interrumpan el flujo.

Te recomendamos que utilices herramientas que permitan registrar, automáticamente, los resultados que se alcanzan, con indicadores que hagan evidente para todos si la administración del tiempo, recursos y personal es eficiente.

4. Seguimiento y control

Este paso es, la mayoría de las ocasiones, simultánea con el anterior, y es una gran idea para actuar en caso de que se presente un problema. O, incluso, si es posible agregar alguna mejora u optimizar un proceso gracias a una estrategia recién aprendida o la integración de talento con conocimiento especializado. El seguimiento y el control permiten adelantarse a las malas noticias, pero también aprovechar oportunidades que aparezcan en el camino.

5. Cierre

El cierre ocurre cuando es posible presentarle al cliente, o la directiva interesada, informes, resultados o entregables que se establecieron desde el inicio. También es momento de que los equipos involucrados analicen el desarrollo del trabajo, cómo se afrontaron los retos y qué pueden aprender del proyecto para los próximos.

Ahora te compartiremos algunas herramientas que te ayudarán a implementar PMBOK con las ventajas de la automatización de un buen software.

5 herramientas PMBOK

1. Softexpert

Imagen de Softexpert

Esta herramienta ayuda a estandarizar las prácticas de todos los departamentos para asegurar un mejor seguimiento de los proyectos. Cuenta con una suite que hace más sencillo que las empresas atiendan las buenas prácticas y los procesos más importantes de PMBOK, lo que evita los costos que provoca una curva de aprendizaje pronunciada.

2. Talala

Imagen de Talala

Siguiendo los lineamientos sugeridos en PMBOK, Talala centraliza la información de los proyectos en un solo sitio, para cualquiera de las fases. Desde la planeación hasta el cierre, la vida del proyecto está a la mano para un seguimiento puntual, en tiempo real, y con la oportunidad de integrarlo con otras aplicaciones complementarias. Puedes probarlo gratis durante 30 días para que conozcas sus ventajas más de cerca.

3. Acelerador del PMBOK de CA PPM

Imagen de Acelerador del PMBOK de CA PPM

Esta propuesta permite gestionar servicios, proyectos y productos, así como el personal y los aspectos financieros, que puede reforzarse con el complemento del acelerador del PMBOK. Incluye cuadros de mando; portlets; plantillas de proyectos y documentos; procesos y derechos de acceso por roles, todo para que puedas adherirte a la guía del PMI.

4. Just-in-Time PMBOK templates

Imagen de Just-in-Time PMBOK templates

Estas plantillas, creadas por Visual Paradigm, permiten que la gestión de un proyecto siga las fases que propone PMBOK, son como la base para crear un mapa para el manejo adecuado de la vida de un proyecto. Permiten la creación de entregables de cada proceso de forma automática, además de que se pueden personalizar según las necesidades del proyecto que se está gestionando. Se controlan los accesos, se asignan roles y muestra de forma transparente los ajustes que surgen durante el camino.

5. Wrike

Imagen de Wrike

El gestor de proyectos de Wrike también se creó con las buenas prácticas de PMBOK en mente, independientemente de la metodología que elijas implementar. Te ayuda a crear informes de resultados, puedes elegir entre una variedad de plantillas (para la programación de proyectos o proyectos divididos en fases, por ejemplo), con la opción de conectarlas a otras aplicaciones (Mailchimp, Evernote, Slack, Dropbox, entre otras) para que todo tu equipo esté bien conectado.

Recuerda que puedes registrarte en el sitio de PMI; de esta forma están al pendiente de novedades del ramo y de las actualizaciones de PMBOK.