El tiempo es valioso y nadie puede darse el lujo de perderlo. Es por eso que un proyecto requiere organización para entregarlo en tiempo y forma, ya que si no se delimitan las tareas y el periodo para cumplirlas podría postergarse e incluso fracasar.

Justamente por esta necesidad se creó el diagrama de Gantt, una forma de organizar actividades de forma fácil y visual. Su objetivo es que se tengan claros los tiempos de inicio y de entrega de un proyecto, así como las tareas o acciones que se van sumando hasta lograr el objetivo final.

 

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La creación de este diagrama se atribuye a Henry Laurence Gantt, y se empezó a difundir a partir de 1910. Se ha mantenido a lo largo de los años por su facilidad de uso, versatilidad, eficiencia y adaptación a cualquier sector o proyecto.

Un diagrama de Gantt contiene ciertos elementos que, independientemente del proyecto o su objetivo, deben incluirse para que funcione de forma eficiente:

1. Tareas

Todas las acciones que deben ejecutarse tendrán su propio espacio para que las personas involucradas comprendan qué ocurre de manera simultánea, lo que debe suceder para arrancar una tarea y en qué instante inicia o concluye otra tarea.

La barra de cada tarea deberá tener un color que la identifique y, de ser posible, un código que señale su nivel de importancia.

2. Fecha de inicio y de cierre

Indica cuándo hay que arrancar y cuándo se debe concluir cada acción. Representa también la longitud que tendrá el diagrama, pues permite saber, a primera vista, del tiempo que se invertirá en el proyecto.

3. Barras horizontales

Son los elementos gráficos (en forma de rectángulos) que representan las tareas a realizar para lograr el proyecto. Cuanto más cortas sean, significa que requieren menos tiempo para concretarse; y cuanto más extendidas, precisan de mayor tiempo para completarse.

4. Escala de tiempo

La escala de tiempo está definida por la fecha de inicio y final del proyecto. Dentro del gráfico cuenta con divisiones que sirven como referencia para determinar la duración de cada tarea, de acuerdo con el largo de cada barra.   

5. Periodos para cada tarea

Esta es la parte más interesante del diagrama de Gantt, en la que es más clara su función: organiza los tiempos de cada tarea al acomodar la barra que le corresponde en el periodo que se le asigna para completarla.

6. Progreso

Gracias a que se muestran todas las etapas de un proyecto es sencillo calcular el avance o progreso a medida que pase el tiempo. Cada tarea que se completa corresponde a un porcentaje de avance o al progreso. En el gráfico se representa por medio de porcentajes.

Ahora vamos a compartirte algunos consejos para que elabores un diagrama de Gantt que te permita gestionar tu trabajo con éxito.

Un esquema tan flexible como el diagrama de Gantt puede utilizarse no solo para administrar proyectos en tu empresa, sino también para llevar el control de presupuestos, la organización del personal y generar reportes de rendimiento por equipos o por personas. 97 % de las organizaciones considera que la gestión de proyectos es crucial para el desempeño y éxito del negocio.

Diferencia entre cronograma y diagrama de Gantt

Algunas personas suelen confundir un cronograma de actividades con el diagrama de Gantt. ¿Conoces sus particularidades?

Una plantilla de cronograma te indica las fechas en que inicia un proyecto o el día en que hay que entregar un adelanto. El diagrama de Gantt muestra el tiempo que abarca cada tarea, cada etapa y cada proyecto.

Por otro lado, el diagrama de Gantt es muy útil cuando un equipo necesita conocer la forma en que las distintas tareas se relacionan entre sí. Es decir, cuánto trabajo de un área debe estar hecho antes de que comience la otra parte; esto ayuda a organizar mejor las tareas y establecer su jerarquía. Un cronograma suele utilizarse para dar un panorama general de los tiempos de un proyecto, tal como lo esperaría un cliente o un directivo, que solo desean conocer cuándo se entregarán los resultados.

¿Cómo funciona un diagrama de Gantt?

Las tareas que se muestran en un diagrama de Gantt están vinculadas para que se cumpla un proyecto. Te permite ver el progreso de cada una en lo particular y tener un panorama de la evolución del proyecto en lo general.

En el diagrama de Gantt las tareas se colocan en un eje vertical, y el periodo en que deben concretarse en un eje horizontal; además cada barra puede emplear un color que identifique al equipo o a la persona responsable de realizar cada actividad. 

Este esquema implica organización en intervalos o lapsos por lo que te ayudará a establecer periodos de acción para terminar satisfactoriamente los proyectos sin importar el nivel de complejidad. Por ello, el diagrama de Gantt puede usarse para un gran proyecto que requiera decenas de tareas, o para un proyecto pequeño que se resuelva con 5 o 10 actividades.

Dicho esto, es momento de hacer un diagrama de Gantt.   

1. Define tu proyecto

Si eres el project manager de una empresa o el responsable de diseñar el diagrama de Gantt, debes tener claro el proyecto que vas a realizar. Este debe ser concreto y realizable en el área de tu competencia (quiere decir que cuentas con el personal, conocimiento, herramientas y todos los recursos necesarios). 

En caso de que involucre el trabajo de varias áreas o equipos, será necesario designar al responsable de elaborar el esquema, quien será el vínculo entre dichas áreas para establecer tareas y tiempos. 

2. Haz una lista de tareas

Con base en el proyecto y los objetivos establecidos, redacta la lista de tareas necesarias para que se concrete. Puedes tener tareas primarias y secundarias, pero todas se vinculan de una u otra forma, ya que la suma de ellas representa la finalización del proyecto.

Debes estar alerta de no omitir tareas, no des por hecho que están incluidas en una tarea más grande.

3. Detecta la relación de las tareas

Ciertas tareas no se pueden llevar a cabo sin que otras se hayan concretado previamente. Por ejemplo, no se puede fabricar un producto sin antes haber comprado la materia prima para elaborarlo. Así que dentro de la lista de las cosas por hacer, debes identificar cuáles dependen unas de otras dentro del proyecto. 

Para representar la relación directa entre las tareas de forma gráfica, una opción es poner sus barras horizontales de un mismo color, o bien, puedes colocar flechas que indiquen su secuencia o correlación.

4. Establece los tiempos

Absolutamente todo debe tener un periodo de duración. En esta etapa es esencial determinar la fecha de inicio y de término del proyecto en general (debe ser un lapso realista y alcanzable). Esto se fija de acuerdo con el número de tareas requeridas y las personas o equipos que deben participar para realizarlas. Según sea el proyecto, tus intervalos pueden ser días, semanas, meses o años. 

5. Asigna tareas

Es el momento de asignar  quienes serán los responsables de ejecutar cada actividad en particular; para lograrlo, puedes utilizar Trello, un programa de gestión que te ayudará a coordinar la asignación de tareas a los miembros del equipo por medio de tarjetas: cuando estén completadas, enviará notificaciones para continuar con la siguiente etapa.

6. Verifica el progreso

Ya tienes un diagrama de Gantt listo para ejecutarse. Según sea el tiempo total del proyecto, es recomendable establecer revisiones y juntas con los involucrados para evaluar el progreso, que se verá claramente con los porcentajes de lo que se ha completado. Esto servirá para constatar que todo fluye conforme a lo planeado, identificar obstáculos y reformular tiempos para una tarea específica, si así se requiere.     

Para hacer un diagrama de Gantt en Excel puedes usar nuestra plantilla gratuita descargable en la que solamente registras tu lista de tareas y tiempos. Es funcional y te permite delinear las etapas clave, los entregables y fechas de tu proyecto.

Lo principal son tus dos ejes: el vertical para las tareas y el horizontal para el tiempo asignado a cada actividad. Recuerda que puedes ir modificando los datos de acuerdo con el progreso de cada equipo o persona. 

Para saber más acerca del proceso de creación del diagrama de Gantt, te invitamos a ver el siguiente video:

 

¿Cómo usar la plantilla del diagrama de Gantt de HubSpot?

Esta plantilla se ha realizado para que tengas un panorama de tus tareas y tiempos, y visualizar tus progresos. Las barras horizontales se generan automáticamente de acuerdo con los datos que hayas ingresado. Usarla es muy fácil:

1. Descárgala gratuitamente

Llena el formulario y haz clic en el botón «Descargar plantilla». 

Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot

2. Abre tu archivo de Excel

En la primera pestaña encontrarás las instrucciones.

Cómo hacer un diagrama de Gantt con plantilla

3. Haz clic en la pestaña «Diagrama de Gantt»

Ingresa el nombre de tu proyecto.

Cómo hacer un diagrama de Gantt: agregar nombre de proyecto

4. Anota la fecha de inicio y término de tu proyecto

Cómo hacer un diagrama de Gantt: anotar fechas de inicio y término del proyecto

5. Incluye los nombres de tus tareas

Cómo hacer un diagrama de Gantt con plantilla: anotar tareas

6. Integra fechas de inicio y de término

La duración en días, los días que serán completos y los restantes, es decir, cuántos faltan para concretar esa tarea; asimismo, anota los porcentajes de tu progreso. 

Integra las fechas de tu proyecto en un diagrama de Gantt

7. Agrega más filas

Si necesitas agregar más filas para otras tareas, inserta una nueva fila antes de la última fila, así mantendrás el formato sin alteraciones.    

Plantilla para crear diagrama de Gantt

8. Establece el indicador

Debes colocar el indicador mínimo del eje horizontal. Haz clic en el botón derecho del mouse sobre la barra de fechas y selecciona «Dar formato a eje», luego haz clic en «Opciones de eje» y después en el recuadro de «Mínima» anota dicho número.

Opciones de formato de la plantilla de diagrama de Gantt de HubSpot Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot: configurar Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot: opciones de eje

En el esquema verás reflejados los datos que llenaste. Con esto ya tienes tu diagrama de Gantt. Puedes cambiar todos los elementos de esta plantilla, es decir, reemplazar el logotipo de HubSpot por el de tu empresa, modificar la paleta de colores, seleccionar una nueva fuente tipográfica y más.

5 ejemplos de diagramas de Gantt

1. Ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto de RRHH

En este diagrama, el proyecto pertenece al área de Recursos Humanos de una empresa que debe buscar candidatos para cubrir diversos puestos dentro de la compañía, así que establece las tareas principales para llegar a este fin:

Ejemplo de diagrama de Gantt para proyecto de Recursos Humanos

2. Ejemplo de diagrama de Gantt para diseño web

Este ejemplo involucra un proyecto de una sola persona, en este caso de un diseñador que debe hacer un sitio web; así que estructura las tareas principales que lo llevarán a contar con su página y va verificando el progreso de cada acción:

Ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto de diseño web

3. Ejemplo de diagrama de Gantt para un departamento de ventas

En este caso, el proyecto consiste en generar un nuevo plan de capacitación para vendedores. El número de tareas es mayor que en los casos anteriores, porque el proyecto así lo requiere; estas podrían incrementarse si participaran más áreas en la elaboración de dicho plan de capacitación: 

Ejemplo de diagrama de Gantt para departamentos de ventas

4. Ejemplo de diagrama de Gantt para abrir una franquicia

En este caso se desarrolla el proceso que implica abrir una franquicia, que va desde la planeación hasta la apertura del establecimiento, con todo lo necesario para recibir a nuevos clientes. Se puede apreciar que las siete fases del proyecto tienen variadas duraciones. 

Ejemplo de diagrama de Gantt para abrir una franquicia

5. Ejemplo de diagrama de Gantt de un envío de un mailing

Un diagrama de Gantt también sirve para gestionar actividades diarias dentro de una empresa, como puede ser la creación de un mailing para una determinada base de datos de clientes. En este caso, la escala de tiempo se rige por horas y en la gráfica se puede observar el progreso de cada tarea: las barras de tono azul más oscuro están terminadas, mientras que las de tono claro están pendientes. 

Ejemplo de diagrama de Gantt de un envío de un mailing

Como puedes ver, el diagrama de Gantt puede ser utilizado por cualquier empresa (sin importar su giro), por cualquier área o departamento, e incluso por cualquier persona que quiera desarrollar un proyecto de manera organizada. ¡Esperamos que te sea útil!

Diagrama Gantt

 Gantt

Publicado originalmente el 15 de noviembre de 2022, actualizado el 16 de noviembre de 2022

Topics:

Gestión de proyectos