El tiempo es valioso, nadie puede darse el lujo de perderlo. Por eso un proyecto requiere organización para entregarlo en tiempo y forma, ya que si no se delimitan las tareas y el periodo para cumplirlas podría postergarse e incluso fracasar. 

Justamente por esta necesidad se originó el diagrama de Gantt, una forma de organizar actividades de forma fácil y visual, con el objetivo de que se tengan claros tiempos de inicio y de entrega de un proyecto, así como las tareas o acciones que se van sumando hasta lograr el objetivo final.

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Si no estableces tiempos para hacer una tarea, esta puede alentarse y tardar indefinidamente, como lo dice la Ley de Parkinson: «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». Lo que se busca con un esquema como el de Gantt es hacer una tarea en el tiempo necesario, siempre pensando en optimizar cada proceso.

Se atribuye a Henry Laurence Gantt la creación de este diagrama, que se empezó a difundir a partir de 1910. Se ha mantenido a través de los años por su facilidad de uso, versatilidad y adaptación a cualquier tipo de sector o proyecto. 

Las tareas que se muestran están vinculadas entre sí para que se cumpla un proyecto, por lo que te permitirá ver el progreso de cada una en lo particular y tener un panorama de la evolución del proyecto en lo general.

En el diagrama de Gantt las tareas se enumeran en un eje vertical, y el periodo en que deben concretarse en un eje horizontal; además cada barra puede tener un color que identifique al equipo o a la persona responsable de realizar una u otra actividad. 

Este esquema implica organización en intervalos o lapsos, a manera de cronograma, por lo que te ayudará a establecer lineamientos de acción para terminar satisfactoriamente proyectos con cualquier nivel de complejidad. Por ello, puedes usar el diagrama de Gantt para un gran proyecto que requiere cientos de tareas o para un proyecto pequeño que se resuelva con 5 o 10 actividades.

¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?

Simplicidad

Este esquema sirve para simplificar la visualización de todas las tareas que requiere un proyecto, de principio a fin, por lo que se pueden tener claros los tiempos de ejecución y verificar su progreso. 

Gestión del tiempo

La principal ventaja de un diagrama de Gantt es la gestión de los tiempos y planificación de proyectos. Sin embargo, el uso de este te ayudará en muchos sentidos; por ejemplo: tener un panorama en una misma vista de cómo se está trabajando un proyecto. Así podrás impulsar la comunicación y relación entre equipos, te facilitará la organización y optimizarás las actividades mejorando tu productividad.

Seguimiento y control

Con base en la lectura que hagas de tu diagrama de Gantt también te servirá para motivar a las personas vinculadas a un proyecto; podrás dar un seguimiento que te permita reestructurar a tiempo si algo está pasando, ya que podrás identificar si una tarea no progresa y descubrir cuál es el obstáculo y cómo solucionarlo.

Un esquema tan flexible como este te sirve para administrar proyectos, minimizar eventualidades en la programación de actividades y para detectar áreas de mejora. Asimismo, puedes usarlo para control de presupuestos, organización de personal y generar reportes de rendimiento por equipos o por personas. 

Ten en mente que 97% de las organizaciones considera que la gestión de proyectos es crucial para el desempeño y éxito del negocio: comienza con un diagrama de Gantt para optimizar el rendimiento.

Para hacer un diagrama de Gantt puedes usar alguna plantilla predefinida en la que solamente registras tu lista de tareas y tiempos, como la plantilla para Excel de HubSpot que descargas gratuitamente. Es funcional y te permite delinear las etapas clave, los entregables y fechas de tu proyecto.

Lo principal son tus dos ejes: el vertical para las tareas y el horizontal para el tiempo asignado a cada actividad. Recuerda que puedes ir modificando los datos de acuerdo con el progreso de cada equipo o persona. 

1. Define tu proyecto

Primero debes tener claro el proyecto que vas a realizar; este debe ser concreto y realizable en el área de tu competencia, porque cuentas con el personal, conocimiento, herramientas y todo lo que implica este proyecto. 

En caso de que implique el trabajo de varias áreas o equipos, será necesario designar al responsable de elaborar el esquema, quien será el vínculo entre dichas áreas para establecer las tareas y tiempos. 

2. Haz una lista de tareas

Con base en el proyecto seleccionado establece una lista de tareas necesarias para que se concrete. Puedes tener tareas primarias y secundarias, pero todas se vinculan de una u otra forma, ya que la suma de estas representa la finalización del proyecto.

Toda actividad cuenta, solamente debes estar alerta de no incluir tareas que no tengan que ver con el proyecto o que puedes dar por hecho al estar incluidas en una tarea más grande.

3. Establece los tiempos

Absolutamente todo debe tener un tiempo, un periodo de duración, un principio y un final. Lo primero en esta etapa es determinar la fecha de inicio y de término del proyecto en general. Este lapso debe ser realista y alcanzable, lo podrás identificar de acuerdo con el número de tareas que requieres y las personas o equipos que deben participar para realizarlas.

Asimismo, deberás asignar un tiempo de duración para cada tarea o actividad, los días completos que se dedicarán, así como los días restantes. Según sea el proyecto, tus intervalos de tiempo pueden ser días, semanas, meses o años. 

4. Asigna tareas 

Es el momento de asignar esas tareas a un equipo o a personas, quienes serán los responsables de ejecutar esa actividad en particular en el tiempo establecido previamente. Estas barras se extenderán horizontalmente en el lapso para una tarea completa. 

5. Verifica el progreso

Una vez que integres estos elementos ya tienes un diagrama de Gantt en operación, cada equipo o responsable verificará sus tiempos y se aplicará en la ejecución de la tarea. 

Según sea el tiempo total del proyecto es recomendable establecer revisiones y juntas con los involucrados para evaluar el progreso, que veremos claramente con porcentajes de lo que se ha completado. Esto servirá para constatar que todo fluye conforme a lo planeado, identificar obstáculos y reformular tiempos en un momento determinado para una tarea específica.     

¿Cómo usar la plantilla del diagrama de Gantt de HubSpot?

Esta plantilla se ha realizado para que tengas un panorama de tus tareas y tiempos, además de visualizar tus progresos. Tus barras horizontales se generan automáticamente de acuerdo con los datos que hayas ingresado. Usarla es muy fácil:

1. Descárgala gratuitamente. Llena el formulario y haz clic en el botón «Descargar plantilla». Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot

2. Abre tu archivo de Excel. En la primera pestaña contarás con instrucciones.

Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

3. Haz clic a la pestaña «diagrama de Gantt». Ingresa el nombre de tu proyecto.

Cómo usar la plantilla del diagrama de Gantt de HubSpot

4. Anota la fecha de inicio y término de tu proyecto. 

Anotar fechas de inicio y término del diagrama de Gantt

5. Incluye los nombres de tus tareas.

Anotar tareas en un diagrama de Gantt

6. Integra fechas de inicio y de término, la duración en días, los días que serán completos y cuáles son restantes, es decir, cuántos faltan para concretar esa tarea; asimismo anota los porcentajes de tu progreso. 

Integra las fechas de tu proyecto en un diagrama de Gantt

7. Si necesitas agregar más filas para otras tareas, inserta una nueva fila entre las filas de tareas. Para mantener el formato te sugerimos que no lo hagas después de la última fila de la lista.    

Insertar más tareas en la plantilla de gestión de proyecto

8. El número en el recuadro lo debes poner como el indicador mínimo del eje horizontal. Haz clic en el botón derecho del mouse sobre la barra de fechas y entra a «Dar formato a eje» y en «Opciones de eje» en el recuadro de «Mínima» anotas dicho número.

Fechas del diagrama de Gantt

Formato del diagrama de Gantt

Opciones de formato de la plantilla de diagrama de Gantt de HubSpot

En el esquema verás reflejados los datos que llenaste. Con esto ya tienes tu diagrama de Gantt. Puedes cambiar todos los elementos de esta plantilla, es decir, reemplazar el logotipo de HubSpot con el tuyo, modificar la paleta de colores, seleccionar una nueva fuente tipográfica y más.

3 ejemplos de diagramas de Gantt

1. Ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto de RRHH

En este diagrama el proyecto pertenece al área de Recursos Humanos de una empresa que debe buscar candidatos para cubrir diversos puestos dentro de la compañía, así que establece las tareas principales para llegar a este fin:

Ejemplo de diagrama de Gantt para proyecto de Recursos Humanos

2. Ejemplo de diagrama de Gantt para diseño web

Este ejemplo implica un proyecto de una sola persona, en este caso de un diseñador que debe hacer un sitio web, así que estructura las tareas principales que lo llevarán a contar con su página y va verificando el progreso de cada acción:

Ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto de diseño web

3. Ejemplo de diagrama de Gantt para un departamento de ventas

Un diagrama de Gantt te ayuda a contar con un panorama de lo que debes hacer para llegar a una meta. En este caso un proyecto para generar un nuevo plan de capacitación para vendedores. El número de tareas es mayor que en los casos anteriores porque el proyecto así lo requiere; estas todavía podrían incrementarse si participaran más áreas en la elaboración de dicho plan de capacitación: 

Ejemplo de diagrama de Gantt para departamentos de ventas

Como has podido ver, el diagrama de Gantt es versátil y flexible, se adapta a cualquier empresa sin importar su giro, a toda área o departamento e inclusive para cualquier persona que tenga un proyecto y quiera trabajarlo de manera organizada.

Diagrama Gantt

 Gantt

Publicado originalmente en septiembre 17 2020, actualizado septiembre 17 2020

Topics:

Gestión de proyectos