El tiempo es valioso y nadie puede darse el lujo de perderlo. Es por eso que un proyecto requiere organización para entregarlo en tiempo y forma, ya que si no se delimitan las tareas y el periodo para cumplirlas podría postergarse e incluso fracasar. 

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Justamente por esta necesidad se originó el diagrama de Gantt, una forma de organizar actividades de forma fácil y visual, con el objetivo de que se tengan claros tiempos de inicio y de entrega de un proyecto, así como las tareas o acciones que se van sumando hasta lograr el objetivo final.

Se atribuye a Henry Laurence Gantt la creación de este diagrama, que se empezó a difundir a partir de 1910. Se ha mantenido a lo largo de los años por su facilidad de uso, versatilidad y adaptación a cualquier tipo de sector o proyecto. 

Un diagrama de Gantt tiene ciertos componentes que, independientemente del proyecto o su objetivo, deben establecerse para que funcione de forma eficiente:

1. Fecha de inicio y de cierre

Esta es la que todos los equipos conocen: cuándo hay que arrancar y cuándo se debe poner el punto final. Representa también la longitud que tendrá el diagrama, lo que permite saber, a primera vista, la representación gráfica del tiempo que se invertirá en el proyecto.

2. Tareas

Aquí nos referimos a todas las tareas: pequeñas, medianas y grandes. Las acciones que deben ejecutarse tendrán su propio espacio para que las personas involucradas también comprendan qué ocurre de manera simultánea, lo que debe suceder para arrancar una tarea y en qué instante se termina otra.

La barra de cada tarea deberá tener un color que la identifique y, de ser posible, un código que señale su nivel de importancia.

3. Periodos para cada tarea

Esta es la parte más interesante del diagrama de Gantt, en donde es más clara su función, porque organiza los tiempos de cada tarea al acomodar la barra que le corresponde en el periodo que se le asigna para completarla.

4. Progreso

Gracias a que las etapas de un proyecto se desmenuzan hasta en las más básicas, es sencillo calcular el avance o progreso a medida que pase el tiempo. Cada tarea que se completa corresponde a un porcentaje de avance, y al comprobar que se cumple en tiempo y forma con cada una, también se obtiene el progreso.

Estos elementos también ayudan a comprender mejor cómo hacer un diagrama de Gantt que se adapte perfecto a tus proyectos. Así que ahora vamos a compartirte algunos consejos para que hagas uno que te permita gestionar tu trabajo con éxito.

Algunas personas suelen confundir un cronograma de actividades con el diagrama de Gantt. Y aunque pareciera que tienen más puntos en común que diferencias, no son la misma herramienta. ¿Conoces sus diferencias?

El principal beneficio de un diagrama de Gantt es la gestión de los tiempos y planificación de proyectos. Sin embargo, el uso de este te ayudará en muchos sentidos; por ejemplo: tener un panorama en una misma vista de cómo se está trabajando un proyecto. Así podrás impulsar la comunicación y relación entre equipos, facilitar la organización y optimizar las actividades mejorando tu productividad.

Un esquema tan flexible como el diagrama de Gantt puede ser utilizado no solo para administrar proyectos en tu empresa, sino también para control de presupuestos, organización de personal y generar reportes de rendimiento por equipos o por personas. 

Ten en mente que 97 % de las organizaciones considera que la gestión de proyectos es crucial para el desempeño y éxito del negocio.

Diferencia entre cronograma y diagrama de Gantt

Un cronograma te indica las fechas en que inicia un proyecto o el día en que hay que entregar un adelanto. El diagrama de Gantt muestra el tiempo que abarca cada tarea, cada etapa, cada proyecto, por eso utiliza las barras para indicarlo (cuanto más larga la barra, más tiempo involucrado en una tarea).

Por otro lado, el diagrama de Gantt es bastante útil cuando un equipo necesita conocer la forma en que las distintas tareas se relacionan entre sí. Es decir, qué tanto trabajo de una parte debe estar hecho antes de que comience la otra parte, ya que ayuda a organizar mejor las tareas y su importancia. Un cronograma es más sencillo en ese aspecto: no da tanto detalle. Por eso suele utilizarse para dar un panorama general de los tiempos de un proyecto tal y como lo esperaría un cliente o un directivo que solo desea conocer cuándo se entregarán los resultados.

¿Cómo funciona un diagrama de Gantt?

Como ya lo adelantamos, las tareas que se muestran en un diagrama de Gantt están vinculadas entre sí para que se cumpla un proyecto, por lo que te permitirá ver el progreso de cada una en lo particular y tener un panorama de la evolución del proyecto en lo general.

En el diagrama de Gantt las tareas se enumeran en un eje vertical, y el periodo en que deben concretarse en un eje horizontal; además cada barra puede tener un color que identifique al equipo o a la persona responsable de realizar una u otra actividad. 

Este esquema implica organización en intervalos o lapsos, a manera de cronograma, por lo que te ayudará a establecer lineamientos de acción para terminar satisfactoriamente proyectos con cualquier nivel de complejidad. Por ello, puedes usar el diagrama de Gantt para un gran proyecto que requiere cientos de tareas o para un proyecto pequeño que se resuelva con 5 o 10 actividades.

1. Convierte en una representación visual la totalidad de un proyecto

Este tipo de abstracción permite tener una imagen más clara del tiempo necesario para hacer un buen trabajo, tanto en equipo como a nivel individual. Tenerlo a la mano y cerca de todas las personas que están involucradas también ayuda a que estén actualizadas en su avance. De esta manera, hay una mejor comunicación que aprovecharán quienes dependan de la terminación de una tarea para comenzar la suya.

2. Permite que las ideas se organicen mejor

Debido a que el diagrama de Gantt descompone al proyecto hasta sus tareas mínimas, les da herramientas a los involucrados para organizar mejor las acciones, los tiempos y el trabajo de cada persona. Esto además abona a que haya más productividad y menos tiempo desperdiciado en averiguar quién sigue, quién es el responsable o por dónde iniciar, que tiene como consecuencia principal el siguiente punto.

3. Explica cómo se relacionan las tareas y cuáles son independientes

Hace más detallado el entramado de un proyecto, porque muestra de forma clara etapa. Y si es necesario que una se complete para el desarrollo de otra, los equipos verán la indicación en el mismo diagrama. Por eso es importante que, al diseñarlo, se consideren todos los pasos que hay que tomar, por muy pequeños que parezcan, para que el panorama esté claro.

4. Crea la base para plazos realistas y alcanzables

Finalmente, otra de sus grandes ventajas es que, gracias a lo que ya hemos mencionado en los puntos anteriores, se comprenda mejor el tiempo que debe invertirse en un proyecto. No es lo mismo decir «el proyecto se entregará en unos dos meses», que registrar cada aspecto que debe cumplirse y hacer un cálculo real que arroje un periodo de nueve semanas, que no se parece en nada a «unos dos meses». 

Así, es más sencillo y verdadero darles expectativas a clientes o directivos que esperan resultados (no excusas ni sorpresas) en una fecha determinada. Se establece una base para definir cómo se hace el trabajo, las herramientas, recursos y personal con los que se cuenta. 

Sin embargo, como nada es perfecto, también te compartimos sus puntos en contra.

1. Las barras no hablan de la complejidad de una tarea, sino de su duración

Es decir, que la longitud de una barra no refleja la cantidad de esfuerzo que debe invertirse para terminar la tarea a la que corresponde, sino únicamente el tiempo en que debe completarse.

Una barra corta determina que esa tarea se cumplirá en tres días, pero tal vez el equipo deba trabajar horas extra para realizarlo. De igual forma, otra necesitará de dos semanas, aunque no siempre habrá que dedicarse a ella continuamente, porque será necesario esperar a que otra tarea se culmine en el transcurso de esos días para seguir avanzando. Por eso, aunque en el diagrama de Gantt es más larga su barra, no implica mucho esfuerzo.

2. Debe actualizarse al mismo ritmo que el proyecto

Para que funcione bien, el diagrama de Gantt deberá actualizarse en tiempo real. Por eso es importante utilizar algunas herramientas de software que ayuden a lograrlo, como GanttProject. Como ya mencionamos, debe permitir que exista una comunicación fluida con todas las personas involucradas en el proyecto. Si no está al día, no se logrará.

3. Si el proyecto es muy complejo, tal vez no sea suficiente

Este punto se relaciona con el primero de esta lista de desventajas. Cuanto más complejo el proyecto, más corto quedará el diagrama de Gantt. Por lo tanto, no debe tomarse como la única solución para una buena gestión, sino como una opción entre varias. Es bueno para tareas generales e indicar su duración, pero hablar de la organización de una tarea, quizá sea mejor pensar en otras soluciones.

Dicho esto, es momento de mencionar cuáles características lo conforman y por dónde empezar para hacer un diagrama de Gantt.

1. Define tu proyecto

Primero debes tener claro el proyecto que vas a realizar; este debe ser concreto y realizable en el área de tu competencia, porque cuentas con el personal, conocimiento, herramientas y todos los recursos necesarios. 

En caso de que involucre el trabajo de varias áreas o equipos, será necesario designar al responsable de elaborar el esquema, quien será el vínculo entre dichas áreas para establecer las tareas y tiempos. 

2. Haz una lista de tareas

Con base en el proyecto seleccionado establece una lista de tareas necesarias para que se concrete. Puedes tener tareas primarias y secundarias, pero todas se vinculan de una u otra forma, ya que la suma de estas representa la finalización del proyecto.

Toda actividad cuenta; solamente debes estar alerta de no incluir tareas que no tengan que ver con el proyecto o que puedes dar por sentado al estar incluidas en una tarea más grande.

3. Establece los tiempos

Absolutamente todo debe tener un tiempo, un periodo de duración, un principio y un final. Lo primero en esta etapa es determinar la fecha de inicio y de término del proyecto en general. Este lapso debe ser realista y alcanzable. Lo podrás determinar de acuerdo con el número de tareas que requieres y las personas o equipos que deben participar para realizarlas.

Asimismo, deberás asignar un tiempo para cada tarea o actividad, los días completos que se dedicarán, así como los días restantes. Según sea el proyecto, tus intervalos pueden ser días, semanas, meses o años. 

4. Asigna tareas 

Es el momento de asignar esas tareas a un equipo o a personas, quienes serán los responsables de ejecutar esa actividad en particular en el tiempo establecido previamente. Estas barras se extenderán horizontalmente en el lapso para una tarea completa. 

5. Verifica el progreso

Una vez que integres estos elementos ya tendrás un diagrama de Gantt en operación; cada equipo o responsable verificará sus tiempos y se aplicará en la ejecución de la tarea. 

Según sea el tiempo total del proyecto es recomendable establecer revisiones y juntas con los involucrados para evaluar el progreso, que veremos claramente con porcentajes de lo que se ha completado. Esto servirá para constatar que todo fluye conforme a lo planeado, identificar obstáculos y reformular tiempos en un momento determinado para una tarea específica.     

Para hacer un diagrama de Gantt puedes usar alguna plantilla predefinida en la que solamente registras tu lista de tareas y tiempos, como la plantilla para Excel de HubSpot que descargas gratuitamente. Es funcional y te permite delinear las etapas clave, los entregables y fechas de tu proyecto.

Lo principal son tus dos ejes: el vertical para las tareas y el horizontal para el tiempo asignado a cada actividad. Recuerda que puedes ir modificando los datos de acuerdo con el progreso de cada equipo o persona. 

¿Cómo usar la plantilla del diagrama de Gantt de HubSpot?

Esta plantilla se ha realizado para que tengas un panorama de tus tareas y tiempos, además de visualizar tus progresos. Tus barras horizontales se generan automáticamente de acuerdo con los datos que hayas ingresado. Usarla es muy fácil:

1. Descárgala gratuitamente. Llena el formulario y haz clic en el botón «Descargar plantilla». Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot

2. Abre tu archivo de Excel. En la primera pestaña encontrarás las instrucciones.

Cómo hacer un diagrama de Gantt con plantilla

3. Haz clic en la pestaña «Diagrama de Gantt». Ingresa el nombre de tu proyecto.

Cómo hacer un diagrama de Gantt: agregar nombre de proyecto

4. Anota la fecha de inicio y término de tu proyecto. 

Cómo hacer un diagrama de Gantt: anotar fechas de inicio y término del proyecto

5. Incluye los nombres de tus tareas.

Cómo hacer un diagrama de Gantt con plantilla: anotar tareas

6. Integra fechas de inicio y de término, la duración en días, los días que serán completos y cuáles son restantes, es decir, cuántos faltan para concretar esa tarea; asimismo anota los porcentajes de tu progreso. 

Integra las fechas de tu proyecto en un diagrama de Gantt

7. Si necesitas agregar más filas para otras tareas, inserta una nueva fila entre las filas de tareas. Para mantener el formato, te sugerimos que no lo hagas después de la última fila de la lista.    

Plantilla para crear diagrama de Gantt

8. El número en el recuadro lo debes poner como el indicador mínimo del eje horizontal. Haz clic en el botón derecho del mouse sobre la barra de fechas y entra a «Dar formato a eje», luego en «Opciones de eje» y en el recuadro de «Mínima» anotas dicho número.

Opciones de formato de la plantilla de diagrama de Gantt de HubSpot

Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot: configurar

Plantilla de diagrama de Gantt gratuita de HubSpot: opciones de eje

En el esquema verás reflejados los datos que llenaste. Con esto ya tienes tu diagrama de Gantt. Puedes cambiar todos los elementos de esta plantilla, es decir, reemplazar el logotipo de HubSpot con el tuyo, modificar la paleta de colores, seleccionar una nueva fuente tipográfica y más.

3 ejemplos de diagramas de Gantt

1. Ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto de RRHH

En este diagrama el proyecto pertenece al área de Recursos Humanos de una empresa que debe buscar candidatos para cubrir diversos puestos dentro de la compañía, así que establece las tareas principales para llegar a este fin:

Ejemplo de diagrama de Gantt para proyecto de Recursos Humanos

2. Ejemplo de diagrama de Gantt para diseño web

Este ejemplo involucra un proyecto de una sola persona, en este caso de un diseñador que debe hacer un sitio web; así que estructura las tareas principales que lo llevarán a contar con su página y va verificando el progreso de cada acción:

Ejemplo de diagrama de Gantt para un proyecto de diseño web

3. Ejemplo de diagrama de Gantt para un departamento de ventas

Un diagrama de Gantt te ayuda a contar con un panorama de lo que debes hacer para llegar a una meta. En este caso, un proyecto para generar un nuevo plan de capacitación para vendedores. El número de tareas es mayor que en los casos anteriores porque el proyecto así lo requiere; estas todavía podrían incrementarse si participaran más áreas en la elaboración de dicho plan de capacitación: 

Ejemplo de diagrama de Gantt para departamentos de ventas

Como has podido ver, el diagrama de Gantt es versátil y flexible. Se adapta a cualquier empresa sin importar su giro, a toda área o departamento e inclusive para cualquier persona que tenga un proyecto y quiera trabajarlo de manera organizada.

Diagrama Gantt

 Gantt

Publicado originalmente el 28 de julio de 2021, actualizado el 31 de julio de 2021

Topics:

Gestión de proyectos