Matriz RACI: qué es, cómo crearla y ejemplos

Existen múltiples herramientas para gestionar y mejorar el rendimiento de un equipo de trabajo. La matriz RACI, o matriz de asignación de responsabilidades, es una de ellas. Puedes usarla en las tareas y procesos cotidianos de tu empresa.

Esta es una de las mejores herramientas para la optimización de tiempo en labores que, por su naturaleza y complejidad, requieren trabajo en equipo. Agiliza la comunicación y acelera los procesos de toma de decisiones.

Para aprovechar al máximo la matriz de asignación de responsabilidades, te compartimos una guía que te permitirá entenderla y aplicarla en todos los proyectos cuya magnitud o dificultad exijan mejor gestión y rendimiento del tiempo.

El motivo detrás de su nombre se encuentra en las cuatro categorías en las que se clasifica a los participantes del equipo.

1. Responsables

La primera categoría o rol es la de los Responsables, quienes se encargan de realizar las tareas pendientes de un proyecto. Pueden dedicarse a distintas actividades como la redacción de contenidos, creación de imágenes o material audiovisual, entre otras, dependiendo de cada situación. Los Responsables también toman decisiones cuando existe la necesidad de elegir entre varias opciones de ejecución.

2. Autoridad

La siguiente categoría representa a quienes están a cargo o poseen Autoridad (Accountable people). Ellos determinan el rol de cada una de las personas en el proyecto. Además registran cuando las tareas están terminadas y responden por ellas.

En suma, están al pendiente del avance del proyecto, desde las tareas más sencillas hasta las más complejas.

3. Consultores

En la tercera categoría encontramos a los Consultores; lo cuales conocen las características que debe cumplir cada una de las tareas asignadas. Debido a que están al tanto de esta información, pueden emitir opiniones respecto al trabajo, una vez que ha sido ejecutado por los Responsables. 

Un Responsable puede acudir con un Consultor, si tiene dudas sobre algún aspecto muy particular de la tarea que le corresponde. Aunque el responsable ya cuenta con esta información porque se la brindó la autoridad que le asignó la tarea, o porque es especialista en esa labor debido a su formación o experiencia.

4. Informadores

La última categoría es la de los Informadores, quienes están al tanto del avance del proyecto, pero no solo cuando se concluyen las tareas, sino durante todo el proceso. Cuando un responsable toma una decisión o si se presentan inconvenientes durante la ejecución de una tarea, se lo hará saber al Informador.

¿Cuándo utilizar una matriz RACI?

Es importante aclarar que lo más apropiado es aplicar la Matriz RACI en procesos complicados, multidisciplinarios o donde esté involucrado un número considerable de personas. Dentro de esta matriz, que detalla cada tarea, los participantes tendrán claro cuáles son sus responsabilidades. Está delimitación permitirá un equilibrio de cargas de trabajo y así se obtendrá una mayor estructura y cohesión en cada una de las etapas del proyecto. 

Esto no significa que no puedas usar una matriz RACI en un proyecto pequeño. Pero, debido a su estructura, puede hacer más complejo un proceso que no requiere una gestión tan meticulosa; incluso puede causar confusión entre los participantes respecto a su rol y sus actividades, lo cual obstaculiza los resultados planteados. 

¿Para qué sirve la matriz RACI o de responsabilidades?

Si estás pensando en implementar este modelo, te compartimos las características más destacables de una matriz RACI. 

1. Simplifica y agiliza la comunicación

La comunicación se agiliza y simplifica, ya que la matriz se encarga de asignar los roles a cumplir y detallar las funciones de cada persona de forma clara. Aunque el uso de esta matriz no implica que desaparezcan por completo los malentendidos, sí disminuirá considerablemente los problemas de comunicación entre los participantes.

2. Mejora la productividad y tiempo de ejecución

Si la comunicación entre los colaboradores de un proyecto se agiliza, eso también reportará un mejoramiento en la productividad. A su vez, el tiempo de ejecución se reducirá, pues el lapso que se destina normalmente para aclarar problemas de comunicación podrá utilizarse para llevar a cabo otros pendientes o tareas. Esto dinamizará todo el ritmo de trabajo.

3. Permite la distribución adecuada de trabajo

En virtud de que cada una de las tareas se asignará previamente, podrás hablar con cada uno de los responsables sobre los pendientes. Si alguno considera que tiene una carga excesiva de trabajo, puede mencionarlo antes de que se ejecute el proyecto. Esto permitirá dar la cantidad adecuada de tareas a cada una de las personas del equipo.

4. Facilita la realización de las expectativas

Probablemente te ha sucedido que un proyecto empieza con los mejores ánimos y con grandes expectativas. Pero cuando lo culminan, tu equipo o tú se sienten frustrados porque los resultados poco o nada se acercan a lo que se habían planteado en un inicio.

Utilizar una matriz RACI hará más fácil que los resultados finales se aproximen a tus metas iniciales. Si te preguntas por qué, la respuesta es que tienes un control mucho más específico de todas las tareas del proyecto: sabes exactamente a quién le corresponde cada una y eso facilita rastrear pequeñas fallas que podrían conducir hacia un proyecto final poco acorde con lo esperado.

¿Se puede asignar más de un rol a una persona en la matriz RACI?

Es imprescindible que cada miembro conozca cuál es el papel de un Responsable, Autoridad, Consultor e Informador. Aunque cada uno representa una actividad o tarea diferente, puede suceder que una persona tenga asignado más de un rol dentro de la matriz RACI (esto hace las cosas un poco más complicadas).

Idealmente cada persona debería tener un solo rol, sobre todo las primeras veces que implementes una matriz de asignación de responsabilidades. Si esto no es posible, no te preocupes; bastará con que determines quiénes cumplirán más de un rol en el proyecto, lo cual deberá consignarse e informarse a todo el equipo. Si no fijas estas pautas es probable que la fluidez del trabajo se vuelva mucho más lenta, en lugar de agilizarse. 

Suele ocurrir un caso contrario: que más de dos personas cumplan el mismo rol. Esto es muy frecuente cuando se trata de los Responsables, pues ellos llevan a cabo la mayor parte de las tareas; y, si estas se dividen, es más probable que el proceso avance más rápido.

También es común que más de una persona represente el cargo de Informador o Autoridad.  

¿Cómo hacer una matriz de responsabilidades?

1. Determina la extensión y complejidad del proyecto

El primer paso es evaluar el proyecto y establecer de forma objetiva su tamaño y complejidad, con el fin de concluir a tiempo y no sobresaturar al personal.

Como ya mencionamos, la matriz RACI es adecuada cuando un proyecto es de mediano o gran alcance, o cuando representa un desafío para tu empresa porque nunca lo han trabajado y, por lo tanto, tiene un mayor grado de dificultad. Si después de analizar el proyecto notas que no necesita de la energía de todo tu equipo, puedes asignar proyectos más pequeños al personal restante. Así evitarás segmentar demasiado el proyecto, lo cual podría dificultar su realización.

2. Selecciona al equipo de trabajo

Una vez completado el primer paso, puedes elegir a las personas que formarán parte  del proyecto. Aunque los roles no sean establecidos de forma inmediata, no está demás pensar en ciertas personas como posibles Responsables, Autoridades, Consultores e Informadores. 

3. Identifica todas las tareas a realizar para llevar el proyecto a buen término

Crea un esquema y desglosa cada una de las áreas que componen el proyecto. De este modo, será mucho más fácil alcanzar las metas y objetivos propuestos. Además podrás corroborar si la cantidad de personas seleccionadas es la adecuada, si necesitas más colaboradores o si puedes prescindir de algunos.

4. Asigna los roles o categorías a cada participante e infórmalo en una reunión general

Cuando ya sepas cuántas áreas, objetivos y tareas requiere el proyecto, convoca una junta general con todo el equipo y comienza a asignar roles y delegar tareas. Es importante que todos estén presentes; esto disminuirá los errores de comunicación, pues cada elemento sabrá qué responsabilidades asumirá cada quien. Además, la reunión es una oportunidad para resolver dudas.

Incluso podrían organizar una sesión previa para explicar cómo funciona esta herramienta de gestión, si es la primera vez que tu empresa trabaja con este modelo.

5. Establece un calendario con las fases y tareas asignadas con un tiempo determinado

Después de haber asignado todas las tareas del proyecto, establece un calendario que indique la fecha aproximada de termino y el avance de cada una de las áreas que integran el proyecto. Ten en cuenta que debes considerar un margen de flexibilidad.

Como punto adicional, una vez que el proyecto haya terminado, puedes realizar una junta para que el equipo dé y reciba retroalimentación sobre los errores y aciertos que percibieron durante la ejecución. También podrás conocer su opinión sobre la funcionalidad e implementación de la matriz RACI.

1. Indica las tareas en la primera columna 

Teniendo en cuenta los criterios anteriores seguramente tendrás una herramienta funcional y efectiva. A continuación te explicamos cómo hacer una matriz RACI en Excel.

Una vez que tengas determinada la extensión y complejidad de tu proyecto, abre una hoja de Excel y señala las tareas en la primera columna, pero deja libre la primera fila para el paso siguiente.

2. Establece los integrantes del equipo de trabajo 

Ahora puedes señalar e identificar a los integrantes del equipo de trabajo que llevarán a cabo el proyecto. Estos los vas a ubicar en la primera fila.

3. Asigna roles 

Con los registros que ubicaste en tu primera columna y primera fila ya tienes un panorama de qué tareas son necesarias para lograr el objetivo y quiénes son aquellos en los que recae cada una. Es momento de que establezcas los roles que cumplirá cada uno de los colaboradores; recuerda que en la matriz RACI una persona puede tener más de un rol, o una categoría puede asignarse a varias personas.

4. Optimiza el plan de tu proyecto

Una vez que ya creaste esta tabla, deberás establecer un calendario con las fases y tareas asignadas de acuerdo a un tiempo determinado; así, será sencillo dar seguimiento y verificar que todo se vaya cumpliendo.

4 ejemplos de matriz RACI

Para finalizar, te explicamos como usar esta matriz a través de 4 ejemplos que muestran su aplicación en diferentes procesos y áreas. 

1. Matriz RACI para la creación de un nuevo producto 

En la imagen hay una columna que numera las tareas del proyecto, mientras que las filas representan a los integrantes del equipo.                

Aquí vemos cómo se desarrolla la creación de un nuevo producto y las categorías de acción: R significa Responsable; A, Autoridad; C, Consultor e I, Informador. Es imprescindible prestar atención en los cambios de rol de cada uno. Podemos notar que:

• El rol de Responsable recae en mayor medida en el diseñador y el equipo.
• Generalmente, el dueño del producto ocupa el rol de Autoridad. 
• Por otro lado, el auditor está designado más veces como Consultor.
• La mayoría de las ocasiones el financiero es el Informador.

Este modelo no presenta casos en los que una o más personas tengan varios roles en una misma fase. Si tu caso lo requiere, basta con añadir el rol adicional a las personas que tienen doble función dentro del proyecto. Puedes hacer una matriz extra que incluya a quienes tienen un rol doble. Así no olvidarás quiénes son los responsables de cada tarea.

2. Matriz RACI para campaña de marketing

En este ejemplo de matriz RACI vemos, de manera general, cuáles son las etapas para realizar una campaña de inbound marketing, con el fin de atraer más clientes.

Para ello, la presencia digital de la empresa tiene que mejorarse de pies a cabeza, desde la página web hasta sus redes sociales. Los involucrados en el proyecto son el CEO, el diseñador, el analista, el copywriting y el community manager. 

• El Responsable indiscutible del diseño de la página web es el diseñador, el community manager es Consultor, el analista es el Informador, y el CEO es la Autoridad.
• La redacción y publicación de artículos es la labor principal del copywriting en su papel de Responsable. En este caso, el CEO es la Autoridad, el analista es el Consultor, mientras que el community manager es el Informador. 
• El contenido de marketing digital es una tarea que comparten el copywriting, en la creación y del diseñador, en la imagen; ambos tienen el rol de Responsable. El CEO es quien autoriza, el analista es el Consultor y el community manager cumple el papel de Informador.
• La publicación en redes sociales corresponde al community manager, quien es el Responsable. El analista tiene el rol de Autoridad; quien lo guía es el CEO, en su papel de Consultor; y a quien tiene que avisar es al copywriting, en su posición de Informador.
• El análisis de estadísticas le corresponde al analista en su rol de Responsable. Aquí, únicamente colabora con el CEO, en su rol de Consultante. Mientras que al diseñador, copywriting y community manager solo se les informa. 

Un aspecto que sobresale de este ejemplo es que no todas las casillas están llenas. El diseñador no está involucrado en la tarea de redacción y publicación de artículos ni en la difusión de estos en redes sociales; por su parte, el copywriting no participa en el diseño de la página web.

Cuando un actor no sea necesario en una etapa es mejor omitirlo y así optimizar la matriz.

3. Matriz RACI para un periódico

Esta matriz RACI muestra el flujo de trabajo de un periódico. Observamos que las responsabilidades de cada etapa se distribuyen equilibradamente entre cada uno de los participantes; en este caso un periodista, un corrector de estilo, un diseñador, un community manager y un jefe de sección. También se aprecian espacios en blanco, como en el ejemplo anterior. 

• Para la primera tarea, redactar notas, el periodista es asignado como Responsable. Asimismo, el jefe de sección es la Autoridad que aprueba; el corrector de estilo es el Consultor, que aclara dudas; y el diseñador gráfico es el Informador, pues solo está al tanto.
• En la parte de corregir notas, el Responsable es el corrector de estilo, el jefe de sección es el Consultor y el periodista es el Informador.
• La tercera actividad, editar imágenes, corre a cargo del diseñador como Responsable; mientras que el jefe de sección es la Autoridad, el periodista es el Consultor y el community manager es el Informador. 
• Al momento de subir la nota, el periodista es designado como Responsable de esta labor. Por su lado, el jefe de sección es la Autoridad, el community manager es el Consultor y el corrector de estilo es el Informador.
• En la última tarea de publicar las notas en redes sociales, el community manager es el Responsable. El jefe de sección es la Autoridad, el periodista es el Consultor y el corrector de estilo es el Informador. 

4. Matriz RACI para reclutamiento

Ahora veremos un proceso de selección de personal de una compañía. En todas las etapas de la matriz RACI, los cuatro roles están asignados y esto ayuda a que el proceso se agilice y cada uno de los involucrados sepa qué actividad le corresponde.

• Al iniciar el proceso para buscar a los candidatos, el equipo de recursos humanos es el Responsable; y debe ser aprobado por la Autoridad, que recae en el director de recursos humanos. Para publicar la vacante, se consulta al director del área que solicita un nuevo empleado, y se le informa al gerente de esa misma área.
• En la segunda tarea que consiste en filtrar las solicitudes de los candidatos, el equipo de recursos humanos también asume el rol de Responsable. Para ello consulta al gerente de área, pide autorización al director de dicha área e informa al director de recursos humanos.
• Luego, al entrevistar a los candidatos finalistas, el gerente de área adquiere el rol de Responsable de las entrevistas. Al director de área le corresponde la Autoridad, el equipo de recursos humanos es el Consultor y el director de recursos humanos es el Informador.
• Al momento de seleccionar al nuevo empleado, el director de área es el Responsable de tomar la decisión, la cual consulta con el gerente de su área; después se le notifica al equipo de recursos humanos y la Autoridad para realizar la contratación es el director de recursos humanos.

Los roles que asignes en tu matriz RACI dependerán de cómo funciona tu empresa. Definitivamente, estructurar cada tarea te facilitará realizar grandes proyectos en tiempo y forma. Podrás tener una visión panorámica del avance de las tareas asignadas a cada colaborador y con ello obtendrás una organización totalmente funcional.