Existen múltiples herramientas para gestionar y mejorar el rendimiento de un equipo en el trabajo. La matriz RACI o matriz de asignación de responsabilidades es una de ellas. Puedes aprender a usarla de tal manera que te ayude en las tareas y pendientes cotidianos en la oficina.

Esta es una de las mejores herramientas en temas de gestión y optimización de tiempo en trabajos que requieren un trabajo en equipo por su naturaleza y complejidad. Agiliza la comunicación y acelera los procesos de toma de decisiones.


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Para que logres sacar el mejor provecho de la matriz de asignación de responsabilidades, te dejamos una guía que te permitirá entenderla y aplicarla del mejor modo para todos esos proyectos que exigen una optimización de la gestión y un máximo aprovechamiento del tiempo, ya sea por su magnitud o complejidad.

 

 

Puede que ya tengas claro lo que es una matriz RACI, pero quizá aún te estás preguntado por qué se le llama RACI. El motivo detrás de esto se encuentra en la clasificación que se hace de los participantes en el equipo de trabajo, que se divide en cuatro categorías.

Los 4 componentes de la matriz RACI

1. Responsables

La primera categoría o rol en la matriz RACI es la de los Responsables. Ellos son quienes se encargan de realizar las tareas pendientes en un proyecto.

Pueden dedicarse a distintas actividades como la redacción de contenidos, creación de imágenes o material audiovisual, entre otras, dependiendo del tamaño de cada situación. Los responsables también son quienes toman decisiones cuando existe la necesidad de elegir entre varias opciones de ejecución.

2. Autoridad

La siguiente categoría es la de quienes están a cargo o los responsables de la Autoridad (Accountable people). Ellos son los que designan la categoría de cada una de las personas en el proyecto. Además se encargan de registrar cuando las tareas están terminadas y responden por ellas.

Es así como están al pendiente del avance del proyecto desde las tareas más sencillas hasta las más complejas. Ellos son quienes saben cuándo se terminó cada uno de los pendientes que se necesitan cubrir para progresar a lo largo del proyecto.

3. Consultores

En la tercera categoría encontramos a los Consultores. Ellos conocen las características que debe tener cada una de las tareas asignadas al terminar. Ya que están al tanto de esta información, ellos serán quienes opinen sobre cada uno de los pendientes una vez que hayan sido ejecutados en su totalidad por los responsables. 

Un responsable puede acudir con un consultor si tiene dudas sobre algún aspecto muy particular de la tarea que le corresponde. El responsable cuenta con esta información, ya sea porque se le asignó por parte de quienes están a cargo o porque son especialistas en el tema de la tarea o pendiente debido a su formación.

4. Informadores

La última categoría es la de los Informadores. Ellos son quienes están al tanto del avance del proyecto, pero no solo cuando se concluyen las tareas, como sucede en el caso de la Autoridad. Cuando un responsable de tarea toma una decisión, el Informador será la persona a la que se le notificará sobre las elecciones. Lo mismo sucederá si se presentan inconvenientes o problemas durante la ejecución de una tarea.

 

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Antes de seguir es importante aclarar dos puntos. El primero es que se recomienda utilizar una matriz de gestión de responsabilidades en proyectos grandes o complejos. Esto no significa que no puedas usar una matriz RACI en un proyecto pequeño, pero debido a su estructura puede suceder que haga más complejo un proyecto que no requería una gestión tan meticulosa.

El segundo punto tiene que ver con las categorías o roles. Aunque al mencionar cada una de ellas hablábamos de actores diferentes, puede suceder que una persona tenga asignado más de un rol dentro de la matriz RACI. Esto podrá hacer las cosas un poco más complejas.

De ser posible deberías dejar a cada persona con un solo rol, sobre todo las primeras veces que decidas usar una matriz de asignación de responsabilidades. Si esto no es posible, no te preocupes. Bastará con que conozcas quiénes están cumpliendo con más de un rol en el proyecto. Deberá anotarse y también deberá ser claro para las personas que cumplen con dos roles. De esta manera lograrás mantener el orden que se busca conseguir al implementar esta herramienta de asignación de responsabilidades.

 

Las 4 ventajas de implementar una matriz RACI

Si todavía dudas sobre este modelo, lee la siguiente lista que menciona las ventajas de mayor peso que existen para aplicar una matriz RACI:

1. Simplifica y agiliza la comunicación

La comunicación se agiliza y simplifica ya que la matriz se encarga de asignar los roles a cumplir y las funciones de cada persona de forma clara. Aunque una matriz de asignación de responsabilidades no implica que desaparezcan por completo los malentendidos, sí disminuirá considerablemente los problemas de comunicación entre los participantes del equipo en un proyecto.

2. Mejora la productividad y tiempo de ejecución

Si la comunicación entre los participantes de un proyecto se agiliza, esto también reportará un mejoramiento en la productividad de las personas en el equipo. A su vez, el tiempo de ejecución se reducirá, pues el que se destina normalmente para aclarar problemas de comunicación ahora podrá utilizarse en llevar a cabo otros pendientes o tareas. Esto agilizará todo el ritmo de ejecución.

3. Permite la distribución adecuada de trabajo

Ya que cada una de las tareas se pondrá en la mesa de trabajo, podrás hablar con cada uno de los responsables sobre la carga de pendientes. Si uno o más de los responsables sienten que tienen una carga excesiva de trabajo pueden mencionarlo antes de que se lleve a cabo la ejecución del proyecto. Esto permitirá asignar la cantidad adecuada de pendientes para cada una de las personas del equipo.

4. Facilita la realización de las expectativas

Probablemente te ha sucedido que un proyecto empieza con los mejores ánimos y con grandes expectativas. Pero cuando lo culminan, tu equipo o tú se sienten defraudados porque en poco o nada se parece a lo que se habían planteado en un inicio.

Utilizar una matriz RACI hará más difícil que los resultados finales se alejen de tus metas iniciales. Si te preguntas por qué sucede, la respuesta es que tienes un control mucho más específico de todas las tareas del proyecto: sabes exactamente a quién le corresponde cada pendiente y esto facilita rastrear pequeñas fallas o fugas que podrían conducir hacia un proyecto final que no se parezca a las expectativas que se habían formado.

 

 

¿Cómo hacer una matriz de responsabilidades?

1. Determina la extensión y complejidad del proyecto

El primer paso es evaluar el proyecto y establecer de forma objetiva el tamaño y complejidad del proyecto, con el fin de que no tengas problemas de exceso de trabajo o sobresaturación de personal.

Como ya sabes, la gestión de responsabilidades con una matriz es más adecuada cuando un proyecto es de mediano o gran alcance, o cuando el tema del proyecto representa un desafío para tu empresa porque nunca lo han trabajado y, por lo tanto, se eleva la complejidad de realización. Si después de analizar el proyecto notas que no necesita de la energía de todo tu equipo, puedes designar al personal restante a proyectos más pequeños. Así evitarás dividir demasiado el proyecto, ya que esto también puede dificultar su realización.

2. Selecciona al equipo de trabajo

Una vez que conozcas la magnitud y complejidad de tu proyecto puedes comenzar a elegir a las personas que formarán parte del equipo que llevará a cabo el proyecto. Aunque los roles en la matriz no van a ser establecidos de forma inmediata, no está demás pensar en ciertas personas como posibles responsables, autoridades, consultores e informadores. 

3. Identifica todas las tareas a realizar para llevar el proyecto a buen término

Crea un esquema y desglosa cada una de las áreas que componen el proyecto. Verás que si lo haces de este modo será mucho más fácil alcanzar las metas y objetivos planteados. Además podrás corroborar si la cantidad de personas seleccionadas fue adecuada o si necesitas más o menos elementos en tu equipo.

4. Asigna los roles o categorías a cada participante del equipo e infórmalo en una reunión con todos presentes

Cuando ya sepas cuántas áreas, objetivos y tareas se requieren para el proyecto, puedes convocar a una junta general con todo el equipo y comenzar a asignar roles y delegar pendientes y tareas. Es conveniente que todos los participantes estén presentes. Esto disminuirá la probabilidad de errores de comunicación entre ellos pues sabrán qué responsabilidades tiene cada uno. Además te da una oportunidad para abrir una sesión de dudas al final de la reunión.

También pueden hacer una sesión previa para explicar cómo funciona esta herramienta de gestión si es la primera vez que tu empresa trabaja con este tipo de modelo.

5. Establece un calendario con las fases y cada tarea designada con un tiempo determinado

Una vez que todo el equipo tiene sus tareas asignadas puedes establecer un calendario con fechas que indiquen un término aproximado de cada tarea y el avance de cada una de las áreas que integran el proyecto. Siempre debes tener en mente que este calendario debe funcionar como un modelo y que seguramente habrá un margen de flexibilidad en cuanto a los tiempos y la manera en que se va desarrollando el proyecto.

Como punto adicional, puedes realizar una junta posterior a la culminación del proyecto. En ella puedes establecer una retroalimentación con el equipo en la que señalen los errores y aciertos que percibieron durante la ejecución del proyecto. También podrás conocer su opinión sobre la manera de trabajo que se definió mediante el sistema de asignación de responsabilidades que otorga la matriz RACI.

 

 

Ejemplo de matriz RACI

Para finalizar te dejamos un ejemplo de matriz RACI. Como puedes ver hay una columna que numera las tareas del proyecto y las divide de acuerdo con el área en que se enfocan. 

Recuerda que R significa Responsable; A, Autoridad; C, Consultor e I, Informador.                     

 

 

Este modelo no presenta casos en los que una o más personas tengan varios roles en una misma fase. Si lo requieres, basta con añadir el rol adicional a las personas que tienen doble función dentro del proyecto. Adicionalmente, puedes hacer una matriz extra que incluya a quienes tienen un rol doble. Así tendrás la seguridad de que no olvidarás quiénes son los responsables de cada pendiente.

 

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Publicado originalmente en febrero 27 2020, actualizado marzo 13 2020

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