A pesar de los cambios tecnológicos y procesos de transformación digital a los que nos hemos visto enfrentados en la actualidad, todavía existen numerosos negocios y empresas que tienen dificultades a la hora de gestionar y desarrollar sus proyectos.

Cada proyecto trae consigo una serie de dificultades que, la mayoría de las veces, suponen añadir tiempo adicional a la fecha tentativa de entrega si no se les aborda de la manera correcta. ¿Te resulta familiar?

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El problema no es que tú o tu equipo carezcan del conocimiento necesario para encontrar la solución; posiblemente la raíz del problema se encuentra en que probablemente olvidaron los fundamentos. Esta cita de Jim Rohn sirve como recordatorio:

«El éxito no es mágico ni misterioso. El éxito es la consecuencia natural de aplicar consistentemente los puntos básicos.»

En el mundo del desarrollo de software se aplican las mismas reglas. Si tú y tu equipo están luchando con un proyecto Agile, no significa que Agile no funciona para ustedes. A menudo, sólo se traduce a que necesitan volver a lo básico.

Las iteraciones se basan en un flujo continuo de comentarios, pero en lugar de tratar de resolver todo en unas pocas actualizaciones, un equipo ejecuta fases más cortas en el ciclo de desarrollo para cubrir solo unas pocas actualizaciones. Esto con el fin de alcanzar un nivel elevado y constante de mejoras incrementales de calidad.

Las diferencias entre la metodología Agile y Scrum

Agile es una serie de principios que deben aplicarse a un proyecto. Su enfoque es general y, como ya dijimos, está basado en las iteraciones de pequeños trozos de un proyecto que ayudan a incrementar la cantidad de avance. 

Scrum, por su parte, es uno de los tantos marcos de trabajo que pueden surgir dentro de la metodología Agile. Tiene una serie de reglas y roles definidos que ayudan a llevar a cabo el proyecto. Otros marcos de trabajo, como Kanban o Extreme Programming, también parten de los principios Agile. 

Una organización puede perder hasta 11,4 % de su inversión por una mala gestión de proyectos y hasta 67 % de proyectos fracasados, según el informe del Project Management Institute (PMI) Pulse of the Profession 2020.

Así que cualquier tipo de negocio debería tener considerar la aplicación de metodologías ágiles.

Metodología AGILE

¿Por qué deberías usar Agile?

Mientras las empresas incrementan su uso de metodologías ágiles, las agencias de marketing continúan con el gran reto de utilizar algún método que les ayude a la gestión de proyectos. No obstante, la pandemia ha acelerado el proceso de incorporación de algún método ágil en el sector de los negocios.

Para algunos especialistas, el objetivo de las metodología Agile consiste en fomentar la responsabilidad y autonomía de los equipos y minimizar el riesgo de los proyectos. Además dota a los proyectos de rapidez y flexibilidad para adaptarse a las condiciones cambiantes del sector o mercado.

Implementar la metodología Agile en tu organización te dará varias ventajas, principalmente en el cumplimiento en tiempo y forma de los proyectos, lo cual les otorga mayor valor; genera equipos de trabajo más productivos y mejora la atención a clientes. 

De acuerdo con la anécdota popular, en una estación de esquí en Snowbird, Utah, 17 desarrolladores de software lograron definir los elementos básicos de la metodología Agile. Su objetivo era descubrir mejores formas de entregar un software y ayudar a otros a hacer lo mismo. Durante esa reunión, nació el Agile Manifesto, compuesto por 4 valores clave y 12 principios. Ese momento proporciona la base del desarrollo ágil de software, tal como se le conoce en la actualidad.

Los 4 valores clave de Agile son:

  • Los individuos e interacciones están por encima de los procesos y herramientas
  • Un software funcional tiene mayor prioridad que la documentación exhaustiva
  • Se busca la colaboración con el cliente antes que la negociación de un contrato
  • Se debe responder al cambio en lugar de seguir un plan fijo

A continuación abordaremos a detalle los principios:

1. Lograr la satisfacción del cliente a través de la entrega continua de software

El software no está diseñado por el bien de la empresa creadora del software, sino para ser utilizado por un usuario final, con el fin de realizar mejor tareas que antes estaban fuera de su alcance, resolver un problema, hacer su trabajo mejor o de modo más eficiente, entre otros aspectos. Sin embargo, comúnmente se deja de lado la máxima prioridad del desarrollo de software.

Entonces, ¿cómo alinearte mejor con este principio?

Acorta la distancia entre la recopilación de requisitos y el feedback de los clientes al planificar un menor número de cambios a la vez. Esto te brinda más oportunidades para orientar al software en una dirección satisfactoria para el cliente.

2. No tener miedo de realizar cambios

Puedes instaurar cambios ahora: no necesitas esperar a que se cree el próximo sistema o su rediseño. Los procesos ágiles aprovechan el cambio como una ventaja competitiva a favor del cliente.

Acércate más a la idea de concebir e implementar una modificación importante. No tengas miedo de ejecutarla, incluso si ya está avanzado el proceso de desarrollo. Las empresas que no temen al cambio son las que obtienen mejores resultados y permanecen. De acuerdo con Forbes, hay muchas compañías líderes que por miedo a transformarse se extinguieron, como fue el caso de Kodak. 

3. Entregar software funcional en una escala de tiempo menor

Los métodos de desarrollo antiguos estaban cargados de toneladas de documentación con el pretexto de completar el 100 % de los requisitos necesarios para un proyecto. Pero hacia el final del proyecto, el resultado habitual fue solo eso: mucha documentación, pero ninguna funcionalidad o usabilidad.

La gestión ágil de proyectos implica acortar la distancia entre la planificación y la entrega. Por lo tanto, la metodología Agile se enfoca más en crear software que en solo planificarlo. Esto te proporciona la oportunidad de mejorar la eficiencia y la eficacia del trabajo.

4. Desarrolladores y gerencia deben trabajar juntos

Este principio es esencial, especialmente porque no se da de forma orgánica en la mayoría de las situaciones. Compartir la ubicación entre la administración y los desarrolladores suele ser la mejor manera de manejar un proyecto. También puedes usar herramientas de comunicación para el teletrabajo. Esta colaboración ayuda a las dos partes a entenderse mejor y conduce a un trabajo más productivo.

5. Desarrollar proyectos en torno a personas motivadas

No debe haber microgestión en la administración ágil de proyectos. Los equipos deben ser autodirigidos y autosuficientes. Asegúrate de tener el equipo idóneo en el que puedas confiar para completar los objetivos del proyecto y bríndales el apoyo y el entorno adecuados para llevarlo a cabo.

6. Interactuar cara a cara es el modo de comunicación más eficiente y efectivo

En pocas palabras, acorta el tiempo entre una pregunta y su respuesta. Esta es otra razón por la cual el uso compartido o el trabajo remoto durante las mismas horas es clave para la metodología Agile. Cuando los equipos trabajan juntos, (aunque sea  de forma virtual), es mucho más fácil hacer preguntas, sugerencias y comunicarse eficazmente.

7. Un software que funciona es la medida principal del progreso

Esa es la métrica principal por la que debe juzgarse un equipo de desarrollo ágil: ¿el software funciona correctamente? Si no es así, no importa cuántas palabras se hayan escrito, cuántos errores se hayan corregido, cuántas horas se hayan trabajado, etc. Un buen equipo necesita producir un software de calidad; todas las demás medidas son prácticamente irrelevantes si no funciona correctamente.

8. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible

Cuando se trabaja en el mismo proyecto durante largo tiempo, el agotamiento puede ser un problema común entre los equipos de desarrollo de software ágiles. Para evitar esto, el trabajo debe realizarse en ráfagas cortas y productivas, porque el tiempo extra no puede prolongarse indefinidamente sin afectar la calidad.

Concéntrate en determinar el ritmo adecuado para los miembros del equipo. Por lo general, el mejor ritmo es el que permite a los colaboradores salir de la oficina satisfechos.

9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad

Los desarrolladores no deben esperar para arreglar algún código redundante o confuso. El código debería mejorar con cada iteración. Junto con la metodología Agile, el equipo de desarrollo de software puede usar herramientas Scrum y tomarse un tiempo para revisar su solución. Hacer esto durante el proyecto ahorra mucho más tiempo que limpiar el código «más tarde», lo que también puede significar «nunca».

10. La simplicidad es esencial

Mantén las cosas simples y minimiza el tiempo entre la comprensión y la finalización. Evita hacer cosas que no importan, como las tareas «porque sí», que son tan frecuentes en la cultura corporativa.

Lleva un registro de tu equipo y cuenta las horas trabajadas de una manera fácil con herramientas de gestión de proyectos como Dashable, Trello o InVision.

11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos autoorganizados

Un equipo de administración ágil toma su propia dirección. Los miembros no necesitan que se les diga lo que hay que hacer: enfrentan problemas, eliminan obstáculos y encuentran soluciones. Debería haber una bandera roja si el encargado del proyecto requiere hacer microgestiones.  

12. Inspeccionar y adaptar

Este es un principio crucial en la gestión ágil de proyectos. En intervalos regulares, el equipo debe reflexionar sobre cómo volverse más efectivo, eficiente y ajustar su comportamiento en consecuencia. El equipo debe implementar ajustes, si considera que hay una mejor manera de avanzar un proyecto.

Por eso, actualmente la agilidad organizacional es una habilidad sumamente valorada para líderes empresariales, porque sabrán aplicar estas metodologías y ser flexibles para ir corrigiendo en el camino.

1. Identifica tus objetivos comerciales

Antes de implementar esta metodología es primordial identificar los objetivos de tu negocio. Contar con una visión clara de cómo se espera que la nueva metodología contribuya a alcanzar los objetivos de tu empresa.

2. Analiza la cultura de la empresa

Tener cierta apertura dentro de tu empresa es una de las claves para la implementación de una metodología Agile, en donde la comunicación con transparencia y liderazgo juegan un papel vital dentro de tu equipo de trabajo. Tu cultura organizacional debe estar abierta a implementar este tipo de metodologías para que los esfuerzos no sean aislados, sino como parte de la estructura del negocio.

3. Detecta el impacto potencial en tus clientes

Formula preguntas como: ¿cuál sería la mejoría en la experiencia de tus clientes? o ¿qué impacto tendrá en la calidad de tus servicios? y ¿cómo mejorará la interacción empresa/cliente? Estas cuestiones serán uno de los puntos cruciales para identificar cómo la implementación de Agile beneficiará a tus usuarios y a tu empresa.

4. Determina los recursos disponibles en tu empresa

Para llevar a cabo este método es indispensable plantear si cuentas con las personas y las tecnologías necesarias que te permitan sacarle el mejor provecho a Agile, al igual que con la infraestructura y los proveedores más convenientes. Aspectos que, en su conjunto, te llevarán a una implementación exitosa.

5. Apóyate en líderes de tu empresa 

Efectuar un nuevo enfoque de gestión de proyectos Agile representa un cambio de paradigma dentro de tu empresa, ya que tendrá un efecto en los procesos, tu personal y la manera en que se utilizará la tecnología. Por ello es importante que, desde el inicio de la transición a esta nueva modalidad, involucres a los líderes y expertos de la empresa. De esta forma podrás efectuar mejor los cambios.

6. Implementa procesos con base en Agile

Ahora sí es tiempo de implementar procesos ágiles que consideren nuevos flujos, quiénes serán las personas que participarán, así como las acciones y tecnologías que usarán para cumplir con los objetivos.

Quiénes pueden utilizar el método Agile

Esta metodología fue creada originalmente para los procesos de desarrollo de software, pero puede ser aplicable si tienes una gran empresa, un negocio pequeño o trabajas por tu cuenta. Agile es apto para cualquier organización que esté dispuesta a cambiar paradigmas y lograr una cadena de valor, desde el trabajo interno de sus equipos hasta el usuario y cliente final. 

Finalmente, su objetivo es desarrollar la capacidad de crear nuevos flujos de trabajo que te permitan optimizar y mejorar el rendimiento del personal que labora en tu organización. 

Ten en cuenta estos principios ágiles de gestión de proyectos y podrás mantener a tu equipo y tu proyecto en el camino correcto.

Cómo gestionar proyectos profesionales de manera eficaz

 Gestión Proyectos

Publicado originalmente el 01 de diciembre de 2021, actualizado el 01 de diciembre de 2021

Topics:

Gestión de proyectos