En el mundo empresarial la eficiencia y la organización son clave para el éxito y la gestión de proyectos se ha convertido en una habilidad esencial. Sin embargo, detrás de cada proyecto exitoso hay una base sólida que guía todas las actividades y decisiones: el plan de proyectos.
Este documento no solo actúa como un mapa que orienta al equipo hacia los objetivos deseados, sino que también proporciona una estructura clara para gestionar recursos, tiempo y riesgos.
En este artículo, conocerás en profundidad qué es un plan de proyectos, por qué es fundamental para cualquier iniciativa y cómo su correcta elaboración puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Qué es un plan de proyecto
Un plan de proyecto es una herramienta para cumplir el cronograma de un proyecto dentro del presupuesto. Se trata de establecer los elementos que requieres para que se cumpla un objetivo específico. Lograrás identificar el panorama general y cada una de las acciones que te llevarán a concluir el proyecto de manera eficaz.
Es de vital importancia porque es una forma de visualizar un escenario en el que desarrollarás un proyecto. Para llevarlo a cabo en las condiciones ideales tendrás que hacer una serie de pasos, planificados, cuantificados y estratégicos para que se cumpla. Además, deberá ser verificado y aprobado por los involucrados en el proyecto, tanto del lado de tu empresa como del cliente.
Para que tengas un orden y te ayude a la gestión de tus proyectos, cada plan que realices debe estar documentado, de tal forma que identifiques una serie de pasos, acciones, requerimientos, tiempos y presupuestos destinados para concretar con éxito un proyecto en particular.
Para qué sirve tener un plan de proyecto
Un plan de proyecto es la mejor herramienta que te ayudará en la gestión de tareas y acciones, tanto con tu equipo como con el cliente: desde la planificación, ejecución, verificación hasta la concreción del proyecto.
Este documento te servirá para hacer una alineación estratégica de todos los elementos que requieres para lograr un proyecto, de tal manera que puedas estructurar tus acciones a partir de objetivos bien definidos. Con esto tendrás claridad de lo que debes hacer, quiénes participan, los tiempos para hacerlo y qué resultados esperas.
Con un plan de proyecto aumentas tu control y monitoreo, optimizas tus recursos y tus tiempos, además de que te ayuda a la mejor toma de decisiones.
Uno de los grandes beneficios de que utilices este recurso es la asignación de presupuestos para llevar a cabo un proyecto. Esto te sirve para que tu inversión sea la adecuada y minimices los factores de riesgo.
Qué es la planeación de un proyecto
La planeación de un proyecto es el acto que permite precisar cómo completar un proyecto dentro de un periodo determinado, por medio de la definición de las etapas que lo componen y los recursos necesarios para ejecutarlo.
La importancia de la planificación de proyectos
La planificación de proyectos es un proceso crucial que permite guiar a todas las partes involucradas, sustentado en un documento que incluya toda la información.La importancia de la planificación de proyectos radica en que permite mejores resultados del proyecto. Es una de las acciones fundamentales en la gestión de proyectos que ayuda a evitar cualquier tipo de errores durante su elaboración.
Cómo planificar un proyecto paso a paso
- Realiza una visión general.
- Establece el alcance.
- Desarrolla los objetivos.
- Identifica roles y responsabilidades.
- Determina los entregables.
- Genera un calendario.
- Asigna el presupuesto.
- Registra la aprobación.
1. Realiza una visión general
Debes tener una visión general del proyecto y sus componentes clave; aquí identificas las necesidades del cliente y las soluciones que ofreces. Determinas también quiénes son las partes interesadas.
2. Establece el alcance
Aquí describes cuáles son los alcances de este proyecto, es decir, qué acciones implica y hasta dónde llega. Recuerda que deben quedar muy claros los límites. Quedará asentado asimismo el consenso o acuerdo entre las partes involucradas.
3. Desarrolla los objetivos
Es necesario establecer objetivos SMART, para que quede claro qué se buscará. Cada proyecto puede tener uno o más objetivos, los cuales debes enumerar y describir de forma concreta.
4. Identifica roles y responsabilidades
Asegúrate de establecer el mando y flujo del proyecto, así como el equipo de trabajo que se encargará del mismo. Desde la planificación, cada miembro sabrá quién toma las decisiones, quién establecerá el contacto con el cliente, qué hará cada uno, cuál es su rol y sus responsabilidades.
5. Determina los entregables
Este apartado es esencial porque enumerarás los productos o servicios específicos que ofreces al cliente (recuerda que deben describirse detalladamente). Además, determinarás los entregables y responsables de cada uno de esos productos o servicios.
6. Genera un calendario
Este elemento es fundamental para la administración de los tiempos, de tal forma que puedas dividir el proyecto en fases, qué tareas forman cada fase, cuáles serán los entregables y las fechas de inicio y finalización de cada etapa. Esto te ayuda a contar con un cronograma y un recurso con el que visualizarás los avances. Te puede servir realizar un diagrama de Gantt.
7. Asigna el presupuesto
Hasta este punto ya tienes noción de cuáles serán las tareas y entregables. A continuación, calcula el precio de cada una de las actividades o artículos con base en el tiempo que llevará su realización. Con esto presente podrás asignar presupuestos para tener un panorama de cada artículo, su precio y cuántos se harán.
Puedes incluir en el presupuesto los artículos de precio fijo y por hora, así como los costes recurrentes y únicos.
8. Registra la aprobación
Todos los involucrados en el proyecto, incluyendo evidentemente al cliente, deben revisar este plan de proyecto para aprobarlo. Esto indicará que están de acuerdo y queda un registro de todos los aspectos para que no haya problemas en cuanto a lo establecido.
3 ejemplos de plan de proyecto
Un plan de proyecto puede variar según el tamaño y la complejidad. Puedes descargar la plantilla de HubSpot que te proporciona pautas generales.
1. Artículo publicitario
En este ejemplo hicimos un plan de proyecto entre un medio de información digital y una empresa de tecnología, con la finalidad de crear un artículo publicitario sobre una innovación de la compañía. En él se establecen los elementos que abarca este proyecto.
Recuerda que debe ser un documento completo, página por página, que integre estos componentes. Aquí lo mostramos por bloques para que puedas apreciar cómo utilizar la plantilla «Plan de proyecto» de HubSpot.
Primero realizamos una visión general del proyecto y el alcance que tendrá.
Determinamos los objetivos que buscamos con este proyecto específico. Recuerda que puedes tener varios objetivos dependiendo de la complejidad o nivel de tu proyecto.
Posteriormente, definimos los roles y responsables. Como podrás ver, se incluye tanto a los involucrados que prestarán el servicio, en este caso el medio informativo, como de la empresa que contrata.
Establecimos cuáles serán los entregables y quiénes son los responsables de hacerlos y de darles seguimiento.
Luego se indica un calendario con las tareas y fechas para poder realizar el artículo publicitario. Según sea el proyecto, este cronograma podría ser más complejo, con subtareas y otros involucrados.
Indicamos el presupuesto por la solución que se está ofreciendo. Es importante que este apartado quede claro y haya consenso entre los involucrados.
Finalmente, el documento se firma para que haya registro de que estos componentes fueron autorizados por todos los que participan; en este caso, entre los responsables de la toma de decisiones de este proyecto.
2. Renovar imagen corporativa de restaurante
En este ejemplo de plan de proyecto abordamos la renovación de imagen corporativa de un restaurante. Si utilizas la plantilla de plan de proyecto de HubSpot te será muy fácil elaborar el tuyo. Observa cómo se vería una parte del plan de este proyecto.
Para este proyecto se establecen los siguientes objetivos.
Los responsables de un proyecto pueden variar dependiendo de una empresa a otra y también el proyecto. En este caso son los siguientes:
Recuerda que el plan del proyecto debe centrarse en cómo satisfacer las necesidades del cliente, por lo que esta plantilla puede ser modificada según las necesidades de tu cliente.
3. Ampliación de casa
Los proyectos de construcción también requieren un plan. En este caso, elaborar un plan de proyecto de la ampliación de una casa resulta un documento práctico para el despacho de arquitectos que trabaja y busca darle orden a las ideas del cliente para cumplir con la meta propuesta.
Queremos mostrarte cómo la plantilla de plan de proyecto ayuda a organizar el calendario de trabajo para generar una visualización general de cuándo comienzan y terminan las tareas generales del proyecto.
Si quieres usar un software de plan de proyecto, estas son tus mejores opciones.
Plantilla para hacer tu plan de proyectos
¡No pierdas la oportunidad de llevar tu gestión de proyectos al siguiente nivel con nuestra plantilla gratuita de plan de proyecto creada por HubSpot! Disponible en formatos de Microsoft Word, Google Docs y PDF, esta herramienta te proporciona todo lo que necesitas para planificar y ejecutar tus proyectos con éxito.
Podrás reflejar la visión general del proyecto hasta la identificación de las necesidades del cliente y la definición del problema a resolver; esta plantilla cubre todos los aspectos cruciales.
Describe detalladamente el alcance y los objetivos del proyecto, asigna roles y responsabilidades de manera clara, y organiza las entregas y el calendario con precisión. Además, incluye una tabla de presupuesto y una sección para la aprobación y firmas, asegurando que no se omita ningún detalle importante.
Descarga la plantilla hoy y transforma tus ideas en realidades bien estructuradas y efectivas.
1. Monday
Imagen de Monday
Monday es una plataforma que te ayuda a gestionar trabajo en equipo y proyectos basados en la nube. Contiene tablas, grupos, columnas y elementos que te permiten realizar lista de tareas semanales, personalizar los flujos de trabajo, priorizar tareas, compartir archivos, mover elementos, comunicarse en contexto, seguir el progreso y los hitos clave de cualquier proyecto.
2. Jira
Imagen de Jira
Esta herramienta te informa fácilmente sobre el progreso de los proyectos: proporciona centros de gestión de tareas para flujos de trabajo personalizables, se adapta a cualquier tipo de proyecto y puedes comenzar con una plantilla o crear tu propio flujo de trabajo personalizado. Además puedes generar informes para hacer un seguimiento del progreso y la productividad del proyecto en todo momento.
3. Trello
Imagen de Trello
Trello es una herramienta digital que facilita la gestión de proyectos, las tareas y el avance del mismo a través de power-ups. Te ayuda a visualizar de manera sencilla el estado, el avance y el éxito de tus proyectos, por medio de un tablero que contiene tarjetas con información del proyecto y que se pueden asignar a los demás miembros del equipo.
4. Podio
Imagen de Podio
Esta herramienta te permite crear espacios de trabajo para la gestión de proyectos. En ellos puedes instalar una enorme cantidad de aplicaciones disponibles en tu App Market. Esta herramienta te permite visualizar todos tus proyectos, filtrarlos y organizarlos de forma rápida y sencilla, ya que puedes asignar tareas, adjuntar archivos y mantener conversaciones añadiendo comentarios en cualquier momento.
5. Wrike
Imagen de Wrike
Con esta herramienta es posible cambiar fácilmente fechas y plazos, así como arrastrar y soltar tareas en cualquier tipo de gestión de proyectos. Cuenta con cronologías interactivas que te permiten ver el progreso de los proyectos y conseguir que todo el mundo esté coordinado fácilmente. También puedes crear diagramas de Gantt en línea para que siempre tengas una visibilidad práctica de proyecto.
¿Deseas recordar los pasos básicos para crear tu plan de proyecto? Aquí los tienes otra vez:
Comienza tu plan de proyecto con la ayuda de nuestra plantilla y consigue tus objetivos con un equipo productivo cuanto antes.
Preguntas frecuentes acerca de la planeación de proyectos
A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:
Cómo hacer un plan de proyecto
Para hacer un plan de proyecto, primero define claramente el objetivo y los entregables finales. Luego, divide el trabajo en tareas específicas y asigna responsabilidades. Establece un cronograma realista y determina los recursos necesarios. Identifica posibles riesgos y planifica soluciones. Finalmente, monitorea el progreso regularmente y ajusta el plan según sea necesario.
Qué debe tener un proyecto
Un proyecto debe tener objetivos claros y un alcance bien definido, especificando lo que se incluirá y excluirá. Debe contar con una lista de entregables, tareas detalladas, y recursos asignados. Un cronograma con plazos realistas, un plan de comunicación efectivo y una evaluación de riesgos son también esenciales.
Qué ventajas tiene hacer un plan de proyecto
Hacer un plan de proyecto ofrece claridad y enfoque, facilita la organización y mejora la gestión del tiempo. Asegura un mejor control de recursos y permite identificar y mitigar riesgos. Mejora la comunicación entre el equipo y otros interesados, y facilita el monitoreo y ajuste del progreso, aumentando las probabilidades de éxito.
