Cuanto más orden tenga tu negocio, mejores resultados obtendrás. La adecuada planificación hará que poseas la visión de dónde partes y hacia dónde vas, sin perder noción de lo que pueda ocurrir en el camino para cumplir con una meta.

Tu empresa tendrá diversos proyectos y cada uno requiere la atención adecuada. De aquí se desprende la necesidad de hacer un plan de proyecto que te permita establecer objetivos y las tareas necesarias para lograrlo.

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Un plan de proyecto es un documento vivo, porque requiere verificación constante y adaptación de acuerdo con el avance del proyecto, el cambio de contexto o circunstancias; por igual, si hay que modificar plazos, ajustar objetivos e incluso hacer una redistribución de los recursos para concluirlo exitosamente.

Es de vital importancia porque es una forma de visualizar un escenario en el que desarrollarás un proyecto. Para llevarlo a cabo en las condiciones ideales tendrás que hacer una serie de pasos, planificados, cuantificados y estratégicos para que se cumpla. Además, deberá ser verificado y aprobado por los involucrados en el proyecto, tanto del lado de tu empresa como del cliente.

Para que tengas un orden y te ayude a la gestión de tus proyectos, cada plan que realices debe estar documentado, de tal forma que identifiques una serie de pasos, acciones, requerimientos, tiempos y presupuestos destinados para concretar con éxito un proyecto en particular. 

¿Para qué sirve tener un plan de proyecto?

Un plan de proyecto es la mejor herramienta que te ayudará en la gestión de tareas y acciones, tanto con tu equipo como con el cliente: desde la planificación, ejecución, verificación hasta la concreción del proyecto.

Este documento te servirá para hacer una alineación estratégica de todos los elementos que requieres para lograr un proyecto, de tal manera que puedas estructurar tus acciones a partir de objetivos bien definidos. Con esto tienes claridad de lo que debes hacer, quiénes participan, los tiempos para hacerlo y qué resultados esperas. 

Con un plan de proyecto aumentas tu control y monitoreo, optimizas tus recursos y tus tiempos, además de que te ayuda a la mejor toma de decisiones. 

Uno de los grandes beneficios de que utilices este recurso es la asignación de presupuestos para llevar a cabo un proyecto. Esto te sirve para que tu inversión sea la adecuada y minimices los factores de riesgo.

1. Realiza una visión general

Tienes que hacer una visión general del proyecto y sus componentes clave; aquí identificas las necesidades del cliente y las soluciones que ofreces, y determinas quiénes son las partes interesadas.

2. Establece el alcance

Aquí determinas cuáles son los alcances de este proyecto, es decir, qué acciones implica y hasta dónde llega. Recuerda que deben quedar muy claros los límites. Quedará asentado asimismo el consenso o acuerdo entre las partes involucradas. 

3. Desarrolla los objetivos

Es necesario establecer objetivos SMART, para que quede claro qué se va a buscar. Cada proyecto puede tener uno o más objetivos, los cuales debes enumerar y describir de forma concreta. 

4. Identifica roles y responsabilidades

Asegúrate de establecer el mando y flujo del proyecto, así como el equipo de trabajo que se encargará del mismo. Desde la planificación, cada miembro sabrá quién toma las decisiones, quién establecerá el contacto con el cliente, qué hará cada uno, cuál es su rol y sus responsabilidades. 

5. Determina los entregables

Este apartado es esencial porque enumerarás los productos o servicios específicos que ofreces al cliente (recuerda que deben describirse detalladamente). Además, determinarás los entregables y responsables de cada uno de esos productos o servicios. 

6. Genera un calendario

Este elemento es fundamental para la administración de los tiempos, de tal forma que puedas dividir el proyecto en fases, qué tareas forman cada fase, cuáles serán los entregables y las fechas de inicio y finalización de cada etapa. Esto te ayuda a contar con un cronograma y un recurso con el que visualizarás los avances. Te puede servir realizar un diagrama de Gantt.

7. Asigna el presupuesto

Hasta este punto ya tienes noción de cuáles serán las tareas y entregables. A continuación, calcula el precio de cada una de las actividades o artículos con base en el tiempo que llevará su realización. Con esto presente podrás asignar presupuestos para tener un panorama de cada artículo, su precio y cuántos se harán.   

Puedes incluir en el presupuesto los artículos de precio fijo y por hora, así como los costes recurrentes y únicos.

8. Registra la aprobación

Todos los involucrados en el proyecto, incluyendo obviamente al cliente, deben revisar este plan de proyecto para aprobarlo. Esto indicará que todos están de acuerdo, y queda un registro de todos los aspectos para que no haya problemas en cuanto a lo establecido.

Ejemplo de un plan de proyecto

Un plan de proyecto puede variar según el tamaño y la complejidad. Puedes descargar la plantilla de HubSpot que te proporciona pautas generales.

En este ejemplo hicimos un plan de proyecto entre un medio de información digital y una empresa de tecnología con la finalidad de realizar un artículo publicitario sobre una innovación de dicha compañía. En él se establecen los elementos que abarca este proyecto. 

Recuerda que debe ser un documento completo, página por página, que integre estos componentes. Aquí lo mostramos por bloques para que puedas apreciar cómo utilizar la plantilla «Plan de proyecto» de HubSpot.

Primero realizamos una visión general del proyecto y el alcance que tendrá. 

Ejemplo de un plan de proyecto: visión y alcance

Determinamos los objetivos que buscamos con este proyecto específico. Recuerda que puedes tener varios objetivos dependiendo de la complejidad o nivel de tu proyecto.

Ejemplo de objetivos de un plan de proyecto

Posteriormente, definimos los roles y responsables. Como podrás ver, se incluye tanto a los involucrados que prestarán el servicio, en este caso el medio informativo, como de la empresa que contrata. 

Plantilla con ejemplo de roles y responsabilidades en un plan de proyecto

Establecimos cuáles serán los entregables y quiénes son los responsables tanto de hacerlos como de darles seguimiento.

Plantilla de plan de proyecto: ejemplo de entregables

Luego se indica un calendario con las tareas y fechas para poder realizar el artículo publicitario. Según sea el proyecto, este cronograma podría ser más complejo, con subtareas y otros involucrados.

Ejemplo de calendario en un plan de proyecto

Indicamos el presupuesto por la solución que se está ofreciendo. Es importante que este apartado quede claro y haya consenso entre los involucrados.

Plantilla de plan de proyecto: ejemplo de presupuesto

Finalmente el documento se firma para que haya registro de que estos componentes fueron autorizados por todos los que participan; en este caso, entre los responsables de la toma de decisiones de este proyecto. 

Plantilla de plan de proyecto: aprobación

Esos son los pasos básicos. Comienza tu plan de proyecto con la ayuda de la plantilla y consigue tus objetivos de equipo cuanto antes.
 

Planificación proyecto

 Plantilla proyectos

Publicado originalmente en noviembre 18 2020, actualizado noviembre 18 2020

Topics:

Gestión de proyectos