Las organizaciones con un alto nivel de madurez en la gestión de proyectos logran, en promedio, que 64% de sus proyectos terminen a tiempo; 67% estén completos dentro del presupuesto y 78% alcance las metas originales. ¿Cuál es la pieza clave? Un project manager.

Y no solo cualquier project manager, sino que debe contar con las habilidades necesarias para llevar a cabo todas sus tareas, pero también con un alto poder de decisión y de organización de equipos.

¿Te preguntas cuáles son estas habilidades necesarias? Existen muchas, sin embargo hemos reducido la lista apenas a una veintena, que también están relacionadas de manera intrínseca con el ambiente digital. Los tiempos que vivimos así lo exigen: le piden a cualquiera que esté al frente de un proyecto que pueda supervisarlo y coordinarlo con algo más efectivo que una libreta y un lápiz. 

En este artículo conocerás todo lo que un project manager necesita saber, cuáles son sus funciones y los errores a evitar en este puesto

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También se le conoce como gestor, líder, encargado o directivo de proyectos, y aquí conocerás cuáles son las tareas básicas asociadas a este perfil, independientemente del sector donde opere y del tipo de producto que entregue.

¿Qué hace un project manager? Las 7 funciones básicas

1. Planifica todo el proceso

El gerente de proyectos (como también se le puede conocer) no aparece cuando un proyecto ya está por ponerse en marcha. Al contrario: es quien define cómo se llevará a cabo y conoce exactamente lo que sucederá en cada una de las etapas. Por eso es una figura clave en cualquier empresa, ya que es la persona que sabe qué función tiene cada equipo y qué es lo que se espera como resultado.

2. Gestiona el riesgo

Esta es una de las funciones más importantes de un project manager: es capaz de identificar cualquier riesgo que amenace al proyecto desde sus fases iniciales hasta su conclusión. Cuando hablamos de riesgos, nos referimos a los del ámbito laboral, financiero, a los relacionados con la calidad de los resultados, etcétera. Y al ser capaz de percibirlos, también podrá lidiar con ellos para que no se presenten, minimizar su impacto o encargarse del control de daños sin interrumpir el plan.

3. Planifica las metas

Al conocer el proyecto como la palma de su mano, el gerente de proyectos establecerá metas realistas, medibles, relevantes y oportunas, que los equipos cumplirán de acuerdo con sus tareas. También podrá crear un calendario para estos objetivos, teniendo siempre en mente los recursos, capacidades y carga de trabajo que cada persona tendrá en su rol.

4. Organiza las labores

Gracias a su alta capacidad de organización, un project manager delega las actividades a los equipos involucrados para que el proyecto se desarrolle de la mejor forma. Es decir, al idear cómo se llevará a cabo todo el proceso, también ha pensado en la manera en que una tarea se completa y da paso al inicio de otra, evitando así que se interrumpa el avance o que se entorpezca el trabajo de los demás. 

5. Controla los recursos disponibles

Un buen project manager sabe qué requieren sus equipos y cómo repartirlo para su máximo aprovechamiento. Pueden ser recursos financieros, humanos o de equipo disponibles. Esto es indispensable para que los presupuestos no se salgan de control y se cuente con el material necesario que permitirá el cumplimiento de las metas. 

6. Motiva a los equipos y gestiona los conflictos

Aunque en algunas ocasiones la figura del gerente de proyectos está cercana a la de la dirección de una empresa, su principal labor está centrada en los colaboradores que trabajan durante todo el proyecto. Por lo tanto, es importante que tenga una comunicación fuerte con los equipos involucrados y sus integrantes; que sea capaz de resolver dudas, atender sugerencias y, de ser necesario, mediar cuando surjan conflictos. 

7. Supervisa de forma constante

Todos los proyectos en los que se involucra el project manager, no importa si actúa como un consultor externo, pues son sus proyectos. Eso se nota por la atención que pone en todas las etapas, sin confiarse demasiado: la supervisión constante le permite controlar los contratiempos y tener una mejor capacidad de reacción. Además, así tiene a la mano los resultados que comprueban un trabajo bien hecho.

Establecidas ya las funciones más importantes, a continuación verás las 20 habilidades que son recomendables si eres un gerente de proyectos en el universo digital. 

20 habilidades de un project manager para gestionar proyectos digitales

1. Redacta y edita contenido

El contenido siempre ha sido y continuará siendo lo más importante. Redactar y editar correctamente te convertirá en un miembro invaluable de tu equipo. Siempre trabajas a contrarreloj, sin importar el número de colaboradores con los que cuentas.

Es indispensable contar con habilidades de redacción, ya sea que se trate de un informe para un diseñador, un artículo para el blog de la agencia o un correo electrónico para un cliente. Lo mismo ocurre con la edición. Por esta razón, es imprescindible que el coordinador de proyectos pueda transformar las palabras de un diseñador o desarrollador en un texto llamativo y agradable.

2. Conoce de HTML/CSS

HTML y CSS son los principales lenguajes de internet, y todos los que hayan navegado en línea han lidiado con HTML. Poder editar o escribir HTML es una habilidad muy valiosa para ayudar a los diseñadores o desarrolladores si fuera necesario. Cuanto más sepas, más podrás ayudar a los miembros de tu equipo. Hay situaciones en las que saber cómo agregar formato a contenido en línea, añadir texto e imágenes, e incrustar videos de YouTube realmente ayudará a los desarrolladores. Código Facilito, Google Actívate y Udemy tienen cursos introductorios excelentes.

3. Utiliza el FTP

Usualmente nos conectamos a servidores y a sistemas de archivos locales y en línea mediante un protocolo de transferencia de archivos o FTP. Saber utilizar FTP te diferenciará del resto de los gestores de proyectos que solo manejan Dropbox. Puedes recibir y entregar materiales fácilmente conectándote a un programa de FTP gratuito como FileZilla o Cyberduck. También existe Transmit para Mac, que si bien no es gratuito, vale cada centavo.

4. Domina las analíticas e informes

Los datos son el futuro y los gestores de proyectos deben saber cómo recopilarlos e interpretarlos. Lo más sencillo es comenzar con Google Analytics, que es la plataforma preferida por la industria, ya que es muy intuitiva y completa. La guía detallada de Google te ayuda a instalar fácilmente los códigos de analíticas en el sitio. Sin embargo, instalar Google Analytics no te servirá de mucho si no sabes cómo interpretar los informes.

Google ofrece un curso gratuito en línea sobre cómo utilizar la plataforma. Una vez que hayas leído toda la información, puedes obtener una certificación de profesional de analíticas, la cual tiene mucho más valor de lo que crees.

5. Administra la información

Si bien nadie espera que seas un experto en usabilidad o que configures esquemas de las experiencias de los usuarios, podrás destacar en tu puesto si sabes cómo auditar y clasificar información. Poder categorizar y estructurar la información de manera lógica es imprescindible para que el equipo pueda dedicarse al diseño y desarrollo, en lugar de administrar información.

Recuerda que tu función como gestor de proyectos es asegurarte de que cada miembro de tu equipo trabaje de manera eficaz. Puedes utilizar herramientas simples como POPFrame Box o Gliffy para ayudarte con esta tarea.

6. Tiene conocimientos sobre sistemas de gestión de contenidos

WordPress, ExpressionEngine y Drupal son tres de los sistemas de gestión de contenidos más populares. Todos funcionan prácticamente de la misma manera. Lo primero que debes saber es que algunos contenidos se pueden editar y otros están codificados en plantillas. Crear, editar y publicar contenido a través de un CMS son habilidades muy útiles. Le ofrecerás una ayuda invaluable al desarrollador si sabes cómo introducir imágenes, texto y otros tipos de contenidos en un sistema.

7. Comprende las redes sociales

Es muy importante comprender las diversas plataformas a la hora de publicar y administrar las redes sociales. En la actualidad, todos intentamos desarrollar una presencia en las redes sociales, ya sea con una página de Facebook, un perfil de Twitter o utilizando el arsenal completo de plataformas. Como gestor de proyectos debes saber qué contenidos se pueden utilizar en cada red social para aprovecharlas al máximo.

Muchos profesionales usan herramientas para redes sociales como Hootsuite y TweetDeck o un software empresarial como Radian6 o Virtue. Aunque saber cómo funcionan es práctico, lo más importante es que puedas determinar qué herramientas te resultan más útiles y por qué.

8. Domina el SEO

Los motores de búsqueda aún dominan el proceso de descubrimiento digital, por lo que resulta esencial que sepas cómo mejorar la clasificación de tu sitio en las búsquedas. El SEO permite crear y conectar contenido excelente de manera tal que incremente su relevancia en los motores de búsqueda.

Te resultará sumamente útil comprender cómo la codificación, el contenido y el enlazado de páginas funcionan en conjunto para impulsar una mejor clasificación. Los diseñadores y los programadores suelen descuidar este aspecto. SEOmoz es un excelente sitio y herramienta de software como servicio (SaaS) que te ayudará a dar los primeros pasos en la optimización del SEO.

9. Está familiarizado con Keynote/PowerPoint

La mayoría de las estrategias de marketing se basan en la narración organizada de historias atractivas. Sumarás muchos puntos si sabes cómo crear una presentación con diapositivas. El libro slide:ology, de Nancy Duarte, es un excelente recurso para aprender sobre este arte. También puedes utilizar plataformas en línea como PreziSlide Rocket o Haiku Deck, que cuentan con muchas plantillas para principiantes.

10. Tiene habilidades de presentación

Poder relatar una historia atractiva, concisa y coherente te destacará del resto de los gestores de proyectos; y esa es la diferencia entre un líder y un manager que no se involucra activamente. Un presentador cautivador puede lograr que una presentación de PowerPoint mediocre tenga un efecto increíble. La audiencia no se acordará de la presentación con diapositivas, pero sí recordará el impacto que el presentador tuvo sobre ella.

11. Sabe editar fotos

Hay muchos editores sencillos en línea para recortar imágenes, cambiarles el tamaño y retocar los colores. Hacer modificaciones simples o crear magníficas cabeceras te ayudará a implementar mejoras editoriales. Como beneficio adicional, levantarás la autoestima del diseñador.

12. Conoce los términos de marketing y la jerga tecnológica

Tal vez parezca obvio, pero utilizar la terminología adecuada te ayudará a comunicarte y hacer aportes correctamente. Si sabes, por ejemplo, qué significa jQuery y por qué ayuda a aumentar la interacción con las páginas y las tasas de conversión a partir de formularios, te ganarás el respeto de tus clientes y de tu equipo.

13. Mantiene su atención en el detalle

Esto también podría parecer una obviedad, pero es sorprendente el número de proyectos que se publican con errores garrafales. Un gestor de proyectos atento debería detectar fácilmente faltas ortográficas, enlaces inactivos o interacciones fallidas.

14. Organiza de forma eficiente

Mantener cierto orden interno te ayudará a cumplir con los plazos de un proyecto. Incluso las tareas más sencillas pueden llevar mucho tiempo si no se asignan nombres correctos a los archivos o si se producen errores durante el proceso. A veces, los miembros del equipo no tienen en mente la totalidad del proceso a la hora de organizar su trabajo. La función del gestor de proyectos es asegurarse de que se siga el protocolo.

15. Implementa métodos formales de la gestión de proyectos

Hay escuelas de pensamiento que enseñan a abordar los proyectos desde la perspectiva del ciclo de vida. Te recomendamos familiarizarte con las metodologías Ágil, en cascada y Scrum. Los proyectos difieren en necesidades y complejidad, pero si sabes cómo abordar los diferentes tipos de asignaciones, lucirás como un verdadero experto frente al cliente, tu equipo y los líderes de la agencia. También te recomendamos utilizar herramientas populares como BasecampLiquid Planner Pivotal Tracker.

16. Crea vínculos con proveedores y colaboraciones estratégicas

A veces resulta imposible abordar todas las tareas de manera interna debido a la falta de conocimiento específico o a limitaciones de capacidad. En estos casos es fundamental saber cómo buscar y calificar proveedores. Lo ideal sería que cuentes con una lista de profesionales a los que puedas acudir. Saber cómo gestionar a contratistas externos y trabajadores independientes es un verdadero talento.

17. Obtiene información sobre las tecnologías modernas y plataformas emergentes

Conocer cuáles son las herramientas disponibles es fundamental para tu trabajo. Para ser coordinador de proyectos en la era digital debes saber cómo utilizar los distintos elementos tecnológicos, como las API y los SaaS. No te preocupes si al principio no te llevas bien con la tecnología; el equipo de TI podrá ayudarte a navegar por el mundo digital y estará contento de compartir sus conocimientos contigo.

18. Es hábil para negociar

El tiempo y los plazos de entrega son tiranos. Un excelente gestor de proyectos sabe cómo mitigar los riesgos y trabajar con su equipo y su cliente para controlar los cambios en el alcance y los plazos agobiantes. Debes saber cómo negociar tarifas con los proveedores, plazos con los clientes y expectativas con los equipos internos.

19. Mantiene su responsabilidad financiera

Las empresas no se mantienen con códigos complejos ni diseños llamativos, sino con el dinero que estos generan. Los mejores gestores de proyectos están al tanto de las implicaciones de los márgenes de ganancia y el impacto de los plazos en los resultados finales. Esto es esencial para gestionar las actividades diarias, asignar los recursos y determinar el alcance de los proyectos.

20. Contagia su actitud positiva

No nos dedicamos a dar discursos motivacionales ni a escribir libros de autoayuda, pero sabemos que es esencial que los coordinadores de proyectos tengan una actitud positiva. Tú eres el nexo entre el proyecto y el equipo. Cuando algo sale bien, alguien más se lleva el crédito; pero cuando algo sale mal, siempre es tu culpa. Lo más importante es lograr conservar el optimismo en ambas situaciones.

Así como te compartimos qué se necesita para ser un buen project manager, también queremos hacerte una recomendación final. Esta es sobre lo que debes evitar en tu trabajo como gerente de proyectos. Sabemos que es fácil caer en alguno de estos errores; tal vez si los conoces por adelantado puedas identificarlos y así corregirlos antes de tiempo.

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Los 7 errores a evitar como project manager

1. No definir adecuadamente las responsabilidades de cada integrante de equipo desde el inicio

Para cuando termine tu primera junta del proyecto, cada uno de los integrantes de los equipos que estuvieron presentes debe entender sin problemas las siguientes dos cosas:

  • Lo que deberá contribuir de manera individual al proyecto.
  • Cómo afecta su contribución individual a los objetivos del proyecto en general.

Como project manager, lo último que deseas escuchar de un colaborador después de la junta de arranque es «No sé por dónde empezar». Cada persona necesita saber qué se espera de ella y exactamente cómo su trabajo individual contribuirá para completar los hitos más importantes del proyecto. Si haces hincapié de manera continua en la importancia de sus contribuciones para el éxito puedes motivar y mantener involucrados y productivos a tus equipos.

2. Estancarse en los detalles y perder de vista el panorama completo

Cuando te encuentras estancado en una tarea que parece ser una gran pérdida de tiempo, pregúntate lo siguiente:

  • ¿Esta tarea se alinea con los objetivos principales del proyecto?
  • ¿Puedo explicar de manera sencilla el propósito principal de esta tarea a mi equipo?

Si la respuesta a cualquiera es negativa, es tiempo de tomar un paso atrás para reevaluar la manera en que tu trabajo se alinea con las metas generales del proyecto. Cada uno de los componentes del proyecto debería encajar perfectamente en un resultado final que pueda medirse. Si no conoces la razón detrás de una tarea en particular, no se merece tu valioso tiempo ni recursos. O bien necesitas averiguar por qué (o si acaso) la tarea es importante al consultar con tu equipo, o la abandonas por algo más productivo.

3. Olvidar seccionar el proyecto en componentes fáciles de gestionar 

Si alguien te pide que hornees un pastel de 15 pisos sin darte una receta, lo más seguro es que tengas algunos problemas para empezar y gestionar tu progreso. Para ser exitoso, necesitas que alguien te acerque un recetario que indique cada etapa del proceso, de lo contrario las cosas se van a poner complicadas.

Lo mismo ocurre para una exitosa gestión de proyectos. Si solo pones atención al resultado final del proyecto, es fácil abrumarse. Un buen project manager necesita presentar el proyecto en términos de etapas y puntos de revisión para asegurarse de que los equipos mantendrán el camino. Los objetivos realistas y obtenibles segmentan una tarea desafiante en partes manejables que se pueden superar día a día. Incluye estas etapas una vez que hayan sido aprobadas por el cliente en una herramienta de gestión de proyectos que facilite la colaboración y la actualización del proceso.

4. No establecer un marco de comunicación claro

Planear una reunión mensual para discutir el avance de un proyecto es muy buena idea, pero ¿qué ocurre entre esas invitaciones en el calendario? Tu equipo necesita una manera de compartir información y mantener al resto actualizado sobre su trabajo; de lo contrario, te arriesgas a que algunos integrantes del equipo se desvíen del curso y pierdan de vista los objetivos.

Para que todos se mantengan en la misma página, desarrolla un sistema de comunicación claramente definido en tu junta inicial. Considera crear un calendario compartido dedicado solo a fechas límite del proyecto o un documento en el que los integrantes del equipo puedan publicar actualizaciones. Si en algún punto del proyecto no sabes en qué etapa están tus equipos, es momento de hacer una revisión. Compartir de más es mejor que lo contrario.

5. Concentrarse demasiado en lo negativo e ignorar lo positivo

Investigaciones y opiniones de expertos nos dicen que los equipos son más productivos y alcanzan sus metas más fácilmente si están en medio de una cultura laboral positiva. Es un hecho que la gente está más motivada cuando se siente valorada y respetada, pero muchos proyectos fallan porque los líderes se concentran demasiado en los contratiempos.

La negatividad y el miedo al fracaso es mucho menos motivante que el apoyo, especialmente al enfrentar un proyecto con problemas. Un equipo que genuinamente se interesa en el bienestar y éxito de cada uno de sus integrantes tiene más posibilidades de recuperarse de los problemas y de superar obstáculos a la larga.

Una cultura laboral positiva puede empezar con pequeños pasos de los líderes: reunirse con integrantes de manera individual y ofrecer elogios bien merecidos por sus éxitos. Es muy común que la gerencia se enfoque solamente en las cosas que los colaboradores necesitan cambiar, en lugar de mencionar aquello en lo que cada uno ya es asombroso. Este sencillo ejercicio de reforzamiento puede tener un impacto significativo en la moral del equipo y conducirá a un proyecto más productivo.

6. No se actualiza a los interesados adecuados sobre el progreso o los contratiempos  

Inevitablemente, tu proyecto tendrá una larga lista de interesados, y cada uno es impactado por el proyecto de forma única. Puede ser un reto saber quiénes necesitan estar actualizados, qué deben saber y cuándo.

Existe una herramienta que puede ayudarte a priorizar a los interesados de tu proyecto, según sus niveles de poder e interés:

Matriz de priorización para un project manager

Imagen basada en Mindtools

Interesados con el nivel de poder y de interés alto deberían ser tu mayor prioridad; actualízalos regularmente y sé tan transparente como te sea posible. Si un interesado tiene un nivel bajo en ambos apartados, mantenlos informados solo de los hitos más importantes (es posible que se molesten si les envías actualizaciones frecuentes). 

7. Resistirse al cambio

Piensa en tu proyecto como algo que respira y vive, no como una agenda estática. Es importante mantenerse adaptablecuando algo no sale como se planeó, y ajustar la estrategia acorde. Un project manager fuerte no se resiste a nueva información o datos que puedan cambiar el curso del proyecto a una mejor ruta. Tómate el tiempo necesario para evaluar tus éxitos y fracasos, y ve qué es lo que puedes mejorar en el futuro.

Dicho esto, debes evitar cambios que te lleven lejos del propósito central de tu proyecto. Tu equipo se armó con un objetivo en mente: garantiza que estás estableciendo expectativas firmes con tus interesados sobre las posibilidades del proyecto.

Esperamos que este artículo te ayude a convertirte (y a elegir) el project manager ideal para tus proyectos.

 

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Publicado originalmente en septiembre 29 2020, actualizado septiembre 29 2020

Topics:

Gestión de proyectos