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20 Habilidades clave que todo Project Manager debe tener

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Si gestionas proyectos, lo más probable es que trabajes con contenido digital. Algunos gestores de proyectos tienen experiencia en diseño o desarrollo, pero no suelen tener conocimientos extensos sobre el mundo digital. Estos son algunos consejos y habilidades imprescindibles que harán que tu equipo te valore y respete.

1) Redacción y edición de contenido

El contenido siempre ha sido y continuará siendo lo más importante. Poder redactar y editar correctamente te convertirá en un miembro invaluable de tu equipo. Siempre trabajamos contrarreloj, sin importar el número de colaboradores con los que contemos. Ya sea que se trate de un informe para un diseñador, un artículo para el blog de la agencia o un correo electrónico para un cliente, es indispensable contar con habilidades de redacción. Lo mismo ocurre con la edición. Sin ánimos de ofender, los diseñadores no suelen ser expertos en el arte de la redacción. Por esta razón, es imprescindible que el coordinador de proyectos pueda transformar las palabras de un diseñador o desarrollador en un texto llamativo y agradable.

2) HTML/CSS

HTML y CSS son los principales lenguajes de Internet, y todos los que hayan navegado en línea han lidiado con HTML. Poder editar o escribir HTML es una habilidad muy valiosa para ayudar a los diseñadores o desarrolladores si fuera necesario. Cuanto más sepas, más podrás ayudar a los miembros de tu equipo. Hay situaciones en las que saber cómo agregar formato a contenido en línea, añadir texto e imágenes, e incrustar videos de YouTube realmente ayudará a los desarrolladores. Codeacademy.com, lynda.com y w3schools son excelentes sitios para obtener información sobre HTML.

3) FTP

Usualmente nos conectamos a servidores y a sistemas de archivos locales y en línea mediante un protocolo de transferencia de archivos o FTP. Saber utilizar FTP te diferenciará del resto de los gestores de proyectos que solo manejan Dropbox. Puedes recibir y entregar materiales fácilmente conectándote a un programa de FTP gratuito como FileZilla o Cyberduck. Personalmente prefiero transmit para Mac, que si bien no es gratuito, vale cada centavo.

4) Analíticas e informes

Los datos son el futuro, y los gestores de proyectos deben saber cómo recopilarlos e interpretarlos. Lo más sencillo es comenzar con Google Analytics. Se trata de la plataforma preferida por la industria, ya que es muy intuitiva y completa. La guía detallada de Google te ayuda a instalar fácilmente los códigos de analíticas en el sitio. Sin embargo, instalar Google Analytics no te servirá de mucho si no sabes cómo interpretar los informes. Google ofrece un curso gratuito en línea sobre cómo utilizar la plataforma aquí. Una vez que hayas leído toda la información, puedes obtener una certificación de profesional de analíticas, la cual tiene mucho más valor en la industria de lo que crees.

5) Arquitectura de la información

Si bien nadie espera que seas un experto en usabilidad o que configures esquemas de las experiencias de los usuarios, podrás destacar en tu puesto si sabes cómo auditar y clasificar información. Poder categorizar y estructurar la información de manera lógica es imprescindible para que el equipo pueda dedicarse al diseño y desarrollo en lugar de administrar información. Recuerda que tu función como gestor de proyectos es asegurarte de que cada miembro de tu equipo trabaje de manera eficaz. Puedes utilizar herramientas simples como POP, Frame Box o Gliffy para ayudarte con esta tarea.

6) Conocimiento sobre sistemas de gestión de contenidos

Wordpress, ExpressionEngine y Drupal son tres de los sistemas de gestión de contenidos más populares. Todos funcionan prácticamente de la misma manera. Lo primero que debes saber es que algunos contenidos se pueden editar y otros están codificados en plantillas. Poder crear, editar y publicar contenido a través de un CMS es una habilidad muy útil. Le ofrecerás una ayuda invaluable al desarrollador si sabes cómo introducir imágenes, texto y otros tipos de contenidos en un sistema.

7) Redes sociales

A la hora de publicar y administrar las redes sociales, es muy importante comprender las diversas plataformas. En la actualidad, todos intentamos desarrollar una presencia en las redes sociales, ya sea con una página de Facebook, un perfil de Twitter o utilizando el arsenal completo de plataformas. Como gestor de proyectos debes saber qué contenidos se pueden utilizar en cada red social para aprovecharlas al máximo. Muchos profesionales usan herramientas para redes sociales como Hootsuite y TweetDeck o un software empresarial como Radian6 o Virtue, pero aunque saber cómo funcionan es práctico, lo más importante es que puedas determinar qué herramientas te resultan más útiles y por qué.

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8) SEO

Los motores de búsqueda aún dominan el proceso de descubrimiento digital, por lo que resulta esencial que sepas cómo mejorar la clasificación de tu sitio en las búsquedas. El SEO permite crear y conectar contenido excelente de manera tal que incremente su relevancia en los motores de búsqueda. Te resultará sumamente útil comprender cómo la codificación, el contenido y el enlazado de páginas funcionan en conjunto para impulsar una mejor clasificación. Los diseñadores y los programadores suelen descuidar este aspecto. SEOmoz es un excelente sitio y herramienta de software como servicio (SaaS) que te ayudará a dar los primeros pasos en la optimización del SEO.

9) Keynote/PowerPoint

La mayoría de las estrategias de marketing se basan en la narración organizada de historias atractivas. Sumarás muchos puntos si sabes cómo crear una presentación con diapositivas. El libro slide:ology, de Nancy Duarte, es un excelente recurso para aprender sobre este arte. También puedes utilizar plataformas en línea como Prezi, Slide Rocket o Haiku Deck, que cuentan con muchas plantillas para principiantes.

10) Habilidades de presentación

Poder relatar una historia atractiva, concisa y coherente te destacará del resto de los gestores de proyectos; y esa es la diferencia entre un líder y un mánager que no se involucra activamente. Un presentador cautivador puede lograr que una presentación de PowerPoint mediocre tenga un efecto increíble, y viceversa. La audiencia no recordará la presentación con diapositivas, pero sí recordará el impacto que el presentador tuvo sobre ella.

11) Edición de fotos

Hay muchos editores sencillos en línea para recortar imágenes, cambiarles el tamaño y retocar los colores. Hacer modificaciones simples o crear magníficas cabeceras te ayudará a implementar mejoras editoriales. Como beneficio adicional, levantarás la autoestima del diseñador.

12) Términos de marketing y jerga tecnológica

Tal vez parezca obvio, pero utilizar la terminología adecuada te ayudará a comunicarte y hacer aportes correctamente. Si sabes, por ejemplo, qué significa jQuery y por qué ayuda a aumentar la interacción con las páginas y las tasas de conversión a partir de formularios, te ganarás el respeto de tus clientes y de tu equipo.

13) Atención al detalle

Esto podría parecer una obviedad, pero es sorprendente el número de proyectos que se publican con errores garrafales. Un gestor de proyectos atento debería poder detectar fácilmente faltas ortográficas, enlaces inactivos o interacciones fallidas.

14) Organización

Mantener cierto orden interno te ayudará a cumplir con los plazos de un proyecto. Incluso las tareas más sencillas pueden llevar mucho tiempo si no se asignan nombres correctos a los archivos o si se producen errores durante el proceso. A veces, los miembros del equipo no tienen en cuenta la totalidad del proceso a la hora de organizar su trabajo. La función del gestor de proyectos es asegurarse de que se siga el protocolo.

15) Metodologías formales de la gestión de proyectos

Hay escuelas de pensamiento que enseñan a abordar los proyectos desde la perspectiva del ciclo de vida. Te recomendamos familiarizarte con las metodologías Ágil, en cascada y Scrum. Los proyectos difieren en necesidades y complejidad, pero si sabes cómo abordar los diferentes tipos de asignaciones, lucirás como un verdadero experto frente al cliente, tu equipo y los líderes de la agencia. También te recomendamos utilizar herramientas populares como Basecamp, Liquid Planner o Pivotal Tracker.

16) Relaciones con proveedores y colaboraciones estratégicas

A veces resulta imposible abordar todas las tareas de manera interna debido a la falta de conocimiento específico o a limitaciones de capacidad. En estos casos es fundamental saber cómo buscar y calificar proveedores. Lo ideal sería que cuentes con una lista de profesionales a los que puedas acudir. Saber cómo gestionar a contratistas externos y trabajadores independientes es un verdadero talento.

17) Conocimiento de tecnologías modernas y plataformas emergentes

Conocer cuáles son las herramientas disponibles es fundamental para tu trabajo. Para ser coordinador de proyectos en la era digital debes saber cómo utilizar los distintos elementos tecnológicos, como las API y los SaaS. No te preocupes si al principio no te llevas bien con la tecnología; el equipo de TI podrá ayudarte a navegar por el mundo digital y estarán contentos de compartir sus conocimientos contigo.

18) Habilidades de negociación

El tiempo y los plazos de entrega son tiranos. Un excelente gestor de proyectos sabe cómo mitigar los riesgos y trabajar con su equipo y su cliente para controlar los cambios en el alcance y los plazos agobiantes. Debes saber cómo negociar tarifas con los proveedores, plazos con los clientes y expectativas con los equipos internos.

19) Responsabilidad fiscal

Las empresas no se mantienen con códigos complejos ni diseños llamativos, sino con el dinero que estos generan. Los mejores gestores de proyectos están al tanto de las implicaciones de los márgenes de ganancia y el impacto de los plazos en los resultados finales. Esto es esencial para gestionar las actividades diarias, asignar los recursos y determinar el alcance de los proyectos.

20) Actitud positiva

No me dedico a dar discursos motivacionales ni a escribir libros de autoayuda, pero reconozco que es esencial que los coordinadores de proyectos tengan una actitud positiva. Tú eres el nexo entre el proyecto y el equipo. Cuando algo sale bien, alguien más se lleva el crédito, pero cuando algo sale mal, siempre es tu culpa. Lo más importante es lograr conservar el optimismo en ambas situaciones.

Este artículo fue originalmente escrito en inglés por Peter Sena para HubSpot.

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