Presupuesto de una empresa: qué es y cómo hacerlo (con ejemplo)

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Camilo Clavijo
Camilo Clavijo

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Cuando estás al frente de una empresa, surgen muchos desafíos que ponen a prueba tu modelo de negocio, pues, en algunas ocasiones, es difícil reconocer si los esfuerzos realizados verdaderamente están generando resultados. Para saberlo de una manera objetiva, un presupuesto empresarial resulta una herramienta eficaz.

Presupuesto de una empresa: qué es y cómo hacerlo

Un presupuesto es vital a la hora de programar los recursos económicos que planeas ejecutar para las operaciones de tu compañía. También aquellos que deberías o pretendes ganar, ya sea que estés emprendiendo un proyecto o seas parte de una empresa ya consolidada.

Este es una guía para marcar las pautas de la producción de una empresa. Su principal objetivo es contemplar todos los recursos que están a tu disposición para asignarlos a las diferentes áreas de tu organización, con el fin último de aumentar las ganancias y disminuir las pérdidas. 

También analiza con sumo detalle las entradas, tales como las ventas registradas, inversiones, franquicias y demás. Asimismo, registra las salidas que incluyen: costes de producción, de distribución o de envío; compras a proveedores; mantenimiento; sueldos; pagos por comisiones; renta del local y gastos generales de la empresa por servicios, como energía eléctrica, gas, internet, agua, etc.

Tipos de presupuesto en una empresa

Existen varios tipos de presupuestos que pueden destinarse a la organización de forma general o a un departamento o proyecto en particular. Estos son los más útiles para la gestión empresarial:

  • Presupuesto de ventas: se otorga con base en los ingresos en una empresa y específicamente atiende los pronósticos sobre las ventas de productos o servicios en un periodo determinado.
  • Presupuesto de gastos operativos: detalla los gastos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa, tales como los administrativos, de marketing, de recursos humanos, etc.
  • Presupuesto de inversiones: se enfoca en los recursos financieros asignados a la adquisición de activos fijos o proyectos a largo plazo, como equipos, maquinaria, tecnología o expansión de instalaciones.
  • Presupuesto de efectivo: muestra las entradas y salidas de efectivo esperadas durante un periodo específico; permite a la empresa administrar su liquidez y prever posibles déficits o excedentes de efectivo.
  • Presupuesto de personal: se fundamenta en los costes laborales, como los salarios, beneficios, bonificaciones y otros gastos relacionados con el personal y la gestión de recursos humanos.
  • Presupuesto de marketing: asigna una cantidad monetaria para las actividades que desarrollará el área de marketing a fin de impulsar la marca del negocio, las cuales incluyen campañas publicitarias, promociones, dinámicas y eventos.
  • Presupuesto de producción: estima los costes relacionados con la producción de bienes o servicios (los materiales, mano de obra y gastos de fabricación). Está muy relacionado con hacer eficiente la cadena de suministro.
  • Presupuesto de investigación y desarrollo: otorga los fondos para actividades de investigación y desarrollo de nuevos productos o mejoras tecnológicas.

Cada tipo de presupuesto tiene un objetivo particular y asigna recursos para sustentar las acciones en un sector específico también. Establecer presupuestos es fundamental para ordenar el proceso de planificación financiera y ayudar a las organizaciones a tomar decisiones estratégicas.

 

 

Por qué es importante establecer un presupuesto empresarial

Un presupuesto empresarial contribuye a fijar las metas de un negocio a corto, mediano y largo plazo, las cuales les sirven a los directivos como referencia para administrar las próximas actividades de una organización. También esta herramienta pretende aumentar las ganancias a través del manejo óptimo de recursos económicos.

Asimismo, funciona como una revisión periódica que detecta posibles inconvenientes en la administración, permite encontrar soluciones y tomar decisiones sustentadas. En sí, un presupuesto empresarial muestra exactamente dónde es necesario reducir gastos o aumentar la eficacia de los recursos de una compañía.

¿Por qué es importante diseñar el presupuesto de una empresa?

Estructura de un presupuesto empresarial

Un presupuesto empresarial presenta una estructura compuesta por varios elementos que representan las diferentes áreas de la empresa o factores elementales para su creación y asignación. En términos generales, la composición del presupuesto para una empresa luce de la siguiente forma:

Ingresos

Esta parte concentra todas las fuentes de ingresos de una organización, es decir, los medios que le sirven a una compañía para generar ingresos durante un periodo establecido, por ejemplo, las ventas de productos o servicios, ingresos por alquileres, intereses ganados, entre otros.

Coste de ventas o coste de bienes vendidos 

Se refiere al coste relacionado con la producción o adquisición de los bienes y servicios que se venden, por lo que se consideran los materiales, la mano de obra directa y otros gastos asociados a la producción y la cadena de suministro.

Gastos operativos

Este sector contempla los gastos no relacionados directamente con la producción de bienes o servicios, pero necesarios para el funcionamiento normal de la empresa. Puede incluir los gastos de administración, ventas, marketing, recursos humanos, arrendamientos, servicios públicos, etc.

Gastos financieros

Este elemento considera los intereses y cargos asociados a la financiación de la empresa, como los intereses sobre préstamos y líneas de crédito.

Inversiones

También el presupuesto de una empresa repara en el dinero que la empresa planea invertir, ya sea en activos fijos o proyectos a largo plazo.

Impuestos

Asimismo, es indispensable incluir el gravamen de lo que la compañía debe pagar sobre sus ingresos y utilidades, es decir, la parte impositiva, como el impuesto sobre la renta y otros impuestos locales y federales.

Flujo de efectivo

Es una parte importante del presupuesto que indica la entrada y salida de efectivo esperadas para un periodo específico. Esto ayudará a la compañía a mantener un control adecuado de su liquidez.

¿Por qué es importante definir la estructura de un presupuesto empresarial?
1. Proporciona claridad y transparencia en la asignación de recursos.
2. Facilita tanto la planificación como el control de las operaciones empresariales.
3. Proporciona una base sólida para la adaptabilidad y flexibilidad en la gestión financiera de la empresa.

Objetivos del presupuesto de una empresa

El presupuesto empresarial es una herramienta fundamental en la gestión financiera de cualquier organización. Su propósito principal es proporcionar una guía estratégica para la asignación eficiente de recursos y la toma de decisiones fundamentadas.

Estos son algunos de los objetivos más relevantes que persigue el presupuesto empresarial:

1. Planificación financiera

La planificación financiera es el corazón del presupuesto empresarial. Este proceso implica la estimación y proyección de los ingresos y gastos futuros de la empresa, teniendo en cuenta diferentes escenarios y variables. Al desarrollar un presupuesto, la empresa establece metas financieras claras que orientan sus actividades y decisiones.

La planificación financiera no solo se limita al corto plazo, sino que también abarca períodos más amplios, permitiendo una visión integral del panorama financiero de la organización. Además, el proceso de planificación financiera fomenta la coordinación entre los diferentes departamentos y funciones de la empresa, asegurando una alineación estratégica en la utilización de los recursos.

2. Control de recursos

El control de recursos es una faceta esencial del presupuesto empresarial que implica monitorear y evaluar el uso de los recursos financieros de la empresa en relación con los objetivos establecidos. A través del establecimiento de presupuestos y estándares de desempeño, la empresa puede comparar los resultados reales con las proyecciones presupuestarias y detectar desviaciones significativas.

Este proceso de control permite identificar áreas donde se están utilizando recursos de manera ineficiente o donde se requieren ajustes para mejorar el rendimiento. Además, el control de recursos ayuda a prevenir el derroche y el uso indebido de los recursos, promoviendo una gestión financiera responsable y transparente.

3. Optimización de recursos

La optimización de recursos es un objetivo clave del presupuesto empresarial que busca maximizar la eficiencia y la efectividad en el uso de los recursos disponibles. Al desarrollar un presupuesto, la empresa debe asignar sus recursos de manera estratégica, priorizando aquellas áreas que contribuyan de manera más significativa al logro de sus objetivos empresariales.

Esto implica encontrar el equilibrio adecuado entre diferentes necesidades y oportunidades, así como identificar áreas donde se pueden realizar ajustes para mejorar la eficiencia operativa. La optimización de recursos también implica la búsqueda de sinergias y economías de escala, aprovechando al máximo los recursos disponibles para generar el mayor valor posible para la empresa.

4. Toma de decisiones informadas

La toma de decisiones informadas es otro objetivo fundamental del presupuesto empresarial. Al proporcionar información financiera detallada y proyecciones precisas, el presupuesto permite a los líderes empresariales evaluar diferentes alternativas y seleccionar la mejor opción para la empresa.

Esto incluye decisiones relacionadas con inversiones, financiamiento, contratación de personal, lanzamiento de nuevos productos o servicios, entre otras. Al tener una comprensión clara de las implicaciones financieras de cada decisión, la empresa puede minimizar el riesgo y maximizar el retorno de sus inversiones. Además, la toma de decisiones informadas contribuye a la coherencia y la alineación en la ejecución de la estrategia empresarial.

5. Evaluación del rendimiento

La evaluación del rendimiento es el último paso en el proceso de presupuestación y tiene como objetivo medir y analizar los resultados obtenidos en comparación con los objetivos establecidos. Al comparar los resultados reales con las proyecciones presupuestarias, la empresa puede identificar áreas de éxito y áreas de mejora, así como determinar las causas subyacentes de las variaciones observadas.

Esta retroalimentación permite a la empresa aprender de sus experiencias pasadas y ajustar su enfoque en el futuro. Además, la evaluación del rendimiento facilita la rendición de cuentas y la transparencia en la gestión financiera de la empresa, lo que contribuye a la confianza de los inversores, socios y otras partes interesadas.

El presupuesto empresarial tiene como objetivos principales la planificación financiera, el control de recursos, la optimización de recursos, la toma de decisiones informadas y la evaluación del rendimiento. Al utilizar esta herramienta de manera efectiva, las empresas pueden mejorar su gestión financiera, impulsar su crecimiento y garantizar su éxito a largo plazo en un entorno empresarial dinámico y competitivo.

 

 

1. Crea una tabla en una hoja de cálculo

Utiliza un programa de cálculo para elaborar el presupuesto de un mes de tu empresa. Crea un archivo que contenga un apartado para los costes, ingresos y resumen. Cada uno debe tener tres columnas: una para lo planeado, donde consignarás los recursos que has contemplado gastar en este mes; la real, para registrar lo que efectivamente se usó en dicho mes y la de diferencia, para conocer la disimilitud entre lo esperado y lo hecho en este periodo.

Cómo hacer un presupuesto de una empresa: crear tabla

En la parte de costes, desglosa todas las salidas de recursos económicos de la empresa. Luego, dentro de los costes operativosconsidera todos aquellos gastos relacionados con la producción, venta y promoción de un producto o servicio. Más abajo, crea una parte de sueldos para anotar los pagos al personal operativo, administrativo, contratados y demás categorías que requiere tu organización. La última parte dedícala a otros costes, donde puedas incluir gastos extras.

Cómo hacer un presupuesto en una empresa: costes

Ahora, en el apartado de ingresos, ubica, en ingresos operativos, todo lo relativo a la venta de tus productos y servicios y, en ingresos no operativos, todas las entradas que no provienen de la venta directa. En la última sección, resumen, incluye las casillas para el total de ingresoscostes e ingresos menos costes. 

Cómo hacer un presupuesto empresarial: resumen

2. Llena los datos planeados

De preferencia, antes de que inicie el mes, haz las proyecciones de los ingresos y costes que tendrá tu empresa durante ese periodo. Habrá números que dependerán de factores externos como las ventas, pero también habrá otros que son fijos, como el pago de renta. 

Ejemplo de presupuesto empresarial

3. Suma los costes planeados

Luego, extrae los totales de cada una de las secciones de costes con la función SUMA o AUTOSUMA de la hoja de cálculo. También la de costes operativos, sueldos y otros costes

Presupuesto empresarial paso a paso: suma de costes

Después, en el recuadro de resumen, en la parte del total de costes, haz una suma total de los tres apartados de costes, ya sea directamente con una AUTOSUMA o al insertar la función de SUMA. De esta manera, obtendrás el total de los costes planteados

Cómo hacer un presupuesto empresarial: suma de los costes

4. Suma los ingresos planeados

Repite el mismo procedimiento en la tabla de ingresos. Después, haz la suma total de ingresos operativos y de ingresos no operativos, como se muestra en la imagen, con la función de SUMA o AUTOSUMA. 

Ejemplo de presupuesto de empresa: suma de ingresos

Una vez que obtengas los totales de los dos segmentos, debes sumarlos en la tabla de resumen, en la parte del total de ingresos, con ayuda de la función de SUMA.

Cómo hacer un presupuesto empresarial: suma total de ingresos

5. Resta los costes a los ingresos planeados

Ahora, es necesario que obtengas la diferencia entre los ingresos y los costes planeados. Para ello, debes restar la suma total de ambos. Usa una resta simple como se muestra en la imagen. De esta forma, podrás conocer la cantidad que resulta después de realizar los pagos correspondientes, es decir, las ganancias brutas planeadas de tu negocio.  

Pasos para elaborar un presupuesto empresarial: restar costes

6. Llena los datos reales

A lo largo de todo el mes, registra, en las columnas de real (tanto de costes como de ingresos), los números que corresponden a las transacciones efectivas hizo tu empresa durante ese mes.

Pasos para elaborar un presupuesto de una empresa: completar datos reales

7. Suma los costes reales

Procede a hacer las sumas de los costes de la columna de real. Haz la suma total de costes operativos, sueldos y otros costes. Aplica la función de SUMA o de AUTOSUMA de la hoja de cálculo para hacerlo.

Pasos para elaborar un presupuesto en tu empresa: sumar costes reales

Luego, haz la suma total de todos los apartados de costes. Con la función de SUMA, señala las casillas de las sumas totales que acabas de realizar de los tres apartados, da enter y obtendrás el total de tus costes reales

Pasos para elaborar un presupuesto empresarial: suma de apartados de costes

8. Suma los ingresos reales

Es momento de sumar los ingresos reales. Haz una AUTOSUMA o SUMA en la parte de Ingresos Operativos e Ingresos No Operativos en la columna de real, tal y como se ve en la siguiente tabla.

Cómo hacer un presupuesto para tu empresa: suma ingresos reales

En la parte de resumen, llena el total de ingresos reales al sumar los dos totales de ingresos operativos e ingresos no operativos, con la función de SUMA de tu programa de cálculo.

cómo hacer un presupuesto para tu empresa: total de ingresos reales

9. Resta los costes a los ingresos reales

En la parte de resumen, resta el total de ingresos reales del total de costes reales para conocer el total de ganancias obtenidas reales, después de contemplar los costes.

Haz tu presupuesto empresarial: resta los costes a los ingresos reales

10. Obtén la diferencia entre ingresos planeados y reales

Como últimos detalles del presupuesto mensual, obtén la diferencia entre las cantidades planeadas y las cantidades reales. 

Haz una simple operación: resta el valor planeado del valor real de todos los apartados de costes e ingresos, en la columna de diferencia. Así, podrás observar hasta qué punto concuerda lo planeado con lo real, si entre una y otra columna algo faltó o sobrepasó las expectativas. 

Ejemplo presupuesto de empresa: diferencia entre ingresos planeados y reales

Después, en el apartado de resumen, haz la misma resta de lo real y lo planeado, tanto del total de ingresos y total de costes como de ingresos menos costes. De esta manera, verás, de forma general, cuáles son las diferencias entre lo que se tenía programado y lo que aconteció realmente con los recursos de la empresa. 

Cómo hacer un presupuesto para tu empresa: diferencias entre plan y realidad

Una vez que hayas concluido tu presupuesto empresarial mensual, puedes utilizarlo como plantilla para hacer los presupuestos de otros meses. También puedes elaborar proyecciones por trimestres, semestres o de forma anual.

Ejemplo de presupuesto de una empresa

A continuación te guiaré a través del proceso de creación de un presupuesto enfocado en el crecimiento de tu empresa, utilizando nuestra plantilla gratuita parar crear un presupuesto empresarial enfocado en crecer:

1. Planificar: crear valor

El primer paso en la creación de un presupuesto empresarial centrado en el crecimiento es la planificación estratégica. Aquí es donde se identifican los objetivos de la empresa y se establecen las metas financieras que se deben alcanzar para lograrlos.

Utilizando nuestra plantilla gratuita podrás desglosar tus objetivos en presupuestos específicos para cada área funcional de tu empresa, como ventas, marketing, operaciones y recursos humanos. Esto te permitirá asignar recursos de manera estratégica y alinear tus actividades con los objetivos de crecimiento de la organización.

2. Gestionar: agregar valor

Una vez que hayas establecido tu presupuesto, es crucial gestionarlo de manera efectiva para agregar valor a la empresa. Nuestras plantillas te permiten realizar un seguimiento detallado de tus gastos e ingresos, así como de tus proyecciones financieras.

Puedes utilizar funciones de análisis integradas para identificar áreas de oportunidad y realizar ajustes en tiempo real. Al gestionar tu presupuesto de esta manera, podrás tomar decisiones informadas que impulsen el crecimiento de tu empresa y maximicen el retorno de inversión en cada área funcional.

3. Controlar: proteger valor

El último paso en el proceso de presupuestación es el control, que tiene como objetivo empresarial proteger el valor creado a lo largo del tiempo. Nuestras plantillas gratuitas para crear presupuestos de empresa te permiten establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) para cada área funcional y realizar un seguimiento continuo de tu desempeño en relación con estos objetivos.

Puedes configurar alertas automáticas para identificar desviaciones significativas y tomar medidas correctivas de manera proactiva. Al mantener un control riguroso sobre tu presupuesto, podrás mitigar riesgos, optimizar recursos y garantizar la sostenibilidad a largo plazo de tu empresa.

¡Usa nuestras plantillas gratuitas!

Como parte de nuestro compromiso con el éxito de tu empresa hemos desarrollado, en colaboración entre expertos de HubSpot y Nubox, una serie de plantillas gratuitas que te ayudarán a implementar estos conceptos de manera práctica y efectiva.

Estas plantillas incluyen modelos de presupuesto, hojas de cálculo de seguimiento de gastos e ingresos, y tableros de control financieros, entre otros recursos útiles. Al utilizar estas herramientas podrás crear un presupuesto empresarial sólido y orientado al crecimiento, que te permitirá alcanzar tus objetivos de manera eficiente y efectiva.

El presupuesto empresarial es mucho más que un simple documento financiero; es una herramienta estratégica que te permite planificar, gestionar y controlar tus recursos de manera efectiva para impulsar el crecimiento de tu empresa. Con la ayuda de la plantilla de HubSpot y nuestras guías gratuitas, estarás bien equipado para enfrentar los desafíos financieros y aprovechar las oportunidades que se presenten en el camino hacia el éxito empresarial. ¡Comienza hoy mismo y haz que tu negocio crezca con confianza!

¿Por qué descargar la plantilla de HubSpot para crear un presupuesto empresarial enfocado en el crecimiento?
1. Facilita la planificación estratégica.
2. Ofrece herramientas de seguimiento y control.
3. Promueve la toma de decisiones informadas.

Un presupuesto empresarial te permitirá ver de manera detallada a dónde se dirigen y cómo se gastan los recursos de tu empresa.

Ahora que ya sabes cómo crear el tuyo, te será más sencillo localizar las cantidades de dinero que requieren administrarse de forma óptima para generar mayores ganancias.

 

 

Preguntas frecuentes sobre presupuesto de una empresa

Estas son algunas de las preguntas que los usuarios de nuestra comunidad HubSpot se hacen con mayor frecuencia sobre presupuesto de una empresa:

Cómo crear y manejar un presupuesto enfocado en crecer mi negocio

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