Presupuesto de una empresa: qué es y cómo hacerlo (con ejemplo)

Cuando estás frente a una empresa surgen muchos desafíos que ponen a prueba tu modelo de negocio, pues en algunas ocasiones es difícil saber si los esfuerzos realizados verdaderamente están generando resultados. Para conocer esto de manera objetiva, contar con un presupuesto empresarial es una herramienta sumamente eficaz.

Un presupuesto es vital a la hora de programar los recursos económicos que planeas ejecutar para operar de manera eficiente, y aquellos que deberías o pretendes ganar, ya sea que estés emprendiendo un proyecto o seas parte de una empresa ya consolidada. A continuación vamos a ver en qué consiste un presupuesto y cómo puedes hacer el tuyo paso a paso. 

Un presupuesto es la guía para marcar las pautas del proceso productivo de una empresa. Su principal objetivo es contemplar todos los recursos que están a tu disposición para asignarlos a las diferentes áreas de tu organización, con el fin último de aumentar las ganancias y disminuir las pérdidas. 

Analiza con sumo detalle las entradas, tales como ventas registradas, inversiones, franquicias y demás. Asimismo, registra las salidas que incluyen: costos de producción, costos de distribución o de envío, compras a proveedores, mantenimiento, sueldos, pagos por comisiones, renta del local y gastos generales de la empresa por servicios: energía eléctrica, gas, internet, agua, etc.

¿Por qué es importante establecer un presupuesto empresarial

Un presupuesto empresarial nos ayuda fundamentalmente a fijar las metas del negocio a corto, mediano y largo plazo. En el caso de los puestos directivos sirve como referencia para la administración de las próximas actividades de la organización. También pretende aumentar las ganancias a través del manejo óptimo de recursos. 

A su vez, contribuye a una revisión periódica que permite detectar posibles inconvenientes en la administración, para encontrar soluciones y tomar decisiones sustentadas. En sí un presupuesto empresarial muestra exactamente dónde es necesario reducir gastos o aumentar la eficacia de los recursos de la compañía.

Existen dos tipos principales de presupuestos empresariales: 

• Estático o inflexible: realiza una proyección que debe seguirse al pie de la letra y no se somete a cambios. 
• Flexible o variable: se ajusta a la demanda del mercado y otros factores; por lo tanto, se puede adaptar a los cambios presentados. En este se establece una comparación entre lo planeado y lo real.

1. Crea una tabla en una hoja de cálculo

Utiliza Excel o un programa de cálculo para elaborar el presupuesto de un mes de tu empresa. Crea un archivo que contenga un apartado para Costos, Ingresos y Resumen. Cada uno con tres columnas: una para lo Planeado donde consignarás los recursos que has contemplado gastar en este mes, la de Real para registrar los recursos que efectivamente se usaron en dicho mes y la de Diferencia para conocer la disimilitud entre lo esperado y lo hecho en este periodo.

En la parte de Costos se desglosan todas las salidas de recursos económicos de la empresa. Dentro de Costos Operativos considera todos aquellos gastos relacionados con la producción, venta y promoción de un producto o servicio. Más abajo debes crear una parte de Sueldos para pagos a personal operativo, administrativo, contratados y demás categorías que requieras para tu organización. La última parte la dedicas a Otros Costos donde incluyes gastos extras.

Ahora, en el apartado de Ingresos ubica en Ingresos Operativos todo lo relativo a la venta de tus productos y servicios, y en Ingresos No Operativos todas las entradas a la empresa que no provienen de la venta directa. En el último apartado de Resumen incluye las casillas para el total de Ingresos, Costos e Ingresos menos Costos. 

2. Llena los datos planeados

De preferencia, antes de que inicie el mes haz las proyecciones de los Ingresos y Costos que tendrá tu empresa durante ese periodo. Habrá algunos números que dependerán de factores externos como las ventas, pero también habrá aquellos que son fijos, como el pago de renta. 

3. Suma los costos planeados

Luego extrae los totales de cada una de las secciones de Costos con la función SUMA o AUTOSUMA de la hoja de cálculo. También la de Costos Operativos, Sueldos y Otros Costos. 

Después, en el recuadro de Resumen, en la parte del Total de Costos haz una suma total de los tres apartados de costos. Ya sea directamente con una AUTOSUMA o al insertar la función de SUMA y señalando las tres casillas correspondientes. Ahora ya 

tienes el total de Costos Planteados. 

4. Suma los ingresos planeados

Repite el mismo procedimiento en la tabla de Ingresos. Después haz la suma total de Ingresos Operativos y de Ingresos No Operativos, como se muestra en la imagen, ya sea con la función de SUMA o AUTOSUMA. 

Una vez que obtengas los totales de los dos segmentos, debes sumarlos en la tabla de Resumen en la parte del Total de Ingresos con ayuda de la función de SUMA. Cada vez que señales una casilla, coloca una coma, selecciona la otra casilla, cierra paréntesis, da enter y listo.

5. Resta los costos a los ingresos planeados

Ahora es necesario obtener la diferencia entre los Ingresos y Costos planeados, por lo que debes restar la suma total de ambos. Usa una resta simple como se muestra en la imagen. De esta forma podrás conocer la cantidad que resulta después de realizar los pagos correspondientes; es decir, las ganancias brutas planeadas en tu negocio.  

6. Llena los datos reales

A lo largo de todo el mes se irán registrando en las columnas de Real (tanto de costos como de ingresos) los números que corresponden a las transacciones efectivas que se hicieron en la empresa durante ese mes. Una vez cubierta esta tarea, puedes realizar el siguiente paso.

7. Suma los costos reales

Procede a hacer las sumas de los costos en la columna de Real. Realiza la suma total de Costos Operativos, Sueldos y Otros Costos. Aplica la función de SUMA o de AUTOSUMA de la hoja de cálculo.

Luego realiza la suma total de todos los apartados de costos. Con la función de SUMA señala las casillas de las sumas totales que acabas de realizar de los tres apartados. Da enter, y ya tienes el total de tus Costos Reales. 

8. Suma los ingresos reales

Es momento de realizar la suma de los Ingresos Reales. Haz una AUTOSUMA o SUMA en la parte de Ingresos Operativos e Ingresos No Operativos en la columna de Real, tal y como se ve en la imagen. 

En la parte de Resumen llena el total de Ingresos Reales al sumar los dos totales de Ingresos Operativos e Ingresos No Operativos con la función de SUMA de tu programa de cálculo.

9. Resta los costos a los ingresos reales

En la parte de Resumen resta el Total de Ingresos Reales del Total de Costos Reales para conocer el total de ganancias obtenidas reales, después de contemplar los costos.

10. Obtén la diferencia entre ingresos planeados y reales

Para realizar los últimos detalles del presupuesto mensual es necesario obtener la diferencia entre las cantidades planeadas y las cantidades reales. 

Realiza una simple operación: resta el valor planeado del valor real de todos los apartados de Costos e Ingresos, justamente en la columna de Diferencia. Así podrás observar hasta qué punto concuerda lo planeado con lo real, si entre una y otra columna algo faltó o algo sobrepasó las expectativas. 

Luego, en el apartado de Resumen haz la misma resta de lo real y lo planeado, tanto del Total de Ingresos y Total de Costos como de Ingresos menos Costos. De esta manera verás de forma general cuáles son las diferencias entre lo que se tenía programado y lo que aconteció realmente con los recursos de la empresa. 

Una vez que hayas concluido tu presupuesto empresarial mensual, puedes utilizarlo como plantilla para hacer los presupuestos de otros meses. También puedes realizar tus proyecciones por trimestres, semestres o de forma anual.

Un presupuesto empresarial te permitirá ver de forma detallada a dónde se dirigen y cómo se gastan los recursos a tu empresa.

Ahora ya sabes cómo crear el tuyo y puedes identificar de dónde vienen los ingresos y los gastos. Además, te será más sencillo localizar las cantidades de dinero que requieren ser administradas de forma óptima para generar mayores ganancias.