Presupuesto de una empresa: qué es y cómo hacerlo (con ejemplo)

Cuando estás al frente de una empresa, surgen muchos desafíos que ponen a prueba tu modelo de negocio, pues, en algunas ocasiones, es difícil reconocer si los esfuerzos realizados verdaderamente están generando resultados. Para saberlo de una manera objetiva, un presupuesto empresarial resulta una herramienta eficaz.

Un presupuesto es vital a la hora de programar los recursos económicos que planeas ejecutar para las operaciones de tu compañía. También aquellos que deberías o pretendes ganar, ya sea que estés emprendiendo un proyecto o seas parte de una empresa ya consolidada.

A continuación, te decimos en qué consiste un presupuesto y cómo puedes hacer el tuyo paso a paso.

Este es una guía para marcar las pautas de la producción de una empresa. Su principal objetivo es contemplar todos los recursos que están a tu disposición para asignarlos a las diferentes áreas de tu organización, con el fin último de aumentar las ganancias y disminuir las pérdidas. 

También analiza con sumo detalle las entradas, tales como las ventas registradas, inversiones, franquicias y demás. Asimismo, registra las salidas que incluyen: costes de producción, de distribución o de envío; compras a proveedores; mantenimiento; sueldos; pagos por comisiones; renta del local y gastos generales de la empresa por servicios, como energía eléctrica, gas, internet, agua, etc.

Tipos de presupuesto en una empresa

Existen varios tipos de presupuestos que pueden destinarse a la organización de forma general o a un departamento o proyecto en particular. Estos son los más útiles para la gestión empresarial:

• Presupuesto de ventas: se otorga con base en los ingresos en una empresa y específicamente atiende los pronósticos sobre las ventas de productos o servicios en un periodo determinado.
• Presupuesto de gastos operativos: detalla los gastos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa, tales como los administrativos, de marketing, de recursos humanos, etc.
• Presupuesto de inversiones: se enfoca en los recursos financieros asignados a la adquisición de activos fijos o proyectos a largo plazo, como equipos, maquinaria, tecnología o expansión de instalaciones.
• Presupuesto de efectivo: muestra las entradas y salidas de efectivo esperadas durante un periodo específico; permite a la empresa administrar su liquidez y prever posibles déficits o excedentes de efectivo.
• Presupuesto de personal: se fundamenta en los costes laborales, como los salarios, beneficios, bonificaciones y otros gastos relacionados con el personal y la gestión de recursos humanos.
• Presupuesto de marketing: asigna una cantidad monetaria para las actividades que desarrollará el área de marketing a fin de impulsar la marca del negocio, las cuales incluyen campañas publicitarias, promociones, dinámicas y eventos.
• Presupuesto de producción: estima los costes relacionados con la producción de bienes o servicios (los materiales, mano de obra y gastos de fabricación). Está muy relacionado con hacer eficiente la cadena de suministro.
• Presupuesto de investigación y desarrollo: otorga los fondos para actividades de investigación y desarrollo de nuevos productos o mejoras tecnológicas.

Cada tipo de presupuesto tiene un objetivo particular y asigna recursos para sustentar las acciones en un sector específico también. Establecer presupuestos es fundamental para ordenar el proceso de planificación financiera y ayudar a las organizaciones a tomar decisiones estratégicas.

Por qué es importante establecer un presupuesto empresarial

Un presupuesto empresarial contribuye a fijar las metas de un negocio a corto, mediano y largo plazo, las cuales les sirven a los directivos como referencia para administrar las próximas actividades de una organización. También esta herramienta pretende aumentar las ganancias a través del manejo óptimo de recursos económicos.

Asimismo, funciona como una revisión periódica que detecta posibles inconvenientes en la administración, permite encontrar soluciones y tomar decisiones sustentadas. En sí, un presupuesto empresarial muestra exactamente dónde es necesario reducir gastos o aumentar la eficacia de los recursos de una compañía.

Estructura de un presupuesto empresarial

Un presupuesto empresarial presenta una estructura compuesta por varios elementos que representan las diferentes áreas de la empresa o factores elementales para su creación y asignación. En términos generales, la composición del presupuesto para una empresa luce de la siguiente forma:

Ingresos

Esta parte concentra todas las fuentes de ingresos de una organización, es decir, los medios que le sirven a una compañía para generar ingresos durante un periodo establecido, por ejemplo, las ventas de productos o servicios, ingresos por alquileres, intereses ganados, entre otros.

Coste de ventas o coste de bienes vendidos 

Se refiere al coste relacionado con la producción o adquisición de los bienes y servicios que se venden, por lo que se consideran los materiales, la mano de obra directa y otros gastos asociados a la producción y la cadena de suministro.

Gastos operativos

Este sector contempla los gastos no relacionados directamente con la producción de bienes o servicios, pero necesarios para el funcionamiento normal de la empresa. Puede incluir los gastos de administración, ventas, marketing, recursos humanos, arrendamientos, servicios públicos, etc.

Gastos financieros

Este elemento considera los intereses y cargos asociados a la financiación de la empresa, como los intereses sobre préstamos y líneas de crédito.

Inversiones

También el presupuesto de una empresa repara en el dinero que la empresa planea invertir, ya sea en activos fijos o proyectos a largo plazo.

Impuestos

Asimismo, es indispensable incluir el gravamen de lo que la compañía debe pagar sobre sus ingresos y utilidades, es decir, la parte impositiva, como el impuesto sobre la renta y otros impuestos locales y federales.

Flujo de efectivo

Es una parte importante del presupuesto que indica la entrada y salida de efectivo esperadas para un periodo específico. Esto ayudará a la compañía a mantener un control adecuado de su liquidez.

1. Crea una tabla en una hoja de cálculo

Utiliza un programa de cálculo para elaborar el presupuesto de un mes de tu empresa. Crea un archivo que contenga un apartado para los costes, ingresos y resumen. Cada uno debe tener tres columnas: una para lo planeado, donde consignarás los recursos que has contemplado gastar en este mes; la real, para registrar lo que efectivamente se usó en dicho mes y la de diferencia, para conocer la disimilitud entre lo esperado y lo hecho en este periodo.

En la parte de costes, desglosa todas las salidas de recursos económicos de la empresa. Luego, dentro de los costes operativos, considera todos aquellos gastos relacionados con la producción, venta y promoción de un producto o servicio. Más abajo, crea una parte de sueldos para anotar los pagos al personal operativo, administrativo, contratados y demás categorías que requiere tu organización. La última parte dedícala a otros costes, donde puedas incluir gastos extras.

Ahora, en el apartado de ingresos, ubica, en ingresos operativos, todo lo relativo a la venta de tus productos y servicios y, en ingresos no operativos, todas las entradas que no provienen de la venta directa. En la última sección, resumen, incluye las casillas para el total de ingresos, costes e ingresos menos costes. 

2. Llena los datos planeados

De preferencia, antes de que inicie el mes, haz las proyecciones de los ingresos y costes que tendrá tu empresa durante ese periodo. Habrá números que dependerán de factores externos como las ventas, pero también habrá otros que son fijos, como el pago de renta. 

3. Suma los costes planeados

Luego, extrae los totales de cada una de las secciones de costes con la función SUMA o AUTOSUMA de la hoja de cálculo. También la de costes operativos, sueldos y otros costes. 

Después, en el recuadro de resumen, en la parte del total de costes, haz una suma total de los tres apartados de costes, ya sea directamente con una AUTOSUMA o al insertar la función de SUMA. De esta manera, obtendrás el total de los costes planteados. 

4. Suma los ingresos planeados

Repite el mismo procedimiento en la tabla de ingresos. Después, haz la suma total de ingresos operativos y de ingresos no operativos, como se muestra en la imagen, con la función de SUMA o AUTOSUMA. 

Una vez que obtengas los totales de los dos segmentos, debes sumarlos en la tabla de resumen, en la parte del total de ingresos, con ayuda de la función de SUMA.

5. Resta los costes a los ingresos planeados

Ahora, es necesario que obtengas la diferencia entre los ingresos y los costes planeados. Para ello, debes restar la suma total de ambos. Usa una resta simple como se muestra en la imagen. De esta forma, podrás conocer la cantidad que resulta después de realizar los pagos correspondientes, es decir, las ganancias brutas planeadas de tu negocio.  

6. Llena los datos reales

A lo largo de todo el mes, registra, en las columnas de real (tanto de costes como de ingresos), los números que corresponden a las transacciones efectivas hizo tu empresa durante ese mes.

7. Suma los costes reales

Procede a hacer las sumas de los costes de la columna de real. Haz la suma total de costes operativos, sueldos y otros costes. Aplica la función de SUMA o de AUTOSUMA de la hoja de cálculo para hacerlo.

Luego, haz la suma total de todos los apartados de costes. Con la función de SUMA, señala las casillas de las sumas totales que acabas de realizar de los tres apartados, da enter y obtendrás el total de tus costes reales. 

8. Suma los ingresos reales

Es momento de sumar los ingresos reales. Haz una AUTOSUMA o SUMA en la parte de Ingresos Operativos e Ingresos No Operativos en la columna de real, tal y como se ve en la siguiente tabla.

En la parte de resumen, llena el total de ingresos reales al sumar los dos totales de ingresos operativos e ingresos no operativos, con la función de SUMA de tu programa de cálculo.

9. Resta los costes a los ingresos reales

En la parte de resumen, resta el total de ingresos reales del total de costes reales para conocer el total de ganancias obtenidas reales, después de contemplar los costes.

10. Obtén la diferencia entre ingresos planeados y reales

Como últimos detalles del presupuesto mensual, obtén la diferencia entre las cantidades planeadas y las cantidades reales. 

Haz una simple operación: resta el valor planeado del valor real de todos los apartados de costes e ingresos, en la columna de diferencia. Así, podrás observar hasta qué punto concuerda lo planeado con lo real, si entre una y otra columna algo faltó o sobrepasó las expectativas. 

Después, en el apartado de resumen, haz la misma resta de lo real y lo planeado, tanto del total de ingresos y total de costes como de ingresos menos costes. De esta manera, verás, de forma general, cuáles son las diferencias entre lo que se tenía programado y lo que aconteció realmente con los recursos de la empresa. 

Una vez que hayas concluido tu presupuesto empresarial mensual, puedes utilizarlo como plantilla para hacer los presupuestos de otros meses. También puedes elaborar proyecciones por trimestres, semestres o de forma anual.

Un presupuesto empresarial te permitirá ver de manera detallada a dónde se dirigen y cómo se gastan los recursos de tu empresa. Ahora que ya sabes cómo crear el tuyo, te será más sencillo localizar las cantidades de dinero que requieren administrarse de forma óptima para generar mayores ganancias.