Software empresarial: qué es, ejemplos y características

En la actualidad, las empresas que tienen más éxito son las que se mantienen a la vanguardia e integran las tecnologías digitales en todas sus actividades. A fin de cuentas, existen herramientas para mantener nuestras finanzas al corriente, enviar correos a los clientes y gestionar los almacenes y el servicio al cliente.

Todas estos recursos forman parte del conjunto de los software empresariales, los cuales están hechos para facilitarte la vida al optimizar tus tareas. No por nada, en este 2023, se espera que el mercado de estos programas alcance los 271 mil millones de dólares.

En este artículo, hablaremos de las características de este tipo de software, así como de los beneficios que puede obtener tu organización al implementarlos. Además, abordaremos los distintos tipos de software empresarial existentes y algunas herramientas que puedes emplear hoy en tu negocio para alcanzar el éxito.

Las 5 características del software empresarial

Aunque podríamos pensar que cualquier software utilizado dentro de una oficina es empresarial, en realidad existen algunas características particulares que los distinguen de otras herramientas digitales en el mercado. Veamos cuáles son.

Tiene un diseño pensado para empresas

Una intuición común es creer que todo software utilizado dentro de una compañía es un software empresarial. No obstante, este tipo de programas se diseñan y construyen con el propósito específico de servir a las empresas, no a las personas, para cumplir con tareas concretas.

Cumple funciones definidas

Todo software empresarial tiene como objetivo la resolución de un problema o una actividad dentro de una organización. No existe una herramienta que pueda hacer todo, aunque algunas de ellas sirvan para administrar actividades de forma más integral, como un software de gestión empresarial.

Ofrece usabilidad a los gestores 

Un software que no puede utilizarse de manera clara es un software que no funciona. Los programas deben contener manuales e indicaciones precisos para que los responsables de área hagan uso de ellos de manera exitosa, incluso cuando no saben cómo hacerlo.

Permite la automatización

Los software empresariales proveen a los usuarios de recursos para facilitar tareas que requerirían una enorme inversión de tiempo y esfuerzo si se hicieran de forma manual. Por ejemplo, el análisis de datos o el control de inventarios.

Consigue adaptarse

Un software empresarial debe crecer de la mano de las empresas para evitar su obsolescencia. Lo ideal es que un programa logre ajustarse al desarrollo y crecimiento de las organizaciones para que mantenga el control de sus actividades y ejecute tareas tan simples o complejas como se requieran.

Los 7 beneficios del software empresarial

Ahora que sabes cuáles son las características de un software empresarial, es momento de explorar las ventajas de implementarlos en tu propia empresa.

Resulta una menor inversión de recursos

Una de las principales ventajas que ofrece el uso de estas tecnologías es que te permiten ahorrar recursos. Esto se debe a que pueden hacer tareas complejas que, hasta hace unos años, hubieran requerido el trabajo de equipos completos de colaboradores. Si utilizas estas herramientas, puedes economizar e invertir ese dinero para contratar al personal que realmente necesites.

Hace más eficientes los procesos

Lo más importante es que ofrece una optimización de procesos. Piénsalo así: si antes tenías que enviar correos de manera manual e ingresar los datos de cada uno de tus clientes, ahora, al utilizar un software para correo empresarial, conseguirás que envíe o, incluso, redacte los mensajes por ti. Así, puedes invertir tu tiempo en tareas que demanden la atención de personas y no de máquinas.

Automatiza tareas complejas

Los software empresariales ayudan a automatizar tareas complejas que, de otro modo, serían imposibles de completar. El grado de automatización dependerá de la herramienta, pero, de inicio, todo software realiza tareas de forma autónoma. En algunos casos, como sucede con las tecnologías con motores de Inteligencia Artificial, esta función puede ser casi absoluta.

Puede usarse en cualquier área de un negocio

Otra ventaja de los software empresariales es que pueden ser tan completos o específicos como lo desees. Por ejemplo, puedes necesitar solo un programa para la gestión de recursos humanos, finanzas o marketing y encontrar una opción en el mercado para ello. Pero también existen ofertas modulares para distintas necesidades y recursos.

Ofrece seguridad en sus resultados 

Gracias a que los software funcionan mediante la recolección y uso de datos, puedes tener la seguridad de que, si alimentaste a la herramienta con la información correcta, sus resultados siempre serán verídicos. De este modo, reducirás los errores humanos y los sesgos.

Puede auditarse y dar evidencia de sus resultados

Otra ventaja de estas tecnologías es que son auditables. Contrario a lo que ocurre con el trabajo humano, los software empresariales cuentan con algoritmos que nos permiten saber de qué lugar sacó cierta información su sistema e identificar si algo falló, dónde y cómo solucionarlo.

Fomenta la escalabilidad y la actualización digital

Por último, los software empresariales permiten estar a la vanguardia, pues se actualizan a las tendencias digitales y de negocios. Si no utilizas un software de este tipo, lo más probable es que tengas dificultades para integrar estas tecnologías en el futuro. Además, gracias a estas herramientas, tendrás una mejor proyección a futuro, en tanto podrás escalar a otros mercados o la implementación de estrategias más complejas.

Los 9 tipos de software empresarial

Hay muchos tipos de software empresarial disponibles en el mercado, por lo que es difícil categorizarlos. En esta sección, los hemos clasificado de acuerdo con su funcionalidad. Vamos a revisarlos.

Software de oficina

El software de oficina contempla todas las herramientas y aplicaciones que se utilizan para llevar a cabo procesos simples. De manera popular, son conocidos como programas de ofimática, tales como:

• Hojas de cálculo.
• Editores de texto.
• Programas para crear presentaciones.
• Calculadoras y calendarios.
• Plataformas de correo electrónico.

Software de gestión de la información

Por su parte, los software de gestión de la información son aquellos que te permiten manejar datos y almacenarlos en diferentes ubicaciones, con el fin de mantenerlos seguros y disponibles cuando sea necesario. Algunos de los programas de gestión más comunes son:

• Servicios de almacenamiento en la nube.
• Bases de datos.
• Servicios de hosting.
• Programas para el trabajo colaborativo en línea.

Software de inteligencia de negocios

El business intelligence, conocido en español como inteligencia de negocios, engloba todas las herramientas que permiten analizar grandes volúmenes de información y procesarlos para identificar tendencias, regularidades o aspectos que a simple vista han pasado desapercibidos.

Este tipo de software tiene como objetivo que las empresas tomen mejores decisiones y estén preparadas para eventualidades. Esto, en la mayoría de los casos, se logra mediante la visualización de datos y la estimación probabilística de riesgos.

Debido a su complejidad, muchas de esas herramientas emplean inteligencia artificial, lo que promueve la obtención de mejores y más precisos resultados.

Software de gestión de contenidos

Por su parte, el software de gestión de contenidos o Content Management System (CMS), es aquel que permite a las empresas gestionar sus estrategias de marketing. Entre sus funcionalidades, podemos resaltar:

• Redacción de contenidos escritos para blog.
• Creación de materiales visuales para redes sociales.
• Publicación de contenido en páginas web, blogs y perfiles de redes sociales.
• Creación de sitios web.

Una plataforma para gestión de contenido permite el trabajo colaborativo y la posibilidad de centralizar los resultados para agendar publicaciones, controlar el flujo de trabajo y mantener actualizados los contenidos existentes. Además, son ideales para impulsar estrategias SEO porque ofrecen datos sobre el alcance de tus publicaciones. 

Estos software son perfectos para los profesionales del marketing, los equipos creativos y los redactores de una empresa. 

Software de gestión de relaciones con el cliente

El software de gestión de relaciones con el cliente, CRM por sus siglas en inglés, son programas informáticos creados para cumplir múltiples funciones dentro de una empresa, centradas en la experiencia del cliente.

Un CRM busca gestionar toda la información necesaria para ofrecer una buena experiencia al consumidor y darle el seguimiento necesario para mantenerlo satisfecho. Por tanto, este programa integra recursos de marketing, ventas y atención al cliente como:

• Creación de campañas de correo electrónico.
• Comunicación omnicanal con el cliente.
• Centro de llamadas para mantener contacto con el cliente.
• Diseño de pipeline de ventas.

Gracias a este tipo de software, puedes mantener el control de todas las interacciones con los visitantes a tu sitio web, clientes y prospectos que quieres atraer a tu empresa.

Software de comercio electrónico

El software de comercio electrónico comprende todas las herramientas informáticas utilizadas para ofertar y vender productos o servicios en un ambiente digital. Por lo general, este tipo de programa lo emplean tiendas con un enfoque de e-commerce, sin embargo los negocios con presencia física también pueden sacar provecho de algunas de sus funciones, tales como:

• Servicios de pago mediante movimientos digitales.
• Creadores de sitios web optimizados para ventas.
• Bases de datos para control de inventario y logística.
• Software de ventas en línea.

Con este tipo de programas, las empresas pueden tener el control de sus operaciones comerciales, así como de sus movimientos financieros. 

Software de gestión de desempeño empresarial

Los software de gestión de desempeño empresarial, Enterprise Performance Management (EPM), son herramientas diseñadas para que las empresas conozcan, evalúen y mejoren sus estados financieros. 

Estos sistemas procesan la información relativa a las operaciones comerciales, flujos de dinero y entradas y salidas de recursos de una organización. De este modo, ofrecen informes constantes de su estado financiero, evolución y acciones necesarias para superar limitaciones o alcanzar metas concretas. Con estos programas, puedes:

• Crear presupuestos.
• Analizar métricas de cumplimiento de objetivos.
• Obtener informes actualizados.
• Conocer tu rendimiento a lo largo del tiempo y de forma comparativa. 

Software de planeación de recursos

Por su parte, los software para la planeación de recursos son aquellos que están un paso antes de los EPM, debido a que sirven para planificar proyectos y evaluar la disponibilidad de recursos para su efectivo cumplimiento. 

Estos funcionan como bases de datos que permiten conocer la viabilidad de un proyecto de acuerdo con la disponibilidad de recursos y de personal, lo que ayuda a ajustar tu agenda para que consigas las metas que te has planteado. Por ello, los programas para la gestión de recursos humanos entran dentro de esta categoría, por ejemplo.

Además, estos software cumplen muchas funciones, como:

• Agendar la disponibilidad de personal para crear equipos de trabajo.
• Evaluar costos operativos derivados de un plan de trabajo.
• Monitorear el desempeño del equipo de forma constante.
• Comparar los objetivos del proyecto con los resultados finales. 

Software de logística

Los software de logística son aquellos que se encargan de gestionar, actualizar y optimizar todos tus procesos logísticos, que van desde la transportación y el abastecimiento hasta la distribución y el almacenaje de los productos.

Gracias a estos programas puedes:

• Controlar las salidas y entradas de productos.
• Encontrar las mejores rutas para reducir gastos de transportación.
• Optimizar tu cadena productiva para asegurar la integridad del producto.
• Mantener actualizada tu tienda en línea con la disponibilidad en almacenes. 

Como muestra, las grandes empresas distribuidoras y de reventa, como Amazon, basan gran parte de su operatividad en software de logística, ya que, de otro modo, sería imposible rastrear, de forma manual, los envíos, entregas y disponibilidad de productos.

1. Software de gestión de relaciones con el cliente: CRM de HubSpot

Precio: gratuito.

El software de gestión de relaciones con el cliente de HubSpot es un CRM sencillo de usar, pero realmente poderoso. Con esta herramienta, puedes integrar tus esfuerzos de marketing, ventas y atención al cliente en una misma plataforma y sacar el mayor provecho de la información que recopiles de tus clientes y prospectos.

Además, es ideal para los puestos gerenciales, ya que también puedes monitorear el desempeño de los trabajadores y evaluar su tasa de cumplimiento, tiempo de conexión y calidad de los productos.

Algunas de las mejores funciones del CRM de HubSpot son:

• Integración con múltiples herramientas, como Marketing Hub, Sales Hub y Service Hub.
• Planeación de estrategias omnicanal para centralizar tus medios de contacto.
• Obtención de reportes automatizados y de métricas de desempeño.
• Herramienta de seguimiento al cliente mediante redes sociales, correo electrónico o llamadas telefónicas.

2. Software de gestión de contenidos: CMS Hub

Precio: gratuito.

El CMS Hub es una de las herramientas de HubSpot que forman parte del ecosistema de gestión de relaciones con el cliente. Este software se centra en ofrecer al usuario las mejores herramientas para la gestión de contenidos, desde la planificación hasta su publicación en medios digitales.

Una de las ventajas de esta plataforma es que está construida para que expertos en programación y diseño de sitios web, así como dueños de empresas sin experiencia, puedan crear sitios web impactantes y contenidos que atraigan a los consumidores.

Entre las funciones del CMS Hub, se encuentran:

• Creador de páginas web con potentes herramientas de diseño, plugins y plantillas.
• Herramienta de recomendaciones SEO ideales para el crecimiento orgánico.
• Plataforma para la creación de contenidos escritos para blog.
• Programación desde cero y temas prediseñados para cualquier público.

3. Software de inteligencia de negocios: Power BI

Precio: desde 9,40 USD al mes.

Power BI es una herramienta de Microsoft diseñada para que las empresas obtengan información útil sobre su desempeño, actividades comerciales y áreas de oportunidad mediante la analítica y visualización de datos.

Esto sirve tanto para optimizar los procesos internos como para generar informes actualizados para inversores, clientes y colaboradores. A través de gráficos y estadísticas, puedes tener un panorama general del estado de tu empresa, así como conocer los pormenores de cada aspecto de tu vida empresarial.

Algunas de sus mejores funcionalidades de Power BI son:

• Forma parte del ecosistema de Microsoft, por lo que es confiable y fácil de usar.
• Se basa en datos cuantificables, por lo que sus visualizaciones son objetivas y claras.
• Centralización de datos para encontrar tendencias ocultas.

4. Software de gestión de desempeño empresarial: Oracle

Precio: disponible a través de un agente de ventas.

Si de software de gestión de desempeño laboral se trata, existen pocas herramientas tan completas como la de Oracle. Gracias a ella, es muy sencillo acceder a información de tu empresa, analizar y planificar tus finanzas con base en números.

Además, debido a su potente motor, el sistema es ideal para probar un plan en escenarios ficticios para estimar la probabilidad de éxito y de riesgo en su implementación.

Algunas de las mejores funcionalidades de Oracle son:

• Funciona en la nube, por lo que tu información siempre está disponible.
• Crea de forma automática reportes con gráficos y textos descriptivos. 
• Cuenta con una plataforma intuitiva y un panel de control simple. 

5. Software de planeación recursos: Kantata

Precio: disponible a través de un agente de ventas.

Kantata es un software de gestión de recursos que integra todas las herramientas necesarias para planificar, estimar y poner en marcha planes de negocio con base en la disponibilidad de recursos humanos y financieros. 

Gracias a su algoritmo, este sistema es capaz de evaluar la rentabilidad de un proyecto en escenarios reales y predecir antes de actuar. También es ideal para crear planes de trabajo con tu equipo, así como calendarizar entregas y evaluaciones.

Algunas de los mejores recursos de Kantata son:

• Trabajo en equipo mediante una plataforma colaborativa.
• Reporte actualizado del cumplimiento de proyectos.
• Calendario de trabajo con la disponibilidad de gestores y personal para cada tarea.

6. Software de gestión de la información: Airtable

Precio: versión gratuita y planes de pago desde 10 USD al mes.

Hoy, utilizamos Excel para crear bases de datos, no obstante, cuando se trata de productos o de ofertas comerciales, es cierto que ese tipo de plataformas convencionales se quedan atrás. Airtable es una opción para dar un salto a las bases de datos profesionales. 

Con este software, puedes crear impresionantes bases para la gestión de tu información, e incluir imágenes, links y extensiones a cada una de las entradas. Asimismo, puedes cruzar estos datos con tu sitio web para mantener actualizado tu stock gracias a sus integraciones con plataformas como Jira y Salesforce.

Algunas de las mejores funciones de Airtable son:

• Gran capacidad de almacenamiento por base de datos, incluso en su versión gratuita.
• Sincronización en la nube para que tus datos estén siempre disponibles. 
• Integraciones incluidas para que tu base de datos esté siempre actualizada.

7. Software de oficina: Microsoft 365

Precio: gratuito y planes de suscripción anual.

Puede parecer obvio que pongamos en esta lista a la paquetería de oficina de Office, ya que todos conocemos sus programas y los usamos de manera cotidiana. Sin embargo, muchas personas solo usan estas plataformas para lo básico, sin atender el gran potencial que tienen para las necesidades empresariales.

En la actualidad, Microsoft ha impulsado la incorporación de herramientas que se ajustan mejor a las pequeñas empresas y emprendimientos que necesitan lo básico para sus negocios: bases de datos, plataformas de trabajo colaborativo, editores de textos y creadores de imágenes. 

Algunas de las mejores herramientas de Microsoft 365 son:

• Teams, para el trabajo colaborativo en línea.
• OneDrive, para el almacenamiento de información compartida.
• Outlook, ideal para el envío de correos electrónicos.
• Publisher, para la creación de contenidos para marketing digital o tradicional.
• Planner, para la planificación del trabajo en empresas.
• Access, para la creación de programas informáticos.

Utiliza estas herramientas para optimizar los procesos dentro de tu empresa. No olvides que el mercado del futuro es digital.