Cada miembro de una organización tiene un papel fundamental para que el control interno de la empresa funcione correctamente. Sin embargo, depende de los altos mandos y líderes de cada área configurar y verificar las acciones y medidas que garanticen que se están cumpliendo los objetivos empresariales.
Los controles internos ayudan a las empresas a confirmar que cada paso que dan es el adecuado, permitiendo así el desarrollo y ejecución de operaciones más efectivas y eficientes que, además, van en cumplimiento de las leyes y regulaciones de cada país.
Si en este momento te preguntas acerca del sistema de control interno de tu negocio, puede que respondas que no cuentas con uno o que ni siquiera sabías que lo necesitabas. En ambos casos, te presentamos toda la información que requieres conocer para llevar un control interno a cabo.
¿Qué es un sistema de control interno?
Un sistema de control interno es un conjunto de acciones, normas, políticas y métodos establecidos por las empresas con el fin de evitar riesgos en su entorno. Abarca cinco componentes principales: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control gerencial, información y comunicación y monitoreo.
La responsabilidad del sistema de control interno es un compromiso general de todos, pero su buen funcionamiento debe ser operado y monitoreado por la gerencia, la junta directiva y los auditores.
Componentes del control interno
Los componentes principales bajo los que se rige el control interno son los siguientes:
1. Ambiente de control
El control del ambiente se refleja en la actitud y el estado de alerta de todos los miembros de una empresa.
2. Evaluación de riesgos
Después de establecer el objetivo del negocio, se deben evaluar los riesgos internos y externos. La dirección determina los medios de control de riesgos después de examinar aquellos relacionados con cada objetivo.
3. Actividades de control
Son las políticas y procedimientos adicionales que acata la autoridad empresarial para garantizar el logro del objetivo específico de una empresa. Estos procedimientos son:
- Delegación adecuada de poder
- Segregación de responsabilidades
- Elaboración y uso de documentos
- Adopción de medidas de seguridad para la protección de propiedades
- Control independiente para la ejecución de actividades
4. Información y comunicación
La información relevante, tanto de fuentes externas como internas, para la toma de decisiones debe recopilarse y notificarse en el momento adecuado. La comunicación es muy importante para lograr los objetivos de gestión. Los empleados deben darse cuenta de lo que se espera de ellos y cómo sus responsabilidades están relacionadas con las actividades de los demás. También es muy importante la comunicación de los propietarios con proveedores externos y viceversa.
5. Monitoreo
Cuando el sistema de control interno está en práctica, la organización monitorea su efectividad para que se puedan introducir los cambios necesarios y oportunos si surge algún problema grave.
¿Para qué sirve un sistema de control interno?
El sistema de control de una empresa es una pieza fundamental que mantiene la seguridad de las operaciones estables y confiables. Se incorpora a una compañía para evitar errores y fraudes y para el control sistemático de las actividades comerciales.
Entre otras funciones de valor están:
- Implementar políticas internas cumpliendo con las leyes vigentes de su país.
- Aumentar la eficiencia de empleados y funcionarios con respecto a sus responsabilidades asignadas.
- Mantener cuentas adecuadas al asegurar que los estados financieros solo proporcionen información correcta y confiable.
- Salvaguardar los activos comerciales de robo o de la mala gestión de recursos.
- Asegurar el cumplimiento de las políticas comerciales y la ley del país.
- Evaluar las funciones de cada empleado y funcionario para aumentar la eficiencia en la operación.
- Asegurar datos operativos y estados financieros verdaderos y confiables.
5 objetivos de un sistema de control interno
Este plan de organización, métodos y medidas coordinadas dentro de una empresa tiene los siguientes objetivos específicos:
- Salvaguardar los activos de la empresa.
- Verificar la precisión y confiabilidad de los datos contables.
- Promover la eficiencia operativa y fomentan la adherencia a las políticas de gestión preservadas.
- Promover el desarrollo organizacional.
- Fomentar las prácticas de valores y libres de riesgos de corrupción.
7 principios de un sistema de control interno
El control interno se rige bajo siete principios fundamentales que son la base para su creación e implementación. Cada uno dicta lo siguiente:
1. Segregación de funciones
La segregación de funciones implica dividir la responsabilidad de todas las transacciones, así como de los informes y auditorías. Cuantas más funciones estén separadas, menor es la posibilidad de sufrir algún tipo de acto fraudulento.
La segregación de funciones actualmente cuenta con dos connotaciones importantes:
- Segregación de funciones relacionadas con los distintos roles vinculados al control interno. Implica la diferenciación fundamental en las funciones y roles en la búsqueda del logro de objetivos compartidos.
- Segregación de funciones por niveles. Conlleva diferenciar las funciones de control interno según el nivel organizacional, por ejemplo: estratégico, táctico, operativo y específico.
2. Autocontrol
Establece controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad por medio de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico. Esto puede mantener a los usuarios no autorizados fuera del sistema, al tiempo que proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar la fuente de errores o discrepancias. El rastreo de acceso robusto también puede servir para disuadir los intentos de acceso fraudulento.
3. Auditorías físicas de activos
Las auditorías físicas incluyen el recuento manual de efectivo y cualquier activo físico rastreado en el sistema de contabilidad, como inventario, materiales y herramientas. Este puede revelar discrepancias ocultas en los saldos de las cuentas al omitir por completo los registros electrónicos. El recuento de efectivo en los puntos de venta se puede realizar diariamente o incluso varias veces al día. Los proyectos más grandes, como el recuento manual de inventarios, deben realizarse con menos frecuencia (anual o bimestral).
4. Costo menor que beneficio
Se genera valor tanto para la organización como para el cliente y el accionista. Esto establece que los controles internos no pueden ser más costosos que las mismas actividades que verifican ni los beneficios que proveen.
5. Eficacia
La eficacia del control interno dependerá de los resultados del cumplimiento de los objetivos dentro de la empresa.
6. Confiabilidad
El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada agrega confiabilidad al garantizar que los libros siempre estén equilibrados. El cálculo de los saldos de prueba diarios o semanales puede proporcionar información periódica sobre el estado del sistema, lo que permite descubrir e investigar discrepancias lo antes posible.
El control interno normalmente debe recorrer cuatro etapas principales:
- No confiable
- Insuficiente
- Confiable
- Óptimo
7. Documentación financiera estandarizada
La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones financieras (como facturas, solicitudes de materiales internos, recibos de inventario e informes de gastos de viaje) ayuda a mantener la coherencia en el mantenimiento de registros a lo largo del tiempo. El uso de formatos de documentos estándares puede facilitar la revisión de registros anteriores al momento de buscar el origen de una discrepancia en el sistema. La falta de estandarización puede hacer que los elementos se pasen por alto o se malinterpreten en dicha revisión.
Cómo implementar un sistema de control interno en 5 pasos
- Establece un ambiente de control adecuado.
- Evalúa los riesgos de tu empresa.
- Implementa actividades de control.
- Configura sistemas de comunicación.
- Supervisa tu sistema de control interno.
1. Establece un ambiente de control adecuado
Un sistema de control interno requiere gran esfuerzo y tiempo, pero también es vital. Debe haber uno o más responsables que se comprometan a cumplir con los objetivos de este desarrollo y fomenten un ambiente de control adecuado.
Para mantener un ambiente de control adecuado es vital que los responsables impulsen ciertas actividades como:
- Capacitación de personal que los ayude a comprender los controles de gestión adecuados en todas las áreas.
- Estructura y proceso de los controles internos para asegurar su buena implementación.
2. Evalúa los riesgos de tu empresa
Los directivos y los responsables del control interno deben conocer los riesgos que enfrenta la organización y enfrentarlos. Después de ello, es primordial establecer objetivos, integrados con otras actividades para que la organización funcione de manera adecuada.
Algunos mecanismos para identificar, analizar y gestionar los riesgos relacionados pueden ser:
- Identificación de problemas potenciales.
- Revisión de las metas y los objetivos de la empresa.
- Detección de las áreas potencialmente problemáticas, por ejemplo, aquellas que reciben mayor número de quejas o han tenido problemas en el pasado.
- Verificación de las áreas que han sufrido cambios recientes en el personal o la estructura.
- Detección de las actividades u operaciones más complejas.
Una vez hecho esto, se debe determinar la gravedad de los riesgos y realizarse las siguientes preguntas:
- ¿Dónde está el mayor daño?
- ¿Qué tipo de pérdidas son más probables que ocurran en esta área?
No hay que tomar a la ligera las «pequeñas pérdidas», pues si son recurrentes se podrían convertir en una pérdida irreparable.
3. Implementa actividades de control
Es vital establecer y llevar a cabo políticas y procedimientos de control que ayuden a garantizar su desarrollo. Estas te permiten comprobar que se toman las acciones necesarias para abordar los riesgos con la meta de alcanzar los objetivos de la organización.
Las actividades de control ocurren en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen una gama de actividades tan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del desempeño operativo, seguridad de los activos y segregación de funciones.
Para asegurar que estas actividades se están cumpliendo te recomendamos:
- Revisar si los controles existentes son suficientes para evitar problemas potenciales.
- Identificar las políticas o procedimientos externos establecidos para compensar los riesgos potenciales.
En caso de que los controles sean ineficaces, es importante establecer algunos nuevos. Asegúrate de que estos no sean excesivos o innecesarios. De ser así, modifícalos o elimínalos.
4. Configura sistemas de comunicación
Los sistemas de comunicación permiten a los colaboradores capturar e intercambiar la información necesaria para realizar, administrar y controlar sus operaciones. Esto es vital para proporcionar a la administración los informes necesarios sobre el desempeño de la organización en relación con los objetivos establecidos.
Un buen sistema de comunicación debe cumplir con lo siguiente:
- Proporcionar información a las personas adecuadas con suficiente detalle y puntualidad.
- Basarse en un plan estratégico, vinculado a la estrategia general de la organización y que responda al logro de los objetivos de cada actividad y generales.
- Demostrar apoyo para desarrollar los sistemas de información necesarios asignando los recursos humanos y financieros adecuados.
5. Supervisa tu sistema de control interno
Es importante monitorear todo el proceso y realizar las modificaciones necesarias. De esta manera, el sistema de control interno puede reaccionar dinámicamente, cambiando según lo requieran las condiciones.
El monitoreo continuo ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y supervisión, y otras acciones que el personal realiza en el desempeño de sus funciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones independientes dependerán principalmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procedimientos de seguimiento continuo.
Para lograr un monitoreo adecuado asegúrate de lo siguiente:
- Programar el monitoreo de forma regular.
- Probar los controles al menos una vez al año para determinar si continúan siendo adecuados y siguen funcionando según lo previsto.
- Utilizar los monitores, auditores y revisores del programa como recurso para llevar a cabo los controles de seguimiento.
- Revisar toda la documentación.
- Complementar la muestra con pruebas especiales de elementos sensibles y áreas problemáticas.
Recuerda siempre hacer un seguimiento para asegurarte de que se corrijan los problemas identificados.
Con esta información ya estás listo para desarrollar tu propio sistema de control interno. No olvides que la planificación y seguimiento lo es todo. De esta manera podrás asegurarte de que las modificaciones e incursiones que implementes se están realizando de la manera correcta.
