Los procesos en una compañía son como las venas en el cuerpo: si se mantienen bien, permiten una buena circulación y una sana operación. Sin embargo, si no documentas cada proceso, el sistema se van desgastando y más que ayudar, los procesos obstruyen porque no hay forma de verificarlos.

Una organización, por simple o compleja que sea, requiere orden porque esa es la base para que todo fluya correctamente en su interior. Cuando logras tener un funcionamiento que circula con eficiencia no solo beneficiarás a tus procesos internos sino que también proyectarás eso al exterior de tu negocio.

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Por eso es importante contar con una documentación de los procesos en tu empresa: así podrás observar cuáles son los pasos, las actividades, quiénes son responsables y quiénes participan; además conocerás el flujo de dicho proceso y esto te permitirá disminuir los errores de una manera más sencilla.

Una empresa que inicia o una que ya lleva tiempo operando debe generar la documentación de sus procesos y analizarla cada cierto tiempo, así podrán modificarlos para adaptarlos a las circunstancias o para mejorar la eficiencia.

Sin importar el giro de industria en el que se mueva tu empresa, requieres procesos. Incluso si tienes una compañía pequeña, es vital tener procesos claros, definidos, bien implementados y registrados. De esta manera toda acción y cualquier esfuerzo que se haga contribuirá realmente al crecimiento del negocio.   

Lo que se busca con este recurso es contar con un flujo claro de lo que se hace, quién lo hará y cómo lo ejecutará. Así se tendrá la noción detallada de un proceso con el objetivo de que pueda repetirse, idealmente sin errores.

Cualquier negocio tiene más de un proceso, entonces generará un documento por cada uno y procurará guardarlos por departamentos o áreas, para que sea fácil verificarlos después.

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¿Por qué importa la documentación de procesos?

La documentación de procesos en tu negocio tiene importancia debido a las diferentes ventajas o beneficios que te ofrece. Entre las principales están:

  • Ahorro en tiempo, recursos y gastos.
  • Incremento de la productividad.
  • Optimización de la operación de tu empresa.

Si tienes un mapa de cómo fluye un proceso determinado en tu organización tendrás con una vista global de cómo funciona tu negocio, lo cual contribuirá a llevar una mejor planificación, orden, implementación y medición de tus resultados.

Contribuye a la cohesión, mejora el aprendizaje y optimiza el rendimiento en general

Además, al ser una herramienta que opera al interior de la empresa, es fundamental para la cohesión de equipos y un ambiente laboral con mayor certidumbre: todos sabrán qué hacer, cómo hacerlo y a quiénes acudir si hay alguna duda o problema.

La implementación del registro de procesos también es un gran recurso de aprendizaje para tus colaboradores. Para todos los nuevos trabajadores es útil, ya que podrán verificar en un documento lo que la empresa exige de todos los que están en su rol o puesto de trabajo así como el departamento al que pertenecen. Por su parte, para los colaboradores que llevan un tiempo siendo parte de la organización estos documentos son una herramienta útil para la mejora continua, la capacitación y su productividad.

Finalmente, todas estas ventajas te ayudarán a tener una menor rotación de personal, facilitarán el monitoreo de cada departamento y la supervisión de actividades, disminuirán costos, minimizarán los errores al mínimo y mejorarán la eficiencia general. 

Cómo hacer la documentación de procesos para tu organización

Para hacer una documentación de procesos siempre ten presente ser preciso y concreto en tus registros. Haz una descripción muy clara y busca que el flujo sea también detallada y que no se preste a malinterpretaciones.

Puedes usar una plantilla predefinida, como la plantilla de HubSpot para documentación de procesos que te ofrece un esquema sencillo con el que podrás documentar un proceso de manera simple. Independientemente de la plantilla o esquema propio que utilices, te convendrá realizar los pasos siguientes durante la documentación de cualquier proceso en tu empresa.

1. Haz un análisis y descubre o confirma el mapa general u organigrama de tu empresa

Si ya tienes identificados los procesos de tu empresa, vale la pena que hagas un análisis y realices un mapa general con los submapas que se vayan desprendiendo de cada proceso. Te puedes guiar por el organigrama en tu compañía, agregar a los departamentos que la integran, los puestos y otros elementos que consideres importantes para tu mapa.

Realiza un diagnóstico de esos procesos: anota cada una de las actividades que se requieren para concluirlos, los responsables y los resultados ideales. Así podrás verificar que todo fluya y, en caso de que identifiques obstáculos, podrás hacer las modificaciones necesarias. 

2. Establece responsables y periodos de creación para la documentación de procesos.

Cuando toda esta información esté lista podrás enfocarte de manera más directa hacia la creación de tu documentación. Comienza por decidir quiénes serán los encargados de generar la documentación de los procesos en cada departamento o área; define los tiempos para su realización y estandariza la manera de hacer los registros con plantillas o esquemas para cada proceso.

3. Elabora un encabezado de control

En la parte superior del documento, tú o el responsable designado deben destinar un espacio para llenar los datos que te darán noción de lo que trata ese documento. En este encabezado de control anotarás datos como:

  • Nombre preciso del proceso, tal como se conoce en la compañía.
  • Fecha de creación. 
  • Responsable del proceso. 
  • Departamento o clave para que puedas identificar el área a la que pertenece el documento. Por ejemplo, C-001.
  • Número de versión, porque quizá el documento tuvo modificaciones o actualizaciones.
  • Fecha de actualización y persona responsable de la actualización.

4. Describe tu proceso 

Esta será una sección para que tú o cualquiera de las personas encargadas de elaborar la documentación puedan escribir una descripción o resumen de lo que trata el proceso: qué se busca, en qué área aplica y cómo fluye. Este texto debe ser concreto, claro y directo.

5. Establece el propósito del proceso

En este apartado describes el objetivo del proceso; en él debe quedar claro cómo contribuye con un proyecto o al flujo de la empresa. 

6. Indica quiénes son los participantes

Es importante señalar a aquellos que están en este proceso, pero en tu documentación no lo hagas por nombres, sino por puestos y áreas. Te guiará para saber quiénes son los que realizarán las tareas dentro del proceso.

7. Delimita el alcance del proceso

Esta sección es fundamental para la claridad. Aquí vas a indicar dónde empieza el proceso y dónde termina; a quién aplica y qué implica. 

8. Señala si existen límites

Complementario a la sección anterior, establece si hay alguna limitante para el proceso. Puedes realizar comentarios u observaciones que realmente sean valiosas, que deban tenerse en cuenta para el éxito de las actividades.

9. Anota la entrada que activa el proceso

Según sea el caso, puedes requerir de elementos con los cuales se considere que se ha iniciado el proceso tales como algún documento, un producto, registro, entre otros.

10. Detalla el flujo del proceso

Este apartado es fundamental porque es en él que incluirás los pasos, actividades, tareas, áreas y responsables; así sabrás más fácilmente cómo van avanzando todos los involucrados, de qué dependen y cuál es el flujo. Puedes hacer la descripción textual, realizar un listado numerado de las actividades, incluir un gráfico o un diagrama de flujo para que sea más visual.

11. Incluye la salida o qué es que determina que el proceso acabó

Se trata de describir todo aquello que indica que este proceso ha terminado; puede ser un producto, una información, dato, documento, etc. Las entradas y salidas son congruentes con el alcance del proceso porque señalan con qué se activan y con qué finalizan.

12. Comenta si hay excepciones del flujo

En este apartado puedes incluir todas aquellas vertientes que pueden desviar el flujo del proceso. Lo determinas con una relación sí/no. Por ejemplo: si pasó x, entonces continúas; si no ocurrió, entonces regresas o se procede a revisar. Es importante establecer esas excepciones y describir cómo serán abordadas para que el proceso concluya con éxito. 

13. Designa los puntos de control o medición

Finalmente, indica cuáles son los puntos a verificar, monitorear o medir: desde responsables hasta acciones específicas. De esta manera tendrás un control de las tareas y será más fácil que determines la calidad final del proceso.

Ejemplos de documentación de procesos 

A continuación te mostramos un par de ejemplos sobre la documentación de un proceso en particular, tanto en una empresa de bienes como en una compañía que ofrece servicios.

Documentación de procesos en una empresa de bienes

En este ejemplo se habla de un proceso de control de calidad en una ensambladora de motores. Toma en cuenta que solamente es un proceso de los muchos que se dan en esta fábrica y no contempla a todos los otros procesos que se llevan a cabo en la empresa.

Ejemplo de documentación de proceso de un producto creado con la plantilla de HubSpot

Documentación de procesos en una empresa de servicios

En este caso, el proceso es simple, pero fundamental, en un establecimiento que brinda servicios. Se trata del protocolo de bienvenida para clientes en un Spa.

Ejemplo de documentación de proceso de un servicio creado con la plantilla de HubSpot

Usa la plantilla de documentación de procesos de HubSpot

Utiliza la plantilla de HubSpot para hacer la documentación de tus procesos. Puedes modificarla y personalizarla con tu logo y colores. En ella cuentas con todos los campos que necesitas para tener un registro efectivo de tus procesos.

Vista de plantilla pra documentación de procesos de HubSpot

Usarla es muy fácil. Entra al enlace. Llena el formulario con tus datos y haz clic en el botón para descargar. 

Plantilla gratuita de documentación de procesos de HubSpot

Tienes opción para descargar la plantilla en formato  PDF o Excel. 

Formatos para descargar la plantilla de documentación de procesos de HubSpot

Anota todos los datos para tu encabezado.

Encabezado de plantilla gratis para documentar procesos de HubSpot

Sigue con los elementos que describen tu proceso, su objetivo, quiénes participan, el alcance, limitantes y entradas.

Secciones descriptivas de tu proceso en la plantilla de HubSpot

Es importante realizar claramente el flujo de ese proceso, por eso es el apartado que cuenta con más espacio en la plantilla para la documentación.

Sección de flujo en la plantilla de documentación de procesos de HubSpot

Remata registrando tus salidas, las excepciones del flujo y los puntos de control.

Elementos conclusivos en la plantilla de HubSpot para documentación de procesos

Ahora que ya sabes por qué importa tener una documentación de procesos y que tienes acceso a nuestra plantilla, comienza a mejorar el rendimiento en tu empresa y ve hacia adelante.

Documentación de procesos

 plantilla documentación procesos

Publicado originalmente en noviembre 18 2020, actualizado noviembre 21 2020

Topics:

Gestión empresarial