Qué es un diagnóstico empresarial, sus tipos y cómo hacerlo

Imagina que tu empresa es un gran organismo. Podríamos decir que tus colaboradores y colaboradoras son como pequeñas células que llevan a cabo todas las funciones necesarias para su supervivencia. Cuando una célula no lleva a cabo sus funciones, el organismo empieza a fallar y enferma.

Así como las personas asistimos al médico para que nos trate cuando tenemos un padecimiento, las empresas también deben ser sometidas a un escrutinio constante para detectar irregularidades y evaluar si tiene una buena salud o si es necesario tomar alguna medida para mejorar su estado. Esto es algo que se conoce como diagnóstico empresarial.

Si quieres saber más sobre este apasionante tema continúa leyendo, en este artículo hablaré de la importancia de realizar diagnósticos a tu empresa, algunos métodos de evaluación comunes e ideas generales para su aplicación.

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Este proceso implica recopilar y analizar información relevante sobre la empresa y su entorno, como datos financieros, resultados operativos, competencia, tendencias del mercado, percepciones de los clientes y empleados, entre otros. Con base en los resultados del diagnóstico, se pueden desarrollar estrategias y planes de acción para mejorar el desempeño y la competitividad de la empresa.

Importancia del diagnóstico empresarial

La importancia de los diagnósticos empresariales es obvia: nadie puede solucionar un problema si no es consciente de que ese problema existe. Un diagnóstico empresarial busca detectar las áreas de oportunidad de una empresa y es un paso previo al diseño de estrategias para atacar los factores que han detonado una limitación. 

Un diagnóstico empresarial también puede ayudarte a identificar las cosas que estás haciendo bien en tu empresa. Cuando tu evaluación demuestra que operativa, financiera y administrativamente tu compañía tiene una buena salud, lo que debes hacer es conservar este buen estado mediante la inversión y perfeccionamiento de tus métodos y formas de trabajo.

Como puedes ver, llevar a cabo estas evaluaciones puede ahorrarte tiempo y recursos, ya que al identificar tus fortalezas y debilidades estarás más preparado para tomar decisiones estratégicas.

Para qué sirve un diagnóstico empresarial

Teniendo en cuenta lo dicho anteriormente sirve para comprender a fondo la situación actual de una empresa en términos de su funcionamiento, recursos y desempeño. Proporciona una evaluación integral de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que enfrenta la organización. Esto permite identificar áreas de mejora, detectar posibles problemas o riesgos, y desarrollar estrategias efectivas para el crecimiento y la optimización del rendimiento empresarial.

Así como le permite a los líderes y gerentes de una empresa tomar decisiones informadas y estratégicas. Les brinda una visión completa de la situación actual de la empresa, lo que les permite establecer objetivos realistas y desarrollar planes de acción efectivos para alcanzarlos. Además, es una herramienta dinámica que puede realizarse de forma periódica para monitorear el progreso, adaptarse a los cambios del entorno empresarial y garantizar la viabilidad y el éxito a largo plazo de la organización.

El consejo de Camilo Clavijo, Sales VP en HubSpot LATAM

Realizar un análisis exhaustivo de tu empresa te proporcionará una comprensión profunda de su situación actual, identificando áreas de mejora y oportunidades de crecimiento. Este proceso es fundamental para una gestión efectiva y el desarrollo continuo de tu organización.

 

Al conocer a fondo los desafíos y fortalezas de tu empresa, podrás tomar decisiones informadas y estratégicas que impulsen el éxito a largo plazo.

Fases de un diagnóstico empresarial

El proceso de diagnóstico empresarial generalmente se divide en varias fases que guían la evaluación integral de la empresa. Estas fases pueden variar en función de la metodología específica utilizada, pero generalmente incluyen:

Estas son algunas bases del diagnóstico empresarial

Recopilación de información

Se recopilan datos relevantes sobre la empresa, su estructura organizativa, sus procesos, recursos humanos, financieros y operativos.

Análisis de la información

Se lleva a cabo un análisis exhaustivo para identificar patrones, tendencias, áreas de fortaleza y debilidad, oportunidades y amenazas. Este análisis puede implicar técnicas como el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) y el análisis de la cadena de valor.

Identificación de áreas de mejora

Esto puede incluir aspectos como la gestión de recursos humanos, la eficiencia operativa, la calidad del producto o servicio, la estrategia de marketing y ventas, entre otros.

Desarrollo de recomendaciones

Se desarrollan recomendaciones concretas y prácticas para abordar los problemas identificados. Estas recomendaciones deben ser realistas, alcanzables y alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa.

Elaboración de un plan de acción

Se elabora un plan de acción detallado que describe las acciones específicas que se llevarán a cabo, los plazos, los recursos necesarios y los responsables de su implementación.

Implementación del plan

Lo que implica la ejecución de las actividades definidas y el seguimiento del progreso hacia los objetivos establecidos.

Evaluación y ajuste

Se lleva a cabo una evaluación periódica del progreso y los resultados obtenidos, lo que permite realizar ajustes y modificaciones según sea necesario para garantizar el éxito a largo plazo del proceso de diagnóstico y mejora empresarial.

5 tipos de diagnóstico empresarial

Para llevar a cabo un diagnóstico empresarial existe una gran diversidad de metodologías. Hay quienes utilizan métodos propios para analizar el comportamiento de la organización en tareas específicas y hay quienes prefieren contar con un experto auditor que evalúe el desempeño global de la empresa. Todo depende de qué quieras evaluar, cómo quieras hacerlo y de los recursos de los que dispones para su realización.

Veamos los tipos de diagnóstico más comunes.

1. Diagnóstico organizacional

El diagnóstico organizacional es el más común ya que sus resultados dan cuenta del modo en que una empresa gestiona sus engranajes. Si la empresa funciona como una máquina, lo mejor será monitorear sus partes para corroborar que todas sus partes trabajan armónicamente.

Estos diagnósticos permiten a las empresas organizar mejor sus departamentos e identificar qué papel desempeña cada trabajador, quiénes pueden liderar mejor a un equipo y cómo los diferentes departamentos pueden generar una mejor sinergia.

Algunas herramientas que pueden ser aplicadas para un diagnóstico organizacional son:

• Análisis FODA, para la detección de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.
• Entrevistas uno a uno, para obtener información cualitativa.
• Análisis gráficos, para la identificación visual de la estructura de la organización y de los elementos que están influyendo en su estancamiento o progreso.

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Elementos fundamentales del diagnóstico organizacional

Análisis de la estructura organizativa.

Evaluación de los recursos humanos.

Análisis de procesos y operaciones.

Revisión de la estrategia empresarial.

Análisis financiero.

Evaluación del entorno externo.

Evaluación de la satisfacción del cliente.

2. Diagnóstico funcional

Los diagnósticos funcionales giran en torno a identificar áreas de oportunidad en el funcionamiento de la empresa. A través de un diagnóstico funcional sabrás qué tareas se realizan, cómo se desempeñan tus colaboradores y cuál es el valor de su trabajo. Estas pruebas permiten a las empresas llevar a cabo acciones correctivas cuando sea necesario y promover la productividad y eficiencia.

Algunas herramientas que pueden ser aplicadas para un diagnóstico funcional son:

• Analítica de datos, para obtener valores cuantitativos sobre la productividad.
• Entrevistas con líderes, para evaluar el trabajo de los equipos.
• Evaluaciones técnicas, que permiten medir los conocimientos y habilidades de los trabajadores.

3. Diagnóstico cultural

Las evaluaciones culturales tienen como fin identificar el estado de las relaciones internas de una organización desde un punto de vista más humano. El interés es saber si los empleados comparten una visión común y si existe un buen nivel de satisfacción entre los colaboradores.

Las empresas que trabajan constantemente en su cultura generan equipos de trabajo más sólidos pero esta cultura siempre tiene que estar en relación con las demandas, intereses y expectativas de aquellos que dan vida a la empresa.

Algunas herramientas que pueden ser aplicadas para un diagnóstico cultural son:

• Encuestas de satisfacción, que dejarán ver el nivel de bienestar de los empleados.
• Evaluaciones psicométricas, que ayudarán a asegurar que se cuenta con un espacio de trabajo seguro, armónico y eficiente.
• Entrevistas con el personal, para identificar los puntos en común y las necesidades de cada miembro de la empresa.

4. Diagnóstico estratégico

Existe un tipo de diagnóstico que cualquier empresa debe llevar a cabo para saber si su forma de afrontar los retos está funcionando.

El diagnóstico estratégico puede evaluar la evolución de una empresa e identificar aquellos planes de acción y estrategias que mejor han funcionado para su crecimiento. Este diagnóstico ayuda, además, a reforzar métodos de trabajo, a sustituir o priorizar objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo y a dar cuenta del modo en que una empresa se ve condicionada por el medio en el que opera.

Algunas herramientas que pueden ser aplicadas para un diagnóstico estratégico son:

• Análisis PEST, que busca identificar las relaciones existentes entre una empresa y los medios político, económico, social y tecnológico en los que se desenvuelve.
• Estudio de las cinco fuerzas de Porter, que ayuda a identificar la influencia de la competencia en la toma de decisión empresarial.
• Modelo de las siete S, diseñado para afrontar los factores fundamentales que determinan la estructura de una organización (estrategia, estructura, sistemas, estilo, valores compartidos, personal y habilidades).

5. Diagnóstico integral

El último tipo de diagnóstico es el más difícil de realizar, ya que involucra a todos los anteriores métodos de evaluación. Los diagnósticos integrales tienen la ventaja de ofrecer un panorama completo de lo que pasa dentro de una empresa y permite establecer relaciones complejas entre diferentes elementos.

Esto hace evidentes cosas que generalmente pasaríamos por alto, permitiendo diseñar estrategias holísticas para optimizar la salud de la empresa. Generalmente estos estudios son llevados a cabo por auditores o consultores externos a la empresa, lo cual asegura objetividad y un buen manejo de los datos.

Todas las herramientas que hemos visto hasta ahora pueden integrarse en este tipo de diagnóstico. Al complementarlas obtendrás más información de tu empresa.

Recuerda que todas las empresas tienen un desarrollo único que ocurre a su propio ritmo. Mientras que algunas experimentan un crecimiento lento, otras llegan a ser referentes del mercado en poco tiempo. Ambos caminos son válidos, lo importante es reconocer que cada uno requiere la aplicación de herramientas de diagnóstico diferentes, en función de aquello que se intenta identificar.

Cada método que hemos abordado implica diferentes procesos y que cada herramienta demanda un modo de aplicación particular. Sin embargo, existen algunos consejos generales que deberás tomar en cuenta antes, durante y después de llevar a cabo tu diagnóstico. Veamos con detalle estos pasos.

1. Define tus objetivos

A pesar de que no es posible saber los resultados de un diagnóstico antes de llevarlo a cabo, es necesario que establezcas cuál es el objetivo (lo que esperas ver). 

En primera instancia siempre debe haber una disposición para mejorar las debilidades de tu empresa. Si no estás preparado para afrontar estos retos no es recomendable que lleves a cabo la evaluación, ya que solo te dejará con la sensación de que las condiciones de la empresa te han sobrepasado.

Si quieres realizar un diagnóstico, deberás conocer los alcances que tendrá en tu empresa y estimar un resultado, aunque este sea poco certero. Es decir, debes tener una percepción y expectativas claras sobre tu empresa para ser más realista en el futuro y encontrar disonancias entre lo que tú crees y lo que los hechos revelan.

2. Prepara a tu equipo

Un diagnóstico empresarial solo puede llevarse a cabo cuando todos en la organización aportan información verídica y honesta sobre la compañía, su nivel de satisfacción y su propio desempeño. Recuerda que el interés es conocer de forma objetiva la realidad de tu organización.

Por eso resulta esencial que comuniques a tus trabajadores la relevancia de ciertas herramientas, como las encuestas y entrevistas personales. De este modo sabrán que su colaboración es imprescindible para detectar los puntos críticos.

Sin embargo, existen algunas ocasiones en las que no debes notificar a tus equipos sobre la estrategia de evaluación, ya que puede alterar los resultados. Por ejemplo, si informas que harán un análisis de resultados, los trabajadores inconscientemente tratarán de lograr un mejor desempeño y tus métricas no corresponderán a la realidad cotidiana.

3. Recaba los datos

Esta es la parte más importante del proceso y requiere que cuentes con personal capacitado para su ejecución. Dentro de una empresa generalmente esto corresponderá al área de recursos humanos o a las divisiones directivas.

Si no cuentas con profesionales capacitados para llevar a cabo el proceso siempre puedes apoyarte en agentes externos, como auditores o consultores. 

Al recabar los datos es importante resguardarlos para los siguientes pasos. Apóyate en plataformas de encuestas digitales, bases de datos o herramientas de evaluación automatizadas para mantener íntegra e inalterada tu información.

4. Evalúa tus resultados

Este paso depende directamente de la recopilación de datos. Sin embargo, hay algunas herramientas que, por su naturaleza, requieren llevar a cabo un proceso de análisis posterior. 

Si, por ejemplo, has aplicado un método de evaluación FODA en todos tus empleados, deberás llevar a cabo una interpretación de los resultados para encontrar fortalezas y debilidades comunes entre tus trabajadores o para hallar áreas de oportunidad y amenazas que ellos perciben respecto a tu compañía.

Nuevamente no hay mejor lugar para llevar a cabo este análisis que a través de tu departamento de Recursos Humanos. Al conocer a tu equipo de trabajo y ser los responsables de su gestión, el proceso será más eficiente y familiar.

6. Lleva a cabo una retroalimentación

Tu batería de pruebas ya te ha dado la información que requieres sobre tu empresa. Probablemente el resultado te muestre que algo no está del todo bien; ya sea que un departamento es menos productivo que los demás, que tus estrategias no son competitivas en el mercado o que existe un ambiente tóxico en tus espacios de trabajo.

Esta información solo adquiere relevancia cuando las empresas reaccionan a la problemática y generan un plan de acción para contrarrestar los factores que afectan a la empresa y para incentivar el mantenimiento de los que la están beneficiando.

La retroalimentación consiste en utilizar los datos recabados y los resultados obtenidos para atender tus carencias, modernizando a tu empresa e implementando los cambios que se requieran para continuar con el progreso de tu organización.

Entonces, recordemos:

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Pasos para hacer un diagnóstico empresarial

Define tus objetivos.

Prepara a tu equipo.

Recaba los datos.

Evalúa tus resultados.

Lleva a cabo una retroalimentación.

Si ya estás listo para diseñar tu estrategia de diagnóstico empresarial te recomiendo dar un vistazo a las opciones que en HubSpot te ofrece para aplicar algunas de las herramientas que te he mencionado. Entre nuestros recursos encontrarás plantillas para análisis FODA hasta nuestra plataforma Operations Hub para ayudarte en tu camino al éxito.

Tres ejemplos de diagnóstico empresarial

Aquí te muestro tres ejemplos de diagnóstico empresarial:

Preguntas frecuentes sobre diagnóstico empresarial

En resumen, comprender qué es un diagnóstico empresarial, conocer sus diferentes tipos y aprender a realizarlo de manera efectiva es esencial para cualquier empresa que busque crecer y prosperar en un entorno empresarial competitivo. Al aplicar las metodologías adecuadas y analizar de manera detallada todos los aspectos clave de tu negocio, podrás identificar oportunidades de mejora, optimizar tus procesos y tomar decisiones estratégicas fundamentadas.

Recuerda que el diagnóstico empresarial es un recurso valioso que te brinda una visión completa de tu empresa y te guía hacia el camino del éxito sostenible. ¡Utiliza esta herramienta poderosa para impulsar el crecimiento y la excelencia en tu organización!