El desarrollo tecnológico de las últimas décadas ha permitido una gran evolución en el uso del software para la gestión y administración de las tareas cotidianas del trabajo: desde los imprescindibles procesadores de texto y hojas de cálculo hasta los programas personalizados como el Customer Relationship Management (CRM).

Estas herramientas se han convertido en un punto de referencia indispensable para el desarrollo del trabajo cotidiano dentro de las empresas. Pero con tantas opciones quizá te preguntes qué te conviene elegir.

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Para eso hemos creado este artículo con una lista de las herramientas administrativas más útiles para la gestión de tu empresa. Sigue leyendo y aprovecha al máximo estas herramientas.

Existen procesadores de texto, hojas de cálculo, plantillas de diseño para presentaciones, organizadores de contactos, agenda y correo electrónico y  programas de diseño de imágenes, todas estas ofrecen soluciones al flujo de actividades laborales en cualquier organización.

Pero también es posible hallar una amplia gama de alternativas personalizadas de acuerdo con las necesidades de cada tarea, ya sea a través de un software, una integración entre programas o bien una app.

Actualmente, es fácil encontrar una gran variedad de posibilidades de acuerdo con el tipo de sistema operativo o dispositivos móviles en que se realizan así como el costo (gratuito en algunos casos).

De manera general, e independientemente del tipo de plataforma que empleen para su funcionamiento, estas herramientas tienen una serie de características en común.

1. Son digitales

Las herramientas administrativas proporcionan una plataforma de desarrollo digital a través de internet con lo cual garantizan un mejor aprovechamiento y acceso a la información que manejan.

2. Ofrecen interconectividad e integración

Las herramientas digitales tienen que operar bajo un esquema que permita la importación y exportación de información de manera automatizada entre los distintos tipos de software que manejan los mismos datos.

3. Son de fácil manejo

Dada la multiplicidad de posibilidades que estas herramientas pueden ofrecen, es necesario que posean un entorno intuitivo dirigido al usuario. La finalidad es que puedas sacar el mejor provecho de todas las facilidades ofertadas sin las limitaciones de una capacitación extensa.

4. Son multidispositivo

Al igual que la interconectividad e integración, las herramientas administrativas son compatibles entre sistemas operativos y dispositivos móviles. Gracias a esto obtendrás la posibilidad de tener un acceso total a las funcionalidades de cada tarea sin importar la plataforma donde se desarrollen.

5. Ofrecen emisión de reportes

Por último, las herramientas administrativas proporcionan reportes detallados de actividad. De este modo siempre podrás evaluar el desempeño de las actividades realizadas por este medio, al tiempo que obtendrás un mejor entendimiento de la información y datos que procesas.

Características de las herramientas administrativas

Las herramientas administrativas pueden dividirse en cinco grupos principales

1. CRM

Entre todas las herramientas digitales disponibles, el CRM destaca por su utilidad e impacto en los procesos de comunicación en las áreas de venta, servicio al cliente y atención posventa. Existe una gran variedad de herramientas disponibles en el mundo digital y más adelante te presentaremos nuestra selección de opciones.

2. Marketing

Las herramientas administrativas enfocadas en el marketing digital están enfocadas en mejorar los procesos tecnológicos propios de este departamento. Por ejemplo, puedes automatizar procesos como el envío de email marketing, la creación de landing pages, así como la administración del sistema de gestión de contenidos conocido como CMS. Además podrás mejorar la eficiencia de todas estas tareas.

3. Facturación

Sin duda una de las funciones más importantes para las organizaciones es la referente a la administración y control del flujo de ingresos por concepto de venta o prestación de servicios. La facturación electrónica es indispensable para el buen funcionamiento de cualquier empresa: está vinculada al manejo de inventarios, disposición de recursos y transporte, además de otros recursos logísticos de cada negocio. También obedece una serie de normas y leyes de acuerdo con los marcos legales y fiscales de cada país, por lo que encontrar las herramientas administrativas adecuadas para una buena administración no es una tarea sencilla. Afortunadamente puedes revisar las opciones que te presentaremos más adelante y elegir la que más te convenza.

4. Coordinación de equipos

La gestión de tareas y administración de equipos se ha convertido en unos de los puntos clave para el desarrollo de proyectos en la actualidad. Gracias a estas plataformas los miembros y los líderes de equipo tienen la capacidad de saber cuál es el progreso de cada una de las fases del trabajo en tiempo real. Es así como el seguimiento de cuentas es fácil de rastrear por medio de un calendario eficiente que diferencia a los responsables de cada actividad y su estado actual.

5. Recursos humanos

Al igual que los departamentos de marketing, facturación o ventas, el área de recursos humanos requiere un software especializado orientado al buen funcionamiento de sus responsabilidades. Por ejemplo, control y manejo de información laboral, nóminas, contratos y administración de tareas individuales de los colaboradores de equipo.

Tipos de herramientas administrativas

A continuación te presentamos una lista con las 15 herramientas administrativas más representativas para las organizaciones para este 2021. En esta ocasión las hemos clasificado con base en el tipo de herramienta que te hemos presentado apenas, por lo que podrás recorrer de un modo más sencillo las diferentes herramientas que se enumeran en esta lista.

CRM

1. HubSpot

HubSpot, CRM de fácil acceso y gratuito

El sistema CRM de HubSpot es una herramienta que permite gestionar diversas actividades vinculadas al trato directo con el cliente en un solo lugar. Por ejemplo, registrar las interacciones generadas con los clientes de manera automática u obtener la visualización de las últimas acciones realizadas mediante un tablero en el pipeline. Cuenta con una versión gratuita previo registro.

2. Deltek

Deltek, herramienta administrativa disponible con versión de prueba

Imagen de Deltek

Deltek Maconomy es una plataforma de gestión de proyectos que permite el manejo de la información de cada cliente como un proyecto independiente; además ofrece otras funcionalidades como un pipeline de venta incorporado. Puedes solicitar una versión de prueba de esta alternativa en su sitio web.

3. Clients & Profits

Clients & Profits, alternativa a CRM

Imagen de Clients & Profits

Esta alternativa proporciona herramientas de gestión a nivel contable, así como un CRM para el manejo de la relación entre usuarios y clientes. Puedes hacer uso del demo de esta plataforma si llenas y envías tus datos de contacto en su sitio.

Marketing

4. Google Analytics

Google Analytics, herramienta administrativa indispensable para el marketing

Imagen de Google Analytics

Este sitio te ofrece las herramientas fundamentales para medir la interacción del contenido de tu sitio web. Gracias a su información basada en datos podrás interpretar las estadísticas necesarias para tomar las mejores decisiones para el buen funcionamiento de tu campaña de marketing.

5. Ahrefs

Ahrefs, herramienta para mejorar el posicionamiento web

Imagen de Ahrefs

Las herramientas que ofrece Ahrefs están diseñadas para mejorar el posicionamiento de tu sitio web mediante la administración de backlinks. Son elementos fundamentales para ganar posicionamiento y credibilidad dentro de la web. No necesitas ser un experto en la administración del SEO para obtener los beneficios que ofrece este portal; la versión de prueba tiene un costo que necesitas cubrir para empezar a disfrutar de sus funciones.

6. Buzzsumo

Buzzsumo, herramienta para el marketing digital

Imagen de Buzzsumo

Es un software que permite examinar el contenido que se publica en redes sociales, por lo que te será más fácil encontrar los perfiles de los influencers que pueden potencializar el contenido de tu campaña de marketing. Gracias a Buzzsumo podrás analizar la información necesaria para tener un mejor impacto en la publicación de tu contenido digital.

Facturación

7. Alegra

Alegra, plataforma de facturación en línea

Imagen de Alegra

Es una solución completa y confiable para administrar y controlar los ingresos desde una plataforma electrónica. Gracias a sus principales funciones podrás crear, enviar y recibir facturas, controlar tu flujo de gastos, administrar inventarios y revisar el estado financiero de tu organización por medio de reportes inteligentes en tiempo real. Su versión de prueba es de 15 días, con lo que podrás hacerte una buena idea de las posibilidades que este sistema le ofrece a tu negocio.

8. Cuentica

Cuentica, software de gestión financiera

Imagen de Cuentica

Es un software de gestión financiera online que es muy útil para empresas pequeñas y medianas. En sus funciones podrás encontrar todas las facilidades para la administración de tu negocio, tales como: generación de facturación y seguimiento de clientes, control de gastos a proveedores y revisión de informes. Cuenta con un periodo de prueba de 15 días.

9. Quipu

Quipu, alternativa de herramienta administrativa para facturación

Imagen de Quipu

Desde esta plataforma podrás no solo generar facturas personalizadas de acuerdo con tus necesidades, sino que también conocerás el estado de tu empresa en tiempo real, podrás vincularte con tus cuentas de banco y llevar una gestión individual de tus clientes y proveedores de un modo centralizado. Tiene una versión de prueba de 15 días.

Coordinación de equipos

10. Asana

Asana, herramienta para gestión de proyectos

Imagen de Asana

Con esta plataforma de gestión de proyectos podrás llevar a cabo la planificación de tus actividades de acuerdo con un cronograma definido. Todo desde una interfaz sencilla y fácil de usar donde podrás distinguir en todo momento a las personas que son responsables de cada tarea. De esta manera estarás al día de todos los pormenores para un buen control de tu plan de trabajo.

11. Trello

Trello, herramienta disponible para coordinación de actividades

Imagen de Trello

El entorno de trabajo amigable, intuitivo y orientado al usuario de Trello es muy útil para establecer tareas definidas dentro de un proyecto. Esto permite una coordinación de actividades oportuna entre los miembros del equipo, quienes estarán al tanto en tiempo real de cuál es la situación actualizada de cada fase del plan en desarrollo.

12. Todoist

Todoist, recurso disponible para la organización de tareas

Imagen de Todoist

Esta herramienta te permitirá realizar un monitoreo de tus actividades pendientes, al tiempo que podrás jerarquizar su prioridad y delegar la responsabilidad de cada tarea. Así tendrás un seguimiento adecuado de las actividades que integran cada proyecto.

Gestión de recursos humanos

13. Bizneo

Bizneo, plataforma para la administración y control de recursos humanos

Imagen de Bizneo

Bizneo es una de las mejores herramientas disponibles para mantener el control dentro de este departamento. Con esta plataforma podrás manejar la información de tus empleados en cuanto a nómina, altas y bajas a la plantilla laboral, realización de contratos y análisis del ausentismo al trabajo.

14. Yammer

Yammer, plataforma para la comunicación empresarial

Imagen de Yammer

Esta herramienta está diseñada para hacer eficiente la comunicación entre los colaboradores de un equipo, tanto de manera vertical como horizontal. Si bien aplicaciones como WhatsApp o Telegram permiten espacios de comunicación entre los miembros del equipo, estas no dejan de operar de un modo informal y poco profesional. Yammer ofrece una forma ordenada y práctica de comunicarse con todos los miembros de la empresa; en ella también podrás compartir información a través de archivos, fotos y videos.

15. Bravon

Bravon, herramienta para la ludificación de tareas

Imagen de Bravon

Ciertamente la motivación de los trabajadores es una de las tareas esenciales del departamento de recursos humanos. Por eso las herramientas administrativas orientadas a la gamificación sirven como una alternativa para mejorar el rendimiento de los empleados durante el cumplimiento de sus actividades. Es una manera divertida y simple de mantener el ánimo de los equipos de trabajo durante su jornada laboral.

Las herramientas administrativas tienen por sí solas una amplia gama de posibilidades de acuerdo con las diferentes necesidades de cada departamento dentro de una organización. Lo más importante es que se adecuen tanto a las tareas que quieras realizar como al perfil de tu organización para garantizar el mejor desempeño posible.

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Publicado originalmente el 24 de junio de 2021, actualizado el 24 de junio de 2021

Topics:

Gestión empresarial