Las 7 funciones clave del departamento de venta

Aprovecha al 100 % los elementos que conforman el departamento de ventas al conocer sus funciones perfectamente. Así desarrollarás mejores estrategias de mercado que resulten competitivas.

Las funciones específicas del departamento de ventas van más allá de lograr la venta de un producto o servicio, pues asume roles de planeación, ejecución y control de actividades para el mejor desempeño del área. Pero antes de conocer cada función, te compartimos información más específica acerca del departamento de ventas. 

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Su función principal es participar en una variedad de actividades con el objetivo de promover la compra de un producto por parte del cliente o su participación en algún servicio que la organización ofrezca.

El departamento de ventas debe desarrollar e implementar un protocolo para vender un producto o servicio que sea adecuado a la industria o sector, así como conectar con las personas que podrían estar interesadas y convertirlas en clientes.

1. Conversión de ventas y adquisición de clientes

El objetivo principal de todo departamento de ventas es, valga la redundancia, vender. Sin embargo, este objetivo no consiste solo en vender por vender, sino hacerlo de forma eficiente. Esto significa, por ejemplo, acortar el ciclo de ventas, lograr convencer a los prospectos en sus diferentes etapas, nutrir a los leads y tratar de convertirlos en clientes mediante estrategias y herramientas especializadas. Esto sirve para conseguir un aumento de la tasa de conversiones.

2. Retención de clientes existentes

Adquirir clientes es muy importante, pero también lo es retener a todos aquellos con los que la empresa ya cuenta. Hacerlo conlleva muchos beneficios para la organización, pues es un proceso mucho menos costoso, es más fácil de aplicar y requiere invertir menor tiempo que conseguir nuevos clientes.

La retención de clientes ayuda a aumentar los ingresos de una empresa, pues un comprador satisfecho tiene 60 % de probabilidades de repetir sus compras con un mismo negocio, lo que, a su vez, lo convierte en un promotor principal de tu marca para atraer nuevos clientes.

3. Crecimiento del negocio 

Si bien el crecimiento de un negocio implica ejecutar acciones de todo tipo, el departamento de ventas es una de las claves para lograrlo. Ya que cuanto mayor sea la tasa de conversión y retención, mayor crecimiento experimentará una empresa. Para conseguirlo, toda área de ventas debe combinar tácticas y herramientas, como marketing de referidos, marketing de boca en boca, retención de clientes, entre otras.

De igual forma, para garantizar que la empresa vaya por un buen camino de crecimiento sostenido, el departamento de ventas tiene por objeto asegurarse de que los clientes existentes estén satisfechos. Así, es imprescindible conseguir reseñas, testimonios o referencias que puedan apoyar al negocio a continuar adquiriendo mayor número de ventas y clientes.

Ahora sí, demos lugar a las funciones clave que un buen departamento de ventas debe cumplir para lograr estos y más objetivos comerciales. 

1. Establecer los objetivos

Crea objetivos realistas y orientados al crecimiento, así como las ganancias de cada vendedor y el enfoque que deben tener. Todos los objetivos deben apuntar al crecimiento de la empresa y al mejoramiento de resultados. 

Los objetivos sirven, a la vez, para guiar de manera adecuada al equipo comercial. De esta manera sabrán la meta a la que deben llegar y cuánto tiempo tienen para alcanzarla. 

Como una forma de motivar a tu equipo para que consiga sus objetivos, puedes otorgarle bonos y comisiones. Este tipo de remuneraciones impulsa a los empleados a alcanzar más rápido lo que se espera de ellos.

Además, si dispones de una herramienta especializada en crear metas de venta, será mucho más sencillo crearlas y compartirlas.

2. Investigar el mercado

Una de las funciones del departamento de ventas es realizar un estudio de mercado, en el que se incluyan el pronóstico y las estadísticas comerciales. Este será un elemento clave para la venta de productos o servicios. No hacerlo puede conducir a una mayor producción de bienes que después la empresa no pueda vender, lo que trae como consecuencia pérdidas económicas.   

En las estimaciones de venta realizadas por el área comercial pueden tomar en consideración diversos factores:

• Tendencias seculares. Según el aumento de población, la demanda de productos puede incrementarse en proporción.
• Cambios estacionales. Se refiere a los cambios en el volumen de ventas debido a condiciones climáticas o compras festivas. Existen diferentes productos que, debido a su función, tienen una mayor demanda por temporadas.
• Competencia. Es vital que un departamento de ventas conozca las políticas de producción, ventas, precios o propuestas de los competidores. Además, realizar un análisis de la calidad de los productos para determinar cómo pueden equipararse (y mejorarse).

3. Planificar las estrategias

Conoce a detalle los valores del producto o servicio, fija el precio y la forma de distribución para que el equipo de ventas sea eficaz.

Los vendedores conocen a fondo las preferencias de los clientes y sus necesidades, así que representan una valiosa fuente de información. Una de las estrategias más usadas es sugerir lanzamientos, así que elige los que fortalezcan el crecimiento de tu compañía.

Para que las estrategias marchen de manera efectiva, es indispensable que los vendedores tengan capacitaciones constantes para dominar nuevas herramientas de trabajo y puedan conocer en profundidad las necesidades y deseos de los clientes. 

4. Atender a los clientes

Recopila la información acerca de la atención que se brinda al cliente, ya que ahí se ubicarán los logros y los retos del área de ventas y de otros departamentos que interactúen con el usuario.

Cuida que los vendedores atiendan perfectamente a los clientes y dejen una buena impresión en cada una de las interacciones. También recuerda que sus cualidades más importantes son la paciencia, la perseverancia y la capacidad para crear vínculos significativos con su contraparte, por medio de la empatía y la comunicación efectiva, para ser vendedores exitosos.

La atención al cliente también puede incluir el servicio posventa. Esto significa que los vendedores deben dar seguimiento a las compras de los clientes para asegurarse de que todo marche como ellos esperan. 

A la vez, esto funciona como una protección contra las quejas o la insatisfacción de los clientes. En caso de que el consumidor requiera mayor apoyo después de su compra, el ejecutivo de ventas puede brindar ayuda o dirigir al cliente con un asesor técnico.

5. Promover a la empresa

Trabaja codo a codo con el departamento de marketing, pues no hay una mejor promoción que la que llega a los clientes potenciales de manera voluntaria y valiosa: la metodología inbound.

Adicionalmente, emplea técnicas de relaciones públicas para representar a la empresa en el sector, ya sea en encuentros profesionales, conferencias y congresos, por ejemplo. Los agentes son expertos en la generación y gestión de conocimientos de venta que darán visibilidad a la compañía.

6. Dar seguimiento a indicadores de rendimiento

Cuando los objetivos del área comercial están establecidos, los miembros del departamento de ventas deben asegurarse de monitorearlos regularmente para garantizar el rendimiento de la empresa. Para ello, es importante utilizar los indicadores de rendimiento que les brinden información, como número de ventas alcanzadas, generación de leads, tasa de conversión, valor del ciclo de vida del cliente, entre otros. 

Tener en orden los indicadores de rendimiento permite que las empresas definan más y mejores objetivos, así como detectar posibles rupturas o problemas que puedan solucionarse de manera oportuna. 

7. Optimizar el uso de herramientas tecnológicas

Para mejorar la eficiencia del equipo, el área de ventas debe integrar y optimizar el uso de herramientas tecnológicas. Esto incluye CRM (Customer Relationship Management), software de automatización de ventas y análisis de datos.

Estas herramientas facilitan la gestión de clientes, automatizan tareas repetitivas y proporcionan datos valiosos que pueden ser utilizados para ajustar estrategias y mejorar el rendimiento. La correcta implementación y utilización de la tecnología permite al equipo de ventas trabajar de manera más inteligente y eficiente, aumentando las posibilidades de éxito y crecimiento.

Importancia del departamento de ventas en las empresas

Como puedes ver, contar con un buen equipo de ventas es fundamental para asegurar el éxito empresarial. Si bien de este equipo depende el desempeño comercial de un negocio, habrá que considerar los siguientes aspectos:

Son los representantes de tu marca

Es común que los prospectos y clientes tengan su principal contacto con tu empresa mediante un agente o representante de ventas. Es por ello que este personal debe reflejar a la perfección la imagen de tu marca y guiarse de acuerdo con tus valores y visión. De lo contrario, pueden crear una percepción negativa en los consumidores y hacer fracasar incluso operaciones prometedoras.

Ponen en marcha estrategias creativas para el éxito de tu negocio

No importa si tus clientes han llegado a ti mediante redes sociales o se han acercado a una de tus tiendas físicas: a fin de cuentas, el proceso de compra depende de tus vendedores. Son ellos quienes deben diseñar las estrategias para convencer a los leads de adquirir tu solución y cada operación concretada pasa por estos esfuerzos. 

Funcionan como intermediarios entre el cliente y el producto

Si tu marca acaba de ser lanzada al mercado o estás ofreciendo una solución innovadora, lo más seguro es que tu público aún no esté familiarizado con tus productos o servicios. En estos escenarios es el representante de ventas quien debe persuadir al prospecto de adquirir tu oferta. Esto solo es posible si conocen a la perfección el producto y si tienen buenas habilidades de comunicación y empatía.

Retienen más clientes

Es común creer que el trabajo de ventas termina cuando se concreta una operación. Pero no hay error más grande que este. En realidad, cuando un consumidor adquiere un producto, comienza otro proceso en el que el vendedor debe cuidar al cliente y darle seguimiento, a fin de que se mantenga fiel a la marca y compre recurrentemente tus ofertas.

Darán dirección a tus proyectos

Es usual pensar que los responsables del área de marketing son los expertos en delinear las necesidades de tus clientes. A fin de cuentas, son ellos quienes llevan a cabo encuestas y evaluaciones de audiencias. Pero este trabajo no estaría completo, si no fuera por los agentes de ventas. Ten en cuenta que son ellos quienes están en el campo de batalla y quienes mejor conocen las inquietudes, quejas y necesidades de cientos de clientes. Nunca des por hecho lo que ellas y ellos pueden aportar.

1. Gerente de ventas 

El gerente de ventas de una empresa es la primera figura dentro de la estructura de un departamento de ventas. Es quien establece las estrategias a través de diferentes canales, con el propósito de lograr los objetivos comerciales de una organización. Su rol es muy importante, pues debe mantener la administración del área comercial y contar con un alto nivel de comprensión del mercado en el que se desarrolla la empresa.

Entre sus principales funciones se encuentran:

• Distribuir equilibradamente la cartera de clientes
• Encabezar los seguimientos al equipo de ventas
• Verificar la calidad de la atención brindada a los clientes
• Ajustar los márgenes en proyecciones realizadas
• Incrementar las ventas 
• Establecer metas y objetivos 
• Unificar la fuerza de ventas

Un gerente de ventas debe tener habilidades comerciales y mantenerse actualizado sobre todos los productos y servicios de su empresa para mantener a su equipo al día.  

2. Jefe de ventas 

El jefe de ventas trabaja de la mano con la gerencia y se encarga de planificar y organizar las actividades de los equipos de trabajo. Esto no solo incluye a los representantes de ventas, sino también a supervisores y jefes de grupo. Evalúa los avances de los objetivos de ventas establecidos por el gerente de ventas.

Entre las principales funciones del jefe de ventas se encuentran:

• Seleccionar el personal
• Capacitar al personal
• Desarrollar planes estratégicos y pronósticos de venta
• Mantener una comunicación asertiva entre todos los colaboradores
• Evaluar los resultados por ciclos comerciales
• Realizar los informes de ventas

Debido a que tiene tantas responsabilidades, es indispensable que el o la jefe de ventas sea una persona altamente dinámica, con iniciativa y una actitud positiva para enfrentar todo tipo de retos y desafíos. De esta manera, se volverá el líder ideal para motivar a los equipos de trabajo.

3. Supervisor de ventas

Dentro de la estructura del departamento de ventas es vital contar con una figura que se asegure del cumplimiento de las funciones de cada miembro comercial. El supervisor de ventas es responsable de desempeñar una dirección estratégica y efectiva de la gestión comercial y garantizar que tanto las funciones como los objetivos se cumplan.

Se encarga de:

• Crear el plan táctico de ventas
• Elaborar las proyecciones de ventas
• Capacitar a los equipos de trabajo
• Evaluar a los equipos de trabajo

El supervisor de ventas debe ser una persona flexible, pero también con la capacidad de mantener en orden el departamento de ventas. Además, debe saber cómo delegar funciones con base en su conocimiento de cada representante de ventas.

4. Ejecutivo de ventas 

El ejecutivo de ventas es quien se encarga de tratar y comunicarse con los clientes. Su papel dentro de la estructura del departamento de ventas es indispensable, pues crea vínculos asertivos con los prospectos para facilitar la gestión comercial y fomentar la fidelización.

Entre sus funciones se encuentran las siguientes:

• Asesorar a los prospectos o clientes
• Representar la imagen de la empresa
• Planificar su estrategia de venta
• Dar seguimiento a prospectos o clientes
• Fidelizar a los clientes
• Lograr negociaciones efectivas para la empresa

Una empresa puede contar con más de un ejecutivo de ventas para alcanzar sus objetivos comerciales. No obstante, es importante que un buen vendedor o vendedora reúna una serie de habilidades y características que le ayuden a destacarse entre los clientes, por ejemplo: capacidad de persuasión, lealtad y confiabilidad.

1. Línea de ensamblaje

Este modelo consiste en que el equipo de ventas se organiza de acuerdo con el puesto de trabajo de una persona. Los leads se entregan entre los equipos especializados y el objetivo es moverlos a lo largo de las diferentes etapas del ciclo de ventas.

Las mayores ventajas de este tipo de organización es el nivel de especialización que existe entre los representantes de ventas, quienes se convierten en expertos en sus campos correspondientes.

2. La isla 

Este modelo tiene por objeto administrar a un lead desde su etapa de generación hasta que se convierta en cliente. Esta estructura suele utilizarse por equipos de ventas pequeños que desean aumentar su nivel de producción. También aquellos que se benefician de la interacción personalizada con el cliente pueden aprovechar este tipo de organización. Entre su principal ventaja está el desarrollo de una cultura competitiva y el máximo rendimiento de la producción individual.

3. La manada 

El tipo de organización del área de ventas conocido como la manada combina aspectos del modelo de ensamblaje y la isla. Este consiste en que un grupo debe estar integrado por representantes especializados que manejan prospectos a través de varias etapas de un ciclo de ventas.

Por lo común, lo usan grandes organizaciones comerciales, pues se divide al equipo de ventas en grupos más pequeños. Entre sus principales ventajas se encuentra que permite una entrega fluida de leads, así como realizar ajustes en los equipos de ventas según la habilidad de cada representante.

4. Estructura geográfica y territorio

Este tipo de organización contribuye a que los colaboradores se familiaricen con un entorno geográfico específico. El equipo de ventas puede desarrollar una relación con las empresas locales y realizar investigaciones sobre sus competidores. Este modelo facilita que los representantes de ventas realicen evaluaciones, ya que está enfocado en el rendimiento y potencial de ciertas ubicaciones.

5. Línea de productos y servicios

En este tipo de organización, los equipos comerciales se organizan conforme a los servicios y productos que la empresa vende. Una de sus mayores ventajas es que permite un buen alineamiento de las ventas con personas afines en términos de producto, servicio e incluso geográficos.

Para que este tipo de modelo funcione, los representantes de ventas deben especializarse en sus productos, dominar el proceso de ventas y, de esta manera, aumentar los ingresos de la organización.  

6. Clientes y cuentas

Es un tipo de organización muy utilizado en el marketing basado en cuentas (ABM), debido a que permite dominar los entresijos de trabajar con una cuenta particular, lo que les da más herramientas para satisfacer necesidades específicas del cliente. Se utiliza en el sector B2B o de servicios/productos a otras empresas.

7. Industria o vertical

Otra forma de organizar al departamento de ventas es por medio de este modelo, en donde los equipos de ventas están más especializados en una industria y cuentan con mayor experiencia para comprender los matices de su entorno. Por ello, si una empresa maneja ventas en múltiples industrias, se recomienda optar por este modelo para dividir su estructura.

Aún se tiene la idea de que las actividades de un vendedor es solo vender, vender y vender. Pero muchas veces, sus objetivos abarcan mucho más que ese único aspecto.

Entre las funciones en las que se destacan están:

1. Investiga al consumidor

Conoce de manera exhaustiva a los buyer personas y también ayuda a definir sus perfiles. Dispone de toda la información para saber cómo es el consumidor, cómo se comporta, qué necesita, qué compra y cuánto está dispuesto a pagar, así como la clase de ofertas o promociones que le atraen más.

Nadie está más cerca de las ventas que ella o él, por lo que todos los datos que reúna influirán en la forma en que se debe vender.

2. Conoce el producto o servicio

Esto no solo se aplica al conocimiento de los valores y atributos, sino saber cuáles son las posibilidades del producto según sus características. Debe estar al tanto de las promociones u ofertas vigentes, ya que el cliente espera que el vendedor pueda resolver todas sus dudas en un momento preciso.

Su gran conocimiento del producto o servicio lo hace vender mejor, pues comprende a la perfección los beneficios y posibles fallos, los cuales sabrá comunicar para destacar las ventajas.

3. Entiende el mercado y la competencia

Sabe cuáles son las opciones que sus clientes tienen y, de manera asertiva, les dice por qué su oferta es la mejor.

Además, se informa constantemente acerca de los movimientos del sector al que pertenece, pues eso le permite saber cuáles son los intereses de los consumidores y cuáles son los retos que vienen en el camino.

4. Establece conexiones de valor

Una misión importante —y de las más complicadas— es conseguir la fidelidad del cliente. Lograr una conexión garantiza que se sientan cómodos con el servicio que se les ofrece, y trae como consecuencia que no sean consumidores de una sola vez, sino auténticos embajadores de la marca.

Por eso, los vendedores orientan al cliente para que se sienta atendido y escuchado. Cuando el vendedor aconseja al cliente y recibe una buena respuesta, comienza a crearse empatía en ambas partes.

5. Promueve la retención de clientes

«Deleitar» significa que un cliente volverá porque obtiene algo que no encuentra en otro lugar. Pocas veces se debe a la calidad del producto, pues ese es un aspecto en el que la tecnología y la competencia hacen su propio trabajo. Más bien, se refiere a la capacidad de prestar atención a lo que el cliente dice y que este sepa que es el núcleo de los intereses de la empresa o, en este caso, de un vendedor.

Revisar los casos de éxito de retención de clientes ayuda a crear las estrategias apropiadas para la compañía y los valores que promueve.

6. Capta nuevos clientes

Además de hacer ventas, el vendedor tiene la labor de explorar nuevos territorios para conseguir clientes. Esto se trabaja bajo planes de captación en los que se definen cuántos clientes debe atraer la empresa en cierto tiempo.

7. Brinda retroalimentación a su empresa

Es la principal fuente de retroalimentación que la empresa tiene directamente con el cliente. Además, informa acerca de las reacciones de los consumidores ante ciertos productos o servicios.

El feedback de errores es uno de los principales datos que a la empresa le interesa saber, pues a partir de ahí realizará una reestructuración comercial. El vendedor desempeña un papel fundamental para proponer nuevos procesos o estrategias que considere oportunas.

8. Colabora con otros equipos

Debe crear vínculos de trabajo estrechos con el área de marketing porque sus opiniones y sugerencias mejoran los planes de comercialización.

Cuando se emplea un software CRM integrado que cierra el ciclo entre marketing y ventas, la dinámica de trabajo se vuelve más efectiva y se obtiene mejor información sobre el recorrido de los clientes. Además, el área especializada en el servicio al cliente se verá beneficiada al conocer los retos y aciertos de los vendedores.

Actividades de un vendedor y sus hábitos más comunes

1. HubSpot 

El Software de ventas de HubSpot ayuda a los equipos comerciales a cerrar más negocios. Además, favorece la relación con los clientes y permite administrar todas las tareas, actividades y pendientes en una misma plataforma. Su interfaz es muy sencilla de utilizar, por lo que tu equipo podrá adoptarla fácilmente.

Entre las características a encontrar en esta herramienta para el departamento de ventas están:

• Herramientas de interacción de ventas
• Funciones de cotización, informes y análisis
• Software para agendar reuniones de manera automática
• Integración con más de 500 herramientas

Si lo que deseas es una herramienta que aumente la productividad de tu área comercial, esta es la mejor opción, ya que logra que las labores de ventas sean fáciles de completar.

2. Calendly 

Imagen de Calendly

No te pierdas de ninguna reunión. Con Calendly puedes programar reuniones de forma muy rápida y fácil. Tan solo debes sincronizarla con tu calendario y tus clientes o prospectos son los que seleccionan el día y hora de reunión. Es una excelente manera de estar en el momento justo en que los clientes pueden atenderte.   

Con Calendly eliminas por completo ese ir y venir de cientos de correos electrónicos que lo único que provocan es cansar y confundir a los clientes. Así, los vendedores de tu empresa pueden aprovechar su tiempo en vender y no solo en intentar coordinar fechas y horarios de reuniones.

3. LinkedIn Sales Solutions

Imagen de LinkedIn

LinkedIn es la red profesional más grande del mundo. Aunque muchas empresas optan por buscar prospectos por su cuenta, esta red goza de muchas herramientas profesionales de venta a través de LinkedIn Sales Solutions.

Con esta herramienta puedes encontrar funciones adecuadas para que la prospección de ventas sea más fácil. Además, comparte recomendaciones personalizadas de leads, cuenta con búsqueda avanzada para encontrar leads para tu tipo de negocio y tiene un tablero donde podrás medir y rastrear tus resultados.

4. Yesware 

Imagen de Yesware

Los datos son uno de los elementos más importantes de toda empresa. Sin embargo, no siempre se sabe qué hacer con ellos o cómo utilizarlos sabiamente para mejorar los resultados de negocio. En este sentido, Yesware se convierte en una herramienta inteligente indispensable para lograr un análisis prescriptivo funcional. 

Al implementar Yesware obtienes consejos prácticos basados en datos y resultados en tiempo real, para tomar medidas inmediatas y mejorar tus probabilidades de ventas exitosas. Además, al contar con información de valor en tiempo oportuno y saber cómo utilizarlo a tu favor, puedes ayudar a otros miembros del equipo comercial a implementar la misma estrategia y escalar sus resultados.

5. Zoom

Imagen de Zoom

Muchas empresas han tenido que invertir o encontrar una herramienta adecuada para mantener conversaciones de calidad.  

Y si bien, actualmente ya existen muchos servicios de video y conferencias web, Zoom es una de las herramientas más completas en cuanto a necesidades remotas. Entre algunas de sus características más destacadas se encuentran:

• Reuniones con video y pantalla compartida
• Uso compartido de pantalla móvil
• Capacidad para webinarios
• Fácil colaboración grupal
• Video y voz HD
• Detección dinámica de voz
• Fácil organización y acceso a reuniones

Si tu departamento de ventas requiere una herramienta completa para reuniones internas o con prospectos o clientes, esta es una buena opción.

6. Proposify

Imagen de Proposify

Las propuestas de venta son un aspecto que no puede tomarse a la ligera. Actualmente, ya no es suficiente con enviar una propuesta hecha en una hoja en blanco de Word. Recuerda que esta es una carta de presentación profesional para tu prospecto y la percepción que tenga de ella influirá mucho en su decisión de cerrar o no el trato con tu empresa.

Una buena alternativa es Proposify. Con ella podrás crear increíbles propuestas de venta que aumente tu tasa de cierre. Entre algunas de sus características se encuentran:

• Acceso a una gran biblioteca de plantillas
• Interfaz de edición de arrastrar y soltar
• Vista previa de propuesta
• Uso de firmas electrónicas
• Seguimiento de todo tu canal de ventas

Además de esto, puedes obtener métricas que te ayudan a medir el rendimiento de tu propuesta.

Acércate a tu equipo, conoce sus capacidades y limitaciones y, sobre todo, lo que le apasiona. Verás que por medio de la comprensión de las funciones del departamento de ventas aprenderás más sobre tu empresa.

Preguntas frecuentes sobre funciones del departamento de ventas

A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema: