10 consejos para una reunión de ventas exitosa

Cuando trabajas en una empresa, corres el riesgo de contagiarte de una condición que afecta de maneras muy negativas la productividad y motivación de tus colaboradores: la juntitis o reunionitis crónica. Una enfermedad que convoca a reuniones constantes para tratar temas que bien podrían resumirse en un correo electrónico.

Eso no quiere decir que debamos evitar las reuniones de ahora en adelante, sino que más bien hay que dedicar tiempo y planear las reuniones futuras para que sean exitosas, especialmente si se trata de una reunión de ventas.

Aunque existen muchas razones para realizar una reunión de este tipo, siempre hay un objetivo: que se logre su propósito. ¿Cómo se hace eso? Para eso te compartimos este artículo.

¿Qué es una reunión de ventas?

Una reunión de ventas es una junta o foro que organiza la empresa para que las personas que integran su equipo de ventas tengan un intercambio de ideas, discutan las políticas de las estrategias, establezcan objetivos, se dé la bienvenida al nuevo personal, así como noticias sobre los productos o servicios que se ofrecen en el negocio.

La mayoría de las veces, quienes asisten a la reunión de ventas pertenecen a la fuerza de ventas, pero también hay ocasiones en las que se invita a proveedores, partners  o clientes, según el propósito.

¿Para qué sirve tener una reunión de ventas?

• Implementa dinámicas que unen al equipo de ventas. Es buena idea reunir a todas las personas que lo integran de vez en cuando porque es una oportunidad para conocer a quienes acaban de sumarse y crear lazos más fuertes.
• Permite actualizar estrategias, objetivos y noticias que repercuten en las tareas del equipo de ventas. Desde la introducción de un nuevo producto o servicio a la oferta de negocio, hasta el uso de una herramienta novedosa que mejorará el rendimiento del equipo: lo importante es compartir lo más reciente que incide en el área.
• Abre la puerta a las propuestas del equipo. Es un buen espacio en el que las personas que forman la fuerza de ventas podrán compartir sus ideas para mejorar el flujo de trabajo y alcanzar los objetivos del departamento. 
• Plantea nuevos retos y oportunidades de mejora que se han identificado gracias a una evaluación o auditoría. Luego de hacer un estudio de desempeño del departamento de ventas, es momento de compartir los hallazgos, ya sean positivos o negativos. En la reunión de ventas hay tiempo para discutirlo, buscar soluciones en común y llegar a acuerdos.
• Comparte información de la empresa y sus procesos a interesados (como los proveedores más importantes y los clientes fieles), ya sea para hablar de primicias o cambios en las ventas que podrían afectar la relación comercial con la empresa. 

Como ves, la reunión de ventas puede ser bastante provechosa. Por eso queremos compartirte algunos consejos que te ayudarán a que el tiempo que inviertas en ella te ofrezca resultados positivos en tu equipo, mejores procesos de trabajo y, sobre todo, te lleve a aumentar tus ventas.

1. Plantea el propósito de la reunión

Aunque se trate de un compromiso semanal, mensual o al cierre de cada trimestre, debe existir una razón para tu reunión de ventas. De esa forma es más sencillo planearla, desde elegir y convocar a las personas que tienen que asistir a ella hasta el objetivo que debería alcanzarse al terminarla. Esto también dará oportunidad a identificar el material que vale la pena llevar a la reunión, los formatos en que habrá que presentarla y el tiempo que se necesitará para transmitirla.

2. Asegúrate de convocar a todas las personas interesadas

Ya que conoces la razón de la reunión de ventas, sabrás quiénes deben asistir. Eso es de gran ayuda, porque también puedes preparar el espacio, según las necesidades. Por ejemplo, quizá algunas personas de tu equipo se encuentran fuera de la oficina por un viaje de trabajo, o porque su modelo laboral es a distancia, así que necesitarás conexión a internet y una cámara para compartir video con esa parte de tu equipo. Tal vez alguien tiene problemas de movilidad y hay que conseguir espacios y accesos amigables con su condición.

O si se trata de una reunión con clientes y proveedores, deberás implementar otro tipo de protocolo para la atención de personas externas a la empresa. Eso va de la mano con los canales para la convocatoria: correo electrónico personalizado, llamada telefónica, un boletín en el Slack del equipo. 

3. Verifica que tienes todo el material necesario para realizar la reunión de ventas

Debes reservar el espacio para que nadie interrumpa la reunión mientras transcurre, tener asientos para todos los asistentes, pantallas, internet o audio. El tipo de información que se compartirá, el objetivo y la intención de la reunión te van a dictar el tipo de apoyos, recursos y dispositivos que requerirás para garantizar que tu reunión se desarrolle de forma óptima y tu mensaje llegue claro y fuerte a las personas que te acompañen.

4. Crea y sigue un guion para llevar la reunión de ventas

Cuando prepares la reunión, aunque quieras que tenga un espíritu informal, es buena idea que traces un guion. No tiene que ser muy detallado, sino una lista de los puntos principales que determinarán su avance y te permitirán cumplir con el objetivo de la convocatoria. Esto sirve para aprovechar mejor el tiempo de todos, y que no tengas que convocar otra reunión de ventas para cubrir algún tema que se omitió durante la sesión que acabas de organizar.

5. Modera las intervenciones para cumplir con el propósito de la reunión

La persona que dirige la reunión o que la convoca, también puede tener el papel de moderador. Si no es así, entonces es importante asignarle ese rol a alguien más, para que exista una participación ordenada, que evite interrupciones o que la conversación se desvíe del propósito principal.

Incluso cuando pocas personas son parte de la reunión, es posible caer en el desorden que convierte una junta de 10 minutos en un dolor de cabeza de una hora.

6. Apóyate en recursos visuales, datos clave y casos reales

Para mantener la atención de tus asistentes, incluye elementos que hagan más digeribles la información y el mensaje que deseas compartir. No te concentres en crear una presentación de PowerPoint con 60 diapositivas, sino más bien decide en qué momento es buena idea acompañar con un recurso visual lo que estás diciendo. A veces es más eficiente planear un discurso entretenido, basado en el storytelling, que presente datos clave de forma visual, pero que no confíe totalmente en que la gente deba leer todo en pantalla.

Si además tendrás audiencia a través de plataformas digitales como Zoom o Google Meet, es esencial que administres el tiempo para que las personas que te ven desde una pantalla no pierdan interés o se agoten. Sobre todo porque, por su modelo de trabajo, es posible que ya experimenten un tipo de fatiga a las pantallas, conocida como «la fatiga de Zoom». 

7. Encárgate de mantener un ambiente cordial

En ocasiones, el tema de la reunión puede no ser muy positivo. Quizá es momento de hablar de problemas con el rendimiento del equipo, y a nadie le gusta sentirse señalado. Por eso es importante intentar que la conversación vaya dirigida a la crítica constructiva, en la que se propongan soluciones y no se busquen culpables.

Eso también permitirá que los asistentes tengan más confianza en participar y compartir sus opiniones. De lo contrario, corres el riesgo de perder conclusiones valiosas y de dar lugar a que la gente se sienta atacada.

8. Abre espacio para dudas, comentarios y retroalimentación

Siempre deja los minutos finales para que se resuelvan preguntas y se aclaren detalles, desde las condiciones para los nuevos objetivos hasta la fecha de arranque para una nueva estrategia de ventas. Lo importante es que nadie se vaya con dudas, porque entonces tu reunión de ventas no habrá tenido mucha razón de ser.

Y si alguien tiene una sugerencia para que la próxima reunión sea aún más divertida y fluida, acepta el comentario a tu favor. La idea es que estas convocatorias le den valor a tu equipo, así que quienes lo integran aportan retroalimentación valiosa. 

9. Asigna el seguimiento de una minuta

Las minutas registran los temas que se trataron, si se llegaron a acuerdos, objetivos y tareas por cumplir. Así como el trabajo de moderación, asígnalo a una persona que tenga oportunidad de poner atención en esos aspectos, para que no te distraigas de dirigir la reunión. De cualquier manera, deberás verificar que todo lo que se planteó esté incluido en la minuta, y al final puedes repasarla en voz alta para que, si alguien nota una omisión, se señale en el momento.

10. Envía un resumen de la reunión de ventas a los participantes

Escribe un breve resumen de la reunión para que la envíes a todos los interesados. Es una forma de tener un recordatorio, ya que es común que con la carga de trabajo diaria se olviden las conclusiones, acuerdos y aportaciones valiosas que surgieron a partir de esta reunión y que repercutirán en el trabajo de tu equipo de ventas.

Recuerda que cada reunión representa una oportunidad de compartir ideas con tu equipo de ventas, proveedores y clientes. No intentes monopolizar la conversación, escucha y toma en cuenta las intervenciones de todos los asistentes pues gracias a sus comentarios llegarás a hallazgos que permitan resolver problemas, crear mejores estrategias y hacer más sólida la cooperación de todo tu equipo.

Esperamos que tus próximas juntas sean breves y efectivas porque tu tiempo es oro (y el de los demás también).