Las hojas de cálculo de Excel y las estrategias de marketing suelen ir de la mano. Esta relación crea un problema: para muchos de nosotros, tratar de organizar y analizar hojas de cálculo en Excel es como golpearse la cabeza contra un muro una y otra vez. Te encuentras copiando columnas manualmente y garabateando fórmulas interminables en un trozo de papel, a la vez que piensas: «Tiene que haber una forma mejor de hacer esto». Lo cierto es que probablemente la haya; solo que aún no la conoces.

Excel puede ser un tanto engañoso en ese sentido. Por un lado, es una herramienta útil a la hora de crear informes y analizar datos de marketing, pero, por otro lado, sin la capacitación adecuada es fácil sentir que el mundo está conspirando en tu contra.

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Para ayudarte a usar Excel con mayor eficacia (y ahorrar mucho tiempo), recopilé una lista de funciones, atajos y otros pequeños trucos esenciales que te vendrá muy bien conocer:

Fórmulas de Excel

1. SUMAR.SI

Imaginemos que quieres determinar las ganancias que generó una lista de leads asociada a códigos de área diversos, o calcular la suma de los salarios de ciertos empleados, pero solo si superan un monto determinado. Hacer esto a mano podría llevarte muchísimo tiempo.

Con la función SUMAR.SI, esto no tiene que ser tan complicado. Puedes sumar celdas que cumplan un criterio específico, como en el ejemplo anterior de los salarios.

La fórmula es: SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])

  • Rango: el rango de celdas a las cuales se aplicará el criterio.
  • Criterio: que se utilizará sobre ese rango.
  • [rango_suma]: en caso de que las celdas a sumar no sean las mismas que a las que se aplica el criterio, hay que añadir estos valores.

En el ejemplo que sigue, necesitaba calcular la suma de los salarios que superaban los 70 000 dólares. La función SUMAR.SI agregó las cantidades que sobrepasaban esa cifra en las celdas B2 a B7, con la fórmula = sumar.Si (B2: B7, ">70000"). Esta es la versión simple de la fórmula, es decir, sin [rango_suma].

Cómo usar la fórmula SUMAR.SI en Excel

En cambio, si tengo una lista de clientes y sus códigos de área, pero quiero sumar la inversión únicamente de los que pertenecen al área «1», la fórmula es: =SUMAR.SI(B2:B11,"1",C2:C11)

Cómo utilizar la fórmula SUMAR.SI en Excel con dos rangos

2. ESPACIOS

El correo electrónico y los archivos compartidos son herramientas maravillosas... o eso parece hasta que un colega te envía una hoja de cálculo con un espaciado un tanto creativo. Estos pícaros espacios pueden dificultar la tarea de buscar información, pero también pueden afectar los resultados cuando tratas de sumar columnas de números.

En lugar de eliminar y agregar espacios manualmente, puedes eliminar el espaciado irregular usando la función ESPACIOS, que permite quitar todos los espacios adicionales (excepto los que son individuales entre palabras).

La fórmula es: =SUPRESP("Texto"). Algunas versiones de Excel requieren la fórmula =ESPACIOS("Texto") =RECORTAR("Texto").

  • Texto: el texto del que deseas eliminar espacios.

Aquí tienes un ejemplo de cómo utilicé esta función para quitar espacios adicionales después de un nombre:

Cómo quitar espacios en Excel: fórmula ESPACIOS o RECORTAR

3. CONCATENAR

Si quieres enviar correos electrónicos a tus contactos, donde incluirás su nombre completo, ¡redactar puede ser una pesadilla! No obstante, la función de concatenar te hará la vida más fácil.

La fórmula es: =CONCATENAR (ELEMENTO, ELEMENTO).

  • Cada elemento equivale a la celda de la cual se obtendrá el texto. Usualmente se separan con un espacio entre comillas.

En este caso, utilicé = CONCATENAR(B2,"", C2)= CONCAT(B2,"", C2) (ten en cuenta que Microsoft dará preferencia a la segunda fórmula en sus próximas versiones).

Cómo concatenar en Excel

En este caso, tenía que unir los nombres y apellidos de las columnas A y B, respectivamente. Copié la misma fórmula en cada fila, y así obtuve los datos concatenados de una manera más rápida.

 

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4. IZQUIERDA, MED y DERECHA

Supongamos que tienes una línea de texto dentro de una celda que deseas separar en distintos segmentos. En lugar de reescribir manualmente cada parte del código en su respectiva columna, puedes aprovechar una serie de funciones en cadena para descomponer la secuencia según corresponda: IZQUIERDA, MED o DERECHA.

IZQUIERDA:

  • Objetivo: se utiliza para extraer los primeros números o caracteres en una celda.
  • La fórmula es: =IZQUIERDA(texto, cantidad_de_caracteres)
    • Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
    • Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer, comenzando desde el primer carácter a la izquierda.

En el siguiente ejemplo, escribí =IZQUIERDA(A2,5) en la celda B2 y lo copié en B3:B6. Esto me ayudó a extraer los primeros 5 caracteres del código.

Cómo separar caracteres de un texto en Excel: fórmula IZQUIERDA

MED:

  • Objetivo: se utiliza para extraer caracteres o números del medio en función de la posición.
  • La fórmula es: =MED(texto, posición_inicial, cantidad_de_caracteres)
    • Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
    • Posición_inicial: la posición en la cadena desde donde deseas comenzar a extraer caracteres (la primera posición en la cadena es «1»).
    • Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer.

En este ejemplo, añadí =MED(A2,5,2) en la celda C2, y lo copié en C3:C6. Así extraje los dos números a partir de la quinta posición del código.

Cómo extraer caracteres de un texto en Excel: fórmula MED

DERECHA:

  • Objetivo: se utiliza para extraer los últimos números o caracteres en una celda.
  • La fórmula es: =DERECHA(texto, cantidad_de_caracteres)
    • Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
    • Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer comenzando desde el primer carácter a la derecha.

En este ejemplo, puse =DERECHA(A2,2) en la celda D2, y lo copié en D3:D6. Así obtuve los últimos dos números del código.

Cómo extraer caracteres en Excel: fórmula DERECHA

5. BUSCARV (o VLOOKUP)

Esta función es un clásico increíblemente útil de Excel, y es un poco más detallada que las demás fórmulas que has visto. Resulta práctica, en especial cuando tienes dos conjuntos de datos en dos hojas de cálculo diferentes y deseas combinarlos en una única hoja de cálculo.

Si tienes una lista de nombres de personas junto a sus direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo y una lista de direcciones de correo de las mismas personas junto a los nombres de sus empresas en otra hoja, pero quieres que los nombres, las direcciones y las empresas aparezcan juntas en un solo lugar, la función BUSCARV te resultará útil.

Nota: Cuando uses esta fórmula, tienes que asegurarte de que al menos una de las columnas se repita en forma idéntica en ambas hojas de cálculo. Revisa los conjuntos de datos para asegurarte de que la columna de datos que usarás para combinar la información luce exactamente igual, incluso en el espaciado.

La fórmula es: = BUSCARV (el valor de búsqueda, la hoja y sus columnas donde realizar la búsqueda, el número de columna de los valores a extraer y el parámetro de coincidencia).

  • Valor de búsqueda: el valor idéntico que tienes en ambas hojas de cálculo. Elige el primer valor en la primera hoja de cálculo.
  • Rango de búsqueda: es el intervalo de columnas en la hoja de cálculo 2 de la que extraerás los datos, incluida la columna de datos idéntica a tu valor de búsqueda.
  • Número de columna: el rango de búsqueda le indica a Excel dónde (en cuál columna) se encuentran los datos nuevos que deseas copiar a la hoja 1.
  • Parámetro de coincidencia: usa FALSO para asegurarte de extraer solo las coincidencias de valores exactas. Si no añades esto o agregas VERDADERO, obtendrás coincidencias aproximadas (¡y eso podría volverse un lío!).

En este ejemplo, las hojas 1 y 2 contienen listas con información diferente sobre las mismas personas, y el denominador común entre las dos son las direcciones de correo electrónico.

Cómo utilizar la fórmula BUSCARV en Excel

Cómo utilizar la fórmula BUSCARV en Excel
Supongamos que deseas combinar ambos conjuntos de datos de modo que toda la información de las Casas de la hoja 2 se traslade a la hoja 1. 

Añade una columna para la información que quieres extraer e inserta la fórmula de BUSCARV. En este caso es =BUSCARV(C2,Hoja2!A:B, 2, FALSO) o =CONSULTAV(C2,Hoja2!A:B, 2, FALSO), de acuerdo con la versión de Excel que utilices.

Cómo utilizar la fórmula CONSULTAV en Excel
Ahora, copia la misma fórmula en el resto de las casillas. ¡Y listo!
Cómo utilizar la fórmula BUSCARV en Excel

6. SI

En ocasiones, queremos saber cuántas veces aparece un valor en nuestras hojas de cálculo. Pero otras veces, también queremos encontrar las celdas que contienen esos valores y agregar datos específicos junto a ellas.

Volvamos al ejemplo anterior para ver esto. Si queremos otorgar 10 puntos a cada persona que pertenezca a la casa Gryffindor, en lugar de escribir 10 junto al nombre de cada estudiante de Gryffindor, usaremos la fórmula SI-ENTONCES para decir lo siguiente: Si el estudiante pertenece a Gryffindor, entonces obtendrá 10 puntos.

La fórmula es: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

  • Prueba_lógica: la prueba lógica es la parte «SI» de la instrucción. En este caso, la lógica es D2="Gryffindor". Asegúrate de que el valor prueba_lógica se encuentre entre comillas.
  • Valor_si_verdadero: si el valor es verdadero (es decir, si el estudiante está en Gryffindor), este valor será aquel que queremos que se visualice. En este caso, queremos que sea el número 10, para indicar que al estudiante se le otorgaron 10 puntos.
  • Valor_si_falso: si el valor es falso (y el estudiante no está en Gryffindor), queremos que la celda diga “0”, lo que indica 0 puntos.

La fórmula en el siguiente ejemplo es: =SI(D2="Gryffindor","10","0")

Cómo usar la fórmula SI en Excel

7. ALEATORIO

En marketing, puedes usar esta característica para asignar un número aleatorio a una lista de contactos. Por ejemplo, si quieres experimentar con una nueva campaña de correo electrónico y tienes que usar criterios a ciegas para seleccionar quién la recibirá. Al asignar números a dichos contactos, podrías aplicar la regla: «cualquier contacto con el número 6 o un número superior se agregará a la nueva campaña».

La fórmula es: ALEATORIO()

  • Comienza con una única columna de contactos. A continuación, en la columna adyacente a esa, escribe ALEATORIO() comenzando desde la fila superior de contactos.
  • En el ejemplo a continuación, la fórmula es: ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)
    • ALEATORIO.ENTRE te permite establecer el intervalo numérico que deseas que se asigne. En el caso de este ejemplo, quise usar del 1 al 10.
    • Inferior: el número más bajo en el intervalo.
    • Superior: el número más alto en el intervalo.

Por tanto, la fórmula que añadí es: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)

Cómo obtener números aleatorios en Excel: fórmula ALEATORIO.ENTRE

Fórmulas de aritmética en Excel

8. REDONDEAR

Cuando tienes cifras con varios decimales, puedes redondearlos con la fórmula =REDONDEAR(celda, número_de_decimales):

  • La celda es donde está el valor.
  • mientras que es el número de decimales que quieres obtener.

Cómo redondear en Excel

En este caso, utilicé la fórmula en los valores de la columna B, y pasaron de ser de 2 decimales a uno solo. El criterio de este procedimiento es que, del 1 al 4, el redondeo es hacia el decimal menor más próximo; mientras que del 5 al 9, es al superior.

9. PROMEDIO

Calcular el promedio es muy sencillo, pues basta con que selecciones manualmente los valores que quieres promediar o introduzcas en una celda esta fórmula: =PROMEDIO(A1:A10). Cambia los valores por las celdas que quieras promediar, tal como en este ejemplo donde necesité la media aritmética de las celdas B2 a B11:

Cómo calcular la media en Excel

10. MODA.UNO

En las versiones anteriores anteriores de Excel, la fórmula de la cantidad que se repite más veces en un conjunto era MODA(A1:A20). Sin embargo, esa opción se modifico en las versiones actuales con la fórmula =MODA.UNO(A2:A13). Sustituí los valores por B2:B16, ya que es donde podía obtener la moda en las interacciones.

Cómo sacar la moda en Excel: fórmula MODA.UNO

11. Cómo calcular el IVA en Excel

Si quieres sacar el IVA en Excel, solo necesitarás aplicar dos fórmulas: la multiplicación y la suma, que tienen por fórmula =A1*B1 y =A1+B1, respectivamente.

Como puedes ver en este ejemplo, introduje =A2*B2 para multiplicar el precio neto de un producto por un IVA al 19 %, y copié la fórmula en todas las celdas correspondientes:

Cómo calcular el IVA en Excel

Después, obtuve el total al hacer la suma del precio neto más el valor del impuesto (y también copié la fórmula en las filas necesarias):

Cómo sacar el IVA en Excel

El cálculo de tus costes de área y de tus tablas de precios será más rápido con esos pasos.

Atajos en el teclado para Excel

12. Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de cálculo

Quizás estás algo corto de tiempo. ¿Quién no lo está, verdad? Para evitar tantos embrollos, selecciona la hoja de cálculo entera con un solo clic. Todo lo que tienes que hacer es tocar la pestaña de la esquina superior izquierda de la hoja (señalada en el recuadro rojo).

Cómo seleccionar una hoja completa en Excel

¿Solo quieres seleccionar lo que aparece en una columna o fila en particular? Es fácil con estos atajos:

Mac

  • Seleccionar Columna = comando + shift + abajo/arriba
  • Seleccionar Fila = comando + shift + derecha/izquierda

PC

  • Seleccionar Columna = control + shift + abajo/arriba
  • Seleccionar Fila = control + shift + derecha/izquierda

Este atajo es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de datos, pero solo necesitas seleccionar una sección específica.

Cómo seleccionar filas y columnas rápidamente en Excel

13. Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente

¿Necesitas abrir, cerrar o crear un libro al instante? Los siguientes atajos en el teclado te permitirán realizar cualquiera de esas acciones en menos de un minuto.

Atajo para abrir un nuevo documento en Excel

Para Mac:

  • Abrir = comando + O
  • Cerrar = comando + W
  • Crear nuevo = comando + N

Para PC:

  • Abrir = control + A
  • Cerrar = control + F4
  • Crear nuevo = control + U

14. Aplicar el formato de moneda a números

¿Quieres asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que se trate de cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de boletos para un evento, la solución es simple. Tan solo selecciona las celdas que deseas volver a formatear y toca control + shift + $.

Atajo para añadir el signo de dólar en Excel

Los números se convertirán automáticamente en cifras en dólares (con los signos de dólar, los puntos y las comas decimales).

Atajo para añadir el signo «$»

Nota: Este atajo también funciona con porcentajes. Si quieres etiquetar una columna de valores numéricos como cifras porcentuales, reemplaza el signo «$» con «%».

15. Insertar la fecha y hora actuales en una celda

Ya sea que estés registrando publicaciones en redes sociales o llevando un control de las tareas que estás tachando de tu lista de tareas, es posible que quieras agregar una marca de fecha y hora a tu hoja de cálculo. Comienza seleccionando la celda a la que deseas agregar esta información.

A continuación, según lo que quieras insertar, realiza una de las siguientes acciones:

  • Insertar fecha actual = control + ; (punto y coma)
  • Insertar hora actual = control + shift + ; (punto y coma)
  • Insertar fecha y hora actuales = control + ; (punto y coma), BARRA ESPACIADORA y luego control + shift + . (punto).

Atajo para añadir la fecha y hora en Excel

Otros trucos en Excel

16. Cómo combinar celdas en Excel

Combina dos o más celdas de Excel fácilmente en el menú «Inicio», con la función «Combinar y centrar»:

Cómo combinar celdas en Excel

Así, debes seleccionar las celdas y el resultado será como el siguiente:

Cómo combinar dos celdas en Excel

En caso de que quieras separar las celdas que combinaste con anterioridad, en las mismas opciones desplegables escoge «Separar celdas».

17. Cómo fijar una celda en Excel

Para fijar una o más celdas en Excel, acude a la sección «Vista» y después selecciona el menú «Inmovilizar». Así, podrás fijar paneles desde la selección de celdas que prefieras, o inmovilizar la primera columna o la fila superior. 

Cómo fijar una celda en Excel

Aquí utilicé «Inmovilizar primera columna» para tener visibilidad permanente acerca de la columna de usuarios.

Cómo inmovilizar filas o columnas en Excel

18. Rellenar columnas o filas con datos de manera automática

¿Estás cansado de agregar manualmente varios datos que siguen un patrón? La característica de autorelleno de Excel está diseñada para reducir tu trabajo, ya que te facilita la tarea de repetir valores que ya has ingresado.

Para esto, haz clic y mantén presionado el botón de la esquina inferior derecha de una celda, y luego arrástrala a las celdas adyacentes, hacia abajo o hacia los costados. Cuando sueltes el botón, Excel rellenará las celdas adyacentes con los datos de la celda que seleccionaste.

Atajo de llenado automático en Excel

19. Personalizar el color de las pestañas

Si tienes una tonelada de hojas diferentes en un solo libro (esto suele suceder muy a menudo), este atajo te permitirá identificar con más facilidad dónde tienes que asignar un código de color a las pestañas. Por ejemplo, podrías etiquetar los informes de marketing del mes pasado de color rojo y los de este mes, de color naranja.

Tan solo haz clic en una pestaña con el botón derecho del ratón y selecciona «color de pestaña». Aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de elegir un color a partir de un tema existente, o personalizar uno en función de lo que necesites.

Cómo cambiar el color de la etiqueta de hoja en Excel

20. Agregar un comentario a una celda

Si quieres hacer una observación o agregar un comentario a una celda específica dentro de una hoja de cálculo, simplemente haz clic con el botón derecho en la celda donde deseas poner el comentario, y luego clic en «Insertar comentario». Escribe el comentario en el cuadro de texto y haz clic fuera del cuadro para guardarlo.

Las celdas que contienen comentarios tendrán un pequeño rectángulo de color rojo en una de las esquinas. Para ver el comentario, coloca el ratón sobre este rectángulo.

Cómo agregar un comentario en Excel

21. Copiar y duplicar formato

Si alguna vez has pasado tiempo aplicando un formato personalizado a una hoja, probablemente estés de acuerdo conmigo en que no es exactamente lo mejor que te puede ocurrir en la vida.

Por ese motivo, es probable que no desees repetir el proceso la próxima vez. Y no tendrás que hacerlo. Gracias a la función «copiar formato» de Excel, puedes copiar fácilmente el formato de un área de la hoja de cálculo a otra.

En este ejemplo, puedes ver que la primera columna tiene un diseño distinto:

Cómo copiar el formato de celdas en Excel
Para copiar ese diseño, selecciona lo que quieres repetir y luego selecciona la opción «copiar formato» (el símbolo de la brocha) del panel.
 
Cómo utilizar el botón de «copiar formato» en Excel
El puntero lucirá como una brocha, y deberás seleccionar la celda, el texto o toda la hoja de cálculo a la que deseas aplicar ese formato, tal como se indica a continuación:
 
Cómo copiar el formato en Excel
 
El resultado será como el siguiente:
 
Resultado tras copiar el formato de celdas en Excel

22. Identificar valores duplicados

En muchos casos, los valores duplicados (p. ej., el contenido duplicado cuando gestionas el SEO) pueden ocasionar problemas si no se corrigen. En algunos casos, sin embargo, simplemente tienes que tener cuidado.

Independientemente de la situación, es fácil detectar los valores duplicados en la hoja de cálculo en unos pocos pasos. Para ello, selecciona los valores a examinar, haz clic en la opción «formato condicional» y selecciona «resaltar reglas de celdas» > «valores duplicados».

Cómo detectar valores duplicados en Excel

En el menú emergente, crea la regla de formato que desees para especificar el tipo de contenido duplicado que deseas resaltar.

Cómo hallar valores duplicados en Excel

En el ejemplo anterior, quisimos identificar los salarios duplicados y marcamos en rojo las celdas duplicadas.

 

En marketing, el uso de Excel es casi inevitable, y con estos trucos no tiene que ser una tarea tan intimidante. Ya lo dice el dicho: la práctica hace al maestro. Cuanto más uses estas fórmulas, atajos y trucos, más lograrás llevarlos a cabo instintivamente.

¿Cuáles son tus consejos y trucos de Excel favoritos para ahorrar tiempo? 

Fórmulas de Excel para medir Marketing

 Excel

Publicado originalmente en enero 16 2020, actualizado septiembre 18 2020

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Excel