Muchas empresas tienen que pasar por el proceso de inventario, que es importante, necesario, pero también puede ser algo tedioso si no cuentas con las herramientas adecuadas.

Aquí verás por qué es importante y cómo hacerlo en algunos pasos. 

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Por qué es importante tener un inventario

Si no tienes idea de cuál es tu inventario, no sabrás cuál es tu stock ni si tienes sobrantes o faltantes.

Un mal inventario puede causar:

  • Que compres productos de más que luego no podrás vender (y eso afectará la economía de la empresa, en tanto que será dinero que no recuperarás).
  • Que no tengas suficiente de un producto que está en demanda (lo que causará que tus competidores ganen a tus clientes).

Nadie quiere estar en una situación así ni, mucho menos, ser el responsable de estos problemas.

Tener un inventario bien controlado ayuda a vigilar el flujo de dinero y la rentabilidad para asegurar su optimización.

Un buen software de gestión de inventario puede ahorrarte mucho tiempo (y todos sabemos que el tiempo es dinero). No solo eso, también facilita este proceso.

 

Software de gestión de inventario

Existen muchos de estos programas, como Crol, EZOfficeInventory, Bind ERP, Ecount ERP, y muchos más.

Estos programas te ayudarán a tener un buen control y organización sobre tus productos. No solo eso, hay otras ventajas:

  • Te ayudan a mejorar la comunicación entre el equipo.
  • Posees una herramienta para planear el crecimiento tu negocio.
  • Tardas menos planificando tus compras.
  • Optimizas el uso del almacén
  • Disminuyes tu papeleo (ya no tendrás que tener carpetas enormes para saber qué tienes y qué te falta)
  • Te olvidarás de los reportes (el software los hará por ti)
  • Además, hay programas que te alertan automáticamente cuando el stock de un producto es bajo.

El problema es que los mejores softwares de gestión de inventario son de pago, y quizá necesitas una solución gratuita.

Puede que esto suene a que no hay ninguna solución buena, pero la hay: aquí sabrás cómo hacer un inventario en Excel de manera fácil y, mejor aún, gratuita.

No necesitas ser un experto en Excel para hacer tu inventario, pero sí debes tener cuidado de seguir todos estos pasos al pie de la letra para que después no tengas dificultades.

 

1. Crea tu documento con hojas para el inventario, las entradas y las salidas

Primero debes crear tu documento de Excel y asegurarte de que tenga 3 hojas diferentes. Para que no te vayas a confundir, ponle nombre a cada hoja.

  • La primera se llamará «Inventario» (en esta hoja verás todos tus productos y el stock que tienes).
  • La segunda se llamará «Entradas» (en esta registrarás cuántos productos compras).
  • La tercera se llamará «Salidas» (en esta registrarás cuántos productos vendes).

Una vez que hayas nombrado cada hoja, en la primera línea de cada columna escribirás lo siguiente:

En «Inventario»:

  • Código (el código o clave de cada producto)
  • Producto (el nombre del producto)
  • Descripción
  • Stock inicial (el número de productos con el que empiezas, este número puede ser cero)
  • Entradas
  • Salidas
  • Total (el total de stock que tienes después de las compras y las ventas)

 


Puedes crear otras columnas, como «Categoría» o «Marca», dependiendo de tus necesidades. 

En «Entradas»:

  • Factura (el nombre o número de la factura de compra)
  • Fecha (el día, mes y año en que compraste el producto)
  • Código
  • Producto
  • Cantidad (cuántos productos compraste)

En «Salidas»:

  • Factura (el nombre o número de la factura de venta)
  • Fecha (el día, mes y año en que vendiste el producto)
  • Código
  • Producto
  • Cantidad (cuántos productos vendiste)

Una vez que tengas tus 3 tablas en las 3 hojas, sigue los siguientes pasos.

 

2. Asegúrate de que tus tablas tengan el formato adecuado

Selecciona tu tabla completa y ve al menú Insertar.

como hacer un inventario en excel paso a paso

Haz clic en Tablas.

como hacer inventario excel paso a paso-1

Y en el menú desplegable selecciona Tabla.

como hacer inventario excel paso a paso tabla

Te saldrá una ventana llamada «Crear Tabla». Es muy importante que selecciones la opción «La tabla tiene encabezados».

cómo hacer inventario en excel paso a paso

Luego haz clic en Aceptar.

como hacer un inventario en excel insertar

Tu tabla tomará un aspecto diferente, así es como sabes que estás siguiendo los pasos correctamente.

cómo hacer una tabla para inventario en excel

No olvides cambiar el nombre de tu tabla.

cómo hacer tabla para inventario en excel

Sigue estos mismos pasos con las tablas que tienes en las tres hojas.

La tabla en la hoja Inventario deberá llamarse «Inventario».

cómo hacer tabla de inventario en excel

La tabla en la hoja Entradas deberá llamarse «Entradas».

entrada cómo hacer tabla de inventario en excel

La tabla en la hoja Salidas deberá llamarse «Salidas».

salidas cómo hacer tabla de inventario en excel

 

3. Agrega tus productos

Una vez que las tres tablas tengan el formato necesario, regresa a la primera hoja (Inventario). Llenarás la columna «Código» con todos tus productos.

cómo incluir tus productos para hacer un inventario en excel

Después, ve a la hoja «Entradas».

Allí seleccionarás todas las celdas de la primera columna (sin contar la celda que ya dice «Código»). Una vez seleccionadas las columnas, ve al menú «Datos».

datos cómo hacer inventario excel con paso a paso

Encuentra la opción que dice Validación de datos y haz clic.

validación como hacer inventario excel paso a paso

Saldrá una nueva ventana, y en el menú «Permitir» deberás seleccionar la opción «Lista».

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Eso hará que salga una nueva sección llamada «Origen»; allí deberás hacer clic al icono de seleccionar celdas.

cómo hacer inventario en excel con ejemplos imágenes

Saldrá una nueva ventana.

Y lo que tienes que hacer es ir a la hoja «Inventario» y seleccionar la columna con todos tus productos. Luego da Enter.

ventana cómo hacer inventario en excel con imágenes

Regresarás a la ventana anterior y en el apartado «Origen» estarán las celdas que seleccionaste.

Haz clic en Aceptar.

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Ahora, cada vez que pases tu cursor por alguna de las celdas de esta columna, podrás hacer clic en un menú desplegable en el que podrás elegir el código de tu producto. Esto te ayudará a que no te equivoques al escribir el código de producto.

cómo hacer inventario excel imágenes celdas

 

cómo hacer inventario excel ejemplo imagen entrada

Después, llena tu tabla con todos los códigos de producto. Será fácil, ya que solo tienes que elegirlos del menú desplegable.

llenado tabla cómo hacer inventario excel imagen

Repite este paso con la página «Salidas».

 

4. Rellena la información que falta

De regreso a la ventana «Inventario». Una vez que tengas todos los códigos, termina de rellenar las columnas «Producto», «Descripción» y «Stock inicial». Recuerda que si aún no tienes ningún producto, el stock inicial puede ser cero.

cómo hacer inventario excel imagen

Luego, deberás ir a la hoja «Entradas», donde también ya habrás llenado la columna «Código».

En la columna «Producto», escribe la siguiente fórmula:

=BUSCAR([@Código], INVENTARIO, INVENTARIO[Producto])

La columna se llenará con los nombres de tus productos automáticamente.

nombres cómo hacer inventario excel imagen

Ahora solo te toca rellenar las columnas de factura, fecha y cantidad.

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Repite esto con la página «Salidas».

salidas cómo hacer inventario excel

 

5. Utiliza algunas fórmulas para que tu tabla se llene automáticamente

Ahora empieza la parte interesante. Haremos que la primera página, «Inventario», empiece a llenarse automáticamente.

En la columna de entradas copia esta fórmula:

=SUMAR.SI(ENTRADAS[Código],[@Código],ENTRADAS[Cantidad])

Toda la columna se llenará automáticamente con la información de «Entradas».

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Para la columna salida usarás esta fórmula:

=SUMAR.SI(SALIDAS[Código],[@Código],SALIDAS[Cantidad])

Y se llenará toda la información de «Salidas».

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validación como hacer inventario excel paso a paso-1

Finalmente, en la columna «Total» escribirás esta fórmula:

=[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas]

 

6. ¡Admira tu tabla de gestión de inventario!

Y frente a tus ojos, como por arte de magia, aparecerán los números de tu stock, con las compras sumadas y las ventas restadas.

tabla gestión inventario como hacer inventario en excel

No importa si en las hojas de «Entradas» y «Salidas» tienes varias columnas con el mismo producto (aunque hay compras y ventas diariamente), pues la hoja de «Inventario» se actualizará.

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¡Gestiona tu inventario como todo un experto!

Ahora ya sabes cómo hacer un inventario en Excel.

Si bien son varios pasos, cuando tu documento esté listo, todo será fácil y rápido. Excel hará todos los cálculos por ti y podrás saber cuáles productos tienes, cuáles te faltan, cuáles son los que mejor se venden, cuáles son los que casi no se venden, y más.

Toda esta información puede ayudarte a saber cuáles son tus productos estrella y cuáles son tus productos perro para que optimices tu inventario (¿Qué es esto de estrellas y perros? Descúbrelo con la Matriz BCG).

Ahora que ya no estarás contando productos de uno en uno, podrás aprovechar ese tiempo extra haciendo otras cosas importantes.

 

Fórmulas de Excel para medir Marketing

 

 Excel

Publicado originalmente en julio 23 2019, actualizado noviembre 18 2019

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