Las gráficas tienen la capacidad de resumir información compleja. Te ayudarán a que tu equipo entienda los puntos esenciales, detecten patrones y comportamientos, entre otros análisis que, sin duda, son esenciales para cualquier área corporativa.

Si estás a punto de preparar una presentación de datos, estamos seguros de que esta información te será útil. Aunque todas las gráficas funcionan dentro de los reportes de venta, desempeño, servicios u otros, existen diferentes tipos de gráficas en Excel y cada una tiene una función en particular.

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Es importante que las conozcas y diferencies, pues podrías estar presentando una información valiosa en una gráfica poco adecuada. Obtén el mejor provecho de las gráficas de Excel. ¡Aquí te decimos cómo!

4 ventajas de presentar tus datos en gráficas 

Utilizar gráficas para la presentación de informes, datos o resultados es vital, en tanto que tienen estas funciones:

1. Aumentan la comprensión y el interés

La información representada de forma gráfica suele tener más comprensión que un informe por escrito, sobre todo cuando los datos a mostrar son muy extensos o contienen cifras difíciles de comprender. En las gráficas en Excel puedes emplear colores, texturas, sombras y demás elementos que llaman la atención de tu audiencia.

2. Enfatizan los descubrimientos

Las conclusiones de los informes y análisis pueden ser traducidos de forma clara para los miembros de tu equipo. En la presentación de informes de ventas, los aumentos o disminuciones se perciben sin complicaciones.

3. Muestran varias categorías

Los resultados de ventas, por ejemplo, son bastante extensos y contienen más de una categoría para analizar la información a detalle. La ventaja de las presentaciones en Excel es que dentro de un mismo archivo pueden incluirse diversas gráficas con distintos rubros como: ventas totales, ventas por vendedor, ventas por sucursales, entre otros.

 

Ahora que ya conoces las principales ventajas por las que las gráficas son un excelente recurso para la presentación de información a tu equipo, es tiempo de diferenciar qué tipos de gráficas existen y cuál es el funcionamiento de cada uno de ellos.

Tipos de gráficas en Excel y para qué sirven 

De acuerdo con tus datos, podrás sacar mayor ventaja de una gráfica en específico. A continuación, te compartimos los principales tipos para que sepas cuál es el indicado para comunicar adecuadamente tu información.

1. Gráfica de pastel

Es una gráfica circular que sirve para dividir datos por sectores, ilustrando cada proporción numérica para mostrar la composición como un todo. Es usual para presentar porcentajes y proporciones. 

Tipos de gráficas en Excel: de pastel

Imagen de Canva

Si con la información que deseas presentar no solo te interesa presentar números o cifras, sino también características o atributos, con una gráfica de pastel los datos podrán visualizarse mejor.

2. Gráfica de barras

También se conoce como gráfica de columnas. Tiene barras rectangulares con longitudes horizontales proporcionales a los datos, cifras o valores que representa. 

Tipos de gráficas en Excel: de barras

Imagen de Google Search Ads 360

Si lo que buscas es comparar dos o más valores, esta será tu mejor opción.

3. Gráficas comparativas

Es similar a la gráfica de barras; la diferencia radica en que los valores o cifras comparten un mismo espacio para poder comparar la información. 

Tipos de gráficas en Excel: comparativa

Imagen de Chartblocks

Si vas a presentar la comparativa de resultados de ventas por año, por ejemplo, este tipo de gráfica expondrá claramente la información que necesitas.

4. Gráfica lineal

Este tipo de gráfica muestra información en serie a través de puntos llamados «marcadores», los cuales se conectan entre sí por una línea recta. 

Tipos de gráficas en Excel: lineal

Imagen vía Revistas Blogs

Con este tipo de presentación se pueden observar cambios en tendencia o comportamientos. Se utiliza para variables cuantitativas, por ejemplo: series mensuales, trimestrales o anuales.

5. Gráfica con variables

Combinado con una gráfica de barras, la línea que atraviesa las columnas sirve para representar la evolución de una variable.  

Tipos de gráficas en Excel: de variables

Imagen de Support Office

Este tipo de gráfica es ideal para mostrar los ascensos y descensos en una tendencia o comportamiento.

6. Gráfica de anillos

Es también conocida como gráfica de dona. Es parecida a la gráfica de pastel y su función es mostrar datos de un porcentaje total. Con una presentación de este tipo, las personas pueden enfocarse de manera más fácil en cada sección. 

Tipos de gráficas en Excel: de anillos

Imagen de Chartblocks

Son ideales para mostrar la proporción en la que algo está dividido. Por ejemplo: el porcentaje de países con mayor población, tipos de campañas publicitarias más utilizadas, entre otros datos.

 

Crear gráficas en Excel es más fácil de lo que se pueda pensar. Solo necesitas tomarte un tiempo para aterrizar bien los datos que incluirás en la presentación. Además, hay muchos estilos y formatos que el programa te permite utilizar para que les des un toque único.

Recuerda que puedes plasmar la personalidad de tu empresa por medio de colores y formas en tus presentaciones. Como ya lo vimos en los diferentes tipos de gráficas en Excel, puedes escoger entre muchas opciones. Y, así como ya te mostramos las más utilizadas, verás cómo crearlas.

Estos pasos son genéricos. Mira las instrucciones para cada uno de los tipos de gráficas que puedes hacer en Excel:

Cómo hacer una gráfica de pastel en Excel 

Este tipo de gráficas son una excelente opción para presentar sobre todo reportes anuales de ventas o metas alcanzadas, debido a que las cantidades o datos se pueden visualizar de manera individual. Hacerlo es muy fácil, solo sigue los siguientes pasos:

1. Después de abrir el programa, agrega la tabla de contenidos que deseas graficar. 

Pasos para hacer una gráfica de pastel en Excel

2. Selecciona los datos a graficar y dirígete al menú «Insertar > Insertar gráfico circular».

Pasos para hacer una gráfica de pastel en Excel

3. Para añadir más características o dar formato ve hacia el menú «Diseño de gráfico > Agregar elemento de gráfico». Aquí podrás cambiar desde el título hasta las leyendas que deseas que aparezcan. 

Pasos para personalizar una gráfica de pastel en Excel

Esta gráfica es tu aliada para mostrar resultados claros y precisos. Puedes organizar los datos por número de ventas, por vendedor, entre otros criterios.

Cómo hacer gráficas de barras en Excel 

Las gráficas en barras o columnas son útiles para destacar cambios en los datos a lo largo de un periodo o ilustrar comparaciones. Para hacerlas, solo sigue estos pasos:

1. Introduce los datos a graficar.

Pasos para hacer una gráfica de barras en Excel

2. Selecciona los datos y dirígete al menú «Insertar > Gráficos – Columnas». Elige el tipo de columnas que más te guste. 

Pasos para hacer una gráfica de columnas en Excel

3. Si deseas aplicar otro diseño solo selecciona nuevamente toda la gráfica, haz clic en el menú «Diseño de gráfico» y escoge el estilo que prefieras.

Pasos para hacer una gráfica de barras en Excel

4. Otra forma de cambiar el formato de la gráfica es al hacer clic derecho y seleccionar «Formato del área de trazado». Verás una ventana lateral donde podrás alterar el relleno, sombra, iluminado, entre otros elementos. 

Pasos para personalizar una gráfica de barras en Excel

Como ya lo mencionamos, las gráficas con barras o columnas son usadas para mostrar comparaciones entre grupos. Si en la información que vas a presentar hay más de tres series, recomendamos usar una gráfica de barra ampliada para una mejor visualización de los datos.  

Cómo hacer una gráfica comparativa en Excel 

Cuando se trata de medir el impacto de desempeño de los empleados o el número de ventas por año, las gráficas comparativas son un gran apoyo. Crearlas consiste en unos cuantos pasos muy fáciles de realizar.

1. Introduce los datos que deseas graficar. 

Pasos para crear una gráfica comparativa en Excel

2. Selecciona a los empleados del primer año y el total de sus ventas y comisiones. Dirígete al menú «Insertar > Gráfico». 

Pasos para hacer una gráfica comparativa en Excel

3. En la gráfica sólo podrán visualizarse los datos del año 2018. Para hacer la gráfica comparativa, selecciona toda la gráfica, ve al menú «Diseño de gráfico > Datos». 

Cómo hacer una gráfica comparativa en Excel con dos series de datos

4. En la ventana «Seleccionar el origen» da clic en el signo de (+) para agregar una nueva serie. En el apartado de «Valores de la serie», elimina el contenido que aparece. 

Cómo añadir una serie de datos en una gráfica comparativa

5. Seguido de esto, selecciona los totales de la otra gráfica. Automáticamente, el apartado de «Valores de Y» cambiará. 

Pasos para hacer una gráfica comparativa en Excel: valores de Y

6. Al dar «Aceptar», podrás ver que la información de ambas tablas ya se encuentra dentro de una misma gráfica comparativa. 

Cómo crear una gráfica comparativa en Excel: resultado

7. Para brindar información más específica acerca de la gráfica, selecciónala nuevamente y dirígete a «Diseño de gráfico > Diseño rápido > Diseño 9». 

Pasos para una gráfica comparativa en Excel: diseño

8. Para cambiar el nombre de las series y hacer que aparezcan los años correspondientes, ve nuevamente al menú «Diseño de gráfico > Seleccionar datos» y en el apartado de «Nombre», selecciona la celda con el año de la primera tabla. Haz lo mismo con la segunda. 

Pasos para una gráfica comparativa en Excel: detalles del rango

Al hacer esto, obtienes una mejor lectura de la gráfica. 

Ejemplo de gráfica comparativa en Excel

Ya tienes una comparación, fácil de comprender, de cualquier informe que te soliciten.

Cómo hacer una gráfica lineal en Excel 

Con este ejemplo te diremos de forma sencilla cómo lograr una gráfica lineal, el cual es funcional para observar las variaciones de una situación.

1. Agrega en la hoja de cálculo los datos que deseas graficar. 

Cómo hacer una gráfica de líneas en Excel

2. Selecciona la información y ve al menú «Insertar > Líneas». Escoge la gráfica que más te guste. 

Pasos para hacer una gráfica lineal en Excel

3. Cambia el formato de la gráfica hasta que quede tal como quieres presentarlo. Al igual que en los demás ejemplos, para hacerlo solo debes hacer clic sobre la gráfica, ir a «Diseño de gráfico» y elegir el estilo que desees. 

Cómo modificar el diseño de una gráfica de lineas

Las gráficas lineales son tu mejor opción para exponer con claridad series cuantitativas y cronológicas.

Cómo hacer una gráfica con variables 

Con los datos usados en el ejemplo anterior, ahora te compartiremos cómo hacer una gráfica que muestre las variables de tus resultados.

1. Añade los datos que vas a graficar. 

Pasos para hacer una gráfica de variables en Excel

2. Selecciona los datos y en el menú «Insertar» escoge cualquier tipo de gráfica de barra. 

Cómo hacer una gráfica de variables en Excel

3. Una vez que haya aparecido la gráfica de barras en la hoja de cálculo con los datos correspondientes, selecciona las primeras columnas; en este ejemplo son las azules. Haz clic derecho y selecciona la opción «Formato de serie de datos». 

«Formato de series de datos» para una gráfica de variables en Excel

4. En la ventana lateral, elige la opción «Eje secundario», y teniendo seleccionadas las primeras columnas, haz clic derecho nuevamente y escoge la opción «Cambiar tipo de gráfico». 

Cómo hacer una gráfica de barras y líneas en Excel

5. En ese mismo menú, opta por un gráfico de línea en tu diseño favorito.

Cómo hacer gráficas de líneas y barras en Excel

6. Finalmente podrás visualizar las variables y en el menú «Diseño de gráfico» podrás cambiar los formatos hasta que quede tal como quieres presentarlo. 

Ejemplo de una gráfica de variables en Excel

Como puedes notarlo, las ascensos y descensos en las tendencias son muy claras.

Cómo hacer una gráfica de anillos en Excel 

En este tipo de gráficas podrás sacar la creatividad que llevas dentro haciendo uso de muchos colores para dividir las categorías que requieres presentar.

1. Añade los datos que vas a presentar en la gráfica. 

Pasos para hacer una gráfica de anillos en Excel

2. Selecciona los datos (sin encabezados ni totales) y dirígete al menú «Insertar > Gráficos > Anillos». 

Pasos para hacer una gráfica de anillos en Excel

3. Selecciona el formato que desees en el menú «Diseño de gráfico». 

Cómo hacer una gráfica de anillos en Excel

Recuerda que puedes hacer más grande la gráfica para que los nombres y cifras puedan verse sin dificultad.

Ahora que ya sabes cómo hacer gráficas en Excel, verás que todos tus análisis tendrán una interpretación más rápida y fácil.

Fórmulas de Excel para medir Marketing

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Publicado originalmente en noviembre 27 2019, actualizado noviembre 27 2019

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