La tabla dinámica es una de las funciones más potentes e intimidantes de Microsoft Excel. Potente porque puede ayudarte a resumir y dar sentido a grandes conjuntos de datos. Intimidante porque no eres exactamente un experto en Excel, y las tablas dinámicas siempre han tenido la reputación de ser complicadas.

La buena noticia: aprender a crear una tabla dinámica en Excel es mucho más fácil de lo que has pensado.

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Pero antes de guiarte en el proceso de creación de una, queremos estar seguros de que comprendas en un 100 % qué es exactamente una tabla dinámica y por qué podrías necesitarla.

 

En otras palabras, las tablas dinámicas analizan los datos que contienen tus bases de datos. Y, más específicamente, te permiten agrupar tus datos de diferentes maneras para que puedas sacar conclusiones fácilmente.

La parte «dinámica» en una tabla dinámica se deriva del hecho de que puedes ver los datos desde perspectivas diferentes, sin alterar el contenido.

Para qué sirve una tabla dinámica en Excel

A continuación, te enumeramos algunos funcionamientos reales.

1. Compara los totales de ventas de diferentes productos

Supongamos que tienes una hoja de trabajo que contiene datos de ventas mensuales de tres productos diferentes (producto 1, producto 2 y producto 3) y deseas averiguar cuál de los tres ha generado mayor cantidad de dinero. Por supuesto, puedes consultar la hoja de trabajo y agregar manualmente la cifra de ventas correspondiente a un total acumulado cada vez que aparece el producto 1. Entonces podrías hacer lo mismo para el producto 2 y 3, hasta que tengas los totales para todos ellos. Suena bastante sencillo hasta el momento.

Ahora, imagina que la hoja de trabajo mensual de ventas tiene miles y miles de filas. Clasificarlos manualmente puede llevarte toda una vida. Con una tabla dinámica, puedes agregar automáticamente todas las cifras de ventas para el producto 1, producto 2 y producto 3 y calcular sus respectivas sumas, en menos de un minuto.

2. Mostrar las ventas de productos como porcentajes de las ventas totales

Las tablas dinámicas muestran por defecto los totales de cada fila o columna cuando las creas. Pero esa no es la única figura que pueden producir automáticamente.

Supongamos que ingresaste números de ventas trimestrales para tres productos separados en una hoja de Excel y convertiste estos datos en una tabla dinámica. La tabla te dará automáticamente tres totales en la parte inferior de cada columna, después de haber sumado las ventas trimestrales de cada producto. Pero ¿qué sucedería si quisieras encontrar el porcentaje que estas ventas de producto contribuyeron de todas las ventas de la compañía, en lugar de solo los totales de ventas de esos productos?

Con una tabla dinámica puedes configurar cada columna para obtener el porcentaje de la columna de los tres totales de la columna, en lugar de solo el total de la columna. Si las ventas de tres productos totalizaron $ 200 000 en ventas, por ejemplo, y el primer producto ganó $ 45 000, puedes editar una tabla dinámica para decir que este producto contribuyó con un 22.5 % de todas las ventas de la compañía.

Para mostrar las ventas de productos como porcentajes de las ventas totales en una tabla dinámica, simplemente haz clic en el botón derecho de la celda que contiene un total de ventas y selecciona «Mostrar valores como» > «% del total general».

3. Obtener un recuento de empleados para departamentos separados

Las tablas dinámicas son útiles para calcular automáticamente cosas que no puedes encontrar fácilmente en una tabla básica de Excel. Una de esas cosas es contar filas que tienen algo en común.

Si tienes una lista de empleados en una hoja de Excel, por ejemplo, y junto a sus nombres están los respectivos departamentos a los que pertenecen, puedes crear una tabla dinámica a partir de estos datos que muestre el nombre de cada área y la cantidad de trabajadores que forman parte de ella. La tabla dinámica elimina efectivamente tu tarea de ordenar la hoja de Excel por nombre de departamento y contar cada fila manualmente.

4.  Agregar valores predeterminados a celdas vacías

No todos los conjuntos de datos que ingreses a Excel llenarán cada celda. Si estás esperando que se incorporen nuevos datos antes de ingresarlos en Excel, es posible que tengas muchas celdas vacías que parecen confusas o que necesitas más explicaciones al mostrar estos datos a tu gerente. Ahí es donde entrar las tablas dinámicas.

Puedes personalizar fácilmente una tabla dinámica para llenar celdas vacías con un valor predeterminado como $ 0 o PD (para «Por Determinar»). Para tablas de datos grandes, poder etiquetar estas celdas rápidamente es un recurso útil cuando muchas personas están revisando la misma hoja.

Para formatear automáticamente las celdas vacías de tu tabla dinámica, haz clic en el botón derecho en tu tabla y después en «Opciones de tabla dinámica». En la ventana que aparece, marca la casilla «Celdas vacías como» e ingresa lo que deseas que se muestre cuando una celda no tiene otro valor.

5. Combinar el resultado de dos variables

Supongamos que realizaste una encuesta donde los participantes dejaron sus datos como sexo y el producto que más compran. Como resultado de esta encuesta, quieres saber la cantidad de hombres que prefieren el Producto 1, así como la cantidad de mujeres que prefieren el Producto 2. Con una tabulación cruzada, puedes indicar que en las columnas y filas de una nueva tabla estarán los posibles valores de las dos variables, y en el cruce de cada columna y fila estará la cantidad de veces que aparecen los pares correspondientes.

La tabulación cruzada se realiza de manera más fácil a través de una tabla dinámica. Solo debes seleccionar la tabla de datos original e insertarla para que Excel defina las filas y columnas de la tabla dinámica.

Ahora que ya conoces los pasos de cómo hacer una tabla dinámica en Excel, profundiza en cada uno de los puntos.

1. Ingresa los datos en un rango de filas y columnas

Cada tabla dinámica en Excel comienza con una tabla básica de Excel, donde se alojan todos los datos que utilizarás. Para crear esta tabla, solo debes ingresar tus valores en conjunto específico de filas y columnas. Usa la fila superior o la columna superior para clasificar los valores según lo que representan.

Por ejemplo, para crear una tabla en Excel con datos de rendimiento de publicaciones de blog, puedes tener una columna que enumere el «Título de la publicación» de cada URL, una columna que enumere las «Vistas» de cada artículo, y así sucesivamente. Veamos cómo luciría esta posible tabla básica (cifras ficticias, a modo de ejemplo): 

2. Ordena los datos por un atributo específico

Cuando tengas todos los datos que deseas ingresar en tu hoja de Excel, ordena estos datos de alguna manera para que sea más fácil de administrar una vez que los conviertas en una tabla dinámica.

Para ordenar tus datos, haz clic en la pestaña «Datos» en la barra de navegación superior y selecciona el icono «Ordenar» debajo de ellos. En la ventana que aparece, puedes optar por ordenar tus datos por cualquier columna que desees y en cualquier orden. Para ordenar tu hoja de Excel por «Vistas», por ejemplo, selecciona el título de esta columna en «Columna» y luego selecciona si deseas ordenar tus publicaciones de menor a mayor o de mayor a menor.

Selecciona «Aceptar» en la parte inferior derecha de la ventana «Ordenar». Esta acción reorganizará con éxito cada fila de tu hoja de Excel por el número de vistas de cada entrada.

3. Resalta las celdas para crear una tabla dinámica

Una vez que hayas ingresado los datos en tu hoja de cálculo de Excel y los hayas ordenado a tu gusto, resalta las celdas que deseas resumir en una tabla dinámica. Haz clic en «Insertar» en la barra de navegación superior y selecciona el icono «Tabla dinámica». También puedes hacer clic en cualquier lugar de tu hoja de trabajo y seleccionar «Tabla dinámica» e ingresar manualmente el rango de celdas que deseas incluir en tu tabla dinámica.

Esto abrirá un cuadro de opciones donde, además de establecer tus rangos de celdas, puedes seleccionar si deseas lanzar esta tabla dinámica en una nueva hoja de trabajo o mantenerla en el mismo lugar existente. Si abres una nueva hoja, puedes navegar hacia ella y alejarte en la parte inferior de tu libro de Excel. Una vez que hayas elegido, haz clic en «Aceptar».

Como alternativa, puedes resaltar tus celdas, seleccionar «Tablas dinámicas recomendadas» a la derecha del icono de tabla dinámica y abrir una tabla dinámica con sugerencias predeterminadas sobre cómo organizar cada fila y columna.

Nota: Si estás utilizando una versión de Excel anterior a Excel 2016, las «Tablas dinámicas» pueden estar debajo de «Tablas» o «Datos» en la navegación superior, en lugar de «Insertar». En Hojas de Cálculo de Google, puedes crear tablas dinámicas desde el menú desplegable «Datos» a lo largo de la navegación superior.

4. Arrastra y suelta un campo en el área «Etiquetas de fila»

Una vez que hayas completo el paso 1, Excel creará una tabla dinámica en blanco para ti. El siguiente paso es arrastrar y soltar un campo, etiquetado de acuerdo con los nombres de las columnas en tu hoja de cálculo, en el área «Etiquetas de fila». Esto determinará el identificador único (título de publicación, nombre del producto, etc.) y la tabla dinámica organizará esos datos.

Por ejemplo, si deseas organizar muchos datos de blogs por título de la publicación, tan solo tendrás que hacer clic y arrastrar el campo «Título» al área de «Etiquetas en la fila».

Nota: Tu tabla dinámica puede verse diferente según la versión de Excel con la que estés trabajando. No obstante, los principios generales siguen siendo los mismos.

5. Arrastra y suelta un campo en el área de «Valores»

Después de que hayas establecido por qué organizarás tus datos, el siguiente paso es agregar algunos valores arrastrando un campo al área de «Valores».

Siguiendo con el mismo ejemplo, si deseas resumir las vistas por título, solo arrastra el campo «Vistas» para el área de «Valores».

6. Afina tus cálculos

La suma de un valor particular se calculará de manera predeterminada, pero puedes cambiarla fácilmente a algo como promedio, máximo o mínimo, según lo que desees.

En una Mac puedes hacer esto haciendo clic en la pequeña «i» junto a un valor en el área «Valores», después seleccionar la opción que desees y hacer clic en «Aceptar». Una vez realizada tu selección, tu tabla dinámica se actualizará.

Si estás utilizando una PC, deberás hacer clic en el pequeño triángulo invertido al lado de tu valor y seleccionar «Configuración del campo de valor» para acceder al menú.

Ahora has aprendido los conceptos básicos de cómo hacer una tabla dinámica en Excel. Sin embargo, dependiendo para qué la necesites es posible que no hayas terminado. Por ejemplo, puedes notar que los datos en tu tabla dinámica no están ordenados de la manera en que deseas. Si este fuera el caso, la función «Ordenar» en Excel puede ayudarte. Alternativamente, es posible que debas incorporar datos de otra fuente en tus informes, cuyo caso la función «Buscar» podría ser útil.

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Publicado originalmente en marzo 17 2020, actualizado mayo 06 2020

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