Cómo realizar un análisis de datos en Excel

Excel es una herramienta que sigue teniendo gran relevancia en el mundo laboral. Gracias a ella puedes crear tablas, gráficos, reportes y hasta análisis de datos para mantener la gestión de tu negocio a flote. 

Esta plataforma ha tenido desde los años 80 la función de poder trabajar con datos numéricos y realizar cálculos aritméticos que pueden ir desde operaciones básicas hasta otras más complejas.

En este artículo te explicaremos cómo puedes aprovechar y trabajar un análisis de datos para tener más información sobre lo que ocurre en tu compañía en materia de números. También te diremos para qué te sirve conocer esta información y te daremos algunas tácticas para que logres optimizar al máximo tus recursos. 

Beneficios y usos del análisis de datos en Excel 

El análisis de datos tiene sus beneficios para utilizarlos en tu compañía y a continuación te decimos las ventajas que te ofrece.

1. Brinda un análisis de datos sencillos 

No todas las empresas requieren grandes software de gestión de negocios. Si tu compañía genera datos de ingresos menores o de venta de artículos, Excel es una herramienta ideal para manejar las operaciones.  

Los datos estadísticos se vacían en una hoja de cálculo común para obtener la información correspondiente. Puedes graficarlos para mostrar los análisis realizados en tus reuniones de trabajo. 

2. Ofrece medición del comportamiento de los consumidores 

El análisis de Excel te permite conocer dónde obtuviste más ingresos y mayor interés por parte de los consumidores. Conocer esta información es de utilidad para medir el comportamiento de los clientes sobre tu mercancía, saber qué les agrada más, cuál vendes más y cuál menos.

3. Facilita la toma de mejores decisiones de negocio 

Al realizar tu análisis de datos puedes conseguir mejores conclusiones sobre cómo ha avanzado tu empresa durante un mes o un periodo más largo. Esto te permite tomar decisiones más adecuadas en el futuro y potenciar aquellas estrategias ya aplicadas con buenos resultados.

4. Permite reconocer problemas de rendimiento 

Al tener datos estadísticos con el análisis de Excel, tienes la oportunidad de detectar aquellos problemas de rendimiento sobre un producto o servicio, saber si vendes menos y así tomar acciones para mejorar la presentación del producto.

5. Facilita la detección de riesgos de negocio 

El análisis de los datos es vital para reconocer el riesgo de una empresa. Las cifras te pueden decir si existe la posibilidad de perder dinero o clientes. Hay que destacar que el riesgo en una compañía siempre va a existir, pero conocer estos datos te permitirá reducirlo y tomar acciones oportunas y preventivas con el fin de que las consecuencias sean menores o imperceptibles.

Ahora te contamos cómo llevarlo a la práctica. Con los siguientes pasos descubrirás cómo activar la herramienta.

1. Crea un documento en Excel 

El primer paso es abrir una hoja de cálculo en Excel para comenzar a hacer un análisis de datos. Elige la plantilla en blanco y da clic en Crear. En caso no contar con la herramienta, descárgala. 

2. Vacía tus datos en la hoja de cálculo 

Si cuentas con los datos impresos, entonces llena el programa con la información. Hazlo en el formato típico de columnas. Por ejemplo, si tu compañía vende lentes de sol y los tienes graficado por mes, entonces en cada columna (hacia la derecha) escribe los nombres del mes y por fila (hacia abajo) escribe cuántos vendiste por día.

3. Activa el análisis de datos 

Para poner en marca esta función en Excel dirígete a Archivo > Opciones.

A continuación aparecerá una pestaña nueva con diferentes opciones. Elige la de «Complementos». 

Busca la casilla de «Administrar». Asegúrate de que la opción «Complementos» de Excel esté seleccionada y haz clic en Ir > Aceptar. 

Después de esto, Excel te llevará a otra ventana en donde tienes cuatro opciones a elegir. Selecciona Herramientas para análisis y Aceptar. 

Listo. Ya tienes activada la opción de análisis de datos en Excel. 

4. Crea un análisis de datos 

Luego de activar la opción, en las pestañas superiores de Excel busca la opción «Datos». Al desplegarse las diversas acciones que puedes hacer, busca «Análisis de datos». Regularmente se encuentra en la parte superior derecha. 

Al hacer clic en el apartado análisis de datos, Excel sugiere una gran variedad de análisis como histogramas, covarianza, estadística descriptiva, regresión, muestra, entre otras más.

Elige la que desees utilizar para tu reporte y aplícala dando Aceptar. En la sección siguiente podrás conocer cuáles son las herramientas que más pueden ayudarte dentro de las opciones de análisis de datos. 

5 herramientas de análisis de datos en Excel 

Como puedes observar, el análisis de datos de Excel te arroja diversos tipos de formatos para poder hacer tus reportes. A continuación te decimos cuáles son los que pueden ayudarte a tener mejor clasificados tus datos y obtener reportes lo más depurados posible.

1. Análisis de varianza de factores

También conocido como Anova, este tipo de análisis es útil cuando quieres hacer una inspección de información en dos dimensiones diferentes. Es decir, que cada uno de tus rubros tenga su propio resultado estadístico.

Esta se encuentra como la tercera opción dentro del análisis de datos. Al dar clic, aparece un recuadro para agregar las celdas de los valores a analizar. Luego de seleccionar todas las celdas, recuerda marcar la casilla «Agregar rótulos» para que aquellas celdas con títulos también se integren al proyecto. Tú puedes decidir si quieres que se cree otro documento, si lo quieres en el mismo documento o en otra pestaña.

En el ejemplo de los lentes, esta herramienta te da la posibilidad de conocer cuántas ventas realizaste cada día por tres meses, la suma global por mes y el promedio y varianzas entre cada mes. Esto te permite conocer cuándo tuviste mayores ventas, y así puedes aprovechar la información para aplicar promociones en el mejor momento e incrementar tus ganancias.

2. Estadística descriptiva 

Otra de las herramientas que te puede ser útil es la estadística descriptiva. Esta genera una tabla para que tú detectes en todas tus cifras la media modal y mediana de tus ingresos o ventas. Te permite conocer la suma de todas las ventas, así como tu número máximo y número mínimo que tengas en cifras.

Selecciona la opción Estadística descriptiva. En el rango de entrada selecciona los datos que quieres analizar. En el ejemplo de los lentes, debes seleccionar todos los meses y los valores que estén en cada una de las casillas. Da clic en la opción de rótulos y seleccionar Resumen de estadística. Tras ello obtienes tu tabla lista para tener un conteo resumido de ventas.

3. Histograma

La herramienta histograma te ayuda a crear gráficos en Excel y te permite ver el crecimiento que tenga la empresa a lo largo del periodo que quieres analizar. Selecciona la opción Histograma y rellena el recuadro.

En el rango de entrada selecciona las cifras que quieres incluir en el eje de las X, mientras que en el rango de clases selecciona lo que quieres agregar en el eje de las Y. Aquí también puedes utilizar la opción rótulos si algunas de tus casillas tienen palabras. Selecciona el lugar donde quieres enviar el reporte y en las opciones finales da clic en Crear gráfico y alguna de las otras opciones con las que puedes conocer el porcentaje acumulado de tus ventas.

4. Jerarquía y percentil 

Esta opción es de ayuda si lo que quieres es que se creen columnas jerarquizando de mayor a menor tu información. Aquí puedes conocer el día donde más ventas obtuviste y eso representa tu 100% de adquisiciones, para así bajar hasta el día en que menos ventas realizaste.

5. Coeficiente de relación 

Esta herramienta es de utilidad para conocer la relación entre las variables y cómo una repercute en la otra. En temas relacionados con las ventas, te puede servir para saber cuánto producto estás adquiriendo y cuánto estás vendiendo o cuánto tienes en inventario. Te facilita conocer si ya no es necesario seguir adquiriendo productos hasta que termines el inventario.

Esta gráfica solo tiene una casilla para rellenar, por lo que deberás seleccionar los datos que quieres analizar y crea el archivo donde vas a obtener datos estadísticos de cada una de tus filas o columnas y su relación entre ellas.

No lo olvides, siempre que tengas títulos en tus gráficos, selecciona la opción «Rótulos» en la primera fila para que el programa tome en cuenta esta información y pueda continuar con tu análisis de datos.

Existen otros tipos de gráficos, por lo que te sugerimos que te tomes el tiempo para averiguar la utilidad del cada uno de ellos e identifiques cuál te ayudaría mejor en tu compañía.

Mientras tanto, puedes comenzar a utilizar el análisis de datos en Excel. Como pudiste comprobar te ofrecerá análisis rápidos y eficaces para conocer el estatus de tu negocio en materia de capital, ventas y medición de riesgos. De esta forma lograrás encaminar tus estrategias hacia el éxito.