Una hoja de cálculo te ayuda a resguardar la información más importante de tu empresa. Con ella puedes administrar sus recursos y saber cuál es el rendimiento que tienen las estrategias que ejecutas para hacer crecer tu empresa, lo cual, en última instancia, se convierte en la base de las decisiones que tomarás para posicionarla en el mercado.
Si los datos con los que cuentas son erróneos, tu negocio puede verse afectado y terminar en una encrucijada; sin embargo, para evitar esto está la validación de datos en Excel. A continuación descubrirás qué es, qué tipos hay y cómo aplicarla con ejemplos. ¡Vamos!
¿Qué es la validación de datos en Excel?
La validación de datos es una función de Excel para que solo cierto tipo de datos sean ingresados en una celda o un grupo de celdas. De esta forma se delimita el registro de texto, números, decimales (porcentajes), fecha u hora. Este comando se utiliza mucho para evitar la captura de datos erróneos en las hojas de cálculo.
Según sea el tipo de datos que quieras fijar, debes determinar pautas para establecer una cantidad máxima y una mínima; omitir un intervalo de números, fechas u horarios; o limitar a cifras iguales, menores o mayores a cierto valor. Asimismo, es posible esclarecer cuáles son las condiciones de ingreso de datos en el «mensaje de entrada» y describir por qué no se permiten ciertos datos en «mensaje de error» o «alerta de error» para un registro óptimo. Las opciones de validación de datos en Excel son las siguientes:
- Número entero. Se refiere a cifras o valores cerrados, aplica para formato general y de número.
- Decimal. Acepta solo números con decimales, se usa para formato de porcentaje, moneda, contabilidad, general y números.
- Lista. Delimita el ingreso de datos a un listado específico, ya sea de números, palabras o ambos.
- Fecha. Limita el acceso a solo fechas, en un formato corto o largo.
- Hora. Restringe el registro de datos a solo horarios.
- Longitud de texto. Se encarga de delimitar el número de caracteres de texto que pueden ingresarse en una celda.
- Personalizado. Permite el ingreso de datos condicionados por una fórmula.
¿Para qué sirve validar datos en Excel?
Dentro de Excel es de vital importancia que los datos sean correctos para llevar una actualización rigurosa y para realizar operaciones exactas. De tal suerte que la validación de datos se encarga de establecer parámetros para que una misma columna o grupos de celdas conserven las mismas características o se encuentren dentro de un mismo intervalo.
Por ejemplo, una empresa cuenta con 14 productos y para registrar las ventas asigna un número de código de cada producto. Si la columna de código no está validada para ingresar únicamente las 14 existentes y se ingresa una venta con un código erróneo y que no corresponde a ningún producto, la base de datos estará equivocada, no corresponderá al inventario real y las operaciones omitirán ese movimiento.
Esto también aplica para fechas u horarios. Cualquiera que sea el caso es imprescindible que tu base de datos sea correcta para su preciso funcionamiento. La validación de datos justamente te ayuda a lograrlo. Enseguida te explicamos paso a paso cómo hacerlo.
¿Cómo validar datos en Excel?
- Selecciona datos
- Haz clic en «Validación de datos»
- Configura tipo de datos
- Redacta «Mensaje de entrada»
- Escribe «Alerta de error»
- Comprueba «Validación de datos»
1. Selecciona datos
Ejemplificamos una validación de datos de fecha. Tenemos un registro de ventas de un negocio y esta hoja de cálculo corresponde al mes de diciembre, por lo cual vamos a insertar una «Validación de datos» en la columna de «Fecha», para que solo acepte ventas de este mes. Así que empezamos por seleccionar toda la columna.
2. Haz clic en «Validación de datos»
Luego, nos vamos a la pestaña superior de «Datos», después buscamos el icono de una tabla con un símbolo de verificación o check verde y damos clic en «Validación de datos». Nos va a parecer un recuadro.
3. Configura tipo de datos
En el recuadro de «Configuración», seleccionamos «Permitir» desplegamos la lista y seleccionamos «Fecha» (más adelante explicaremos en qué consisten las otras opciones de «Número entero», «Lista» y «Personalizado»).
Allí nos aparecen estas nuevas opciones para indicar la «Fecha de inicio» y la «Fecha de finalización»; colocamos las que corresponden a todo el mes de diciembre de la siguiente manera.
4. Redacta «Mensaje de entrada»
Algunas personas dan aceptar y cierran el recuadro; sin embargo, es importante llenar los otros dos apartados para que terceras personas puedan ingresar los datos de acuerdo con las instrucciones que aquí se escriben. De igual modo sirve como recordatorio propio.
Así que damos clic en «Mensaje de entrada», ahí nos pide un título y mensaje que aparecerá cada vez que se dé clic en una de las celdas de la columna de «Fecha» o se pase el cursor por encima. Lo redactamos de manera sencilla y puntual.
5. Escribe «Alerta de error»
Después nos vamos al apartado de «Alerta de error» donde colocamos un breve mensaje a las personas que ingresen datos incorrectos, con lo cual podrán corregir su registro.
Cuando lo marcamos como «Bloqueo» no permitirá de ningún modo escribir datos que no cumplan con lo establecido en la «Validación de datos» y si lo marcamos como «Advertencia» notificará que es un error, pero sí dejará ingresar los datos a la celda. Te recomendamos que dejes marcada la casilla de «Mostrar alerta» para que sea más riguroso el registro.
Ahora que las tres secciones del recuadro están llenas, le damos clic en «Aceptar» y así es como hemos concluido la configuración de la validación de datos.
6. Comprueba «Validación de datos»
Por último, hacemos la prueba para revisar la validación. Para ello ingresamos un dato que no corresponde al mes de diciembre, ponemos en una celda una fecha de enero de otro año, así que inmediatamente nos arroja este recuadro con la misma descripción que colocamos en «Alerta de error».
Validación de datos en Excel personalizada
Ahora sí veamos las otras opciones que permite la validación en Excel. Seguimos los primeros pasos del ejemplo: nos colocamos primero en la celda o columna donde queramos ingresar el comando, luego vamos a la pestaña «Datos» > «Validación de datos», después en recuadro donde dice «Permitir» damos clic en «Personalizado».
La validación de datos personalizada está diseñada para condicionar los datos de acuerdo con una fórmula de Excel. En este caso vamos a utilizar la fórmula de CONTAR.SI para indicarle a la hoja de cálculo que no queremos duplicados a lo largo de la columna «B», la cual contiene los nombres de los trabajadores de una empresa. Lo escribimos como aparece en la imagen y así ya no habrá nombres repetidos.
Validación de datos en Excel de números
Para llegar de nuevo a este punto, seleccionamos celda o columna: «Datos» > «Validación de datos» > «Permitir» > «Números enteros». Es importante destacar que esta opción permite múltiples condicionales para establecer validaciones lógicas. Estos son:
- Entre. Establece un intervalo con una cifra máxima y una mínima.
- No está entre. Omite un intervalo, indica dónde empieza y termina.
- Igual a. Para indicar únicamente un número o valor.
- Distinto de. Para descartar un número o valor en específico.
- Mayor que. Solo admite valores o números superiores al indicado.
- Menor que. Permite valores o números inferiores al indicado.
- Mayor o igual a que. Establece valores o números iguales o mayores al límite marcado.
- Menor o igual a que. Acepta valores o números iguales o menores al límite marcado.
Para ver cómo funciona, supongamos que una maestra lleva el registro de las calificaciones de sus alumnos en una hoja de cálculo. La institución educativa donde trabaja solo le permite poner notas en una escala del 5 al 10, siendo esta última la de excelencia. Así que selecciona la columna de calificaciones y en el recuadro de «Validación de datos» lo coloca de este modo.
Lista de validación de datos en Excel
Esta es una opción muy utilizada dentro de las grandes bases; la validación de datos de lista te permite delimitar los datos en un estricto conjunto de datos. Una de sus características principales es que al ir poniendo las primeras letras o números en una celda se despliega un listado de las opciones disponibles para ingresar. Si el término no coincide, no permite el ingreso.
Pongamos el ejemplo de un negocio cuyo almacén cuenta con 7 artículos; para indicar cada uno correctamente ingresa su ID: un código con letras y números. Para que no haya errores en las entradas y salidas de producto configura la columna de ID de productos con la lista exacta de sus 7 productos. Dentro del recuadro en donde dice «Permitir» pone «Lista», en «Origen» activa el cursor y selecciona los códigos de sus productos como se aprecia en la imagen.
¿Cómo quitar la validación de datos en Excel?
Si decides cambiar los parámetros de tu validación de datos, es muy fácil eliminar la configuración. Selecciona la celda, columna o tabla que quieres modificar, ve a «Datos» y luego a «Validación de datos». Aparecerá de nuevo el recuadro del comando, pero en este caso debes hacer clic en la parte inferior izquierda donde dice «Borrar datos», seleccionas «Aceptar» y listo, ya puedes realizar otro tipo de validación de datos.
Por último, cabe mencionar que la validación de datos de fecha es muy parecida al de hora; de igual modo la de número entero es similar a la decimal y de longitud de texto.
Esperamos que este artículo te sirva para poner en práctica este poderoso comando para optimizar tus registros de datos y administrar tu negocio de la mejor forma.
