A pesar de que existen otros tipos de software más allá de Excel, lo cierto es que este sigue siendo la base para la contabilidad de un negocio, sin importar cuál sea su tamaño. En realidad parece que sus funciones son infinitas, pues cada vez podemos ir aprendiendo más procedimientos dentro de esta poderosa herramienta digital. Y es que, con un poco de práctica, nos ahorramos muchas de horas de trabajo administrativo.
En esta ocasión, vamos a adentrarnos en la segmentación de datos, la cual es una función muy útil para filtrar cualquier tipo de base de datos, especialmente aquellas con cientos o miles de filas. Si la hiciéramos a mano nos llevaría una eternidad.
Esta función es un paso más en comparación con las tablas que conocemos habitualmente del programa, e incluso puede usarse de manera conjunta con las tablas dinámicas. Veamos su utilidad y cómo realizarla a detalle.
¿Para qué sirve la segmentación de datos en Excel?
La segmentación de datos en Excel tiene como propósito filtrar las casillas de una tabla de acuerdo con las categorías que se le indique separar. Generalmente las tablas contienen diversas columnas que conforman una base de datos.
Cada una de las columnas representa un tipo de segmentación. Así es como el filtrado se hace de una manera interactiva, fácil y con una interfaz muy comprensible visualmente: los recuadros te señalan qué es lo que se está mostrando.
Si quieres consultar datos de manera rápida, definitivamente el botón de segmentación de datos es una de las mejores opciones para lograrlo. Esta función permite filtrar en cuestión de segundos cualquier tipo de cifras o datos de las casillas, aplicando todas las categorías que requieras.
Sin duda, es una herramienta invaluable, ya sea que solo necesites conocer cierta información; que quieras filtrar los datos para segmentar tus clientes, proveedores o colaboradores; que la tomes como respaldo para una estrategia empresarial o para tomar mejores decisiones, entre otras acciones importantes.
Cómo hacer segmentación de datos en Excel en 6 pasos
- Agrega la columna de mes.
- Crea una tabla.
- Inserta la segmentación de datos.
- Selecciona 2 o más filtros.
- Quita o cambia un filtro.
- Cambia el color y columnas de los filtros.
- Elimina y agrupa filtros.
1. Agrega la columna de mes
Para empezar con la segmentación de datos en Excel ingresa al archivo que contiene tu base de datos. Si piensas manejar una columna con fecha y quieres ver datos por día, déjala como está; pero si quieres filtrar datos mensualmente, lo más recomendable es que añadas una columna de «Mes», ya sea con el clic derecho > «Insertar» > «Insertar toda una columna», o bien con Ctrl + Barra espaciadora y luego Ctrl + tecla de más (+).
Una vez creada la nueva columna, colócate en la primera casilla, introduce la función de MES, abre paréntesis, selecciona la primera casilla de la columna de «Fecha», cierra paréntesis y da «Enter». Luego, arrastra la fórmula hacia abajo para que se aplique a toda la columna.
En nuestro ejemplo, la fórmula es: =MES(A2)
Después de esto es completamente normal que aparezcan números muy diferentes de los originales, pero no te preocupes. Ahora, para convertirlos en el número del mes, selecciona la columna con un clic derecho; de la lista que salga elige «Formato de celdas»; luego en el recuadro que aparece selecciona la pestaña de «Número», después la categoría de «General» y «Aceptar».
Así te marcará solo los meses de la columna de fecha; 1 es enero, 2 es febrero, 3 es marzo, y así hasta llegar a 12, es decir, diciembre.
2. Crea una tabla
Antes de iniciar con la segmentación de datos es vital que hagas una tabla de tu base de datos. Para ello ve a cualquier casilla de tus columnas, selecciona la pestaña «Insertar» en la parte superior de Excel y pulsa el botón de «Tabla». Con esto aparecerá un recuadro, donde automáticamente se seleccionarán todas las casillas que pertenecen a tu base de datos; luego habilita la opción de «La tabla tiene encabezados» si no lo está, y haz clic en «Aceptar».
3. Inserta la segmentación de datos
De igual manera como creaste la tabla, selecciona una casilla de las columnas, ve a la pestaña de «Insertar», en la parte superior de la hoja de cálculo, y busca en «Filtros» el botón de «Segmentación de datos» con los iconos de una tabla y un embudo al frente.
Aparecerá un recuadro con todos los encabezados de las columnas de la base de datos. Debes marcar los que quieres que se conviertan en filtros para una mejor consulta de datos. En este ejemplo concreto habilitamos las opciones de Mes, Vendedor, Producto e Ingreso.
Listo, ya puedes empezar con la segmentación de datos en Excel con solo hacer clic sobre la categoría de cada encabezado que quieres ver. El programa automáticamente ocultará las otras filas que no respondan a lo seleccionado.
Cuando las categorías aparezcan en blanco significa que no están seleccionadas y cuando aparezcan de color azul, sí lo están.
4. Selecciona 2 o más filtros
Si en tu segmentación de datos es necesario que visualices dos o más categorías de filtros al mismo tiempo, lo único que debes hacer es seleccionar el icono de lista de «Selección múltiple»; así ya puedes hacer clic en las categorías que quieras.
En este caso seleccionamos Cámara Profesional y Cámara Telefoto por igual; como podemos observar en la tabla, solo aparecen las filas que corresponden a estas opciones.
5. Quita o cambia un filtro
Cuando hayas terminado de consultar los datos de las categorías marcadas y quieras ver otras, haz clic en «Borrar filtro», que es el icono de embudo con una cruz que se encuentra en la parte superior derecha de los recuadros de los filtros. Así de simple es como se limpia tu filtro para hacer una nueva selección.
6. Cambia el color y columnas de los filtros
Si quieres personalizar cada uno de los filtros interactivos para identificarlos fácilmente puedes hacerlo en la pestaña superior de «Opciones» o de «Segmentación», según sea tu versión de Excel. Selecciona el recuadro del filtro que deseas cambiar de color y elige una de las opciones de «Estilos de segmentación de datos». En este ejemplo asignamos el color amarillo al Producto, el azul al Vendedor, el verde a Ingreso y el rojo a Mes.
Selecciona el filtro que quieres cambiar, ve a la pestaña superior de «Opciones» o de «Segmentación» de la hoja de cálculo, y en la sección de «Botones» indica cuántas columnas requieres. En este ejemplo elegimos tres columnas para el filtro de «Ingreso»; puedes apreciar en la imagen cómo se divide.
7. Elimina y agrupa filtros
En el caso de que ya no necesites un filtro o te hayas equivocado al marcarlo en la segmentación de datos, simplemente selecciona con el cursor y oprime la tecla de suprimir. En este ejemplo hemos eliminado el filtro azul de la columna Vendedor.
Si lo que quieres es mover todos los filtros a lo largo de la hoja de cálculo, basta con que selecciones cada uno de los recuadros con ayuda de la tecla de Ctrl; después ve a la pestaña superior de «Opciones» o de «Segmentación»; en la parte de «Organizar», haz clic en «Agrupar» y listo. Ahora al desplazar cualquiera de los filtros, lo harán en conjunto, así ya no tendrás que mover uno por uno. 
También es oportuno mencionar que puedes ordenar los recuadros de los filtros de mayor a menor o al revés, sin importar si se trata de letras o números, como generalmente se aplica con las columnas normales. Solo hay que elegir el filtro interactivo y en la pestaña de «Inicio» seleccionar «Ordenar y filtrar», ya sea de A a Z o de Z a A. De esta forma será aún más sencillo consultar los datos. Ahora conoces hasta los detalles más pequeños de cómo aplicar una segmentación de datos en Excel. Solo procura no tener casillas con errores o que estén vacías, pues podrían entorpecer tus consultas.
