¿Qué es la adhocracia? Características y ejemplos

Las empresas se han transformado mucho en los últimos años. La movilidad que ofrece la digitalización del trabajo, las telecomunicaciones, el nivel de competencia y la búsqueda de la innovación constante han provocado cambios radicales en las estructuras empresariales.

Hoy en día es más importante solucionar problemas que cumplir horarios. Es por eso que las empresas con un índice de burocratización muy alto encuentran dificultades para mantenerse competitivas, atraer talento y entregar soluciones en poco tiempo.

Debido a la necesidad de flexibilizar el trabajo y permitir que el talento se desarrolle y genere valor, la adhocracia ha comenzado a adquirir popularidad entre las y los administradores y gerentes, en un intento por estar a la altura de nuestro tiempo.

En este artículo abordaremos el concepto de adhocracia, sus características, ventajas y desventajas.

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Este término fue acuñado a finales de los años sesenta por Warren Bennis, el teórico de la gestión empresarial. Desde entonces ha hecho aportaciones muy importantes a partir de una idea clave en su sistema de organización: la descentralización del liderazgo y su repartición equitativa entre todos los miembros de un equipo de trabajo.

«Se han hecho más líderes por accidente, por las circunstancias, por pura garra o por voluntad, que los que se han hecho en todos los cursos de liderazgo juntos.» Warren Bennis, On becoming a leader.

Con ideas como esta, seguramente ha despertado tu curiosidad la palabra adhocracia. Veamos en qué consiste y cuáles son sus características principales.

¿Cuál es la etimología de «adhocracia»?

Este neologismo está conformado por la expresión latina «ad hoc» («adecuado hacia un fin») y el sufijo «cracia», que a su vez proviene de la palabra griega «krátos» («gobierno»). Entonces, adhocracia se refiere a lo que es adecuado para la mayoría, y que aplicado en el contexto de las corporaciones, implica, como dijimos, la ausencia de una estructura jerárquica y vertical, como suele verse en los organigramas.

En lugar de jerarquías, la adhocracia propone una organización horizontal en la que todos los miembros del corporativo pueden tomar decisiones consensuadas entre el resto del equipo.

Aunque pudiera confundirse con el término «cooperativa», son cosas muy distintas. Las cooperativas llevan implícita la idea de que todos los miembros de un corporativo son dueños del producto de su trabajo, mientras que la adhocracia solo se refiere a un sistema administrativo.

Veamos en qué consisten sus características principales para despejar cualquier duda.

Características de la adhocracia

La adhocracia es una respuesta a la velocidad con que las empresas deben responder a los retos que enfrentan en periodos cortos de tiempo. De ahí que su primera característica sea la eliminación de la burocracia empresarial, la cual se enfoca en los procesos, y no en los resultados.

Como señala Robert H. Waterman, experto en estrategias de negocios:

«En el entorno empresarial actual, más que en cualquier época anterior, la única constante es el cambio. De alguna manera, hay organizaciones que gestionan eficazmente el cambio, adaptando continuamente sus burocracias, estrategias, sistemas, productos y culturas para sobrevivir a los choques y prosperar con las fuerzas que diezman a su competencia».

De hecho, tanto Warren Bennis como Robert H. Waterman son los responsables detrás de la teoría de la adhocracia. Como dijimos hace un momento, esta idea es una propuesta de renovación para las empresas en tiempos de cambio.

«Ninguna organización puede mantener la excelencia sin renovarse. Ninguna organización puede esforzarse por alcanzar la excelencia, o incluso intentar mejorar, sin la capacidad de renovarse». Robert H. Waterman, The renewal factor.

Por esta razón, podemos decir que la segunda característica de este modelo organizacional es la corta duración de su ciclo de vida. Así es: la adhocracia consiste en una especie de suspensión de las jerarquías con el objetivo de concluir un proyecto en el menor tiempo posible, enfocándose en los resultados y las entregas, en vez del cumplimiento de los procesos a los que están habituados los equipos de trabajo.

Entre otras características, figuran las siguientes:

• Tiene un enfoque en resolución de problemas.
• Muestra una relajación de las reglas de etiqueta empresarial tradicionales, pero con apego a los valores de la empresa.
• Hay un énfasis en periodos cortos e intensos de trabajo.
• Se brinda gran flexibilidad para los equipos, que consisten en unidades o equipos especializados con margen de maniobra y poder de decisión.
• La autoridad no se ubica en un punto específico, sino que se transfiere conforme avanza el proyecto.
• La comunicación suele ser directa e informal pero altamente eficiente.
• Hay énfasis en el trabajo colaborativo.
• Requiere de especialistas con experiencia, los cuales se distribuyen en todos los equipos y toman decisiones rápidamente.
• Los equipos suelen ser pequeños y muy capaces.
• Las competencias y la experiencia son más importantes que las jerarquías.
• Los roles dentro de los equipos suelen ser más fluidos que en las estructuras jerárquicas.

Como puedes ver, sus características están en consonancia con los tiempos modernos, en donde los empleados buscan flexibilidad, libertad creativa y margen de decisión.

Sabemos que este modelo de organización puede ser todo un reto, sobre todo si nunca se ha puesto en práctica, por lo que hablaremos de sus ventajas y desventajas.

Ventajas y desventajas de la adhocracia

Ventajas de la adhocracia

• Disminuye la rotación del personal y el ausentismo.
• Es muy fácil de implementar en empresas que trabajan por proyectos.
• Se adapta muy bien a ambientes más informales, con personas independientes que buscan flexibilidad horaria.
• Incentiva el desarrollo profesional de los trabajadores, debido al nivel de autonomías que les confiere.
• Permite el desarrollo del liderazgo orientado en las personas, no en las jerarquías. 
• Es ideal para las empresas que buscan la innovación.
• Favorece la especialización del trabajo.
• Promueve la tolerancia al cambio y hace de ella un valor empresarial.

Desventajas de la adhocracia

• Los procesos rutinarios y mecánicos, paradójicamente, pueden volverse un dolor de cabeza, al carecer de una estructura formal.
• La comunicación puede interrumpirse fácilmente, lo cual resulta fatal en este modelo de organización.
• Hay una dependencia tecnológica muy alta, y por ende, una necesidad de soporte y respaldo muy robusta.
• Puede surgir una ineficiencia o duplicación de funciones a falta de una comunicación directa y organizada.
• Se puede dar la toma de decisiones apresurada, sin la ratificación de los otros equipos, que a su vez trabajan como células.
• Se debe inhibir la formación de compartimentos o silos de información a falta de un protocolo que impida este fenómeno.
• Se debe evitar la distorsión de la autoridad por competencia, según la cual el equipo más eficiente vendría a ser el equipo que toma las decisiones.

Como puedes ver, tanto los pros como los contras son aspectos que la gerencia debe evaluar antes de implementar este sistema de organización. Y, en cualquier caso, lo más importante es estipular una serie de criterios para evitar que cualquiera de los aspectos negativos ocurran durante la duración de un proyecto.

3 ejemplos de la adhocracia en acción

1. Valve: una empresa sin jefes

La empresa Valve es una de las más exitosas desarrolladoras de videojuegos hasta el presente. En el año 2003 crearon Steam, el antecedente de las tiendas de aplicaciones, enfocada en el mercado de videojuegos AAA e independientes.

La historia de esta empresa comienza en 1996, cuando un grupo de programadores interesados en el mundo del videojuego se reunieron, bajo la tutela de Gabe Newell y Mike Harrington. Desde entonces han trabajado bajo esquemas poco comunes.

Por esa razón, en 2013, la BBC publicó un artículo muy llamativo que exaltaba las ventajas de la adhocracia, sin decir su nombre:  

«Imagínese una compañía en la que todo el mundo es igual y los gerentes no existen. Un lugar en el que los empleados se sientan donde quieren, eligen en lo que quieren trabajar y deciden el salario de sus colegas. Además, una vez al año todos los empleados se van de vacaciones juntos».

Uno de los rasgos que distingue a Valve es que la empresa se creó así desde un inicio. No fue una decisión posterior, sino que se implementó este modelo para permitir que los empleados gozaran de una libertad casi absoluta en términos creativos y laborales.

Además, algunas de las características que distinguían a Valve era su filosofía y la manera de presentar este modelo de organización tan peculiar para el momento. Utilizando una estética muy simple, a manera de viñetas de comic, los trabajadores podían seguir unos pasos muy simples para mover su escritorio a donde les plazca y pensar en un destino turístico para vacacionar una vez al año en equipo, con el fin de estrechar lazos.

En cuanto a su proceso de trabajo, las mejores ideas eran las que avanzaban a etapas subsecuentes de desarrollo. Y así fue como Valve creó algunos de los videojuegos que hoy se consideran icónicos.

Ahora bien, aunque hablamos de una empresa sin jefes, sin jerarquías y sin burocracias, sigue habiendo líderes, como lo explica el artículo de la BBC cuando cita el manual de Valve, que dice así:

«De toda la gente en esta compañía que no son tus jefes, Gabe es el más «no tu jefe», si entiendes lo que queremos decir.» Manual de Valve.

2. Wikipedia: el éxito de la colaboración

Todos hemos usados la Wikipedia alguna vez. Basta decir que se trata de una comunidad en línea que crea contenido verificable en foros abiertos.

Ahora bien, la razón por la que hemos incluido esta famosa enciclopedia virtual es porque la manera en que está organizada es muy parecida a lo que propone la adhocracia. 

Por principio de cuentas, la Wikipedia está dirigida por Wikimedia Foundation, una asociación sin fines de lucro que fue creada en 2003 por el fundador de Wikipedia, Jimmy Wales. Recibe donaciones y cualquier persona puede colaborar en el proyecto.

Ahora bien, en algún punto todos nos hemos preguntado qué es la Wikipedia y cómo funciona. Al respecto, la misma enciclopedia ha publicado un artículo en el que enuncia, entre muchos otros principios sobre su funcionamiento, qué cosas no es:

• Wikipedia no es una anarquía ni un foro de libertad de expresión
• Wikipedia no es una democracia
• Wikipedia no es una burocracia
• Wikipedia no es un laboratorio
• Wikipedia no es un campo de batalla
• Wikipedia no es obligatoria

El punto es que, cuando se carece de una estructura tradicional de jerarquías y burocracias, cuando el trabajo está descentralizado de un sitio físico, y los colaboradores o empleados se encuentran dispersos, es muy importante tener claro en qué consiste el trabajo.

¿Qué cosas son posibles y cuáles definitivamente no lo son en este tipo de estructuras de organización? Podemos aprender mucho de Wikipedia. Por ejemplo, cualquier colaborador puede escribir o modificar un artículo, pero este trabajo está sujeto a una revisión por parte de otros colaboradores.

Y, aunque no existen jerarquías o burocracias, sí hay manuales, recomendaciones y principios a los que la comunidad debe atenerse, a riesgo de infringir las reglas, por muy laxas que sean. 

Volviendo al tema que nos concierne, una adhocracia no es el régimen del caos, ni mucho menos. Podemos verlo como una comunidad que se funda en un trabajo o un objetivo que comparte, bajo ciertas reglas y con criterios que regulan el trabajo para que este sea realmente productivo.

Podemos decir que esta ha sido la base del éxito de la Wikipedia, una colaboración flexible con un objetivo común que se rige bajo ciertas reglas o preceptos que todos deben atender. Sin jefes, sin horarios y sin estructuras rígidas que aten a los colaboradores a un sillón.

3. Google: sinónimo de innovación

Desde su creación en 1998, Google ha sido sinónimo de innovación en el campo de la tecnología, el big data y el análisis de información.

Como señala el sitio web: 

«Ya en sus inicios, la empresa era poco convencional, desde el primer servidor de Google (hecho de piezas Lego) hasta el primer doodle en 1998, en el que el dibujo de un muñeco en el logotipo anunciaba a los visitantes del sitio que todo el personal se había escapado al festival Burning Man».

En efecto, esta empresa nació y creció al auspicio de algunas ideas que han sido reflejadas en documentos internos como «No hagas el mal» y «Diez cosas que sabemos que son ciertas», las cuales capturan «el espíritu de nuestros métodos intencionalmente poco convencionales».

Y es en esta falta de convencionalismos donde queda mejor expresada una cultura organizacional que ha formado a algunos de los mejores expertos en tecnología, y que ha dado pie a que Google se convierta, más que en una empresa, en un hito.

Pero veamos más de cerca en qué consiste esta cultura empresarial sui generis. Por ejemplo, en «Diez cosas que sabemos que son ciertas», la empresa sostiene que «es mejor ser rápido que lento» en referencia a que «el tiempo de nuestros usuarios es oro y que quieren obtener respuestas a las búsquedas que realizan en la web de forma inmediata».

El decálogo es muy eficiente debido a su simplicidad. Se puede leer de un tirón y contiene algunas de las claves que distinguen a Google.

• La democracia es una buena forma de gobierno para la web.
• Las respuestas deben llegar a cualquier lugar.
• No hay que llevar traje para ser formal.

Tan solo mencionamos tres ejemplos que se aproximan mucho a lo que propone la adhocracia. Una organización empresarial horizontal, donde todos pueden tomar decisiones o influir en ellas realmente; donde la vocación de servicio y el enfoque en los resultados es más importante que el lugar que ocupas en un organigrama; y donde un código de etiqueta no define la calidad de tu trabajo.

Entre las características que definen la cultura empresarial de Google, figuran las siguientes:

• Apertura
• Innovación
• La excelencia viene de la inteligencia
• Enfoque práctico y resolución de problemas
• Relación empresa-familia

Mientras se busca un desempeño excelente, enfocado en la resolución de problemas, la empresa también se preocupa porque la relación de los trabajadores sea cálida, en donde el trabajo sea solo una porción del tiempo que comparten en las oficinas o de manera remota.

Debido a que Google se especializa en servicios de tecnología e información, los empleados de la compañía suelen ser personas con un nivel de estudios avanzados, y es por eso que una organización como la adhocracia se adapta mucho mejor a los proyectos que se encuentran en desarrollo.

La adhocracia es mucho más flexible que la burocracia. Esto significa que tiene muchas ventajas cuando se aplica en organizaciones y empresas con una estructura de por sí flexible, y con un alto grado de especialización en todas sus áreas.

Cuando la autoridad se basa en competencias y no en las jerarquías predeterminadas por un organigrama, lo más adecuado sería analizar un sistema administrativo adhocrático, en vez de burocrático. Esto puede ser la diferencia entre el éxito empresarial y el fracaso.

Por todo lo anterior, te recomendamos que hagas un análisis profundo del desarrollo de tu empresa, y te preguntes si sería más productiva y eficiente bajo un régimen adhocrático.