Para tener una base económica eficiente piensa que no todas las áreas financieras poseen las mismas características. Por ello, para definir tu presupuesto debes visualizarlo como un plan integrado donde interactúan los diversos departamentos.

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Con base en ese plan trazarás un camino táctico, de herramientas y recursos que serán la base para el cumplimiento de tus objetivos estratégicos.

A pesar de que hay varias perspectivas respecto a los tipos de presupuestos, las clasificaciones más utilizadas son las que se basan en cada función organizativa. Aquí te explicaremos cada presupuesto por su alcance y características particulares. 

Objetivo de los presupuestos

Cada presupuesto debe concebirse como la estrategia para organizar el dinero de la empresa y optimizar sus rendimientos; se debe realizar bajo dos premisas: el control exhaustivo de las cuentas y la capacidad de reacción para corregir o mejorar cualquier falla. Para ello, hay que tener en cuenta factores como:

  • Ofrecer una proyección de futuro: realizar un detallado análisis interno para discriminar nuestras posibilidades y planificar su mejor aprovechamiento, sin olvidar un análisis externo, es decir, del entorno en el que se desarrolla nuestra actividad empresarial.
  • Distribuir los recursos entre las distintas áreas de la empresa: se debe incluir una cuantificación de las necesidades de todos los departamentos, ya sea producción, distribución, ventas, compras, marketing, entre otros. 
  • Dar visibilidad: con ello nos referimos a que toda la información estudiada en los dos puntos anteriores conducirá a conocer los procesos en los que se dan limitaciones o se paraliza la actividad, con el fin de facilitar la aplicación de medidas correctivas necesarias para su mejora.

1. Presupuesto maestro 

El presupuesto maestro recolecta todos los presupuestos para crear una imagen financiera integral; es por esto que abarca toda la información. Incluye los datos económicos destinados al flujo de efectivo presupuestado y todo lo referente a la base financiera y económica con el fin de lograr el objetivo principal.

¿Cuál es ese objetivo? Mantener el equilibrio en la relación de los diversos departamentos de la empresa. Desde esta perspectiva, incentiva la funcionalidad de los procesos y contribuye a alcanzar las metas de todo el negocio.

Características del presupuesto maestro

  • Entre sus principales características establece un modelo a seguir y orienta a la empresa para obtener los logros económicos pautados. Es directo, medible, comparativo y asegura el retorno de la inversión en cierta medida.
  • Este tipo de presupuestos parte de la propuesta de metas a largo plazo, por lo que se le conoce como instrumento de planeación estratégica. Una vez que es elaborado se utiliza como herramienta en el control de los costos y amerita la coordinación de la gerencia con los sistemas contables, resumiendo todos los proyectos financieros, los presupuestos y planes de la empresa.

Ejemplo de presupuesto maestro:

Ejemplo de presupuesto empresarial maestro

2. Presupuesto de operación 

Este presupuesto contempla las actividades de producción, ventas y administración de la empresa. Está enfocado en la recolección y análisis de datos importantes como los ingresos, gastos, el estado real de ganancias o pérdidas enfocadas en el futuro. Lo utilizan comúnmente las empresas a gran escala; parte de la complejidad de las operaciones y ocurre en un periodo determinado. 

En este presupuesto coexisten las ventas, el precio de ventas, el presupuesto de producción, las requisiciones de materia prima, la mano de obra, los gastos de fabricación y los gastos de administración, entre otros. 

La manera más eficaz de realizar este presupuesto es resumirlo en un reporte con información ordenada de cada departamento. Esto permite que la organización tenga los datos actualizados de hacia dónde se dirigen los presupuestos de operaciones a través de un estado de resultados. 

Características del presupuesto de operación

  • Tiene en consideración los gastos que una empresa sabe que tendrá, los costos que espera en el futuro, así como los ingresos que prevé generar durante el próximo año.
  • Describe las actividades que sirven para generar ingresos de la compañía.

Ejemplo de presupuesto de operación:

Tipos de presupuesto: ejemplo de presupuesto de operación

3. Presupuesto de ventas 

Es también conocido como presupuesto de ingresos y define lo que se espera que la organización realice en el mercado. Se ajusta a la demanda y, a partir de ese principio, se elabora un presupuesto de producción que contenga un enfoque de las metas a futuro, así como el incremento del patrimonio de la empresa. 

La mayoría de las compañías realiza este procedimiento, pues mantiene todos los datos económicos actualizados, lo que es un elemento clave para el buen manejo financiero. Incluso, en muchas ocasiones, consiste en el primer paso para crear los presupuestos.
 
Para realizar un presupuesto de ventas te recomendamos clarificar las metas que deseas alcanzar con las ventas en un periodo específico. Haz un estudio objetivo por medio de algún instrumento que te permita evaluar la demanda que existe en el mercado. Así podrás garantizar un análisis correcto de factores como la economía, la industria, los datos recopilados de las ventas en el pasado y del sector para facilitar la ejecución una vez que el presupuesto haya sido aceptado. Después de esto, deberás comunicarlo a todos los departamentos involucrados.

Características del presupuesto de ventas

  • Este presupuesto debe incluir una relación de todos los productos o servicios que comercializa la empresa. Las ventas previstas deben estar representadas en cantidad (número de unidades y valor económico).
  • Asimismo, debe incorporar un pronóstico de ventas del sector y de la empresa ajustado a la realidad. Para ello es importante conocer la participación de la empresa en el mercado. En resumen, para elaborarlo se necesita tiempo, esfuerzo y un amplio conocimiento del mercado.

Ejemplo de presupuesto de ventas:

Tipos de presupuesto: ejemplo de presupuesto de ventas

4. Presupuesto de producción

Es la columna vertebral del presupuesto de tu negocio. Se realiza posteriormente al presupuesto de ventas debido a que están íntimamente relacionados. Con la recolección de datos de ambos se prevé cuánto debe producirse y si los resultados concuerdan con los objetivos esperados. Resulta de suma importancia, pues los dirigentes encargados de su gestión sabrán qué se está fabricando, el plan de requerimientos de insumos y recursos para el crecimiento eficaz de la utilidad en la organización, así como el cálculo del costo destinado para ventas. 

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Los encargados de este presupuesto normalmente ocupan los puestos de alta gerencia, pues deberán ejecutar de manera adecuada los factores que intervienen en el proceso. La mano de obra y materias primas son dos aspectos principales a considerar.

Características del presupuesto de producción

Para llevar a cabo un presupuesto de producción eficaz, se deben tener en cuenta los siguientes rubros:

  • El personal disponible para crear el producto
  • El margen de beneficio buscado
  • El tiempo necesario para llevar a cabo la producción (horas de trabajo)
  • El valor por hora

Todos estos factores se engloban en una fórmula general para llevarlo a cabo:  (unidades) = presupuesto de ventas + inventario final planificado - inventario inicial.

A su vez, debe incluir varios elementos como: presupuestos de materiales, compras de la empresa, mano de obra, gastos de fabricación y los costos operativos de la empresa.

Ejemplo de presupuesto de producción:

Ejemplo de presupuesto empresarial de producción

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5. Presupuesto de compras 

Es también conocido como presupuesto de necesidades de materias primas. Se realiza posteriormente al presupuesto de producción. En él pueden encontrarse de manera ordenada los costes de los insumos que requiere una empresa para la producción y la venta. 

Para hacerlo de manera eficiente, implementa un inventario que te ayude a determinar las necesidades de los diferentes insumos. Considera aspectos importantes como el estándar exacto de cada producto, el tiempo en que se requerirán, el abastecimiento eficaz de los materiales suficientes para evitar la escasez y el precio unitario.

Es primordial que el presupuesto de compras tenga actualizados estos datos para que la programación de pedidos (considerando el tiempo de entrega) sea exitosa y obtengas la cantidad necesaria de materia prima para producir. 

Características del presupuesto de compras

  • En este tipo de presupuestos se deben plasmar aspectos como la rotación del inventario, ya que su principal razón de ser radica en dar seguimiento del valor de inventario de la empresa y la cantidad de mercancía vendida, así como el inventario final que la empresa requiere tener al final de cada periodo. 
  • Al realizarlo es necesario seguir las pautas establecidas por la política de inventario que se maneja, con el fin de atender las necesidades de producción y ventas del siguiente periodo, al igual que el costo que representan estos inventarios.
  • Siempre debe estar alineado al presupuesto de producción, en el que se refleja el número de productos terminados que se deben producir en cada periodo. De acuerdo con las cantidades indicadas a fabricar de cada producto terminado, se realiza una «explosión» de materiales. Así se determinan las cantidades requeridas de los materiales que forman parte de esos productos terminados.

Ejemplo de presupuesto de compras:

Diferentes tipos de presupuestos: ejemplo de presupuesto de compras

6. Presupuesto de flujo de caja

También se le puede llamar presupuesto de flujo de efectivo y está íntimamente relacionado con el presupuesto de tesorería (que verás más adelante). Su objetivo principal es establecer el flujo de dinero con el que cuenta una empresa en un periodo determinado. Es vital para la toma de decisiones estratégicas, debido a que refleja una estimación de cuánto y cómo entra el dinero. Esto te permite planificar a futuro correctamente.

Con este presupuesto estarás considerando toda la información para definir si el negocio cuenta con los recursos monetarios para continuar en función y la manera en que se gestionan dichos recursos. 

El presupuesto de caja aporta datos esenciales para conocer las cifras finales y saber si tienes un excedente o déficit de efectivo. Los datos que te facilitarán la recolección de información son los siguientes: 

  • Flujo de entradas
  • Flujo de salidas 
  • Flujo de efectivo neto 
  • Efectivo final
  • Saldo de efectivo excedente 

Características del presupuesto de flujo de caja

En este presupuesto se debe prestar especial atención a varios factores a la hora de su elaboración. Algunos de estos son:

  • Estimación de pago a proveedores y acreedores esenciales para la actividad.
  • Proyección de ventas de líneas de productos más destacadas del negocio.
  • Establecimiento de saldos mínimos relacionados con la actividad ordinaria.
  • Control especial en flujos de efectivo estacionales o cíclicos de notable importancia para la compañía.

Ejemplo de presupuesto de flujo de caja:

Diferentes tipos de presupuestos: ejemplo de presupuesto de flujo de caja

7. Presupuesto de tesorería 

Este presupuesto es uno de los más importantes si deseas generar mayor crecimiento económico en tu empresa. Controla y anticipa los valores financieros que posee la organización. Contempla una visión a futuro que consiste en recolectar datos de cobros, pagos y gastos para definir si se les puede hacer frente con los ingresos que obtuvo el negocio. Planifica también los pasos a seguir en caso de tener desajustes, como exceso o déficit de liquidez. 

Los momentos ideales para realizar este presupuesto son al inicio de la actividad empresarial y del ejercicio económico. La forma de saber con exactitud cómo puedes obtener este presupuesto es teniendo en cuenta la entrada de capital menos los gastos. Por esta razón es que este presupuesto se divide en dos tipos: 

Presupuesto de cobros

Está basado en la recolección de datos de cobros por medio de las entradas y posibles entradas que se prevén a disposición de la empresa. Suele confundirse con el presupuesto de ingresos, pero en este caso los cobros representan la entrada de dinero líquido que obtienes de las ventas, transferencias o aportaciones de capital y diversas vías. Los plazos para concretarse pueden durar meses o años, dependiendo de la complejidad del acuerdo. 

Algo importante a considerar: cuando realices este presupuesto deberás apegarte lo más posible a la realidad, ya que necesitas integrar todos los criterios para tener a tu disposición el dinero necesario para la empresa en el periodo previamente estipulado. 

Presupuesto de gastos

Hace referencia a la salida o posible salida de dinero del que dispone tu empresa para movimientos necesarios para la producción. En este presupuesto debes tener en cuenta los pagos a proveedores, compras previstas, salarios, licencias y diversos servicios consumidos constantemente. De esta manera, puedes planificar estrategias más efectivas para la oportuna administración financiera. Es por ello que debe estar en constante revisión y actualización. 

Para realizar de manera efectiva este presupuesto considera los pagos ordinarios frecuentes como cotizaciones a la seguridad social, pago de suministros, pagos de impuestos, publicidad y marketing.

No olvides las políticas empresariales para apegarse al tiempo estándar manejado por la organización. Con ello podrás hacer frente al funcionamiento constante y cualquier gasto adicional que pueda surgir sobre la marcha. 

Características del presupuesto de tesorería

El rasgo más característico del presupuesto de tesorería es, curiosamente, la imposibilidad de que se cumpla. Es decir, siempre van a existir desviaciones. Esto es así porque cualquier desviación en los flujos económicos, por mínima que sea, se refleja, normalmente amplificada, en los flujos monetarios; esto es, en el flujo de caja.

Entre sus componentes están:

  • La gestión, cuyo objetivo es identificar los instrumentos de cobro y pago, así como los financieros a utilizar. Es decir, cheques, pagarés, créditos, pólizas.
  • La planificación, pues con ella se establecen políticas de gestión de riesgos como: liquidez, crédito o tipo de interés.
  • El control, ya que este presupuesto servirá para identificar desviaciones en las distintas partidas, con lo que podremos conocer si son coyunturales o se mantendrán en el tiempo; y favorecerá la consiguiente corrección del presupuesto y adaptación a las necesidades de fondos surgidas.

Ejemplo de presupuesto de tesorería:

Ejemplo de presupuesto empresarial de tesorería

8. Presupuesto de marketing

Está centrado en los diversos medios con los que interactúa tu empresa para publicitarse y crear estrategias de marketing. Este presupuesto es imprescindible para llegar a tus clientes y crear un diseño de comunicación efectivo. Debe ser concreto en sus objetivos; además, poseer datos con cifras numéricas exactas para tener metas alcanzables. 

Es importante que siempre establezcas la cantidad de dinero que destinarán a eventos, publicidad en línea, sitios web, medios tradicionales, agencias, entre otros. El objetivo principal de este presupuesto es obtener los datos necesarios de los gastos que erogarás en la adquisición de dichos servicios durante un tiempo determinado. Así podrás definir si tu presupuesto se ajusta a los gastos al iniciar tu estrategia de marketing. 

Para saber cuál es tu presupuesto adecuado de marketing deberás atender las necesidades de promoción que te exige el mercado. Compara con los presupuestos pasados si no es la primera vez que realizas este presupuesto. Los datos que recolectes te darán la oportunidad de compararlos con las ventas de años anteriores. Sobre esa línea podrás tomar decisiones inteligentes y establecer un porcentaje equivalente al pronóstico de ventas. 

Puedes también verificar la competencia para crear un presupuesto que te permita incrementar tu presencia frente a otras marcas del mercado. No olvides elegir bien el medio al que distribuyes tu presupuesto, pues así podrás obtener la información necesaria para incorporar eficientemente el medio adecuado a tu mercado objetivo. 

Características del presupuesto de marketing

  • Debe ser ajustado a la necesidades (objetivos, estrategias y planes de acción), tanto en precio como en calidad de los servicios a contratar, y de los que consta el presupuesto.
  • Es coherente con los medios de los que la empresa dispone.
  • Es estructurado y detallado
  • Además de los costes (o inversión) debe también detallar los posibles ingresos que se derivarán de cada acción, para después calcular los beneficios o el margen de contribución y el ROI o retorno sobre la inversión.

Ejemplo de presupuesto de marketing:

Diferentes tipos de presupuestos: ejemplo de presupuesto de marketing

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Cómo hacer estado de resultados

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Publicado originalmente el 18 de agosto de 2021, actualizado el 20 de agosto de 2021

Topics:

Gestión empresarial