Plan de trabajo: qué es y cómo crearlo (incluye ejemplos)

Actualmente, 4 de cada 5 gerentes de proyecto informan que no pueden funcionar sin un plan de trabajo de proyectos. Sin embargo, solo el 35 % están de acuerdo con la tecnología y la madurez del proyecto. Además, un 11,4 % de los recursos se desperdician regularmente debido a la mala gestión de proyectos. 

Las buenas prácticas de gestión de proyectos ayudan a las empresas a cumplir sus objetivos de manera exitosa, pues son una herramienta indispensable en la administración de proyectos que facilita a los negocios, ya sean grandes o pequeños, a optimizar sus procesos y alcanzar sus metas.

Si tienes un proyecto nuevo o estás por lanzar un nuevo producto o servicio, incluso si acabas de abrir tu propio negocio, contar con un plan de trabajo te ayudará a establecer una dirección sólida que te permita organizar y sistematizar los procesos para cumplir con tus objetivos comerciales.

En este artículo te diremos qué es un plan de trabajo, cuáles son los tipos de plan de trabajo más comunes y los pasos a seguir para crear un plan de trabajo efectivo para tu empresa y tus proyectos.

El plan de trabajo como herramienta de gestión empresarial contiene un conjunto de acciones que facilitan, ya sea a una persona o a un equipo, a cumplir con sus objetivos. Ahora, veamos qué elementos componen un plan de trabajo.

Elementos de un plan de trabajo

A modo de ejemplo, el proceso de elaboración de un plan de trabajo incluye los siguientes elementos:

Objetivos

Un plan de trabajo recopila tanto la misión y visión de la empresa, así como las metas a nivel interno y externo.. Para conseguir esta información, puedes seguir el modelo de objetivos SMART.

Recursos

Cuando vayas a confeccionar tu plan de trabajo, es importante que tengas en cuenta cuáles son los recursos que necesitas para hacerlo, tanto a nivel de personal, como de materiales y financieros.

Este inventario detallado de recursos es el que te permitirá determinar el presupuesto final y qué es lo que necesitas para llevar a cabo tu proyecto, pues sabrás a ciencia cierta qué es lo que tienes disponible y qué es lo que debes incorporar. 

Personas

En un plan de trabajo intervienen diferentes personas, como proveedores e inversionistas, los cuales podrían verse implicados en algún momento de la ejecución, o los empleados de la compañía, quienes son los que desarrollan el plan de trabajo.

Aquí es importante que tengas claridad en la repartición de tareas y responsabilidades, la jerarquía de todas las personas que se vean involucradas y un plan de comunicación interno—y externo, si es necesario—para que las actividades y fases de tu plan de trabajo se ejecuten sin fricción y de la manera menos riesgosa posible.

Línea de tiempo

Otro de los elementos del plan de trabajo hace referencia al tiempo que necesitas para llevarlo a cabo. Por un lado, es necesario trazar un horizonte y determinar la fecha límite del proyecto; pero adicionalmente, es igualmente importante detallar una cronología para las diferentes fases de la ejecución, estableciendo los elementos necesarios que te ayuden a controlar la evolución del proyecto a lo largo de la ejecución.

Análisis FODA

Es importante identificar los factores positivos y negativos que puedan afectar tu proyecto. Una manera fácil de hacerlo es a través del análisis FODA, pues podrás determinar fácilmente las fortalezas y debilidades internas, así como las oportunidades y amenazas externas.

Revisión

Finalmente, tu plan de trabajo debe incluir los criterios que utilizarás para determinar si tu proyecto fue exitoso o, por el contrario, no llegó a buen puerto. Para evitar que tu iniciativa fracase, es importante que tu plan de trabajo incluya las métricas necesarias para medir su evolución durante el desarrollo. Solo así podrás saber si te estás alejando o acercando a tu objetivo final y corregir preventivamente en caso de que sea necesario.

Po otro lado, hemos reunido algunos de los beneficios de un plan de trabajo que pueden contribuir al desarrollo exitoso de tu negocio.

6 beneficios de un plan de trabajo

1. Aclarar los objetivos

El plan de trabajo te brinda la oportunidad de precisar cada uno de los objetivos que son necesarios para lograr un proyecto determinado. Si no cuentas con un plan de trabajo, es probable que estos objetivos no queden claros y, por lo tanto, no se concluyan de manera adecuada.

2. Permitir una evaluación actual de la empresa

Todas las compañías cuentan con diferentes recursos para lograr los objetivos planteados. Un plan de trabajo permite la visualización de cada uno de ellos, por lo que ayuda a evaluar el estado actual de la empresa. Esto permite a los directivos reconocer las limitaciones y las facilidades existentes para llevar a cabo el proyecto planteado de la mejor manera posible. 

3. Organizar de manera eficiente a los equipos de trabajo

El plan de trabajo establece las tareas y actividades que deben realizarse para llevar a cabo un proyecto. Esto favorece la organización eficaz de los departamentos y equipos de trabajo que ayudarán a crear un proceso de participación y colaboración. Asimismo, se desarrolla un sentido de responsabilidad individual a través de las tareas asignadas enfocadas en alcanzar un objetivo en particular. 

4. Medir el progreso de los proyectos

Con el plan de trabajo puedes medir los resultados obtenidos una vez que hayas concluido el proceso. Analizar los resultados te ayudará a evaluar, hacer ajustes e implementar los cambios necesarios para trazar caminos más eficaces y conseguir el éxito que estás buscando. 

5. Identificar los problemas a tiempo

Contar con un plan de trabajo permite a las compañías identificar los problemas lo antes posible para abordarlos de manera inmediata y eficiente.

6. Toma de mejores decisiones

También contribuye a definir estrategias para que los representantes de equipos y personas en la dirección tomen las mejores decisiones, mismas que garanticen precisión en las soluciones empresariales y el cumplimiento de los objetivos de trabajo.

Existen diferentes tipos de plan de trabajo y cada uno se adapta a las necesidades de gestión empresarial que demande cada negocio o actividad profesional. Hay cinco tipos de plan de trabajo que se usan de manera más frecuente:

1. Plan de trabajo de empresa

El plan de trabajo de empresa ayuda a cada departamento que la integra a conocer las responsabilidades y tareas, los plazos de entrega y sobre todo quiénes son las personas responsables de cada proyecto, que se encargarán de evaluar los resultados obtenidos. 

El plan de trabajo de empresa es una herramienta de gestión empresarial importante que contribuye a definir las estrategias comerciales de la organización y proporciona la información necesaria sobre los procesos internos. Además, sirve como guía para alcanzar nuevos mercados, crear proyecciones financieras, atraer inversores potenciales y responder preguntas sobre la rentabilidad del negocio.

2. Plan de trabajo de ventas

Este tipo de plan de trabajo es común en los equipos de ventas de una compañía. Su objetivo es mejorar los resultados de las ventas en un determinado periodo. Realizar un plan de trabajo de ventas permite que cada miembro del equipo visualice el panorama general del departamento, a fin de dirigirse juntos hacia los mismos objetivos.

Contiene datos sobre los ingresos y el rendimiento de la empresa en un periodo determinado, así como las estrategias de ventas y, sobre todo, las metas y objetivos específicos para alcanzar los propósitos comerciales. Incluye información relevante de la empresa: los recursos, las herramientas, el estado actual del mercado, la competencia y las estrategias de marketing.

Tener conocimiento de ello ayuda a la fuerza de ventas a adoptar estrategias para abordar las necesidades de los clientes en cada etapa. De esta forma podrán optimizar los procesos y la eficiencia de sus equipos. 

3. Plan de trabajo educativo

El plan de trabajo educativo o académico es muy común en los organismos pedagógicos, ya sea para estimular el aprendizaje o medir el desempeño de los docentes. El plan de trabajo educativo se utiliza como herramienta de enseñanza y describe las tareas que deben desempeñar los alumnos o los docentes de una institución educativa en un cierto periodo.

Consiste en una serie de asignaciones atribuidas a los maestros o directivos académicos con el fin de mejorar las condiciones educativas.

4. Plan de trabajo personal

Todos los días nos organizamos para llevar a cabo nuestras actividades diarias. Con un plan de trabajo personal podemos preparar y llevar a cabo las tareas necesarias para alcanzar nuestros objetivos individuales.

Elaborar un plan de trabajo personal anticipado puede asegurar que tu trabajo sea más efectivo y te permite establecer un mejor control de tu tiempo y energía. 

5. Plan de trabajo para un proyecto

Elaborar un plan de trabajo para un proyecto siempre busca responder varias preguntas. En primer lugar, debemos dar respuesta al interrogante: ¿qué deseamos conseguir con este proyecto? Si no se tiene una respuesta clara al respecto, es necesario hacer una evaluación de la naturaleza del proyecto antes de continuar, pues sin un objetivo fijo existen altas probabilidades de malgastar el tiempo y el presupuesto.

Seguramente deberás analizar situaciones anteriores a la ideación del proyecto para ver si existe algo que debas corregir. Una vez que hayas determinado el objetivo, la siguiente pregunta que debes responder es: ¿qué debemos hacer para conseguirlo? La respuesta te dará las pautas y acciones claves a seguir. Una excelente manera de hacer esto es aplicando el pensamiento secuencial: de A a B, y de B a C.

Es recomendable que listes todas las acciones y les des un valor de importancia. Así sabrás cuáles acciones dependen de otras y cuáles deben ser ejecutadas primero (o, dicho de otra manera, cuáles acciones son independientes y cuáles son dependientes de otras). Esto es fundamental porque dicha información te permite crear un cronograma fácil de seguir y a prueba de errores. Organizar tus esfuerzos en función de las tareas y el tiempo es vital para que logres el objetivo que tienes en mente.

Recuerda que el cronograma de ejecución de los proyectos depende también de la disponibilidad de tu personal o, si trabajas para un cliente, de sus demandas y expectativas. Tener en cuenta ambos factores te ayudará a gestionar el tiempo de ejecución de cada una de las acciones que componen tu plan de trabajo.

1. Establece el objetivo

El primer paso para elaborar un plan de trabajo es tener claro cuál es el objetivo general del plan. Decide qué es lo que quieres conseguir, ya que esto contribuirá a determinar la pauta para planificar todo lo demás.

2. Reconoce las limitaciones y facilidades

Como lo mencionamos antes, todas las empresas, sin importar su tamaño, tienen ciertas limitaciones que pueden representar un obstáculo para alcanzar los objetivos comerciales. Estas limitaciones son ciertas dificultades que pueden presentarse durante la ejecución del plan de trabajo y que se compensan gracias a los recursos con los que se cuenta.

Por ejemplo, si analizas los resultados que has obtenido en los planes de trabajo anteriores puedes darte cuenta de aquellos recursos indispensables que te ayudarán a mitigar esas limitaciones y de esta forma ampliar el panorama de tus fortalezas.

3. Fija los objetivos particulares

Establece los objetivos particulares que quieres alcanzar con la ejecución del plan de trabajo que estés llevando a cabo en tu negocio. Esta sección debe ser clara y precisa, ya que servirá de guía a los integrantes de los departamentos involucrados en el proyecto a realizar. Para ello es importante que fijes siempre objetivos SMART, es decir, que sean objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y que estén alineados con el tiempo previsto.

4. Define responsabilidades en el equipo

Organiza a los equipos de trabajo que vayan a participar en el proyecto y asigna las tareas que deberán realizar y los plazos de entrega. Incluye los niveles de jerarquía con el nombre y el puesto de cada persona. De esta forma, podrás identificar cada una de las áreas que estarán participando y quiénes son los responsables de medir los resultados. 

5. Crea una estrategia

Es momento de crear una estrategia a partir de aquellos pasos que serán necesarios para cumplir con los objetivos particulares. Ten en cuenta tus recursos y limitaciones, así como el plazo con el que cuentas para llevar a cabo el proyecto.

Por ejemplo, si buscas monetizar un canal de YouTube, tendrías que dividir las tareas de planificación de contenidos, creación y grabación, así como la gestión de los comentarios, etc.

6. Establece los plazos

Considera un margen de tiempo en caso de que surja algún imprevisto y fija las fechas importantes para que no haya ningún retraso en el cumplimiento de los objetivos previstos. Cuando se trata de la gestión empresarial de proyectos, el tiempo es un factor fundamental que determina el éxito o el fracaso. Por lo tanto, es importante establecer plazos fijos que permitan alcanzar el progreso favorable del proyecto. 

7. Determina los recursos necesarios

Según sea el proyecto, es importante reconocer los recursos tanto humanos como tecnológicos, financieros y de infraestructura que son necesarios para concluir de manera efectiva. 

8. Mide los resultados

Una vez que hayas llevado a cabo el plan de trabajo, es importante que evalúes si los resultados obtenidos son los que se esperaban en un principio. Esto te permitirá tomar acciones futuras que ayudarán a mejorar los procesos. Analiza aquello que no haya funcionado de forma correcta para tenerlo en cuenta en los siguientes planes de trabajo.

Entonces, recordemos:

1. Descarga la plantilla

Para hacer el proceso de tu plan de trabajo en Excel más sencillo, descarga nuestra plantilla de diagrama de Gantt. Una vez que llenes el formulario, tendrás acceso gratuito al documento y podrás abrirlo directamente en Excel o subirlo a las Hojas de cálculo de Google.

En la segunda pestaña, verás el diagrama en sí.

2. Añade las actividades y las fechas de inicio y término

En los recuadros correspondientes, edita los nombres de las actividades, la fecha prevista para su inicio y el día en que deben estar terminadas. Asimismo, puedes modificar el nombre del proyecto.

Por supuesto, puedes añadir tantas actividades como desees.

3. Establece el valor para el eje horizontal

Haz clic en el eje horizontal del gráfico y selecciona «Dar formato al eje». En la opción «Mínimos» añade el valor calculado en «Fecha de inicio».

4. Analiza tu gráfica y dale seguimiento

Una vez que hayas completado los pasos, aparecerá la visualización en barras apiladas. Con ayuda de tu gráfica, conocerás fácilmente el avance del plan de trabajo.

Recuerda darle seguimiento a este diagrama para que tus actividades fluyan adecuadamente y puedas hacer los ajustes necesarios.

4 ejemplos de planes de trabajo

1. Plan de trabajo de empresa de marketing de contenidos

En la imagen a continuación se muestra una sección del plan de trabajo semestral de una empresa de software contable. Permite a los responsables de cada equipo generar estrategias que ayuden a conseguir los objetivos propuestos en cierto periodo.

2. Plan de trabajo de departamento de ventas

En este ejemplo de plan de trabajo de ventas de una empresa se muestran tres diferentes estrategias a seguir, además de los responsables y el periodo en que deben ejecutarse. 

3. Plan de trabajo profesional educativo

El plan de trabajo no solo es exclusivo de las empresas, sino que también puede realizarse para gestionar cualquier tipo de recursos, como los pedagógicos con los que cuenta un maestro para hacer sus planeaciones educativas.

Este ejemplo de plan de trabajo educativo muestra las tareas individuales que llevará a cabo el profesor de una institución educativa. Le permitirá alcanzar sus objetivos profesionales establecidos por la institución educativa en un tiempo determinado.

4. Plan de trabajo para un proyecto

Como se mencionó anteriormente, el plan de trabajo de un proyecto, en este caso fabricar y montar una cocina, está compuesto de actividades independientes y dependientes. Aquí podemos ver la naturaleza de cada una de las tareas y las personas que se requerirán para llevarlas a cabo. Nota que, además, todo está dispuesto en función del tiempo de manera jerárquica: no puedes avanzar de manera arbitraria sin haber completado las demás.

Imagen de Sinnaps

Como ves, es importante elegir el plan de trabajo útil para cada proyecto, ya que cada objetivo responde a las necesidades comerciales e individuales de cada propósito.

Esto quiere decir que el plan de trabajo que haya seguido una empresa o negocio no necesariamente es el adecuado para ti. Conocer tus necesidades profesionales y comerciales es clave para establecer el tipo de plan de trabajo que debes seguir.