Qué es el proceso administrativo y cómo implementarlo

Plantilla para construir tu proceso administrativo empresarial
Rafael Obando
Rafael Obando

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En el mundo empresarial, la eficacia y la eficiencia son los pilares fundamentales sobre los cuales se erigen las organizaciones exitosas. En este contexto, el proceso administrativo se presenta como guía la gestión estratégica y operativa de las empresas hacia la consecución de sus metas y objetivos; este proceso tiene como finalidad marcar la pauta dentro de tu organización, con el fin de establecer el rumbo de cómo se conducirá la empresa.

Proceso administrativo empresarial

La implementación de este tipo de procesos agiliza todas las etapas administrativas de una empresa para realizarlas en el menor tiempo posible, con la mejor calidad y eficacia a través de la tecnología.

En este artículo te hablaré acerca de lo que es, te daré una plantilla para realizar un proceso administrativo paso a paso y así implementarlo dentro de tu empresa.

Por ejemplo, a través de este proceso se pueden agilizar flujos de trabajo como la facturación y cobranza, sobre todo cuando se gestionan varios proyectos o clientes. Funcionan muy bien para mantener un registro sobre las horas laboradas de cada uno de tus colaboradores, lo que te permitirá realizar mediciones de la productividad y del rendimiento de tu compañía.

Estos ayudan a que tus directivos, administradores o gerentes puedan realizar debidamente su trabajo y con mayor productividad, al ofrecerles información medible y confiable sobre el grado de cumplimientos de las metas trazadas dentro del proceso administrativo y cómo estas se reflejan en términos de competitividad para tu empresa.

Este proceso tiene su origen en Henry Fayol, ingeniero francés, quien tras 50 años de desempeñarse como gerente de una empresa minera, publicó en 1916 su libro Administración industrial y general, que hoy es considerada como una de las teorías más importantes en el ámbito de la administración. En su libro, presenta 14 principios del proceso administrativo que te muestro a continuación:

Principios del proceso administrativo

Importancia del proceso administrativo en las empresas

  • Los procesos administrativos desempeñan un papel crucial en la dirección empresarial al establecer lineamientos para alcanzar objetivos y facilitar la toma de decisiones.
  • Facilitan la medición de la eficiencia organizacional y la redistribución de recursos para áreas prioritarias, evitando gastos innecesarios.
  • La planificación estratégica proporciona una guía para futuras acciones, permitiendo la adaptación a diferentes escenarios a corto, mediano y largo plazo.
  • Contribuyen al incremento de la productividad al mejorar la coordinación entre los miembros del equipo de trabajo y prevenir eventos disruptivos en la gestión.
  • Reducen la improvisación en la toma de decisiones, evitando medidas incorrectas que puedan afectar el funcionamiento de la empresa.

1. Elementos mecánico o de estructura

En este punto es donde se fijan los objetivos y metas de la empresa. Se incluyen los medios por los cuales pretendes alcanzar esas metas y la ruta de acción, a través de un plan de trabajo que contenga de manera integral y objetiva las principales actividades que se realizarán.

Tienen que ver con los elementos dentro del modelo de negocios, que van desde quién es la audiencia, los métodos para atraerla, qué ofrece la empresa hasta cómo hacer llegar dicha oferta al mercado.

2. Elementos dinámicos u operativos

Aquí pones en ejecución la maquinaria interna de la compañía, siendo tus colaboradores los principales responsables de la realización del plan; así aseguras el correcto funcionamiento de tu empresa. 

Los elementos tienen que ver con los procesos, flujos de trabajo, organigrama, mandos, áreas, equipos de trabajo, etcétera. 

3. Elementos de producción

Tienen que ver con la cadena de suministro: va desde lo que tu compañía requiere para operar y producir hasta tu rol dentro de una cadena productiva en la economía de tu localidad o país. 

Los elementos tienen que ver con materias primas, transporte, inventarios, canales de distribución, tiendas físicas o en línea, entre otros. 

4. Elementos humanos

Se refieren a todo lo que tiene que ver con las personas y la interacción de tu organización con ellos. Contempla a todas tus partes interesadas, con un especial enfoque en tu talento humano, que es el elemento principal que debes administrar y gestionar para que tu empresa se diferencie del resto de la competencia.

En esta etapa es de vital importancia mantener una correcta motivación y comunicación dentro de las diferentes áreas, de manera tal que que te permitan corregir las diferentes dificultades que se puedan presentar.

5. Elementos de información

Aquí se considera a los elementos intangibles que cada vez son más importantes en el mundo empresarial; es decir, los datos, indicadores, métricas, analítica, comportamientos de consumo y demás información que tengas a la mano y que se deba gestionar para fortalecer tu organización.

Elementos del proceso administrativo

Fase mecánica
Fase dinámica

Fase mecánica

n esta fase, el proceso administrativo se ve desde una perspectiva más estática y estructurada. Se centra en la planificación, la organización y el control de manera sistemática y predecible. Aquí, las actividades se llevan a cabo siguiendo procedimientos y normas establecidos, con énfasis en la eficiencia y la estandarización de procesos.

Fase dinámica

Por otro lado, la fase dinámica se enfoca en la flexibilidad, la adaptabilidad y la respuesta ágil a los cambios del entorno. Se presta más atención a la dirección y coordinación de las actividades en tiempo real, con énfasis en la innovación, la creatividad y la capacidad de reacción rápida ante desafíos imprevistos. En esta fase, el liderazgo juega un papel crucial en la motivación y alineación de los equipos hacia los objetivos organizacionales.

1. Planificación

En esta etapa defines los objetivos que esperas alcanzar, así como las estrategias a establecer para llegar a ellos. Debe realizarse un documento del plan a seguir, en el que se incluirán todas las actividades futuras del proceso administrativo, así como los plazos y tiempos que debe cumplir cada área de tu compañía.

La planeación es fundamental para que tengas un panorama correcto del comportamiento de tu negocio, así tendrás orden, seguimiento y verificación de las acciones. Puedes considerar políticas, procedimientos, flujos de trabajo, presupuestos y todo lo que afecte positiva o negativamente al interior de tu organización y a su operación exterior. Para esta etapa te puedes preguntar: ¿cómo se va a realizar y qué hacer?

2. Organización

Aquí debes establecer quién, cuándo y cómo se realizará cada tarea propuesta en la etapa de planificación, ya sea mediante la conformación de grupos de trabajo o la asignación de tareas individualizadas en función de sus habilidades y capacidades.

Cada área de trabajo debe dar cumplimiento con base en el plan trazado por la directiva, para que cada eslabón de la empresa se desarrolle de manera sincronizada. Debes dotar las herramientas necesarias para las asignaciones que les correspondan dentro del plan administrativo.

Como ya tienes a la vista los procesos y flujos de trabajo, puedes organizar funciones dentro de la empresa, niveles, mandos, entregas, equipos de trabajo, siempre atendiendo los objetivos. En esta fase puedes preguntarte: ¿cómo se divide el trabajo y quién hace qué?

3. Dirección

En este punto, se designará a un guía, quien se encargará de liderar todos los equipos de trabajo para que se apeguen al plan establecido. Debe apoyar al personal en todo momento ante cualquier necesidad que surja en el proceso y dar solución a las problemáticas que se puedan presentar en el camino.

Aquí puedes establecer diferentes liderazgos alineados con tu plan y lo que has organizado. Puedes implementar códigos y verificar que los equipos tengan una comunicación con sus líderes para que se mantengan motivados. Para esta etapa la pregunta sería: ¿cómo se va a realizar, cómo se debe hacer para alcanzar los objetivos de la mejor forma?

4. Integración

Aunque algunos teóricos hablan de solamente cuatro etapas del proceso administrativo, es oportuno agregar una fase más que tenga que ver con la acción. Esta es precisamente la integración de todo lo demás.

En este caso se tiene una coordinación de lo que contempla el plan, de lo que se ha organizado y de lo que se estableció cómo hacerlo, para ponerlo en marcha. Se contemplan aquí tus estrategias generales y particulares. La pregunta para esta etapa es: ¿qué se hará, quién y con qué lo debe realizar, cuáles serán las estrategias para conseguirlo?

5. Control

Aquí se comienza a supervisar el plan establecido a través de la medición y análisis de una serie de indicadores (por lo general se utilizan los KPI). Es una de las etapas más importantes, ya que la mayoría de los tipos de empresas operan en ambientes volátiles, por lo que su recurrente revisión y análisis es relevante para conocer el funcionamiento e impacto de los procesos administrativos implementados. Contribuye a analizar los puntos más altos y los más bajos, sus causas y sus posibles mejoras.

Aquí puedes establecer diferentes filtros de verificación de la calidad en tus productos y servicios, de tus procesos, de tu trato con el cliente, etc. El control te permite fijar estándares de observación, seguimiento y verificación, así como políticas y medidas para corregir el rumbo, si es necesario. La pregunta para esta fase es: ¿cómo se realizó y se hizo bien?

En el video que presento a continuación, Victor Plaza, docente del MBA en la Universidad Continental de Perú y consultor de empresas, habla acerca del proceso administrativo:

Cómo definir un proceso administrativo en tu organización

Para definir un proceso administrativo dentro de tu organización es necesario realizar una planeación prospectiva. Debes prepararte para el futuro con base en decisiones o circunstancias del presente definidas y lógicas, que te permitan establecer los objetivos generales y particulares para cada área; asimismo, debes definir las políticas y programas, y determinar los procedimientos.

Pasos de planeación para definir un proceso administrativo:
1. Realiza un análisis del presente 
2. Fija los objetivos 
3. Establece premisas
4. Implementa líneas de acción 

1. Realiza un análisis del presente 

Antes de implementar cualquier acción, debes realizar un análisis dentro de la empresa, así como su entorno. Para lo cual debes tener en claro qué es lo que deseas mejorar y cómo serán las cosas si se realizan cambios en los procedimientos actuales.

2. Fija los objetivos 

La definición de objetivos tanto principales como secundarios es otro punto que debe tenerse claro. Recuerda que los objetivos deben ser SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tener un tiempo. Todo el equipo de trabajo tiene que comprenderlos y aceptarlos.

3. Establece premisas 

El levantamiento de premisas también debe ser considerado de una manera lógica en el proceso. Debes crear supuestos de qué es lo que pasaría ante situaciones que es probable que ocurran respecto de la situación de la empresa y de su entorno. En suma, de lo que se trata es de tener en cuenta todas las variables que no puedes controlar y que podrían tener algún efecto en la actividad de la empresa y cómo estás preparado para enfrentarlas.

4. Implementa líneas de acción 

En este rubro es necesario comenzar a determinar cuáles son las líneas de acción que llevarás a cabo para alcanzar los objetivos propuestos; a partir de ahí debes analizar las fortalezas y debilidades, eligiendo las más adecuadas de acuerdo con tus metas a cumplir.

Cómo usar la plantilla de HubSpot para hacer un proceso administrativo 

En HubSpot hemos creado esta plantilla para desarrollar un proceso administrativo y que puedes descargar gratis. Solo tienes que seguir los pasos que se indican en el documento para ir realizando el proceso. En la plantilla te guiaremos en la formulación de planteamientos para las distintas etapas:

1.  Planificación

Aquí definirás objetivos y estrategias para guiar las acciones futuras de la organización, estableciendo un rumbo claro y medible.

2. Organización

Asigna recursos y responsabilidades de manera eficiente para garantizar una estructura organizativa coherente y funcional.

3. Dirección

Motiva y guía al equipo hacia el logro de los objetivos, proporcionando liderazgo efectivo y apoyo en el día a día.

4. Integración

Armoniza actividades y recursos para garantizar la cooperación y sinergia entre los diferentes elementos de la organización.

5. Control

Supervisa el progreso y desempeño de la organización, identificando desviaciones y tomando medidas correctivas según sea necesario.

Ejemplo de proceso administrativo en empresa de ventas en línea

Ejemplo de proceso administrativo

Todo este conjunto de pasos te permitirá llevar a cabo con éxito un proceso administrativo dentro de tu empresa. Puede ser tan flexible y adaptable a las necesidades o áreas en la que necesite ser implementado o en las que desees tener mayor competitividad y rendimiento de tu capital humano y financiero.

Una vez obtenido todo este planteamiento, elabora planes derivados de forma secundaria que aporten al plan general. No olvides cuantificar todo, desde las métricas en el cumplimiento de objetivos y el desempeño de tu capital humano hasta los rendimientos monetarios que estás generando.

Ahora que ya conoces qué es el proceso administrativo, sus fases y cómo crear uno, ya estás listo para avanzar en el crecimiento de tu negocio.

Preguntas frecuentes sobre el proceso administrativo

A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:

En conclusión, comprender y aplicar el proceso administrativo de manera efectiva es fundamental para el éxito y la eficiencia de cualquier organización. Al seguir las etapas de planificación, organización, dirección y control de forma sistemática, las empresas pueden alcanzar sus objetivos de manera más estructurada y eficaz.

La implementación adecuada de este proceso permite a los líderes y equipos gestionar recursos, tomar decisiones acertadas y adaptarse a los cambios de manera proactiva, lo que contribuye a la mejora continua y al crecimiento sostenible de la organización. ¡No dudes en poner en práctica los principios del proceso administrativo para potenciar el rendimiento y el logro de metas en tu empresa!

Plantilla para crear tu proceso administrativo empresarial

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