La mejora de procesos organizacionales sigue siendo un gran reto para todas las empresas. Esto ha tenido como consecuencia que las empresas busquen las mejores formas de construir una relación interna lo suficientemente fuerte para hacerle frente a los desafíos que surjan en el camino.

Algunas compañías optan por capacitaciones, mientras que otras adoptan metodologías de gestión corporativa que les ayuden a ver sus fallas e idear las soluciones más optimas para su mejoramiento.<< Descarga gratis la plantilla para elaborar un plan de ventas para tu empresa  >> 

Uno de los métodos más utilizados por las empresas es el método Kaizen. Esta filosofía, que tiene sus orígenes en Japón, surgió en la década de 1950 como una forma de mejorar y reconstruir el sistema después de la Segunda Guerra Mundial.

Si no conocías de su existencia, en este artículo te hablaremos un poco más acerca de su funcionamiento y los beneficios que tiene para las empresas y su mejora de proceso. 

Kaizen proviene de la combinación de las palabras japonesas kai que significa cambio y zen, «bueno». Su filosofía se centra en la idea de que si eres capaz de hacer algo bien, puedes hacerlo mejor. Además, propone ver los problemas como áreas de oportunidad para mejorar las cosas. Una de sus ventajas es que, no importa cuán grande o pequeño sea el logro, solo busca que las mejoras sean constantes.  

La filosofía Kaizen tiene como base 10 principios fundamentales:

  1. Descarta las ideas convencionales.
  2. Haz que las cosas sucedan: piensa en cómo hacerlas y no por qué no se pueden hacer.
  3. No te excuses ni justifiques el pasado: cuestiona tus prácticas pasadas y rescata las que fueron mejores. 
  4. Si algo está mal o has cometido un error, remédialo inmediatamente. 
  5. No busques la perfección, hazlo rápido —incluso si es el 50% del objetivo. 
  6. Creatividad antes que capital: usa tu sabiduría. 
  7. Desarrollas sabiduría cuando te enfrentas a las dificultades. 
  8. Pregunta «Por qué» cinco veces para buscar la raíz del problema. 
  9. Busca la sabiduría de muchas personas en lugar del conocimiento de solo una.
  10. Nunca dejes de mejorar.  

Como ya lo mencionamos, el método Kaizen es popular entre las metodologías de mejora de procesos para la empresa; pero ¿cuál es su papel y sus beneficios? A continuación profundizamos un poco más acerca de su función en la mejora de procesos.

¿Para qué sirve el método Kaizen de mejora de procesos?

Kaizen, en la mejora de procesos, puede ser vista como una filosofía y un método. En el primer caso, motiva a los empleados a que tengan un crecimiento constante a nivel personal y profesional. A través de esto, busca que estos cambios positivos los lleven a cabo dentro de sus organizaciones.

Como método, proporciona herramientas y recomendaciones que ayudan a crear un plan de acción para implementar las mejoras necesarias. Facilita que las empresas visualicen sus fallas o deficiencias, permite que busquen cómo solucionarlas, y que apliquen y mantengan un seguimiento estratégico para evitar caer de nuevo en los mismos errores. También fortalece a los equipos internos para futuros percances. 

Para conseguir un mejor ambiente laboral, el método Kaizen, en su idea más disciplinada, busca eliminar o disminuir las imperfecciones dentro de una organización. Esto puede ser a través de la supresión de procesos poco funcionales o tiempos improductivos. Para esto, aplica el juego de las cinco S que consiste en lo siguiente:

  1. Seiri (clasificación): consiste en identificar y clasificar lo que sirve y lo que no en los procesos organizacionales. Lo que no es funcional se aparta o elimina por completo. De esta manera, el proceso solo contará con las herramientas y funciones que realmente necesita. 
  2. Seiton (organización): invita a ordenar lo previamente clasificado para encontrar la forma más fácil de realizarlo o encontrarlo. En este paso es común que se detecten tiempos improductivos y empiecen a eliminarse. 
  3. Seiso (limpieza): tanto a nivel personal como laboral, este método espera que todo tenga un buen mantenimiento y se eliminen los residuos. Un espacio limpio puede aumentar la motivación de los colaboradores. 
  4. Seiketsu (estandarización): esto puede tomarse como una primera evaluación para asegurar que los cambios hasta ahora implementados estén funcionando o no. Una vez que se hayan encontrado las mejoras de proceso, todos los miembros de la empresa deben aplicarlas para que el método cumpla con sus objetivos. 
  5. Shitsuke (Mejoramiento constante): aquí se fomenta la disciplina y el autocontrol para el mejoramiento de la productividad. Este método no es definitivo y debe trabajarse todos los días para que funcione. La empresa entera es responsable de mantener esta mejora de procesos y asegurarse de que continúe marchando con éxito. 

Ventajas del método Kaizen

El método Kaizen es muy funcional sobre todo en aquellas empresas con trabajo estandarizado. Entre las principales ventajas generales que surgen de que estos dos conceptos trabajen juntos se encuentran:

  • Aporta sentido de pertenencia, valor y determinación a los empleados. Esto, por automático, eleva su seguridad y autoestima laboral y personal. 
  • Crea un enfoque más sutil que lleva a que todos acepten e implementen los cambios de procesos. 
  • Fomenta la disciplina para que los errores o deficiencias sean cada vez menos comunes. 
  • Refuerza al equipo de trabajo con herramientas y soluciones. 
  • Establece protocolos y sistemas para mejora de procesos a corto, mediano y largo plazo. 

Para la mayoría de las empresas, existe un gran esfuerzo por eliminar las deficiencias que limiten o repriman su productividad. Además, la búsqueda de la perfección y el aumento de la calidad, sin duda, son aspectos que le quitan el sueño a cualquier compañía que busca mantenerse competitiva.

El método Kaizen, como has podido comprobar, va más allá de solo el mejoramiento de procesos, pues también trabaja de manera personal con los colaboradores para el desarrollo de buenos hábitos. Esto, a su vez, provoca otros beneficios a nivel individual como :

  • Satisfacción del empleado: una empresa que trabaja bajo la metodología Kaizen tiene una cultura centrada en el trabajo en equipo y el cambio. Todos puede compartir sus ideas, lo que fomenta la participación y el compañerismo. 
  • Incremento en su eficiencia: al tener procesos más planificados y organizados, los empleados saben qué actividades les corresponden y cómo aprovechar su tiempo. Esto los hace más eficientes y productivos. 

7 pasos para implementar el método Kaizen

Como ya lo mencionamos, el método Kaizen es un proceso constante que debe permanecer en la estrategia organizacional de las empresas para realizar las optimizaciones como un elemento regular y que se monitorea constantemente. Para hacerlo, existe un proceso definido para implementarlo que consta de siete pasos.

1.  Forma un equipo de trabajo

Antes de empezar a buscar las deficiencias en el proceso empresarial, es importante que designes a un equipo de colaboradores que serán los responsables de implementar con eficacia el método Kaizen. Este grupo debe estar integrado por miembros de diferentes áreas, por ejemplo: una persona de ventas, otra de producción, una más de marketing y alguien de recursos humanos. 

La diversidad en el equipo te permitirá que haya más diversidad y diferentes conocimientos que serán de ayuda para cada etapa de adopción de la metodología Kaizen para la mejora de procesos. Otro punto vital es que este grupo designará al líder que se encargará de que todos cumplan con sus compromisos y se asegure de que todo marche de la mejor forma.

2. Define los objetivos

Ningún método o estrategia puede iniciarse si no se conocen los objetivos a los que se busca llegar. Por ello, define cuáles son los procesos que deseas mejorar. Algunos de los más comunes son el aumento de calidad de productos, servicios o atención al cliente, productividad o la reducción de accidentes. 

Ya que habrá un trabajo en equipo, es importante que tú y los demás miembros del equipo designado se aseguren de que todos los miembros de la empresa tengan conocimiento de que habrá una serie de cambios y se sientan lo suficientemente motivados para tomar las acciones necesarias de la mejor manera posible.

3. Recolecta y analiza los datos 

Para que puedas conocer las causas que están llevando a una falla o deficiencia en los procesos, requerirás de una visualización completa de la empresa. Existen varias herramientas que puedes utilizar para encontrar información estratégica. Estas son algunas de las más útiles:

  • Diagrama de Pareto: te permite asignar un orden de prioridades para afirmar que cada elemento o factor contribuye a un mismo efecto. En el diagrama se colocan los problemas «poco vitales y los más triviales». El diagrama de Pareto también es conocido como curva 80% - 20%, pues se destaca que el 20% del esfuerzo supone el 80% de los resultados y viceversa. 
  • Hoja de chequeo: también llamada hoja de verificación, es un formato impreso en el que registrarás y compilarás datos según la ocurrencia de determinados sucesos. Verás que su utilización es muy sencilla para registrar, sobre todo, datos sistemáticos que después te servirán para analizar y detectar los problemas en cuestión. 
  • Diagrama de dispersión: se usa comúnmente para mostrar cómo dos variables se relacionan entre sí. De esta manera podrás estudiar todas las conexiones que haya entre diversos factores, problemas o causas relacionadas a la calidad. Con este diagrama tienes a tu disposición hacer un análisis de las variables y determinar si tienen una correlación positiva, negativa o nula

4. Observa y monitorea el proceso

Como en todo proceso, es fundamental detenerse un poco a ver cómo van las cosas. En esta fase deberás enfocarte en el análisis de los datos recolectados, a fin de verificar que todo esté claro y correcto. Esta etapa es muy importante, pues aquí podrás empezar a visualizar las deficiencias o daños en el proceso empresarial.

5. Diseñen las estrategias y un plan de acción 

Una vez que se hayan identificado los daños en el proceso organizativo, lo siguiente es que el equipo designado haga una lluvia de ideas hasta determinar cuáles son las vías de solución más óptimas. Todos los planes de acción que diseñen tienen que estar registrados con fechas, descripción de actividades/labores y personas encargadas de realizarlos.

6. Hagan seguimiento de los cambios 

Conforme va pasando el tiempo, el equipo responsable debe realizar un monitoreo constante de los cambios implementados para comprobar si están funcionando o no. El seguimiento es muy importante, ya que ayudará a saber si alguna acción no está dando los resultados esperados y debe ser cambiada. 

Para hacer comparativas, pueden ocupar herramientas como Minitab. En ella se agregan datos de Excel para hacer análisis estadísticos. Lo mejor de todo es que su uso es muy sencilla y cualquiera en el equipo podrá tener acceso a la información y analizarla.

7. Estandariza y documenta

Cuando ya se hicieron las comparativas y cambios necesarios y la mejora de procesos se ha conseguido con éxito, el último paso será que comprueben que todos los miembros de la empresa implementen las estrategias y cambios en su día a día. Una buena forma de establecer este nuevo proceso es documentándolo. Este puede ser a través de un manual de procedimientos hecho a cargo de una persona designada o como un trabajo en equipo realizado por el grupo designado. Una vez terminado el manual, deberá compartirse a toda la compañía y ser entregado a los nuevos elementos que se sumen en el futuro. 

Como una recomendación extra, si deseas implementar el método Kaizen para la mejora de procesos de tu empresa, considera hacer reuniones periódicas con los miembros de tu equipo o áreas de la compañía. De esta manera podrás conocer su percepción del cambio y saber si están satisfechos con las estrategias que se han implementado como resultado del método. 

Ejemplos del uso del método Kaizen

La gran ventaja de este método es que se aplica en todo tipo de procesos. Incluso en la vida personal puedes crear un cambio de hábitos positivos que te ayuden a tener mayor concentración en cualquier actividad, a ser más ordenado o a tomar mejores decisiones. 

Ahora, te compartimos una serie de ejemplos donde el método Kaizen puede aplicarse para la mejora de procesos empresariales.

Espacio de trabajo 

Seguro más de una vez has dejado tu escritorio o cubículo lleno de documentos, plumas, apuntes y hasta más de una taza de café usada. Y si bien esto es normal de vez en cuando, tener así tu lugar de trabajo todo el tiempo solo te generará estrés y te hará perder la motivación para tus actividades. 

En un aspecto tan sencillo, el método Kaizen puede ayudarte a crear mejores hábitos de organización y limpieza. De esta forma, al terminar tu jornada laboral podrás dejar ordenado tu espacio para el día siguiente. Si piensas en los beneficios para tu productividad, verás que el esfuerzo es una buena inversión: cada día que llegues a tu oficina sabrás que no perderás tiempo ordenando o intentando encontrar un documento importante, pues todo lo tendrás clasificado y en su lugar.

Redacción de un contenido o presentación de ventas 

El método Kaizen puede ser muy útil en los procesos creativos. Por ejemplo, quizá algún representante de ventas se percate de que sus presentaciones comerciales no están siendo tan efectivas como quisiera y sencillamente no han persuadido a ningún prospecto. El problema o la deficiencia existe; ahora, a través de un análisis del contenido que realizó, podrá darse cuenta de qué parte es la que está fallando. 

Quizá no haya incluido datos duros, estadísticos o casos de éxito que al prospecto podrían serle de interés. O tal vez su presentación era demasiado larga y con mucho texto; esto la ha tornado cansada y confusa, por lo que los clientes potenciales simplemente dejaron de ponerle atención. 

Una vez que haya detectado la falla, puede poner en marcha algún plan de acción para solucionarlo. Esto puede ser, por ejemplo, pedir asesoría a un experto en generación de contenido para el área de ventas o acercarse a un compañero de su área con más experiencia para que lo ayude a diseñar un proceso de creación de contenido valioso.

El vendedor hará entonces una nueva presentación con base en las buenas prácticas de generación de contenido para ventas, lo siguiente será ver su presentación en acción. Claro que, antes de mostrarla nuevamente a un cliente potencial, puede enseñarla al resto de sus compañeros o incluso amigos o familiares para que le den una opinión previa. Así sabrá si hay cosas que cambiar o si algunas no tienen la suficiente claridad. 

Cuando la presentación empiece a tener resultados o comentarios positivos, sabrá que su proceso de creación ha sido mejorado, por lo que lo podrá estandarizar y adoptarlo para realizar los materiales nuevos que deba mostrar. De esta forma, el método Kaizen es útil para desechar información poco relevante y agregar otra más interesante y útil. 

Y como sabemos que quizá estos ejemplos no sean suficiente, a continuación te dejamos una lista de compañías que hacen uso de este método para mejorar sus procesos diarios.

3 empresas que utilizan el método Kaizen

Quizá te sorprenda verlas o tal vez te expliques el éxito de las siguientes empresas que utilizan este método para mantener las mejoras como una constante.

1. Amazon 

Empresas que impementan el método Kaizen: Amazon

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La compañía de e-commerce más grande en el mercado hace uso del método Kaizen a través de un enfoque employee centric. Amazon sabe que sus empleados son pieza clave en su cadena de valor y si quieren que sus procesos marchen con éxito, necesitan que sus trabajadores estén felices. 

Mediante el método Kaizen, Amazon cuenta con un programa de optimización de procesos para la reducción de errores. Este consiste en escuchar día a día lo que sus colaboradores tienen que expresar. Si tienen algún problema, no dudan en aportar las herramientas y soluciones más innovadoras para que puedan realizar sus actividades sin complicaciones. 

Gracias a este enfoque, la compañía ha podido implementar la herramienta de Safety Leadership Index. Este sistema en línea mide la percepción de los empleados en cuanto a temas de seguridad laboral. A su vez, Amazon estandariza sus procesos para que el trabajo de todos los equipos sea más fácil, seguro y eficiente.

2. Toyota 

Toyota, empresa kaizen

Imagen de 1000marcas

Sí hay una razón por la que Grupo Toyota siempre se encuentra en los primeros puestos del ranking mundial de constructores de automóviles.  La implementación del método Kaizen dio comienzo al llamado Sistema de Producción Toyota o también conocido como Sistema Just-In-Time (producción justo a tiempo). 

A través de esto, el sistema va eliminando todo tipo de desperdicios con respecto a su producción. Y, como es de esperarse, el método Kaizen, mediante un proceso de continuos progresos, ha conseguido que Toyota pueda fabricar vehículos de manera más rápida y eficiente con el objetivo de entregar los autos lo más pronto posible a los clientes.

3. Helvex

Helvex, empresa que aplica el método Kaizen

Imagen de PCQ

Helvex es una empresa mexicana de productos institucionales y residenciales para baño y cocina. Hoy, con más de 60 años en el mercado, sigue adoptando la metodología Kaizen como parte de su filosofía y mejoramiento de procesos de manufactura. Su aplicación les ha dado resultados como el ahorro en calidad, costes y servicio. 

En al menos un periodo de 10 años ha realizado más de 600 sesiones de Kaizen para estudiar los problemas a los que se enfrentan y encontrar las soluciones más optimas. 

¿Estás listo para mejorar tus procesos como estas y otras compañías? Estamos seguros de que adoptando este método en tu empresa, empezarás a detectar todo aquello que ha obstaculizado tu crecimiento o imposibilitado el alcance más eficaz de resultados. Rodéate de un equipo experimentado y comiencen a cambiar el rumbo de la compañía.

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Publicado originalmente el 12 de octubre de 2020, actualizado el 12 de octubre de 2020

Topics:

Mejora de procesos