Método Kaizen: qué es y cómo implementarlo

La mejora de procesos organizacionales sigue siendo un gran reto para todas las empresas. Esto ha tenido como consecuencia que estas busquen las mejores formas de construir una relación interna lo suficientemente fuerte para hacer frente a los desafíos que surjan en el camino.

Algunas compañías optan por capacitaciones, mientras que otras adoptan metodologías de gestión corporativa que les ayuden a ver sus fallas e idear las soluciones más optimas para su mejoramiento. Una de las estrategias más utilizadas por las empresas es el método Kaizen.

En este artículo te cuento todo lo que tienes que saber para utilizarlo en tu empresa y te presento algunos casos exitosos de implementación.

Este enfoque se centra en la idea de que si alguien es capaz de hacer algo bien, también es capaz de hacerlo mejor. Además, propone ver los problemas como áreas de oportunidad para mejorar las cosas. Una de sus ventajas es que, no importa cuán grande o pequeño sea el logro, solo busca que las mejoras sean constantes.

Origen del método Kaizen

Kaizen es un término de origen japonés que está compuesto de las palabras kai, que significa «cambio», y zen, «bueno». Por ello, podríamos decir que es un enfoque basado en la búsqueda de perfeccionamiento siempre que exista la posibilidad de hacer un cambio para bien en un proceso.

A pesar de que esta mentalidad puede remitirnos al pensamiento oriental, lo cierto es que la invención del método se dio en los Estados Unidos en la década de los años 40, durante la Segunda Guerra Mundial. Fue el ingeniero W. Edwards Deming quien desarrollaría una metodología para elevar la productividad en las empresas con el fin de reducir gastos y mejorar la calidad de los productos. 

Esta metodología fue especialmente popular en Japón, donde los estragos de la guerra hicieron que las empresas buscaran formas de consolidar sus negocios en un ambiente con pocos recursos. Gracias al trabajo de Deming, las compañías cayeron en cuenta de que el único modo de progresar era haciendo cambios día con día que aseguraran una evolución positiva. Esto daría luz a la filosofía Kaizen que conocemos hoy en día.

Los 10 principios de la filosofía Kaizen

La filosofía Kaizen tiene como base 10 principios fundamentales:

1. Descarta las ideas convencionales.
2. Haz que las cosas sucedan: piensa en cómo hacerlas y no por qué no se pueden hacer.
3. No te excuses ni justifiques el pasado: cuestiona tus prácticas pasadas y rescata las que fueron mejores. 
4. Si algo está mal o has cometido un error, remédialo inmediatamente. 
5. No busques la perfección; hazlo rápido —incluso si es el 50 % del objetivo. 
6. Creatividad antes que capital: usa tu sabiduría. 
7. Desarrollas sabiduría cuando te enfrentas a las dificultades. 
8. Pregunta «Por qué» cinco veces para buscar la raíz del problema. 
9. Busca la sabiduría de muchas personas en lugar del conocimiento de solo una.
10. Nunca dejes de mejorar. 

El método es popular entre las metodologías de mejora de procesos para las empresas debido a que es realmente fácil de implementar. Revisemos sus principales características y veamos cómo puede beneficiar a tu empresa.

Características del método Kaizen

Si bien cualquiera puede adoptar una filosofía Kaizen, lo cierto es que su implementación solo se da por creer en ella. Por el contrario, requiere cumplir con algunas características que detallo para ti a continuación.

Implica un cambio de mentalidad

Muchas veces las empresas quieren llevar a cabo cambios radicales. Esto es entendible en tanto el mercado cambia día con día y mantenerse productivos exige estar a la vanguardia. El método también persigue estos objetivos, pero desde un punto de vista más prudente y paulatino.

Esto implica llevar a cabo un cambio de mentalidad en el que reconozcamos que existen limitantes para reinventar nuestra operatividad y forma de trabajo. Además, reconoce que ante este panorama lo mejor es trabajar día con día para ser mejores y no buscar serlo de un día para otro. 

Se basa en los pequeños cambios

De la mano con el punto anterior, el método Kaizen no busca hacer grandes cambios estructurales, sino crear conciencia en que los pequeños cambios y las acciones cotidianas pueden incidir enormemente en el gran panorama.

Lo importante es que se reconozca que cada acción bien planeada tiene efectos en la operatividad general. Y la suma de estas mejoras puede hacer más eficiente, productiva y sólida a la organización. 

Es un enfoque integrativo

Otro aspecto a considerar es que es ideal para optimizar las estrategias de trabajo en equipo. Al final del día, una empresa no es sino la suma de personas que buscan un objetivo común. Por ello, si todos se esfuerzan en ser mejores cada día, la empresa también lo será.

Por otro lado, debido a que el método busca mejorar procesos, no puede descuidar que los protocolos y métodos de trabajo deben ser seguidos por todos lo miembros de una empresa. De ahí la importancia de que todos adopten este enfoque. 

Opera mediante un pensamiento orientado a procesos

Por otro lado, ve a la productividad como un proceso que implica cadenas de trabajo. Esto significa que las empresas que adoptan este enfoque deben asumir un pensamiento orientado a procesos. 

Por un lado, el enfoque invita a las empresas a pensar hacia dónde quieren dirigir sus esfuerzos. Complementariamente, será necesario que se cuestionen cómo pueden hacerlo progresivamente. 

Requiere planeación antes de ser implementado

Del punto anterior, también se desprende que el método Kaizen requiere una buena planificación antes de ser implementado. Si no sabes qué esperas de tu empresa no puedes establecer mejoras en tus procesos. Por ello, debes tener una visión a futuro y asegurarte de que la cumples día con día. 

Ahora profundicemos un poco más en las funciones y ventajas que ofrece este método, en la mejora de procesos.

Para qué sirve el método Kaizen de mejora de procesos

Kaizen, en la mejora de procesos, puede ser vista como una filosofía y un método. En el primer caso, motiva a los empleados a que tengan un crecimiento constante a nivel personal y profesional. A través de esto, busca que estos cambios positivos los lleven a cabo dentro de sus organizaciones.

Como método, proporciona herramientas y recomendaciones que ayudan a crear un plan de acción para implementar las mejoras necesarias. Facilita que las empresas visualicen sus fallas o deficiencias, permite que busquen cómo solucionarlas y que apliquen y mantengan un seguimiento estratégico para evitar caer de nuevo en los mismos errores. También, fortalece a los equipos internos para futuros percances.

Beneficios del método Kaizen

El método Kaizen puede ser implementado en cualquier empresa, aunque es especialmente funcional en empresas que ya cuentan con un trabajo estandarizado. En cualquier caso, los beneficios que conlleva esta metodología son muchos; revisemos cada uno de ellos.

Eleva la moral

Para la mayoría de las empresas, existe una necesidad por eliminar las deficiencias que limiten o repriman su productividad. Además, la búsqueda de la perfección y el aumento de la calidad, sin duda, son aspectos que le quitan el sueño a cualquier compañía que busca mantenerse competitiva.

Al impulsar este método, aportas sentido de pertenencia, valor y determinación a los empleados. Esto, en automático, eleva su seguridad y autoestima laboral y personal. 

Fomenta la creación de mentalidades positivas

Aplicar un enfoque Kaizen crea una mentalidad proactiva que lleva a que todos acepten e implementen los cambios de procesos. Esto hace que las personas estén abiertas al cambio y lo vean no solo como algo bueno, sino necesario para mejorar. 

Además, fomenta la disciplina para que los errores o deficiencias sean cada vez menos comunes y trabaja de manera personal con los colaboradores para el desarrollo de buenos hábitos. 

Estandariza procesos

El método también refuerza al equipo de trabajo mediante el uso de herramientas y soluciones adecuadas para sus necesidades. Esto hace que se puedan establecer protocolos y sistemas para mejora de procesos a corto, mediano y largo plazo.

Asimismo, facilita que todos trabajen de la mano y que exista un plan común de trabajo. 

Promueve la satisfacción del empleado

Una empresa que trabaja bajo la metodología Kaizen tiene una cultura centrada en el trabajo en equipo y el cambio. Cada miembro puede compartir sus ideas, lo que fomenta la participación y el compañerismo.

Esto detona un mejor ambiente laboral, crea comunidades de trabajo y facilita la comunicación y el trabajo coordinado. 

Incrementa la eficiencia y productividad

Al tener procesos más planificados y organizados, los empleados y empleadas saben qué actividades les corresponden y cómo aprovechar su tiempo. Esto los hace más eficientes y productivos.

Al final del día, lo que debe perseguir tu estrategia es justamente hacer que tus procesos sean cada vez más pertinentes, rápidos y seguros. Y esto solo lo lograrás si tienes en mente que a cada paso debes ser mejor. 

Las 5 S del método Kaizen

Para conseguir un mejor ambiente laboral, en su idea más disciplinada, busca eliminar o disminuir las imperfecciones dentro de una organización. Esto puede ser por medio de la supresión de procesos poco funcionales o tiempos improductivos. Para esto, aplica el juego de las 5 S que consiste en lo siguiente:

1. Seiri (clasificación)

Consiste en identificar y clasificar lo que sirve y lo que no en los procesos organizacionales. Lo que no es funcional se aparta o elimina por completo. De esta manera, el proceso solo contará con las herramientas y funciones que realmente necesita. 

2. Seiton (organización)

Invita a ordenar lo previamente clasificado para encontrar la forma más fácil de realizarlo o encontrarlo. En este paso es común que se detecten tiempos improductivos y empiecen a eliminarse. 

3. Seiso (limpieza)

Tanto a nivel personal como laboral, este método espera que todo tenga un buen mantenimiento y se eliminen los residuos. Un espacio limpio puede aumentar la motivación de los colaboradores. 

4. Seiketsu (estandarización)

Esto puede tomarse como una primera evaluación para asegurar de que los cambios hasta ahora implementados estén funcionando. Una vez que se hayan encontrado las mejoras de proceso, todos los miembros de la empresa deben aplicarlas para que el método cumpla con sus objetivos. 

5. Shitsuke (mejoramiento constante)

Aquí se fomenta la disciplina y el autocontrol para el mejoramiento de la productividad. Este método no es definitivo y debe trabajarse todos los días para que funcione. La empresa entera es responsable de mantener esta mejora de procesos y de asegurarse que continúe marchando con éxito. 

1.  Forma un equipo de trabajo

Antes de empezar a buscar las deficiencias en el proceso empresarial, es importante que designes a un equipo de colaboradores que serán responsables de implementar con eficacia el método Kaizen. Este grupo debe estar integrado por miembros de diferentes áreas, por ejemplo: una persona de ventas, otra de producción, una más de marketing y alguien de recursos humanos.

La diversidad en el equipo te permitirá que haya más experiencias y diferentes conocimientos que serán de ayuda para cada etapa de adopción. Otro punto vital, es que este grupo designará a la persona líder que se encargará de que todos cumplan con sus compromisos y se asegure de que el proceso marche de la mejor forma.

2. Define los objetivos

Ningún método o estrategia puede iniciarse si no se conocen los objetivos a los que se busca llegar. Por ello, define cuáles son los procesos que deseas mejorar. Algunos de los más comunes son el aumento de calidad de productos, servicios o atención al cliente, productividad o la reducción de accidentes. 

Ya que habrá un trabajo en equipo, es importante que tú y los demás integrantes del equipo designado se aseguren de que todos los miembros de la empresa tengan conocimiento de que habrá una serie de cambios y se sientan lo suficientemente motivados para tomar las acciones necesarias de la mejor manera posible.

3. Recolecta y analiza los datos

Para que puedas conocer las causas que están llevando a una falla o deficiencia en los procesos, requerirás de una visualización completa de la empresa. Existen varias herramientas que puedes utilizar para encontrar información estratégica. Estas son algunas de las más útiles:

• Diagrama de Pareto: te permite asignar un orden de prioridades para confirmar que cada elemento o factor contribuye a un mismo efecto. En el diagrama se colocan los problemas «poco vitales y los más triviales». El diagrama de Pareto también es conocido como curva 80 % - 20 %, pues se destaca que el 20 % del esfuerzo supone el 80 % de los resultados y viceversa. 
• Hoja de chequeo: también llamada hoja de verificación, es un formato impreso en el que registrarás y compilarás datos según la ocurrencia de determinados sucesos. Verás que su utilización es muy sencilla para registrar, sobre todo, datos sistemáticos que después te servirán para analizar y detectar los problemas en cuestión. 
• Diagrama de dispersión: se usa comúnmente para mostrar cómo dos variables se relacionan entre sí. De esta manera, podrás estudiar todas las conexiones que haya entre diversos factores, problemas o causas relacionadas a la calidad. Con este diagrama, tienes a tu disposición poder hacer un análisis de las variables y determinar si tienen una correlación positiva, negativa o nula. 

4. Observa y monitorea el proceso

Como en todo proceso, es fundamental detenerse un poco a ver cómo van las cosas. En esta fase deberás enfocarte en el análisis de los datos recolectados, a fin de verificar que todo esté claro y correcto. Esta etapa es muy importante, pues aquí podrás empezar a visualizar las deficiencias o daños en el proceso empresarial.

5. Diseña las estrategias y un plan de acción 

Una vez que se hayan identificado los daños en el proceso organizativo, lo siguiente es que el equipo designado haga una lluvia de ideas hasta determinar cuáles son las vías de solución más óptimas. Todos los planes de acción que diseñen tienen que estar registrados con fechas, descripción de actividades/labores y personas encargadas de realizarlos.

6. Hagan seguimiento de los cambios 

Conforme va pasando el tiempo, el equipo responsable debe realizar un monitoreo constante de los cambios implementados para comprobar si están funcionando o no. El seguimiento es muy importante, ya que ayudará a saber si alguna acción no está dando los resultados esperados y, entonces, debe ser cambiada. 

Para hacer comparativas, pueden ocupar herramientas como Minitab. En ella se agregan datos de Excel para hacer análisis estadísticos. Lo mejor de todo es que su uso es muy sencillo y cualquiera en el equipo podrá tener acceso a la información y analizarla.

7. Estandariza y documenta

Cuando ya se hicieron las comparativas, los cambios necesarios y la mejora de procesos se ha conseguido con éxito, el último paso será que comprueben que todos los miembros de la empresa implementen las estrategias y cambios en su día a día. Una buena forma de establecer este nuevo proceso es documentándolo. Esto puede ser a través de un manual de procedimientos que elabore una persona determinada o como un trabajo en equipo realizado por el grupo designado. Una vez terminado el manual, deberá compartirse a toda la compañía y ser entregado a los nuevos elementos que se sumen en el futuro. 

Como una recomendación extra, si deseas implementar el método Kaizen para la mejora de procesos de tu empresa, considera hacer reuniones periódicas con los miembros de tu equipo o áreas de la compañía. De esta manera, podrás conocer su percepción del cambio y saber si están satisfechos con las estrategias que se han implementado como resultado del método. 

1. Escucha activa y retroalimentación

Una forma de aplicación del método Kaizen es mediante la escucha activa de las necesidades de los empleados. Al final del día, son ellos quienes conocen la operatividad de la empresa de primera mano y quienes pueden identificar las fallas o áreas de oportunidad de los procesos.

Las empresas deben reconocer que sus empleados son pieza clave para alcanzar el éxito. Y la mejor forma de tomarlos en cuenta es escuchándolos. Si aplicas un enfoque centrado en el empleado, puedes optimizar tus operaciones en el día a día y, además, mejorar tu ambiente de trabajo.

2. Repetición continua de procesos

Seguro que has escuchado que la mejor forma de aprender es equivocándose. Al final del día, la prueba y el error son pasos necesarios para encontrar la fórmula correcta a la hora de ejecutar un proceso. Esto solo se puede hacer si nos permitimos equivocarnos y si somos lo suficientemente críticos para evaluar por qué y buscar cómo mejorar.

El método Kaizen sirve también para optimizar los procesos por medio de la iteración de operaciones. Al identificar en cada ciclo de producción las cosas que pueden optimizarse, las empresas pueden ir mejorando cada vez más el proceso. 

3. Creación de cronogramas de tareas

Otra forma de impulsar un enfoque así es mediante la calendarización precisa de tareas. Esto implica crear un programa detallado de las actividades a realizar con tiempos de entrega y con un calendario que sea del conocimiento de todos los empleados. 

El objetivo es que los trabajadores evalúen si están o no cumpliendo con las metas de tiempo y en caso de no hacerlo, que optimicen su trabajo para ser más productivos sin perder de vista la calidad de su labor. Así, cuentas con parámetros claros sobre qué debes hacer, pero con la posibilidad de ser siempre mejor. 

4. Organización del espacio

Este consejo puede parecer muy simple, pero es una de las mejores estrategias para optimizar procesos y hacer más sencillo el día a día de una empresa. Si organizas tus espacios físicos como oficinas, bodegas y plantas, te asegurarás de que puedes acceder a aquello que buscas de forma simple y rápida. 

Así, no perderás tiempo buscando cosas, despejando el espacio o indagando en dónde están. Esto también puede ayudarte en el plano digital para organizar tu información y ubicarla más fácilmente en tus espacios de almacenamiento. 

5. Implementación de herramientas de monitoreo

Por último, una buena estrategia de implementación del método Kaizen es mediante el uso de herramientas de control y monitoreo de desempeño en tus equipos de trabajo. Estas plataformas, como los CRM, ayudan a que los gerentes y líderes evalúen el desempeño de los trabajadores en cualquier lugar.

Gracias a estas plataformas, tu empresa puede delegar responsabilidades, establecer pautas de cumplimiento y monitorear en tiempo real el desempeño para hacer observaciones, corregir errores y optimizar procesos al momento. 

Ahora te dejamos una lista de compañías que hacen uso de este método para mejorar sus procesos diarios.

3 empresas que utilizan el método Kaizen

1. Amazon 

Imagen de Amazon

La compañía de ecommerce más grande en el mercado hace uso del método Kaizen a través de un enfoque employee centric. Amazon sabe que sus empleados son pieza clave en su cadena de valor y si quiere que sus procesos marchen con éxito, necesita que sus trabajadores estén felices. 

Mediante este, Amazon cuenta con un programa de optimización de procesos para la reducción de errores. Este consiste en escuchar día a día lo que sus colaboradores tienen que expresar. Si tienen algún problema, no dudan en aportar las herramientas y soluciones más innovadoras para que puedan realizar sus actividades sin complicaciones. 

Gracias a este enfoque, la compañía ha podido implementar la herramienta de Safety Leadership Index. Este sistema en línea mide la percepción de los empleados en cuanto a temas de seguridad laboral. A su vez, Amazon estandariza sus procesos para que el trabajo de todos los equipos sea más fácil, seguro y eficiente.

2. Toyota 

Imagen de 1000marcas

Sí hay una razón por la que Grupo Toyota siempre se encuentra en los primeros puestos del ranking mundial de constructores de automóviles. La implementación del método dio comienzo al llamado Sistema de Producción Toyota o también conocido como Sistema Just-In-Time (producción justo a tiempo).

El sistema va eliminando todo tipo de desperdicios con respecto a su producción. Y como es de esperarse, mediante un proceso de continuos progresos, Toyota puede fabricar vehículos de manera más rápida y eficiente con el objetivo de entregar los autos lo más pronto posible a los clientes.

3. Helvex

Imagen de PCQ

Helvex es una empresa mexicana de productos institucionales y residenciales para baño y cocina. Hoy, con más de 60 años en el mercado, sigue adoptando este enfoque como parte de su filosofía y mejoramiento de procesos de manufactura. Su aplicación les ha dado resultados como el ahorro en calidad, costes y servicio. 

En al menos un periodo de 10 años ha realizado más de 600 sesiones Kaizen para estudiar los problemas a los que se enfrentan y encontrar las soluciones más óptimas. 

¿Buscas mejorar tus procesos como estas y otras compañías? Al adoptar este método en tu empresa, empezarás a detectar todo aquello que ha obstaculizado tu crecimiento o imposibilitado el alcance más eficaz de resultados. Rodéate de un equipo experimentado y comiencen a cambiar el rumbo de la compañía.