Método Kaizen: definición, pasos y ejemplos

La mejora de procesos organizacionales sigue siendo un gran reto para todas las empresas. Esto ha tenido como consecuencia que las empresas busquen las mejores formas de construir una relación interna lo suficientemente fuerte para hacer frente a los desafíos que surjan en el camino.

Algunas compañías optan por capacitaciones, mientras que otras adoptan metodologías de gestión corporativa que les ayuden a ver sus fallas e idear las soluciones más optimas para su mejoramiento.

Uno de los métodos más utilizados por las empresas es el método Kaizen.

Esta filosofía, que tiene sus orígenes en Japón, surgió en la década de 1950 como una forma de mejorar y reconstruir el sistema después de la Segunda Guerra Mundial. Si no conocías de su existencia, en este artículo te hablaremos un poco más acerca de su funcionamiento y los beneficios que tiene.

Kaizen proviene de la combinación de las palabras japonesas kai, que significa «cambio», y zen, «bueno». Su filosofía se centra en la idea de que si eres capaz de hacer algo bien, puedes hacerlo mejor. Además, propone ver los problemas como áreas de oportunidad para mejorar las cosas. Una de sus ventajas es que, no importa cuán grande o pequeño sea el logro, solo busca que las mejoras sean constantes.

Los 10 principios de la filosofía Kaizen

La filosofía Kaizen tiene como base 10 principios fundamentales:

1. Descarta las ideas convencionales.
2. Haz que las cosas sucedan: piensa en cómo hacerlas y no por qué no se pueden hacer.
3. No te excuses ni justifiques el pasado: cuestiona tus prácticas pasadas y rescata las que fueron mejores. 
4. Si algo está mal o has cometido un error, remédialo inmediatamente. 
5. No busques la perfección; hazlo rápido —incluso si es el 50% del objetivo. 
6. Creatividad antes que capital: usa tu sabiduría. 
7. Desarrollas sabiduría cuando te enfrentas a las dificultades. 
8. Pregunta «Por qué» cinco veces para buscar la raíz del problema. 
9. Busca la sabiduría de muchas personas en lugar del conocimiento de solo una.
10. Nunca dejes de mejorar. 

Como ya lo mencionamos, el método Kaizen es popular entre las metodologías de mejora de procesos para la empresa; pero ¿cuál es su papel y sus beneficios? A continuación, profundizamos un poco más acerca de su función en la mejora de procesos.

¿Para qué sirve el método Kaizen de mejora de procesos?

Kaizen, en la mejora de procesos, puede ser vista como una filosofía y un método. En el primer caso, motiva a los empleados a que tengan un crecimiento constante a nivel personal y profesional. A través de esto, busca que estos cambios positivos los lleven a cabo dentro de sus organizaciones.

Como método, proporciona herramientas y recomendaciones que ayudan a crear un plan de acción para implementar las mejoras necesarias. Facilita que las empresas visualicen sus fallas o deficiencias, permite que busquen cómo solucionarlas y que apliquen y mantengan un seguimiento estratégico para evitar caer de nuevo en los mismos errores. También fortalece a los equipos internos para futuros percances.

Las 5 S del método Kaizen

Para conseguir un mejor ambiente laboral, el método Kaizen, en su idea más disciplinada, busca eliminar o disminuir las imperfecciones dentro de una organización. Esto puede ser por medio de la supresión de procesos poco funcionales o tiempos improductivos. Para esto, aplica el juego de las 5 S que consiste en lo siguiente:

1. Seiri (clasificación)

Consiste en identificar y clasificar lo que sirve y lo que no en los procesos organizacionales. Lo que no es funcional se aparta o elimina por completo. De esta manera, el proceso solo contará con las herramientas y funciones que realmente necesita. 

2. Seiton (organización)

Invita a ordenar lo previamente clasificado para encontrar la forma más fácil de realizarlo o encontrarlo. En este paso es común que se detecten tiempos improductivos y empiecen a eliminarse. 

3. Seiso (limpieza)

Tanto a nivel personal como laboral, este método espera que todo tenga un buen mantenimiento y se eliminen los residuos. Un espacio limpio puede aumentar la motivación de los colaboradores. 

4. Seiketsu (estandarización)

Esto puede tomarse como una primera evaluación para asegurar que los cambios hasta ahora implementados estén funcionando o no. Una vez que se hayan encontrado las mejoras de proceso, todos los miembros de la empresa deben aplicarlas para que el método cumpla con sus objetivos. 

5. Shitsuke (Mejoramiento constante)

Aquí se fomenta la disciplina y el autocontrol para el mejoramiento de la productividad. Este método no es definitivo y debe trabajarse todos los días para que funcione. La empresa entera es responsable de mantener esta mejora de procesos y asegurarse de que continúe marchando con éxito. 

Ventajas del método Kaizen

El método Kaizen es muy funcional sobre todo en aquellas empresas con trabajo estandarizado. Entre las principales ventajas generales están que:

• Aporta sentido de pertenencia, valor y determinación a los empleados. Esto, por automático, eleva su seguridad y autoestima laboral y personal. 
• Crea un enfoque más sutil que lleva a que todos acepten e implementen los cambios de procesos. 
• Fomenta la disciplina para que los errores o deficiencias sean cada vez menos comunes. 
• Refuerza al equipo de trabajo con herramientas y soluciones. 
• Establece protocolos y sistemas para mejora de procesos a corto, mediano y largo plazo.

Para la mayoría de las empresas, existe un gran esfuerzo por eliminar las deficiencias que limiten o repriman su productividad. Además, la búsqueda de la perfección y el aumento de la calidad, sin duda, son aspectos que le quitan el sueño a cualquier compañía que busca mantenerse competitiva.

El método Kaizen, como has podido comprobar, va más allá de solo el mejoramiento de procesos, pues también trabaja de manera personal con los colaboradores para el desarrollo de buenos hábitos. Esto, a su vez, provoca otros beneficios a nivel individual como:

• Satisfacción del empleado: una empresa que trabaja bajo la metodología Kaizen tiene una cultura centrada en el trabajo en equipo y el cambio. Cada miembro puede compartir sus ideas, lo que fomenta la participación y el compañerismo.
• Incremento en su eficiencia: al tener procesos más planificados y organizados, los empleados y empleadas saben qué actividades les corresponden y cómo aprovechar su tiempo. Esto los hace más eficientes y productivos.

1.  Forma un equipo de trabajo

Antes de empezar a buscar las deficiencias en el proceso empresarial, es importante que designes a un equipo de colaboradores que serán responsables de implementar con eficacia el método Kaizen. Este grupo debe estar integrado por miembros de diferentes áreas, por ejemplo: una persona de ventas, otra de producción, una más de marketing y alguien de recursos humanos.

La diversidad en el equipo te permitirá que haya más experiencias y diferentes conocimientos que serán de ayuda para cada etapa de adopción. Otro punto vital es que este grupo designará a la persona líder que se encargará de que todos cumplan con sus compromisos y se asegure de que el proceso marche de la mejor forma.

2. Define los objetivos

Ningún método o estrategia puede iniciarse si no se conocen los objetivos a los que se busca llegar. Por ello, define cuáles son los procesos que deseas mejorar. Algunos de los más comunes son el aumento de calidad de productos, servicios o atención al cliente, productividad o la reducción de accidentes. 

Ya que habrá un trabajo en equipo, es importante que tú y los demás miembros del equipo designado se aseguren de que todos los miembros de la empresa tengan conocimiento de que habrá una serie de cambios y se sientan lo suficientemente motivados para tomar las acciones necesarias de la mejor manera posible.

3. Recolecta y analiza los datos

Para que puedas conocer las causas que están llevando a una falla o deficiencia en los procesos, requerirás de una visualización completa de la empresa. Existen varias herramientas que puedes utilizar para encontrar información estratégica. Estas son algunas de las más útiles:

• Diagrama de Pareto: te permite asignar un orden de prioridades para afirmar que cada elemento o factor contribuye a un mismo efecto. En el diagrama se colocan los problemas «poco vitales y los más triviales». El diagrama de Pareto también es conocido como curva 80 % - 20 %, pues se destaca que el 20 % del esfuerzo supone el 80 % de los resultados y viceversa. 
• Hoja de chequeo: también llamada hoja de verificación, es un formato impreso en el que registrarás y compilarás datos según la ocurrencia de determinados sucesos. Verás que su utilización es muy sencilla para registrar, sobre todo, datos sistemáticos que después te servirán para analizar y detectar los problemas en cuestión. 
• Diagrama de dispersión: se usa comúnmente para mostrar cómo dos variables se relacionan entre sí. De esta manera podrás estudiar todas las conexiones que haya entre diversos factores, problemas o causas relacionadas a la calidad. Con este diagrama tienes a tu disposición hacer un análisis de las variables y determinar si tienen una correlación positiva, negativa o nula. 

4. Observa y monitorea el proceso

Como en todo proceso, es fundamental detenerse un poco a ver cómo van las cosas. En esta fase deberás enfocarte en el análisis de los datos recolectados, a fin de verificar que todo esté claro y correcto. Esta etapa es muy importante, pues aquí podrás empezar a visualizar las deficiencias o daños en el proceso empresarial.

5. Diseñen las estrategias y un plan de acción 

Una vez que se hayan identificado los daños en el proceso organizativo, lo siguiente es que el equipo designado haga una lluvia de ideas hasta determinar cuáles son las vías de solución más óptimas. Todos los planes de acción que diseñen tienen que estar registrados con fechas, descripción de actividades/labores y personas encargadas de realizarlos.

6. Hagan seguimiento de los cambios 

Conforme va pasando el tiempo, el equipo responsable debe realizar un monitoreo constante de los cambios implementados para comprobar si están funcionando o no. El seguimiento es muy importante, ya que ayudará a saber si alguna acción no está dando los resultados esperados y, entonces, debe ser cambiada. 

Para hacer comparativas, pueden ocupar herramientas como Minitab. En ella se agregan datos de Excel para hacer análisis estadísticos. Lo mejor de todo es que su uso es muy sencillo y cualquiera en el equipo podrá tener acceso a la información y analizarla.

7. Estandariza y documenta

Cuando ya se hicieron las comparativas y cambios necesarios y la mejora de procesos se ha conseguido con éxito, el último paso será que comprueben que todos los miembros de la empresa implementen las estrategias y cambios en su día a día. Una buena forma de establecer este nuevo proceso es documentándolo. Este puede ser a través de un manual de procedimientos hecho a cargo de una persona designada o como un trabajo en equipo realizado por el grupo designado. Una vez terminado el manual, deberá compartirse a toda la compañía y ser entregado a los nuevos elementos que se sumen en el futuro. 

Como una recomendación extra, si deseas implementar el método Kaizen para la mejora de procesos de tu empresa, considera hacer reuniones periódicas con los miembros de tu equipo o áreas de la compañía. De esta manera podrás conocer su percepción del cambio y saber si están satisfechos con las estrategias que se han implementado como resultado del método. 

Verás algunos ejemplos del uso del método Kaizen de acuerdo con los pasos que describimos anteriormente. Notarás que es tan útil en la manufactura como en los negocios digitales e incluso en la vida diaria.

1. Ejemplo del método Kaizen en el espacio de trabajo

En una fábrica de muebles para oficinas e industrias, Mónica Méndez, una líder de área, decidió implementar el método Kaizen para optimizar el espacio de trabajo.

1. Hizo una petición a la mesa directiva de la empresa y así logró generar un equipo de trabajo con 5 jefes de áreas distintas (herrería y diseño).
2. Juntos, definieron como objetivo que el espacio de trabajo sea más higiénico y organizado durante las jornadas. Buscaron que existiera un cambio significativo en dos meses o menos.
3. Solicitaron la opinión de sus compañeras y compañeros, al mismo tiempo que tomaron fotografías del estado de la fábrica durante un día de trabajo normal.
4. Clasificaron los niveles de orden e higiene en «pulcro», «aceptable» y «no adecuado».
5. Generaron estrategias de organización para cada estación de trabajo. Con ayuda de un presupuesto, añadieron utensilios y estantes para mantener el orden.
6. A lo largo de 3 semanas, documentaron y dieron seguimiento a los resultados obtenidos en cada área. Optimizaron los procesos que no daban resultado y reforzaron los que sí.
7. Documentaron el proceso a seguir en las estaciones de trabajo y llevaron los resultados a la mesa directiva. De esta forma, tanto los trabajadores como las personas en dirección estén en la misma línea con respecto de las necesidades de higiene y orden en la fábrica.

2. Ejemplo del método Kaizen en una estrategia de redes sociales

Silvino Suárez, un gestor de redes sociales experto, comenzó sus labores como gerente de marketing en una empresa educativa. Decidió poner en marcha el método Kaizen para mejorar su rendimiento:

1. Reunió al equipo de marketing (3 personas) para comenzar. No dejó a nadie de lado, puesto que es un grupo reducido que lleva funciones similares.
2. Tras un análisis, decidieron que su objetivo debía ser unificar la comunicación de la institución en todos sus canales, y generar contenido útil. Su límite de tiempo para lograrlo eran 3 meses.
3. Entre todos, analizaron el estado actual de las redes sociales, sus activos, indicadores de interacción y demás para conocer el estado de cada componente.
4. Examinaron cuáles son las fallas y aciertos en las actividades de marketing que habían llevado.
5. Con ayuda de algunos miembros de los equipos de ventas y directivos, establecieron un buyer persona. Así, diseñaron una estrategia de redes sociales integral.
6. Documentaron sus observaciones desde el día 1 de implementación.
7. Tras los 3 meses, generaron un documento de comunicación de la marca, especializado en las redes sociales. De esta forma, cada nueva persona contratada sabrá cuáles son las pautas y podrá integrarse fácilmente a las estrategias.

3. Ejemplo del método Kaizen en una presentación comercial

Carla Costa, una coach de ventas, comenzó a asesorar a una pyme. Este negocio tenía un bajo rendimiento de ventas, a pesar de que su oferta es competitiva.

1. Carla formó un equipo de trabajo con 5 agentes de ventas y 2 líderes comerciales.
2. Su objetivo era que las ventas aumentaran un 25 % al cabo de 3 meses. 
3. Asistió a algunas reuniones de ventas como observadora y detectó varias fallas en el discurso. 
4. Entre todos, analizaron el proceso de venta y registraron sus observaciones. Además, pidieron la opinión de un grupo de clientes.
5. Una vez recopilada la información y hecho el análisis, generaron una estrategia de ventas reforzada.
6. Observaron las mejoras. Desde la primera semana, el número de cierres de los agentes comenzó a aumentar. 
7. Hicieron un documento con el discurso de ventas mejorado y entrenaron a las nuevas personas contratadas. Lo mejor es que el objetivo inicial fue rebasado en menos tiempo del esperado.

4. Ejemplo del método Kaizen en un ecommerce

Lili Larrague es propietaria de una tienda electrónica. A medida que comenzó a crecer su negocio, se dio cuenta de que las devoluciones de producto se dispararon. 

1. Lideró un equipo con 2 de sus agentes de servicio al cliente, 2 empleados de inventario y algunos miembros del equipo financiero.
2. Definieron como meta mitigar el riesgo de devoluciones. Su objetivo era que estos casos se redujeran un 75 % al cabo de 6 meses.
3. Examinaron a fondo las causas de devolución. Solicitaron información adicional a una muestra de clientes.
4. Monitorearon los números de devoluciones, el importe de los productos devueltos y el costo por la entrega de vuelta al almacén.
5. Hallaron que el problema estaba en las descripciones de producto deficientes. Contrataron a un equipo que les ayudara a optimizarlas.
6. Al cabo del primer mes, notaron que el número de devoluciones disminuía considerablemente.
7. Crearon un estándar de lo que debe contener una descripción de producto y definieron el diseño para que sea legible para los visitantes de la tienda en línea.

5. Ejemplo del método Kaizen en una rutina personal

Zacarías Zárate, un empleado que trabaja desde casa, notó que cada vez tenía menos tiempo para realizar deporte y desarrollar sus pasatiempos, a la vez que tenía un rendimiento menor en su empleo. Por ello:

1. Se puso como objetivo trabajar de forma eficiente en jornadas de 8 horas, hacer una hora de ejercicio diario y dedicarse a sus pasatiempos al menos 6 horas por semana.
2. Analizó su rutina actual: cuánto tiempo dedica a cada actividad y qué tan comprometido/enfocado se sentía en cada una.
3. Observó que trabajaba demasiadas horas, pero con poca concentración. Esto, a su vez, le impedía desarrollarse en lo demás.
4. Diseñó un sistema de horarios para cada actividad e implementó un sistema de descansos breves durante el trabajo.
5. Hizo un seguimiento de los cambios en su rendimiento, las veces que salió a practicar deporte y lo que hizo en sus pasatiempos.
6. Tras probar una rutina que le hacía bien, hizo una agenda por días para seguirla lo mejor posible.

Ahora te dejamos una lista de compañías que hacen uso de este método para mejorar sus procesos diarios.

3 empresas que utilizan el método Kaizen

1. Amazon 

Imagen de Amazon

La compañía de ecommerce más grande en el mercado hace uso del método Kaizen a través de un enfoque employee centric. Amazon sabe que sus empleados son pieza clave en su cadena de valor y si quieren que sus procesos marchen con éxito, necesitan que sus trabajadores estén felices. 

Mediante el método Kaizen, Amazon cuenta con un programa de optimización de procesos para la reducción de errores. Este consiste en escuchar día a día lo que sus colaboradores tienen que expresar. Si tienen algún problema, no dudan en aportar las herramientas y soluciones más innovadoras para que puedan realizar sus actividades sin complicaciones. 

Gracias a este enfoque, la compañía ha podido implementar la herramienta de Safety Leadership Index. Este sistema en línea mide la percepción de los empleados en cuanto a temas de seguridad laboral. A su vez, Amazon estandariza sus procesos para que el trabajo de todos los equipos sea más fácil, seguro y eficiente.

2. Toyota 

Imagen de 1000marcas

Sí hay una razón por la que Grupo Toyota siempre se encuentra en los primeros puestos del ranking mundial de constructores de automóviles. La implementación del método Kaizen dio comienzo al llamado Sistema de Producción Toyota o también conocido como Sistema Just-In-Time (producción justo a tiempo).

El sistema va eliminando todo tipo de desperdicios con respecto a su producción. Y, como es de esperarse, el método Kaizen, mediante un proceso de continuos progresos, ha conseguido que Toyota pueda fabricar vehículos de manera más rápida y eficiente con el objetivo de entregar los autos lo más pronto posible a los clientes.

3. Helvex

Imagen de PCQ

Helvex es una empresa mexicana de productos institucionales y residenciales para baño y cocina. Hoy, con más de 60 años en el mercado, sigue adoptando la metodología Kaizen como parte de su filosofía y mejoramiento de procesos de manufactura. Su aplicación les ha dado resultados como el ahorro en calidad, costes y servicio. 

En al menos un periodo de 10 años ha realizado más de 600 sesiones Kaizen para estudiar los problemas a los que se enfrentan y encontrar las soluciones más optimas. 

¿Buscas mejorar tus procesos como estas y otras compañías? Al adoptar este método en tu empresa, empezarás a detectar todo aquello que ha obstaculizado tu crecimiento o imposibilitado el alcance más eficaz de resultados. Rodéate de un equipo experimentado y comiencen a cambiar el rumbo de la compañía.