Las empresas son tan eficientes como la suma de sus procesos: cada acción y esfuerzo de las áreas y personas que la integran cuentan para obtener resultados. Cuantos más detalles y fallas se filtren en la estructura, su gente y sus flujos, más difícil será el camino hacia la calidad.

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Esos errores y problemas restan competitividad y rentabilidad. Por eso es importante contar con metodologías que ayuden a mejorar los procesos corporativos. Una de las más efectivas ha sido por mucho tiempo el diagrama de Ishikawa.

En muchas compañías, áreas o departamentos ignoran que existe algo que les impide obtener los resultados esperados; este fenómeno es algo común en los equipos de ventas cuando no se alcanzan las metas. Si seguimos repitiendo la forma de hacer las cosas estaremos replicando los malos hábitos y obteniendo resultados negativos.

Justo por esto nació el diagrama de Ishikawa: trata de llegar a la raíz para saber dónde se están originando las fallas. Queda claro que un resultado deficiente no es producto de una sola actividad, sino de varias que se van sumando.

Esta metodología se ha utilizado por más de 70 años debido a su eficacia y funcionalidad. Ha tenido modificaciones y se ha actualizado conforme el contexto y el avance de los procesos corporativos o empresariales, pero su esencia se mantiene. Si la aplicas correctamente seguro obtendrás resultados excelentes.

Kaoru Ishikawa es el creador de esta metodología que desarrolló en 1943. El gran valor que tuvo su idea fue hacer de un análisis algo gráfico para que fuera más comprensible. 

El esquema se basa en la premisa de que todo problema tiene una causa; la falla solo es el efecto de algo que está mal en un proceso. Luego entonces hay que identificar de dónde parten las acciones que están conformando ese problema.

Otro valor del método es su flexibilidad para adaptarse a cualquier tipo de industria, empresa, actividad, áreas, contexto o situación.

Como se puede visualizar, el diagrama de Ishikawa recibe su nombre por conformar su estructura como la de un pescado. Esto no fue una casualidad. Cada elemento representa una razón de ser y conlleva a la resolución de los problemas expuestos. 

Los elementos del diagrama de pescado son:

1. Cabeza 

 Emerge de la espina central y en esta parte se representan los problemas. 

2. Espinas

Salientes de la espina central, pueden existir muchas o pocas espinas, todo depende de las posibles causas que estén provocando el problema en cuestión.

3. Espinas menores

Las espinas grandes también incluyen espinas más pequeñas, con las que se determinan las causas menores. 

¿Para qué sirve el diagrama de Ishikawa?

Al hacer un análisis de los procesos y optimizarlos se vislumbra el problema en distintos niveles: desde pequeñas fallas de bajo impacto hasta graves obstáculos que pueden afectar severamente la operatividad, ya sea en un departamento, grupo o hasta en la empresa completa.

El diagrama de Ishikawa es útil para conseguir diferentes objetivos como analizar, resolver, optimizar, ser más rápidos y más eficientes en general. Te puede servir también para: 

  • Mejorar la toma de decisiones.
  • Contribuir a un mejor ambiente laboral.
  • Hacer apto un proceso de trabajo para obtener certificaciones.
  • Identificar áreas que requieran de capacitación al personal.
  • Motivar a tus empleados.
  • Medir diversas áreas y su desempeño operativo.
  • Saber dónde invertir.
  • Aprovechar las áreas de oportunidad.

Además de la resolución de problemas, la aplicación del diagrama de pescado también ofrece otras ventajas y beneficios. Entre ellos se encuentran los siguientes: 

1. Mejora procesos 

El diagrama de Ishikawa, al exponer claramente las causas de un problema específico, ayuda a determinar dónde existen errores o áreas de oportunidad. De esta manera es más fácil saber en dónde aplicar cambios en estrategias o tácticas. 

2. Brinda mayor visibilidad a los problemas

Una empresa contiene muchas áreas, departamentos y colaboradores en su interior, es normal que con el tiempo puedan llegar a presentarse conflictos que afecten sus procesos o resultados. Sin embargo, estas problemáticas no siempre son tan fáciles de visualizar. Con el apoyo de un diagrama de pescado se pueden determinar las causas y los problemas que estén surgiendo y jerarquizar los que requieren una atención inmediata.

3. Es de fácil aplicación 

Aplicar un diagrama de Ishikawa es muy fácil y barato, por eso es una de las técnicas de resolución de problemas preferidas de las empresas. Si bien existen algunas herramientas con las que puedes realizarlo, si se trata de una visualización rápida basta con el uso de una pluma y papel para representarlo. 

4. Previene conflictos futuros  

Cuando determinas de dónde proviene la mayoría de los problemas o conflictos de tu empresa es más fácil mantener tu atención sobre ello y así evitar que puedan agrandarse o, en el mejor de los casos, que se repitan. 

5. Fomenta el trabajo en equipo 

Un diagrama de pescado se desarrolla mediante la aportación de ideas de diferentes personas. Esto significa que tus colaboradores tienen la oportunidad de reforzar las prácticas de colaboración y trabajo en equipo. Si bien una sola persona podría realizar esta técnica, los resultados no serían los más objetivos, ya que se requiere la participación y opinión de diferentes empleados para identificar todas las fallas posibles dentro de un proceso con deficiencias. 

5 aplicaciones del diagrama de Ishikawa 

Con el diagrama de pescado vas a detectar las causas gracias a un análisis profundo y no solo los síntomas que están visibles en la superficie. 

Puede ser llevado a cabo por cualquier persona en una organización; aplica para todo departamento, área, proyecto o trabajo de grupo e incluso a nivel individual. Incluso para cualquier industria o sector. Te presentamos a continuación algunas de las aplicaciones prácticas.

Utilidad del diagrama de Ishikawa en las ventas

El departamento de ventas es una de las áreas donde más se ha utilizado el diagrama de Ishikawa pues existe mucha presión sobre los vendedores y evidencia inmediatamente las fallas cuando no se alcanzan las metas. Hay que recurrir a la identificación de las causas por las que una empresa no está llegando a sus objetivos (o por qué no muestra crecimiento). También podría ser pensando para analizar los resultados individuales de cada vendedor. 

Utilidad del diagrama de Ishikawa en la gestión empresarial

La metodología es sencilla por su representación gráfica, pero puede ser tan compleja o profunda en su análisis y soluciones como una compañía la necesite. De ahí que sea una excelente herramienta para la gestión de empresas. 

Se puede llevar a cabo un diagrama de Ishikawa global y una serie de diagramas por sectores con la finalidad de obtener una pila de fallas que estarán conectadas. A la vez podrías llegar a soluciones integrales que mejoren los procesos, productos y servicios de todo el negocio.

Utilidad del diagrama de Ishikawa en control de calidad

Si hay un resultado u optimización que se impulsará con un diagrama como este es la calidad. Por eso se usa constantemente en las áreas de producción y supervisión para identificar rápidamente problemas y darles solución.

Este departamento suele usar esta metodología como punto de partida para establecer procesos óptimos de supervisión e impulsar certificaciones para la empresa. 

Utilidad del diagrama de Ishikawa en servicio al cliente

El servicio, atención y soporte del cliente son piezas clave para una compañía, por eso detectar posibles obstáculos en sus mecanismos o protocolos es fundamental. El diagrama de causa-efecto brinda un amplio panorama de qué se está haciendo mal para modificarlo y mejorarlo. 

En general, permitirá refinar los aspectos que causan fricción en la experiencia del cliente.

Utilidad del diagrama de Ishikawa en marketing

Aunque no suele formar parte de los esquemas que integren los análisis en el área de marketing, aplicarlo representa una gran oportunidad para las métricas e indicadores con que evalúan sus campañas.

El diagrama de Ishikawa puede ayudar al marketing a detectar resistencias, procesos lentos, materiales que no están funcionando y también permitirá visualizar las fallas así como la propuesta de una solución. Por ejemplo, podrías ver en un esquema de espina de pescado los objetivos que no se están logrando en una campaña, darles un giro y alcanzar la meta.

Lo mejor de esta metodología es su facilidad para planearla, aunque hay que estar atentos de no hacer un análisis superficial, sino realmente investigar para identificar las causas. La representación visual de espina de pescado solamente nos ayuda a ordenar fallas primarias y secundarias y cómo se van integrando hasta generar un problema.

1. Escoge un problema

Una de tus guías son los objetivos, metas e indicadores (KPI), ya que si no se logran tienes un verdadero problema. Piensa en cuál es la situación problemática a la que se enfrenta tu equipo.

Algunos ejemplos de problemas concretos serían: «alcance de solo 50 % en la cuota del mes», «rotación de vendedores en un aumento mensual del 15 %» o «decrecimiento de la rentabilidad del departamento».

2. Piensa en términos de las 6 M

En el esquema original, Kaoru Ishikawa hablaba de 6 M o grandes bloques que todo negocio posee para su funcionamiento. Puedes usarlos, omitir algunos o hacer tus propias categorías.

Los 6 bloques o grandes áreas donde se pueden alojar las causas de un problema son: 

  • Método: se refiere a las acciones que llevas a cabo para ejecutar un proceso.
  • Maquinaria: se trata del equipo técnico o tecnológico que se ocupa para ese proceso.
  • Mano de obra: implica al personal involucrado en ese proceso. 
  • Materiales: cualquier accesorio, instrumento o material que se ocupa como parte del proceso o para que este se realice. 
  • Medición: aquí se contempla el control que se tiene para lograr el proceso. 
  • Medio ambiente: hablamos más bien del contexto, espacio o lugar. 

3. Dibuja el pescado

Tu diagrama debe verse así:

Diagrama de Ishikawa, ejemplo

Primero haz una línea recta: esta es la espina del pescado; al extremo derecho, en lo que sería la cabeza, anota el problema (efecto). 

Posteriormente, en la espina del pescado dibuja unas líneas hacia arriba y otras hacia abajo (como vertientes). Justo esas líneas representan cada una de las categorías o bloques, es decir, las 6 M. 

Luego en cada uno de esos bloques anota las causas que se suman a la columna y generan el problema. Por ejemplo:

  • En método, puede ser la falta de control de calidad.
  • En maquinaria, el mantenimiento ineficiente de las computadoras.
  • En mano de obra, disponer de poco personal.
  • En medición, quizá no se han establecido indicadores de venta.
  • En materiales, puedes tener proveedores que no entregan a tiempo.
  • En medio ambiente, una oficina con poca luz y espacios reducidos. 

4. Analiza los resultados y da seguimiento

Con lo anterior, tu esquema ya está listo para que anotes los resultados de tu investigación. Esto lo obtienes al organizar reuniones de equipo entre los colaboradores o todos aquellos que tienen que ver con el proceso. Hay que analizar qué obstruye, qué falta o qué sobra mediante una lluvia de ideas.

En este momento ya contarás con un panorama amplio y podrás hacer un análisis más profundo, ya que cada causa se nutre de fallas menores o causas secundarias. Genera grupos que tengan que ver con cada una de ellas para investigar y hallar siempre una causa primaria. Puedes generar encuestas, entrevistas, enviar un mailing interno, preguntar a clientes o hablar con proveedores; todo es válido para que tu investigación sea más robusta. 

Cuando ya has llenado tu diagrama de Ishikawa llega la hora de que determines las acciones necesarias para corregir desde las fallas pequeñas hasta las causas mayores. Haz un plan, delega las funciones para que quede claro qué resuelve cada quien, qué se cambia, qué se deja de hacer o qué novedad se implementa para lograrlo.

Después de planificar y ejecutar las acciones, es necesario que lleves un control de seguimiento y verificación; realiza una nueva junta en el tiempo establecido para ver un cambio progresivo o el resultado total. Será momento de que vuelvas a tu diagrama de Ishikawa y junto con tu equipo verifiques qué está hecho. Una vez que el problema esté resuelto, la cabeza (efecto) habrá cambiado de ser un problema a un factor de competencia o una mejora

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Herramientas para hacer un diagrama de Ishikawa online 

Si lo prefieres, en línea podrás encontrar varias herramientas en su mayoría gratuitas para crear tu propio diagrama de pescado fácil y rápido. Te compartimos algunas de las herramientas más funcionales: 

1. Lucidchart 

Lucidchart es un espacio realmente eficaz con el que podrás llevar el desarrollo de tu diagrama de pescado a un nivel muy profesional. Tiene más de 800 diferentes plantillas para tu lluvia de ideas y diagrama. Además cuenta con acceso remoto y colaboración en tiempo real para dar continuidad a tu diagrama en el momento y lugar que desees. 

Cómo hacer un diagrama de Ishikawa: utiliza herramientas como Lucidchart

Imagen de Lucidchart

2. Creately

Creately cuenta con funciones increíbles para encontrar las causas y efectos fácilmente en tu diagrama de Ishikawa. Entre sus cualidades principales se encuentran: plantillas editables, formas, estilos y diseños profesionales, oportunidad de agregar imágenes para una mayor visualización y personalización. 

Creately, herramietnas para hacer un diagrama de Ishikawa

Imagen de Creately

3. Canva 

Sin duda podría afirmarse que Canva es capaz de diseñar cualquier cosa que te imagines y... es verdad. Entre sus miles de plantillas y funciones también podrás desarrollar de manera gratuita tu diagrama de pescado y personalizarlo de la forma en que quieras. Con esta herramienta online podrás elegir entre más de 20 estilos tipográficos, ocupar alguna de sus plantillas originales y compartir y visualizar tu diagrama con la mejor resolución. 

Herramientas para hacer un diagrama de Ishikawa: Canva

Imagen de Canva

4. Cacoo 

Cacoo es un software especializado para la creación de diagramas de pescado que te permite trabajar en tiempo real de forma fácil y sencilla. Además de las plantillas disponibles, una de sus más grandes cualidades es que cuenta con una administración de archivos muy segura con la que podrás crear carpetas con equipos determinados con sus propios ajustes de información y seguridad.

Cacoo, herramienta para hacer un diagrama de Ishikawa

Imagen de Cacoo

5. Venngage

Esta herramienta te permite ahorrar gran cantidad de tiempo en la creación de un diagrama de Ishikawa. Sus funciones son muy intuitivas y fáciles de aplicar, por lo que podrás comenzar con tu análisis en cuestión de minutos. 

Venngage, herramienta para hacer un diagrama de Ishikawa

Imagen de Venngage

8 ejemplos de diagrama de Ishikawa

Cada problema, proceso y empresa son diferentes, por eso el diagrama de Ishikawa es único para cada negocio. Aquí te brindamos algunos ejemplos para que tengas referentes de cómo se ve y cómo determinan las causas de un efecto:

Ejemplo de diagrama de Ishikawa con las 6 M para analizar ventas estancadas

En este ejemplo se utilizan las categorías originales para ver las causas que están llevando a tener las «ventas estancadas». Podrían ser más causas y fallas secundarias, pero incluso con estos elementos puedes ver cómo opera el esquema.

Ejemplo de diagrama de Ishikawa sobre ventas estancadas con las 6M

Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar la rotación de personal

Puedes utilizar menos categorías como ves en este ejemplo sobre la «alta rotación de personal». 

Ejemplo de diagrama de Ishikawa sobre rotación de personal

Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar baja productividad

Los bloques con causas representan áreas de la empresa, sectores o actividades, por lo que también puedes aplicar este diagrama utilizando otras categorías que te funcionen para llegar a la solución de un problema; en este caso el de una «baja productividad».

Ejemplo de diagrama de Ishikawa sobre baja productividad

Ejemplo de diagrama de Ishikawa simple para analizar clientes insatisfechos

En ciertos momentos puedes recurrir al diagrama de Ishikawa para hacer un análisis más simple o rápido y profundizar después. Es una herramienta que brinda visibilidad de lo que está pasando al instante como puedes observar en este ejemplo sobre «clientes insatisfechos».

Ejemplo de diagrama de Ishikawa sobre clientes insatisfechos

Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar el retraso en la entrega de productos 

El diagrama de pescado también puede ser una excelente manera de detectar problemas en los envíos de producto de tu empresa, ya que específica fácilmente cuáles son las áreas en las que más errores o retrasos se están cometiendo. 

Ejemplo de diagrama de Ishikawa sobre retraso en entrega de producto

Ejemplo de diagrama de Ishikawa para determinar la falta de creatividad entre colaboradores

Muchas veces las empresas pueden estar tan sumergidas en sus políticas, problemas del día a día o descuidos: olvidan fomentar mayor motivación y creatividad en sus equipos. En estos casos el diagrama de Ishikawa puede ayudar a ver en dónde están las fallas y dar soluciones para reactivar la chispa creativa y el ánimo.

Ejemplo de diagrama de Ishikawa sobre falta de creatividad en equipos de trabajo

Ejemplo de diagrama de Ishikawa para analizar el motivo de un accidente de trabajo

El diagrama de Ishikawa puede ayudarte a analizar los motivos por los que algún colaborador sufrió un accidente dentro de sus horas laborales. Esto te permitirá hacer los cambios necesarios para mejorar las medidas de seguridad. 

Ejemplo de diagrama de Ishikawa sobre accidente de trabajo

Ejemplo de diagrama de Ishikawa para la organización de un evento 

No todo en las empresas son problemas sin resolver. A veces un diagrama de pescado también puede ser bastante útil para mantener el orden cuando se organiza un evento empresarial como una cena con empleados y/o clientes o eventos anuales relevantes de tu industria. 

Ejemplo de diagrama de Ishikawa sobre foro anual de marketing

Plantillas de diagrama de Ishikawa 

En cuanto al aspecto gráfico, este diagrama permite una gran libertad de diseño: desde algo sencillo hasta algo más complejo. Estos tres casos muestran la versión estándar, la versión simple y la versión de las 4S.

Diagrama de Ishikawa estándar

La mayoría de las veces, los equipos al interior de las empresas utilizan la versión estándar del diagrama de Ishikawa. Al concentrarse en las 6 categorías anteriormente mencionadas (material, maquinaria, método, mano de obra, medio y medida), los equipos cubren los aspectos principales que engloban cualquier tipo de operación, lo que les permite dar con todas las causas del problema.

Diagrama de Ishikawa estándar

Diagrama de Ishikawa simple

Esta versión del diagrama de Ishikawa no incluye categorías predeterminadas, por lo cual es el más flexible de todos. En vez de incluir categorías como método o materiales, permite a los diferentes equipos desarrollar sus propias categorías. Es ideal para aquellos equipos que desean utilizar un diagrama de espina de pescado en cualquier tipo de situación.

Diagrama de Ishikawa simple

Diagrama de Ishikawa de las 4S

El diagrama de Ishikawa de las 4S (por sus siglas en inglés: surroundings, suppliers, skills y systems) hace referencia a categorías predeterminadas como los proveedores, los sistemas, el ambiente y las habilidades. Este diagrama es especialmente útil para los equipos de servicio que desean tener a mano una herramienta para la solución de problemas.

Diagrama de Ishikawa 4S

Usa el diagrama de Ishikawa cuanto antes y descubre cuáles son los aspectos a mejorar en tus procesos. Y si lo que quieres es plantear metas adecuadas en tus áreas y proyectos, descarga nuestra plantilla gratuita para definir tus objetivos SMART.

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Publicado originalmente el 21 de julio de 2021, actualizado el 31 de agosto de 2021

Topics:

Mejora de procesos