Es probable que en algún momento alguno de tus empleados en tu organización se pregunte: «¿Qué hago ahora?» o «¿Cómo resuelvo este problema?» Quizá, cuando alguien le dé una respuesta, sea demasiado tarde para enfrentar la situación. Pero ¿qué pasaría si tuvieras un documento que resolviera las dudas de tus empleados de forma rápida en cualquier momento?

El manual de procedimientos es un documento que contiene información sobre cómo se deben hacer las cosas en una organización, lo que permite el flujo correcto del trabajo a través de la estandarización de los procesos

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A nivel de gestión empresarial este documento es importante porque reúne políticas y procedimientos que reflejen la visión, los valores y la cultura de la organización, así como las necesidades de los empleados, debido a que proporciona información relacionada con los procedimientos internos de la empresa.

Si aún no tienes uno en tu empresa, es momento de desarrollarlo. En este artículo te diremos cómo hacer un manual de procedimientos de una empresa y los beneficios que aporta a tu organización.

Contar con un flujo de trabajo óptimo es importante para asegurar la eficacia en los resultados operativos de las organizaciones. Por lo tanto, si quieres mantener una comunicación eficiente y continuar con el crecimiento de tu negocio es indispensable contar con un manual de procedimientos.

¿Cuál es la importancia de un manual de procedimientos?

El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier organización, ya que si se diseña de manera correcta conlleva muchos beneficios para el cumplimiento de los estándares, la seguridad de los empleados y la simplificación de la comunicación. Te presentamos sus ventajas punto por punto.

Ventajas de contar con un manual de procedimientos para la gestión empresarial

1. Ahorra tiempo

El manual de procedimientos se convierte en un documento de referencia para los empleados que tienen preguntas sobre algún proceso en específico. Es el lugar de consulta al que pueden acudir de forma rápida, esto les permite ahorrarse tiempo en una larga capacitación. Para los gerentes comerciales esto también representa una gran ventaja, ya que el manual de procedimientos permite la capacitación de nuevos empleados en la empresa. 

2. Control interno 

Un manual de procedimientos favorece el control interno de los procedimientos que ayudan a identificar irregularidades y evitar que se produzcan fallas; por lo tanto, ayuda a tomar decisiones y prevenir cualquier obstáculo que se presente en el camino.

3. Optimiza los procesos 

Para mejorar los procesos es necesario conocerlos y el manual de procedimientos permite a las organizaciones comprender a fondo el desarrollo de cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa, a fin de saber cuándo y cómo hacerlos más eficientes. 

4. Mejora la comunicación

Mantener una buena comunicación es fundamental para llevar a cabo un flujo de trabajo óptimo en tu empresa. El manual de procedimientos es una herramienta de comunicación que informa sobre los estándares de calidad, lo que es importante para tu empresa, pues ayuda a tener procesos más ágiles al evitar intermediarios que puedan distorsionar la información. 

5. Delimita la responsabilidad

El manual de procedimientos es el documento que contiene los procedimientos estándares que ayudan a prevenir accidentes. En caso de que llegara a ocurrir un problema, este documento servirá como evidencia de que se hizo una evaluación previa sobre las regulaciones, seguridad y control de calidad del procedimiento y que hay acciones ya establecidas y reguladas.

6. Mejora la imagen

La implementación de un manual de procedimientos mejora la apariencia de tu organización, ya que el conjunto de normas y acciones que contiene garantiza que tu empresa cumpla con todas las regulaciones y normativas pertinentes. Además muestra una imagen profesional de tus capacidades y, por lo tanto, te permite adquirir mejores relaciones comerciales y reputación en el mercado. 

7. Establece expectativas

Independientemente del tamaño de tu organización, contar con un manual de procedimientos permite a tus empleados seguir las normas y acciones adecuadas para reducir riesgos y fallas, además de que les comunica acerca de sus responsabilidades de forma efectiva. Con ello se liberan de falsas expectativas y se ajustan al cumplimiento de las regulaciones y controles internos de la organización.

8. Puede ser utilizado para la capacitación de nuevos empleados

El manual de procedimientos ayuda a las empresas a optimizar la capacitación de los empleados; por lo tanto, impulsa el crecimiento del negocio, ya que permite acelerar procesos de toma de decisiones y aumentar la productividad.

La estructura de un manual de procedimientos

Existen diferentes elementos que componen un manual de procedimientos y varían de una empresa a otra. Te mostramos los elementos básicos que debe contener:  

Estructura de un manual de procedimientos

1. Título

Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se ajuste a los procesos que vas a redactar; por ejemplo, puede ser que se trate de un manual de procedimientos comerciales, o un manual de procedimientos de recursos humanos. 

2. Marco normativo

En este espacio es importante mencionar cuáles son las normas de tu organización a través de sus valores, la misión y visión. Con esto es posible alinear el enfoque empresarial de tu organización. 

3. Objetivo del documento

Este apartado representa el motivo por el cual estás redactando este documento y debe proporcionar una visión integral de los procesos que lo componen. 

4. Revisiones y responsables

El manual de procedimientos es un documento que se actualiza constantemente, por lo que es importante mencionar cuándo fue redactado y cuáles han sido sus últimas revisiones. Además debes señalar quiénes son las personas responsables de actualizar este documento. 

5. Descripción de procesos

Esta es la sección más importante del manual, ya que contiene la descripción de lo que se hace y cómo es que hay que hacerlo, también dónde y con qué frecuencia. Esta sección incluye los puestos de los responsables de cada operación que están involucrados en el proceso. 

6. Diagrama de flujo

El manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujo que ilustre el procedimiento en general y los responsables que intervienen en cada operación. Se trata de una representación gráfica sencilla que facilita la comprensión del proceso. 

7. Glosario de términos

Muchas veces hay términos que no son comprensibles para todas las personas que van a a leer el manual de procedimientos. Por eso es recomendable agregar una sección al final con un glosario de términos que permita ampliar el conocimiento sobre los conceptos en los procesos y definir palabras complicadas, como abreviaturas, acrónimos, etc. Con esto evitarás confusiones.

Manual de procedimientos de una empresa: cómo hacerlo

1. Establece los objetivos

Todas las organizaciones tienen procedimientos que se repiten de manera continua. Por eso es importante que, antes de redactar el manual de procedimientos, definas bien tus objetivos y luego te preguntes cuáles son los procesos que necesitan estar documentados con el fin de cumplir ese objetivo en particular. 

Si sabes qué es lo que quieres lograr con este manual de procedimientos entonces será mucho más fácil identificar los procedimientos que necesitan aparecer en este documento. 

2. Describe los procesos y su alcance

Una vez que hayas establecido los objetivos del manual que estás por redactar, es importante que describas cuáles son los procesos que necesitan ser documentados para asegurar el logro de los objetivos comerciales que tienes planteados. Puedes preguntarles a tus empleados cómo creen que deba realizarse su trabajo para conocer cada detalle del proceso y, de esta forma, ser más puntual en los pasos a seguir. 

3. Identifica las normas y políticas

Asegúrate de incluir las normas y políticas que garanticen la calidad en los procesos, así como la precisión de los resultados operativos en tu empresa; por ejemplo, las políticas de seguridad en el trabajo. Recuerda que estas deben ser flexibles en caso de que algo salga mal y sea necesario realizar modificaciones.

4. Señala responsabilidades

Se trata de especificar cuáles son los roles en los diferentes departamentos que están involucrados en los procesos incluidos en el manual de procedimientos, ya que algunos procedimientos podrían abarcar diferentes departamentos o equipos. Por lo tanto, asegúrate de especificar cuál es el alcance de cada uno de ellos y menciona quiénes están involucrados y cuáles son sus responsabilidades.

5. Redacta el documento siguiendo la estructura

Una vez que tengas toda la información organizada es momento de redactar el manual de procedimientos siguiendo la estructura que ya mencionamos en este artículo. Recuerda que este documento debe revisarse constantemente para comprobar que siga siendo vigente o si necesita algunas modificaciones. 

4 ejemplos de manuales de procedimientos reales

1. Manual de procedimientos administrativos

En este ejemplo de manual de procedimientos se describen los procesos del área administrativa para un funcionamiento efectivo y satisfactorio de una universidad. Este documento reúne la información detallada de los diferentes procedimientos que se llevan a cabo en diversas unidades administrativas de la rectoría. 

El objetivo de este manual de procedimientos es contar con una herramienta de trabajo para sistematizar las actividades de los diferentes procesos a cargo de las unidades administrativas de la institución. 

En la siguiente imagen puedes ver cómo están distribuidos estos procedimientos. 

Ejemplo de manual de procedimientos administrativos

Imagen de Universidad Estatal de Sonora

2. Manual de procedimientos con mapa 

Este manual de procedimientos es una herramienta que permite a esta organización estandarizar la ejecución de los procesos internos de cualquier área de la empresa. Este ejemplo incluye un mapa de procesos que ilustra las acciones que se llevan a cabo en diferentes áreas; por ejemplo, las gerenciales, operativas, de apoyo y de evaluación. Este complemento sirve de apoyo para aclarar de forma gráfica cómo es el flujo de trabajo en la compañía.  

Mapa de procesos de un manual empresarial

Imagen de Aycardi Ingenieros Civiles, S.A.S.

3. Manual de procedimientos con identificación del riesgo

Este manual de procedimientos es un ejemplo de la manera en que el aprendizaje del personal se facilita, ya que proporciona información oportuna sobre las diferentes áreas de la organización. En este caso señala de manera detallada los pasos que se deben seguir en caso de que exista algún riesgo. 

Ejemplo de manual de procedimientos y políticas

Imagen de Empresa de Servicios Públicos Aguaviva, S.A.

4. Manual de procedimientos de una empresa turística

La extensión del manual de procedimientos depende de la cantidad de detalles que quieras agregar. Por ejemplo, en el manual de esta empresa turística se encuentran pormenorizadas algunas de las actividades que se llevan a cabo en el área de viajes y los pasos que se desarrollan desde que llega el cliente y se le proporciona la información, hasta cuando se le brinda el servicio.

Es fundamental identificar cada una de las secciones para ayudar a los empleados a encontrar lo que necesitan en el momento preciso. Como puedes ver en la imagen, este manual tiene información sobre diferentes procedimientos en secciones separadas, cada una resaltada en un formato destacado. 

Ejemplo de manual de procedimientos de empresa turística

Imagen de Grupo Ofertur, S.A. de C.V.

En general, el manual de procedimientos puede parecer un gran desafío pero bien vale la pena contar con uno en tu empresa. Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades y comienza a desarrollar tu manual de procedimientos hoy mismo. 

Documentación de procesos

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Publicado originalmente el 22 de junio de 2021, actualizado el 22 de junio de 2021

Topics:

Gestión empresarial