En la actualidad, la mejora continua desempeña un papel fundamental en la gestión de una empresa. Sin embargo, a pesar de la búsqueda sostenida del perfeccionamiento, pueden existir diversos aspectos que dificulten el cambio.
De acuerdo con Think Productivity, la implementación de una filosofía de mejora continua permite a las empresas aumentar 60% su productividad, acortar plazos de entrega y lograr hasta 20% de ahorro en costos de producción y operación.
Si aún no conoces a profundidad a qué se refiere la mejora continua en una empresa, no te pierdas este artículo en el que te hablaremos de uno de los procesos más importantes para la mejora de tus procesos internos y darle ese sostén que tu negocio necesita para seguir creciendo.
¿Qué es la mejora continua en las empresas?
La mejora continua es la técnica utilizada para mejorar los productos, servicios y procesos de una empresa, con el fin de alcanzar una posición competitiva dentro del mercado y responder a las demandas de los clientes, mediante la búsqueda de la perfección.
Este objetivo corresponde a todas aquellas organizaciones que buscan mejorar la satisfacción del cliente y del empleado, así como utilizar la innovación para la reducción de costos y tiempos en los procesos que lleva a cabo su compañía.
Cabe señalar que el proceso de mejora continua son todas aquellas acciones que se realizan para mejorar los procesos de una empresa. Para elegir las estrategias más adecuadas deberás analizar puntos específicos de tu organización.
Si aún no te convences de los beneficios que la mejora continua en tu organización, te presentamos algunas razones para comenzar de inmediato esta metodología.
8 razones por las que deberías comenzar un proceso de mejora continua en tu empresa
De acuerdo con un ranking publicado por la revista Dinero, con referencia a las empresas colombianas, pese a la crisis económica que generó la pandemia a nivel mundial, el 67% de las compañías encuestadas afirmó que aumentarán su presupuesto para invertir en la innovación de su empresa.
Los beneficios de invertir en la mejora continua de la empresa explican este fenómeno. Veamos cuáles son.
1. Mejora la calidad de tus productos o servicios
El éxito o fracaso de una empresa se sustenta en la atención al cliente, ya que puede ser el instrumento que ayude a una compañía a lograr la fidelización de sus consumidores y poseer una imagen pública que genere una ventaja competitiva en el mercado.
Por lo que generar estrategias para la mejora continua en esta área te permitirá interpretar las necesidades de tus clientes y ofrecerles un producto o servicio accesible, útil, oportuno, confiable y apreciable, a pesar de los imprevistos que puedan existir. En consecuencia, habrá más ingresos y menos gastos innecesarios para tu empresa.
2. Incrementa la productividad en tu empresa
Implementar la mejora continua en tu organización no solo funcionará para mejorar la calidad de tus sistemas de producción, también para que estos se integren y logres acortar tiempos, gracias a la automatización.
Esto te ayudará a evitar el estancamiento operacional, pues los procesos eliminarán aquellas actividades que no aportan nada a la cadena de producción; tendrás un alto nivel de control en tu sistema, que estará limpio de acciones que lo entorpezcan y, con ello, será más rápido y eficaz.
3. Reduce costes de producción u operación
La mejora continua conlleva nuevas técnicas administrativas que impactarán directamente en uno de los temas más importantes de una empresa, que debe ser permanente para mejorar la rentabilidad de tu compañía: la reducción de precios.
Al mejorar la calidad del servicio al cliente y utilizar las herramientas adecuadas para el funcionamiento de la empresa y la producción, podrás prevenir errores y ahorrar gastos, ya que serás capaz de evitarlos o controlarlos.
4. Mejora el clima organizacional
Encuestas de la Asociación Nacional de Instituciones Financieras en 2018, arrojaron, por ejemplo, que los procesos de mejora continua en los que más se enfocaron las Pymes colombianas en ese año fueron en la capacitación del personal, en un 35%.
No es un secreto que los colaboradores de tu empresa son uno de los engranajes principales para el buen funcionamiento de tu compañía. Al lograr integrar la motivación necesaria, cada elemento de tu equipo se sentirá como pieza clave para el logro de los objetivos. La mejora continua motiva y promueve la satisfacción de tu equipo, y abarca el sentimiento de pertenencia, el bienestar laboral y la cohesión.
5. Optimiza tus procesos
Si deseas cumplir con tus plazos de entrega y presupuesto, la optimización de recursos es fundamental, pues te ayudará a tener un resultado eficiente. De esta manera, podrás acortar tiempo y reducir precios.
La mejora continua en la optimización de recursos te ayuda a eliminar procesos duplicados y descartar actividades sin sentido. Además, reduce la incertidumbre al buscar la perfección de los procesos, por lo que en el caso de enfrentar situaciones críticas podrás disminuirlas considerablemente.
6. Impulsa la creatividad
La mejora continua, como lo mencionamos en puntos anteriores, impacta directamente en el clima organizacional. Al hacerlo fomenta el apoyo, tolerancia y aprendizaje, por lo que el colaborador podrá actuar sin miedo a represalias de sus superiores o compañeros, lo que dará paso a desarrollar su creatividad e innovación.
Este impulso puede ser provocado por un estímulo interno (individual) o por un estímulo externo (del ambiente). Gracias al proceso de mejora continua, el colaborador puede sentirse más productivo en un periodo más corto, por lo que su horario puede ser más flexible y conciliar la vida laboral, familiar y personal, para así desarrollarse a su máximo potencial creativo y productivo.
7. Promueve la comunicación
Uno de los rasgos característicos de una compañía que ha centrado sus esfuerzos en la mejora continua es la apertura: al compartir, comunicarse y desempeñar un buen liderazgo se rompen las barreras funcionales dentro de una organización.
El trabajo en equipo es fundamental en cualquier empresa y, para ello, se requiere de una comunicación efectiva, debido a que los equipos representan las piezas del rompecabezas en la estructura corporativa. Al trabajar en integrar esfuerzos, obtener diferentes puntos de vista y aprender a utilizar los recursos para contribuir al desarrollo de los objetivos se tendrán mejores relaciones interpersonales y procesos más sólidos.
8. Genera autodisciplina
La autodisciplina en los colaboradores de una organización genera que cada uno de los miembros pueda resolver problemas de la vida laboral diaria de manera armoniosa.
Cuando has invertido lo suficiente en el entrenamiento de tu personal y has aplicado la mejora de tus procesos, cada actor conoce las maniobras que debe realizar en la obra, por lo que es poco probable que existan tiempos muertos o vacíos.
Ahora hablaremos de algunos métodos que serán útiles para implementar este esquema.
7 métodos de mejora continua en las empresas
Los métodos de los que hablaremos a continuación sirven para cualquier empresa. Sin embargo, debes considerar la industria a la que pertenece la tuya, el modelo de negocio y sus características únicas.
1. Método de Kaizen
Este modelo como mejoramiento continuo se encarga de involucrar a todos los miembros implicados en una compañía, tanto alta dirección como empleados, pues considera que los esfuerzos provocarán mejores resultados a largo plazo. Esto significa que el rendimiento de los procesos aumentará si en el lugar de trabajo los colaboradores mejoran los niveles laborales.
De acuerdo con un estudio de la Escuela Politécnica Nacional en Ecuador, aplicado a diversas empresas de Quito, los empleados de una organización son los que más se involucran en la aplicación de la mejora continua, con un porcentaje del 58%. Los supervisores con un 45% y la alta dirección con un 27%, lo que refleja la importancia de involucrar a todos los mandos en tu plan de mejoramiento.
2. Método de las 5's
Según Hiroyoki Hirano, el método japonés de las 5’s alude a estos cinco vocablos de la lengua nipona:
- Seiri (selección)
- Seiton (organización)
- Seiso (limpieza)
- Seiketsu (Bienestar personal)
- Shitsuke (hábitos)
Este método desarrolla una forma nueva para realizar las tareas de una empresa, produciendo cambios para generar beneficios, por lo que se centra en la organización y planificación para lograr un trabajo eficiente.
3. Poka Yoke
Este método surge ante la necesidad de controlar la calidad de un sistema productivo, con el objetivo de evitar el desperdicio y los errores en los procesos, para disminuir los costos que genera la falta de calidad e impedir que las herramientas se usen de manera inadecuada.
De acuerdo con la Universidad Técnica de Ambato, los sistemas de este método implican llevar a cabo el 100% de una inspección, así como la retroalimentación y acción inmediata cuando una situación crítica ocurre en la compañía.
4. Lean manufacturing
También conocido como manufactura de clase mundial y sistema de producción Toyota (por su traducción al español), pretende identificar y eliminar los desperdicios o excesos.
A pesar de ser similar al modelo anterior, el objetivo principal de esta herramienta es descubrir continuamente las oportunidades de mejora en los procesos, pues siempre existirán excesos que podrían ser eliminados, por lo que su objetivo es reconocer que estos desperdicios existen, identificarlos y eliminarlos.
Cabe recalcar que el pionero del Lean Manufacturing y CEO de Toyota Motors, Hiroshi Okuda, mencionó que la función del método era que todos en Toyota cambien, o al menos no sean un obstáculo para que los demás lo hagan, y que todos escriban sus planes de cambio para el año, según destacó el autor Luis Socconini.
5. Ciclo PDCA
Este método está diseñado para la solución de problemas: en teoría, aplicando la metodología plan, do, check, act (planificar, hacer, comprobar, actuar) puede resolverse cualquier tipo de situación en una empresa.
Un aspecto importante a considerar es que este ciclo de acciones asegurará que se afronten los problemas, se analicen, resuelvan y retroalimenten para evitar que los errores se repitan una y otra vez.
La siguiente ilustración demuestra cómo esta metodología es un ciclo continuo:
6. Kan Ban
Este método se basa en controlar la producción a través de un sistema de señales. Proviene de los términos japoneses Kan (visual o visible) y Ban (tarjeta o tablero), por lo que hace referencia a las tarjetas de identificación y los tableros de tareas.
Al ser un método completamente visual, su aplicación es muy sencilla: los involucrados pueden integrarse al método solo con mirar su tablero de tareas. Este deberá estar en una ubicación accesible para todo el equipo, ser entendible y contener el estado de flujo de las tareas a realizar, sin importar la naturaleza del equipo, pues también puede ser digital.
De acuerdo con un estudio realizado por 3M, el cerebro humano procesa información visual hasta 60.000 veces más rápido que el texto, por lo que estimula mucho más rápido nuestras fibras nerviosas.
7. Six Sigma
Este método consiste en llegar a reducir los errores a niveles mínimos. Es una herramienta muy estructurada que se centra en definir, medir, analizar, mejorar y controlar. Fue creado por el ingeniero Bill Smith en la década de 1980 y se centró en la reducción de la variabilidad para eliminar los defectos o fallos en la entrega de productos Motorola o de su servicio al cliente.
El nivel Sigma puede determinarse al revisar cuántas desviaciones caben entre los límites de especificación del proceso de una empresa y su objetivo. Esta metodología ayuda a detectar qué tan buenos son los procesos relacionándolos directamente con sus defectos.
Cómo implementar un plan de mejora continua en tu empresa
Ahora que ya conoces los distintos métodos que puedes utilizar para el mejoramiento continuo, revisa nuestro listado de diez consejos básicos para echar a andar un plan de mejora continua en tu empresa. Estos pueden ser aplicables para cualquier tipo de organización.
1. Planifica tu proyecto
Todo debe partir de un análisis exhaustivo de tu proyecto, realiza un diagnóstico de la situación en la que se encuentra tu empresa y sé realista con el potencial de mejora para definir tu plan de acción.
2. Verifica que cuentes con los recursos necesarios
Antes de implementar un plan de mejora continua es necesario que compruebes que cuentas con las herramientas y la tecnología adecuadas, así como con los recursos que asignarás para su desarrollo. Estos deben adaptarse a las necesidades de tu empresa y al nivel de inversión disponible.
3. Establece tus objetivos y compártelos
Al elaborar tu plan de mejora continua debes tener claros tus objetivos y metas, y compartir a todos los miembros de la empresa sobre el alcance del proyecto que desarrollarás.
4. Realiza una investigación exhaustiva
De acuerdo con Mark Graham Brown, muchas organizaciones dedican cientos de horas a recopilar e interpretar datos. No obstante, la mayoría de esas horas solo son tiempo perdido porque analizan mediciones incorrectas, lo que lleva a una toma de decisiones inexacta.
Si pones en acción tu plan de mejora continua con datos erróneos, no tendrás los resultados esperados. Sé prevenido, recopila la información necesaria sobre tu empresa, realiza un proceso de seguimiento, analiza las causas de los problemas más recurrentes e investiga de forma exhaustiva cómo estás llevando a cabo tus procesos.
5. Determina un plazo concreto para realizar tu plan de mejora continua
Previo a implementar el plan elaborado con la información reunida, determina un plazo para analizar las fuentes de debilidad, recoger datos nuevos y comprobar el logro de objetivos.
6. Comprueba la eficacia de tus decisiones
Evalúa la eficacia de las decisiones que hayas tomado. Utiliza procesos de revisión específicos para tu empresa y, si es necesario, realiza una prueba piloto para entender mejor los obstáculos que pueda enfrentar tu plan de mejora continua.
7. Involucra a tu equipo en todo el proceso
Para implementar un proceso de mejora continua eficaz debes estar abierto a la retroalimentanción. Para eso, involucra a todos los miembros del equipo en el proceso creativo que llevarás a cabo para lograr que todos sigan la misma línea y puedas conocer la forma en la que tus colaboradores viven los procesos.
8. Mide los resultados que obtengas
Si deseas analizar los resultados de tu plan de mejora continua necesitas datos concretos. Para ello, puedes utilizar alguna herramienta de investigación, por ejemplo, un muestreo. El muestreo es útil para mostrarte qué parte está funcionando en tu mejoramiento y cuál debe examinarse para hacer inferencias.
9. Evalúa tu proceso
En la mejora continua la evaluación es una práctica que debe ser permanente y te recomendamos realizarla tan seguido como la situación de la organización lo requiera. Evaluar tus resultados te permitirá detectar los problemas existentes y prevenir errores futuros. Además puedes corregir tus puntos débiles y fortalecer a tu empresa.
10. Reorganiza tus procesos y mejóralo
No te preocupes si tu plan de mejora continua necesita cambios o reestructuraciones. Esto es vital para su perfeccionamiento. Es importante que al mejorar tus procesos reorganices a tu empresa, pues de esta manera tu equipo se adaptará mejor a los cambios del entorno.
Un dato importante que puedes considerar es que la reorganización contribuye a que las compañías sean más eficaces y eficientes, como lo afirmó la firma de consultoría global The Boston Consulting Group (BCG).
4 ejemplos de mejora continua en empresas
La experiencia hace al maestro. Las empresas que mencionamos a continuación han tenido la oportunidad de implementar exitosamente un plan de mejora continua para sus procesos y operaciones. Te compartimos estos ejemplos para que compruebes cómo lo han hecho otros negocios.
1. Ejemplo de mejora continua en una empresa de servicios
Intel, considerada como el mayor fabricante de circuitos integrados a nivel mundial, realizó un concurso este 2020 para otorgar un premio a sus proveedores con el título «Ganador de la mejora continua de calidad para proveedores 2019».
El propósito fue reconocer a 37 proveedores por su compromiso con la calidad y el desempeño, quienes colaboran con el mejoramiento continuo que Intel implementa para la optimización de sus procesos innovadores. Además, este galardón también funcionó para resaltar que Intel opera con un alto nivel de integridad, a la par de trabajar en brindar la mejor calidad en sus productos y servicios.
Además, Murthy Renduchintala, presidente del grupo de Tecnología, Arquitectura de Sistemas y Clientes en Intel, detalló que esta empresa posee tres niveles de reconocimiento a sus proveedores: el premio a la mejora continua de la calidad del proveedor, el premio al proveedor de calidad preferido y el premio al logro del proveedor. Dichos premios son parte del programa que motiva a los proveedores fundamentales de la empresa a esforzarse para brindar nuevos niveles de excelencia y mejora continua.
En 2019, la compañía invirtió una alta suma de dinero en proveedores de más de 20 países como una forma de mejorar su cadena de suministro a fin de entregar en tiempo y forma sus productos a más de 2.000 clientes a través del uso de casi 2.000 millones de unidades.
2. Ejemplos de mejora continua en una empresa de fabricación de automóviles
Uno de los conceptos principales de la compañía japonesa de fabricación de automóviles Toyota Motor Corporation es el Toyota Way.
Este concepto engloba la forma de ser de la empresa y se basa en dos pilares:
- la mejora continua y el respeto por las personas, lo que consideran la base de su cultura corporativa
- la guía para seguir siendo eficaces y útiles en un mundo cambiante.
Por otra parte, el método elegido es el Kaizen y el Lean Manufacturing, del que fue pionero su CEO Hiroshi Okuda.
Además, de acuerdo con información de Microsoft News, durante el mes de octubre de 2020 Toyota alcanzó marcas históricas en ventas y producción a nivel mundial, logrando comercializar 847.713 unidades alrededor del mundo, lo que representó un aumento del 8.3% respecto al mes de octubre de 2019.
3. Ejemplo de mejora continua en una empresa de ropa deportiva
Uno de los mayores avances de la empresa multinacional estadounidense Nike, dedicada al desarrollo de equipamiento deportivo, fue la optimización de sus procesos. A través del Lean Manufacturing, la compañía enfocó la estrategia para transformar su sistema de producción en la industria textil.
Según información de Launch Coworking, tras implementar este método de mejora continua, la multinacional obtuvo una reducción del 50% de la tasa de defectos, disminuyó un 40% el tiempo de entrega, mejoró su productividad un 20% y aplicó el nuevo modelo mucho más rápido que el resto de las empresas.
4. Ejemplo de mejora continua en una empresa de construcción
Caterpillar, la corporación estadounidense más grande del mundo de maquinaria para la construcción y equipos de minería, considera clave el mejoramiento de la calidad y la seguridad de los productos y procesos.
La empresa con sede en Peoria, Illinois, afirma que el conocimiento de las industrias, junto con la mejora continua del producto en áreas clave, ha logrado que sus expertos trabajen codo a codo con el equipo de trabajo implicado, para diseñar e instalar soluciones de potencia personalizadas.
Aunado a ello, de acuerdo con información de Teknilife News, entre las marcas que alcanzarán un nuevo umbral de crecimiento para 2029 se encuentra Caterpillar Inc, gracias a su mejora continua de procesos.
Ahora cuentas con toda la información necesaria para crear tu propio plan de mejora continua en tu empresa. Recuerda que mantener un constante seguimiento de tus áreas de oportunidad, tanto internas como externas, te ayudará para que tu empresa cuente con el equilibrio ideal para su crecimiento sostenido.
