La forma en que empresas y marcas se comunican con sus clientes ha cambiado con el paso del tiempo y con la diversidad de canales. Uno de los cambios que más se ha percibido es el auge de WhatsApp Business en Latinoamérica, en donde, tan solo en 2020, más de 175 millones de personas se conectaron por día.
Este crecimiento despegó desde la pandemia de COVID-19, cuando muchas pequeñas y medianas empresas hicieron uso de la herramienta y obtuvieron hasta cuatro veces más oportunidades de contactar nuevos clientes y tres veces más de lanzar nuevos productos. Esto ha hecho que empresas de todos tamaños utilicen WhatsApp Business, para dar seguimiento a las necesidades de su público.
A la hora de utilizar WhatsApp, una de las herramientas más destacadas son los mensajes de ausencia. Si deseas mejorar tu estrategia de Social Media Marketing optimizando tu cuenta de WhatsApp Business, aquí te daremos unos ejemplos de mensajes de ausencia y te diremos cómo configurarlos en tu cuenta.
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12 ejemplos de mensajes de ausencia en WhatsApp Business
El 66 % de los consumidores consideran que respetar su tiempo es lo mejor que una marca puede hacer por ellos en términos de experiencia del cliente, y estamos de acuerdo. Sin embargo, muchas empresas aún dirigen sus negocios de forma manual y contestar a todas horas o de forma inmediata puede ser complejo.
Para lidiar con esto contamos con los mensajes de ausencia en WhatsApp Business, los cuales son una respuesta automática que puedes configurar en tu cuenta empresarial para notificarles a los clientes que no estás disponible en ese momento.
Estos mensajes automáticos pueden hacer la diferencia entre mantener a tus clientes o perderlos, por lo que prescindir de esta función actualmente no es la mejor opción. Si quieres configurar tus mensajes de ausencia en WhatsApp Business, aquí te compartimos algunos textos que puedes utilizar o adaptar a tus necesidades.
1. Mensaje de ausencia para notificar al cliente que has recibido su mensaje y recibirá una respuesta más tarde
Gracias por comunicarte con [Nombre de empresa]. Recibimos exitosamente tu mensaje y nos pondremos en contacto contigo en breve. Gracias por tu paciencia.
2. Mensaje de ausencia para responder a consultas solicitadas fuera del horario laboral o de atención
Hola, gracias por comunicarte a [Nombre de empresa]. Nuestro horario de atención es [Horario], por lo que en este momento no podemos atenderte, pero en cuanto retomemos nuestro servicio atenderemos tu solicitud. Gracias por tu comprensión.
3. Mensaje de ausencia para buscar una solución a la solicitud del cliente
Para [Nombre de empresa] eres muy importante. En este momento nuestro personal de atención se encuentra atendiendo tu solicitud y recibirás una respuesta en un lapso aproximado de [Tiempo previsto]. Agradecemos tu paciencia.
4. Mensaje de ausencia para informar de servicio no disponible
Estimado cliente, lamentamos informarte que en este momento nuestro servicio no está disponible por cuestiones de mantenimiento. Estaremos retomando nuestra comunicación por este canal el [Fecha de regreso]. Mientras tanto, te podemos atender por correo electrónico en la siguiente dirección: [Correo electrónico empresarial]. Gracias por tu comprensión.
5. Mensaje de ausencia para indicar que se está fuera del horario de servicio de atención
¡Lo sentimos mucho! En este momento no podemos atenderte, pues nos encontramos fuera del horario de servicio de atención al cliente. Nos pondremos en contacto contigo por la mañana a partir de [Hora]. ¡Gracias!
6. Mensaje de ausencia por días festivos
Querido cliente, nuestros duendes están tomando un descanso bien merecido después de entregar tantos regalos esta Navidad. Por favor, envíanos un correo a [Dirección de correo empresarial] y a nuestro regreso nos encantará atenderte. ¡Felices fiestas!
7. Mensaje de ausencia para informar problemas técnicos
Estimado cliente, ¡esto es vergonzoso! Por el momento estamos pasando por un problema técnico que nos impide darte una respuesta inmediata. Estamos trabajando arduamente para resolverlo y brindarte la atención que requieres. Gracias por tu comprensión.
8. Mensaje de ausencia para notificar que el personal está saturado
¡Hola! Gracias por ponerte en contacto con [Nombre de empresa]. Actualmente estamos un poco más ocupados de lo habitual, por lo que es posible que necesitemos más tiempo para responder a tu solicitud. Te compartimos un enlace a nuestra sección de Preguntas Frecuentes donde podrás encontrar algunos de los problemas y soluciones más frecuentes: [Enlace]. ¡Nos pondremos en contacto contigo lo antes posible! Gracias por la espera.»
9. Mensaje de ausencia para buscar el producto/servicio que el cliente solicita
«Hola, mi nombre es [Nombre del asesor], en este momento me encuentro localizando el producto que solicitaste. En breve te daré noticias. Gracias por la paciencia.»
10. Mensaje de ausencia para informar que estás fuera de la oficina
«¡Hola! En este momento me encuentro fuera de la oficina, pero estaré de regreso el día [Fecha]. Por favor, indícame en qué puedo ayudarte, y al volver te daré una respuesta.»
11. Mensaje de ausencia para notificar que el servicio no está disponible los fines de semana
Hola, gracias por tu mensaje. Lamentamos informarte que el fin de semana nuestro servicio no está disponible, pero nos pondremos en contacto contigo el próximo lunes dentro del horario de labores.
12. Mensaje de ausencia para indicar que la solicitud será atendida en un tiempo promedio
Estimado, cliente, hemos recibido tu mensaje, pero nos encontramos un poco ocupados, asegurándonos de que todos nuestros usuarios sean bien atendidos. Un representante se comunicará contigo en cuanto sea posible; el tiempo estimado de espera es de [Tiempo estimado]. Agradecemos tu paciencia.
¿Cómo crear un mensaje de ausencia en WhatsApp Business?
Ahora que has visto algunos ejemplos de lo que puedes escribir en tus mensajes de ausencia en WhatsApp Business, te mostramos cómo crearlos con éxito en tu cuenta.
1. Baja la app de WhatsApp Business
De la misma forma en que configuraste tu cuenta personal de WhatsApp, debes hacer lo mismo para abrir y gestionar tu cuenta empresarial. Descarga la app en iOS o Android, es gratuita.
Cuando se haya descargado, ábrela, acepta los Términos y Condiciones y da clic en Continuar. Enseguida WhatsApp te preguntará si quieres usar tu número para gestionar tu cuenta empresarial; acepta y continúa con tu configuración. La transferencia de tus números y chats no debe tardar muchos segundos. Sigue con el perfil de tu empresa y después podrás visualizar tu panel, el cual es básicamente igual al de tu WhatsApp personal.
2. Encuentra la herramienta para crear un mensaje de ausencia en WhatsApp Business
Una vez que tu cuenta empresarial haya quedado configurada, puedes acceder a las herramientas y funciones de WhatsApp Business. Para habilitar un mensaje de ausencia dirígete al icono de Herramientas y busca la opción Mensaje de ausencia.
Para habilitar esta función solo debes cambiar el estado de configuración. Sabrás que está listo cuando el color haya cambiado a verde.
3. Establece las propiedades de tu mensaje de ausencia
Después de que habilites la función de mensaje de ausencia en WhatsApp Business podrás indicar horarios y destinatarios.
En Horarios tienes tres opciones: Enviar siempre, Fuera del horario comercial y Horario personalizado. Elige el que más se adapte a tu tipo de negocio y la atención que quieras brindar a tus clientes.
En el caso de los Destinatarios verás varias opciones que te permitirán elegir a quiénes quieres enviar el mensaje de ausencia.
4. Redacta tu mensaje de ausencia
Ya que has personalizado el horario y los destinatarios a los que deseas que les llegue tu mensaje de ausencia en WhatsApp Business, es tiempo de redactar tu texto. Piensa en la respuesta que te gustaría recibir, si tú fueras cliente. Recuerda que un mensaje de ausencia en WhatsApp Business informa a los clientes las razones por las cuales no estás disponible y, a pesar de la contrariedad, les brinda una sensación de atención por parte de tu empresa.
No olvides una correcta puntuación y ortografía, pues reflejan profesionalismo.
5. Comprueba que tu mensaje de ausencia se envíe correctamente
Ya sea que le pidas a alguien de confianza que te mande un mensaje o esperes a que algún cliente haga una consulta, no olvides comprobar que tu mensaje de ausencia en WhatsApp Business se envía correctamente. Recuerda que esto lo puedes habilitar e inhabilitar fácilmente desde la opción de Herramientas.
Te recomendamos que cuentes con varios textos predefinidos para diferentes objetivos de ausencia, ya que solo se puede establecer un mensaje a la vez. De esta manera solo tendrás que copiar y pegar en la casilla.
WhatsApp + HubSpot: qué beneficios trae esta integración para tu negocio
Un mensaje de ausencia en WhatsApp Business es una excelente manera de atender a tus clientes aunque no estés disponible. Sin embargo, también puedes aprovechar otros complementos para tu cuenta empresarial, como la integración de HubSpot y WhatsApp.
Con esta integración puedes conectar fácilmente tu cuenta para dar un seguimiento más puntual e integral de las conversaciones con tus clientes y adaptar tu estrategia inbound a este canal de comunicación con tus clientes potenciales.
De igual forma, puedes visualizar todos tus mensajes en el CRM de HubSpot para desarrollar una mejor estrategia de interacción y conocer más sobre los gustos y patrones de comportamiento de tus clientes.
Además de los mensajes de ausencia en WhatsApp Business, con esta integración puedes automatizar y personalizar más mensajes en el momento oportuno y con diferentes objetivos; por ejemplo: bienvenida a nuevos usuarios o recordatorios de carritos abandonados.
Actualmente, puedes aprovechar WhatsApp Business de muchas maneras y los mensajes de ausencia son solo una forma de personalizar la experiencia del cliente y brindar una mejor atención.
