Cómo utilizar el método de la ruta crítica para gestionar proyectos

Seremos honestos contigo: las introducciones son difíciles. La introducción es la parte más ardua de redactar en un blogpost. La mayor parte del tiempo se va en editar esta parte de la pieza.

Comenzamos con la introducción, pues es más complicado hacerla. Una vez que la terminamos, sabemos que todo marchará viento en popa. Planificamos el resto del post y eso nos da una idea de cuánto nos llevará terminarlo.

Este enfoque simplifica nuestro flujo de trabajo y establece expectativas consistentes para la gestión. No creas que se trata de algo revolucionario: solo estamos utilizando el método de la ruta crítica para gestionar nuestras actividades del día a día.

Aquí conocerás este método y cómo puede beneficiar a tu equipo. Después, te daremos ejemplos de cómo aplicarlo.

Puedes usar el método de la ruta crítica (MRC) para proyectos pequeños y grandes. Empresas de todos los tamaños e industrias prefieren este enfoque por la consistencia que ofrece para la gestión de proyectos.

Los gerentes de proyecto emplean la ruta crítica para crear líneas del tiempo realistas para sus equipos. No solo revisan cada tarea que debe realizarse, sino que etiquetan cada una de ellas con un «en el peor de los casos» para su fecha de finalización. Esto establece expectativas precisas para las partes interesadas y le ofrece al equipo de desarrollo un tiempo más amplio para perfeccionar el proyecto.

Estos son algunos de los beneficios que el método de la ruta crítica puede ofrecer. Sigue leyendo y aprende sobre las ventajas de esta aproximación.

¿Para qué sirve el método de la ruta crítica?

Aparte de crear una ruta realista a seguir, este análisis ayuda a los equipos de gestión de proyectos en una gran variedad de formas. Algunas de las utilidades más comunes son las siguientes:

Equilibra las expectativas de las partes interesadas

Posiblemente la ventaja más importante del MRC para gestión de proyectos es su habilidad para establecer expectativas claras para los interesados en el proyecto. Ejecutivos y altos directivos son los que típicamente visualizan el proyecto. Después, ellos asignan al equipo de gestión de proyectos para llevar su visión a la realidad; sin embargo, no siempre están conectados de manera cercana con el equipo del proyecto, por lo cual podrían no estar conscientes de los posibles obstáculos que podrían desviar el proyecto del curso.

Como esperan resultados precisos, un análisis de ruta crítica les da una línea del tiempo franca de cuándo pueden tener el producto terminado. Si tienen inquietudes o preguntas, pueden dirigirse al equipo antes de que el proyecto inicie y evitar dolores de cabeza para el administrador del proyecto. Esto asegura que la ruta crítica sea consistente y los miembros del equipo sepan exactamente en qué deben estar trabajando.

Fomenta la colaboración entre departamentos

Cuando otros departamentos tienen acceso a una precisa línea del tiempo de un proyecto, pueden lanzar campañas complementarias que se alineen con tu fecha de entrega. Por ejemplo, si tu proyecto es un evento de marketing, tu equipo de servicio al cliente puede planear una iniciativa para apoyarlo, o tu equipo de ventas puede crear un flujo de emails automatizado que envíe correos de seguimiento a los asistentes. 

Al remover los silos de datos y hacer disponible la información para toda tu compañía, identificarás más oportunidades para atraer, retener y deleitar a tus clientes.

Crea zonas de amortiguamiento

Gracias a que la ruta crítica anticipa que las tareas tardarán más tiempo en estar terminadas, aumentan tus probabilidades de completar los proyectos a tiempo. Cuando eso pasa, tendrás más oportunidades de afinar tu proyecto antes de tu fecha límite. Tienes tiempo para obtener feedback, hacer pruebas A/B y retocar las fallas mínimas que tal vez pasaste por alto en el desarrollo.

Brinda seguridad en fallas adicionales

Si te encuentras con algún obstáculo, esas zonas de amortiguamiento funcionan como seguros contra fallas, lo cual asegura que las tareas serán terminadas a tiempo. Al gestionar un proyecto, el MRC anticipa estos problemas y da tiempo adicional para solucionarlos. Así que, en lugar de entrar en pánico, puedes encontrar una solución y emplearla antes de tu fecha límite.

Ahora que sabes por qué deberías usar el método de la ruta crítica, vamos a explicarte el paso a paso.

6 pasos para implementar el método de la ruta crítica

1. Describe las tareas

Antes de priorizar tus acciones, necesitas definir el alcance de tus proyectos. Propón un objetivo claro y describe cada tarea que debe hacerse para lograrlo.

Debes ser específico; si eres ambiguo y calculas mal el tiempo de cuánto te llevará completar un paso, puedes provocar que todo el proyecto se venga abajo si se trata de un paso secuencial.

La herramienta estrella para esto es una hoja de Excel. Es flexible y crea un formato gráfico que te prepara perfectamente para los pasos siguientes del método.

2. Identifica los factores dependientes

Una vez que reconozcas cada tarea del proyecto, necesitas identificar cuáles pasos son dependientes de otros. Esta tarea es importante y deberás dedicarle un poco más tiempo.

Por ejemplo, si vas a a una plaza comercial, los pasos pueden ser: subirte al auto, manejar hacia la plaza, estacionarte y entrar. Los últimos tres pasos son completamente dependientes del anterior a ellos. No puedes entrar a la plaza hasta que no conduzcas tu auto y dirigirte hacia allá, y no puedes estacionarlo después de entrar en la plaza. Estos pasos deben realizarse en orden; por tanto, son parte de la ruta crítica.

Ahora digamos que te subes al auto, pero no consigues ponerlo en marcha. Ese obstáculo te impide completar los siguientes pasos que inevitablemente retrasarán por completo tu línea del tiempo. Lo mismo sucede para tu proyecto: si un paso dependiente se retrasa por una semana, prolonga el resto del proyecto por ese mismo lapso.

3. Haz una tabla de secuencia de actividades

El punto que sigue es determinar cuánto tiempo llevará completar cada paso. Aquí es donde resulta útil ponerlos en una tabla y segmentarlos por dependencias. Aquí está un ejemplo de cómo puede verse:

Imagen de Wrike

Con el ejemplo anterior, con pasos como «Escoger una fecha», «Invitar a los amigos» o «Comprar comida y bebidas» podemos suponer que esta persona está planeando una fiesta. Por lo tanto, enumeró cada paso, así como el tiempo que posiblemente le llevaría realizarlos.

También incluyó predecesores o factores dependientes que hacen patente la relación entre tareas. Podemos ver que «hacer una lista de reproducción» y «preparar el sistema de sonido» se han identificado como pasos secuenciales. De esta tabla, sabemos que preparar la música tomará aproximadamente dos días y planear el resto de la fiesta llevará una semana.

4. Evalúa tus recursos

Antes de establecer tus tiempos con exactitud, es importante que consideres tus recursos. Ahora que sabes cuánto tiempo requerirán tus tareas, identifica qué puede ser delegado. Determina si existen tareas que pueden realizarse simultáneamente. Al encontrar estas oportunidades es esencial crear un plan eficiente y organizado.

5. Determina la holgura total

La holgura es la cantidad de tiempo que una tarea puede demorarse antes de que cambie la fecha límite del proyecto. Esto funciona como un indicio sobre la salud del proyecto para los administradores y sirve para alertarlos si el proyecto está fuera de tiempo.

La holgura total evalúa el progreso de tu proyecto. Una holgura positiva significa que la terminación de esa tarea estará lista antes o en el tiempo estimado; una holgura negativa implica que la tarea prolongará la fecha de entrega del proyecto entero. Tener esta información disponible te ayudará a ajustar el análisis de tu ruta crítica y así cumplir con los plazos iniciales.

6. Revisa tu ruta crítica

Una vez que has calculado tus secuencias, optimizado tu eficiencia y determinado tu holgura total, es momento de revisar tu ruta crítica. Ordena las tareas por las secuencias que tomarán mayor tiempo en completarse y las más importantes para tu proyecto.

Si existen secuencias que pueden realizarse al mismo tiempo, prepara tareas paralelas para hacer el plan más eficiente. Finalmente, ubica las tareas que son menos críticas y no secuenciales al final de tu línea del tiempo.

Una vez que has completado todos los pasos, comparte tu análisis de ruta crítica con tu equipo, resuelve sus dudas y sé abierto a sus sugerencias. Es más fácil corregir un plan antes de que esté en marcha que después.

Si tienes curiosidad de ver cómo funciona un método de ruta crítica para gestionar proyectos, vamos a revisar un ejemplo a continuación.

Ejemplo de un análisis con el método de la ruta crítica

Para darte una idea de cómo funciona un MRC, pretendamos que estamos planificando un evento de networking. El primer paso sería determinar las tareas que vamos a realizar para organizar este evento. Nos hemos adelantado y las hemos listado aquí abajo.

Ahora, necesitas determinar qué tareas son dependientes de cada una. No puedes hacer mucho si no sabes si hay gente dispuesta a participar en tu panel. Después de eso, debes reservar un lugar; esto implicará que requieres fijar una fecha para el evento simultáneamente. 

Cuando el lugar está establecido, puedes crear una lista de invitados. Una vez que conoces quién asistirá a tu evento, puedes reservar la compañía de catering, planificar las actividades de networking y finalmente llevar a cabo el evento.

Simplifiquemos esta idea en la gráfica a continuación:

Con esto establecido, el siguiente paso es estimar el tiempo que tomará completar cada paso. Esta es el esquema temporal que propusimos:

Tal vez notaste que «planificar las actividades de networking» y «reservar un catering» tienen la misma fecha de inicio y finalización. Eso se debe a que hemos considerado los supuestos recursos con los que contaríamos y decidido que esas dos tareas se pueden hacer de manera simultánea por el bien de la eficiencia.

El último paso que incluiremos en el ejemplo es la holgura. De esta manera puedes integrarla en tu análisis:

Una tabla similar te dará una línea del tiempo precisa para cualquier proyecto. Podrás ver qué tareas debes completar, el orden en el que deben realizarse y cuánto tiempo te llevará terminarlo. ¡Eso hará que todos tus proyectos lleguen al éxito!