Seremos honestos contigo: redactar la introducción de un artículo es difícil. Por eso, gran parte del tiempo de escritura suele dedicarse a esta parte del texto. Para agilizar este proceso, lo mejor es empezar a escribirla, aunque sea complicado. Una vez terminada, todo es más sencillo y el resto del post marcha viento en popa, pues a partir de ahí tendremos una idea de cuánto tiempo nos llevará terminarlo.
En definitiva, este enfoque simplifica el flujo de trabajo y crea expectativas consistentes para el product management, en este caso un post. Sin embargo, no creas que se trata de algo revolucionario: solo nos referimos al método de la ruta crítica, creado para administrar nuestras actividades diarias.
- Qué es el método de la ruta crítica
- Características de la ruta crítica
- Para qué sirve el método de la ruta crítica
- Cómo hacer una ruta crítica
- Método de la ruta crítica y Pert: principales diferencias
- Método de la ruta crítica y diagrama de Gantt: en qué casos te sirve cada uno
- Ejemplos del método de la ruta crítica
A continuación, aprenderás más acerca de esta técnica y cómo puede beneficiar a tu equipo y negocio. Asimismo, te daremos ejemplos de cómo puedes aplicarlo en tu organización.
Qué es el método de la ruta crítica
El método de la ruta crítica (MRC) es una estrategia de organización que permite evaluar el alcance de las actividades de un proyecto, es decir, lo que tiene que hacerse, los recursos que se necesitan para su desarrollo y determinar quiénes son responsables de ellas. Asimismo, ayuda a ordenarlas según su duración estimada para que así sea más sencillo trazar una ruta a seguir y saber con claridad cuándo estará listo el resultado.
Este procedimiento es idóneo para proyectos pequeños y grandes, por lo que ha ganado popularidad para asegurar consistencia en la gestión de proyectos. Además, es muy útil para que los líderes de equipo creen líneas del tiempo realistas para sus colaboradores, puesto que pueden prever «el peor de los casos» y establecer expectativas más precisas, a la vez que ofrecen a sus profesionistas un periodo amplio para perfeccionar su trabajo.
Características de la ruta crítica
Se apoya de la lógica para crear secuencias
La base de la ruta crítica es la identificación de la secuencia lógica de actividades que deben completarse para lograr los objetivos de un proyecto. Esto implica determinar qué tareas deben realizarse antes de que otras puedan comenzar.
Identifica relaciones de dependencia entre tareas
Observa las dependencias entre las tareas de un proyecto, es decir, determina cuáles labores están sujetas a la conclusión de las demás, lo que permite ordenar un flujo lógico de trabajo.
Determina la duración de las actividades
Cada deber tiene una duración estimada asociada. La suma de estos tiempos de realización establece la extensión total del proyecto.
Estima el camino crítico de los proyectos
El camino crítico es la secuencia de tareas que puede realizarse en el menor tiempo posible para completar un proyecto. Si una actividad de esta ruta se demora, se retrasará todo plan.
Distingue las actividades críticas de un proyecto
Las actividades críticas son aquellas que conforman el camino crítico y tienen cero margen de tiempo. Cualquier aplazamiento de estas tareas afectará de manera directa la fecha de finalización del trabajo.
Delimita un margen de tiempo para cubrir aplazamientos
Las actividades que no están en el camino crítico cuentan con un margen de tiempo, es decir, pueden retrasarse un poco sin afectar la fecha de entrega de los resultados. Este se calcula con la diferencia entre la duración estimada de una labor y su fecha límite.
Facilita la planificación y el control de un proyecto
Este recurso de gestión se emplea para planificar el proyecto desde el inicio, pero también para monitorear y controlar su progreso. Por esta razón, si se identifican desviaciones en las actividades críticas, se pueden tomar medidas correctivas para evitar retrasos en la entrega.
Posibilita la identificación de tareas prioritarias
Gracias al establecimiento de la ruta crítica, es posible priorizar la asignación de recursos, tales como mano de obra y equipo para garantizar que el trabajo se complete a tiempo.
Contribuye a una comunicación efectiva
Además, este procedimiento facilita la comunicación efectiva con los stakeholders del proyecto porque determina una línea de tiempo clara y una fecha de finalización concreta. Esto ayuda a gestionar las expectativas y mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del trabajo.
Para qué sirve el método de la ruta crítica
Aparte de crear una ruta realista a seguir, este análisis ayuda a los equipos en una gran variedad de formas. Algunas de sus funciones más comunes son las siguientes:
Equilibra las expectativas de las partes interesadas
Tal vez la ventaja más importante del MRC para la gestión de proyectos es su capacidad para sentar expectativas claras entre los involucrados. Por lo general, los ejecutivos y altos directivos son los que visualizan el proyecto. Después, ellos asignan al equipo de gestión de proyectos para que concreten su visión. Sin embargo, estas partes no siempre están conectadas con los trabajadores, por lo cual podrían omitir los posibles obstáculos de un proyecto en curso.
Como estas autoridades esperan resultados precisos, un análisis de ruta crítica les da una línea del tiempo franca de cuándo pueden ver el producto terminado. Si tienen inquietudes o preguntas, pueden dirigirse a los colaboradores antes de que el proyecto inicie y evitar dolores de cabeza para los administradores. Esto asegura que el plan de trabajo sea consistente y los miembros del equipo sepan siempre en qué deben estar laborando.
Fomenta la colaboración entre departamentos
Cuando otros departamentos tienen acceso a una precisa línea del tiempo, pueden lanzar campañas complementarias que se alineen con tu fecha de entrega. Por ejemplo, si tu proyecto es un evento de marketing, el área de servicio al cliente puede planear una iniciativa para apoyarlo, o la de ventas puede crear un flujo de emails automatizado que envíe correos de seguimiento a los asistentes.
Al remover los silos de datos y poner a disposición de toda tu compañía la información, identificarás más oportunidades para atraer, retener y deleitar a tus clientes.
Crea zonas de amortiguamiento
Gracias a que la ruta crítica anticipa qué tareas tardarán más tiempo en estar terminadas, aumentan tus probabilidades de completar los proyectos a tiempo. Cuando eso pasa, tienes más oportunidades de afinar tu proyecto antes de tu fecha límite, porque puedes obtener feedback, hacer pruebas A/B y retocar las fallas mínimas que tal vez pasaste por alto en el desarrollo.
Brinda seguridad en fallas adicionales
Si te encuentras con algún obstáculo, las zonas de amortiguamiento funcionan como seguros contra fallas, lo cual asegura que el proyecto se termine a tiempo. Al gestionarlo de esta manera, se pueden anticipar los problemas y tener un periodo adicional para solucionarlos. Así que, en lugar de entrar en pánico, puedes encontrar una solución y emplearla antes de la entrega.
Ahora que sabes por qué deberías usar este método, te explicamos cómo utilizarlo paso a paso.
Cómo hacer una ruta crítica
1. Describe las tareas
Antes de priorizar tus acciones, define el alcance de tus proyectos. Plantea un objetivo claro y describe cada tarea que tienen que completarse para lograrlo.
Para esto, debes ser muy específico, ya que si eres ambiguo y calculas mal el tiempo de cuánto te llevará completar un paso, puedes provocar que todo el trabajo se venga abajo, debido a que no se diseñó de manera correcta la secuencia.
Pues utilizar como herramienta una hoja de Excel, la cual es flexible y crea un formato gráfico que te prepara para las siguientes fases del método.
2. Secuencia de actividades
Esta es una parte crucial del proceso, puesto que consiste en determinar la secuencia lógica en la que deben realizarse las tareas. Revisa cuáles de ellas deben completarse antes de que otras puedan comenzar. Con ese fin, puedes emplear diagramas de red como los de flechas o diagramas de precedencia, para comprender sus relaciones.
3. Identifica los factores dependientes
Una vez que reconozcas cada labor del proyecto, necesitas identificar cuáles pasos son dependientes de otros. Esto es importante, así que deberás dedicarle un poco de más tiempo.
Por ejemplo, si vas a una plaza comercial, los pasos pueden ser: subirte al auto, manejar hacia la plaza, estacionarte y entrar. Los últimos tres son dependientes del anterior a ellos, ya que no puedes entrar a la plaza hasta que no conduzcas tu auto y te dirijas hacia allá, al igual que es imposible estacionarlo después de entrar en la plaza. Por lo tanto, cada uno de ellos debe realizarse en orden.
Ahora, digamos que te subes al auto, pero no consigues ponerlo en marcha. Ese obstáculo te impedirá completar los siguientes que inevitablemente retrasarán por completo tu línea del tiempo. De esta forma también sucede para tu proyecto: si un paso dependiente se retrasa por una semana, prolonga el resto del proyecto por ese mismo lapso.
4. Establece la duración de las actividades
Asigna una estimación de la duración de cada actividad, la cual debe basarse en información precisa y en la experiencia previa. Puedes pensarlas en días, semanas, meses o cualquier unidad de tiempo. Además, esto te permitirá calcular el tiempo total necesario para completar cada camino a través de la red de actividades.
5. Identifica el camino crítico
El camino crítico es la secuencia de actividades que determina la duración mínima del proyecto. Es fundamental porque garantiza que el proyecto se complete en tiempo y forma.
6. Haz una tabla de secuencia de actividades
Lo siguiente es elaborar una tabla para visualizar y segmentar los periodos de elaboración de cada tarea por dependencias. Este es un ejemplo de cómo puede verse:
Imagen de Wrike
Del ejemplo anterior, con pasos como «escoger una fecha», «invitar a los amigos» o «comprar comida y bebidas» podemos suponer que la persona está planeando una fiesta. Por lo tanto, enumeró cada paso y definió el tiempo que tal vez le llevaría realizarlos.
También incluyó predecesores o factores dependientes que hacen patente la relación entre tareas. Podemos ver que «hacer una lista de reproducción» y «preparar el sistema de sonido» se han identificado como pasos secuenciales. Además, de esta tabla, sabemos que preparar la música tomará aproximadamente dos días y planear el resto de la fiesta llevará una semana.
7. Evalúa tus recursos
Antes de establecer tus tiempos, es importante que pienses en tus recursos. Esto también te ayudará a determinar cuánto tiempo requerirán tus tareas, qué puede ser delegado y si existen tareas que pueden realizarse de forma simultánea. Al encontrar estas oportunidades, crearás un plan eficiente y organizado.
8. Determina la holgura total
La holgura es la cantidad de tiempo que una tarea puede demorar antes de que cambie la fecha límite del proyecto. Este concepto funciona como un indicio sobre la salud del proyecto para los administradores y sirve para alertarlos cuando el trabajo está fuera de tiempo.
Por tanto, la holgura total evalúa el progreso de tu proyecto. Cuando esta es positiva significa que una tarea estará lista antes o en el tiempo estimado. Por el contrario, cuando marca un valor negativo, implica que la actividad retrasará la fecha de entrega del proyecto entero. Gracias a esta información, tendrás la oportunidad de ajustar el análisis de tu ruta crítica y cumplir con los plazos iniciales.
9. Revisa tu ruta crítica
Una vez que has calculado tus secuencias, optimizado tu eficiencia y determinado tu holgura total, es momento de revisar tu ruta crítica. Procura determinar el orden de tus tareas por lo que te tomará más tiempo y lo que es más importante para tu proyecto.
Si existen sucesiones que puedan realizarse al mismo tiempo, prepara labores paralelas para hacer el plan más eficiente. Por último, ubica las actividades que son menos críticas y no secuenciales hasta el final de tu línea del tiempo.
10. Gestiona expectativas
Comunica el cronograma de la ruta crítica y los hitos clave a todas las partes interesadas del proyecto. Esto te permitirá gestionar las expectativas y a mantener a todos informados sobre el progreso del trabajo.
Además, no olvides compartir tu análisis de ruta crítica con tu equipo ni resolver sus dudas. Trata de estar abierto a sus sugerencias, ya que es más fácil corregir un plan antes de que esté en marcha.
Método de la ruta crítica y Pert: principales diferencias
El método de la ruta crítica y el PERT (program evaluation and review technique) son dos enfoques utilizados en la gestión de proyectos que funcionan para planificar y programar actividades. No obstante, existen aspectos clave que los distinguen.
Estimación de la duración
El primero estima las duraciones de las actividades de manera determinística, es decir, que se usan estimaciones específicas y fijas para cada tarea, porque ya se sabe cuánto pueden durar, mientras que, en el PERT, estos periodos se estiman con distribuciones de probabilidad, lo que permite lidiar con la incertidumbre, porque usa una estimación optimista, la más probable y una pesimista.
Enfoque del método
Luego, el recurso de la ruta crítica se centra en la identificación del camino crítico, que es la secuencia de actividades que determina la duración total del proyecto. En tanto que el PERT también puede determinar este tipo de ruta, pero se enfoca en la probabilidad de cumplir con ciertos plazos, por lo que es más importante la culminación de tareas.
Margen de tiempo
En este caso, el primer sistema de organización tiende a considerar un margen de tiempo de manera limitada, por lo que las tareas del camino crítico pueden ser inflexibles y cualquier retraso en ellas afecta la fecha de finalización del proyecto. Sin embargo, en el PERT, se permite el uso de margen de tiempo, pues proporciona información sobre la probabilidad de cumplir con fechas específicas, así que tiene claro que las actividades no críticas pueden tener una holgura.
Aplicación y contexto
Finalmente, nuestra primera opción sirve para proyectos donde la duración de las labores se conocen con certeza y su enfoque es cumplir plazos rígidos. Por otro lado, la segunda es para proyectos donde hay incertidumbre en el tiempo y se necesita una estimación probabilística de la duración del mismo.
Método de la ruta crítica y diagrama de Gantt: en qué casos te sirve cada uno
El método de ruta crítica y el diagrama de Gantt son dos herramientas de gestión de proyectos que funcionan en diferentes contextos y propósitos, aunque a menudo van ligados porque el Diagrama de Gantt es de gran ayuda para la planificación del camino crítico. En esta sección, vemos en qué situaciones es más adecuado uno u otro.
Método de la ruta crítica
Cuando se necesita una visión clara de las actividades críticas, se utiliza el método de ruta crítica, porque es esencial conocer las actividades que no tienen margen de tiempo y que podrían afectar la fecha de finalización del proyecto.
También es de muy útil para proyectos complejos que cuentan con muchas dependencias, ya que para su realización necesitan cubrir muchas actividades, por lo tanto, con este recurso, pueden gestionar esas dependencias y asegurarse de que se completen en el orden adecuado.
Además, sirve para proyectos que tienen un plazo fijo e inamovible, pues garantiza que las actividades críticas se completen a tiempo y que el proyecto se entregue dentro del plazo.
Por último, este ayuda a identificar recursos (personal, maquinaria, materiales) que son críticos para el proyecto, lo que resulta en una asignación eficiente de los mismos.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta de programación que muestra las actividades del proyecto en una línea de tiempo, por lo que es apropiada para representar de forma visual el cronograma del proyecto a todas las partes interesadas.
Como este esquema permite representar múltiples tareas que ocurren al mismo tiempo, es adecuado para proyectos en los que se realizan muchas labores en paralelo. No obstante, también son valiosos en proyectos más simples donde hay tantas dependencias.
Finalmente, el diagrama de Gantt es un recurso efectivo para comunicar el progreso del proyecto a todos los involucrados.
Ejemplos del método de la ruta crítica
Para darte una idea de cómo funciona un MRC, aquí tienes 2 ejemplos.
1. Evento de networking
El primer paso sería determinar las tareas que necesitamos cubrir para organizar este evento. Tal como se ve en el listado de abajo.
Ahora, determinar cuáles tareas son dependientes de cada una. Por ejemplo, no puedes hacer mucho si no sabes cuánta gente está dispuesta a participar en tu panel. Después de eso, podrás reservar un lugar, lo que a su vez implica que fijes una fecha para el evento.
Cuando ya está seleccionado el lugar, puedes crear una lista de invitados. Y luego, una vez que sabes quién asistirá a tu evento, puedes reservar una compañía de catering, planificar las actividades de networking y finalmente llevar a cabo el evento.
Simplifiquemos esta idea en una gráfica a continuación:
Con esto establecido, lo siguiente es estimar el tiempo que tomará completar cada paso. Este es el esquema temporal que creamos:
Tal vez notaste que «planificar las actividades de networking» y «reservar un catering» tienen la misma fecha de inicio y finalización. Eso se debe a que hemos contemplado los recursos que tenemos y decidido que esas dos tareas se pueden hacer de manera simultánea, por el bien de la eficiencia.
El último paso que incluiremos en el ejemplo es la holgura. De esta manera, puedes integrarla en tu análisis:
Una tabla similar te dará una línea del tiempo precisa para cualquier proyecto, con la que podrás ver qué tareas debes completar, el orden en el que deben realizarse y cuánto tiempo te llevará terminarlo. ¡Eso hará que todos tus proyectos tengan éxito!
2. Construcción de una casa
Ahora piensa en un proyecto físico, como la construcción de una casa. El primer paso sería la identificación de actividades que son necesarias para poder edificarla.
Lo siguiente es identificar las dependencias. En este caso, las acciones necesarias son, por ejemplo, la construcción de muros, la cual no puede comenzar hasta que se haya completado la cimentación.
Luego, tienes que estimar las duraciones y asignar tiempos para cada paso o actividades necesarias que te llevarán a concluir el proyecto. Observa que hay una fecha de inicio y una de término porque ya se conocen los días en los que se realizará cada tarea.
La suma de esos días es lo que se conoce como holgura de tiempo, la cual representa la duración total que llevará la construcción de esta casa.
De esta forma, puedes establecer tu ruta crítica, con la que conocerás la duración total más larga y determinarás la duración mínima del proyecto. En este ejemplo, la ruta crítica podría ser: Excavación del terreno ---> Cimentación ---> Construcción de muros ---> Acabados interiores ---> Inspección final.
Usa la información de este artículo para tu product management y establece hitos importantes. Luego, a medida que avances en el proyecto, podrás controlar el progreso para asegurar que las actividades en esta ruta se estén completando a tiempo y tomar medidas si visualizas algún retraso.
Ahora ya conoces en qué consiste el método de la ruta crítica, una herramienta de gran ayuda para gestionar tus proyectos con orden y planeación. Toma en cuenta estos aspectos para que lo apliques con éxito en tu negocio.
