Gestión del valor ganado: qué es y para qué sirve

Los sobrecostos en cualquier tipo de proyecto han sido un gran problema desde tiempos inmemorables.

Las y los project managers son quienes más dolores de cabeza tienen cuando de administrar un proyecto se trata, ya que, a pesar de tener una buena organización previa al inicio de cualquier proyecto, las eventualidades son más comunes de lo que quisiéramos. Esto puede causar errores, retrasos o excesos que pongan en riesgo su rentabilidad o entrega.

En este contenido te diré qué es el valor ganado en la gestión de proyectos y de qué manera puede ayudarte a mantener el control del tiempo y del dinero establecidos en el plan inicial de tu empresa.

El valor ganado se mide con parámetros monetarios o de tiempo y es un requisito esencial en las herramientas de gestión.

Esto nos deja muy claro que «el hubiera no existe» o tal vez sí; siempre y cuando se cuente con las herramientas y técnicas de prevención para predecir posibles eventualidades que afecten el buen andar de cualquier proyecto. 

Para qué sirve la gestión del valor ganado o EVM

El earned value management (EVM) es una herramienta para la administración de proyectos. Se utiliza para medir y predecir el rendimiento de un proyecto comparando el valor ganado planificado con el real. Mediante su uso es posible conocer desviaciones de costo y tiempo, lo que permite tomar decisiones estratégicas más rápidas y efectivas. 

En función de los valores reales y planificados, el EVM busca predecir el futuro del proyecto y les da oportunidad a los project managers de ajustarse a los cambios o modificaciones en consecuencia, sin que sea demasiado tarde.

La gestión del valor ganado es importante porque se basa en la comparación de la planificación inicial con el rendimiento y el gasto real a lo largo del proyecto. Con esta metodología puedes identificar desviaciones en el cronograma y en el presupuesto antes de que se conviertan en problemas significativos, ya que proporciona una visión clara del rendimiento. De esta manera, facilita la toma de decisiones informadas y ayuda a garantizar el éxito del proyecto al mejorar la eficiencia y la gestión de los recursos.

Fórmula de valor ganado

La fórmula de valor ganado (earned value management -EVM-) está vinculada con el índice de desempeño de costo (CPI) y se calcula dividiendo el valor ganado (EV) entre el costo real (AC). 

El valor ganado representa el valor de los trabajos realizados hasta el momento, según la línea base del proyecto y se mide en términos de presupuesto. 

El valor ganado ofrece una visión integral del rendimiento del proyecto al proporcionar una métrica que combina el tiempo, el costo y el alcance. Además del CPI, otras métricas asociadas con el valor ganado incluyen el índice de desempeño de programación (SPI) y la variación de costo al completar (VAC). 

Para el valor ganado son fundamentales: el índice de desempeño de programación (SPI) y el índice de desempeño de costo (CPI), ya que estas métricas brindan una evaluación integral del rendimiento del proyecto. 

El SPI mide la eficiencia del tiempo al comparar la cantidad de trabajo planificado con la cantidad de trabajo real completado, lo cual ayuda a los gerentes de proyectos a evaluar si el proyecto está avanzando según el cronograma establecido. 

En tanto, el CPI evalúa la eficiencia de costos al comparar el valor ganado con el costo real del trabajo realizado. 

Ambos índices permiten a los gerentes de proyecto anticipar y abordar problemas potenciales, tomando medidas correctivas antes de que los desafíos se vuelvan significativos. 

La fórmula de valor ganado es una herramienta valiosa para los gerentes de proyectos, ya que les permite evaluar de manera efectiva la eficiencia y el éxito del proyecto, facilitando la toma de decisiones informadas y la implementación de ajustes cuando sea necesario.

1. Comprende los conceptos que giran en torno al valor ganado

Para poder calcular el valor ganado es fundamental entender cada concepto que se usará para la fórmula. Estos son los siguientes: 

• Budget at completion (BAC): este es el presupuesto inicial planificado que se determinó para llevar a cabo el proyecto. 
• Planned value (PV): es el presupuesto que se planificó para alcanzar un objetivo en una determinada fecha. 
• Earned value (EV): es el valor ganado, como ya lo expliqué. Esta definición se refiere a lo que realmente se ha conseguido hasta el momento con el presupuesto que se estableció en un inicio. 
• Actual costs (AC): se refiere a todos los costos erogados desde el inicio del proyecto hasta este momento. 

La fórmula para calcular el valor ganado será el porcentaje de trabajo completado hasta la fecha multiplicado por el presupuesto inicial planificado (BAC, por sus siglas en inglés). 

2. Calcula las variabilidades de tu proyecto

Una vez que sabes cuáles son los conceptos que tendrás en cuenta para calcular el valor ganado, lo siguiente es que conozcas las variabilidades de tu proyecto. Los resultados de las varianzas pueden determinarse de la siguiente manera: 

• Si el resultado es 0, entonces tu proyecto va tal cual lo planificado. 
• Si el resultado es positivo (mayor), significa que tu proyecto va adelantado de tiempo o por debajo del presupuesto. 
• Si el resultado es negativo (menor), entonces tu proyecto va retrasado o se ha excedido del presupuesto inicial. 

Las fórmulas para conocer las variaciones de tiempo y costo son:

• Variación de costo o cost variance (CV): EV - AC -> Este cálculo permite comparar lo que se ha hecho hasta este momento del proyecto y los costos que se han acumulado para alcanzar los objetivos actuales. 
• Variación de tiempo o schedule variance (SV): EV - PV -> Este cálculo, en cambio, compara los avances del proyecto al día de hoy con lo que se debería haber hecho según la planificación predispuesta desde un principio.

3. Establece los índices de rendimiento 

Este proceso es muy similar al de las variabilidades del proyecto. En este sentido, los resultados pueden interpretarse así: 

• Si el resultado es mayor que 1, entonces es positivo.  
• Si el resultado es menor que 1, entonces es negativo. 

Las fórmulas para el valor ganado en cada caso, son las siguientes:

• Índice de rendimiento de costos o cost performance index (CPI): EV / AC -> Divide lo que se ha hecho del proyecto entre los costos reales ya realizados. 
• Índice de rendimiento de horario o schedule performance index (SPI): EV / PV -> Se divide lo que se ha hecho entre lo que se debió haber realizado. 

4. Determina las previsiones del proyecto

Los cálculos anteriores te brindan información sobre la situación actual de tu proyecto y te dan las bases para hacer previsiones puntuales para el futuro. Las fórmulas para conseguirlos son: 

• Estimación al finalizar o estimate at completion (EAC): BAC / CPI -> Tiene en cuenta que el proyecto seguirá avanzando según lo alcanzado a nivel de rendimiento. 
• Estimación hasta la finalización o estimate to completion (ETC): contempla los gastos que se seguirán generando hasta culminar con el proyecto. 
• Varianza al finalizar o variance at completion (VAC): este cálculo te brinda la variación total entre lo planificado y la estimación realizada. 

Ejemplos de valor ganado 

 1. Ejemplo de valor ganado en la construcción de un edificio

Imagina que se está construyendo un edificio y que la tarea principal es completar la estructura en tres meses con un presupuesto de 1.000.000 USD. Después del primer mes, se evalúa el progreso y se determina que el trabajo completado equivale a 300.000 USD según la línea de base. Además, se han gastado 200.000 USD hasta ahora.

Valor ganado (EV): 300.000 USD.
Costo real (AC): 200.000 USD.

Índice de desempeño de costo (CPI) = EV / AC =  300.000 /  200.000 = 1,5

Este CPI superior a 1 indica que se ha obtenido más valor del trabajo realizado en comparación con el costo real. El proyecto está ejecutándose eficientemente en términos de costos hasta este punto.

2. Ejemplo de valor ganado para el desarrollo de un software

En un proyecto de desarrollo de software con un presupuesto total de 500.000 USD y una duración de seis meses; después de dos meses, se evalúa el progreso. Según la línea de base, se esperaba completar el 30 % del trabajo, que equivale a 150.000 USD. Sin embargo, se descubre que solo se ha completado el 20 % del trabajo, que es 100.000 USD.

Valor ganado (EV): 100.000 USD.
Costo real (AC): se han gastado 120.000 USD hasta ahora.

Índice de desempeño de costo (CPI) = EV / AC = 100.000 / 120.000 = 0,83

Un CPI inferior a 1 indica que el proyecto está por encima del presupuesto en este punto. Es necesario revisar y ajustar los costos para mejorar el rendimiento financiero del proyecto.

3. Ejemplo de valor agregado en un proyecto de investigación

En un proyecto de investigación con un presupuesto de 300.000 USD y un plazo de un año; después de seis meses, se revisa el progreso. Según la línea de base, debería haberse completado el 50 % del trabajo, equivalente a 150.000 USD. Sin embargo, la investigación ha avanzado más rápido de lo previsto, y se ha completado el 60 % del trabajo, que es 180.000 USD.

Valor ganado (EV): 180.000 USD.
Costo real (AC): se han gastado 140.000 USD hasta ahora.

Índice de desempeño de costo (CPI) = EV / AC = 180.000 / 140.000 = 1,29

Un CPI superior a 1 indica que el proyecto está por debajo del presupuesto en este punto. Los recursos se han utilizado de manera eficiente, y se ha obtenido más valor del trabajo realizado en comparación con el costo real.

Como puedes ver, calcular el valor ganado no es realmente complejo. Solo es cuestión de contar con información actualizada sobre tu proyecto y empezar a hacer las consideraciones necesarias para que este pueda finalizar sin tantos excesos o retrasos.