Qué es un gestor de proyectos y qué es lo que hace

Si alguna vez has tenido que liderar un proyecto empresarial, es probable que ya conozcas el gran trabajo y responsabilidad que recae en los gestores de proyectos. Pero, ¿realmente sabes en qué consiste su labor?

La coordinación de proyectos es una tarea compleja que requiere una amplia gama de habilidades y competencias. Su gestión implica el manejo de equipos de trabajo, la programación y planificación de tareas, la diligencia en presupuestos y recursos, la toma de decisiones y la resolución de problemas, entre otras responsabilidades.

En este contexto, un profesional capacitado es esencial para garantizar el éxito. No obstante, el papel del gestor de proyectos va más allá de la simple coordinación y planificación de tareas. Este líder debe ser capaz de identificar riesgos y oportunidades en cada etapa, tomar decisiones rápidas y efectivas y comunicarse de manera efectiva con los interesados.

En este contenido, te diremos cuál es el papel crucial de una gestora o gestor de proyectos, destacando las habilidades y competencias clave para liderar equipos y garantizar el éxito de cualquier proyecto.

El papel de la gestión de proyectos es esencial en cualquier organización que busque completar proyectos con éxito y eficiencia. Su trabajo implica una amplia variedad de tareas, como la definición del alcance, la planificación y programación de actividades, la asignación de tareas y recursos, la gestión de presupuestos, la supervisión del progreso y la solución de problemas.

Qué hace un gestor de proyectos

Un gestor de proyectos, como ya lo mencionamos, es un líder que se encarga de planificar, coordinar y supervisar todas las fases de un proyecto, desde la definición de los objetivos hasta la entrega final del producto o servicio. Sus principales funciones son las siguientes:

1. Definir los objetivos del proyecto

El gestor de proyectos debe establecer los objetivos del proyecto en colaboración con los interesados y garantizar que sean claros, alcanzables y medibles.

Esta es una función fundamental, ya que permite a todo el equipo trabajar en la misma dirección. Para lograr esto, el gestor de proyectos debe coordinarse con los interesados para establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido (SMART). Además, debe asegurarse de que las metas del proyecto sean coherentes con la estrategia de la organización.

2. Planificar el proyecto

El gestor debe crear un plan detallado de un proyecto que incluya los plazos, los hitos, los recursos necesarios y los riesgos del proyecto.

El plan de proyecto es la hoja de ruta para el equipo y el gestor es el responsable de su creación. Este documento, como lo dijimos, debe incluir plazos, hitos, recursos, presupuestos y riesgos. Es importante que el líder trabaje con el equipo para desarrollar un plan realista y que lo revise regularmente para asegurarse de que todo esté en buen camino.

3. Asignar las tareas

El gestor de proyectos debe asignar tareas y responsabilidades a los miembros del equipo y asegurarse de que entiendan claramente lo que se espera de ellos.

Es importante que el gestor tenga una comprensión detallada de las habilidades y fortalezas de cada miembro del equipo para asignar las tareas de manera efectiva. Asimismo, debe corroborar que las actividades estén claramente definidas y que cada miembro tenga una comprensión clara de sus responsabilidades.

4. Gestionar el presupuesto

El gestor de proyectos debe administrar el presupuesto del proyecto, monitorear los costos y tomar medidas correctivas si es necesario. Esto implica establecer un presupuesto realista y hacer un seguimiento de los costos a lo largo del plan. Si hay desviaciones, debe tomar medidas correctivas para mantenerlo acorde.

5. Coordinar a los miembros del equipo

El gestor de proyectos debe asegurarse de que los miembros del equipo trabajen juntos de manera efectiva, respeten los plazos y se comuniquen de manera clara.

Esto puede incluir la resolución de conflictos, la motivación del equipo y el fomento de un ambiente de trabajo colaborativo.

6. Supervisar el progreso del proyecto

El gestor de proyectos debe monitorear el progreso del proyecto y tomar medidas correctivas si se desvía del plan original. Aquí también se incluyen el seguimiento de los hitos, el monitoreo del presupuesto y del tiempo.

7. Identificar y gestionar los riesgos del proyecto

Debe identificar los riesgos del proyecto y tomar medidas para mitigarlos o eliminarlos. Esto puede incluir la planificación de contingencias, la asignación de recursos adicionales o la revaluación del plan de todo el plan.

8. Tomar decisiones

La gestora o gestor de proyectos ha de tomar decisiones rápidas y efectivas para mantener el proyecto en el camino correcto y garantizar que se cumplan los objetivos del proyecto. Esto también corresponde a todo lo relacionado con los recursos, presupuestos y el plan en general.

9. Comunicarse con los interesados

El líder debe comunicar a los interesados el progreso del proyecto y cualquier problema o desviación. Esta comunicación debe ser abierta y clara.

10. Evaluar el éxito del proyecto

Otra de las funciones del gestor es evaluar el éxito del proyecto al final del mismo y analizar los resultados para identificar áreas de mejora y mejores prácticas a futuro.

También debe examinar los costos y compararlos con el presupuesto establecido. Si el proyecto ha sido exitoso, ha de identificar las prácticas y procesos que condujeron a que todo saliera bien para replicarlos.

Si el proyecto no ha sido exitoso, de igual forma, debe evaluar las causas de la falla y hacer recomendaciones que deben implementarse en futuros planes. Esta evaluación también puede incluir la recolección de comentarios de los interesados y miembros del equipo para identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento.

3 herramientas básicas para un gestor de proyectos

Un gestor de proyectos necesita una variedad de herramientas para planificar, monitorear y administrar sus planes de manera efectiva. Estos recursos pueden ayudarlo a coordinar su equipo, realizar un seguimiento del progreso, asignar tareas y gestionar el presupuesto.  

Algunas de las herramientas de gestión de proyectos más útiles incluyen:

1. Software de gestión de proyectos

Los software de gestión de proyectos son herramientas digitales que ayudan al gestor a planificar y monitorear el progreso de sus planes. Algunas características típicas incluyen la asignación de tareas, la colaboración en tiempo real, la gestión de presupuestos y la creación de gráficos y diagramas. Trello, Basecamp y Asana son algunas de las herramientas más utilizadas en este ramo.

2. Herramientas de colaboración

La colaboración es fundamental para el éxito de un proyecto y las herramientas especializadas con este enfoque apoyan al gestor para coordinar el trabajo del equipo. Algunas opciones populares incluyen Google Drive, Dropbox y Microsoft Teams.

3. Herramientas de gestión de tiempo

La gestión del tiempo es un elemento clave de la gestión de proyectos y estas herramientas pueden ser útiles para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea. Algunas opciones grandiosas son Toggl, RescueTime y Clockify.

Como has podido comprobar, el papel de la gestora o gestor de proyectos es fundamental en cualquier organización que busque llevar a cabo planes exitosos y eficientes, ya que es capaz de aportar una perspectiva única al equipo y a la organización en general, al identificar oportunidades de mejora y áreas de crecimiento.