Gracias a las videoconferencias podemos disfrutar de una comunicación sumamente efectiva: además de acercar a la gente que se encuentra a la distancia, ayudan en la coordinación de equipos de trabajo en todo el mundo, pues facilitan el intercambio de contenidos, mensajes e información de manera instantánea.

Sin duda, han sido una gran herramienta para todas las empresas que buscaron adaptarse durante la contingencia sanitaria. Se estima que hasta un 86 % de las compañías están incluyendo nuevas tecnologías para entrevistar a nuevos candidatos y elegir el más indicado. 

Con ellas también se realizan diariamente juntas de trabajo, webinars, sesiones de atención al cliente, transmisión de eventos y otras actividades fundamentales para la productividad de una empresa o negocio. Por ello enseguida te contaremos todos los detalles de las videoconferencias: sus características principales, funciones y cómo llevarlas a cabo.  

Con ayuda de la transmisión de video y el audio, proporcionan una comunicación más personalizada que los correos electrónicos, mensajes de texto, audios u otros canales de comunicación. Al permitir ver las expresiones faciales y escuchar el tono de voz de los usuarios, las videoconferencias se convierten en la comunicación digital más cercana que existe hasta el momento para la interacción directa de persona a persona.

Por lo tanto, este sistema facilita compartir ideas, explicar proyectos, declarar cambios en una organización, exponer estrategias de negocios y demás asuntos, de una manera sumamente clara. Si se comunicaran utilizando otros canales es posible que se pierdan muchos detalles e intenciones de cada uno de los puntos expuestos.

7 características de una videoconferencia

1. Transmisión en tiempo real de video y audio

Las personas que sean parte de la reunión podrán ver y escuchar a los otros usuarios de forma instantánea, aunque esto depende de si tienen o no activadas estas funciones en su configuración. Pero en esencia esta es la característica principal de esta herramienta.

2. Ahorra tiempo y recursos

Las videollamadas son la forma más inmediata de establecer una comunicación cara a cara con cualquier persona, ya sean colaboradores o incluso clientes. No implican gastos en viáticos y se ahorra el tiempo de traslado para llegar a la misma ubicación de los demás participantes. Por esto son la mejor alternativa a la hora de buscar una comunicación más directa.

3. Interfaz amigable

El diseño y funciones que contiene una interfaz de videollamada suelen tener una configuración fácil de ajustar (con la guía del mismo programa) y su manejo resulta muy intuitivo. Algunos software más profesionales sí necesitan un breve tutorial para disfrutar de todas sus funciones avanzadas.

4. Múltiple compatibilidad

Los usuarios pueden entrar a la videoconferencia prácticamente desde cualquier dispositivo; ya sea un teléfono inteligente, una tablet, una laptop, un ordenador de escritorio, etc. Lo más importante es que este dispositivo tenga acceso a internet. Algunas aplicaciones también ofrecen la posibilidad de ingresar a la reunión por medio de llamada telefónica.

5. Fácil acceso

Si eres el anfitrión de un evento, debes crear una cuenta, programar tu evento y enviar la invitación a los asistentes. Por otro lado, para entrar a una videoconferencia es muy sencillo: se da click en el link de la invitación de la reunión programada a la hora indicada (en algunas aplicaciones se coloca una contraseña, que viene especificada en la invitación). En ocasiones, dependiendo de la privacidad de la reunión, es el anfitrión quien tiene la opción de aceptar o rechazar a los asistentes en la sesión. 

6. Requiere acceso a internet

Todos los software de videollamadas requieren conexión a internet para funcionar o, si se trata de la red interna de una empresa, los participantes deben estar dentro de dicha red; por ejemplo.

7. Programa de instalación o de nube

Existen dos tipos de proveedores de este servicio: por un lado, están los software que se instalan en un ordenador y, por el otro, las plataformas que se alojan en un almacenamiento de nube, donde ingresas al iniciar sesión. 

También están las videoconferencias que se pueden hacer a través de las redes sociales o aplicaciones de chat, como Facebook o WhatsApp, aunque estas son más de uso personal que empresarial.

En el mercado existe una variedad de programas de videoconferencias, los hay gratuitos y de paga, con o sin límite de duración, con calidad promedio y de alta resolución de imagen, con determinado número de invitados, tipo RDSI o IP y demás. Todo depende de los propósitos para los que quieras usarlos. 

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6 funciones de una videoconferencia

Son sorprendentes las opciones que continuamente se añaden a los programas de videoconferencias. Enseguida te mostramos las utilidades que comparten la gran mayoría. 

1. Pantalla simultánea. En esta modalidad todos los usuarios tienen la posibilidad de verse a sí mismos en la pantalla y en los otros recuadros a los demás invitados a la sesión de videoconferencia.

2. Compartir pantalla. Esta es una función muy socorrida para que las personas puedan ver la pantalla del dispositivo de un usuario en particular. Es ideal para dar clase, exponer, presentar diapositivas, detallar un proyecto o mostrar cualquier otro contenido visual.

3. Grabar sesiones. En la mayoría de las plataformas se puede realizar una grabación de todo lo que aparece en pantalla durante una videoconferencia; incluso algunas tienen la opción de subirla directamente a YouTube. Esto resulta muy útil para consultar información después, o simplemente para compartirla con otras personas. 

4. Chat integrado. En la mayoría de las plataformas se incluye un chat instantáneo, donde se pueden compartir mensajes de texto; por ejemplo, si alguien está hablando es conveniente usar este recurso para no interrumpirlo.

5. Adjuntar archivos. A través del mismo chat es posible compartir links, archivos de texto, presentaciones, imágenes, audios y demás.

6. Control de usuarios. Muchas veces el orador o conferenciante se enfrenta a audiencias grandes, diversas o complejas. Puede ocurrir que algún asistente deje encendido su micrófono y el sonido ambiental perturbe a los demás; o puede ser que no todos participen en un tono cordial o respetuoso. Para evitar esto el anfitrión puede desactivar los micrófonos, las cámaras y el chat.

2 modos de videoconferencias

1. Videoconferencia punto a punto

Consiste en una sesión donde solamente participan dos personas; se transmite video y audio, y está disponible el chat para compartir mensajes y archivos. En este caso, en la pantalla del primer usuario aparece el segundo usuario, y este último puede ver al primero. 

Esta modalidad puede usarse para dos colaboradores de una misma empresa, para que un consultor o ejecutivo se ponga en contacto con socios de la organización, para que un representante de ventas o de servicio al cliente se comunique directamente con un cliente en específico, o para que un reclutador realice entrevistas a nuevos prospectos. 

2. Videoconferencia multipunto

Es aquella en la que entran más de dos participantes en la sesión; todos se pueden ver y escuchar al mismo tiempo, y hay una ventanilla de chat en común donde todos pueden escribir y enviar archivos. Aquí el ordenador del anfitrión o de cualquier otro usuario funge como unidad central que se ocupa de enviar la imagen y el sonido a los demás.

A su vez esta modalidad de videoconferencia se divide en dos tipos que a continuación te explicamos de una manera más detallada.

A. Videoconferencia multipunto de presentación

En primer lugar, está la videoconferencia de presentación. Aquí los participantes se dividen en dos categorías: el o los ponentes y los asistentes. La atención, el audio y la pantalla principal se centra en el ponente o presentador y, por su lado, los asistentes participan de forma esporádica en el chat o hablan cuando se les indique. 

Por su naturaleza, la presentación se usa mucho en el ámbito educativo. También en el mundo empresarial para realizar presentaciones de proyectos o estrategias a implementar, realización de webinars especializados, transmisión de eventos, mostrar nuevos productos, capacitación a trabajadores y más.

B. Videoconferencia multipunto de junta

En segundo lugar, está la videoconferencia de junta o de discusión, que se caracteriza principalmente por permitir que todos los usuarios puedan verse y escucharse entre sí, en tiempo real, en una interfaz de mosaico. Todos tienen el mismo nivel de importancia en cuanto a la participación.

Este tipo de videoconferencia se usa cuando es necesario que todos los invitados colaboren en la sesión, dentro de una misma jerarquía. Es muy oportuna para reuniones entre equipos de trabajo o socios empresariales.

Hasta aquí hemos llegado con lo esencial de las videollamadas. Como habrás observado, son herramientas fundamentales para cualquier emprendimiento, gracias a la gran variabilidad que presentan en sus funciones. Su tecnología te ayuda a tener una relación más estrecha y directa con las personas que son clave para hacer crecer tu negocio; como son tus colaboradores, socios, clientes, proveedores y más. Si aún no las has usado, es hora de que comiences a aprovechar todas las oportunidades que las videoconferencias te brindan.

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Publicado originalmente el 28 de marzo de 2022, actualizado el 20 de enero de 2023

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Home office