25 software gratis para pequeñas empresas en 2023

Las empresas hoy en día compiten en un contexto cada vez más complejo y sofisticado; es un escenario cada vez más demandante, en el cual el uso de las herramientas tecnológicas resulta imprescindible.

Si bien es cierto que no todas las empresas y negocios necesitan el mismo tipo de software y herramientas tecnológicas, el hecho de no tenerlas supone una inversión de tiempo y recursos en actividades que podrían automatizarse con la ayuda de aplicaciones.

En este artículo hemos recopilado diferentes herramientas totalmente gratuitas para pymes. Con ellas podrás llevar a cabo una mejor gestión de tu negocio y de las áreas más importantes de tu empresa. Comencemos:

1. CRM gratuito de HubSpot

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: gestión de la relación con los clientes y organización interna

El CRM de HubSpot es una herramienta muy fácil de usar; representa un gran aliado para las pymes porque cuenta con diversas funcionalidades para automatizar tareas y obtener datos valiosos acerca de la clientela, mismos que servirán para los equipos de marketing, ventas y servicio.

Con él podrás ahorrar el tiempo que anteriormente invertías en tareas rutinarias. Así, nunca más tendrás que actualizar informes ni analizar el rendimiento de tu equipo de manera manual. Esto te brinda la oportunidad de enfocar tu tiempo en las actividades que verdaderamente importan.

Adicionalmente, podrás tener visibilidad total de tus ventas en tiempo real por medio de un panel organizado. Gracias a los informes detallados sobre la actividad de tu equipo, así como la productividad y el desempeño de cada miembro, siempre conocerás el rendimiento y tendrás toda la información necesaria para tomar las decisiones acertadas que te guíen al éxito.

Principales características del CRM gratuito de HubSpot:

• Permite organizar los equipos de ventas, marketing y atención desde una misma plataforma.
• Es ideal tanto para empresas con personal experto en software como para principiantes.
• Acceso a cientos de contenidos educativos para impulsar tu negocio.
• Permite centralizar tu información y mantenerla actualizada y disponible para todo tu equipo.
• Ayuda a la organización interna, a la delegación de actividades y al monitoreo del personal.

2. Slack

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: comunicación interna y gestión de proyectos

Imagen de Slack

Slack es una plataforma que permite optimizar y mejorar el trabajo en equipo. Su versión gratuita te permite conversar con todo tu equipo de trabajo e intercambiar información y archivos. 

Su interfaz permite que los miembros de tu equipo tengan acceso a diferentes conversaciones o canales dentro de la plataforma. Es una herramienta clave que te ayudará a agilizar la manera en que te comunicas y el trabajo.

Principales características de Slack:

• Ofrece una buena experiencia en diferentes dispositivos de navegación.
• Puedes crear calendarios y procesos para cada uno de tus proyectos.
• Facilita la creación de equipos y el manejo privado de la información.

3. Sistema de gestión de contenido gratuito de HubSpot

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: diseñar sitios web desde cero

Con esta herramienta puedes crear sitios web de forma intuitiva sin necesidad de tener conocimientos de programación web. Además, podrás gestionar todo el contenido de forma sencilla y práctica, ya que las funciones de esta herramienta están creadas precisamente para que una página web cumpla con sus objetivos. 

Puedes complementar esta herramienta con la solución de hosting gratuito de HubSpot. Con ella también tendrás todo el contenido que subas a un sitio web y los datos de los leads que recopiles estarán protegidos mediante un certificado SSL. 

Principales características del sistema de gestión de contenido gratuito de HubSpot:

• Es una herramienta del ecosistema de HubSpot, por lo que su uso te resultará familiar y será sencilla la integración al CRM y otras herramientas.
• Mantienes segura tu información sin sacrificar accesibilidad.
• Puede ser utilizada tanto por personal sin experiencia como por desarrolladores web.

4. Trello

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: gestionar proyectos y organización interna

Imagen de Trello

Si hasta el momento has tenido dificultades para organizar proyectos junto con tu equipo, y continúas utilizando programas rudimentarios o desactualizados, seguramente la coordinación no es eficaz. Trello ofrece diferentes funciones para la gestión de proyectos y puedes acceder a ella por medio de diferentes dispositivos: móvil, tableta, computadora de escritorio, entre otros.

Su versión gratuita te permite acceder a todos sus servicios: puedes hacer calendarios, programar eventos, crear listas de tareas pendientes y más. Todo, claro está, se comparte con tu equipo en tiempo real.

Principales características de Trello:

• Cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Plataforma responsiva que se adecua a muchos formatos y dispositivos de navegación.
• Es ideal para la organización interna, así como para la comunicación y gestión de proyectos.

5. Todoist

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: gestión interna de las organizaciones y productividad

Imagen de Todoist

Es una aplicación que se centra en la productividad de los equipos de una empresa, así que puedes crear listas jerarquizadas según los intereses, objetivos o importancia; además de que te facilita la gestión de tareas. 

Las pymes se ven beneficiadas al implementar un orden y prioridades, así ningún proyecto se alargará interminablemente.

Principales características de Todoist:

• Es una plataforma simple e intuitiva que facilita la atención y concentración.
• Ideal para mantener tu mente en el trabajo sin descuidar tus pendientes.
• Puedes programar notificaciones y espacios de descanso.

6. Software gratuito para agendar citas y reuniones de HubSpot

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: gestión de citas y reuniones y mejoras de la productividad 

La herramienta de reuniones de HubSpot se sincroniza con tus calendarios de Google u Office 365, por lo que tus prospectos conocerán y tendrán acceso a tu disponibilidad en todo momento y en tiempo real. De esta manera, dejas que sean tus clientes potenciales quienes se encarguen de programar las reuniones. Así, te ahorras todo el tiempo que solías dedicar a redactar y enviar correos esperando una respuesta positiva para concretar una cita.

Agendar adecuadamente las citas en tu centro laboral será clave para el cumplimiento de tus objetivos. Con esta herramienta de HubSpot no solo lo haces fácil, sino que te permite llevar un gran control.

Existen diferentes tipos de pymes, pero todas tienen una gran necesidad de organizar sus citas y reuniones para ser más efectivas.

Principales características del software gratuito para agendas citas y reuniones de HubSpot:

• Fácil integración con el CRM de HubSpot para mantener tus recordatorios en el mismo espacio.
• Sincronización con tus calendarios empresariales y de cuentas de correo electrónico.
• Chat en directo conectado, para que tus reuniones vayan más allá de una cita programada.

7. Facturas Cloud

Idioma: español

Ideal para: administración contable y financiera

Imagen de Facturas Cloud

Un aspecto fundamental para toda empresa es la facturación, aunque para las pymes puede convertirse en un desafío. En este caso, Facturas Cloud les ayuda a tener una mejor gestión de sus facturas en todo momento y desde cualquier dispositivo. 

La versión gratuita de este software es bastante funcional para pymes con una operación que no precisa de grandes funcionalidades contables.

Principales características de Facturas Cloud:

• Incluye plantillas profesionales para adecuar a tu imagen de marca.
• Opera en la nube, por lo que tu información está disponible y segura.
• Incluye un app para trabajar de manera remota.
• Puedes crear facturas, presupuestos, recibos y controles de gastos.

8. Notejoy

Idioma: inglés

Ideal para: creación de recordatorios y gestión de la información

Imagen de Notejoy

Hay momentos en los que un recordatorio puede salvar un proyecto o dejar de lado las buenas ideas si no quedan anotadas. Para esto y más te sirve Notejoy, una herramienta para crear notas de forma versátil y compartirlas entre los integrantes de un equipo de trabajo. 

Principales características de Notejoy:

• Ideal para mantener la concentración en las tareas y acceder a una ventana de notas.
• Permite la entrada de texto y material visual, como fotos y gráficos.
• Puedes cargar documentos en tus notas.
• Se puede integrar a plataformas como Google Drive, Zoom, Slack, Trello o Gmail.

9. Software de email tracking compatible con Gmail y Outlook de HubSpot

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: campañas de email marketing y seguimiento de ventas

Mediante el seguimiento de correos electrónicos de HubSpot, podrás obtener una notificación en el momento preciso en que un prospecto abre el correo electrónico que le enviaste y haga clic en el enlace que adjuntaste o incluiste. 

Esto te permite dedicar el tiempo a personalizar tus interacciones una vez que un lead interactúe con tus correos electrónicos. Con su ayuda podrás concentrarte en contactar aquellos leads que todavía no responden a las comunicaciones que les has enviado, evitando invertir tu tiempo en contactar leads fríos.

Principales características del software de email tracking compatible con Gmail y Outlook de HubSpot:

• Control total de tus interacciones con el cliente mediante correos electrónicos.
• Fácil integración con el ecosistema de herramientas de HubSpot.
• Puedes acceder al historial de contacto con tus clientes para gestionar tus ventas y elevar tus índices de cierre.

10. Clockify

Idioma: español, inglés, alemán, francés, chino y portugués

Ideal para: gestión de proyectos y aumento de productividad

Imagen de Clockify

Es una herramienta que a simple vista puede parecer básica, pero cuando se usa son palpables los resultados que aportan valor a un negocio. Se trata de un contador de tiempo para las tareas: así se puede programar cuánto tiempo se le debe destinar a una actividad específica o verificar cuánto tiempo está tardando una persona o un equipo en realizar alguna tarea.

Con esto no solo se generan hábitos positivos para que los colaboradores se concentren en sus actividades, sino que también se pueden observar patrones u obtener datos que ayuden a mejorar la forma de trabajo.  

Principales características de Clockify:

• Ideal para el monitoreo del tiempo en pantalla y de trabajo para empleados en formatos híbridos o remotos.
• Ayuda a conocer el tiempo e inversión destinados a cada paso de un proyecto para mejorar la eficiencia.
• Plataforma responsiva que trabaja en una gran diversidad de dispositivos.

11. HabitBull

Idioma: inglés

Ideal para: aumento en la productividad y gestión del tiempo libre

Imagen de HabitBull

Se trata de una aplicación móvil para Android y iOS que, si bien está enfocada en ayudar a las personas a crear hábitos positivos —con disciplina— en cualquier aspecto de su vida, es una excelente opción para implementarla en los equipos de trabajo, con el fin de centrarse en la productividad.

La herramienta ayuda a llevar un registro de los progresos de alguna tarea o proyecto en particular. 

Principales características de HabitBull:

• Ayuda a reducir los malos hábitos dentro y fuera del espacio laboral y a incentivar los positivos.
• Puedes conocer el desempeño a través de gráficos y reportes visuales.
• Tu información se mantiene accesible y segura en la nube.

12. Gestión del pipeline de ventas de HubSpot

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: monitoreo de ventas y gestión de leads

No importa si tu negocio ya tiene un proceso de ventas establecido o si deseas comenzar desde el principio, pues la herramienta de Gestión del pipeline de ventas de HubSpot te ayuda a crear o ajustar tu proceso de ventas de manera ideal. Con ella podrás agregar, editar y eliminar etapas y propiedades de las transacciones, sin tener que recurrir a la ayuda de terceros. Adicionalmente, podrás asignar tareas a tu equipo a medida que las transacciones avanzan.

Tener control sobre tu pipeline es vital para dedicarte a trabajar en aquellas transacciones que representan un mayor valor para tu compañía.

Principales características del sistema de gestión del pipeline de ventas de HubSpot:

• Control total en la asignación de tareas.
• Facilita el monitoreo del desempeño de la plantilla.
• Se integra fácilmente al ecosistema de HubSpot y cuenta con una interfaz intuitiva.
• Puedes gestionar tus contactos individualmente y evaluar su historial para seguimiento.

13. Moodle

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: actualización de personal y desarrollo de habilidades

Imagen de Moodle

La capacitación del personal y los equipos de trabajo es un factor clave para que las pymes logren sus objetivos y tomen un camino de crecimiento. Esta herramienta es útil justamente para propiciar entornos de aprendizaje individuales o grupales.

Aunque es una herramienta enfocada en el sector educativo, su plataforma es intuitiva y ofrece diversas funciones que una organización puede utilizar para sus programas de entrenamiento y capacitación.

Principales características de Moodle:

• No solo ofrece cursos, sino también foros para la interacción con otras personas.
• Incluye acceso a documentos y materiales educativos adicionales.
• Puedes crear tus propios cursos y mantener actualizada a tu plantilla.
• Cuenta con una versión para el trabajo, donde puedes gestionar el reclutamiento y entrenamiento del personal.

14. LastPass

Idioma: español, inglés, alemán, francés, italiano, neerlandés y portugués

Ideal para: manejo de la información y seguridad

Imagen de LastPass

Gestionar las contraseñas que diariamente se usan en una empresa es una tarea laboriosa, que puede llevar tiempo. Con LastPass puedes administrar, generar y resguardar tus contraseñas, lo que representa una gran ayuda para ahorrar tiempo e incrementar la ciberseguridad. 

Principales características de LastPass:

• Centraliza tus datos de autenticación para tener toda tu información en el mismo lugar.
• Cuenta con una herramienta generadora de contraseñas para elevar el índice de seguridad.
• Monitora automáticamente cuando alguien intenta hackear tu cuenta o intentar acceder con contraseñas pasadas.
• No tiene ningún limite de contraseñas.

15. Software de email marketing en español para pymes y grandes empresas de HubSpot

Idioma: español

Ideal para: email marketing y departamentos de venta

El Software de email marketing para pymes y grandes empresas de HubSpot te da la oportunidad de personalizar los correos electrónicos, con el fin de mejorar tus métricas de tus campañas de email marketing. Así, podrás adaptar los correos electrónicos de acuerdo con cada suscriptor, y lograr que más personas abran tus correos y exploren el contenido que les envías.

La personalización también te brinda la oportunidad de programar tus campañas de correo electrónico según tus objetivos y a la hora que mejor te convenga; hacer pruebas A/B y optimizar tus campañas con base en los datos.

Principales características del software de email marketing en español para pymes y grandes empresas de HubSpot:

• No se requieren conocimientos de programación ni de desarrollo web.
• Ofrece cientos de plantillas profesionales para crear tus correos.
• Gran libertad de personalización para dotar de tu identidad de marca a tus correos.
• Monitoreo de apertura de correos para la gestión de relaciones con el cliente.

16. Piktochart

Idioma: español e inglés

Ideal para: gestión de la información y creación de reportes

Imagen de Piktochart

Aquí tienes una herramienta para hacer infografías de forma rápida y sencilla, gracias a las diversas plantillas que te ayudarán a crear tus contenidos o alguna presentación de negocios. Con ella traducirás todos los datos complicados en un formato amigable y comprensible para las partes interesadas, como tus colaboradores o socios.

Principales características de Piktochart:

• Interfaz intuitiva y de fácil uso.
• Cuenta con plantillas prediseñadas que se adaptan a tus datos. 
• Procesa automáticamente la información para hacer más simple la comprensión de los números.
• Puedes incluir textos, documentos y materiales audiovisuales.

17. Visme

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: gestión de la información y creación de presentaciones

Imagen de Visme

En el mundo empresarial constantemente te enfrentas a situaciones en las que requieres algo de diseño, pero quizá en tu equipo no has sumado a un integrante profesional. ¿Cómo resolverlo? Con recursos fáciles de usar como los que te ofrece Visme, una plataforma que te permite crear diferentes contenidos para presentaciones, publicaciones de redes sociales y más.

Su versión gratuita te brinda muchos recursos que puedes usar sin restricciones.

Principales características de Visme:

• Puedes crear videos, imágenes y presentaciones o integrar todo esto en un mismo producto.
• Prepara reportes y proyectos con plantillas y formatos prediseñados.
• Es una inigualable herramienta de visualización de datos.
• Plantillas altamente personalizables para conservar tu identidad de marca.

18. Software para crear chatbots gratuitos en español de HubSpot

Idioma: español

Ideal para: gestión de relaciones con el cliente, ventas y atención

Hoy en día, tus prospectos, visitantes y leads esperan conectarse contigo en tiempo real por medio de una interfaz en directo. No obstante, a la mayoría de los negocios les resulta complicado sostener este tipo de interacciones a gran escala.

Con la herramienta Chatbots de HubSpot conseguirás aliviar el trabajo de tu equipo de ventas, servicio al cliente y customer success a la hora de calificar leads, programar reuniones o dar solución a los problemas de tus usuarios y usuarias. De esta manera, tu equipo podrá dar una atención más personalizada y enfocarse en las conversaciones que tengan más prioridad.

También puedes explorar nuestra función de chat en directo. Podrás comenzar a usarla totalmente gratis.

Principales características del software para crear chatbots gratuitos en español de HubSpot:

• Automatización de conversaciones mediante la programación de respuestas.
• El sistema trabaja 24 horas al día, por lo que no se te escapará ningún lead.
• No requieres conocimientos técnicos para su programación.
• Tus gestores pueden tomar el control de la conversación en cualquier momento.

19. Dropbox

Idioma: español, inglés y decenas de idiomas más

Ideal para: almacenamiento en la nube y compartir información 

Imagen de Dropbox

El manejo de archivos cada vez requiere de más espacios virtuales y Dropbox te brinda una amplia capacidad de almacenamiento para organizarlos, guardarlos y compartirlos. 

La herramienta tiene una versión gratuita con la que cualquier pequeña empresa puede gestionar sus archivos de forma adecuada. Además, es una de las plataformas más reconocidas a nivel mundial, que sobresale por su compatibilidad y seguridad.

Principales características de Dropbox:

• Acepta un gran número de formatos de archivo.
• Tu información se almacena en la nube, por lo que siempre está disponible.
• Alto nivel de seguridad.
• Puedes compartir tus documentos con solo un clic.

20. QR Code Monkey

Idioma: español, inglés, alemán, indonesio, francés, italiano, ruso y árabe

Ideal para: generar códigos QR y compartir información 

Imagen de QR Code Monkey

¿Quieres hacer códigos QR? Esta herramienta es una buena opción. Crea códigos QR que pueden escanear tus clientes, proveedores o cualquier persona para conocer información adicional sobre tu empresa, productos o sobre algún aspecto en particular que quieras destacar. Lo mejor es que podrás añadir colores atractivos en cada QR.

Principales características de QR Code Monkey:

• Libre elección del color o colores para tu código QR.
• Puedes seleccionar una imagen para visualizar tu QR.
• Puedes acceder a métricas sobre la presencia de tu QR.

21. Creador de formularios online de HubSpot

Idioma: español

Ideal para: optimización de sitios web y creación de formularios

El Creador de formularios online de HubSpot te brinda la posibilidad de crear formularios en línea totalmente personalizados en apenas unos segundos. De esta manera, podrás nutrir progresivamente tu base de datos, convirtiendo a los visitantes anónimos en leads y leads calificados.

La herramienta es bastante intuitiva: solo tienes que arrastrar y soltar las preguntas que deseas utilizar en el lugar correcto. Podrás crear campos enteramente personalizados o elegir entre una docena de campos diferentes. Los formularios pueden añadirse en tus landing pages o en cualquier sitio web externo.

Principales características del creador gratuito de formularios online de HubSpot:

• Alto nivel de personalización de tus ventanas y formularios.
• Fácil integración con otras herramientas del ecosistema de HubSpot, como la base de contactos y correos.
• Múltiples plantillas disponibles para el diseño de tus formularios. 
• Programación de las ventanas y sincronización con tus páginas web. 

22. Focus Booster

Idioma: inglés

Ideal para: gestión de proyectos y mejora de la productividad

Imagen de Focus Booster

Con esta herramienta puedes hacer que tus equipos se enfoquen en lo importante para ser más productivos, ya que se basa en la técnica Pomodoro. Lleva el registro de actividades, avances y tiempos para saber cuándo corregir y verificar que tus colaboradores están haciendo lo que les corresponde.

Principales características de Focus Booster:

• Plataforma simple e intuitiva ideal para un gran público de usuarios.
• Organiza automáticamente tus actividades para crear prioridades y evaluar tiempos.
• Puedes programar tus espacios de desconexión o de atención en un proyecto.
• Almacena los datos de tu tiempo de trabajo para monitorear y evaluar el desempeño. 

23. Contabilidad Autónomos

Idioma: español

Ideal para: control contable y gestión financiera

Imagen de Contabilidad Autónomos

La contabilidad puede ser el mayor reto de una pyme y, sin el conocimiento especializado, un simple proceso contable puede extenderse o, peor aún, se puede cometer un error al hacerlo de forma manual. Esta herramienta les ayuda a las pequeñas y medianas empresas a generar diversos procesos de contabilidad, entre ellos los impuestos y la facturación.

Cuenta con una versión gratuita bastante sólida para una pyme incipiente.

Principales características de Contabilidad Autónomos:

• Sirve para gestionar tus facturas y llevar el control de tu contabilidad, pago de impuestos e informes.
• Cuenta con plantillas profesionales para todas tus documentaciones.
• Puede integrarse a un CRM desde donde gestionas la documentación relevante de tus operaciones con el cliente.
• Acceso a estadísticas y reportes sobre tus números, egresos e ingresos. 

24. Software de grabación y seguimiento de llamadas de HubSpot

Idioma: español

Ideal para: gestión de relaciones con el cliente, ventas y atención

Con esta herramienta podrás realizar llamadas y grabarlas directamente desde tu navegador sin necesidad de utilizar un teléfono o un móvil. Con un solo clic puedes ponerte en contacto con tu base de contactos; tus llamadas estarán siempre asociadas a tu número. Tendrás la opción de grabarlas para tener un registro fiable de tus conversaciones.

Así, podrás dedicar más tiempo a vender y menos tiempo a realizar llamadas en frío.

Principales características del software de grabación y seguimiento de llamadas de HubSpot:

• Prioriza tus llamadas pendientes para mantener el control e tus interacciones.
• Puedes guardar tus grabaciones directamente en tu equipo para aumentar la privacidad y seguridad de la información.
• Fácil integración con el CRM de HubSpot para sincronizar tus listas de contactos y actualizar historiales.

25. Creador gratuito de páginas web gratis para empresas de HubSpot

Idioma: español

Ideal para: optimización de sitios web, marketing y ventas en línea

Crear un sitio web funcional y atractivo puede ser un reto para las pequeñas empresas, sobre todo si no cuentan con el personal necesario para programar y darle un estilo único al portal de su marca. Con el creador de páginas web de HubSpot es realmente fácil construir desde cero tu presencia online, ya que cuenta con herramientas únicas para darle tu sello.

Si ya utilizas el CRM de HubSpot notarás que la interfaz y la navegación son realmente similares, por lo que solamente deberás imaginar tu sitio web y elegir entre las plantillas incluidas para crear un espacio online único.

Principales características del creador de páginas web gratuito para empresas de HubSpot:

• Cuenta con plantillas prediseñadas que puedes adaptar a las necesidades de tu empresa.
• Incluye un editor de sitios web optimizado para ventas.
• Web hosting incluido y seguridad de gama alta en el uso del creador.
• Integración con el ecosistema de herramientas de HubSpot en simples pasos.
• Funciona a la perfección con el creador gratuito de blog de HubSpot. 

Con estas herramientas seguramente darás un giro positivo a la manera en que administras tu negocio. Te invitamos a que las explores, las implementes y consigas crecer mejor.

Si quieres saber más sobre las herramientas de gestión de relaciones con los clientes o CRM para pymes, visita nuestra entrada especializada.