Registros de ventas: qué son, cómo se hacen y ejemplo

La supervisión y monitoreo de un negocio son aspectos esenciales para una gestión adecuada y para obtener mejores resultados. Esto incluye, por supuesto, el seguimiento de cada uno de sus movimientos, especialmente las ventas, pues estas determinan las ganancias y su rentabilidad. 

Si quieres llevar la gestión de tu empresa a un nivel más alto te sugerimos que implementes un registro de ventas: una herramienta funcional y fácil de utilizar. Enseguida te explicamos qué es, qué beneficios te brinda y cómo llevarlo a cabo paso a paso. 

Las herramientas para llevar un registro de ventas pueden ser muy diversas, por ejemplo podría tratarse de una hoja de cálculo, una aplicación especializada (como nuestro software de ventas) o una libreta de notas; pero esta opción es la menos eficiente, ya que capturar los datos de forma manual puede generar errores.

¿Para qué sirven los registros de ventas?

En primer lugar, esta práctica sirve para conocer la situación general del negocio respecto a las ventas, ya sea de un producto o un servicio. 

Asimismo, es útil para percatarse de otros datos importantes como qué productos o servicios se venden más, cuáles son aquellos que menos venden y el aumento o disminución de ventas en ciertas temporadas.

Con esto también se crea un historial que ayuda a identificar patrones de ventas para tomar ciertas medidas; por ejemplo, aumentar la promoción en temporadas bajas de venta, ofrecer descuentos, preparar una mayor producción para responder a la demanda de los consumidores en temporada alta o retirar del inventario algunos productos. 

Este cúmulo de información permite administrar mejor tu empresa y tomar decisiones más seguras. A su vez, el registro de ventas representa una gran ayuda para que la empresa realice sus declaraciones fiscales y pague los impuestos correspondientes; de hecho, en algunos países es un requisito tributario.

1. Elige el formato del registro de ventas

Antes de crear tu documento para registrar tus ventas, determina cuáles son los datos que debe contener, estos dependen de la naturaleza de tu negocio. En términos generales, los conceptos que puede contener son fecha de la venta, hora de la venta, folio o nota de venta, razón social del cliente, nombre o código del producto o servicio, cantidad de productos adquiridos, precio del producto o servicio, y total de compra.

También se puede agregar una columna para el nombre del vendedor o cajero, el número de la caja registradora que efectuó la venta, fechas de pago en caso de que ofrezcas la modalidad de compra a meses, entre otras opciones. Elige los datos necesarios para el manejo y administración de tu negocio. Después crea un documento en Excel en el que los incluyas.

Para fines didácticos, te proponemos el caso ficticio de una hamburguesería. 

2. Determina la frecuencia y explica a tu equipo

Cada empresa es libre de determinar los tiempos más adecuados para realizarlo. Incluso se puede contar con un empleado que se dedique específicamente a capturar los datos en tiempo real, dada la importancia de esta información.

Hay algunos negocios que hacen los registros de ventas por mes, por semana o por día; pero nosotros recomendamos la última opción, porque así es más fácil mantener los datos actualizados. 

Después, debes asignar a los responsables de esta tarea y explicarles cómo se realizará el registro de cada venta; a qué se refiere cada apartado del documento y cómo obtendrán los datos correspondientes: ya sea que los vendedores les compartan esa información o por medio notas o tickets de pago expedidos. 

3. Registra los movimientos de ventas

No está de más mencionar que no hay que omitir ninguna venta, ya que las cuentas y el inventario perderían veracidad y el propósito de esta herramienta fallaría rotundamente; así que aconsejamos hacer una comprobación o revisión de datos. Es importante que la captura sea correcta, tanto en el texto como en las cifras. 

De acuerdo con el ejemplo de Hamburguesas La Estrella vemos cómo se ha desarrollado el registro de sus ventas con la fecha, hora exacta, folio del ticket y datos del cliente: nombre del cliente y su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) o Número de identificación Fiscal (NIF)  (como se le llame en tu país); código, cantidad y precio del producto, y el total de la venta.

Para sacar el total se multiplica la cantidad por el precio en la hoja de cálculo.

En el caso de que en una compra se haya adquirido más de un producto, se deben asentar los datos de cada artículo vendido. 

4. Solicita más datos a los clientes

Actualmente la tecnología nos permite comunicarnos y compartir información fácilmente, por ello te recomendamos que la aproveches y pidas más datos a tus clientes. Por ejemplo, algunos negocios solicitan el correo de sus compradores para enviarles allí su factura en formato digital. Esto también es muy útil para desarrollar una campaña de email marketing.

Cuanta más información poseas de ellos te será más sencillo entenderlos y, por lo tanto, brindarles mejores productos y servicios. Para ello puedes abrir otra hoja en el mismo archivo de Excel para ir capturando los datos de contacto de tus clientes. En el caso de nuestro vemos que ha logrado obtener de sus clientes su nombre y apellido, RFC o NIF, correo electrónico, número telefónico y dirección.

Un software de venta es la mejor opción para que esta tarea se haga de forma automática, porque además de recabar los datos de tus clientes, optimizas la comunicación con ellos por medio de mensajes, llamadas y correos electrónicos. Puedes enviarles documentos y contenido de tu marca, así como compartir las cotizaciones que te pidan. Con esto te ahorras los molestos errores de captura de datos y puedes generar reportes de ventas al momento.

5. Coordina con el inventario

Además de la base de datos incluida en el mismo archivo, puedes anexar el inventario de tu almacén para actualizar la salida de mercancía. De esta forma podrás revisar más fácilmente los detalles, como la fecha y hora, así como la cantidad que fue vendida. Incluso puedes coordinarlo con el registro de los gastos de tu empresa, para configurar un balance de tus recursos que evalúe las entradas y salidas de efectivo del negocio.

6. Obtén la cifra de ingresos

Una de las ventajas de los registros de ventas es que puedes obtener los ingresos totales de tu negocio con solo hacer una suma en la hoja de cálculo. Ya sea que uses la función de SUMA (indicando la primera celda y la última que deben sumarse; o bien, seleccionando la columna de total más una celda vacía y haciendo clic en el botón de AUTOSUMA.

Luego, al resultado se le restan los gastos de tu negocio correspondientes al mismo periodo y así obtienes las ganancias de tu empresa.

Respecto a la hamburguesería vemos que, al realizar la suma de la columna de total, obtuvo como resultado $2778 de ingresos, conforme las 12 ventas que ha hecho en lo que va del mes de agosto. 

También por medio de tu registro de ventas podrás identificar a tus compradores frecuentes para iniciar una estrategia de retención de clientes, con la que les des ciertos incentivos para que sigan fieles a tu marca.

Hasta aquí hemos llegado con todo lo esencial del registro de ventas. Esperamos que este ejemplo te sea de utilidad para empezar a realizar una correcta administración de tu negocio.