Una de las herramientas más poderosas para una empresa es el kardex de inventario, pues permite la sistematización de cada uno de los movimientos de la mercancía, lo que posibilita optimizar el proceso de administración (en tiempo real) en coordinación con todos sus departamentos.
Este formato fue creado por el Grupo Kardex, cuyo fundador, James H. Rand, fue pionero al crear su sistema de tarjetas índice o tarjetas kardex para agilizar el registro y almacenamiento de los datos de productos.
El principal beneficio de este recurso para tu negocio radica en que puedes controlar y ordenar de forma metódica cada movimiento. Sin embargo, tiene otros usos importantes, por lo que, a continuación, te explicaré en qué consiste este elemento, cuál es su estructura, cuáles son sus funciones y cómo puedes emplearlo paso a paso en tu empresa.
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- Qué es un kardex
- Diferencia entre kardex e inventario
- Para qué sirve el kardex
- Cada cuánto tiempo se actualiza el kardex
- Estructura del kardex de inventario
- Los 3 tipos de kardex de inventario más usuales
- Cómo hacer un kardex de inventario en Excel
- Cómo usar la plantilla para hacer un kardex e inventarios creada por HubSpot
Qué es un kardex
El kardex es un sistema de registro para llevar un control detallado de los movimientos de inventario de una empresa, lo que ayuda a administrar la mercancía del almacén, al enfocarse en los movimientos de entradas y salidas y, con esto, facilitar la toma de decisiones relacionada con la reposición de productos.
En este documento, se registran los cambios que atraviesan los bienes, materia prima o productos de una empresa. Por lo general, incluye información relevante sobre cada artículo como la cantidad inicial, las entradas y salidas y el saldo actual. Además, puede relatar detalles como fechas de adquisición, proveedores y cualquier otro dato pertinente para el controlar y gestionar de manera la mercancía de una organización, así como para el calcular los costos de inventario.
De manera más específica, este recurso se encarga de controlar las entradas de mercancía, las cuales pueden resultar de la compra a proveedores, de las devoluciones de consumidores o incluso del resultados de la creación de un nuevo producto que la empresa sacará al mercado. Asimismo, también sigue las salidas de mercancía por venta de productos y extravíos o robos, en algunos casos.
Diferencia entre kardex e inventario
En algunas ocasiones, los términos kardex e inventario se utilizan de forma indiscriminada como si se tratara de sinónimos. Aunque sí existe una estrecha relación entre ambos conceptos, estos son muy diferentes.
Un inventario se refiere a todos los bienes tangibles, materia prima y productos que pertenecen a una empresa, los cuales se emplean para diferentes fines: para aprovechamiento propio de los trabajadores; alquilar o rentar a terceros; fabricar productos y brindar servicios o vender (lo cual es fundamental para el cálculo de los días de inventario).
Por su parte, el kardex es el sistema de datos que se encarga de controlar cada elemento que entra y sale del inventario de una empresa: bienes tangibles, materia prima y productos.
| Aspecto | Kardex | Inventario |
|---|---|---|
| Naturaleza | Sistema de registro detallado de movimientos de inventario, generalmente mantenido electrónicamente o en tarjetas físicas. | Lista o registro que muestra los productos y sus cantidades disponibles en un momento dado. |
| Enfoque | Se centra en el seguimiento individualizado de cada artículo en el inventario, registrando entradas y salidas, así como otros detalles relevantes. | Proporciona una visión general de todos los productos en stock, sin necesariamente detallar cada movimiento individual. |
| Actualización | Suele actualizarse con cada transacción de inventario (entrada o salida), manteniendo un registro preciso de los niveles de existencias en tiempo real. | Generalmente se actualiza periódicamente, con frecuencia diaria o semanal, para reflejar los cambios en el inventario. |
| Flexibilidad | Puede adaptarse a diferentes tipos de inventarios y necesidades empresariales, ofreciendo opciones de personalización y análisis detallado. | Puede variar en su nivel de detalle y complejidad, pero tiende a ser menos flexible que un sistema Kardex en términos de seguimiento individual de artículos. |
| Accesibilidad | Puede ser accesible electrónicamente, permitiendo a múltiples usuarios consultar y actualizar los registros de inventario desde diferentes ubicaciones. | A menudo se mantiene en un formato físico o electrónico centralizado, con acceso restringido a un número limitado de personas autorizadas. |
| Análisis | Ofrece capacidades avanzadas de análisis de datos, como tendencias de ventas, histórico de movimientos de inventario y pronósticos de demanda. | Su capacidad de análisis suele ser limitada en comparación con un sistema Kardex, ya que se centra principalmente en el estado actual del inventario. |
Para qué sirve el kardex
La función principal de un kardex de inventario es conocer la existencia real de cada tipo de producto que maneja una empresa, ya que brinda información detallada de las entradas y salidas diarias. Esto facilita una gestión adecuada y posibilita el buen funcionamiento de una organización.
Con este sistema, los dirigentes de una compañía pueden hacer un control de inventario óptimo y obtener una visión panorámica objetiva y clara. Asimismo, las áreas de administración y contabilidad pueden manejar de una forma adecuada los recursos del negocio. Finalmente, los trabajadores organizan mejor cada movimiento de mercancía que se realiza.
Cada cuánto tiempo se actualiza el kardex
El kardex se actualiza típicamente con cada transacción de inventario, ya sea una entrada de productos (por ejemplo, recepción de mercancía) o una salida (como una venta). Esta actualización en tiempo real garantiza que el registro esté siempre al día y refleje con precisión los niveles de existencias disponibles en cualquier momento dado.
Sin embargo, la frecuencia exacta de actualización puede variar según las políticas y prácticas específicas de cada empresa. Algunas empresas pueden optar por actualizar el kardex al final de cada día laborable, mientras que otras pueden preferir una actualización más frecuente, como después de cada transacción o en intervalos más cortos durante el día.
Estructura del kardex de inventario
Para elaborar cualquier kardex, es esencial que registres una serie de datos específicos para hacer un correcto seguimiento de las entradas y salidas de los productos. En esta sección, te cuento cuáles son:
- Folio: se refiere al número que identifica el documento de determinado producto, el cual sirve para realizar una consulta de manera más fácil. Este se puede conformar por números y letras.
- Producto: es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten identificarlo entre las demás mercancías del inventario.
- Referencia de producto: también conocido como SKU, es el número de referencia único de un producto, con la que se puede hacer un seguimiento puntual en el sistema de inventario.
- Fecha: indica el día, mes y año exacto cuando se realizó un movimiento de entrada o salida del inventario.
- Detalle: señala qué tipo de movimiento se realiza en el inventario, ya sea una compra de productos (entrada) o una venta de productos (salida).
- Entrada: son los productos que se compran y, en menor medida, devoluciones de mercancía. Esta sección está conformada por tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total.
- Salida: son los productos que se venden, en la mayoría de los casos, pero también los que se extravían o resultan defectuosos. También este apartado cuenta con tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total.
- Saldos: es el resultado que surge de cada movimiento en el inventario. Es decir, a la existencia total de productos se le suman las entradas y se le restan las salidas.
Aunque esos son los datos básicos que debe contemplar un kardex, también se pueden agregar más especificaciones según el tipo de artículo que comercializa una empresa:
- Varias organizaciones eligen añadir: al proveedor, la ubicación exacta de cada producto dentro del almacén, destino, factura, cantidad máxima, cantidad mínima, entre otros.
- Si se trata de alimentos o cualquier artículo que tenga un tiempo de vida específico, puede agregarse el número de lote, fecha de elaboración y de caducidad.
- Cuando se trata del inventario de un centro de distribución, suele agregarse el nombre del propietario de la mercancía.
- Para depósitos aduaneros, se deben especificar más detalles del producto, como número de caja, valor, peso, fecha de ingreso, declaración de adquisición de mercancías (DAM), documento único administrativo (DUA), entre otros datos.
Los 3 tipos de kardex de inventario más usuales
Cada empresa elige el tipo de kardex que más le conviene y que se ajusta a sus productos. Para estos tres métodos, se conserva el formato base, pero cambia el orden en que se registran las entradas, las salidas y la obtención de los saldos.
1. Sistema kardex con método promedio ponderado
Este tipo de documento ofrece un precio de venta más equilibrado respecto a otros métodos, ya que, para obtenerlo, se divide el valor total del inventario de un producto entre la cantidad total existente de dicho artículo. De esta forma, toda la mercancía tiene el mismo precio sin importar que su entrada al almacén y su coste de adquisición sean diferentes entre sí.
2. Sistema kardex con PEPS
Ahora, el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) radica en que los productos más antiguos que han entrado al inventario son los prioritarios para salir del almacén. Es ideal para productos perecederos, es decir, que tengan fecha de caducidad o tiendan a deteriorarse con el tiempo. Además, evita pérdidas de mercancía y conviene aplicarlo para amortiguar la inflación de una economía.
3. Sistema kardex con UEPS
El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) consiste en que los productos más recientes que han entrado al almacén serán los primeros que se van a vender. Tal sistema se puede usar para artículos que no tienen fecha de caducidad o tiempo límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con el paso del tiempo. Esto es una forma de generar más utilidades, sin embargo, su aplicación está restringida en varios países porque da lugar a varias inconsistencias administrativas.
Cómo hacer un kardex de inventario en Excel
- Crea un formato para tu kardex de inventario
- Llena los datos correspondientes
- Registra la entrada de mercancía
- Calcula el saldo de entrada
- Registra la salida de mercancía
- Obtén el saldo de salida
1. Crea un formato para tu kardex de inventario
Para hacer un kardex de inventario en Excel, puedes usar nuestra plantilla gratuita, la cual es muy fácil de usar porque tiene campos para que ingreses el nombre de los productos, así como su identificación. También para especificar información clave como: fecha, detalle, entrada o salida de acuerdo a los movimientos reales en tu inventario físico. Por último, podrás calcular los saldos gracias a sus fórmulas automáticas.
Para mostrar cómo funciona el kardex de inventario, tomaré como ejemplo un inventario de chocolates que se maneja bajo el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). El primer paso consiste en crear en una hoja de cálculo un formato que contenga las siguientes casillas: folio, producto, referencia SKU, ubicación, método.
Luego, columnas para fecha, detalle, entrada (dividida en cantidad, valor unitario y valor total), salida (dividida en cantidad, valor unitario y valor total) y saldos (dividida en cantidad, valor unitario y total).
2. Llena los datos correspondientes
Después, anota los datos del apartado superior, tales como folio, producto, referencia SKU, ubicación y método. Antes de comenzar a registrar los movimientos de entrada y salida, es necesario que especifiques las existencias actuales de mercancía al indicar la fecha, en detalles, se pone «Inventario inicial», la cantidad aquí es 689, el valor unitario es 8 USD. Para obtener el Valor total, tendrás que multiplicar la cantidad por el valor unitario. En este ejemplo, da 6952 USD. Luego, se copian las tres cantidades en la parte de saldos.
3. Registra la entrada de mercancía
El día 9 de julio se realizó una compra de 384 chocolates, con un valor unitario de 8 USD. Por eso, se colocó en la tabla como compra y los datos los ubicaron en la parte de entrada como se ve en la imagen. Para obtener el valor total, tendrás que multiplicar la cantidad por el valor unitario. Para esta muestra, resulta 2688 USD.
4. Calcula el saldo de entrada
Para que esta entrada se vea reflejada en el inventario, se requiere sacar los saldos. Para esto, se realiza una suma de la cantidad de chocolates del inventario inicial (869) más la cantidad comprada (384). Esto da como resultado 1253. Luego se suma el valor total del inventario inicial (6952 USD) más el valor total de la compra (2688 USD) de la que resulta 9640 USD.
5. Registra la salida de mercancía
Aquí es donde se puede apreciar de cerca cómo funciona el método Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). El día 10 de julio se realizó una venta de 1000 chocolates de un valor total de 7869 USD. Para completar el pedido, se toman primero los 869 chocolates del inventario inicial con un valor unitario de 8 USD y 131 chocolates de la compra efectuada el 9 de julio con un valor unitario de 7 USD.
Esto se registra en el apartado de salida en dos filas diferentes, como se ve en la imagen. Para obtener el valor total en las dos filas, se multiplica cantidad por el valor unitario.
6. Obtén el saldo de salida
También es necesario actualizar este movimiento en la parte de saldos. Esto se realiza en dos pasos, uno para cada fila: en primer lugar, a la cantidad actual de chocolates (1253) se le restan los 869 tomados del inventario inicial. Luego, al total de saldos (9640 USD) se le resta el valor total de los chocolates del inventario inicial (6952 USD), obteniendo 2688 USD.
En segundo lugar, en la parte de saldos se retoma la última casilla de cantidad (384) y se le restan los 131 chocolates de la segunda fila, lo que da como resultado 253. Después, a la última casilla de Total (2688 USD) se le restan el valor total de los 131 chocolates (917 USD), lo que resulta en 1771 USD.
Así es como funciona un kardex de inventario, donde las entradas o compras se suman y las salidas o ventas se restan. De esta forma, se conoce la existencia actual de la mercancía de una empresa para su correcta administración, organización y abastecimiento. Por ello, es una herramienta elemental para cualquier negocio.
Cómo usar la plantilla para hacer un kardex e inventarios creada por HubSpot
En HubSpot hemos creado una plantilla para hacer un kardex que puedes descargar GRATIS.
Para hacer uso de ella, solo deberás identifica el tipo de inventario que consideres pertinente, de acuerdo con las necesidades y características de tu negocio y dirígete a la pestaña correspondiente en el documento. Considera que la plantilla solo tiene en cuenta tus ingresos de mercancía a bodega, bajo el supuesto de que tu registro previo de almacén es igual a cero.
En la plantilla encontrarás distintos tipos de tarjetas kardex a trabajar:
Cómo usar la plantilla de: método de valoración de inventarios ABC
- Modifica la información de las casillas «Código de producto», «Producto», «Fecha de ingreso», «Artículos» y «Costo por unidad» de acuerdo con los datos de tu inventario.
- A continuación, las celdas «Total», «Ranking respecto al costo», «CP», «CPA» y «Clasificación ABC» realizarán un cálculo automático para conocer cada valor con base en fórmulas especializadas.
- Actualiza constantemente la información de tu inventario. Recuerda que puedes personalizar este contenido agregando o eliminando filas según sea la cantidad de productos que maneje tu organización.
Cómo usar la plantilla de: método de valoración de inventarios PEPS
- Modifica la información en las casillas «Código de producto», «Producto», «Fecha de ingreso», «Artículos» y «Costo por unidad» de acuerdo con los datos de tu inventario.
- A continuación, las celdas «Total» y «Ranking respecto a primera fecha de entrada» realizarán un cálculo automático para conocer cada valor con base en fórmulas especializadas. En este caso, a partir de las entradas más antiguas en el almacén.
- Actualiza constantemente la información de tu inventario. Recuerda que puedes personalizar este contenido agregando o eliminando filas según sea la cantidad de productos que maneje tu organización.
Cómo usar la plantilla de: método de valoración de inventarios UEPS
- Modifica la información de las casillas «Código de producto», «Producto», «Fecha de ingreso», «Artículos» y «Costo por unidad» de acuerdo con los datos de tu inventario.
- A continuación, las celdas «Total» y «Ranking respecto a última fecha de entrada» realizarán un cálculo automático para conocer cada valor con base en fórmulas especializadas. En este caso, a partir de las entradas más recientes en el almacén.
- Actualiza constantemente la información de tu inventario. Recuerda que puedes personalizar este contenido agregando o eliminando filas según sea la cantidad de productos que maneje tu organización.
Cómo usar la plantilla de: método de valoración de inventarios EOQ
- Modifica la información de las casillas «Código de producto», «Producto», «Demanda anual», «CCP» y «CPM» de acuerdo con los datos de tu inventario.
- A continuación, la celda «EOQ» efectuará un cálculo con base en fórmulas especializadas, la cual expresa el número de unidades en el que encontrarás el punto de equilibrio de cada artículo.
- Actualiza constantemente la información de tu inventario. Recuerda que puedes personalizar este contenido agregando o eliminando filas según sea la cantidad de productos que maneje tu organización.
Cómo usar la plantilla de: método de valoración de inventarios de contenido cíclico
- Modifica la información de las casillas «Frecuencia del conteo», «Periodo», «Código de producto», «Producto», «Artículos vendidos» y «Costo por unidad» de acuerdo con los datos de tu inventario.
- A continuación, la celda «Total» efectuará un cálculo con base en fórmulas especializadas. La cuenta de acuerdo con cada frecuencia de conteo y periodo se realizará mediante una tabla dinámica, por lo que siempre podrás contar con resultados al momento de cambiar tus datos.
- Actualiza constantemente la información de tu inventario. Recuerda que puedes personalizar este contenido agregando o eliminando filas según sea la cantidad de productos que maneje tu organización.
Como has visto, hacer un kardex en una empresa es crucial para una gestión eficiente del inventario, proporcionando un seguimiento detallado de los movimientos de productos y facilitando la toma de decisiones informadas. Esto permite optimizar recursos, evitar la escasez o sobreventa, y ajustar estrategias de inventario según las necesidades del negocio, contribuyendo así a la eficiencia operativa y la rentabilidad general de la empresa.
No olvides usar la plantilla para hacer un kardex de HubSpot y comienza a organizar tus inventarios a otro nivel.
Preguntas frecuentes sobre el kardex de inventario
A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema:
Qué es la tarjeta kardex
La tarjeta kardex es una herramienta utilizada en la gestión de inventario que registra y rastrea los movimientos de los productos, como las entradas y salidas, así como otros detalles relevantes como el saldo disponible. Originalmente en formato de tarjeta física, hoy en día puede ser tanto física como digital, adaptándose a las necesidades y tecnologías de cada empresa. Es clave dentro de los procesos administrativos empresariales, sin duda es una de esas buenas prácticas para el crecimiento empresarial.
Por qué es importante el kardex en una empresa
El kardex es fundamental en una empresa para mantener un registro detallado y actualizado de su inventario. Sirve para gestionar eficientemente las existencias, permitiendo un seguimiento preciso de las entradas y salidas de productos. Esto ayuda a evitar la sobreventa o la escasez, optimizar recursos, tomar decisiones informadas sobre compras y producción, y en última instancia, mejorar la eficiencia operativa y la rentabilidad del negocio.
Cómo se llena un kardex de inventario
Para llenar un kardex de inventario, primero se debe recopilar la información necesaria sobre los productos, como el nombre, número de parte, descripción y cantidad inicial en stock. Luego, se registran todas las entradas de inventario, como compras o producciones, indicando la cantidad recibida y otros detalles relevantes.
De manera similar, se registran las salidas de inventario, como ventas o transferencias, especificando la cantidad retirada y la razón. Después de cada transacción, se actualiza el saldo disponible para reflejar los cambios en el inventario. Es importante mantener el kardex actualizado con cada movimiento de inventario para garantizar una gestión precisa y eficiente del stock.
En resumen, el kardex de inventario es una herramienta fundamental para el control y la gestión eficiente de los productos en un almacén o negocio. Siguiendo los pasos y consejos mencionados en este artículo, podrás implementar y mantener un kardex preciso y actualizado, lo que te permitirá optimizar tus operaciones, evitar pérdidas y tomar decisiones informadas en relación con la gestión de inventario.
Aprovecha al máximo esta herramienta para potenciar la eficiencia y la organización en tu negocio. ¡Haz del kardex de inventario tu aliado para el éxito empresarial!
