Una de las herramientas más poderosas para una empresa es el kardex de inventario, pues con la sistematización de cada uno de los movimientos de la mercancía se hace posible optimizar el proceso de administración (en tiempo real) en coordinación con todos los departamentos.

Es importante que en tu negocio cuentes con un kardex de inventario para que lleves un mejor control y seas metódico en los registros de los movimientos. A continuación explicaremos en qué consiste, cuál es su estructura y cómo llevarlo a cabo.

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De manera más específica, un kardex de inventario se encarga de controlar las entradas de mercancía que se pueden dar por compra a proveedores o devoluciones de consumidores o clientes. En la misma línea también es responsable de dar seguimiento a las salidas de mercancía por venta de productos, y en algunos casos por extravíos o robos. 

Diferencia entre kardex e inventario

En algunas ocasiones estos dos términos se utilizan de manera indiscriminada como si se tratara de sinónimos, y aunque sí existe una estrecha relación entre ambos conceptos, inventario y kardex son sustancialmente diferentes. 

Un inventario se refiere a todos los bienes tangibles, materia prima y productos que pertenecen a una empresa; los cuales son usados para diferentes fines; por ejemplo, para consumo o aprovechamiento propio de los trabajadores, para alquilar o rentar a terceros, fabricar productos, brindar servicios o vender. 

Mientras que un kardex hace referencia al sistema de datos que se encarga de controlar cada elemento que entra y sale del inventario de una empresa: bienes tangibles, materia prima y productos. El creador de este formato es Grupo Kardex; cuyo fundador, James H. Rand, fue pionero al crear su sistema de tarjetas índice, útiles para agilizar el registro y almacenamiento de los datos de productos.

¿Para qué sirve el kardex?

La función principal de un kardex de inventario es conocer la existencia real de cada tipo de producto que maneja una empresa. Brinda información detallada de cada entrada y salida que ocurre día con día, por lo que permite una adecuada gestión del inventario y, por lo tanto, del funcionamiento de la organización.

Con este sistema los dirigentes de la empresa pueden tener una visión panorámica del inventario de manera objetiva y clara. Esto también beneficia a las áreas de administración y contabilidad para tener una mejor noción de cómo manejar los recursos del negocio. Además de que permite a los trabajadores tener una mejor organización respecto a cada movimiento de la mercancía que se realiza. 

Estructura del kardex de inventario

Para desarrollar cualquier kardex es esencial incluir una serie de datos para un correcto seguimiento de las entradas y salidas de productos. Por lo cual este documento debe contener estos detalles:

  • Folio. Se refiere al número que identifica el documento de determinado producto, el cual sirve para realizar una consulta de manera más fácil. Esta serie se puede conformar por números y letras. 
  • Producto. Es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten identificarlo de entre las demás mercancías del inventario. 
  • Referencia de producto. También conocido como SKU, es el número de referencia único de un producto, para hacer un seguimiento puntual en el sistema de inventario. 
  • Fecha. Indica el día, mes y año exacto en el que se realizó un movimiento de entrada o salida del inventario.
  • Detalle. Señala qué tipo de movimiento se está realizando en el inventario, ya sea una compra de productos (entrada) o una venta de productos (salida).
  • Entrada. En este apartado se anotan generalmente los productos que se compran y, en menor medida, se registran las devoluciones de productos. Está conformado por tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total. 
  • Salida.  Aquí es donde se registran los productos que se venden en la mayoría de los casos, y también los que se extravían o resultan defectuosos. También cuenta con las tres columnas de cantidad, valor unitario y valor total.
  • Saldos. Lista los resultados que surgen de cada movimiento en el inventario. Es decir, de acuerdo con la existencia de productos suma las entradas y resta las salidas.

Estos son los datos más generales que debe contener un documento kardex; no obstante, dependiendo del producto con el que se está tratando, se pueden agregar más especificaciones: 

  • Algunas empresas optan por añadir el proveedor, la ubicación exacta de cada producto dentro del almacén, destino, factura, cantidad máxima, cantidad mínima, entre otros. 
  • Si se trata de alimentos o cualquier artículo que tenga un tiempo de vida específico se puede incluir número de lote, fecha de elaboración y de caducidad. Cuando se trata del inventario de un centro de distribución se agrega el nombre del propietario de la mercancía. 
  • Para depósitos aduaneros se deben especificar más detalles del producto, como número de caja, valor, peso, fecha de ingreso, declaración de adquisición de mercancías (DAM), documento único administrativo (DUA), entre otros datos.

Los 3 tipos de kardex de inventario más usuales

Cada empresa elige el tipo que más le conviene y se ajusta a sus productos. En estos tres métodos para llevar el kardex de inventario se conserva el mismo formato base que se desglosó anteriormente. Lo que cambia es el orden en que se registran las entradas, las salidas y la obtención de los saldos.

1. Sistema kardex con método promedio ponderado

Un kardex de inventario bajo el método promedio ponderado es aquel que ofrece un precio de venta más equilibrado respecto a otros métodos; ya que para obtenerlo se divide el valor total del inventario de un producto entre la cantidad total existente de dicho producto. De esta forma todos los artículos tienen el mismo precio, sin importar que su entrada a almacén y su costo de adquisición sean diferentes entre sí.

2. Sistema kardex con PEPS

Ahora, el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) radica en que los productos más antiguos que han entrado al inventario son los prioritarios para salir del almacén. Es ideal para productos perecederos, es decir, que tengan fecha de caducidad o tienden a deteriorarse con el tiempo; de esta forma se evitan pérdidas de mercancía. Conviene aplicarlo para amortiguar la inflación de una economía.

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3. Sistema kardex con UEPS

El método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) consiste en que los productos más recientes que han entrado al almacén serán los primeros que se van a vender. Tal sistema se puede usar para artículos que no tengan fecha de caducidad o tiempo límite de vida útil, como los vinos, cuyo valor aumenta con el paso del tiempo. Esta es una forma de generar más utilidades. Sin embargo, su aplicación está restringida en varios países porque da lugar a varias inconsistencias administrativas. 

1. Crea un formato para tu kardex de inventario

Para mostrar cómo funciona el kardex de inventario tomamos como ejemplo un inventario de chocolates que se maneja bajo el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). El primer paso consiste en crear en una hoja de cálculo un formato que contenga las siguientes casillas: Folio, Producto, Referencia SKU, Ubicación, Método

Luego las columnas para Fecha, Detalle, Entrada (dividida en Cantidad, Valor unitario y Valor total), Salida (dividida en Cantidad, Valor unitario y Valor total) y Saldos (dividida en Cantidad, Valor unitario y Total).

 Kardex de inventario en Excel: crea un formato

2. Llena los datos correspondientes

Después anota los datos del apartado superior, tales como Folio, Producto, Referencia SKU, Ubicación y Método. Antes de comenzar a registrar los movimientos de entrada y salida, es necesario especificar las existencias actuales de mercancía: se indica la fecha, en Detalles se pone «Inventario inicial», la Cantidad en este caso es 689, el Valor unitario es $8. Para obtener el Valor total se multiplica la Cantidad por el Valor unitario, en este ejemplo da $6952. Luego se copian las tres cantidades en la parte de Saldos.

Cómo hacer un kardex de inventario en Excel: Llena los datos correspondientes

3. Registra la entrada de mercancía

El día 9 de julio se realizó una compra de 384 chocolates, con un valor unitario de $8. Se coloca en la tabla como compra y los datos se ubican en la parte de entrada como se ve en la imagen. Para obtener el Valor total se multiplica la Cantidad por el Valor unitario; se obtiene $2688.

Cómo hacer un kardex de inventario en Excel: registrar entrada de mercancía

4. Calcula el saldo de entrada

Para que esta entrada se vea reflejada en el inventario se requiere sacar los saldos. Se realiza una suma de la cantidad de chocolates del inventario inicial (869) más la cantidad comprada (384); da 1253. Luego, se suma el Valor total del inventario inicial ($6952) más el Valor total de la compra ($2688), resultando $9640.

Cómo realizar un kardex de inventario en Excel: calcula saldo de entrada

5. Registra la salida de mercancía

Aquí es donde se puede apreciar de cerca cómo funciona el método Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS). El día 10 de julio se realizó una venta de 1000 chocolates de un valor total de $7869. Para completar el pedido se toman primero los 869 chocolates del inventario inicial con un Valor unitario de $8 y 131 chocolates de la compra efectuada el 9 de julio con un Valor unitario de $7. 

Esto se registra en el apartado de Salida en dos filas diferentes, como se ve en la imagen. Para obtener el Valor total en las dos filas se multiplica Cantidad por el Valor unitario.

pasos para crear un kardex de inventario en Excel: registrar salida de mercancía

6. Obtén el saldo de salida

Es necesario actualizar este movimiento en la parte de Saldos. Se va a realizar en dos pasos, uno para cada fila. En primer lugar, a la cantidad actual de chocolates (1253) se le restan los 869 tomados del inventario inicial. Luego al Total de Saldos ($9640) se le resta el Valor total de los chocolates del inventario inicial ($6952), obteniendo $2688.

Cómo hacer un kardex de inventario en Excel: obtener el saldo de salida

En segundo lugar, en la parte de saldos se retoma la última casilla de Cantidad (384) y se le restan los 131 chocolates de la segunda fila; da como resultado 253. Después, a la última casilla de Total ($2688) se le restan el valor total de los 131 chocolates ($917), resultando $1771.

ejemplo de kardex de inventario en Excel: saldo de salida

Así es como funciona un kardex de inventario, donde las entradas o compras se suman y las salidas o ventas se restan. De esta forma se conoce la existencia actual de mercancía de una empresa para su correcta administración, organización y abastecimiento, por ello es una herramienta elemental para cualquier negocio. 

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Publicado originalmente el 19 de julio de 2022, actualizado el 19 de julio de 2022

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