Las palabras eficiencia y eficacia son usadas en la ciencia, la medicina, la contabilidad, entre otras disciplinas. Al leerlas se suele pensar que significan lo mismo, pero lo cierto es que al momento de aplicarlas se establece una diferencia considerable, sobre todo en el mundo empresarial donde estos dos conceptos son claves para ser más productivos.
Acompáñanos a descubrir qué es cada una, cómo calcularlas, cuáles son sus diferencias, ejemplos para diferenciarlas y cómo implementarlas en tu empresa.
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¿Qué es eficacia?
La eficacia se refiere a la capacidad de lograr objetivos; lo más importante dentro de este concepto es que estén terminados en el tiempo y forma indicados. Su prioridad es el resultado y no cómo se obtuvo, es decir: cuántos procesos, tiempo, herramientas, costos, ventas, recursos humanos y maquinaria intervinieron.
Así que la eficacia está altamente enfocada en los resultados finales y, en menor medida, en los medios requeridos para cumplirlos. Por lo tanto no revisa cómo fue hecho, simplemente se limita a tener en cuenta el resultado deseado, aunque ello haya requerido mayor costo y uso de diversos recursos.
Dentro del mundo empresarial está relacionado con el cumplimiento de objetivos de negocios y las cifras oficiales de la compañía. La eficacia se enfoca únicamente en la obtención de resultados favorables para la rentabilidad, como lo son el número de ventas en un determinado periodo.
¿Cómo calcular la eficacia?
En las áreas de dirección y gerencia es fundamental conocer la eficacia de los resultados que está obteniendo una empresa. Calcularla es muy fácil, solamente aplica esta fórmula:
(Resultado real x 100) ÷ Resultado planeado = % de eficacia.
Para entenderlo mejor pensemos en un ejemplo: una fábrica de paletas planea que una máquina elabore 10.000 paletas en un mes, pero de acuerdo con el conteo final resultó que produjo 1200 paletas más en el mismo periodo. Por lo tanto:
(1200 paletas x 100) ÷ 10.000 paletas = 12 % de eficacia.
Entonces se obtiene en este caso una eficacia de 12 % por encima de lo planteado por la empresa, por lo tanto se han obtenido resultados superiores a los deseados.
¿Qué es eficiencia?
La eficiencia es la capacidad que tiene una persona o un proceso para utilizar adecuadamente las herramientas con el fin de lograr los objetivos marcados; ejecuta solo las acciones necesarias. Por lo tanto, para las empresas es la facultad para mejorar la utilización de recursos para completar sus objetivos de negocio.
Podríamos decir que la eficiencia está focalizada en analizar, optimizar y buscar mejores soluciones para cada una de las etapas que se requieren para cumplir un propósito. Así que con ella se pretende reducir los costos y los tiempos que se invierte para lograr los resultados planteados. Se enfoca en los medios para alcanzar el fin de manera oportuna.
Por ejemplo, se tiene que preparar café para una junta de 15 personas dentro de 10 minutos. En términos de eficiencia es mejor que esta tarea se realice con una cafetera con una capacidad para 20 tazas que si se ponen a hervir cuatro litros de agua. Los dos métodos cumplirían con el objetivo, pero el de la cafetera es más rápido y automático.
¿Cómo calcular la eficiencia?
En el mundo empresarial es imprescindible determinar si sus procesos son eficientes y esto se puede aterrizar en cifras. Para calcular la eficiencia en términos de producción hay que realizar estas tres fórmulas:
- Resultado real ÷ (Gasto real x Tiempo de trabajo real)
- Resultado planeado ÷ (Gasto planteado x Tiempo de trabajo planeado)
- Cociente real ÷ Cociente planeado
Para dejarlo más claro vamos a aplicarlo con el ejemplo de una máquina de paletas que ha producido 200 paletas con un costo de 40 € en 6 horas. Sin embargo, se tenía contemplado que lograra 150 paletas con un costo de 30 € en 4 horas. Al aplicar las fórmulas queda así:
- 200 paletas ÷ (40 € x 6 h) = 1,2
- 150 paletas ÷ (30 € x 4 h) = 0,8
- 1,2 ÷ 0,8 = 1,5
El resultado 1,5 es positivo porque es mayor que 1; por lo tanto, la producción de paletas es 50 % más eficiente en términos del número de productos, costos de producción y tiempo de trabajo invertido.
¿Diferencia entre eficacia y eficiencia?
La diferencia sustancial entre estos dos conceptos es que la eficacia se centra en los fines, mientras que la eficiencia se enfoca en los medios para lograr los fines. Desde otro punto de vista, la eficacia se refiere a aspectos más generales de una empresa; por su lado, la eficiencia entra de lleno en los detalles.
Veamos un poco más en detalle:
La eficacia puede llevarse a cabo sin necesidad de la eficiencia, es decir, es posible lograr los objetivos deseados en la hora y fecha establecidos, sin que necesariamente hayan sido óptimos los procesos con lo que se realizaron. En una empresa se relacionan más con la administración; y los indicadores para medirla tienen que ver con ventas, rentabilidad, ganancias, productividad, etc.
Por otro lado, la eficacia presta más atención en mejorar los pasos a seguir, pero siempre teniendo en cuenta los resultados que se han planteado. En el ámbito empresarial, los indicadores de eficiencia analizan los procesos de producción, organización, horarios, capacitación de los empleados, la maquinaria, distribución, entre otros aspectos.
Lo cierto es que ninguno de estos dos conceptos tiene primacía sobre el otro, pues no se contraponen. Lo ideal es que ambos se pongan en marcha para potenciar los objetivos empresariales.
3 ejemplos prácticos de diferencias entre eficacia y eficiencia
1. Atención al cliente
Tenemos una empresa A que utiliza el teléfono para atender a sus clientes y en un día atendió 13 llamadas de quejas, devoluciones, dudas y preguntas frecuentes. Otra empresa B cuenta con un chatbot en su página web para resolver dudas y preguntas frecuentes; asimismo, tiene una línea telefónica para quejas y devoluciones de productos; atiende a 21 clientes en el mismo día.
La primera empresa A va de acuerdo con los principios de eficacia: cumple con el objetivo de escuchar a cada cliente. Por su lado, la segunda empresa B implementa la eficacia al lograr atender a los clientes y, a la vez, pone en práctica la eficiencia al optimizar la atención de los casos de dudas y preguntas frecuentes con el uso de chatbots.
2. Transporte de mercancía
Una empresa necesita enviar un lote de mercancía de Italia a Brasil, en el periodo de un mes, por lo cual tiene que contratar un sistema de transporte y tiene dos opciones: enviarlo por barco y que llegue en tres semanas con un costo de 8000 €, o bien, mandarlo por avión y llegaría en un día por 51.000 €.
El barco es más barato y, aunque sea más tardado, llegaría a tiempo, así que se adapta más a la eficacia: cumple el objetivo y reduce costos. Por otro lado, el avión llegaría mucho más rápido, pero cuesta 5 veces más que la primera opción, así que cumple solo con el principio de eficacia: logra el objetivo, pero no ahorra recursos.
3. Estrategia de marketing
Un negocio de gafas usa boletines impresos para promocionar sus productos, los cuales cuestan 1100 €, y al año tiene 547 clientes. Otro negocio ha desarrollado su presencia digital y ha creado varias campañas de publicidad locales, en redes sociales, por un monto de 166 €, así ha logrado obtener 1232 clientes.
El primer negocio ha invertido más en publicidad y ha ganado menos clientes, por lo tanto solo es eficaz en su objetivo. En el segundo caso, en el mismo año, ese negocio ha ganado más del doble de clientes con una inversión mucho menor, por lo tanto es sumamente eficiente.
¿Cómo mejorar la eficiencia y la eficacia de una empresa?
Te brindamos una serie de herramientas, guías y consejos para mejorar la eficiencia y la eficacia de tu equipo de ventas en este link. Además de esto es necesario que tengas en cuenta otros aspectos, tales como:
1. Automatización de procesos
Esto se refiere al uso de tecnología para agilizar todos los procesos diarios de la empresa, cualquiera que sea el sector al que pertenezca, para que su flujo de trabajo sea óptimo. Involucra la integración de software de comunicación, gestión, seguimiento de tareas de los trabajadores, atención al cliente, marketing, logística de transportes, administración, inventario, seguridad y demás. En este punto entra cualquier tipo de innovación para mejorar el funcionamiento de la compañía.
2. Capacitación
Respecto a los recursos humanos de una empresa es preciso que el personal esté bien capacitado para ejecutar su tareas diarias; para ello es primordial brindarle los cursos, talleres o diplomados que les brinden estas habilidades. De igual modo, es imprescindible incentivar a los empleados y darles oportunidades de desarrollo para motivarlos a crecer.
3. Plan de acción
Cada una de las estrategias empresariales implementadas debe contar con un plan de acción, donde se especifique cuál es el rol de cada elemento dentro de la compañía y cuál es el tiempo del que disponen para cumplir cada tarea. Esto es parte fundamental para la organización, rendimiento y cumplimiento de los objetivos de una empresa.
4. Soporte técnico
Un aspecto a veces subestimado es el mantenimiento de las máquinas de una empresa. Esto aplica para equipos de cómputo, teléfonos, herramientas, mecanismos y cualquier aparato que utilicen los trabajadores. Si esto no se realiza de forma constante repercute en los retrasos en los objetivos planteados por la empresa.
5. Comunicación organizacional
Es muy importante que las interacciones sociales de una empresa estén activas para que su funcionamiento sea más fluido. Es necesario que la comunicación entre los trabajadores y entre cada área de la compañía sea óptima para mejorar la gestión organizacional. Al tener un buen flujo de información se propicia una mayor productividad y también permite la retroalimentación.
Estos elementos tienen en cuenta tanto la eficiencia y la eficacia, que son indispensables para la productividad de cualquier empresa. Ahora que ya conoces cuál es la diferencia entre estas dos capacidades, esperamos que puedas implementarlas y optimizar al máximo el potencial de tus estrategias de negocio.
