Conoce los indicadores de productividad para tu empresa (+ ejemplos)

Si los empleados son el corazón de una empresa, la productividad es como la sangre: sin ella no se puede sobrevivir.

Lograr una buena productividad significa que tu área de ventas es eficiente, que tiene un buen ritmo de trabajo y que logra sus metas.

Pero ¿cómo puedes saber si tus vendedores son realmente productivos?

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Infortunadamente la productividad no se puede medir de manera tradicional: no existe un termómetro que marque cuántos grados de eficiencia tiene cada persona, ni tampoco hay una regla que pueda medir la altura de la productividad de alguien.

Entonces ¿cómo saber si vamos por el camino correcto o si hay que hacer ajustes y mejoras? La respuesta se encuentra en los indicadores de productividad.

Comencemos entendiendo qué son los indicadores de productividad:

A medida que analizamos la productividad en general, es fundamental centrarnos en los indicadores de productividad en ventas, que son herramientas clave para medir el rendimiento y la efectividad de un equipo comercial. Estos indicadores, como el volumen de ventas, la tasa de conversión y el valor promedio de los pedidos, nos permiten evaluar no solo el desempeño individual de los vendedores, sino también la salud general del negocio.

Al comprender y monitorear estos indicadores, las empresas pueden identificar áreas de mejora, optimizar sus estrategias de venta y, en última instancia, impulsar el crecimiento y la rentabilidad.

Es importante medir el rendimiento y el desempeño en cualquier área. Y aunque parezca obvio, los indicadores de productividad en ventas no son simplemente cuántas ventas se cierran. Existen muchos otros KPI que puedes aplicar a tus representantes. También se pueden crear porcentajes de los indicadores para analizarlos más fácilmente. 

Para qué sirven los indicadores en ventas

Los indicadores en ventas sirven para saber si un departamento de ventas está trabajando productivamente no alcanza con juzgarlo a simple vista. ¿Están logrando los objetivos de venta? ¿Los están superando?  

Si no se puede medir la productividad y el rendimiento de un representante de ventas, no hay manera de saber cómo ayudarlo a mejorar su desempeño laboral.

Cuando un miembro de la fuerza de ventas no alcanza sus KPI, no significa que esté haciendo mal su trabajo o que haya que finalizar su contrato. Simplemente significa que hay áreas en las que debe mejorar y superarse para lograr ser un buen o buena representante de ventas.

En esencia, los indicadores de productividad sirven para lograr que tu equipo de ventas sea eficiente y logre todas sus metas profesionales.

Características de los indicadores

A la hora de elegir tus KPI para medir la productividad de tu departamento de ventas es posible que te preguntes cómo reconocer cuáles son los indicadores más adecuados. A continuación te presentaré cuáles son las características que no pueden faltar a la hora de definir tus KPI:

1. Son relevantes para la empresa, el área y el empleado

A un vendedor no puedes medirlo con KPI que tengan que ver con marketing, sino que deben tener una relación directa con el trabajo que hace.

2. Son medibles fácilmente

Cualquier KPI que establezcas es un número (puede ser total de ventas o de llamadas) que se puede alcanzar.

3. Se entienden fácilmente

No utilices indicadores con nombres o descripciones complejas. Sé lo más claro posible para que la medición ayude realmente a los vendedores a alcanzar sus metas.

4. Son específicos

No puedes establecer una meta que sea «lograr muchas ventas al día»; necesitas dar cifras concretas. Mejor intenta un objetivo como «lograr 20 ventas al día».

5. Se pueden comparar para entender si hay mejoras

Un buen indicador de desempeño es aquel que puedes contrastar con el de 6 meses atrás para ver si estás haciendo las cosas bien o si hay que hacer ajustes.

1. Número de ventas 

Sin duda es uno de los indicadores más contundentes es tener claro un número de ventas realista, por lo cual lo tomarás con base en promedios y el historial que tenga tu fuerza de ventas. 

Debes tener un número de ventas meta tanto para el departamento completo como para cada representante de ventas. De esta manera impulsarás a tus vendedores a mantenerse productivos, ya que no querrán tener menos ventas que las establecidas.

No permitas que este nivel se mantenga igual por siempre. Ve aumentándolo poco a poco para empujar a tus representantes a mejorar y superarse. Recuerda que la operación de una empresa es rentable si la suma de las ventas anuales es superior a la suma de todos sus gastos, así que tu compañía siempre irá evolucionando y tu número de ventas también. 

2. Facturación

Es importante poner una meta de facturación. A final de cuentas, no es lo mismo las ventas que la facturación, ¿cierto? Esto ayudará a que tus vendedores quieran vender, pero que también quieran vender los mejores productos y no solo los más baratos. Todos aman un reto, e intentar ascender de categoría de una venta menor a una mayor. 

Esto también te puede ayudar a entender qué tan bien has elegido a tus clientes meta. Si no estás logrando la facturación que esperas, tal vez no te estás dirigiendo al público adecuado. 

A través de la facturación puedes saber cómo van tus ventas mes a mes y sacar una constante, además te servirá como indicador para conocer el desempeño del área comercial. La facturación te arroja datos de cuándo son tus temporadas altas y a partir de ahí puedes generar diferentes estrategias para incrementar la facturación mensual. 

Una fórmula que te puede servir para el KPI de la facturación mensual es: 

Con esto tendrás un indicador clave que puedes revisar mes a mes y de forma anual. 

3. Clientes nuevos 

Mide el ratio de clientes nuevos respecto al total. Esto te permitirá saber qué tan bien se desempeñan tus representantes de ventas. Por ejemplo, si tienen muchas ventas con clientes recurrentes, pero no logran conseguir clientes nuevos, tal vez necesitan más entrenamiento.

Todas las empresas quieren clientes nuevos, y muchos de los esfuerzos de marketing y venta se enfocan precisamente en incrementar este número. Por eso es tan importante tomarlo como indicador de la productividad y el desempeño. 

Claro que es importante tener ventas recurrentes y reforzar la satisfacción del cliente, porque bien se dice que tu mejor cliente será el que ya te ha comprado, pero también hay que sumar constantemente nuevos clientes para incorporarlos a tu proceso de fidelización. Tener nuevos clientes representa posibilidades de crecimiento para tu empresa. 

4. Clientes perdidos contra clientes nuevos

Es inevitable perder clientes. Incluso a las mejores áreas de ventas les puede pasar. Lo importante es saber qué tan bien se recupera tu equipo. 

Si hay más clientes nuevos que clientes perdidos, vas por buen camino y tu equipo es productivo. Sin embargo, si pierdes más clientes de los que ganas, tu equipo no está haciendo algo bien y debes mejorar su productividad lo más pronto posible. 

Cuando hay una tendencia creciente de pérdidas de cliente es un indicador de que algo está mal estructuralmente en la empresa, en la oferta y en el equipo de ventas; por lo que se tiene que resolver. 

De igual forma, si vendes a muchos clientes nuevos, pero solamente una sola vez, hay un problema; quiere decir que tienes un producto o servicio que llama la atención, pero cuando lo usan se acaba el encanto.

Es importante que realices esfuerzos por conservar a tus clientes hasta fidelizarlos, ya que el 80 % de la rentabilidad futura de tu empresa vendrá del 20 % de tus clientes actuales.

5. Número de llamadas de venta

¿Cuántas llamadas hacen por hora tus representantes de ventas? Seguro me dirías: queremos que se hagan el mayor número de llamadas posibles.

¿Cuántas de esas llamadas concretan una venta? Por ejemplo, si hacen 20 llamadas en una hora, pero ninguna venta, deben cambiar su estrategia. Pero tampoco se trata de hacer solo dos llamadas en una hora, a pesar de que ambas llamadas terminen en venta. Tus vendedores necesitan mantener un equilibrio sano entre estos dos parámetros.

En mi opinión, las llamadas deben estar bajo un método o sistema, con objetivos definidos y claros; que tengas un protocolo para las mismas. Esto te ayudará a capacitar a tus nuevos vendedores en cómo deben ser las llamadas de venta.

Si haces un trabajo previo al respecto, seguramente te ayudará en un futuro para que se hagan en tiempo y en forma, con mejores resultados; en cambio si dejas que cada vendedor establezca un discurso y un ritmo, tus llamadas perderán método, serán vagas, no enfocadas y probablemente perderás tiempo y posibilidades de negocio.

6. El tiempo que tarda en cerrar una venta 

Este indicador va muy relacionado con el anterior. Un representante de ventas no es realmente productivo si tarda más del tiempo necesario en concretar una venta. Nunca es fácil establecer tiempos cuando hablamos de ventas, ya que los clientes son distintos y sus necesidades muy particulares; pero la experiencia, el seguimiento, el orden que lleves en esta área te servirán para conocer el ciclo de una venta.

Cuando tengas claros tus ciclos de venta sabrás cuándo un vendedor está atorado y cuándo por más que se haga una labor la venta no se dará, entonces podrás optimizar tiempos y acciones. 

Un estudio de Kurlan & Associates señala que hay un escaso porcentaje de vendedores que son en sí mismos unos cracks en ventas y un gran porcentaje que podrá mejorar sus resultados con formación. En mi experiencia me he dado cuenta de que la capacitación, planeación, seguimiento, orden y estrategia son elementos clave para que el cierre de venta se haga en el menor tiempo posible.

7. Satisfacción del cliente

¿Logran tus representantes de ventas enamorar, fidelizar y retener a los clientes? No importa si tus vendedores y vendedoras conocen todos tus productos a la perfección: si no logran generar satisfacción al cliente, tu área de ventas no es realmente productiva.

Para mí, la satisfacción al cliente no debe ser exclusiva de las áreas de servicio, soporte o ventas, sino que debe ser el centro de todas las acciones de una organización. Solamente así lograrás embajadores de marca, ya que un cliente tendrá una experiencia única en todo lo que tiene que ver con tu empresa. 

Por lo tanto hay que establecer mecanismos que te permitan conocer el grado de satisfacción del cliente, pues estas métricas te ayudarán a saber cómo está la productividad de tu equipo. Las encuestas a clientes son un gran mecanismo para obtener indicadores como el  CSAT (Customer Satisfaction Score) y el NPS (Net Promoter Score). 

8. Reclamaciones y quejas 

No importa si un representante es el mejor vendedor del área si tiene el mayor número de reclamos y quejas. Este medidor va muy de la mano con la satisfacción del cliente y tus representantes deben asegurarse de ser respetuosos siempre con los clientes.

Puedes agregar otros indicadores que te ayudarán a conocer y entender mejor el área de ventas de tu empresa. Igualmente puedes convertir muchos de estos indicadores a porcentajes para que hagas un análisis más preciso.

Así, la única manera de que tengas un equipo de ventas eficiente es midiendo el rendimiento para que fomentes la superación individual y en equipo. 

Si deseas recordar y tener a la mano los puntos que acabamos de discutir, aquí te los dejo:

Estos indicadores nos permiten medir el impacto real de nuestras acciones, optimizar nuestros recursos y tomar decisiones más inteligentes basadas en datos concretos. Al comprender cómo nuestros esfuerzos de marketing se traducen en resultados tangibles, podemos maximizar el retorno de nuestra inversión y alcanzar nuestros objetivos de negocio de manera más eficiente.

Para qué sirven los indicadores de productividad para marketing

• Evaluar el desempeño de las campañas: nos permiten determinar qué campañas son las más efectivas y cuáles necesitan ser optimizadas o descartadas.
• Identificar los canales más rentables: nos ayudan a entender qué canales de marketing generan el mayor retorno de la inversión.
• Optimizar el presupuesto de marketing: nos permiten asignar los recursos de manera más eficiente, concentrándonos en las actividades que generan los mejores resultados.
• Mejorar la toma de decisiones: nos proporcionan los datos necesarios para tomar decisiones estratégicas basadas en evidencia.

Sales

5 indicadores de productividad para marketing

1. Generación de leads: número de nuevos prospectos generados por cada campaña.

2. Tasa de conversión: porcentaje de leads que se convierten en clientes.
   Costo por adquisición de cliente (CAC): costo promedio de adquirir un nuevo cliente.

3. Retorno de la inversión (ROI): medida de la rentabilidad de las campañas de marketing.

4. Engagement: interacciones de los usuarios con el contenido de marketing (me gusta, comentarios, compartidos).

5. Tasa de clics (CTR): porcentaje de usuarios que hacen clic en un enlace.
   Tasa de apertura de correos electrónicos: porcentaje de correos electrónicos abiertos.

    

Al monitorear estos indicadores, podemos identificar áreas de mejora, optimizar nuestros procesos y construir relaciones más sólidas con nuestros clientes. Una excelente experiencia de cliente no solo aumenta la satisfacción sino que también fomenta la lealtad y la recomendación.

Para qué sirven los indicadores de productividad para servicio al cliente

• Medir la satisfacción del cliente: nos permiten evaluar si nuestros clientes están satisfechos con el servicio que reciben.
• Identificar áreas de mejora: nos ayudan a encontrar los puntos débiles en nuestros procesos de atención al cliente.
• Optimizar los procesos de atención al cliente: nos permiten agilizar los procesos y reducir los tiempos de espera.
• Aumentar la lealtad del cliente: nos ayudan a construir relaciones duraderas con nuestros clientes.

Sales

6 indicadores de productividad para servicio al cliente

1. Tiempo de respuesta: tiempo promedio que tarda en responderse una consulta o solicitud del cliente.

2. Tasa de resolución de problemas en el primer contacto: porcentaje de problemas resueltos en la primera interacción.

3. Satisfacción del cliente (CSAT): medida a través de encuestas de satisfacción.

4. Net Promoter Score (NPS): mide la lealtad de los clientes y su disposición a recomendar la empresa.

5. Tasa de abandono: porcentaje de clientes que dejan de hacer negocios con la empresa.

6. Costo por interacción: costo promedio de cada interacción con un cliente.

1. HubSpot

El CRM de HubSpot trabaja de forma integral para dar orden y estrategia a las áreas de servicio, ventas y marketing. Todo lleva un orden y un control que te brinda gran visibilidad de los esfuerzos que estás realizando, los seguimientos y sus acciones. De esta forma, se generan diferentes métricas, data e indicadores con los que podrás saber cómo va el rumbo de tus equipos, con lo cual medirás el desempeño y la productividad de estos con cifras claras y contundentes. 

Con HubSpot puedes crear informes personalizados vinculando todos los datos de contactos, empresas y negocios del CRM con los datos de marketing, ventas y servicios. Podrás importar fácilmente los datos e integrar tus aplicaciones favoritas.

Se trata de un software gratuito, pero cuenta con diversos planes según la operación de tu empresa. Te muestro a continuación algunas de sus características ligadas a los indicadores de productividad:

1. Automatización de tareas: HubSpot CRM ayuda a eliminar tareas manuales y repetitivas al permitir la automatización de acciones como el seguimiento de correos electrónicos, la creación de tareas y la actualización de registros de clientes. Esto permite que el equipo dedique más tiempo a tareas de mayor valor y evita la pérdida de tiempo en tareas administrativas.

2. Gestión eficiente del tiempo: Con HubSpot CRM, los equipos pueden organizar y priorizar sus actividades diarias mediante la creación de listas de tareas y la asignación de recordatorios. Esto ayuda a mantener un enfoque claro en las actividades que impulsan los resultados y garantiza una administración eficiente del tiempo.

3. Colaboración en equipo: HubSpot CRM facilita la colaboración entre los miembros del equipo. Permite la asignación y el seguimiento de tareas específicas, el intercambio de notas y comentarios, y el acceso compartido a la información del cliente. Esto fomenta la comunicación y la cooperación en equipo, mejorando la eficiencia y la productividad en general.

4. Informes y análisis: HubSpot CRM ofrece una gran cantidad de datos y métricas relevantes para evaluar la productividad del equipo. Los informes personalizados proporcionan información sobre el rendimiento individual y grupal, lo que permite identificar áreas de mejora, establecer metas claras y realizar ajustes en las estrategias.

5. Integración con herramientas externas: HubSpot CRM se integra con muchas otras herramientas populares que utilizan los equipos para aumentar su productividad. Esto incluye integraciones con calendarios, plataformas de sincronización de correo electrónico y aplicaciones de automatización de marketing, lo que permite una experiencia de flujo de trabajo sin problemas y una mayor eficiencia en el trabajo diario.

2. Work Meter

EffiWork es un software de medición de productividad que ayuda a las empresas a gestionar proyectos y colaboradores, sobre todo si trabajan a distancia. De tal forma que puedas tener indicadores de cómo se comportan los equipos, su nivel de productividad y cómo están gestionando su tiempo en las distintas tareas para sacar adelante un proyecto. 

Puedes además comparar los resultados del teletrabajo con el trabajo en oficina y con los datos podrás analizar el tiempo invertido en tareas, así como el uso de las aplicaciones. Tiene una versión de prueba gratis y planes de pago con base en la operación de tu compañía.

Imagen de Work Meter

3. Workflow Max

Con este software puedes gestionar distintos proyectos en la nube, actividades y equipos que tienen objetivos entorno en un proyecto específico. Lo puedes hacer desde cualquier lugar y concentrar acciones como cotización, programación, seguimiento del tiempo, facturación e informes. 

El costo de este programa va desde 45 USD por 3 usuarios al mes y realizan planes de pago específicos con base en lo que necesitan tus equipos de trabajo.

Imagen de Workflow Max

4. Cyfe

Esta aplicación te permite generar paneles de control para supervisar y visualizar en tiempo real las acciones que están realizando tus equipos de trabajo. Es personalizable, automático y concentra diferentes datos que servirán para analizar el desempeño de tus colaboradores.

Además puedes agregar widgets y conectar datos desde todas las aplicaciones favoritas. Podrás descargar informes automáticos y verificar las métricas de los paneles. El precio va desde los 29 USD al mes.

Imagen de Cyfe

5. Trello

 Aunque Trello es una plataforma para gestionar proyectos y equipos de trabajo, también es una buena alternativa para que puedas medir el rendimiento de tus colaboradores, al saber que están terminando los proyectos en tiempo y forma o detectar en qué se están atorando. 

Al utilizar una herramienta colaborativa y de organización como Trello puedes aumentar la productividad en tu trabajo. Este software va desde un plan gratuito hasta diferentes planes de pago. 

Imagen de Trello

6. Slack

Slack te ofrece un canal de comunicación directo entre tus colaboradores, de manera que puedes gestionar todas las actividades alrededor de un proyecto. Con base en este puedes verificar cómo va el rumbo de los flujos de trabajo y además utilizar el mismo canal para realizar una retroalimentación, seguimiento y comentarios que impulsen la productividad en tu organización.

Puedes compartir archivos y los mensajes relacionados juntos en canales y usar un canal para trabajar más rápido con tus clientes externos, proveedores y otras personas. La plataforma ofrece pruebas gratis y planes de pago con base en la operación de tu negocio. 

Imagen de Slack

7. Giitic

Con esta aplicación puedes medir, controlar y eliminar obstáculos en los flujos de trabajo de todos tus equipos. Giitic te permite monitorear los tiempos y actividades de tus colaboradores, de tal forma que obtendrás indicadores de su desempeño y sabrás cómo va la productividad de ellos en lo particular y dentro de sus áreas o equipos. 

La plataforma incluso utiliza rastreo GPS y rutas cuando lo requiere la actividad de tus vendedores. Puedes llevar el control de registro de tiempos y data contenida en la nube, donde registras clientes, prospectos, proveedores y demás perfiles. El CRM te permite entender y conocer a tus clientes de una forma general o detallada.

Imagen de Giitic

8. Sesame

Sesame se enfoca en el desarrollo de ambientes de trabajo inteligentes o smart working. Por ejemplo, con su herramienta de control horario simplifica las actividades de tu negocio y te arroja indicadores de cómo se está invirtiendo el tiempo.

Cuando gestionas el tiempo de tus colaboradores puedes hallar áreas de mejora para ser más productivo. Con esta aplicación lo haces de forma más fácil, rápida e intuitiva. Además puedes gestionar el personal y optimizar los procesos que suponen más costo.

Imagen de Sesame

9. Task Enter

Se trata de una red social corporativa que facilita la comunicación, integración y flujos de trabajo al gestionar proyectos y tiempos; el resultado son indicadores claros de desempeño y mayor productividad para tu negocio. Esta plataforma integra herramientas de medición, control, comunicación y manejo del tiempo para diferentes equipos de trabajo.

Por ejemplo, en el módulo de Gestión de Proyectos y Grupos puedes crear proyectos y grupos para asignar tareas a los colaboradores de tu compañía. El precio varía dependiendo de cuáles son las necesidades específicas de tus equipos de trabajo. 

Imagen de Task Enter

10. TrakStar

Con esta plataforma gestionas el rendimiento de tus equipos de trabajo, ya que puedes generar entornos de retroalimentación sobre el desempeño de los colaboradores ante un proyecto específico. Se trata de un software flexible, personalizable y versátil que se adapta a la operación de tu compañía. 

Puedes crear el proceso de revisión del desempeño ideal para tu organización, convirtiéndose en un instrumento de medición del progreso de las actividades y de la productividad general del negocio. Además te permite consultar informes detallados y comparativos de los resultados.

Imagen de TrakStar

¡No esperes más para aprovechar al máximo la productividad en ventas! Espero que con las herramientas y conocimientos que has adquirido puedas analizar, optimizar y potenciar el rendimiento de tus fuerza de ventas. ¡Prepárate para llevar tu equipo al siguiente nivel y alcanzar un crecimiento sin límites! 

Preguntas frecuentes acerca de los indicadores de productividad

A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema: