Según el Índice para una Vida Mejor de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), Estados Unidos ocupa el noveno lugar entre las naciones avanzadas en la categoría de “balance vida-trabajo”.
Ese estudio es parte de la razón por la que se publican más artículos sobre el tema de la productividad. Con cada estudio, se intenta responder la pregunta urgente que todos nos hacemos: ¿Cómo hacer más en menos tiempo?
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Si bien existen numerosas estrategias para ayudarnos a alcanzar la máxima productividad, estas pueden ser difíciles de adoptar debido a que las técnicas se oponen a las rutinas que hemos mantenido durante años. Si has tenido dificultades para seguir los consejos de productividad que implican un cambio de hábitos, como despertarse temprano o hacer ejercicio con regularidad, te recomendamos que consideres las 4 claves de la productividad:
- Hacer
- Delegar
- Eliminar
- Aplazar
Las 4 claves de la productividad son eficaces porque los profesionales no necesitan cambiar un hábito, sino adoptar un nuevo sistema. No importa si eres más productivo por la mañana o por la tarde, las 4 claves dan resultado. Este sistema no tiene sesgos, y no tienes que esperar 66 días para que se convierta en parte de tu rutina.
¿Cómo funciona el sistema de las 4 claves de la productividad?
1) Hacer
Si recibes una tarea que es importante y solo tú puedes hacerla, ocúpate de eso inmediatamente. Finalizar la tarea y eliminarla de tu lista de tareas pendientes evita que pierdas tiempo decidiendo si debes empezarla o no y te libera para otros proyectos una vez que la terminas.
Puede ser algo simple, como un correo electrónico, o algo complejo, como un proyecto de gran magnitud que acaban de asignarte, pero eso no tiene importancia. Si la tarea cumple con los criterios anteriores, tú debes hacerla.
2) Delegar
Si aparece una tarea que puede o debe ser llevada a cabo por uno de tus colegas o miembros de tu equipo, delégala. Esto no solo te libera para que te concentres en las tareas más importantes que tienes por delante, sino que los miembros de tu equipo estarán ocupados con prioridades claras.
3) Eliminar
Elimina todas las tareas que no consideres importantes. En lugar de agregarlas a una lista de tareas pendientes que aumenta sin cesar, eliminar estas tareas te ayuda a gestionar tu lista y dedicar tiempo a proyectos más importantes.
4) Aplazar
Por último, si no puedes seguir una de las primeras tres sugerencias, crea un recordatorio para volver a considerar la tarea más adelante. Aplazar un proyecto no urgente elimina la presión de terminarlo de inmediato, y te permite centrarte primero en las tareas importantes.
¿Cómo usar las 4 claves de productividad?
Para ver un ejemplo práctico, supongamos que tienes 4 tareas en tu lista de tareas pendientes:
- Actualizar los objetivos anuales del equipo.
- Programar un encuentro con Ana.
- Responder un correo electrónico.
- Editar una publicación del blog.
¿Cuál de las claves de productividad debes aplicar a cada tarea? Esta es la manera en la que yo aplicaría el sistema de las 4 claves para priorizar estas tareas:
- Los ejecutivos de tu empresa están buscando objetivos anuales actualizados para tu equipo. Este es un asunto urgente del que solo tú puedes ocuparte. Esta es la tarea que debes hacer.
- Delega la edición de una publicación a un redactor que desee aprender a editar. De esta manera, el calendario del blog se mantiene actualizado y tu equipo tiene las prioridades establecidas.
- Si bien quieres tomar un café con Ana, programar esa reunión ahora mismo solo te quitará tiempo. Aplaza esto hasta que hayas completado la tarea que debes "hacer".
- Al verificar tu bandeja de entrada, ves un correo electrónico en frío de un representante de ventas que no conoces. Elimínalo de inmediato para no desconcentrarte y mantenerte al tanto del correo electrónico.
A continuación se incluye un cuadro práctico que te ayudará a priorizar las tareas de acuerdo con las 4 claves de productividad:
La productividad máxima puede ser difícil de alcanzar porque generalmente debes adquirir un nuevo hábito, y los hábitos son difíciles de mantener después de unos días o unas semanas. Con las 4 claves de productividad, no necesitas crear un hábito nuevo, sino adoptar un sistema. Comienza ahora mismo a mejorar tu productividad con este simple sistema.
