¿Cuántas veces has tenido mañanas en las que llegas a la oficina temprano, con todas las intenciones de apegarte a tu lista de tareas pendientes, pero sin darte cuenta comienzas a procrastinar

Cuando menos lo esperas ya desperdiciaste toda la mañana; de repente tu cerebro entra en un estado de pánico y el día se convierte en una larga noche de trabajo.

Con esta guía podrás combatir ese problema y lograrás tener días productivos, no por un golpe de suerte sino por hábitos constantes. Además, los consejos que te dejamos en esta guía te permitirán reducir el estrés laboral y te brindarán cambios muy importantes a largo plazo.

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Importancia de la productividad

La productividad está relacionada con la eficiencia y el desempeño. En pocas palabras, es una forma de expresar el rendimiento. Y es muy importante porque nos permite conocer qué factores influyen en el trabajo.

En cualquier ciclo productivo intervienen muchos factores. El más importante de todos ellos es el tiempo de quien realiza el trabajo. Así es: el tiempo es uno de los factores más importantes que debemos tener en cuenta cuando hablamos de productividad.

También debemos considerar los insumos, materias primas, herramientas, condiciones materiales e inmateriales para realizar un trabajo.

Estas últimas, las condiciones inmateriales, son de suma importancia. Puede tratarse del ambiente que predomina en el área de trabajo, la disponibilidad de descansos, la cultura laboral, el salario y las prestaciones, por mencionar algunos ejemplos.

Coordinar, administrar y controlar son conceptos muy entrelazados con la productividad. Pues cada uno de los factores que intervienen en los ciclos productivos están sujetos a cambios, modificaciones y arreglos, con el fin de obtener la rentabilidad de cada ciclo productivo.

Qué es la productividad en una empresa

En las empresas la productividad no difiere mucho de lo que hemos dicho hasta el momento, no importa si tu empresa produce software o camisetas. Seguramente hay personas involucradas en el ciclo productivo que utilizan herramientas más o menos sofisticadas para realizar el trabajo.

Los trabajadores son lo más importante, pues ellos ponen su tiempo y esfuerzo para realizar las tareas que, en suma, se convierten en productos y servicios.

La búsqueda de la eficiencia ha hecho que la productividad se convierta en uno de los aspectos fundamentales de la cultura empresarial. Por esta razón, hay un énfasis en todo aquello que pueda mejorar la productividad.

  • Medición de resultados
  • Métricas de rendimiento
  • Medidas de conciliación y flexibilidad laboral
  • Esquemas de trabajo a distancia y trabajo híbrido
  • Innovación tecnológica
  • Digitalización
  • Incentivos a la creatividad y el desempeño
  • Fomento a las sinergias internas y externas

En resumen, la productividad es la fórmula empresarial para obtener ganancias y promover el crecimiento de cada una de las partes que integran la empresa.

Características de la productividad

La productividad es un concepto moderno, de la época industrial, de cuando el trabajo fabril necesitaba un lenguaje adecuado a sus características para expresar los fenómenos que se presentaban en ese momento.

Hoy en día vivimos una etapa histórica muy diferente. Por eso es que la productividad debe dejar de asociarse con la idea de estar ocupado largas jornadas de trabajo. Las condiciones materiales y tecnológicas del siglo XXI permiten que el trabajo se realice más rápido, de forma más eficiente y con un mayor control sobre los recursos.

Por eso es que habría que repensar cuáles son las características de la productividad para cada caso particular. Estas serán diferentes en una empresa de software que en una imprenta que lleva a cabo procesos artesanales para darle un valor agregado a sus clientes.

No obstante, el tiempo sigue siendo el factor preponderante de cualquier proceso productivo. El tiempo no es oro, pero sí es vida. Y por esa razón, debemos buscar que estas características sean más respetuosas del tiempo de todas las personas que forman parte de una empresa.

  • Clasifica prioridades: aprender a establecer prioridades y respetarlas es una de las características de este modelo de productividad contemporáneo. 
  • Es planificadora: de la mano de las prioridades está la planificación. Las primeras no son posible sin la segunda. Es por eso que una planificación correcta resulta más productiva que pretender resolver todo al mismo tiempo. Ya que, si todo es prioritario, nada lo es en realidad.
  • Requiere disciplina: la disciplina es una característica que se relaciona con el orden. Pero se puede ser disciplinado y creativo al mismo tiempo. De hecho, establecer prioridades y planificar los flujos de trabajo permite que las personas se enfoquen mejor en las tareas que tienen por delante, en vez de estar dispersos pensando en cinco cosas a la vez.
  • Es crítica: para establecer prioridades, hay que ejercer un juicio crítico. Además, ser crítico nos permite saber si lo trabajos se están realizando de acuerdo con lo planificado o no.

Con este panorama, en mente, pasemos a ver los tipos de productividad.

1. Productividad laboral

A esa categoría también se le conoce como productividad por hora trabajada. Está relacionada con los productos obtenidos por cada hora de trabajo.

2. Productividad de los factores

Esta categoría expresa la producción obtenida teniendo en cuenta todos los factores que intervienen en un ciclo productivo, desde su inicio hasta la etapa de salida de las fábricas.

3. Productividad marginal

Esta categoría se refiere al producto que se obtiene en forma adicional al hacer una modificación a alguno de los factores de producción de un ciclo productivo sin alterar los demás.

Principios para la productividad laboral

Aunque no existe un sistema de productividad para todos, pues esta depende de muchos factores, sí hay ciertos principios que son aplicables a la mayoría de los profesionales. Te los dejamos listados a continuación.

1. Elige una herramienta para ayudarte a mejorar la productividad en tu trabajo

Analiza qué herramienta prefieres: usar Evernote, dejar notas en tu smartphone, poner un cronómetro, dejar eventos en el calendario o la simple pero efectiva combinación de lápiz y papel.

Elige cualquiera de estas herramientas para organizar tu día; cuanto mejor integradas estén, será mejor. Existen programas y aplicaciones que pueden ayudarte a mejorar tu productividad, así que no dudes en incorporar su uso en tu vida laboral cotidiana.

2. Crea un registro de actividades

Mantén un registro de tus actividades durante varios días e identifica en qué actividades se te va más el tiempo. En este listado debes incluir todo, desde conversaciones telefónicas, reuniones, tareas, tiempo en redes sociales hasta descansos. Después de algunos días, tendrás un panorama claro del tiempo que dedicas a tus actividades e identificarás tus áreas de oportunidad.

Puedes utilizar Rescue Time para registrar tus tareas y el tiempo de duración.

3. Planifica tu día

Dedica los últimos treinta minutos de tu día a planificar el siguiente. Hacer un plan —con una lista de tareas— te permitirá iniciar tu día sabiendo qué actividades tienes que hacer exactamente. 

Existen muchas herramientas para que cumplas con este propósito como Google CalendarTrelloMyLifeOrganizedRemember the MilkWorkflowy y Nozbe.

4. Empieza con las tareas más cortas

Completar varias tareas al inicio de tu día te dará motivación para continuar con las labores por realizar con más energía. Suele ser muy usual comenzar con la revisión, respuesta y programación de correos, pero realmente puedes hacer cualquier tarea sencilla que sea parte de tu rutina cotidiana.

5. Limita tu disponibilidad

Enfócate en una sola tarea y limita todos los medios que puede representar una ventana para interrumpirte: silencia o apaga cualquier dispositivo que pudiera notificarte sobre llamadas, mensajes y correos.

6. Planifica las interrupciones

El secreto de la planificación es que incluso debes planificar el tiempo que tomarás de descanso para tus ojos, para distraer tu mente y recuperarte. Distraerte te ayudará a volver al trabajo con la mente despejada.

Existen técnicas como la Pomodoro, que propone dedicar 5 minutos de descanso por cada 25 minutos de trabajo; se sugiere lo anterior, ya que después de este tiempo se corre el riesgo de perder la concentración. Hay varios cronómetros online basados en este concepto como Tomato Timer o Focus Booster App.

7. Cuantifica

Calcula el tiempo estimado para cada tarea y verifica si es el indicado. Si ves que necesitas un lapso mayor vuelve a programarlo. Puedes usar cronómetros online como Toggl o Timer Tab para medir el tiempo que te toma cada actividad.

Para conocer el tiempo que te lleva completar cada pendiente o tarea, también te será de utilidad crear y tener al alcance una agenda semanal, que permitirá llevar el control de tus actividades de manera más sencilla y exacta.

8. Desconéctate

Otro de los hábitos de la productividad es tener la capacidad de desconectarse del trabajo. Si tu tiempo libre lo pasas enganchado al móvil, este apartado va para ti: apágalo, escóndelo unas horas todos los días, o ignóralo.

No eres Bruno Díaz o Clark Kent, así que no tienes por qué preocuparte: el mundo puede sobrevivir si no estás disponible unas horas al día.

¿Cómo calcular la productividad laboral?

Una vez que conoces las claves anteriores, quizá estés preguntándote cómo medir los niveles de productividad en tu empresa.

En primer lugar, la medición de productividad se centra en las capacidades generales de una empresa, no en un conjunto de costos.

¿Qué tan buena es tu empresa para tomar un montón de materias primas, máquinas, pilas de documentos y grupos de empleados, y producir bienes o servicios útiles? Esto es lo que aborda un índice de productividad y, en la medida de lo posible, es una relación entre entradas y salidas físicas o entregables.

Fórmula para medir la productividad

Derivada de la medición anterior surge la fórmula de productividad. Es muy simple y puede enunciarse como te la presentamos a continuación:

Fórmula de productividad

La productividad laboral corresponde a la relación entre la medida del volumen de producción (producto interno bruto o valor agregado) y la medida del uso de insumos (el número total de horas trabajadas o el empleo total).

Si por otro lado lo que buscas es medir la productividad de manera más específica para un departamento de tu empresa, puedes utilizar indicadores de productividad

Estos te permitirán evaluar el desempeño, analizar sus puntos fuertes y sus oportunidades de desarrollo; así podrás crear una estrategia y mejorar la productividad en los departamentos que más lo necesiten.

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Medida de volumen de producción

La medida del volumen de la producción refleja los bienes y servicios producidos por la fuerza laboral. Se calcula mediante el producto interno bruto (PIB) o el valor agregado bruto (VAB); ambos se pueden usar como índices de producción y normalmente existe una fuerte correlación entre los dos. Hay una preferencia por el valor agregado, ya que los impuestos están excluidos.

También se encuentra la medida de uso de insumos, que se determina por el tiempo, esfuerzo y habilidades de la fuerza laboral

La compañía que más produce con una determinada cantidad de insumos (capital, mano de obra y materiales), o que usa menos insumos para producir el mismo producto, tiene una ventaja sobre la compañía que produce menos.

Los costos de insumos más bajos crean una ventaja adicional, pero no es el principal beneficio que deben identificar las medidas de productividad. La misión central de un índice es vislumbrar los factores que afectan la productividad: cómo una empresa puede obtener más unidades de producción por hora de trabajo, por máquina o por libra de materiales, con respecto a sus competidores.

El crecimiento de la productividad se estima restando el crecimiento de los insumos al crecimiento de la producción: es residual. Si quieres medir de la manera más adecuada el índice de productividad de un equipo de ventas o de tu empresa, considera utilizar un CRM que facilitará el trabajo y reducirá significativamente los errores y omisiones posibles.

¿Cómo aumentar tu productividad laboral?

Ahora, para que logres mejorar a nivel individual en la oficina, te dejamos una serie de consejos que te ayudarán a trabajar con una tasa elevada de productividad.

1. Deja los pendientes pequeños para después

Llegan a tu escritorio a preguntarte algo rápido, volteas y ya hay una invitación del calendario; debes verificar tu agenda, tu móvil suena: ¡alguien solicita seguirte en Instagram! Las distracciones como estas pueden parecer pequeñas e insignificantes, pero se acumulan rápidamente en el transcurso del día.

Una vez perdida la concentración, posiblemente te tome hasta 23 minutos (en promedio) volver a la tarea original. Abordar tareas pequeñas no prioritarias conforme van surgiendo, interrumpe seriamente tu flujo de trabajo y, aunque hay ciertas maneras de hacer más eficientes los procesos en muchas de tus tareas diarias (como los shortcuts de Google Chrome), lo conveniente es reducir las interrupciones y distracciones.

Termina primero tu proyecto actual y después ocúpate de los asuntos que te interrumpan. Claro, esto también puede llevarte a la saturación. Una manera de evitarla es utilizando el multitasking a tu favor: alterna entre periodos de trabajo dedicados a un proyecto largo y lapsos cortos de descanso. También puedes utilizar estos breves periodos para realizar pequeñas cosas de tu lista de tareas pendientes.

En cuanto a las distracciones de sonido, puedes invertir en un buen par de auriculares con cancelación de ruido, apagar las notificaciones automáticas en todos tus dispositivos (incluida tu computadora de escritorio) y poner tu móvil en modo «No molestar».

2. Aparta tiempo específico para el correo electrónico

Lo más probable es que pases demasiado tiempo revisando tu correo electrónico. Según un informe del Global McKinsey Institute, la persona promedio pasa el 28 % de su semana laboral leyendo, borrando, clasificando y enviando correos electrónicos.

Muchos de nosotros tenemos trabajos que requieren respuestas a correos electrónicos en unas pocas horas como máximo, pero es importante tomar esto literalmente. Tienes unas pocas horas para responder a ese correo electrónico, no unos minutos. Pensar que necesitas responder de inmediato limitará severamente tu productividad durante el día.

Aparta un tiempo en tu calendario para revisar tu correo electrónico durante momentos específicos del día, según tus necesidades. Un cronograma como el siguiente puede ayudarte a reducir tu adicción al correo electrónico, limita el tiempo que pasas en la transición de una tarea a otra y aumenta tu productividad general.

Si aún te cuesta disciplinarte, puedes descargar la extensión de Chrome «Bloquear sitio», para suspender gmail.com durante momentos específicos del día.

3. Agenda reuniones una después de la otra

Seguramente te ha pasado que terminas una reunión, y tienes la siguiente dentro de 30 o 60 minutos. Ese tiempo perdido realmente puede reducir tu productividad.

Programa reuniones consecutivas siempre que sea posible y crea una agenda de reunión para cumplir efectivamente con los objetivos en el tiempo estipulado. De esta manera no estarás perdiendo productividad entre reuniones.

Otra herramienta útil que te ayudará a optimizar las reuniones es la grabación de pantalla que harán más sencilla la comunicación en casos específicos, como demostraciones de producto o el planteamiento de un problema en una plataforma o programa interno de la empresa.

4. Aléjate físicamente de la distracción

A veces, la mejor manera de evitar la distracción es literalmente alejarse de ella. Ya sea que estés a punto de redactar un memorándum o un documento pendiente sobre estadística, puedes reservar una sala de conferencias para alejarte de los compañeros de trabajo, y realizar tu labor en un espacio apartado y tranquilo.

Ingresa a la oficina temprano, antes de que lleguen los demás; esto te ayudará a aumentar la productividad. Puedes tomar un café, encontrar un espacio tranquilo, levantar los pies, ponerte los auriculares, seleccionar música clásica ¡y comenzar tu día!

Uno de los autores más vendidos, Stephen King, está de acuerdo. En su libro On Writing, recomienda que las personas «cierren la puerta» cuando escriben para excluir al resto del mundo. Toma su ejemplo y hazles saber que estás trabajando y no quieres que te molesten.

Aplicar los hábitos de productividad fuera y dentro de la oficina te proporcionará grandes beneficios: al crear métodos más eficientes para tu ambiente laboral podrás calmar el estrés que tienes y que afecta los otros ámbitos de tu vida. Adicionalmente, te serán de gran ayuda para retomar tus labores en caso de ausencia por enfermedad, vacaciones, licencia de maternidad, entre otros.

Además, permitirte tiempo para el descanso y la diversión fuera del trabajo es algo necesario. Así estarás más contento de usar el tiempo con sabiduría y llevar a cabo tu labor.

Recuerda que las personas motivadas y felices son las más productivas. Ten un nuevo pasatiempo y aprecia los momentos que pasas con la familia y los amigos. Sin estos medios, difícilmente serás una persona feliz en el trabajo, y no contarás con ese componente clave para mejorar tu productividad.

cómo manejar las distracciones y hacer que tu equipo sea más productivo en su día a día.
 Guía Productividad

Publicado originalmente el 19 de octubre de 2022, actualizado el 21 de octubre de 2022

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Productividad