Qué es la productividad: tipos, características y fórmula

¿Cuántas veces has tenido mañanas en las que llegas a la oficina temprano, con todas las intenciones de apegarte a tu lista de tareas pendientes, pero sin darte cuenta comienzas a procrastinar? 

Cuando menos lo esperas ya desperdiciaste toda la mañana; de repente tu cerebro entra en un estado de pánico y el día se convierte en una larga noche de trabajo.

Con esta guía podrás entender qué es la productividad y lograrás tener días más productivos, no por un golpe de suerte sino por hábitos constantes.

Además, los consejos que te dejamos en esta guía te permitirán reducir el estrés laboral y te brindarán cambios muy importantes a largo plazo.

La productividad está relacionada con la eficiencia y el desempeño. En pocas palabras, es una forma de expresar el rendimiento a la hora de realizar una actividad. Cuando hablamos de una buena o alta productividad, sabemos que existe un equilibrio entre el tiempo invertido para obtener resultados y la expectativa de eficiencia. Por el contrario, una mala o baja productividad es aquella en la que los resultados no se obtienen en el tiempo esperado o cuando no se aprovechan correctamente los recursos.

Qué es la productividad en una empresa

La productividad en las empresas se rige por los mismos principios que revisamos anteriormente, pero con la diferencia que se aplican en torno a eficiencia operativa, comercial y de negocios de las compañías. En este caso, se trata de evaluar si los equipos de trabajo de una organización están o no cumpliendo con las expectativas y si sus resultados se ajustan a los tiempos de entrega y necesidades empresariales.

Podemos decir que una buena productividad de la empresa es la fórmula de negocios ideal para obtener ganancias y promover el crecimiento de cada una de las partes que integran la empresa. La búsqueda de la eficiencia ha hecho que la productividad se convierta en uno de los aspectos fundamentales de la cultura empresarial. Por esta razón, hay un énfasis en todo aquello que pueda mejorar la productividad:

• Medición de resultados
• Métricas de rendimiento
• Medidas de conciliación y flexibilidad laboral
• Esquemas de trabajo a distancia y trabajo híbrido
• Innovación tecnológica
• Digitalización
• Incentivos a la creatividad y el desempeño
• Fomento a las sinergias internas y externas

Desde un punto de vista de negocios, una buena productividad permite satisfacer las necesidades de un mercado en el momento exacto. Al impulsar un mejor equilibrio entre tiempo, recursos y demandas de tus clientes, puedes asegurar que los productos y servicios que ofreces llegarán en el momento preciso a tus consumidores y que tendrán la calidad esperada.

En el aspecto operativo, la productividad asegura la competitividad y una adecuada gestión de actividades. De este modo, un aumento de la productividad indica que tus equipos trabajan de modo correcto, que tus cadenas de producción son adecuadas y que, en resumen, tu empresa está cumpliendo con sus objetivos.

Asimismo, la evaluación de la productividad nos permite conocer qué factores influyen en el trabajo y cómo cada uno de ellos impacta en la calidad de los resultados que obtenemos: los insumos, materias primas, herramientas o incluso las condiciones materiales e inmateriales para realizar un trabajo. Por ello, coordinar, administrar y controlar son conceptos íntimamente entrelazados con la productividad.

Características de la productividad

El concepto de productividad es en realidad muy reciente y solo podemos hablar de ella en la etapa histórica que vivimos. Este concepto debe dejar de asociarse con la idea de estar ocupado largas jornadas de trabajo, ya que las condiciones tecnológicas del siglo XXI permiten que el trabajo se realice más rápido, de forma más eficiente y con un mayor control sobre los recursos sin el trabajo físico de las personas.

Aun así, el tiempo sigue siendo el factor preponderante de cualquier proceso productivo. no por nada es tan común escuchar que  «el tiempo es oro». Y por esa razón, debemos buscar que estas características sean más respetuosas del tiempo de todas las personas que forman parte de una empresa.

Las características de la productividad hoy en día para las empresas son muy diferentes a las de hace algunos décadas. Veamos las más importantes:

• Clasifica prioridades: aprender a establecer prioridades y respetarlas es una de las características de este modelo de productividad contemporáneo. 
• Es planificadora: de la mano de las prioridades está la planificación. Las primeras no son posible sin la segunda. Es por eso que una planificación correcta resulta más productiva que pretender resolver todo al mismo tiempo. 
• Requiere disciplina: esta es una característica que se relaciona con el orden. Establecer prioridades y planificar los flujos de trabajo permite que las personas se enfoquen mejor en las tareas que tienen por delante, en vez de estar dispersos pensando en cinco cosas a la vez.
• Es crítica: para establecer prioridades, hay que ejercer un juicio crítico. Además, ser crítico nos permite saber si lo trabajos se están realizando de acuerdo con lo planificado o no.
• Depende de todos los niveles empresariales: como puedes ver, en este tipo de productividad los trabajadores son lo más importante, pues ellos ponen su tiempo y esfuerzo para realizar las tareas que, en suma, se convierten en productos y servicios. Los directivos y líderes también son parte esencial en el cumplimiento de estas actividades, por lo que asegurar la productividad es más bien un trabajo conjunto.

Con este panorama, en mente, pasemos a ver los tipos de productividad.

1. Productividad laboral

A esa categoría también se le conoce como productividad por hora trabajada. Está relacionada con los productos obtenidos por cada hora de trabajo.

2. Productividad de los factores

Esta categoría expresa la producción obtenida teniendo en cuenta todos los factores que intervienen en un ciclo productivo, desde su inicio hasta la etapa de salida de las fábricas.

3. Productividad marginal

Esta categoría se refiere al producto que se obtiene en forma adicional al hacer una modificación a alguno de los factores de producción de un ciclo productivo sin alterar los demás.

Cómo calcular la productividad laboral

Una vez que conoces las claves anteriores, quizá estés preguntándote cómo medir los niveles de productividad en tu empresa. Una primera intuición sería que lo que debes hacer es ver tus entradas de dinero. Ten en cuenta que la medición de productividad se centra en las capacidades generales de una empresa, no en un conjunto de costos.

Piénsalo de este modo: ¿qué tan buena es tu empresa para tomar un montón de materias primas, máquinas, pilas de documentos y grupos de empleados, y producir bienes o servicios útiles? Esto es lo que aborda un índice de productividad y, en la medida de lo posible, es una relación entre entradas y salidas físicas o entregables.

Fórmula para medir la productividad

Derivada de la medición anterior surge la fórmula de productividad. Es muy simple y puede enunciarse como te la presentamos a continuación:

La productividad laboral corresponde a la relación entre la medida del volumen de producción (producto interno bruto o valor agregado) y la medida del uso de insumos (el número total de horas trabajadas o el empleo total).

Si por otro lado lo que buscas es medir la productividad de manera más específica para un departamento de tu empresa, puedes utilizar indicadores de productividad. 

Estos te permitirán evaluar el desempeño, analizar sus puntos fuertes y sus oportunidades de desarrollo; así podrás crear una estrategia y mejorar la productividad en los departamentos que más lo necesiten.

Medida de volumen de producción

La medida del volumen de la producción refleja los bienes y servicios producidos por la fuerza laboral. Se calcula mediante el producto interno bruto (PIB) o el valor agregado bruto (VAB); ambos se pueden usar como índices de producción y normalmente existe una fuerte correlación entre los dos. Hay una preferencia por el valor agregado, ya que los impuestos están excluidos.

También se encuentra la medida de uso de insumos, que se determina por el tiempo, esfuerzo y habilidades de los recursos humanos o fuerza laboral. 

La compañía que más produce con una determinada cantidad de insumos (capital, mano de obra y materiales), o que usa menos insumos para producir el mismo producto, tiene una ventaja sobre la compañía que produce menos.

Los costos de insumos más bajos crean una ventaja adicional, pero no es el principal beneficio que deben identificar las medidas de productividad. La misión central de un índice es vislumbrar los factores que afectan la productividad: cómo una empresa puede obtener más unidades de producción por hora de trabajo, por máquina o por libra de materiales, con respecto a sus competidores.

El crecimiento de la productividad se estima restando el crecimiento de los insumos al crecimiento de la producción: es residual.

Cómo aumentar tu productividad laboral

Aunque no existe un sistema de productividad para todos, pues esta depende de muchos factores, sí existen algunas buenas prácticas que puedes impulsar para tener una mayor productividad. Para que logres mejorar tu desempeño como trabajador, te dejamos una serie de recomendaciones que te ayudarán a trabajar con una tasa elevada de productividad.

1. Elige una herramienta para ayudarte a mejorar la productividad en tu trabajo

Analiza tus necesidades y considera qué herramienta será más útil para tu trabajo diario. Por ejemplo, puedes usar Evernote, dejar notas en tu smartphone, poner un cronómetro, dejar eventos en el calendario o la simple pero efectiva combinación de lápiz y papel. Si estás buscando herramientas que aumenten tu productividad en cuanto a gestión de interacciones con clientes, es posible que un CRM gratuito como el de HubSpot te sea de utilidad.

Elige cualquiera de estas herramientas para organizar tu día; cuanto mejor integradas estén, será mejor. Existen programas y aplicaciones que pueden ayudarte a mejorar tu productividad, así que no dudes en incorporar su uso en tu vida laboral cotidiana.

2. Crea un registro de actividades

Mantener un registro de tus actividades durante varios días te ayudará a identificar en qué actividades inviertes más el tiempo. En este listado debes incluir todo, desde conversaciones telefónicas, reuniones, tareas, tiempo en redes sociales hasta descansos. De este modo podrás saber qué cosas están robando tu atención y si realmente estás invirtiendo bien tu tiempo.

Puedes utilizar RescueTime para registrar tus tareas y el tiempo de duración.  Después de algunos días, tendrás un panorama claro del tiempo que dedicas a tus actividades e identificarás tus áreas de oportunidad.

3. Prioriza tus actividades

Llegan a tu escritorio a preguntarte algo rápido, volteas y ya hay una invitación del calendario; debes verificar tu agenda, tu móvil suena: ¡alguien solicita seguirte en Instagram! Las distracciones como estas pueden parecer pequeñas e insignificantes, pero se acumulan rápidamente en el transcurso del día.

Una vez perdida la concentración, tal vez te tome varios minutos volver a la tarea original. Abordar tareas pequeñas conforme van surgiendo interrumpe seriamente tu flujo de trabajo y, aunque hay ciertas maneras de hacer más eficientes los procesos en muchas de tus tareas diarias (como los shortcuts de Google Chrome), lo conveniente es reducir las interrupciones y distracciones.

4. Empieza con las tareas más cortas

Completar varias tareas al inicio de tu día te dará motivación para continuar con las labores por realizar con más energía. Suele ser muy usual comenzar con la revisión, respuesta y programación de correos, aunque puedes hacer cualquier tarea sencilla que sea parte de tu rutina cotidiana.

Termina primero tu proyecto actual y después ocúpate de los asuntos que te interrumpan. Claro, esto también puede llevarte a la saturación. Una manera de evitarla es utilizando el multitasking a tu favor: alterna entre periodos de trabajo dedicados a un proyecto largo y lapsos cortos de descanso. También puedes utilizar estos breves periodos para realizar pequeñas cosas de tu lista de tareas pendientes.

5. Planifica tu día

Una vez que has establecido cuáles son tus prioridades y que has identificado las tareas pequeñas que puedes cumplir antes de centrarte en los grandes proyectos, es momento de que planifiques tu agenda, ya sea por día, semanalmente o por mes.

Dedica los últimos treinta minutos de tu día a planificar el siguiente. Hacer un plan —con una lista de tareas— te permitirá iniciar tu día sabiendo qué actividades tienes que hacer exactamente. Existen muchas herramientas para que cumplas con este propósito como Google Calendar o Trello. 

6. Aparta tiempo específico para el correo electrónico

Lo más probable es que pases demasiado tiempo revisando tu correo electrónico. Según un informe del Global McKinsey Institute, la persona promedio pasa el 28 % de su semana laboral leyendo, borrando, clasificando y enviando correos electrónicos.

Aun así, pensar que necesitas responder de inmediato limitará severamente tu productividad durante el día. Aparta un tiempo en tu calendario para revisar tu correo electrónico durante momentos específicos del día, según tus necesidades. Un cronograma puede ayudarte a reducir tu adicción al correo electrónico, limita el tiempo que pasas en la transición de una tarea a otra y aumenta tu productividad general.

7. Agenda reuniones una después de la otra

Quizá te ha pasado que terminas una reunión y tendrás la siguiente dentro de 30 o 60 minutos. Ese tiempo perdido realmente puede reducir tu productividad. Programa reuniones consecutivas siempre que sea posible y crea una agenda de reunión para cumplir efectivamente con los objetivos en el tiempo estipulado. De esta manera no estarás perdiendo productividad entre reuniones.

Puedes apoyarte en un software de agenda online para compartir tu calendario y disponibilidad en correos o en tu sitio web, y así tener más control sobre tu tiempo.

8. Limita tu disponibilidad

Enfócate en una sola tarea y limita todos los medios que puede representar una ventana para interrumpirte: silencia o apaga cualquier dispositivo que pudiera notificarte sobre llamadas, mensajes y correos. A veces, la mejor manera de evitar la distracción es literalmente alejarse de ella. Ya sea que estés a punto de redactar un memorándum o un documento pendiente sobre estadística, puedes reservar una sala de conferencias para alejarte de los compañeros de trabajo, y realizar tu labor en un espacio apartado y tranquilo.

Uno de los autores más vendidos, Stephen King, está de acuerdo. En su libro On Writing, recomienda que las personas «cierren la puerta» cuando escriben para excluir al resto del mundo. Toma su ejemplo y hazles saber que estás trabajando y no quieres que te molesten. En cuanto a las distracciones de sonido, puedes invertir en un buen par de auriculares con cancelación de ruido, apagar las notificaciones automáticas en todos tus dispositivos (incluida tu computadora de escritorio) y poner tu móvil en modo «No molestar».

9. Desconéctate y descansa

Otro de los hábitos de la productividad es tener la capacidad de desconectarse del trabajo. Existen técnicas como la Pomodoro, que propone dedicar 5 minutos de descanso por cada 25 minutos de trabajo; se sugiere lo anterior, ya que después de este tiempo se corre el riesgo de perder la concentración. Hay varios cronómetros online basados en este concepto como Tomato Timer o Focus Booster App.

No eres Bruno Díaz o Clark Kent, así que no tienes por qué preocuparte: el mundo puede sobrevivir si no estás disponible unas horas al día. Permitirte tiempo para el descanso y la diversión fuera del trabajo es algo necesario; por ello, debes encontrar un equilibrio para poder planificar los espacios que tomarás de descanso para tus ojos, distraer tu mente y recuperarte. Esto te ayudará a volver al trabajo con la mente despejada.

Aplicar los hábitos de mejora de la productividad fuera y dentro de la oficina te proporcionará grandes beneficios: al crear métodos más eficientes para tu ambiente laboral podrás calmar el estrés que tienes y que afecta los otros ámbitos de tu vida. También te serán de gran ayuda para retomar tus labores en caso de ausencia por enfermedad, vacaciones, licencia de maternidad, entre otros.

Recuerda que las personas motivadas y felices son las más productivas.