¿Cuántas veces has tenido mañanas en las que llegas a la oficina temprano, con todas las intenciones de apegarte a tu lista de tareas pendientes, pero sin darte cuenta comienzas a procrastinar

Tu prioridad inmediata es ir por una taza de café y conoces muy bien las distracciones que hay en el camino: mensajes de texto, redes sociales, pláticas, entre otros. De hecho, el 28% del día de un trabajador promedio de una oficina se va en distracciones innecesarias. 

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Esto incluye un promedio de cinco horas a la semana. Cuando menos lo esperas ya desperdiciaste toda la mañana; de repente tu cerebro entra en un estado de pánico y el día se convierte en una larga noche de trabajo.

Con esta guía podrás combatir ese problema y lograrás tener días productivos, no por un golpe de suerte sino por hábitos constantes. Además, los consejos que te dejamos en esta guía te permitirán liberarte del estrés laboral y te brindarán cambios muy importantes a largo plazo.

Principios de la productividad

Aunque no existe un sistema de productividad indicado para todos, pues depende de la personalidad que cada quien tenga, sí existen ciertos principios que son aplicables a la mayoría de nosotros. Te los dejamos listados a continuación.

1. Elige una herramienta para ayudarte a mejorar la productividad

Según un estudio realizado por High Performance Lifestyle, en el que se entrevistó a expertos en productividad, la herramienta de productividad preferida por la mayoría (a pesar de que la tecnología hoy en día encabeza todas las preferencias) fue la combinación de «lápiz y papel», seguido por Evernote, smartphone, el cronómetro y el calendario.

Elige cualquiera de estas herramientas para organizar tu día; cuanto mejor integradas estén, será mejor. Existen programas y aplicaciones que pueden ayudarte a mejorar tu productividad, no dudes en incorporar su uso en tu vida laboral cotidiana.

2. Crea un registro

Mantén un registro de tus actividades durante varios días e identifica en qué actividades se te va más el tiempo. En este listado debes incluir todo, desde conversaciones telefónicas, reuniones, tareas, tiempo en redes sociales hasta descansos. Después de algunos días, tendrás un panorama claro del tiempo que dedicas a tus actividades e identificarás tus áreas de oportunidad.

Puedes utilizar Rescue Time para registrar tus tareas y el tiempo de duración.

3. Planifica tu día

Dedica los últimos treinta minutos de tu día a planificar el siguiente. Hacer un plan —con una lista de tareas— te permitirá iniciar tu día sabiendo qué tareas tienes que hacer exactamente. 

Existen muchas herramientas para que cumplas con este propósito como Google Calendar, Trello, MyLifeOrganized, Remember the Milk, Workflowy y Nozbe.

4. Empieza con las tareas más cortas

Completar varias tareas al inicio de tu día te dará motivación para continuar con las tareas por realizar con una vibración más elevada. Suele ser muy usual comenzar con la revisión, respuesta y programación de correos, pero realmente puedes hacer cualquier tarea sencilla que sea parte de tu rutina cotidiana.

5. Limita tu disponibilidad

Enfócate en una sola tarea y limita todos los medios que puede representar una ventana para interrumpirte: silencia o apaga cualquier dispositivo que pudiera notificarte sobre llamadas, mensajes y correos.

6. Planifica las interrupciones

El secreto de la planificación es que incluso debes planificar el tiempo que tomarás de descanso, para distraer tu mente y recuperarte. Distraerte te ayudará a volver al trabajo con la mente despejada. Existen técnicas como la Pomodoro, que propone dedicar 5 minutos de descanso por cada 25 minutos de trabajo; lo anterior, ya que después de este tiempo se corre el riesgo de perder la concentración. Hay varios cronómetros online basados en este concepto como Pomodoro Timer o Focus Booster App.

7. Cuantifica

Calcula el tiempo estimado para cada tarea y verifica si el tiempo que consideraste es el indicado. Si ves que necesitas más tiempo vuelve a programarlo. Puedes usar cronómetros online como Toggl o Timer Tab para contar el tiempo que te toma cada actividad.

Para medir el tiempo que te lleva completar cada pendiente o tarea, también te será de utilidad crear y tener al alcance una agenda semanal que permitirá llevar el control de tus actividades de manera más sencilla y exacta.

8. Desconéctate

Otro de los grandes secretos de la productividad es tener la capacidad de desconectarse del trabajo. Si tu tiempo libre lo pasas enganchado al móvil, este apartado va para ti: apágalo, escóndelo unas horas todos los días, o ignóralo.

No eres Bruno Díaz o Clark Kent, así que no tienes por qué preocuparte: el mundo puede sobrevivir si no estás disponible unas horas al día. 

¿Cómo se mide la productividad?

Una vez que conoces las claves anteriores, quizá estés preguntándote cómo medir los niveles de productividad en tu empresa. En primer lugar, la medición de productividad se centra en las capacidades generales de una empresa, no en un conjunto de costos.

¿Qué tan buena es tu empresa para tomar un montón de materias primas, máquinas, pilas de documentos y grupos de empleados, y producir bienes o servicios útiles? Esto es lo que aborda un índice de productividad y, en la medida de lo posible, es una relación entre entradas y salidas físicas.

Fórmula de productividad

Derivado de la medición anterior surge la fórmula de productividad. Es muy simple y puede enunciarse como te la presentamos a continuación:

Fórmula de productividad

La productividad laboral es igual a la relación entre la medida del volumen de producción (producto interno bruto o valor agregado) y la medida del uso de insumos (el número total de horas trabajadas o el empleo total).

Si por otro lado lo que buscas es medir la productividad de manera más específica para un departamento de tu empresa, puedes utilizar indicadores de productividad: estos te permitirán evaluar el desempeño, analizar sus puntos fuertes y sus oportunidades de desarrollo; así podrás crear una estrategia y mejorar la productividad en los departamentos que más lo necesiten.

Medida de volumen de producción

Pasando a la medida del volumen de la producción, esta refleja los bienes y servicios producidos por la fuerza laboral. Se calcula mediante el producto interno bruto (PIB) o el valor agregado bruto (VAB); ambos se pueden usar como medidas de producción y normalmente existe una fuerte correlación entre los dos. Hay una preferencia por el valor agregado, ya que los impuestos están excluidos.

También se encuentra la medida de uso de insumos, que se determina por el tiempo, esfuerzo y habilidades de la fuerza laboral. 

La compañía que más produce con una determinada cantidad de insumos (capital, mano de obra y materiales), o que usa menos insumos para producir el mismo producto, tiene una ventaja sobre la compañía que produce menos.

Los costos de insumos más bajos crean una ventaja adicional, pero no esta no es el principal beneficio que deben identificar las medidas de productividad. La misión central de un índice de productividad es vislumbrar cómo una empresa puede obtener más unidades de producción por hora de trabajo, por máquina o por libra de materiales —con respecto a sus competidores.

El crecimiento de la productividad se estima restando el crecimiento de los insumos al crecimiento de la producción: es residual. Si quieres medir de la manera más adecuada el índice de productividad de un equipo de ventas o de tu empresa, considera utilizar un CRM que facilitará el trabajo y reducirá significativamente los errores y omisiones posibles.

¿Cómo aumentar tu productividad?

Ahora, para que logres mejorar a nivel individual en la oficina, te dejamos una serie de consejos que te ayudarán a trabajar con una tasa elevada de productividad.

1. Deja los pendientes pequeños para después

Llegan a tu escritorio a preguntarte algo rápido, volteas y ya hay una invitación del calendario; debes verificar tu agenda, tu móvil suena: ¡alguien solicita seguirte en Instagram! Las distracciones como estas pueden parecer pequeñas e insignificantes, pero se acumulan rápidamente en el transcurso del día.

Una vez perdida la concentración, posiblemente te tome hasta 23 minutos (en promedio) volver a la tarea original. Abordar tareas pequeñas no prioritarias conforme van surgiendo, interrumpe seriamente tu flujo de trabajo y, aunque hay ciertas maneras de hacer más eficientes los procesos en muchas de tus tareas diarias (como los shortcuts de Google Chrome), lo más conveniente es reducir las interrupciones y distracciones.

«Cuando te interrumpen, no regresas a la tarea en la que estabas de inmediato, tras ser interrumpido», afirma Gloria Mark, quien encabezó el estudio. 

«Hay aproximadamente dos tareas que intervienen antes de volver a la tarea original, por lo que se necesita más esfuerzo para reorientar la tarea original».

«Además, las interrupciones cambian el entorno físico. Por ejemplo, si alguien te pide información, abres nuevas ventanas en tu escritorio, o si te dan nuevos documentos, ahora están apilados en tu escritorio. El diseño físico de tu entorno cambia, eso hace más difícil regresar a donde estabas. Así que hay un costo cognitivo en una simple interrupción».

Para limitar estas distracciones, el comercializador de crecimiento de HubSpot, Scott Tousley, sugiere terminar primero tu proyecto actual y después ocuparte de los asuntos que te interrumpan.

Claro, esto también puede llevarte a la saturación. Una manera de evitarla es utilizando el multitasking a tu favor: alterna entre periodos de trabajo dedicados a un proyecto largo y lapsos cortos de descanso. También puedes utilizar estos pequeños periodos de tiempo para pequeñas cosas de tu lista de tareas pendientes.

En cuanto a las distracciones de sonido, puedes invertir en un buen par de auriculares con cancelación de ruido, apagar las notificaciones automáticas en todos tus dispositivos (incluida tu computadora de escritorio) y poner tu móvil en modo «No molestar».

2. Aparta tiempo específico para el correo electrónico

Lo más probable es que pases demasiado tiempo revisando tu correo electrónico. Según un informe del Global McKinsey Institute, la persona promedio pasa 13 horas a la semana (28% de su semana laboral) leyendo, borrando, clasificando y enviando correos electrónicos.

Muchos de nosotros tenemos trabajos que requieren respuestas a correos electrónicos en unas pocas horas como máximo, pero es importante tomar esto literalmente. Tienes unas pocas horas para responder a ese correo electrónico, no unos minutos. Acercarte al correo electrónico como si necesitaras responder de inmediato limitará severamente tu productividad durante el día.

Aparta un tiempo en tu agenda para revisar tu correo electrónico durante momentos específicos del día, según tus necesidades. Un cronograma como el siguiente puede ayudarte a reducir tu adicción al correo electrónico, limita el tiempo que pasas en la transición de una tarea a otra y aumenta tu productividad general.

Cómo ser más productivo con tu correo electrónico

Imagen de Sidekick

Si aún te cuesta disciplinarte, puedes descargar la extensión de Chrome «Bloquear sitio», para bloquear Gmail.com, durante momentos específicos del día.

3. Agenda reuniones una después de la otra

Seguramente te ha pasado que terminas una reunión, y tienes la siguiente dentro de 30 o 60 minutos. Ese tiempo perdido realmente puede reducir tu productividad.

Programa reuniones consecutivas siempre que sea posible y crea una agenda de reunión para cumplir efectivamente con los objetivos en el tiempo estipulado. De esta manera no estarás perdiendo productividad entre reuniones.

Otra herramienta útil que te ayudará a optimizar las reuniones es la grabación de pantalla que harán más sencilla la comunicación en casos específicos como demostraciones de producto o el planteamiento de un problema en una plataforma o programa interno de la empresa.

4. Aléjate físicamente de la distracción

A veces, la mejor manera de evitar la distracción es literalmente alejarse de ella.

Ya sea que estés a punto de redactar un memorándum o un documento pendiente sobre estadística, puedes reservar una sala de conferencias para alejarte de los compañeros de trabajo, y realizar tu labor en un espacio apartado y tranquilo.

Ingresa a la oficina temprano, antes de que lleguen los demás; esto te ayudará a aumentar la productividad. Puedes tomar un café, encontrar un espacio tranquilo, levantar los pies, ponerte los auriculares, seleccionar música clásica ¡y comenzar tu día!

Uno de los autores más vendidos, Stephen King, está de acuerdo. En su libro On Writing, recomienda que las personas «cierren la puerta» cuando escriben para excluir al resto del mundo. Toma su ejemplo y hazles saber que estás trabajando y que no quieres que te molesten.

Aplicar los hábitos de productividad fuera y dentro de la oficina te proporcionará grandes beneficios: al crear hábitos más eficientes para tu ambiente laboral podrás calmar el estrés que tienes y que afecta en los otros ámbitos de tu vida.

Además, permitirte tiempo para el descanso y la diversión fuera del trabajo es algo necesario. Así estarás más contento de usar el tiempo con sabiduría y llevar a cabo tu labor. Recuerda que las personas motivadas y felices son las más productivas. Ten un nuevo pasatiempo y aprecia el tiempo que pasas con la familia y los amigos. Sin estos medios, un componente clave para la productividad siempre hará falta.

Como ser mas productivo

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Publicado originalmente en diciembre 29 2021, actualizado diciembre 29 2020

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Productividad